电力物资公司关于档案电子化推动公司管理转型的研究
发表时间：2018-05-30T09:02:54.453Z 来源：《电力设备》2018年第1期作者：田少平郭亮冯潇孙士娇宋彦
[导读] 摘要:为缓解招投标档案存储、查询等方面的压力，响应国网公司电子化单轨制采购要求，开发招投标档案信息化管理系统，实现档案存储、查询、借阅等流程一体化智能管理，填补了招投标档案管理平台建设方面的空白，在国网系统内具有领先性。
(国网天津市电力公司物资公司天津市 300000)
摘要:为缓解招投标档案存储、查询等方面的压力，响应国网公司电子化单轨制采购要求，开发招投标档案信息化管理系统，实现档案存储、查询、借阅等流程一体化智能管理，填补了招投标档案管理平台建设方面的空白，在国网系统内具有领先性。选用分布式数据库管理系统作为开发工具，实现本地数据直接上机存取，存储内容加密后可防止恶意篡改，利用局域网存储容灾备份，既保证资料真实可靠，又实现数据资源共享，促进档案管理更加高效、规范。
关键词:档案电子化数据库资源共享
一、背景及现状
招投标档案作为招投标活动的原始记录，具有重要的凭证作用，招投标档案是伴随招投标活动的全过程而形成的，在竣工结算、监察审计、投诉处理等方面都发挥着重要作用，确保招投标档案完整、准确、安全，能够促进项目单位更好的开展项目实施工作，并使物资管理工作更加规范。以天津市电力公司为例进行分析，每年整理并装订的招投标档案3000余卷，现阶段多采用纸质归档方式，且保管期限多为永久，逐年增加的招投标档案给公司经营发展带来诸多问题：
一是库房存储压力大，招投标档案库房面积有限，目前存储容量已接近饱和，若继续采用纸质归档方式，今年将面临增加投入新建库房的困难。
二是档案查询困难，每次审计或处理投诉时，需要借阅的招投标档案多达上百卷，不但搬运困难，而且查询繁琐，需要逐卷翻阅，耗费大量的人力物力。
三是档案电子化将是必然趋势，2017年同业对标指标中要求电子化单轨制采购率60%以上，只接收电子投标文件，纸质招投标档案将逐渐退出历史舞台，档案电子化将成为必然趋势。
四是招投标档案的利用价值亟待开发，现阶段对档案的开发利用很少，往往在有投诉审计或专项检查时才会进行档案查阅的工作，忽略了招投标档案中包含的历史数据利用价值，档案管理趋于简单化、扁平化。
二、概述
为缓解招投标档案存储、查询等方面的压力，同时充分开发利用招投标档案中蕴含的历史数据价值，响应国网公司电子化单轨制采购要求，开发招投标档案信息化管理系统，实现档案存储、查询、借阅、数据分析等流程一体化智能管理，填补了招投标档案管理平台建设方面的空白，在国网系统内具有领先性。
档案信息化管理系统选用分布式数据库作为开发工具，从录入、存储、查询、借阅、保密等方面实现招投标档案多维度管理；利用大数据分析、云计算等信息化手段，对招投标档案中的可用信息进行分析、计算，形成相关数据报告，最大限度的开发档案的利用价值，对日后的工作起到辅助决策作用；同时配套研发档案自动翻页扫描仪，通过软件、硬件“双提升”，促进档案管理更加高效、规范。
三、主要做法
（1）开发招投标档案信息化管理系统，从录入、存储、查询、借阅、保密等方面实现招投标档案多维度管理；同时研发配套的档案自动翻页扫描仪，实现案卷扫描、录入、存储的无缝链接。
（2）利用大数据、云计算等信息化手段，实现档案中大数据的分析计算功能，对招投标档案中的可用信息进行分析、计算，同时形成相关数据报告，最大限度的开发档案的利用价值，对日后的工作起到辅助决策作用。
四、主要创新点
（一）业务创新性
1.研发系统配套硬件设施，提高工作效率
现阶段，处于招投标档案电子化的初期，将纸质档案转化为电子档案需要人工一页一页地进行扫描，投入的人力、物力较多。由此，
电力企业档案管理中存在的问题与解决对策 发表时间：2019-06-10T10:39:27.923Z 来源：《电力设备》2019年第3期作者：王丽娜 [导读] 摘要：随着信息技术的快速发展以及企业信息化进程的逐步深入，给档案管理带来了前所未有的挑战，同时更赋予档案管理巨大的发展机遇。 (国网冀北电力有限公司滦南县供电分公司河北唐山 063000) 摘要：随着信息技术的快速发展以及企业信息化进程的逐步深入，给档案管理带来了前所未有的挑战，同时更赋予档案管理巨大的发展机遇。《全国档案事业发展“十二五”规划》明确提出了推进档案信息化建设的工作目标和要求，可见：档案管理电子化是档案管理工作发展的必然趋势，是档案管理和时代接轨的产物，是档案管理中的一种新型模式。随着我国电力工业的飞速发展，电力档案所包含的信息也越来越丰富，电力档案的利用价值也越来越被社会所认识。如何有效地管理并利用这一宝贵的信息资源，使之更好地服务于电力企业的科学决策、生产经营和科学研究，成为电力档案工作面临的一项紧迫任务。 关键词：电力企业；档案管理；问题；解决对策 1 电力企业做好档案管理的重要性 电力企业的档案涉及到各方方面面，具有记录的内容多、范围广、信息量大的特点，它对企业的发展历程进行了真实的记录，为企业保存了丰富的知识信息，对于企业的发展有重要意义。企业档案属于公司的机密，未经批准不能外借以及外传，同时外单位人员没有经过领导批准不得借阅。在借阅档案时必须要履行登记和签收手续。档案是宝贵的资料，因此员工在借阅后不能随意的拆卸以污损文件，在归还档案是要保证其的完整性，否则档案管理部门要追究其责任。企业员工通过对档案的借阅利用，吸收经验，总结教训，在档案显示的以往经验的基础开拓创新，这一作用在电力行业这一技术性的行业更为突出，通过企业过往的研究，吸收精华，在过去好的基础上做的更好，为公司创造经济效益。 2 电力企业档案管理存在的问题 2.1对档案管理的重视不够，认识不足 一些电力企业只注重加快电力工程的建设，却忽视了企业的档案建设。一方面企业高层领导不重视档案管理，对档案管理投入不足，出现档案室设施不全，保管条件和保管手段落后；另一方面部分档案管理工作人员自身不够重视，工作责任心不强，直接导致一些档案资料的缺失，库藏档案资源较少，直接影响为企业发展提供档案服务和工作支持的能力。