档案数字化加工软件
江苏翰卷档案科技有限公司是经工商注册，省（市）档案局备案的档案服务外包科技型企业，专注于为您打造安全可靠、经营项目全面、服务周到、经济适用的档案外包服务。
为适应档案管理发展之需要，我公司针对档案行业的不同需求，推出了一个行业：“档案管理综合系统”；一个“综合档案馆解决方案”；一个“集团化应用解决方案”三个管理系统以及一个应用于企业单机版管理系统。
行业版“统合档案管理系统”致力于为客户提供适用、高效的“档案管理平台”。系统提供完整的档案采集、档案管理、档案利用体系，各个体系均采用模板设计，可与全文检索、OCR、流媒体、安全访问控制等系统集成。用户可以结合本单位档案管理特点，利用“行业插件”建立起既符合档案事业的“共性”又适应客户管理“个性”的综合档案管理系统。
企业单机版
EPS单机版是一款适合中小企业使用的档案管理软件。包括文件采集、文件整理、档案整理、档案利用、档案保管、档案统计、档案鉴定和档案编研等八个环节，对档案实施全面管理。
公司将努力塑造一个值得客户长期信任和放心重托的档案界科技服务型企业形象。长期服务于江苏、安徽省广大地区，为所需客户提供档案软、硬件专业一条龙服务。
档案整理服务及档案数字化 劳务承包合同 合同编号:2０2０— 甲方: (以下简称“甲方") 乙方：（以下简称“乙方”）甲方委托乙方进行档案整理服务工作，经甲乙双方真实、友好、充分协商，特订立本合同。 一、项目情况： 项目名称:人事档案整理与数字化加工 二、合同期限： 从双方合同签订或进场之日起截止到月日完成或工作日内完成. 三、质量要求： 按照国家档案局、XX省档案局、X退管办［２01９］1号文件等要求与标准进行档案整理、数字化等服务。保证甲方退休人员档案（含电子档案）通过档案接收部门验收、并成功移交。甲方如有特殊质量要求，应在项目开始前以书面形式告知乙方。 乙方进行人事档案规范化整理与数字化需符合《ＸX省国有企业退休人员人事档案规范化整理与数字化工作实施细则》要求。 乙方需配合甲方完成退休人员社会化管理人事档案移交工作,及时处理移交中档案规范化相关问题。 四、服务内容:
１、人事档案整理: 快速、优质、高效、有序、按时完成档案整理项目工作。主要包括:鉴别、分类、排序、编号、编目、技术加工、装订等。 2、数字化加工 主要包括：人事档案出库、数字化前处理、目录数据库建立、人事档案扫描、图像处理、数据挂接、数字化成果验收与移交等。 五、合同金额: 人事档案整理及数字化服务计数单价为9、8元/盒，数量 为卷.实行包人工、包工期、包质量、包安全、包耗材（档案盒）、并且将数字化成果提供给甲方.服务合同总额元。税率为％。 六、付款方式： 1、在双方合同签定得三个工作日内，甲方须将服务合同金额得３0％服务费计元整（大写）转入乙方指定账户.乙方须在收到预付款后得三个工作日内在甲方指定区域内开始工作。在乙方工作完成５0％后,甲方须在三个工作日内乙方整理完成之前,将剩余得50％服务费计元整(大写)转入乙方指定账户.剩余20％尾款，甲方须在验收乙方整理完成全部档案移交后，在5个工作日内转入乙方账户.合同付款完成后乙方须为甲方提供正规增值税发票。 2、乙方公司转款账户： 开户人：
国家秘密载体印制乙级资质认定审批事项服务指南（简版） （2017年版） 重庆市国家保密局
国家秘密载体印制乙级资质认定 审批事项服务指南 一、适用范围 国家秘密载体印制乙级资质认定适用于从事重庆市范围内机密级、秘密级国家秘密载体印制业务的企业事业单位。 二、事项审查类型 国家秘密载体印制资质认定工作是国务院确定的前审后批类型行政审批事项。 三、审批依据 《中华人民共和国保守国家秘密法》第三十四条第一款：“从事国家秘密载体制作、复制、维修、销毁，涉密信息系统集成，或者武器装备科研生产等涉及国家秘密业务的企业事业单位，应当经过保密审查，具体办法由国务院规定。” 《国家秘密载体印制资质管理办法》（国保发〔2013〕7号）第十一条：“甲级资质由国家保密行政管理部门审批。乙级资质由省、自治区、直辖市保密行政管理部门审批，报国家保密行政管理部门备案。” 四、受理机构 国家秘密载体印制乙级资质认定由重庆市国家保密局进行受理。 五、决定机构
国家秘密载体印制乙级资质认定由重庆市国家保密局审批。 六、数量限制 无数量限制 七、申请条件（禁止性要求） （一）涉密文件资料印制乙级资质 1. 取得《印刷经营许可证》。生产经营和质量安全管理体系健全。 2. 依法缴纳社保金满1年的员工不少于20人。 3. 经审计的上年度净资产不少于200万元，上2个年度各项纳税总额不少于10万元，经营状况良好。 4. 具有自有产权或租赁期3年（含）以上的固定生产经营场所，建筑面积不少于200平方米。具有可封闭式管理的涉密文件印制场所，周边环境安全可控。 5. 生产技术能力与主要印制设备能够满足相关印制业务需要。 （二）国家统一考试试卷印制乙级资质 1. 取得《印刷经营许可证》。生产经营和质量安全管理体系健全。 2. 依法缴纳社保金满1年的员工不少于20人。 3. 经审计的上年度净资产不少于1000万元，上2个年度各项纳税总额不少于30万元，经营状况良好。 4. 具有自有产权或租赁期3年（含）以上的固定生产经营
档案数字化加工流程及规范 文档目录 一、操作流程 (2) 二、档案调卷 (2) 三、整理及著录 (2) 四、拆卷 (3) 五、档案扫描 (3) 六、影像处理 (4) 七、数据质检 (4) 八、档案装卷 (4) 九、完整归还 (5) 十、数据备份 (5) 八、数据挂接 (5)
