合同管理办法(试行)
第一章总则
第一条为全面加强合同管理，促进经营工作的健康有序开展，维护公司的合法权益，根据国家法律法规，根据公司合同管理办法，并结合公司营销的特殊性，特制定本办法。
第二条本办法所称合同指由营销系统签订的经销、加工承揽及采购合同等。包括一次性订货单、协议以及涉及合同签订、履行的电报、传真等书面性文本。
营销系统的房屋租赁、汽车租赁、设备采购等非经营性合同管理适用公司合同管理办法的规定。
第三条合同管理指对合同文本的制定、签约人员的培训、考核、合同签订、审核、合同专用章的管理使用，合同履行以及合同归档等进行全面管理。
第四条合同管理实行分级归口管理。公司企划科负责公司营销系统合同日常管理工作，指导和监督各销售办事处、供应科的合同管理工作，各层级合同管理机构分别为：
1、各销售办事处综合科负责本办事处合同管理的初审、备档工作和日常管理工作；
2、经营办在运作中负责对销售业务合同管理进行日常把关工作，并指导办事处的合同管理工作；
3、供应科负责供应合同的日常管理工作，并指导各区域合同管理工作；
4、公司企华科负责牵头对业务人员的合同相关知识培训及考核。
第二章合同的签订
第五条各类合同的签订应贯彻平等、自愿、公平、促进交易、诚实信用和合法的基本原则。
第六条业务人员应熟悉产品知识和业务操作知识，并能基本掌握《合同法》等相关法律知识。合同、协议必须具备以下内容：
1、双方当事人名称或姓名、地址（要确定合同签订对方有签约资格及承担责任的能力）；
2、明确的标的；
3、具体的数量和质量要求；
4、价款或报酬；
5、履行的期限、方式，交（提）货的地点原则上在我方仓库，并确定对合同标的验收的程序和期限；
6、违约责任（应当尽可能的量化、明确）；
7、解决纠纷的方式，先行协商解决，协商不成向我方所在地法院起诉。
第七条销售业务人员在业务操作、合同签订前，必须全面详实调查对方经营范围、客户资信情况、合同履行能力等。业务正式操作前，应填写《客户资信调查表》及附件（包括：①、营业执照；②、国税和地税的税务登记证书；③、企业组织机构代码证）。特殊情况不能完善的，办事处主管审核，公司营销分管审批。在合同履行过程中，若对方客户经营状况发生重大变化或法定代表人、企业性质、企业名称等重大情况发生变化的，业务部门应重新填写《客户资信调查表》及附件（包括：①、营业执照；②、国税和地税的税务登记证书；
③、企业组织机构代码证）。
供应业务人员在签订合同前，必须对客户的资信情况进行全面的调查，客观、详实地填写，对带款提货、预付款采购原料以及新接轨的重大业务，业务人员应事先提供该客户的《客户资信调查表》及附件（包括：①、营业执照；②、国税和地税的税务登记证及一般纳税人资格证书；③、企业组织机构代码证；④、福利企业另需提供福利企业资格证书等），由各供应科主管审核、营销分管审批。
第八条业务人员不得签订下列合同：
1、违反国家法律法规的；
2、采取欺诈、胁迫等手段的；
3、对方代理人没有代理权、超越代理权限或代理期限、滥用代理权的；
4、未作资信调查的；
5、对方不具有签约资格或没有履行合同义务能力的；
6、其他损害公司利益的。
第三章合同的审核、审批
第九条经办人员拟订合同以后，必须填写《合同审批单》，销售合同附《客户资信调查表》及附件（包括：①、营业执照；②、国税和地税的税务登记证书；③、企业组织机构代码证），供应合同附《客户资信调查表》及有关附件（包括：①、营业执照；②、国税和地税的税务登记证及一般纳税人资格证书；③、企业组织机构代码证；④、福利企业另需提供福利企业资格证书等），方可进行审核、审批手续。
审核、审批手续见下表：
1、销售办事处：
2、供应科：
①、正常操作
②、特殊操作（用印审批操作）
③、防腐协议
