公路工程监理资料编制的注意事项
现场监理内业资料是项目实施过程中对工程监督管理的原始记录，对质量控制、投资控制、进度控制以及合同管理等所做工作的真实记录。这些资料是评定工程质量、竣工交付使用的必要条件，是一份工程项目竣工验收备案前必须审查的档案材料。也是监理工作中各项控制与管理工作的依据和凭证，反映了监理人员的素质和项目监理组的管理能力和管理水平，并可作为以后发生各类纠纷问题的原始依据。
监理内业资料的管理应严格遵循公司质量手册及质量管理体系程序文件。监理内业资料的管理应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于内业资料的保管和利用。
一、总目录
1 发文登记表（台帐）
2 收文登记表（台帐）
3 监理管理类文件：监理大纲、监理中标通知书、监理合同、监理登记证。
4 监理规划、细则。
5 监理基本资料：营业执照、资质证书、ISO证书；
总监任命书、总监代表授权委托书；
包括总监调换申报表、专业工程师调换备案表等。
7 监理设备清单及相关设备检定证书等。
8 规范、法规性文件。
9 公司来文
10 工程开工/复工报审表、工程暂停令，附开工报告及相关资料。
11 施工组织设计（方案）报审表，附施组、方案、包括特殊工种工人的上岗证、设备检定证书等。
12 分包单位资格报审表，附分包单位资质材料及相关资料。
13 报验申请表（台帐）
14 报验申请表——测量
15 报验申请表——桩基
16 报验申请表——基础工程
17 报验申请表——主体结构
18 报验申请表——装饰工程
19 报验申请表——机电安装工程
20 报验申请表——（根据工程规模、结构型式或分部、分项工程可单列、扩展）
21 工程款支付申请表/工程款支付证书
22 工程临时延期申请表/审批表/最终延期审批表
23 费用索赔申请表/审批表
24 工程材料/构配件/设备报审表（台帐）
25 工程材料/构配件/设备报审表——钢材（原材料）
26工程材料/构配件/设备报审表——钢筋焊接
27工程材料/构配件/设备报审表——水泥
28 工程材料/构配件/设备报审表——砂、石
29 工程材料/构配件/设备报审表——砼配合比
30工程材料/构配件/设备报审表——砼试快
31 工程材料/构配件/设备报审表——防水材料
32 工程材料/构配件/设备报审表——
（根据工程规模、涉及的内容如分部、分项工程，可单列、扩展）
33 工程竣工报验单/竣工资料：验收报告、质量评估报告、
合格证明书、监理总结
34 施工进度计划报审表，附进度计划
35 工程质量问题（事故）报告/处理报审表
36 工程专项检测资料：桩的动测、桩的静载试验、钢结构焊缝检测、幕墙三性检测、基坑开挖监测（若资料多，可扩展单列：2.12.1、2.12.2、……）
37 施工单位来文（综合）
38 监理工程师通知单/回复单
39 监理工作联系单
40 巡视旁站检查记录
41 监理日记
42 监理月报
43 会议纪要（例会）
44 专题会议纪要：设计交底、图纸会审、监理细则交底会、文明安全检查
（可扩展单列）
45 建设单位/上级主管部门来文，包括施工许可证
46 图纸/设计变更/技术变更（核定单）[台帐]
47 建设单位提供设备清单
48 来往文件流转夹
49 待处理文件夹
二、监理资料管理贯穿于工程项目监理的全过程，要做到及时、真实、有序，还必须重视和了解对施工资料的监理。从第一次工地例会上就要强调工程资料的重要性，及时把监理规范中的施工阶段监理工作的基本表式提供给施工单位，要交待有关施工报验工作的程序和基本条件及提供报验原件份数，坚持报验必须资料先行，各项施工资料必须真实、合格的原则。在施工过程中，加强与施工单位有关人员联系沟通，取得他们的密切配合，使信息资料及时传递；