日常的查阅档案、上级的各项检查、精益化检查都可以翻阅电子化档案来实现，从而避免多次翻阅造成档案损坏或者运输过程中原始资料的丢失。 2.2档案管理制度不健全，管理不到位 一方面企业对档案管理的理论研究和政策指导不足，部分电力企业没有设立独立的档案管理部门，工作机构不健全、职责分工不明确；另一方面企业可能已经建立了档案管理制度，但是管理信息与档案管理没有有机结合，档案管理制度尚不能满足现实工作需要，没有形成合力支持体系。通过客户档案电子化，则能加强客户档案收集各环节的督促检查，实现客户档案的即时检查，做到客户档案标准化。 2.3档案管理人员短缺，业务素质不高 目前，企业档案管理人员相对短缺，业务素质普遍不高。部分档案工作者学历偏低，责任心不强，对档案管理工作理论知识和专业技能的学习不足，业务水平低下。部分档案管理员的待遇普遍不高，有些还常身兼数职，工作频繁变动，完全无法全身心投入到档案工作中。档案管理人员中缺乏既懂信息技术，又精通档案业务的复合型人才，不能满足档案信息网络化建设的发展需要。通过客户档案电子化，能在一定程度上减少人力物力的支出。例如我们可以坐在电脑前进行调阅客户档案，开展专项检查。像市局检查可以在市局调阅资料，不需要跑到现场来查。而且加强平时检查，发现问题及时可以整改，避免发生上级一检查，下面搞运动式的整改。 3 解决电力企业档案管理工作问题的有效对策 3.1企业领导应对档案管理予以高度重视 电力企业档案管理工作难以有效开展的根本原因是领导重视程度不足，为了进一步解决这一问题，必须使领导层对该项工作予以足够的重视，具体可从以下几个方面着手：其一，企业应当配备一名副厂级领导对档案管理进行分管，以此来提高对档案管理的重视程度；其二，可将档案管理工作的相关事项纳入到考核当中。很多电力企业都会对中层部门实行以月或季度为单位的考核，而这类考核基本都与部门利益相挂钩。为此，企业应当将与档案管理有关的内容纳入到考核范畴当中，这样能够进一步引起中层部门领导的重视。 3.2建立健全档案管理规章制度 近年来，国家为了推动档案事业的发展，制定并出台了一系列与档案管理有关的法律、法规，如《档案法》、《企业档案管理规定》以及《工业企业档案分类试行规则》等等。为此，电力企业应当根据国家颁布的这些政策法规对本企业的档案资料进行整理，并从自身的具体情况出发，建立健全档案管理制度和规范，以此来确保档案管理工作有章可循、有制度可依。此外，企业还应建立相应的机制，对档案管理工作进行约束、激励和监督，这样不仅能够进一步提高档案管理效率，而且也能有效地杜绝一些问题的发生。 3.3加大档案管理信息化的建设力度 在科技水平不断进步的推动下，计算机技术和信息技术都获得了长足发展，这两项技术的发展对电力企业档案管理产生了巨大影响，为了进一步提高档案管理水平，企业应当充分利用好计算机和信息技术，加大档案管理信息化建设力度。首先，企业领导应当对档案管理信息化的重要性予以充分认识，并按照企业的实际需要，将档案信息化纳入到企业信息化建设的规划当中，通过统一安排和统筹规划，实现两者的同步建设；其次，档案行政管理部门应当发挥出自身的引导作用，并采取分类指导的措施处理好整体提升与循序渐进的关系。对于经济效益好、管理水平较高的企业，应当全面推进档案信息化建设，如建立与电子文件相关的制度、加大纸质档案的数字化力度等等；再次，应当对档案信息资源的开发利用进行深入研究，并建立网络服务平台，实现档案信息的资源共享。 3.4加强培训，提高档案管理人员专业素质 电力企业档案工作要发展，必须加强档案人员的业务培训，重视档案人才的教育和培养，激发和调动档案人员的自觉性、积极性，提高档案人员的工作能力。培训的方式因地因人而异，可以现场培训，将培训和实际操作相结合，使档案人员较快地掌握档案工作基本要领。在日益发展的新形势下，要想做好电力企业档案管理工作，必须建立一支有专业知识，有文化素质，政治强、业务精、纪律严、作风好的档案干部队伍，定期培训则是建立高素质档案工作人员队伍的重要途径。通过培训使档案专业人员更加适应信息技术和档案事业的发
公司档案管理办法及实施细则 档案管理办法及实施细则 为进一步完善公司的管理体系，建立有效的守信激励与失信惩戒机制，规范公司的经营行为，保护公民的合法权益，促进全公司的持续健康发展，依据有关法律、法规及政策规定，结合实际，制定本办法。 一、 总则 第一条 根据企业管理和改善档案工作的要求，为进一步加强公司档案工作，更好地为公司提高经济效益服务，特制定本规定。 第二条 公司的档案是公司在各项活动中形成的全部档案的总和。其构成是以科学技术型档案为主体，包括公司章程、股东名簿、组织规程及办事细则、董事会及股东会记录、行政类文件、政府机关核准文件、工程设计图、工程预算决算书、计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、劳动工资、各类合同和其他工作等方面档案。 第三条
公司档案工作是企业管理基础工作的组成部分，是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。 第四条 公司档案管理工作要坚持集中统一的管理原则。 二、 文件材料的形成与归档 第五条 公司要根据相应法规和有关部门的规定，制定文件材料形成、积累、整理和归档的制度。文件材料的运转要遵循计划、公司的发展、项目的进行（施工）、技术、经营等项工作和文书处理的程序。 第六条 公司生产（施工）活动中形成的办公用品及文件等材料由工程项目负责人指定有关人员负责积累、整理后归档。 各项管理工作中形成的文件材料，由各职能部门按其业务范围，指定有关人员负责积累、整理后归档，然后交给公司档案管理人员。 1、公司指定专门的部门及专人负责文件材料的管理。按照各部门的工作，此类型工作由行政部门统一管理、分类、存档档案。 2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。 3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集。 第七条 公司文件材料归档的基本要求 1、归档的文件材料必须完整。 2、归档的文件材料必须准确地反映公司生产、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。