、操作流程 档案数字化加工业务总体流程包括：档案调卷、整理及著录、拆卷、档案扫描、影像处理、数据质检、档案装卷、完整归还、数据备份、数据挂接。 先后顺序为：调卷> 著录> 拆卷> 扫描> 处理> 质检> 装卷> 归还> 备份> 挂接。没有特殊要求的情况下，务必安此流程进行操作，以便从总体任务中提高工作效率。 二、档案调卷 这个过程我方要指定一个专门的负责人与客户（档案馆库房管理员）共同完成，将待加工的档案从库房搬运到加工现场，对档案要逐份清点，并办理档案交接登记，与客户做好交接记录，确定无误后方可进行拆卷环节的工作。要求：1,我方指定专人负责。 2，填写《档案交接登记表》（附件一）。 3,在交接登记表上要有双方的签字。 三、整理及著录 档案目录的整理是数字化加工工作的前提条件，如果没有正确的档案目录，会给后序工作带来很大麻烦，所以在数字化加工之前必须有完整且正确的档案目录。 对于待加工的档案，要制作电子目录。制作途径有两种： （一），使用数字化加工软件的数据录入功能，进行目录制作。 （二），使用Excel表格方式制作，目录模板使用《档案目录模板》文档（文档号为JS121006002。 如果用户提供的有纸质目录或电子目录，我方要认真核对有无错漏现象，找出错误并修正。并修改成与《档案目录模板》类似的字段标准。对于错误或疏漏的修正，具体细则如下： 1,如果用户提供的目录和纸质档案不对照的，应该以纸质档案原文内容为标准进行录入，并删除错误信息。 2,著录项相关内容录入要完整，如有不明确或不完整的著录项需记录并及时反应给组长，如果目录中要增加或减少相关著录字段，要与客户协商，并及时向公司技术部反馈。以下著录项必不可少，且与纸质档案要一一对 照： 八、、? 以“卷”为管理单位的年度、期限、卷号、题名、卷内文件序号、卷内文件题名、卷内文件页号等。以“件”为管理单位的年度、期限、件号、页数、题名等。 3,如果目录内容有错（如主题内容，文号等），以纸质档案信息为准，并及时反应给组长，由组长与客户协商解决。 4,如遇到较少见的繁体字或不清晰的字体，需向组长反应，不允许擅自解决，所有的繁体字在录入时应录入为简体字。 5,如遇到无题名的档案，及时记录下来，反应给客户协商解决
（三）数字化加工部分 (2) 6.1. 需求分析与总结 (2) 6.2. 参考的国家标准及技术规范 (2) 6.3. 数字化加工实施细则 (3) 6.9.1. 本项的扫描加工流程 (3) 6.9.2. 生产流程有以下几个主要的步骤组成： (4) 6.9.3. 档案整理 (5) 6.9.4. 著录标引 (6) 6.9.5. 纸件扫描 (7) 6.9.6. 图像处理 (8) 6.9.7. 质量检验 (10) 6.9.8. 档案还原装订 (10) 6.9.9. 数据存储与备份 (12) 6.9.10. 档案电子数据与XXXXXX 烟草档案系统的无缝挂接 (12) 64 项目所采用的OCR处理技术介绍 (12) 6.10.1. OC R （光学字符识别）技术 (12) 6.102 所采用的OCR及双层PDF生产流程 (13) 6.10.3. 生产流程逻辑示意图 (14) 6.5. XXXXXXf案数字化服务特点 (15) 6.11.1. 自动化程度高 (15) 6.11.2. 标准化程度高 (15) 6.11.3. 严格的质量控制 (15) 6.11.4. 文档安全性高 (15) 6.11.5. 标准的格式 (15) 6.11.6. 方便存储与管理 (16)
三)数字化加工部分 6.1. 需求分析与总结 此次项目是将中国烟草总公司XXXXX)省公司及所属11个市烟草公司的约 183 万页纸质档案进行数字化加工并将成品数据挂接到档案管理系统中，纸质档案的折分整理、扫描与图像处理、数据的挂接与光盘备份都将严格按照国家档案局相关标准及XXXXXX!档案局相关规定，结合xxxxxXS草档案现状定制加工技术规范与生产加工流程。 。据上述现状，具体人员安排，项目实施周期，采用标准及实施细则如下。 6.2. 参考的国家标准及技术规范 《纸质档案数字化技术规范》 (DA/T 31 —2005) 《连续色调静态图像的数字压缩及编码》 (GB/T 17235.1-1998 ) 《电子文件归档与管理规范》 (GB/T 1 8894-2002) 《中央档案馆接收档案的标准》 《XXXXX省档案接收和收集管理相关规定 《归档文件整理规则》(DA/T22-2000) 《档案著录规则》 (DA/T 1 8-1 999 ) 《无酸档案卷皮卷盒用纸及纸板》 (DA/T 24-2000) 《档案修裱技术规范》 (DA/T 25-2000) 《xxxxxxxxxxXX案数字化技术规范》 《XXXXX烟草档案数字化技术规范》