工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。根据不同建设单位、城建档案管理机构对档案原件的要求，资料管理人员应在文件最初形成过程中确定原件份数（例：监理工程师通知单、监理工作联系单、监理月报、工程例会、监理细则、评估报告及监理总结等），及要求施工单位提供原件份数（例：监理工程师通知回复单、工程报验申请表、工程材料/构配件/设备报审表等施工阶段监理基本表式），以备监理竣工档案均以原件编制组卷报送验收，也可减轻在竣工档案整理阶段大量复印及补齐工作。
资料常见问题分类解析：
一、案卷方面：封面、案卷题名要正规，编制日期为编制者完成
资料组卷的日期。
（1）评定资料以每一分部评定资料合为一件。
（2）工序资料以每一分项为一件。
（3）试验资料以五大类中的材料或工艺种类试验报告合为一体，时间跨度大时可以月份分类。
（4）文件编号，管理性文件填发文号，申请与批复合为一体的填批复号。
二、评定单元与资料的整理分段与规范要求不一致。
一个准确的划分是编制竣工资料的龙头，应按照评定标准附录A的规定划分原则：（1）一个项目的划分规则应统一，如一标以一公里为单元划分，则二、三标均以一公里划分。（2）监理的划分和施工单位要一致。
三、资料填写方面：
1、原始记录没有编号，填写不完整、欠规范。
2、检查和试验结论简单。
3、原始资料涂改、签字不全、或有代签字，部分资料盖章不全。
处理：
凡是涉及的内容都要填写，没涉及的内容的栏目采用杠掉的原则进行填写，原始记录都要手写，二次加工的（如运算）的可以打印，试验原始记录要手写。修改要采用右斜杠改的方式进行。监理评语、试验结论、检验结论
等要根据具体内容填写，不能简单的写合格之类。符合要求要写明符合什么要求，比如设计要求或规范要求。
四、资料缺乏关联性。资料前后不呼应，有矛盾。
五、数据填写错误。
六、引用标准错误。要用新的标准。
以上三点要注意认真，尽量减少错误。
七、照片及音像档案要求：隐蔽工程和凿桩头，桩基、伸缩缝每
处要求拍三张照片，桩基破桩一张，接桩左右各一张。伸缩缝焊接好一张，浇好二张。拍现场要求全景，近景都要照。并标明时间，地点，哪项工程，哪个部位。每个标段要及时将照片及音像档案上交资料室，以免时间久了不能分辩。
八、监理日志，巡查日志，安全监理日志，要求填写详细，不能
有空格，没有涉及的内容也要写有或无，当月的资料在下个月的五号之前上交资料室。
九、确保资料的完整性，连续性。
关于安全台帐：
目前，在安全责任已经被无限扩大的前提下，我们监理工作的头等大事已经非安全莫属。因此做好监理安全台帐是减少规避安全监理责任的重要手段之一。
安全台帐应该主要包括以下内容：
1、监理规划（纳入安全管理内容）、安全监理细则。
2、对施工单位安全生产保证体系、安全生产责任制、各项规章制度和安全检查机构建立及人员配备情况的审核意见。
工程开工前要求施工单位建立健全上述各制度，并在检查表上签审意见。
3对施工单位应急救援预案和安全投入费用使用计划情况的审核意见。
工程开工前要求施工单位上报，并在检查表上签审意见。
4对施工组织设计中的安全技术措施或专项施工方案是否符合工程建设强制性标准情况的审核意见。要求施工单位完善签审手续，上报《技术方案报审表》，对照有关强制性条文，结合技术审查，签署监理审查意见。
《安全生产管理条例》第二十六条：施工单位应当在施工组织设计中编制安全技术措施和施工现场临时用电方案，对下列达到一定规模的危险性较大的分部分项工程编制专项施工方案，并附具安全验算结果，经施工单位技术负责人、总监理工程师签字后实施，由专职安全生产管理人员进行现场监督：
（一）基坑支护与降水工程；
（二）土方开挖工程；
（三）模板工程；
（四）起重吊装工程；
（五）脚手架工程；
（六）拆除、爆破工程；
（七）不良地质条件下有潜在危险性的土方、石方开挖；
（八）滑坡和高边坡处理；
（九）桩基础、挡墙基础、深水基础及围堰工程；
（十）国务院建设行政主管部门或者其他有关部门规定的其他危险性较大的工程。对前款所列工程中涉及深基坑、地下暗挖工程、高大模板工程的专项施工方案，施工单位还应当组织专家进行论证、审查。