甘肃省电力公司建设项目档案治理实施方法 第一章总则 第一条为加强甘肃省电力公司建设项目档案的治理工作，提高公司建设项目档案的治理水平。依照国家档案局和国家电网公司等有关规定，结合公司建设项目工作实际，制定本方法。 第二条建设项目档案是指整个建设项目从酝酿、决策到建成投产的全过程中形成的，应当归档保存的全部文件材料。包括基建项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、勘测、设计、施工、安装、调试、试运、生产预备、竣工到投产(运)等工作中形成的文字、图纸、图表、计算材料、声像及电子版等各种载体、形式的文件材料。 第三条甘肃省电力公司建设项目竣工档案，是由各参建单位（省电力公司和托付建设、设计、施工、运行、监理、调试、招投标及物资供应等单位）在项目建设过程中共同形成的档案的总和。各参建单位，要紧密配合，分工协作，认真做好各自文件材料的形成、积存、鉴定、整理和移交工作，确保基建档案的完整、准确、系统。 第四条档案工作要与基建工程实行“三同步”，即各参建单位都应当在项目前期、项目进行中、项目交工验收三个时期，做
到档案治理与工程治理同步进行。在工程移交生产达标、工程竣工验收和工程评优中，档案治理应达到相应的标准要求。 第五条本方法适用于公司及所属单位新建、改建、扩建和技术改造等项目竣工文件编制、档案整理及竣工档案验收。其它建设项目可参照本方法。 第二章组织治理和责任划分 第六条公司建设项目档案工作按照“统一领导、分级治理”的原则进行治理。各参建单位均应明确一名领导分管档案工作，配备专职或兼职档案人员，把建设项目档案工作纳入工程的总体规划和工作打算，纳入工程治理和工程进度考核，纳入领导议事日程和有关部门及人员的岗位责任制。同时，将各自形成的文件材料及时整理归档，不得分散治理，不得由业务部门或个人私自保存应归档的文件材料。 第七条项目建设单位或托付建设单位要及时组织档案部门参加有关建设项目的合同签订、设备开箱及工程达标和竣工验收等重大活动，确保档案工作的顺利开展。 第八条甘肃电力公司档案馆是省公司系统建设项目档案治理的主管部门，在业务上同意国家电网公司和省档案局的监督、检查和指导；负责贯彻落实国家档案局、国家电网公司关于建设
施工企业档案管理制度 1.档案管理目的 为了完善公司现代化、规范化，系统化的管理制度，全面加强公司各部门之间的档案、文件、信息等内容的综合管理，促进档案管理工作能为公司各部门的各项工作更好的服务，公司根据《中华人民共和国档案法》和相关法律、法规规定，制定本公司的档案管理制度。 2.档案管理范围 2.1 此管理制度适用于本公司所有档案的管理工作。 2.2 本制度中所称的公司档案，是指公司在各项建筑施工、经营运行和管理活动中形成的对国家、社会和公司有保存价值的文字、数据、图样、图表、声像等不同形式的文件或记录。具体的主要分类包括：文件档案、声像档案、电子档案等。 3.档案管理机构及职责 3.1 公司档案工作实行二级管理。其中：一级管理是指公司综合部的统筹管理；二级管理是指各部门对本部门档案资料的整合管理。 3.2 综合部对公司各部门上交的档案进行管理。
3.2.1 公司依据《档案法》等有关法律，法规和方针政策，制定公司文件材料的归档及保管、利用、鉴定、销毁和移交等有关规章制度。 3.2.2 综合部负责监督，指导公司各部门档案的形成、积累、整理和归档工作。 3.2.3 统筹规划公司各部门的档案工作，并建立独立的档案室，负责公司档案收集、整理、保管、鉴定和收发使用工作。 3.3 各部门应该指定专人负责内部的档案管理工作--收集、整理、保管本部门的档案资料，并建立档案目录，以方便入档时能够及时、有效的备案和日后查找复核工作。 3.3.1 坚持平时整理。根据本部门不同种类文件材料的形成特征，制定案卷目录，合理分类存放，便于利用和归档。 3.3.2 负责本部门文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。 3.3.3 归档案卷做到组卷合理，页码编写准确，案卷目录清楚，案卷标题简明扼要。 3.3.4 保管好本部门应归档的案卷，保证文件材料的安全和保密。 3.3.5 接收档案员的指导规划，按规定时间向档案室移交档案。
公司档案管理制度 为进一步完善公司的管理体系，建立有效的档案管理制度，实现档案管理工作的的制度化、规范化、科学化，使档案管理更有效的为公司管理工作服务，促进公司的可持续健康发展，根据相关法律法规及规定，并结合我公司实际情况，制定本细则。 第一章总则 第一条公司档案是在各项活动中形成的全部档案的总和， 是完整地、系统地反映公司各项经营活动的真实记录，是考察和研究公司历史及现状的重要依据。 第二条档案管理工作是公司管理基础工作的组成部分，是维护公司合法权益的重要工作。公司档案管理工作坚持集中统一的原则，由公司综合部统一负责，统一管理。 第三条公司档案具体管理工作由专人负责，各部门在工作和业务经营活动中形成的行政、人事、财务、采购、研发、生产、销售、售后等一系列档案资料均须由公司统一管理，各部
门不得分散保存。 第二章档案的收集、归档 第四条对在公司经营、生产过程中所形成的一切有查考利用价值的文件资料、电子文件、照片、实物、光盘等均应进行收集归档，部门和个人不得以任何理由拒绝归档或以副本、复印件代替正本、原件归档。 第五条归档的文件资料应齐全、完整、法律手续完备且符合耐长久保管的要求，杜绝热敏纸和有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯兰墨水、复写纸等不耐久保管字迹的文件资料的归档。已破埙的文件应给予修整，字迹模糊和易褪变的文件应予复制。 第六条各部门应指定一名业务熟练，对文件资料的形成、移交、归档有控制作用的人员担任兼职档案员，负责本部门文件资料的收集、移交、归档和留存本部门查阅文件资料的保管。 第七条行政、人资类的综合部分的文件资料一般要形成两套，一套移交归档，一套留存形成部门备查；财务会计帐务所包含的报 表、帐册、凭证等档案由财务部门按有关规定自行归 档；市场营销类的市场对外合同、技术协议、项目信息台账等部分