新都建设局档案数字化加工项目 实施方案 目录 一、项目概述............................................................................................................ 错误!未定义书签。 1、项目需求分析.......................................................................................... 错误!未定义书签。 1.1档案内容及数量（现场调研）............................................. 错误!未定义书签。 1.2档案数字化环节及质量要求.................................................. 错误!未定义书签。 1.3档案验收.............................................................................................. 错误!未定义书签。 1.4档案安全要求................................................................................... 错误!未定义书签。 二、项目实施准备................................................................................................. 错误!未定义书签。 1、设备配套........................................................................................................ 错误!未定义书签。 2、人员配备........................................................................................................ 错误!未定义书签。 三、项目实施............................................................................................................ 错误!未定义书签。 1、总体实施原则............................................................................................. 错误!未定义书签。 2、人员岗位安排............................................................................................. 错误!未定义书签。 3、项目实施流程............................................................................................. 错误!未定义书签。 3.1档案借出.............................................................................................. 错误!未定义书签。 3.2档案整理排序分卷........................................................................ 错误!未定义书签。 3.3档案录入.............................................................................................. 错误!未定义书签。 3.4整理环节检查................................................................................... 错误!未定义书签。
编号：_______________本资料为word版本，可以直接编辑和打印，感谢您的下载 档案数字化服务合同 甲方：___________________ 乙方：___________________ 日期：___________________
档案数字化服务合同 篇一：档案馆数字化办公系统采购合同 档案馆数字化办公系统采购合同购方（甲）： 售方（乙）： 甲、乙双方通过友好协商，就采购方案达成如下协议： 一. 工程内容 1.合同规定的设备采购及安装。（详见附件清单） 2.安装地址为： 二. 合同总价格：（价格内容详见附件，在安装使用中有足够配件和辅料。） 合同总金额：人民币：（￥:元）。 三. 付款方式： 3.1签订合同后三天内，甲方付人民币： 元整（￥:元）为合同预付款。 3.2安装完毕正常使用验收后，甲方收到乙方增值税票 后一月内即支付合同余款，即人民币：元整（￥:元），现金 或转账支票 3.3以上货款由甲方以银行转账或现金形式直付乙方账户。 三. 交货日期：
签订合同后10天内安装调试完毕。 四. 乙方责任： 1.进行整个系统硬件设计和安装、调试及试运行。 2.乙方所供应的所有硬件为合格的全新产品。 3.硬件部份保修跟据生产厂家保修条例保修，并且在免费保修期间提供以下保养服务及责任： (1)提供下列形式设备保养服务； (2)保养期内免收电脑设备和备件维修费(不包含自然 灾害等不可抗力的原因造成设备损害) 。 (3)协助客户进行电脑软件、硬件升级，并在保修期后以优惠价向客户提供软件、 硬件升级和备件。 五. 甲方责任： 1 .甲方应按乙方提供的操作规程使用设备。 2.甲方不得自行拆卸设备。 3.如设备发生严重故障，请暂停使用，以免故障扩大，并立刻通知乙方。 4.对乙方各种数据资料和报价保密，不得向任何第三 方透露任何消息 六. 工程验收：完成安装、调试后，甲乙双方应即时验 收，甲方无正当理由并已投入使用一个月内而不进行验收，则视为验收合格处理。