第十一条各层级合同管理机构应确保合同的合法性、有效性，业务部门应确保合同的可行性、操作性，各自在其职权范围内审核。
第四章合同的履行、变更、解除
第十二条每笔合同的履行，业务部门主管应督促业务经办人完善业务操作过程中的手续，应要求对方有委托代理权人或法定代表人（负责人）在货到时签收收货单；欠款、欠料的，必须完善合法的、有效的证明材料。以上手续必须保留原件，各业务部门应派专人保管，以备随时查用。
第十三条合同履行过程中，各业务经办人应不断了解合同对方当事人资信变化情况，发现对方有下列情况之一的，应及时向上级领导汇报：
1、转移财产、逃避债务、抽逃资金的；
2、丧失商业信用的；
3、经营状况严重恶化；
4、企业性质发生变更或合伙投资人之间矛盾激化严重影响企业经营的；
5、发生重大的被诉情形；
6、有丧失或可能丧失履行能力等其他情形的。
第十五条合同一旦生效，任何人不得擅自变更或解除合同。但在合同履行过程中，若不及时变更或解除合同将导致我方遭受损失或无法履行的，经办人应及时向上级领导汇报。
客户名称发生变化应及时办理《变更函》或重新完善合同，销售系统必须附《客户资信调查表》及附件（包括：①、营业执照；②、国税和地税的税务登记证；③、企业组织机构代码证）、供应公司应附《客户资信调查表》及有关附件（包括：①、营业执照；②、国税和地税的税务登记证及一般纳税人资格证书；③、企业组织机构代码证；④、福利企业另需提供福利企业资格证书等）。
第十六条各业务部门应全面履行合同，非因我方利益的需要，不得违约，做好合同履行情况的记录，保存合同履行过程中由单方或双方形成的各种文件资料原件，以备查用。
第五章合同档案的管理
第十七条各层阶合同管理机构应完善经营类合同的建档、管理工作，进行经营类合同的统一编号管理，建立经营类合同的登记台帐。
第十八条为加强合同档案管理，使之科学化、规范化，便于防范风险和及时调阅，对合同进行立卷和编号管理。编号方法：合同有效年——合同识别码——顺序号。
1、合同有效年是指在合同有效期限内主体时间所在的公年；
2、合同识别码如下：
3、顺序号按合同生效的时间先后排序。
4、经销及加工类的合同编号由经营办统一编号，并将具体编号传真至各销售办事处。经销、加工合同原则上一式四份、需方一份、供方三份。各销售办事处每月5日将上月长年合同签订情况编制成月报表报至公司经营办。
经营办对新增的合同情况及时登记归档，以在订单操作时对客户有无合同进行严格把关。
供应的合同由供应科统一编号，增票类合同编号为“年－QYJC－Z”，普票类为“年－QYJC －P”编号。
供应科对新增的合同情况及时抄送一份给公司财务科。
非业务合同由公司办公室统一编号，合同识别码为QYJCB，统一归档（如：B-年-号）。
第十九条各层阶合同管理机构应在每月5日前将上月合同签订情况报企划科。
公司经营办应在每月上旬将上月营销系统的长年合同签订情况上报公司办公室。
公司经营办应不定期抽查各销售办事处、供应科的合同履行情况以及规范情况等。
第二十条合同档案不得随意查阅、借出，因工作需要须调借合同原件的，各层级合同管理机构应办理相关登记手续。合同文本由公司办公室统一制定、印刷。
第六章处罚
第二十一条合同条款如发现有错字、用词不当、手续不完善等违规情况，对经办人、所有审核把关相关责任人予以不低于50元/次的罚款，若因此造成公司经济损失的，将视情节轻重，对所有相关责任人予以行政处理，并赔偿经济损失，情节特别恶劣的将依法追究相关人员的法律责任。
第二十二条对各相关人员未按本办法全面执行的，公司经营办享有处罚权。
第七章附则
第二十三条合同专用章的管理应严格遵照《清远精诚印章管理规定》以及《清远精诚合同管理办法》中的相关规定执行。
第二十四条本办法自2008年3月21日之日起执行，并由经营办负责解释。
合同审批单