分公司财务管理制
度
^
| You have to believe, there is a way. The ancients said:" the kingdom of heaven is trying to enter". Only when the reluctant step by step to go to it 's time, must be managed to get one step down, only have struggled to achieve it.
-- Guo Ge Tech
广东ABC发展有限公司
分支机构财务管理制度( 试行)
为了加强分支机构财务会计管理工作, 健全内部管理机制, 保证公司财产的安全与完整, 提高公司的经济效益, 特制订本制度。本制度所指分支机构为总公司下属的分公司、办事处。
第一章财产监督机制及人员职责
鉴于当前分支机构管理架构相对简单, 负有财产监督职责的相关人员为分支机构会计、出纳、仓库人员等。分支机构会计是主管分支机构财产管理和会计核算的主要负责人, 直接向总公司财务中心汇报工作, 接受财务中心的指导和监督。仓库主管( 未设仓库主管的分支机构为仓库负责人) 为主管分支机构存货的主要负责人, 有关及时收、发、退、存货物, 防火防盗等日常的事务性工作, 直接向分支机构经理汇报工作, 接受分支机构经理的指导和安排, 有关出入库手续、库房制度建设、盘点等库存的监控工作, 则直接向总公司财务中心汇报工作, 接受财务中心的指导和监督。在分支机构内, 两者应密切配合, 共同
协助分支机构经理完成日常的经营管理工作。分支机构出纳( 所设的专职或兼职的内部人员) 主要经管分支机构内部的货币资金, 接受分支机构会计的业务指导。分支机构的财务人员和仓库负责人员均由总公司财务中心直接委派或任命。
一、分支机构会计的工作职责:
1、审核仓库入仓单, 保证调拨入库数量无误, 协助总公司完成调拨差异调整;
2、控制客户的信用额度, 保证公司信用额度控制制度的执行;
3、完成应收账款相关账务的处理( 包括销售收入、回款、返利、调价、
运费等) ;
4、月底和业务人员对账, 出具正式对账单并由业务人员与客户对账, 跟踪对
账情况;
5、月底组织对库存商品的盘点, 出具盘点表及盘点报告;
6、审核分支机构人员的费用报销并协助总公司控制费用;
7、控制分支机构人员当月借款限额;
8、制作分支机构工资表
9、每周与分支机构出纳一起进行现金盘点, 保证账实核对无误;
10、报送总公司要求的财务报表及销售报表( 每月5日前向总公司报送) ;
11、保存相关的账务资料
二、分支机构出纳的工作职责:
1、经管分支机构的所有库存现金和银行账户;
2、根据审批后的审批单办理现金收款、付款业务;
3、建立手工现金日记账并按业务发生的时间序时登记库存现金收支情况,
对库存现金做到日清月结, 做到账实相符;
4、建立手工银行存款日记账并按业务发生的时间序时登记, 定期核对银行
存款余额, 按月编制银行存款余额调节表;
5、严格控制库存现金限额, 不得坐支或挪用现金;
6、对库存现金和相关单据妥善保管, 确保安全、完整。
三、分支机构仓库主管( 仓库负责人) 的工作职责:
1、合理安排仓库人员的工作, 严把商品出入库的手续, 保证库存商品的安全
和完整;
2、依据公司制度及有关规定, 负责监督执行商品出入库的工作流程, 做好验
收、装卸、检验和登记商品出入库等各项工作, 保障商品流转的正常进行;
3、与分支机构会计密切配合, 组织仓库商品的盘点, 发现问题及时上报处理;
4、负责库存商品的码放工作, 做到按品种、按规格分门别类地摆放;
5、对下属员工的工作状态及工作业绩进行评估, 加强思想教育工作, 及时反
映并解决问题;
6、做好库房的防火防盗等工作, 落实安全责任;
7、加强对残次商品的管理, 将每周( 或月) 发生的残次品情况及时上报总公
司处理;