官方网站：https://www.doczj.com/doc/772589382.html, 涉密档案数字化加工资质 一、申请依据 1、《中华人民共和国保守国家秘密法》； 2、《国家秘密载体印制资质管理办法》（国保发〔2012〕7号）。 二、申请涉密档案数字化加工资质认定的企业类型 1、中华人民共和国境内登记注册的企业法人或事业法人。 三、申请条件 （一）甲级资质 1. 通过质量管理体系认证（如GB/T 19001-ISO 9001）、职业健康安全管理体系认证（如GB/T 28001）、信息安全管理体系认证（如GB/T 22080-ISO 27001）。 2. 依法缴纳社保金满1年的员工不少于50人。 3. 经审计的上年度净资产不少于1000万元，上2个年度各项纳税总额不少于100万元，经营状况良好。 4. 具有自有产权或租赁期3年（含）以上的固定生产经营场所，建筑面积不少于300平方米。具有可封闭式管理的涉密档案数字化加工场所，周边环境安全可控。 5. 拥有功能完备的档案数字化加工设备。
官方网站：https://www.doczj.com/doc/772589382.html, （二）乙级资质 1. 生产经营和质量安全管理体系健全。 2. 依法缴纳社保金满1年的员工不少于20人。 3. 经审计的上年度净资产不少于200万元，上2个年度各项纳税总额不少于20万元，经营状况良好。 4. 具有自有产权或租赁期3年（含）以上的固定生产经营场所，建筑面积不少于200平方米。具有可封闭式管理的涉密档案数字化加工场所，周边环境安全可控。 5. 拥有功能比较完备的档案数字化加工设备。 四、申请材料 1、业营业执照或者事业单位法人证书； 2、从事印刷、复制等经营活动的许可证明； 3、企业事业单位章程； 4、生产经营和办公场所的产权证书或者租赁合同； 5、国家秘密载体印制、保管场所平面图； 6、法定代表人及从事涉密业务印制、管理人员的身份证明材料； 7、验资报告及上一年度财务审计报告； 8、印制设备清单；
档案数字化加工流程 档案数字化加工业务总体流程包括:档案调卷、整理及著录、免拆卷、档案扫描、影像处理、数据质检、完整归还、数据备份、数据挂接。 先后顺序为:调卷> 著录 > 扫描> 处理> 质检 > 归还> 备份> 挂接。在之前的档案管理数字化就是需要拆卷的,但就是现在有专业的非接触式扫描设备(比如book2net与iscan系列的产品)可以免拆卷,这就省去了很多的人力物力。下面介绍详细的步骤: 档案调卷 这个过程我方要指定一个专门的负责人与客户(档案馆库房管理员)共同完成,将待加工的档案从库房搬运到加工现场,对档案要逐份清点,并办理档案交接登记,与客户做好交接记录,确定无误后方可进行拆卷环节的工作。 整理及著录 档案目录的整理就是数字化加工工作的前提条件,如果没有正确的档案目录,会给后序工作带来很大麻烦,所以在数字化加工之前必须有完整且正确的档案目录。 对于待加工的档案,要制作电子目录。制作途径有两种: (一),使用数字化加工软件的数据录入功能,进行目录制作。 (二),使用Excel表格方式制作,目录模板使用《检察机关档案目录模板》文档(文档号为JS121006002)。 如果用户提供的有纸质目录或电子目录,我方要认真核对有无错漏现象,找出错误并修正。并修改成与《检察机关档案目录模板》类似的字段标准。对于错误或疏漏的修正,具体细则如下: 1,如果用户提供的目录与纸质档案不对照的,应该以纸质档案原文内容为标准进行录入,并删除错误信息。
2,著录项相关内容录入要完整,如有不明确或不完整的著录项需记录并及时反应给组长,如果目录中要增加或减少相关著录字段,要与客户协商,并及时向公司技术部反馈。以下著录项必不可少,且与纸质档案要一一对照: 以“卷”为管理单位的年度、期限、卷号、题名、卷内文件序号、卷内文件题名、卷内文件页号等。 以“件”为管理单位的年度、期限、件号、页数、题名等。 3,如果目录内容有错(如主题内容,文号等),以纸质档案信息为准,并及时反应给组长,由组长与客户协商解决。 4,如遇到较少见的繁体字或不清晰的字体,需向组长反应,不允许擅自解决,所有的繁体字在录入时应录入为简体字。 5, 如遇到无题名的档案,及时记录下来,反应给客户协商解决。 6,关于顺页;整理著录的同时,检查案卷的完整性,就是否有缺页、漏页、错编现象,正、副卷标注就是否正确,有问题及时反馈。没有问题时,用2B铅笔对纸质档案内容进行标注页码,正面标注在右上方,背面标注在左上方,页码字体工整、大小适中。 7,关于分卷问题;档号保持不变,卷号采用“卷号-卷次”格式,如0025-1、0025-2、0025-3……0025-12、0025-13;如果纸质档案分多卷,但就是客户没有分卷次的,我们要重新编卷次,增加一条案卷目录,每个分卷都要对应一条案卷目录(不能两个分卷对应一个目录)。 8,关于补卷问题;漏归档的档案作为补卷插入时,卷号要以实际的纸质档案的卷号为准。如0025-1、0025-A、0025-补、0025A等,我们做目录时当保持不变。 9,档号、卷号、件号、页号中不能出现正反斜杠(\ ,/),如果发现要改成中划线(-)(注意:中划线录入时,要使用英文输入法下的半脚录入),日期格式统一采用8位数字,如20120206,不足8位时补0。 档案扫描