集团企业 档案管理办法方案
第一条目的 为加强企业档案管理工作，维护档案的完整与安全，便于企业各部门人员的利用，充分发挥档案在生产、管理中的作用，根据国家有关档案管理的法律、法规，制定本办法。 第二条适用范围 本办法适用于企业在行政管理、生产建设、经营管理等过程中所形成具有保存价值的文件材料，包括行政、人事、工程、经营、财务等各种档案。 第三条职责 档案管理工作设立档案管理员，对企业内的档案资料实行统一管理，各部门设立二级档案员，由档案管理员组织协调。 档案管理员，负责组织各部门做好档案归档工作，对档案文件进行验收、整理、保管和提供利用，并对各部门文件资料的收集、整理、归档工作进行组织、指导和监督。 各部门档案员，负责部门内档案的收集、整理工作，并于指定时间将部门档案移交至档案管理员。 第四条档案的分类及编号 (一)类别设置 本企业档案共分八大类：文书档案(A)、工程档案(B)、合同档案(C)、会计档案(D)、人事档案(E)、声像档案(F)、实物档案(G)、设计档案（H）。大类用英文字母作代字,大类以下的属类用阿拉伯数字作代号。大类及属类设置如下:
A 文书档案 B 工程档案 C 合同档案 D 会计档案 D1 会计报表 D2 会计账簿 D3 会计凭证 D4 其他会计材料 E 人事档案 E1 财务综合部 E2 总经办 E3 设计部 E4 技术部 E5 项目管理部 F 声像档案 F1 视频 F2 照片 G 实物档案 H 设计档案 (二)编号方法 1.文书档案编号 文书档案采用单件归档方法，其编号结构模式为：分类号（含
大类代字及保管期限代号）/年度/件号。保管期限代号永久为1，30年为4，10年为5，同一保管期限的归档文件每年从“1”开始编件号。 例： A / 1 / 2016 / 1 件号（第1件） 年度（2016年） 保管期限代号（永久） 大类代字（文书档案） 2.工程档案编号 工程档案按工程项目组卷，其编号结构模式为：分类号（含大类代字及工程项目代号）/案卷号。每个项目从“1”开始编案卷号。 例： B 1 / 1 案卷号（第1个案卷） 工程项目代号（第1项工程） 大类代字（工程档案） 3.合同档案编号 合同档案采用单件归档方法，其编号结构模式为：分类号（含大类代字及保管期限代号）/年度/件号。保管期限代号永久为1，30年为4，10年为5，同一保管期限的归档文件每年从“1”开始编件号。 例： C / 1 / 2016 / 1 件号（第1件）
电力安装企业技术档案 管理规定 YKK standardization office【 YKK5AB- YKK08- YKK2C- YKK18】
技术档案管理制度 为建立、健全公司技术档案工作，完整地保存和科学地管理公司的技术档案，充分发挥技术档案在公司建设和发展中的作用，更好地为公司各生产技术部门服务。特制定本管理制度。 一、机构设置和职责分工 1、公司工程技术档案管理机构 2、职责分工 1）总工程师 总工程师负责整个工程的档案管理工程，组织制度本项工程的归档范围、管理制度、收集整理工程前期文件、组织审查，接受各部门编制的档案文件。 2）综合部 a、公司档案室的直接管理部门，负责建立规范的公司档案室，设立专职工程技术档案管理人员。 b、负责根据国家和行业的档案法规制定公司工程技术档案管理制度，报公司批准后，印发个部门执行。
c、及时向公司档案室移交本部门的构成档案元素的工程项目资料。 3）公司档案室 a、负责公司工程技术资料及档案的日常管理工作，负责图纸、设备资料、合同文件、联络单、洽商记录、技术安全交底记录等综合文档的接受、发放、借阅及其登记、计算机录入及编码归档。 b、负责归档数据库的数据备份。 c、负责指导公司各部门收集、整理相关工程技术资料。 d、负责档案设施、设备的维护管理、负责库存工程技术档案的安全和保密工作。 e、负责在建工程项目的资料整理工作。 4）工程部 a、建立规范的工程技术资料室，设立专职工程技术档案管理人员。 b、督促参建单位包括（设备、材料供应单位、施工分包单位、监理单位、调试试验单位）严格遵守公司工程技术档案资料管理办法，并纳入合同条款中进行管理。 c、协调参建各单位工程技术资料管理中的重大问题。 d、审定经过监理单位审查的各类技术资料，并及时移交资料室。 5）工程部资料室
《公司档案管理制度细则》 为进一步完善公司的管理体系，建立有效的档案管理制度，实现档案管理工作的的制度化、规化、科学化，使档案管理更有效的为公司管理工作服务，促进公司的可持续健康发展，根据相关法律法规及规定，并结合我公司实际情况，制定本细则。 一、总则 （一）公司档案是在各项活动中形成的全部档案的总和，是完整地、系统地反映公司各项经营活动的真实记录，是考察和研究公司历史及现状的重要依据。 （二）档案管理工作是公司管理基础工作的组成部分，是维护公司合法权益的重要工作。公司档案管理工作坚持集中统一的原则，由公司行政与人力资源总监统一负责，统一管理。 （三）公司档案具体工作由档案部进行日常管理，其他各部门在工作和业务经营活动中形成的装饰工程、基建、科研、文书、音像、人事、会计、实物等档案均须由公司档案部管理，各部门不得分散保存。 二、档案部门设置及其职责 （一）公司档案管理由总经理办公室统一保管。基本职责为： 1、制订本公司档案工作的规定、管理办法和工作计划等。 2、在统一领导、分级管理的原则下根据本专业的管理要求对档案材 料的积累、收集、立卷、归档工作进行监督和指导。 3、负责对本公司形成的各门类档案实行综合管理，积极提供利用。 4、办理领导交办的其他有关档案业务工作。 （二）各部门设立兼职档案员，其主要职责是： 1、认真执行本公司档案工作的规章制度主动向总经理办公室反映档案工 作情况，积极配合其开展工作并接受总经理办公室的监督、指导和检 查。 2、根据本公司各部门归档围负责做好本部门档案材料的收集整理工作并 在规定期限向档案部移交，确保本公司档案的完整、真实和安全。 三、档案接收与整理 (一）公司编制文件材料的归档围，根据各部门的职责不同，主要有以下几个面：