5对施工单位施工机械和各种设施的安全许可、验收、备案等手续情况的审核意见。主要是对特种设备以及危险物品的容器、运输工具等。特种设备是指涉及生命安全、危险性较大的锅炉、压力容器（含气瓶，下同）、压力管道、电梯、起重机械、客运索道、大型游乐设施。运输工具指车、船等。要求施工单位使用前及时提供并在检查表上签审意见。
对施工单位三类人员的到岗情况，持证情况，特种作业人员的到岗情况，持证情况要定期检查，并认真填写检查表格，经专业监理工程师签字后交资料室存档，如不到岗或持证缺失，则要求施工单位整改并回复，达到闭合管理。
6现场安全检查记录、各类书面指示单、整改通知书、监理通知、警告单、停复工令等及施工整改书面回馈情况。
监理部定期、不定期的安全检查记录、整改单等，检查表上要求施工单位签字认可，整改要求中要明确整改时间，要求施工单位有回复及监理复查意见，达到闭合管理。一般情况下，口头通知不立即改正的、危险性较大的违规行为要及时发书面指示，书面指示无效的发违规警告，违规警告无效就要发暂停工令（要与业主沟通）。暂停工令发了继续施工的报有关部门（主管部门、安监部门）。
7 监理部安全技术交底记录、会议纪要等。
监理人员进入新工地、新标段必须由总监进行安全技术交底，交底内容主要包括：自身安全防护、监理安全责任、有关强制性条文、监理细则、针对性安全监理内容等。平时不定期进行安全活动，对新技术、新工艺或针对性出现的安全违章监理对策等进行座谈、探讨，并形成记录。交底记录、会议纪要等完备签字手续，不可不签或代签。
8 安全监理日记，真实、准确、全面地记录与工程相关的一切问题。
安全监理日记是记录一项工程从开工到竣工全过程监理工作中所发现的、提出的、解决的、协调的各种安全监理活动的全面记录，是监理工作中最重要同时也最基础的监理工作。
编写要求：
⑴要及时，当天事情当天记，当天值班的监理人员当天签名；
⑵要全面，不仅包括天气、现场、会议，要包括所有可能造成合同纠纷的事件；
⑶是真实，要实事求是，只记录事件，就事论事，不要记录自己的偏见；
⑷要闭合，有提出问题的记录一定要有相对应的解决记录；
⑸要书写工整、规范用语、内容严谨。
9 其他有关资料。其他与安全有关的资料，及时收集，注意保存。对施工单位上报的书面单子或业主指令及时回复和批示。
表格由资料室提供。
安全监理也是每个监理员的职责，任何一个监理在工地上看到有违规操作和安全隐患的施工，都应该及时制止，采取措施，并马上报告专业监理工
程师。各个监理小组应当重视安全监理资料的收集和整理工作，及时上交资料员归档。
环保台账
环保工程监理资料体系应和工程监理是一致的，此节主要论述工程环境监理的资料体系。
一、日常工作记录
1、天气记录
2、监理人员工作记录
二、会议记录
三、监理月报
1、环境保护监理月报
2、施工单位环境月报
四、与业主、施工单位往来函件
五、工程竣工记录
六、工程建设文件
七、环境监测报告
常用环境监理表格：
1、地表清理与掘除检验报告表
2、取（弃）土场变更审批表
3、取（弃）土场整治恢复检验报告单
4、施工临时用地计划审批表
5、施工临时用地整治恢复检验报告单
6、施工临时用地恢复情况一览表
7、现场环境质量监测结果报告单
8、拌和场（预制场）环保设施
检验报告单
9、围堰拆除申请单
10、围堰拆除检验报告单
11、工程环保事故报告单
12、工程环保事故处理方案审批表
（表格由资料室提供）
专业监理工程师负责本专业的原材料、分项工程的验收及有关监理资料的收集和整理工作，分部工程验收完毕，即应将真实、完整的资料交资料员验收归档。资料员负责资料的验收、分类、整理工作。
监理资料是在工程监理过程中逐步形成的，而整个监理过程环节繁杂，专业各异，不论是总监理工程师，还是专业监理工程师，还是专职资料员，仅仅依靠个人的力量是无法做好这项工作的，所以希望大家共同努力，将这项工作做好，而不是到后期或是上级来检查时恶补。希各监理人员仔细阅读，对照条款，对于缺项的要及时补上。