纸质档案数字化加工项目验收管理暂行办法 1总则 1.1为了规范纸质档案数字化加工项目验收管理，确保档案安全和项目质量达到有关要求和标准，特制定本办法。 1.2本办法适用于广西各级党政机关、人民团体。 2对象、依据及前提条件 2.1各级档案行政管理部门根据相关规定接受本级行政区域内业主单位委托组织纸质档案数字化加工项目的验收。 2.2依据档案数字化加工项目合同书、合同附件、有关技术说明文件及规范的验收资料，按照国家和地方的相关法律、法规、国家标准、行业标准、地方标准进行验收。 2.3项目验收的前提条件 2.3.1项目按照合同要求全部完成，并满足使用要求； 2.3.2各个分项全部预验收合格； 2.3.3已通过自治区档案局指定软件综合应用测试；2.3.4各种验收资料完备，符合合同内容； 2.3.5经过相关主管部门和项目业主同意； 2.3.6合同或合同附件规定的其他验收条件。 3验收内容
3.1分项验收：对纸质档案数字化加工项目分项进行验收，包括档案整理、档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、数据备份等。验收以抽检的方式检查已完成数字化加工的所有档案和数据，抽检的比率不得低于档案和数据总量的5%。 3.2验收指标：以下分项抽检标记为“不合格”：未按数字化加工要求拆装、处理档案，档案破损、页码顺序错误、页数不清、目录不实；扫描档案技术指标错误，扫描、处理图像文件不完整、不清晰、不反映档案原貌以及有缺页、漏页、重页、顺序颠倒等质量问题；图像文件存储格式、命名未按规范要求；目录建库数据格式不符合规范要求，著录项目不全、内容不准确规范，不能与图像数据库批量、快速挂接以及数据挂接错误的；数据备份不当造成数据丢失、错误，成品数据未进行多套备份。 验收抽检的合格率达到95%以上（含95%）时，予以验收“通过”。 合格率=合格的文件数／被抽检文件总数×100%。 4验收程序 4.1验收程序 4.1.1预验收
档案数字化加工合同 合同编号: 签订地点： 甲方： 乙方: 四川大友信息技术有限公司 一、总则 甲方拟委托乙方为其进行档案归档整理、数字化加工服务工作，乙方也愿意提供上述服务，双方经友好协商，在平等条件下就档案整理及数字化服务工作，达成如下协议，双方共同遵守。 第一条、服务内容 (一)档案类别 1)文书档案 2)病历档案 3)…. (二)服务内容 对（一）所述档案进行整理、数字化加工等工作。 (三)服务时间 开工日期_______年_______月_______日，竣工日期_______年_______月_______日，期限：_______年_______月。
第二条、整理及数字化加工价款 (一)档案整理按每整理一盒_______元计，以实际完成的案卷计算 价款。 (二)电脑录入以每条_________元计（每条指的是每份文件需要录 入内容）。 (三)档案数字化加工按标准A4单幅面计算每页______元计，超过 A4幅面折算成A4幅面进行计算（按长度进行计算），双面计两页。 (四)装订服务按每份_____元计，按照需要装订的案卷进行计算。 (五)数字化档案系统挂接按扫描加工的数字档案文件页面计____ 元每页。 (六)经过实际统计，档案整理共____盒、档案著录共_____条、数 字化加工____页、档案装订_____份、档案挂接_____页，计算出整理及数字化加工服务费共_____________元，大写人民币________元。 (七)最终结算总价款以验收时清点数量为准。 第三条、服务质量 (一)按照国家档案局关于档案归档、立卷规定《纸质档案数字化技 术规范》DA/T31-2005执行，规定不明确的，按照行业规定或者行业习惯执行。 (二)在档案整理、数字化加工过程中，甲方如有特殊项目或者特殊 质量要求，应明确告知乙方。乙方因遵循甲方要求之方式整理档案而实际上造成档案整理质量不合要求的，乙方不承担责任。同
档案管理中心档案数字化加工项目需求 一、项目标的、任务内容、预算价格、项目完成期、技术服务地点 项目名称：厦门市国土房产测绘档案管理中心档案数字化 任务内容：投标人承担招标方招标文件范围内的共贰万伍仟卷房地产权属档案的录入扫描、电脑审卷、装订等任务。 预算价格：预算总价人民币（大写）壹拾捌万柒仟伍佰元（￥ 187500.00 元）项目完成期限：合同签订之日起至2014年11月30日止 服务实施地点：招标方指定的地点 二、本项目执行的技术服务标准及质量标准 1、相关标准规范包括：《福建省档案服务机构管理暂行办法》、《纸质档案数 字化技术规范》（行业规范DA/T31—2005）、《厦门市国土资源与房产管理局土地管理、房地产权属专业档案整理实施细则》、《档案数字化技术管理规范》、《档案数字化成果管理实施规则》、《产权产籍档案整理质量管理实施办法（试行）》、《归档材料质量要求》、《房地产权属登记文件材料归档与不归档范围》、《产权产籍档案整理检查交接制度》等； 2、投标文件中《服务质量保证及售后服务承诺》； 3、招标方的其他标准； 4、档案录入扫描及电脑审查标准：扫描使用彩色功能150dpi进行扫描，特 殊纸张或档案原件清晰度不高的，可通过增加分辨率，调整亮度、对比度等技术参数，直至扫描图像清晰为止，大幅面的页面须使用大幅面扫描仪完整扫描。不得存在录入错误、错项、错页、漏页、扫描不全、倾斜、黑边、未旋转等情况； 5、档案装订的标准：装订孔位置、孔径、装订线绑扎方法均满足要求，不得 出现卷内材料损坏、朝向颠倒、掉页、不牢固等情况，同时须符合甲方的其他整理标准； 6、服务标准及质量标准由招标方确定，可参考招标文件，招标文件未提及的， 由招标方另行规定。 三、验收标准