电力企业档案管理工作的现状及优化对策 发表时间：2019-03-12T16:19:43.020Z 来源：《电力设备》2018年第27期作者：王敏洁[导读] 摘要：档案管理是电力企业一项重要的工作，随着我国信息的快速发展趋势，档案管理、办公自动化也面临着前所未有的挑战，电力企业的档案管理水平虽然取得了一定程度的提高，但是仍存在很多问题，档案管理制度不完善、管理方式落后、档案管理员素质和业务水平较低，这些制约因素都影响着电力企业档案管理的发展，因此本文针对这些问题提出了相关对策，以期为电力企业档案管理工作提供 参考依据。 （国网宁夏省电力公司银川供电公司）摘要：档案管理是电力企业一项重要的工作，随着我国信息的快速发展趋势，档案管理、办公自动化也面临着前所未有的挑战，电力企业的档案管理水平虽然取得了一定程度的提高，但是仍存在很多问题，档案管理制度不完善、管理方式落后、档案管理员素质和业务水平较低，这些制约因素都影响着电力企业档案管理的发展，因此本文针对这些问题提出了相关对策，以期为电力企业档案管理工作提供参考依据。 关键词：电力企业档案管理工作现状优化对策电力企业的管理包含很多内容，档案管理就是其中的一项很重要的工作，随着社会的发展，传统的档案管理模式已经无法适应社会的发展，原始档案经常出现缺失、丢失、管理不善等问题，因此严格对建设电力企业档案的管理势在必行。目前我国建设电力企业的档案管理模式还处于初级阶段，还需要向美国等发达国家学习档案管理理念和成功经验，结合时代的发展趋势引入数字化档案管理方法，为我国建设电力企业档案管理提供参考价值。 1 电力企业档案管理现状和问题 1.1 档案信息收集不全面、保存不完善 档案信息收集不全面、保存不完善是档案管理的主要问题，有的企业原始档案和格式不规范、不统一，文件的版面设计、尺寸不一，无法进行规范的装订，一些重要文件的签字更是颜色不一，更有甚者在原始档案上涂改勾画，为后期的档案编制带来极大的不便。 1.2 档案管理方式落后 档案管理需要运用科学合理的方法和工作方式，以更好的为企业发展服务。档案管理主要分为三种管理模式：分散管理、分级管理、统一管理，在实际工作中，很多档案管理人员没有根据档案信息的类型进行分类，目前，电力企业的档案管理模式较为单一，大都选择集中管理。统一管理方式有利于电力企业的档案管理的完整性，但是这种管理模式往往给管理人员带来巨大的工作量，造成工作效率低下。 1.3 领导重视程度不够 领导重视程度不够也是档案管理水平低下的一个重要原因，电力企业领导没有充分意识到档案管理的重要性，出现重电力建设、轻管理的现象。因为对于建设电力企业来说，最重要的是看到电力企业的经济效益，因此档案管理部门在建设中往往被忽视，只有在上级检查时才进行突击整理，但是档案的管理往往差强人意。 1.4 档案管理人员专业水平不达标 目前，我国的建设电力企业部配备的都是一些文案人员，主要负责文件的存储和发放，这些文案人员大多学历低，水平不高，建设单位对于档案管理员的培训不及时，导致文档档案的质量参差不齐。电力企业档案管理人员不同于其他工作，需要一些综合素质较高，具有交叉学科背景的专业人士，知识面广，既懂电力企业又懂电力企业档案管理，可以更好的进行消息编辑和分类。 2 建设电力企业档案管理技巧 2.1 提高管理人员的业务水平 电力企业要安排专人负责档案保管，在档案的管理过程中，人是占核心地位的，培养涉及学科广泛的高素质人才是关键。从事档案的管理人员应首先更新观念，积极参与互联网技术、计算机技术、数字化技术等的培训，并将这些技术应用于档案管理的工作上，同时还要兼有严谨认真、遵守制度的优良品质，绝对不能篡改和泄露档案的内容。除此之外，档案管理员还应当坚持终身学习，不断进行档案管理的方法创新。 2.2 强化电力企业档案管理制度 电力企业应当制订一套适合自身企业发展的档案管理制度，明确档案的采集流程和注意事项，在收集完整之后统一核对并进行上报，以此来保证电力企业的档案信息的质量和完整性。强化档案管理人员的法律意识，确保档案信息的安全性，当档案管理人员离职时务必做好交接工作。同时，还要进一完善和追究责任制度，明确谁来管理谁负责，一旦档案的管理出现安全和缺失等问题，应对领导进行指责。 2.3 对电力企业档案进行数字化管理 建立档案的电子化管理，有利于进行信息传递和档案查询，防止因自然因素导致纸版文档的丢失。建设单位应建立网上管理系统，将电力企业的会议纪要、企业决策、安全问题等档案全部录入。在对档案进行数字化管理时，管理员需要借助扫描技术、数字压缩技术、电脑技术等方式把原始档案数字化直接上传，在档案生成的时候直接将其生成规范的档案信息，将纸质版的档案慢慢变成多媒体的形式，不单单要收集文字信息，还可以让档案变得“有声有色”，企业的照片、视频等档案也要全部留存电子档，再通过统一的档案分类代码进行归类管理，便于查询。电力企业的电子档案管理应只对有限的人授权，并对电子档案系统的访问和档案更改做好记录。 2.4 定期接受档案管理专家的检查 电力企业的档案管理部门要自觉接受档案管理专家的检查，请指出档案管理的不足和漏洞，并解答单位工作人员的有关问题。电力企业还要定期举办以文档档案管理为主题的内部考核比赛，对档案管理人员水平进行评分，对于档案保管较好的管理人员给予物质表扬，对于文档工作有疏忽的管理人员进行批评和惩罚，同时追求其领导的责任。 2.5 保证文档的保密性 文档的内容涉及了电力企业的全部过程内容，包括会议纲要、经费使用、质量等，与电力企业的质量和经济效益密切相关，因此文档档案不仅可以作为电力企业现场质量检测和安全管理的控制手段，如果电力企业出现了安全事故，档案还可以作为追究事故责任的有力证据。因此，文档的完整性和保密性的重要是不言而喻的。 3 结语
