QHSE管理体系文件编制导则
1目的和范围
为统一公司质量健康安全与环境（以下简称“QHSE”）管理体系文件的编写格式、编号和表述规则，确保QHSE管理体系文件编制的规范化，特制定本导则。
本导则适用于公司各单位QHSE管理体系文件的编制。
2管理职责
2.1HSE管理部负责QHSE管理体系文件格式、编号和表述规则的管理。
2.2技术部负责QHSE管理体系技术文件格式、编号和表述规则的管理。
2.3各单位依据本导则执行本单位QHSE管理体系文件编制管理。
3管理流程
3.1QHSE管理体系文件的构成
公司QHSE管理体系文件由四个层次组成：
3.1.1《管理手册》：包括《质量管理手册》、《HSE管理手册》。是对公司QHSE方针和管理体系的整体描述，是实施和保持QHSE管理体系正常运行应遵循的纲领性文件。
3.1.2《程序文件》：是为实现QHSE方针、目标、指标的工作活动流程途径的具体规定，是对产生QHSE影响的活动进行策划和管理的基本文件，是《管理手册》的支持性文件。
3.1.3《作业文件》：包括管理类文件、技术类文件、工作标准类文件。《作业文件》是实施《程序文件》所涉及的具体活动的描述，是《程序文件》的支持性文件。
3.1.4记录：是验证QHSE管理体系的运行结果是否达到预期目标的客观证据，是QHSE管理体系有效性的可追溯证明文件。
3.2QHSE管理体系文件的编号规则
3.2.1《管理手册》编号
质量：QMS;健康安全环境：HSE)
3.2.2 《程序文件》编号
3.2.3 《作业文件》编号(文件分类见表1；部门代码见表2)
注:各单位内部管理办法或实施细则不加注“Q/”。
表1：《作业文件》分类及代码
发布年份 “程序”汉语拼音简写 程序文件代码 “企业标准”汉语拼音简写
归口管理部门代码 Q / CX-XX-XXX-20XX
部门代码 作业文件分类代码
表2：公司各部门代码
3.2.4 技术文件的编号方法 3.2.
4.1
企业技术标准编号由六个部分构成。第一部分是公司企业标准
代码（企业标准简称加企业名称简称，目前暂缺）；第二部分由JS 两个字母组成，是一级类目代码（“技术”汉语拼音简写，见表3）；第三部份由两位数组成，是二级类目代码（表明技术标准的类型）；第四部份由两到三位字母组成，是部门代号；第五部份由三位数组成，是三级类目代码（标准的序号）；第六部分是企业标准批准发布的年号。 3.2.4.2
企业标准代码与一级类目代码之间空半个字宽的距离（因企业
标准代码暂缺，故与一级类目代码之间暂不空距）。
示例: Q/JS-04-QH-001-2011 3.2.4.3 技术文件编号
年号 “技术”汉语拼音简写
序号
二级类目表（见表3） “企业标准代码”汉语拼音简写
归口管理部门代码
表3：技术标准体系分类表
3.2.
4.4
记录编号
3.3 文件字体、字号要求
3.3.1 文件标题文字采用三号仿宋-GB2312加粗居中，段前0行，段后0.5行，行距为22。
3.3.2 所有文件正文部分均采用四号仿宋-GB2312，段前段后均为0行，行距为22。页边距上下2.54cm ，左右为2.7cm 。正文一级标题、“管理职
序号
归口管理部门代码
责”中所涉及的单位名称须加粗。
3.3.3文件编制一律采用“WORD”文档格式（技术文件以技术部要求为准），A4纵向纸型。电子版序号均为自动项目符号和编号。
3.3.4记录正文字体、文档格式、字号大小等按各主管部门要求填写，布局适宜即可。
3.4Q HSE管理体系文件格式
3.4.1“管理手册”格式（略）。
3.4.2“程序文件”格式见附件1。
3.4.3《作业文件》的编制
3.4.3.1由各归口管理部门根据《程序文件》的引伸或工作活动的需求,组织编写相应的《作业文件》。
3.4.3.2《作业文件》应由主管部门组织进行相关性评审，填写《评审会议记录》，交HSE管理部统一编号及相关性评审，并经主管领导批准后发布实施。
3.4.3.3《作业文件》格式见附件1。
3.4.3.4技术文件格式及具体要求由技术部确定。
3.4.4部门、分厂（车间）内部《作业文件》的编制
3.4.4.1原则上，各单位内部的《作业文件》以公司各归口管理部门的《作业文件》为准。如必须有所调整时，依据归口管理部门的《作业文件》为引伸，或工作活动的需求编写相应的管理办法或实施细则。
3.4.4.2管理办法或实施细则应交HSE管理部统一编号及相关性评审，并经本单位负责人批准后实施。
3.4.4.3管理办法或实施细则标准格式见附件1。
3.4.5记录的编制
