会议组织工作流程 文件编号：ABZ-BG-013
1目的
本文件规定了 XX 农村银行（以下简称“本行”）会议组织工作的流程及控制要点，旨 在规范会议组织工作，明确会务工作人员的职责，确保会务前期筹划严谨， 会务执行过 程
合理，会务服务体系完善。
2适用范围
本文件适用于本行会议组织工作。
3定义、缩写与分类 3.1定义
会议：是指一种有组织地商讨和决定某些事项的临时性集体活动。包括会议时间、 会议议题、会议主办者、与会人员、会议程序、会议时间、会议地点等要素。
会议组织工作：是指围绕会议所进行的各项组织、管理和服务工作，包括从会议的 准备到善后的一系列具体工作。 3.2缩写
3.3分类
1）会议根据其规模大小，分为：小型会议和大型会议: a ）小型会议：是指参会人员30人以下（包括30人）的会议; b ）大型会议：是指参会人员超过30人的会议。
2）会议根据其有无固定召开时间和频率，分为定期会议和不定期会议: a ）定期会议：是指定期举行，不可轻易取消或延后的会议; b ）不定期会议：是指因突发问题急待解决而临时召开的会议。
4职责与权限
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会议组织工作流程
5原则与基本规定
5.1原则
1）充分准备原则。综合办公部门接到通知后，要弄清会议的目的和要求，领会领导或组织者的意图，策划并拟定会议方案，按方案落实责任人，做到任务到人、责任明确，会议设施、用品要配备齐全，并进行使用检查。
2）服务周到原则。会议组织工作应提倡“以人为本”的服务理念，努力提供方便于人、安心于人和为人解忧的各项服务措施，要在日常会务服务工作中不断吸取和推广好的服务经验和做法，探索和研究人性化服务、细致服务的方法和措施，不断提高服务水平。
3）严密组织原则。为保证会议的顺利进行，每一项会议组织程序都要环环相扣。要强调统一指
挥，防止多头指挥。综合办公部门要加强检查，及时发现问题，堵塞漏洞。
4）确保安全原则。会议组织人员要严格遵守、贯彻、执行会议有关安全保卫的规章制度和工作规程，防止危害与会人员事故的发生；要确保与会人员的财产安全，提醒与会人员妥善保管好自己的物品；要严格执行食品卫生安全法，防止食物中毒；要事前对参与会议的驾驶人员进行安全教育，明确任务和行车要求，并做好车辆的安全检查。
5）厉行节约原则。会议服务要坚持厉行节约，反对铺张浪费行为，严格按会议标准筹 备会议，严禁突破会议预算安排就餐和住宿。
6）保密原则。保密工作贯穿于相关会议的全过程，在会议组织的每个阶段和环节都要 注意保守机密。
1）会议组织工作由本行综合办公部门归口管理。综合办公部门根据工作安排或领导要 起草会议通知并发布。会议通知应明确会议时间、地点、中心议题、参会人员、食宿安
2）会议召开前，综合办公部门应提前查看会场，确定是否符合会议要求，确认会议设 施是否运行正常。
3）由综合办公部门统一负责提前安排好食宿、报到等事项；对会议重要来宾，应提前 安排好接送人员和车辆，做好后勤保障服务。
4）综合办公部门应会同相关部门认真组织会议材料，并将会议资料提前送至各参会领 导。会议召开时负责安排会议签到，分发会议材料，并认真做好会议记录。会议记录包括的 内容有：会议召开的日期、地点、主持人姓名、出席会议的人员、会议议程、发言要点、每 一决议事项的表决方式和结果等。
5）对有决策事项的会议，综合办公部门应负责形成会议纪要。会议纪要主要内容包括: 会议名称、时间、地点、主持人、会议议题和讨论情况、会议决定、参加和列席人员、记录 人员等。
6）会议纪要应及时送达相关领导和机构，并存档备查。一般情况下，董事会、监事会 会议纪要报党委备案；行务会、行长办公会会议纪要报董事会、监事会和党委备案；党委会 会议纪要随时备上级党组织检查。
7）综合办公部门负责会议决策事项的督办，并将督办结果及时向相关领导反馈，以利 于本行工作更好地开展。
8）本行会议组织工作应同时做到以下几点:
a ）明确责任，分工协作。会议组织工作繁琐、具体，要求分工明确，落实到人，并根据 各自责任，在任务有交叉时搞好协作，注意衔接点的相互配合和补位，绝不能出现推诿、扯 皮，更不能出现任务遗漏。
b ）统一要求，规范管理。应注意在会标、标志、文件等方面统一要求，规范格式。
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C ）规范着装，礼貌待人。会务工作人员服饰装束要庄重、整洁、大方，言谈举止要文明、 热情、稳重。
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5.2 基本规定
求,
排、 会议代表接送等要点。
会议组织工作流程文件编号：ABZ-BG-013 d）严肃纪律，文明会风。倡导文明会风，严肃会议纪律，会前应提前进入会场，会议期间应关闭手机，领导讲话时禁止离开会场或在会场中走动，会场严禁抽烟，必要时可作为会场纪律在《会议指南》中明确提出。
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6流程描述与控制要求
会议组织工作流程文件编号：ABZ-BG-013
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6.
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籀程镐码:AK-K-013,谛程若椒合組工作疣程
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阶段6.1会议组织
环节草
拟会议通知综
合办公部门；
文秘岗；草拟
会议通知
风险点环节名称
适用部门
适用岗位
职责要求
操作规范
根据工作安排或领导要求，由综合办公部门
文秘岗草拟会议通知。会议通知应包括以下
主要内容：
1）会议时间、地点、参会人员；
2）中心议题；
3）会议其他要点，包括食宿安排、会议代表
接送等。
环节名称
适用部门
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适用冈位
职责要求
操作规范
对会议通知进行审核，确定会议组织要点是否
完整，并报主管领导审批。
审核
综合办公部门；
主任岗；
审核会议任务
审批行长；
主管领导；
审批会议任务
环节名称
适用部门
适用岗位
职责要求
操作规范
审批会议通知，并对会议筹备工作提出明确
意见。
环节名称
适用部门
适用岗位
职责要求
操作规范
发布会议通知
综合办公部门；文秘岗；
发布会议通知
根据领导审批意见，综合办公
部门文秘岗发布会议通
知。布置会场综合
办公部门；后
勤服务岗；
布置会场
环节名称
适用部门
、工nzl »-JL4 £亠
适用冈位
职责要求
操作规范
提前查看会场，确定是否符合会议要求，确
认会议设施是否运行正常。特别应明确会场
布置是否合理，席卡摆放是否正确，及时更