企业档案管理制度体系 1.总则 为加强企业档案管理，逐步实现规范化、标准化、制度化，更好地为企业经营生产服务，根据《档案法》及总公司有关档案工作的规定，结合公司实际制定本制度。 2.档案归档制度 2.1.适用范围 公司档案主要包括：1.党群工作;2.行政管理;3.经营管理类;4.生产技术管理类;5.产品档案;6.科学技术研究档案;7.基建档案;8.设备仪器;9.会计档案;10.干部职工档案等十类档案管理。 2.2.文件资料的形成和归档。 2.2.1.公司生产经营活动中形成的各种文件资料，由部门指定专人负责日常积累、和归档;各项管理工作中形成的文件资料，由各职能部门的兼职档案员分门别类做好日常积累、和归档工作。
2.2.1.1.公司党群工作档案、人事档案、行政档案由办公室按年度进行，以上资料于第二年六月底前移交到档案室进行分类、、立卷归档。 2.2.1.2.经营管理类包括经营部分包合同、分包结算、分包商评价表(包括供应商评价表);生产部的生产计划、统计(表)报表、设备报表、设备检查计划报告等按年度、组卷，于第二年六月底前移交档案室归档。 2.2.1. 3.生产技术管理类档案由质量部专人按年度负责，于第二年六月底前移交档案室进行分类、、立卷归档。 2.2.1.4.产品档案涉及到的资料由各个部门按《分类规则》11.5进行收集，以承接项目全部完工后进行，以产品入库时间为准两个月内、立卷移交档案室归档。 2.2.1.5.科学技术研究档案，由技术部在完成每一项科技成果之后两个月内，按《分类规则》11.6进行、组卷，并向档案室移交归档。
2.2.1.6基建档案，在基建项目竣工验收质保期后两个月内，由基建领导小组按《档案分类规则》11.7进行、组卷、排列、编号，并移交档案室归档。 2.2.1.7.设备仪器档案及新购进设备随机资料，由生产设备部按《分类规则》11.8进行、组卷，并在两个月内移交档案室保管。 2.2.1.8.会计档案，由财务部按《分类规则》11.9装订成册，排列编号并编制分类目录。在会计年度终了后在本部门保存一年后移到档案室保管。 2.2.2.资料归档的基本要求 2.2.2.1.文件资料必须保持成套性和完整性。 2.2.2.2.归档的文件资料必须准确反映各项活动的真实内容。 2.2.2. 3.在一个年度或一个项目结束后，由档案员按照文件的特点，系统组成一个或若干个保管单位(卷、册、袋、盒)，经主管负责人审查签字之后，按移交归档程序和时间要求，向档案室移交归档。
电力工程档案管理 制度 1
电力工程档案管理制度 1 总则 为了加强工程档案的管理，保证档案资料的完整、准确、系统，使工程档案更好地为科研、生产、技术、基本建设、设备管理和维护服务特制定本制度。 1.1 主题内容与适用范围 本制度适用于基本建设的新建、扩建、改建和技术改造等项目工程的竣工文件编制、档案整理及竣工验收。 本“制度”与国家、上级档案部门所发文件若有不一致的地方，以国家上级档案部门所发文件为准。 2 引用标准或政策规定 国档发[1987]6 号文科学技术研究档案管理暂行规定 国档发[1980]302 号文科学技术档案工作条例 国标GB/T11822-89 科学技术档案案卷构成的一般要求 国档发[1988]4 号文基本建设项目档案资料管理暂行规定 国档发[1992]8 号文建设项目<工程>档案验收办法 3 归档原则 3.1 归档的文件、档案必须达到完整、准确、系统，保障生产(使用)、管 理、维护、改扩建的需要。 档案的完整性：指国家档案局和国家计委国档发[1988]4 号
文件所确定的内容，将项目(工程)建设全过程中应归档的文件、资料归档，各种文件原件齐全。 档案的准确性：指档案内容真实反映项目(工程)竣工时的实际情况和建设过程，做到图物相符技术数据准确可靠，签字手续完备。 档案的系统性：指按其形成规律，保持各部分之间的有机联系，分类科学，组卷合理。 3.2 凡是基建工程所涉及的建设报告、批复、征地证书、规划红线、设计、施工运行图纸、资料、试验报告、产品说明书、设备开箱资料、设备订货合同、协议以及气象、水文、地质、地形等，任何部门、基层和个人办理的上述文件资料，均应主动交工程管理部门统一收集整理，立卷归档交公司档案室，不得私自扣留。 单体幢号的基建工程，按昆明市城建档案管理处编印的《昆明市城市建设工程竣工档案组卷细目》收集整理后，一式三份，一份由施工单位先交昆明市城建档案管理处，其余二份交公司档案室。 3.3 工程文件材料的形成、积累、整理、鉴定、归档是基建工作的一项重要内容，必须列入有关工程管理制度和程序；列入基建计划；列入工程技术人员的职责范围，并作为考核的依据之一。基建工程设备开箱、竣工验收、重要生产会议必须有档案人员参
档案管理制度 1．0 主要内容及适用范围 规定公司办公室各类档案资料的形成与归档、分类、鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁等管理内容。客户档案管理执行《客户档案管理制度》。 2．0 档案的管理机构 2．1 文书结案后，原稿由公司办公室所辖档案室归档。 2．2 各经办部门或个人视实际需要，经有关领导批准后可留存影本。 2．3 档案室主要职责： 2．3．1 制定或参与制定档案工作的规章制度； 2．3．2 对企业其他部门文件材料的归档工作，进行指导和监督； 2．3．3 做好企业档案的收集、整理、保管和利用工作； 2．3．4 做好永久性档案向有关档案机构的移交工作； 2．3．5 提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。 3．0 档案的种类 3．1 法规性文件。包括上级颁发、需企业执行的，或由企业发行的各种标准、规章制度等。 3．2 企业的重大决议。包括由企业股东大会、董事会、监事会、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。 3．3 计划性文件。包括企业总体计划或规划、开发计划、项目质量计划、营销计划、财务计划等。 3．4 总结性文件。包括企业年度和月度工作总结、下属部门的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。 3．5 批示性文件。包括企业各类计划指标、技术指标、营销指标等。以及企业各类命令、工作指示等。 3．6 凭证性文书材料。包括企业各部门上报的、在日常活动中形成的原始记录和凭证，如财产状况、房屋销售、合同书、协议书等的原始记录和文本。 3．7 证件性文书资料。包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达