纸质档案数字化加工方法研究 中牟县档案局辛向阳 纸质档案数字化就是采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。 纸质档案数字化的基本原则是使档案信息资源准确、方便、快捷地提供利用，使可以公开的档案信息资源得到共享，以满足社会对档案利用的需求。 纸质档案数字化加工的范围是永久或长期保存的、社会利用价值高的档案。工作中，原则上只扫描密级为公开的档案，有电子稿的文件可以暂时不扫描（可在转换为PDF文档后挂接）。 纸质档案数字化的基本环节主要包括：档案整理、条目录入、档案扫描、图像处理、图像存储、数据挂接、数据备份、数据验收。 一、档案整理 纸质档案的归档是纸质档案数字化的基础。纸质档案的整理要根据文书档案整理办法归档。 纸质档案整理后，根据不同的保管理期限也可以很方便的区分需要数字化的范围。 二、条目录入
本文所讲条目录入、批量挂接、数据库等，都是指PDE 档案管理系统。 （一）选择目录数据库。新法归档用归档文件数据库，老法归档用卷内文件数据库。 （二）新法归档目录录入方法。打开归档文件数据库，点左上角增加，出现档案目录管理对话框，在相应的栏目录入目录著录项即可。如果数据库内已录入条目，点最新目录就把最后保存的目录调出来，在最新目录上修改就可以了，有些重复项目不用再录了，这样就更加方便快速了。 条目录入要求： 1、文件时间用8位数，不足8位的用“0”补齐，如文件时间：； 2、文件题名字数不宜超过50字，因为目录输出时只能显示三行，超过三行字体就不能完整显示（PDE系统自身的问题）。 3、全宗号、件号用三位数编号。如001、002……999。 三、档案扫描和图像处理、存储 档案扫描和图像处理、存储环节联系紧密，一并介绍 （一）扫描仪种类。扫描仪主要可以分为下面3种类型。 平板扫描仪：平板扫描仪有时也叫作CCD扫描仪，使用平板扫描仪扫描时，直接将图片或照片放在扫描仪的平台上即可开始工作。
一、项目需求理解程度、难点分析及解决方案 1.对本项目需求的理解 1.1 对项目概述的理解 （一）项目预算理解 本项目财政预算金额为元（人民币）。 （二）项目概况理解 1.项目背景：档案管理工作是中心各项工作的基础。 中心在日常公积金业务审批活动中，形成了大量的公积金业务档案，包括公积金归集、提取和贷款三大类业务的档案。根据档案管理的有关要求，为 实现档案的规范化和数字化管理，需对日常工作中产生的各类档案进行同步整理、扫描，形成数字档案提供查询利用，提高档案服务能力和水平。 2.项目整体情况：中心目前保存的这些公积金业务档案资 料中，大部分均已由前台柜员打上页号；已打印文件材料清单（相当于卷内目录）。 前台柜员在办理业务时，已将该纸制档案高清拍照并保存在业务系统中；但大多 数电子影像需图像处理。公积金业务档案类别及数量详情如下表： 档案类别预计数量（卷/份）预计每卷档案页数公积金业务档案（包括：归集类、 不少于450万卷3-15页提取类、贷款类档案） 整理、扫描场地由中标方提供，且场地的相关安保设施等需符合档案局的检 查要求；档案整理工作中的所有设备、工具、维修与耗材费用（包括卷皮、档案盒、不锈钢装订夹、复印件等）等均由中标方承担。 （三）项目目的及目标理解 完成存量的公积金业务档案约450万卷（份）的整理、补录、补扫描及电子 影像的图像处理与复核工作。
（四）项目依据及参考标准理解 1．《中华人民共和国档案法》。 2．《归档文件整理规则》(DA/T22-2000)。 3．《档案著录规则》(DA/T18-1999)。 4．《深圳经济特区档案与文件收集利用条例》。 5．《纸制档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）。 6．《深圳市住房公积金管理中心业务档案整理规范》。按以上规范进行整理、著录、扫描后的档案要达到深圳市档案馆进馆质量要求。 （五）项目采购范围理解 中标方通过人员、设备、技术、管理等，对接收的实体档案进行专业化的归档、整理、著录、扫描等加工，形成规范的入库档案和规范的档案电子数据库。 （六）项目完成期限理解 本项目完成期限为自合同签订之日起18个月。 （七）付款方式理解 按财政委员会相关规定进行。 1.2 对技术要求的理解 （一）归档、整理、扫描工作流程和服务内容理解。 1.档案接收：要对档案资料的完整性进行检查；登记移交清单：对档案实体内容按移交清单逐一进行清点，并登记份数与页数。 2．编档号：对每份业务档案按档案整理要求分类编号，以方便档案的查询利用。 3．组卷整理：包括拆钉、粘贴、盖章、填写封皮等环节。中标方应严格按照《档案整理规则》(DA/T22-2000)进行整理。 4．部分著录：在核对纸制档案的基础上，对系统内不全的档案信息进行补录。中标方应严格按照《档案著录规则》(DA/T18-1999)进行著录。 5．扫描：包括部分档案的扫描处理、图像处理、二校处理、批量上载、合卷处理等环节。 6．总体检查：检查档案实体与电子档案管理系统内容是否一致；检查接收
编号：_____________档案数字化加工保密协议 甲方：________________________________________________ 乙方：___________________________ 签订日期：_______年______月______日