8、遇特殊情况,如分支机构经理违反制度强迫发货、发生火灾、盗窃等特
殊事件, 可直接向国洲副总和财务部经理汇报情况。
第二章货币资金管理
一、收支两线管理
分支机构在经营地开设二个银行账户, 一个”收入”账户, 一个”费用支出”
账户。
( 一) 收入账户管理
收入账户专门用于收取分支机构所有的货款收入, 包括所有收取的现金、代理金等收入。分支机构无权支取收入账户中的任何银行存款。分支机构每周星期一将”收入”账户中上周收入的银行存款划回总公司指定账户, 不得截留、挪用此账户的款项。对于有档口的分支机构, 当日收取的现金不迟于次日上午12点前存入收入账户。分支机构会计每周需提供一份上周的销售收入业务明细表。
1、除有门市( 档口) 在销售商品时可直接向客户收取现金外, 分支机构不得向客户收取现金, 如特殊情况确需收取现金的, 由相关人员提出申请, 经分支机构经理和会计核准后, 以书面委托收款形式通知客户付款。( 委托书如附表一) 未经同意私自收取客户款项属严重违规行为, 一经公司发现, 将严肃处理。
2、对客户直接将货款汇回总公司或总公司转账收款的, 分支机构会计应及时通知总公司财务, 经总公司出纳确认货款到账后, 由总公司以收款确认单( 附表二) 的形式通知分支机构记账。
( 二) 费用支出账户管理
费用支出账户专门用于分支机构的日常费用支出, 其资金来源由总公司拨入。
1、分支机构严格执行收支两条线的资金管理制度。分支机构所有的货款收入, 必须全部存入收入账户, 分支机构的费用支出只能从”费用支出”账户支出, 严禁分支机构用货款支付费用。
2、对于总公司人员在分支机构提取备用金必须经总公司审批, 具体操作程序为该总公司人员向分支机构经理提出申请, 由分支机构会计审核后传真总公
司, 财务中心接到传真后按公司借款审批程序处理, 并在核准后回传分支机构财务。总公司人员提取备用金后, 分支机构会计需及时通知总公司记账, 并将相关单据原件一同寄回总公司( 分支机构只留收据复印件) 。
二、对分支机构个人借款的规定:
1、分支机构个人借款审批权限规定:
a、借款累计余额在个人月工资的50%以内( 含50%) , 由分支机构会计审
批;
b、超过个人月工资的50%并少于100%的( 含100%) , 由财务中心审批;
c、超过个人月工资的100%并少于1万元( 含1万元) , 由管理本部审批;
d、1万元以上由集团执行总裁审批。
严禁分支机构出纳在未经相关人员审批的情况下向分支机构人员发放借款。
2、对于因出差原因需借款的员工, 由该员工向分支机构经理提出申请, 经分
支机构会计审核后传真总公司, 按公司借款审批程序处理;
3、分支机构员工无生活费用, 可向分支机构办理借款;
4、原则上借款期限不能超过一个月, 对个人借款不按规定进行费用报销或归
还时, 分支机构会计必须从借款人当月工资中扣回;
5、对于未还清借款的员工, 分支机构财务原则上不得再受理其新的借款申
请。
第三章费用开支管理
一、分支机构费用实行预算管理
分支机构会计于每月28日前向总公司财务中心报送下月的费用预算表, 由财
务中心据前期费用发生情况审核并报执行总裁批准后执行。分支机构根据实际情况, 凭总公司审批同意报销的金额报销费用。
二、分支机构费用报销审批权限
分支机构的费用支出单据统一按月寄回总公司, 按公司报销程序执行, 分支机构无权在未经总公司核准情况下进行费用报销支出。
三、费用发生标准及相应附件要求
分支机构费用支付的标准及相应的附件要求按本制度所附《分公司费用支付标准及报销附件表》及《办事处费用支付标准及报销附件表》执行。
四、费用报销流程
1、报销人填写费用报销单/差旅费报销单, 交分支机构经理审核费用支出的合理性, 分支机构经理作为部门经理对报销单签字确认;
2、报销人把经分支机构经理签字的报销单交分支机构会计, 分支机构会计按《分支机构费用支付标准及报销附件表》的要求审核单据并填写《分支机构人员报销记录与核定表》。其中, 分支机构的一切公共支出, 如房租、水电费、运输费等由出纳统一支付和报销。对超支的费用会计应不予审核, 如确为合理支出, 由报销人经分支机构经理签字后直接向总公司申请, 分支机构会计查核总公司的审批情况进行审核;
