钥匙管理办法
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一、目的:
为有效对**广场日常工作中使用的钥匙进行规范管理。
二、钥匙分类:
1.商户钥匙
2.商场消防通道门及商场大门钥匙
3.设备机房、工程、物业仓库钥匙
三、各部门职责:
1.工程部:负责对钥匙的单位、数量、编号及适用性进行逐一确认。
2.物业部:负责对移交的钥匙单位、数量、编号及适用性进行逐一确认,并做好钥匙
的标识与借用登记。
3.工程经理:负责确认与施工单位钥匙的移交,并与物业部做好移交手续。
4.物业经理:负责确认与工程部钥匙的移交,并对钥匙的保管进行定期检查。
四、钥匙整理:
应标清钥匙单位编码并整齐有序地放置在钥匙柜中,并在钥匙柜贴上示签,加以注明。
五、钥匙的损坏或丢失:
当发生丢失或损坏钥匙报告时,应记录事件经过,并上报本部门经理。采取补配钥匙或换锁措施。
六、分级管理:
对广场各类钥匙进行三级管理。
一级钥匙管理规范
1.一级管理:为商户留存的封存钥匙。
2.接管与封存
1)营运部接收客户留存的钥匙并在《钥匙管理清单》上记录更新。由物业经理及消防
主管签字确认。
2)营运人员陪同客户至中控室,中控室人员根据物业经理及消防主管签字确认记录,
当面将钥匙放入封存于钥匙柜。
3.使用
1、发生紧急事件(跑水、着火等)时及时通知商户紧急联系人,经紧急联系人同意后
使用。
2、如联系不到紧急联系人,须经总经理室同意后使用。
3、使用时两人到场,并填写《钥匙借用登记表》。
4.管理控制
1)物业部经理每季度对钥匙的封存情况检查一次;
2)封存钥匙箱实行双重管理。
密码钥匙箱钥匙封包并存放在中控室二级管理钥匙箱内,需得到物业经理同意后方可拆封使用,使用后需重新封包存放。
密码钥匙箱密码有物业经理负责保管。
5.钥匙的损坏或丢失
当钥匙发生丢失或损坏时,中控室当值人员应及时报告物业经理及消防主管并记录事件经过。营运部经理与商户联系,征得商户同意后,采取补配钥匙或换锁措施,确保遗失钥匙单位的安全,并更新《钥匙管理清单》相关记录。
二级钥匙管理规范
1.二级管理:为备用钥匙,主要包括楼顶平台、消防通道等处需锁闭大门钥匙,各类
工程机房的钥匙。
2.接管与封存:
1)所有备用钥匙均需《钥匙管理清单》上登记并由经物业经理、消防主管签字确认。
2)所有备用钥匙经确认后,应根据钥匙的用途及部门的不同做好钥匙标识。
3)所有备用钥匙统计存放在中控室二级管理钥匙箱内。
3.使用:
1)当公司员工因公事要求使用备用钥匙,须经消防主管及以上人员同意后使用。
2)借用人需要求详细填写《钥匙借用登记表》。
4.管理控制
1)消防主管每周对备用的钥匙检查一次。
2)中控室人员据各类登记表的记录检查钥匙的借还情况,发现借期超过一星期不还钥
匙者,应上报消防主管向借钥匙部门催还备用钥匙。
5.钥匙的损坏或丢失
当钥匙发生丢失或损坏时,中控室当值人员应及时报告物业经理及消防主管并记录事件经过。物业经理/消防主管与钥匙原有部门协商沟通,采取补配钥匙或换锁措施,保障遗失钥匙单位的安全,并更新《钥匙管理清单》相关记录。
三级钥匙管理规范
1.三级钥匙为常用钥匙,由各钥匙常用部门在《钥匙管理清单》进行登记后,交各使
用班组自行保管、使用。
2.使用:
1)商场开闭店钥匙使用:由物业部安管领班在开/闭店前30分钟内至中控室登记领用
并在按岗位分区分发。待开/闭店工作结束后统一回收,30分钟内归还至中控室。各班组应对钥匙使用情况进行登记。
2)其他钥匙使用:由各工作组主管、领班负责日常的保管、分发及回收。并对钥匙使
用情况自行进行登记。
3)各钥匙使用人应保持钥匙标识的完好性。发现标签、编号脱落或模糊不清时,应及
时更新改进。
3.管理控制
各部门主管负责对钥匙的日常使用及存放管理每周不少于一次检查。并配合物业部进行三级钥匙管理。
4.钥匙的损坏或丢失
当发生丢失或损坏钥匙报告时,应记录事件经过,并上报本部门主管/经理。采取补配钥匙或换锁措施。并配合物业部更新《钥匙管理清单》相关记录。