甲方： 乙方： 鉴于乙方为甲方提供档案数字化加工服务，为在项目实施期间保证档案原件安全和项目实施期间以及实施完成以后保守因工作需要接触到的甲方档案信息秘密等有关事项，经友好协商，达成如下条款，双方共同遵守： 一、双方确认：在项目实施期间，因工作需要接触到甲方的纸质档案、声像档案、实物档案、档案目录以及电子文件等，乙方必须保守机密，不得以任何方式带出工作场所或向外泄露。乙方同时提供一切必要的方式和采取一切必要的行动，协助甲方保证档案安全和保守档案秘密。 二、项目实施期间，乙方必须遵守甲方规定的任何成文或不成文的保密规章、制度，履行相应的保密职责。甲方的保密规章、制度没有规定或者规定不明确之处，乙方亦应本着谨慎、诚实的态度，采取任何必要、合理的措施，维护其于项目实施期间接触到的任何属于甲方或者虽属于第三方，但甲方承诺有保密义务的档案相关材料，以保证其机密性。 三、除了项目实施期间必要的工作需要之外，乙方承诺：未经甲方同意，不得以泄露、告知、公布、发布、出版、传授、转让或者其他任何方式使任何第三方(包括按照保密制度的规定不得知悉该项秘密的甲方其他工作人员)知悉属于甲方或者虽属于第三方,但甲方承诺有档案信息秘密及与档案信息相关的信息的保密义务，也不得在项目实施期间必要的工作之外使用这些秘密信息。 四、双方同意，乙方在项目完成后仍对其在为甲方档案数字化期间接触、或因接触而知悉的属于甲方或者虽属于第三方，但甲方承诺有保密义务的档案信息秘密
档案数字化加工安全 为切实保证各类档案在数字化过程中的信息和实体安全，近日，市档案局印发了《关于在档案数字化加工中加强保密管理工作的通知》。《通知》对各级各类单位在开展档案数字化过程中的生产加工环节、生产加工设备以及生产加工场所的保密安全管理工作提出了明确具体的要求。在开展档案数字化加工前，各单位必须选择有档案数字化加工资质的中介单位，应将该公司的资质和加工场所、设施设备等情况报同级档案行政管理部门备案，在源头上防止各单位档案在数字化加工过程中的信息泄露和实体流失问题。 江苏翰卷档案科技有限公司是经工商注册，省（市）档案局备案的档案服务外包科技型企业，专注于为您打造安全可靠、经营项目全面、服务周到、经济适用的档案外包服务。 江苏翰卷档案馆是我公司独立自主产权的档案寄存场所，是江苏省唯一配有高压细水雾消灭系统和恒温恒湿控制系统等高档设施设备的民营档案馆。完全具备存放各类纸质、电子档案及任何实物档案。 目前可寄存的档案分为： 纸质档案
各行业、各时期、各种类、各规格的纸质档案；我公司可提供各规格的档案箱、档案盒给客户装不同的档案，以便运输与寄存放。纸质档案箱、盒均放入可移动的密集架、可锁定及保密。 电子档案 纸质档案经数字化扫描加工后成为电子档案，电子档案的载体可分为光盘与硬盘或在线的数据库与服务器。 电子档案的接收与保管利用是目前世界档案界发展的趋势走向。而为了适应这个大趋势我公司配备了目前国内一流的电子档案存储设备。 档案级光盘是可记录光盘中的优选品，其各项技术指标优于工业标准。档案级光盘的归档寿命大于30年。 电子文件采用CD-R/DVD±R归档时，应使用档案级光盘。 符合ISO/IEC10995标准，称为“国际档案级光盘”。符合国际标准的光盘保存寿命大于30年。 档案级光盘存储优势 存储各种类型电子数据 读取设备兼容性强，新一代光驱始终可向下兼容 安全性高，光盘采用一次写刻录，不可重写，不可更改，数据可加密 采用档案级光驱刻录，刻录数据“可保存性”更佳，光盘寿命长 光盘寿命可监测，盘片、数据可检测，可靠性可评估 光盘防划耐磨，可降低光盘操作误损伤、防静电，延长寿命 稳定性好。保存环境要求低，只需要防光和防尘，盒装竖立码放 公司注册资本1000万元，目前已拥有10000多平方米的江苏翰卷档案馆，库房设备齐全，功能完善，管理人员经过档案部门专业培训，持证上岗。公司将努力塑造一个值得客户长期信任和放心重托的档案界科技服务型企业形象。
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档案室、档案馆 馆藏档案扫描、数字化加工 整体解决方案 目录 第一节质数字化加工作业前期准备 (1) 一、数字化工作人员准备 (1) 二、数字化工作软件、硬件准备 (4) 三、确定数字化内容、数量及用户需求 (5) 第二节数字化加工流程及主要技术方案 (6) 一、入库提卷、拆卷 (6) 二、标引着录 (7) 三、档案扫描 (8) 四、图像处理 (11) 五、全文OCR、生成双层pdf、板式还原及格式 (12) 六、总质检 (14) 七、批量挂接 (15)
八、还卷及数据备份提交 (15) 第三节质量控制方案和保证措施 (17) 一、加工质量保障措施 (17) 二、多环节，多层次的质量检查体系 (17) 三、阶段性验收与终验相结合的严格验收程序是质量控制的终级保障 (19) 第四节安全保密控制 (21) 保密协议 (22) 第五节售后服务 (24) 项目背景 —————————————————— 随着全国文化信息资源共享工程与中国数字图书馆工程的起动，信息化已成为国际潮流，信息资源建设成为当务之急。信息资源建设的重点是电子文献、各类数据库、网络资源、电子档案、电子图书等新型数字化信息资源的建设。在数字化信息资源建设中，很大的一个需求是将现有的纸介质印刷品数字化，使之成为能够用计算机阅读、理解、查询、检索的电子文件，最终将其应用于数据库存储，或通过CD-ROM、Internet网进行出版，或上传数字档案馆供用户使用。 以传统纸张为载体的保存方式，占据了大量的空间，需要特殊的环境，而且不方便查询，随着时间的推移，还面临着腐蚀、老化等问题。而将纸介质文件信息进行电子化处