公司档案管理制度及流程 (最新) 一、目的 加强档案管理,规范公司档案的收集、归档程序和方法,确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。 二、适用范围 适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 三、职责 (一)办公室： 1.负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作,并负责督促指导部门档案管理。 2.建立健全公司档案管理制度,指导、监督和检查执行情况； 3.收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料； 4.负责公司档案的利用和销毁管理,监控档案利用和销毁的全过程,确保公司档案的安全；指导公司的档案管理工作。 5.提高档案信息的利用效率,促进信息传递和沟通； 6.负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 (二)其他各部门相关人员： 1.负责在工作变动时,做好或协助移交工作,并及时通知办公室； 2.定期向办公室移交本部门档案； 3.负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档； 4.财务部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料； 四、工作程序 (一)档案资料的收集 1.各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集。 2.各部门文件、合同等资料原件需要保存的,各部门分别进行整理,并编制《移交目录》每月向办公 室移交。 3.档案资料的日常管理： ⑴公司的电子文件,应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。 ⑵文件资料、合同要科学排列,按编号顺序存放于文件盒内,并加以标识,整齐排放在档案柜中。 4.档案借阅： ⑴借阅档案要履行借阅手续,填写《档案借阅登记表》,有部门经理签字同意后,经办公室主任核查后方可借出； ⑵档案外借一般只借复印件,需借原件者须经总经理批准,借阅的档案交还时,必须当面点交清楚,如发现遗失或损坏,应立即报告直接上级； ⑶借阅档案用完后,应及时送还,如超过借阅时间,须重新办理手续； ⑷借档人必须爱护档案,不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影,不得转借或损坏； 5.档案销毁： ⑴对已失去利用价值的档案,销毁时,必须写申请销毁报告,编制销毁目录,报办公室主任鉴定,最后报总经理的批准,方可销毁。 ⑵执行销毁任务时,必须由办公室主任监销,监销人不得少于二人,并在销毁目录上签字。最后,把销毁目录和办公室主任、总经理的批准手续文件,一并存档永久保存。 (二)档案管理细则 1.档案资料的归档范围： ⑴公司对外发出的公文,如给政府的请示报告类公文等； ⑵公司收到的公文,如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、
集团公司档案工作总结 公司作为一家社会公益服务性的企业，供给优质的热能做到让客户满意是公司宗旨目标，为此公司把保证安全生产、提高供质量作 为首要任务，我们连续几个夏天对供热范围内的不热用户进行了供 热系统集中改造，这其中档案资料发挥出了巨大的作用。希望对大 家有所帮助，欢迎阅读。 档案工作总结(1)： 在集团公司和档案馆的领导和支持下，公司贯彻落实集团公司档案工作相关规定，加强档案基础建设、提高档案管理水平、优化档 案服务质量。公司对此做了相当的投入，档案管理工作不断完善。 现将2013年上半年档案工作情景汇报如下： 一、加强管理，高度重视 公司配备专职档案员，负责日常档案工作。为了使档案管理与公司办公自动化系统同步发展，配备了复印机、传真机、电脑以及彩 色激光打印机等设备。完善基础设施，保障档案工作顺利进行。 二、完善业务流程 档案归档范围严格按照指定的标准学习和执行，并加强了档案台账管理。为保证档案资料收集的完整性和规范性，强化归档意识。 及时登记来文文件，监控文件处理进度，准时整理归档。严格按照 档案接收、整理、保管程序实施管理，对档案进行排列编码，同时 也保证了档案保存的顺序性和紧密性。上半年公司完成归档190份，并及时将借阅文档收回。根据上半年档案工作情景，公司对下半年 工作做出了相关调整和规划。 一、继续强化归档意识，规范立卷归档程序。在收集、整理、立卷归档积累资料的基础上，认真总结经验，继续改善方式方法，明 确其资料的归档范围，发挥档案信息资料的最大效能。