3.4.5.1记录编制要求
a)公司各部门、分厂(车间) 根据实际需要设计、编制记录表格，交HSE管理部统一编号、相关性评审、备案，经单位负责人审批后应用。
b)公司各部门、分厂(车间)应对本单位在用的记录进行汇总，形成《记录清单》，报HSE管理部。HSE管理部汇总形成公司《记录清单》。HSE管理部每季度对公司《记录清单》进行更新、发布工作。
c) 记录应尽可能全面地反映过程、结果以及QHSE 管理体系的运行状态和效果，在编制记录时，既要从总体上评价记录的充分性，也要对记录的必要性进行评审，确保全面、有效地记录信息。
d) 记录应便于统计和分析。
e) 记录的实用性。在确定记录的内容时，应考虑记录的实用性，对那些不能为QHSE 管理提供依据的信息，不应体现在记录中。
f) 记录应保持真实性和准确性。在确定记录的格式和内容时，应考虑填写的方便性并保证在现有的条件下能准确地获得所需QHSE 信息。
g) 不论使用何种载体记录信息，均应易贮存、查询、分析和控制。 3.4.5.2
记录的更新
在使用过程中，如记录需更新，则由主管单位填写《文件更改申请单》，经本单位领导批准后，将《文件更改申请单》及修改的记录样张交HSE 管理部备案。 3.4.5.3
记录样板
（记录名称）（三号仿宋GB2312加黑居中）
JL-XX-XXX （编号：仿宋GB2312四号字居右）
正文：字体格式按各主管部门要求填写。
3.5 Q HSE 管理体系文件修订
3.5.1 QHSE 管理体系文件（包括管理手册、程序文件）执行过程中，内容需要修改时，应首先向该文件主管部门提出申请，经审批后进行修改。 3.5.2 当文件修改后，应及时记录修改状态信息，将修改次数标注在该文件的封面上。
版本/
例：A/0：“A ”表示第一版，即A 版，依次B 表示B 版，即第二版……；
“0”表示未修订过的版本，（依次1 表示第一次修订，2表示第二次修订……）。 4 相关文件
英文字母大写：A 、B 、C 、…
阿拉伯数字：0、1、2、…
4.1GB/T 1.1-2003《标准化工作导则第1单元：标准的起草与表述规则第1部分：标准的结构和编写规定》
4.2《大唐国际发电股份有限公司公文处理办法》大唐电办（2005）16号
5记录
5.1《记录清单》
5.2《评审会议记录》
5.3《文件更改申请单》
6术语和定义
无
7附则
本规定主要起草单位：大唐内蒙古多伦煤化工有限责任公司HSE管理部。
本规定起草人：王彦海、王继刚、刘运波。
本规定审核人：狄静平。
本规定批准人：张瑞兵。
本规定编号版次：Q/GL-HSE-070-2011。
本规定自2011年3月10日起开始执行，原《QHSE管理体系文件编制导》（Q/GL-HSE-401-2008）同时废止。
附件1：《程序文件》、《作业文件》内容样板
（文件名称）（三号仿宋加黑居中）
（正文为四号仿宋GB2312，可使用如下样板。内容应适宜于操作）
1目的和范围
概述该程序（或制度、规定等）的目的或意图，即说明为什么要开展这一控制活动，以及要达到的期望目标。结尾语“……，特制定本程序（或制度、规定等）。”
起始语“本程序（或制度、规定等）适用于……”，指出该程序（或制度、规定等）控制的范围。
2管理职责
明确该程序（或制度、规定等）涉及的主管领导、主管部门、相关部门和人员的管理职责和权限。
2.1……
……
3管理流程
是程序（或制度、规定等）文件的主体，应按工作流程图的顺序引出开展此项活动的描述，以及涉及有关部门和人员的工作任务及职责、职权，具有可操作性。
3.1 ……
3.1.1 ……
……
4相关文件
说明该程序（或制度、规定等）中所引用主要法律法规、标准及其他要求的名称、编号或发布日期。
指出在程序（或制度、规定等）中引用的文件，应写清所引用文件的名称及编号。
4.1 《……》Q/XX-XXX
4.2 《……》Q/XX-XXX
5记录
明确实施该程序（或制度、规定等）时所产生的报告、记录的编号、名称。
5.1 《……》JL-XX-XXX
6术语和定义
说明该程序（或制度、规定等）中所用主要术语或专业术语的含义或名词、符号解释。
6.1 ……
……
7附则
本程序、制度或规定主要起草单位：大唐内蒙古多伦煤化工有限责任公司XX部。
本程序、制度或规定起草人：XXX。
本程序、制度或规定审核人：XXX。
本程序、制度或规定批准人：XXX。
本程序、制度或规定编号版次：XXX。
本程序、制度或规定自XXXX年XX月XX日起正式执行（若系修订，则增加“原《XXXX制度》（原文编号）同时废止”）。