档案数字化加工管理制度 档案是企业开展业务活动的重要工具和凭证性信息记录，是企业的核心信息资源与重要资产。集团企业具有机构庞大、下属单位较多且层次复杂，各下属单位分散等特点。对于集团企业，实现集中部署应用、分级管理，构建立体式企业数字档案馆，是集团企业数字档案管理最佳解决之道。 数字化基本流程： 整理、扫描、图像处理、质量检查、生成文档、存储、装订，回库共八个环节 纸质档案数字化基本流程：档案出库，案卷整理，扫描，图像处理，质量检查，生成文档，存储，装订回库。 数字化加工场所一般设在档案部门独立、可封闭的建筑内。数字化加工场所应符合防盗、防火、防尘、防水、防潮、防高温、防日光及紫外线照射、防有害生物、防污染等安全管理要求。 数字化加工场所应配备满足安全管理需要的视频监控设备，确保档案暂存处、数字化加工工位、服务器、数据导出端及门窗等无监控死角；视频监控系统应由档案部门专人负责，数字化加工场所设于档案部门之外的，档案部门应定期检查视频监控系统，数字化服务机构应将视频监控数据移交档案部门保存；视频监控数据自产生之日起保存不少于6个月；档案部门应定期对视频监控数据进行回放检查，在删除视频监控数据之前，要留存视频回放安全检查记录。 数字化加工场所应配备符合国家标准并满足工作需要的档案装具，用于分别存放待数字化处理和已数字化处理的档案。 数字化加工场所须封断所有档案数字化加工设备的无线网络功能，并定期进行相关检测。 数字化工作人员存放随身物品要有专用储物箱柜，并与档案装具分区放置；数字化加工场所不得有非工作需要的私人物品，包括照相机、摄像机、手机、录音机、笔记本电脑、平板电脑等各类电子设备和各类移动存储介质；严禁擅自将数字化加工场所内的物品带离现场。 工作人员要挂牌上岗，接受身份核查登记和安全检查，严禁无关人员进入数字化加工场所。
一、项目实施方案 （一）项目实施的依据 1、《中华人民共和国档案法》 2、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局第8号令） 3、国家档案局《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》GB/T17678.1—1999 4、《归档文件整理规则》》（DA/T 22—2015） 5、《档案著录规则》(DA/T18-1999)。 6、《纸制档案数字化技术规范》（DAT-31-2017） 7、《电子文件归档与管理规范》GB/T18894—2002 （二）项目实施前准备 1、人员准备 （1）甲方人员 职务：现场交接管理人员 职责：①负责与乙方的档案提卷和还卷等交接工作，协同甲方人员作好交接清单记录并签字。②负责监督乙方规范化加工。③随时把握乙方加工进度并进行协调。④及时关注并抽查乙方加工质量。⑤代表甲方与乙方进行及时的沟通及问题协调，确保项目顺利完工。（2）乙方人员 2.1 管理人员：主要为熟悉现场加工管理，熟悉数字化整体作业流程，具有较强组织能力和现场管理及沟通能力的乙方负责人。 2.2 工程技术人员：主要为熟悉计算机软、硬件技术，了解档案数据库标准和系统开发。了解档案管理等相关专业知识的乙方技术支持工程师。 2.3 数据采集作业员：主要为了解档案数据库数据标准和计算机软件应用等相关知识的乙方数字化制作工作人员
2、项目设备设施准备 （1）主要加工设备及其技术参数
数字化加工过程中使用的数字化加工管理软件，是档案数字化加工的主要应用工具，也是确保档案数字化加工工作效率和成果质量的关键技术。档案数字化加工软件必须具有扫描、图像处理、著录、校对、质检、自动挂接、查询检索、数据转换、数据上传、数据统计、打印传输等功能，能够满足档案数字化加工全流程各业务环节的需要，以及对加工数据进行质量检查和验收的需要。 （3）其他辅助加工设备 除上述主要加工设备外，在档案数字化加工现场，还需要配备以下辅助设备：办公桌椅、档案存储柜、储物柜、装订机、电熨斗、切纸机、抽湿机、碎纸机以及纸张、档案卷皮、档案盒、装订线、胶水等消耗材料。具体参照招标文件要求或合同约定配置。 3、场地部署准备 （1）各单位应配备专用的数字化加工场地，并进行合理布局，形成档案存放、数字化前处理、档案著录、档案扫描、图像处理、质量检查等工作区域。一般设在档案部门独立、可封闭的建筑内。 （2）数字化加工场地应符合防盗、防火、防尘、防水、防潮、防高温、防日光及紫外线照射、防有害生物、防污染等安全管理要求。场地内应配备可覆盖全部场地的报警、防火等应急设施设备。 （3）数字化加工场地应配备满足安全管理需要的视频监控设备，确保档案暂存处、数字化加工工位、服务器、数据导出端及门窗等无监控死角；视频监控数据自产生之日起保存不少于6个月，涉密档案数字化加工监控录像要保存到项目完工数据移交1个月后；档案部门应定期对视频监控数据进行回放检查，在删除视频监控数据之前，要留存视频回放安全检查记录。 （4）数字化加工场地应配备符合国家标准并满足工作需要的档案装具，用于分别存放待数字化处理和已数字化处理的档案。 （5）各单位和数字化服务机构应合理规划、配备和管理档案数字化设施设备，确保设施设备安全、先进，能够满足数字化工作的需要。 （6）数字化加工场地须封断所有档案数字化加工设备的无线网络功能以及非必要的各终端接口，各单位和数字化服务机构应定期进行相关检测。如有必要，应由县档案局构建数字化加工专用局域网和视频监控专用网。