3、次月3日前, 分支机构会计整理报销单和《分支机构人员报销记录与核定表》并寄回总公司, 按总公司报销程序处理;
4、报销单据完成公司的报销程序后, 由总公司主办会计按审批情况补填《分支机构人员报销记录与核定表》的”同意报销金额”、”扣款额”及”备注”栏, 由财务经理核实后传真分支机构出纳, 由出纳按《分支机构人员报销记录与核定表》的”同意报销金额”冲减个人借支或返还现金。
流程图如下:
②超支向本部申请
⑦冲减个人借支或返还现金⑥复印审批表
五、 工资审核与发放流程
分支机构员工每月的工资发放时间为次月15日。
1、 每月8日前, 分支机构会计据本机构人员的工资标准和出勤情况制作上月工资表, 经分支机构经理审核出勤情况签名后传真总公司财务中心;
2、 总公司财务中心按相关人员的工资标准及人力资源部人事记录审核工资表并按公司费用支付程序审核和报批;
3、
财务中心把经核准发放的工资表传真分公司会计并由出纳发放工资;
4、 分支机构出纳发放工资后把发放工资单据交会计寄回公司。
对于离职人员工资的发放, 由离职人员填写离职申请表, 按公司离职程序完
成相关工作交接及交还公司所有的财物后, 由分支机构会计核算工资并连同离职申请表传真财务中心申请发放, 严禁未经财务中心同意私自发放离职人员工资。
第四章应收账款管理
一、信用额度控制
每个会计期间总公司据分支机构申请, 核发分支机构新一期的客户信用额度表。分支机构必须严格执行客户信用额度管理。
1、授信额度的申请, 严格按公司的信用管理制度执行, 必须按时上报, 经总公司审批后, 方能执行。不允许未经审批先执行, 以及超过审批额度执行。
2、分支机构必须严格执行公司批准的授信额度, 不允许超信用发货。
3、分支机构应随时检查经销商的信用执行情况, 及时清收到期货款。对到期未回款或不守信用的经销商, 申请取消信用额度, 并对其欠款进行催收、清理。
4、对信用额度的调整, 分支机构须提出申请, 上报公司审批后执行。对连续三个月未提货或提货额少于授信额度的, 分支机构应对经销商进行清理, 上报申请取消或调减信用额度, 并对其欠款进行催收、清理。
5、分支机构不得与经销商串通, 私自提高信用额度或无款发货、先货后款, 若有此类情况发生, 公司将予以严惩。情节严重者, 将移交司法机关。
6、分支机构会计作为信用额度的直接控制人员, 对超信用额度客户不予签名发货, 对无分支机构会计签名的销售订单仓管如有出货, 将对仓管人员和相关业务员予以重罚。
7、如确需超过信用额度发货, 由分支机构经理向总公司提出申请, 按公司
审核程序执行。
二、对账操作程序
分支机构应每月与有欠款的客户进行应收账款核对、确认工作。
1、次月3日前由分支机构业务部各业务员向会计提交各个客户上月发货、收款及欠款结余情况表, 由会计审核后填写”对账单”( 见附件三) , 签名作实后提交业务员与客户进行对账。对账单的金额、截止日期必须与总公司账套设置的会计期间一致。
2、业务员应催促客户及时进行核对、并要求客户在对账单上签章确认( 如为单位, 必须取得对方财务人员签字并加盖公章; 如为个体, 必须由对方老板签章确认) 。对于客户有异议的对账单, 要求客户在对账单上详细说明。
3、业务员收到客户确认的对账单后, 应提交一份复印件由财务归档。对于客户有异议的对账单, 业务员应及时与会计沟通, 解决对账差异, 并重发对账单, 要求客户签章确认。
4、各业务人员必须按”应收账款在谁手里就由谁负责清理”的原则, 积极清理过去遗留的应收账款, 不得扯皮推诿。
5、业务人员离职时必须对所负责的客户的应收账款重新核对, 取得客户的确认并经总公司审核后方可办理离职手续。
对账流程如下:
④签名或盖章确认回传
⑤复印对账单由会计备档