二、深入学习档案规范，加强交流和沟通。在开展工作的基础上，进取参加集团组织关于档案理论知识学习的培训，向档案工作做得 较好的同志多交流沟通，参观学习，努力提高档案管理的专业性和 规范性。 档案管理工作在领导的关怀支持下稳步提升。公司档案工作争取在下半年的工作中取得新的提高，力争把档案档案管理质量和工作 水平推向一个新的高度。 档案工作总结(2)： 档案工作总结 一、突出重点，整体推进 二、加强党建，提升效能 认真贯彻落实“三会一课”，不断创新理论学习的方式和载体，先后组织了知识竞答、座谈会、研讨、大讨论、讲党课和党员奉献日、开辟学习园地等活动，开展了“首讲轮讲”、座谈会、民主生 活会、“为国守史，为党管档”等主题实践活动，全面提升支部党 员干部政治理论水平;深入开展创立学习型组织，推进机关效能建设，改善阅览室环境，为来馆利用者供给人文关怀;进取组织党员、干部 参加区内创城、徒步、乒乓球比赛等文体活动，以优异的成绩展现 档案局党员干部团结协作、奋发向上的精神风貌。 三、加强班子和队伍建设，提高凝聚力和战斗力 征求各层次意见，开展了批评和自我批评，认真梳理了领导班子、党员干部在作风建设等方面的情景，制定了努力方向和整改措施;班 子成员坚持“一岗双责”，从自身做起，把抓好领导班子建设和党 风廉政建设放到首位，班子成员之间经常交换意见，沟通思想，经 过沟通促团结，经过制度促规范，经过学习促提高，经过监督促廉政，团结带领全局同志锐意进取，开创工作新局面。 四、强化廉政建设，营造风清气正氛围
前言 1、本标准是依照《建设一流供电企业考核标准》的要求，为了加强对公司企业档案工作的治理而制定。 2、本标准由湖北丹江电力股份有限公司标准化委员会办公室提出。 3、本标准起草人： 4、本标准审核人： 5、本标准审定人： 6、本标准批准人： 7、本标准由湖北丹江电力股份有限公司标准化委员会负责解释。
目次 前言 (1) 目次 (2) 1 适用范围 (3) 2 引用标准 (3) 3 治理职能 (3) 4 治理内容与要求 (4) 5 检查与考核 (11) 附：企业档案分类表 (11)
1 适用范围 1.1本标准规定了公司企业档案治理的职能、治理内容与要求、检查与考核。 1.2 本标准适用于公司及各基层单位的档案治理。 2 引用标准 能源部《电力工业企业档案分类规则供电企业档案分类表》国家档案局《文书档案保管期限表》 国家档案局、国家计委《差不多建设资料治理暂行规定》 国家档案局、国家经委、国家计委《国营企业档案治理暂行规定》 国家档案局《企业档案工作目标治理方法》 3 治理职能 3.1 总经理工作部（公司办公室）是公司档案治理的归口治理部门，设档案专责负责公司档案的日常治理工作。 3.2 认真贯彻执行党和国家有关档案工作的各项方针、政策，负责组织制定企业档案治理的实施细则。
3.3 负责企业文书、会计、科技、声像等档案及资料的治理工作。 3.4 研究企业档案工作规律，制定档案工作打算、方案。 3.5 对基层单位的档案工作实行指导和监督，开展业务培训工作。 3.6负责组织企业档案目标治理工作，使档案治理达到与企业治理相适应的水平。 3.7企业档案实行集中统一治理，维护档案的完整与安全，为公司生产经营、建设和科学研究服务。 4 治理内容与要求 4.1 归档治理 4.1.1 在工作中形成的具有保存价值的文件材料（含文字、声音、图像、电子等各种专门载体材料），都应当及时归档。凡属应归档的文件材料，各有关部室应按公司制定的企业档案归档范围，由兼职档案员收集齐全、完整、准确，并进行整理，于第二年一季度前按照归档要求移交到综合档案室集中统一治理。 4.1.2 企业生产（施工）活动中形成的科技文件材料（含各种专门载体材料），由产品试制、科研课题和工程项目负责人指定有关人员负责收集、整理，工作完结后立即交综合档案室科技档案人员存档。
十二、公司档案管理办法 第一条依据《中华人民共和国档案法》，结合公司实际情况，特制订本 办法。 第二条公司档案工作的基本原则是：集中管理与分散管理相结合，以集中管理为主，即公司文书档案由办公室集中统一管理，档案（已交办公室的除外）分别由有关部门管理，以便于及时利用，维护档案的完整与安全。公司各部门在各项活动中形成的具有参考价值的文件、材料，由承办单位、主办人负责将其中已办完的文件、资料及时归档。 第三条公司办公室设立专门的档案工作，受上级部门档案处的业务指导、监督和检查，负责管理公司的文书、科技（部分）档案，其任务是： 1．收集、整理、立卷、鉴定、保管公司的文书档案； 2．积极开展档案的提供利用工作； 3．进行档案鉴定； 4．进行档案统计； 5．保管部分科技档案； 6．认真学习《中华人民共和国档案法》有关制度、档案工作理论、技术和业务知识，掌握归档的基本方法，保证档案质量。 第四条归档 归档的文书包括： 1．公司与有关单位的来往信件、各种协议书、合同等。 2．公司会议原始记录、纪要和决定（包括发布的通知、通报、机构调整、任免、奖惩以及全公司的规章制度）。 3．公司制订的计划、统计、预决算、工作总结。 4．公司主持召开的各种专业会议形成的领导讲话、文件和会议总结纪要。 5．国际交流和合资企业来往文件、协议、报告和会谈纪要等文件材料。 6．公司各部门的发文。 7．其他具有保存价值的文件材料、重要的工作经验材料。 8．外单位直接发送给公司各部门的抄送信件。 第五条归档要求 1．归档的文件材料，应按照自然形成、保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档。 2．在一个卷内要按问题或文件形成的时间，系统地排列。 3．案卷标题要简明准确，整理好的案卷要确定案卷的保管期限，原则上分为永久、长期（十五年以上）、短期（十五年以下）三种。 4．按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录备考表。 5．全部案卷组成后，要对案卷作统一排列并编写档号，然后逐卷登记，填写案卷目录。 第六条档案借阅 1．借阅档案要履行借阅手续。调阅档案只限在档案室查阅，不能带出，必须带出档案室查阅的，要经过办公室主任批准。 2．借阅时间，一般档案最长不超过十天，密级档案最长不超过一周。 3．借档人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、 画线和涂改，未经批准不得复印档案。