片区资料管理办法
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一、指引概述
1.1 指引目的
为进一步规范工程资料的管理，实现工程项目管理工作的规范化和标准化，结合片区的实际情况，特制定本办法。
1.2 适用范围
本办法适用于片区在建工程项目施工阶段的公司工程资料的整理、归档。本办法所称“工程资料”是指资料管理中的表格及其附件，和与工程建设有关的具有保存价值的各种载体文件
1.3 各级组织机构的职责：
1）片区总负责对片区工程资料管理工作全局进行把控；
2）片区工程副总负责对片区的工程资料管理工作进行指导和监督；
3）片区项目经理负责对其管辖范围内的项目工程的工程资料管理进行指导、监督，并对来往的工程资料进行审核；
4）资料员负责收集和整理工程资料，并将整理好的工程资料分类存档。
二、资料的管理
2.1资料的管理流程：
1）项目启动时，片区指派专人负责该项目对内（各部门）、对外（监理、总包）的资料收集、整理工作，保证与片区职能部门和相关合作单位的来往文件及时准确。
2）所有跨部门审批文件的收发必须通过综合管理部流转，由综合管理部备案；未经过备案的文件，不得跨部门流转，如执行未通过综合管理部收发的文件，出现一切事故由擅自接受方自行承担。
2.2编号原则
资料管理员在对发放文件必须统一编号，应严格遵照类别不同、时间的先后顺序进行编号。编号必须涵盖公司名称、项目所处产品线、项目总名称。
2.3存档形式
必须为文字版或影像资料，每盒档案必须单独建立目录，目录为档案盒内资料首页。
2.4管理要求
工程资料应齐全、准确、真实，经有关责任方签字盖章后，及时收集、整理，严禁后补，并按开发批次、标段、类别、时间先后顺序归类存档。工程资料文本手工书写的必须用碳素或蓝黑墨水。
2.5借阅规定
资料管理人员应建立工程资料借阅台帐，妥善保管工程资料，以避免遗失。
2.6保存期限
保存期限分为永久、长期、短期三种期限；永久是指工程档案需永久保存；长期是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命；短期是指工程档案保存20年以下。
三、资料表格及审批流程
3.1与研发对接
现场需图纸需14套，其中盖章齐全图纸需3套，需盖设计院出图章、设计单位节能章、设计单位相关建筑结构注册章、图纸审查单位资质章、图纸单位审图合格章、京御大厂研发部出图章（如有特殊情况致使上述盖章无法齐全，需在手续完成后七日内将盖章齐全图纸送达现场）。最终电子版同时到达，此图纸必须由研发部资料员统一下发，片区各部门无权直接对设计公司。
如因项目赶工需要，下发项目部图纸为临时施工图，图纸盖章不能齐全，但必须要有研发部门加盖的“京御大厂研发部出图章”，否则资料员拒绝接收，待正式施工图纸出具后，研发部必须全部收回临时施工图，并在收回图纸上加盖“图纸作废章”，此图纸不得再流入工作环节中，否则将追究当事人的责任。
项目部对外资料目录：
料目录：
3.2工作联系单
工作联系单分对内、对外两种格式工作联系单；工作联系单由现场工程师发起，一般联系单由项目经理签发即可执行，如遇特殊情况联系单，必须由生产副总签字下发。
3.3材料认价单
1）施工单位报送《认价材料报价单》一式四份，需施工单位填写的内容必须填写齐全（各相关责任人签字时日期一同签上），施工单位报送材料品牌必须要和片区封样相符，同时，为便于招采部门认价，要求施工单位报送《认价材料报价单》应按不同分项、不同材质分类报送，如：砼、二次砌体、防水材料、排水、给水等分类单独报认价单；
2）资料员负责审查《认价材料报价单》填写是否符合片区要求，如符合片区要求，建立收发文记录，并发起审批流程；如不符合片区要求，退回施工单位要求重新报送；
3）项目经理负责审查《认价材料报价单》中认价材料是否与合同、图纸相符，如符合要求，签字确认进入下步审批流程，如不符合要求，退回资料员，由资料员退回施工单位，并留有发文记录；
4）招采经理负责审查《认价材料报价单》中报价是否符合合同规定及市场价格，并应在自收到认价单算起7天内给出最终片区认定价格，此价格为最终结算价格，价格认定不再予以调整（同种规格、尺寸材料只确认一次价格）；
5）成本经理负责审查《认价材料报价单》中数量是否符合图纸要求，如数量符合图纸要求（审
核时间自收到认价单算起5天内审核完毕），签字确认后进入下步审批流程，如不符，返给资料员，由资料员退回施工单位重新报送，并留有发文记录；
6）片区负责人负责审查《认价材料报价单》各部门审批意见，如无意见签字确认，如有不同意见，返回资料员，由存在意见部门负责人进行沟通，根据沟通意见进入下步流程。
3.4甲供材计划
1）《甲供材料计划表》应按建设单位的时间要求进行上报，钢筋原材料是每月的3日和18日之前上报，其它材料应在材料进场使用前30天上报，过期不报将不予以签收。《甲供材料计划表》要求一式四份，施工单位的项目经理、专业工程师、材料员应签字和日期。
2）资料员负责审查《甲供材计划》填写是否符合片区要求，如符合片区要求，建立收发文记录，并发起审批流程；如不符合片区要求，退回施工单位要求重新报送；
3）现场工程负责审查《甲供材计划》所列材料是否符合设计及合同要求，进场日期是否符合项目整体进度计划，如招采部有要求，还需提供甲供材技术要求，如甲供材为钢筋，在各单体没有预算清单的情况下，项目经理审批后，同时需成本负责人对钢筋《甲供材计划》进行审核；
4）项目经理负责审查《甲供材计划》进场日期是否符合项目整体开发计划，审批流程是否符合公司要求。
四、附则
4.1除本办法规定的工程资料之外，其它工程资料的归档整理工作，参照公司相关制度执行。
4.2每月片区运营管理部定期组织各部门对资料互检，对违反下列行为的相关责任人，片区将根据情节轻重分别给予警告、记过等行政处分以及200-500元不等的经济罚款。
1）工程资料未按要求及时进行填写，记录不准确，保存不完整、不真实，对资料进行涂改、伪造、随意抽撤或损毁、丢失的；
2）各级管理人员未能按该办法的规定将各自所属的工程资料进行填报、收集、整理并移交资料管理员的；
3）资料管理员未按本办法的规定对工程资料进行组卷装订保存的;
4）因相关人员辞职或被公司辞退时，接交人未能按照该办法的规定将对方所负责管理的工程资料交接完毕的，一经查实，将负全部责任；
5）有其它违反该办法规定者。
