1. 目的：为成品销售提供文件指导，确保已销售的成品均有记录可追查。
2. 范围：公司所有销售的产品。
3. 责任：
3.1供销部（销售人员）：
负责产品销售意向的评审；负责销售信息和客户信息在公司内的有效传递与反馈，如质量标准、包装要求、拟发货时间、中文或英文COA、标签要求、唛头样张、是否需要打包等。负责与销售部的沟通，编制与审核“定货通知单”；负责发货通知单的填写与传递；负责发货（含发样）登记；负责运输车辆的联系；负责与运输单位确定发货产品的运输防护工作。
3.2生产部：负责定货通知单的审核，评估有无现货，根据产品库存和销售计划制定生产
计划；本着先进先出原则和库存量与生产车间一起确定发货批号；负责客户加增加项目的请验；下达产品分装、更换包装及更换标签的操作指令，并监督生产车间执行情况；参与评估客户质量要求；负责QC检测用工作标准的自制等。
3.3生产车间：根据生产计划完成销售计划外产品的生产交货任务；负责客户加测增加项
目的请验（送检）；负责发货产品（含样品）的分装、更换包装及更换标签的操作并进行记录，办理出入库手续等。
3.4QC：负责客户加测增加项目的取样、检验工作及时开具检测报告单；负责发货COA的
签发；负责客户质量标准及分析方法的确认与验证等；负责检测用标准品的申购。3.5QA：负责定货单传递过程的监督与协调；负责发货唛头的打印及审核；负责COA模板
的制作与审核；负责COA的审批；负责中间体、产成品、中试产品、验证批产品的放行与风险放行；对发货过程进行监督检查。
3.6仓储部：根据定货通知单上拟发货产品的批号，准备货物；复核与张贴唛头；负责产
品的打包及装箱作业；负责产品的搬运、装车；执行产品的防护相关制度；完成相关的出库记录等。
3.7 研发部：涉及发研发样品时，负责样品的制取，包装，送检等，具体参照附件流程图。
4. 内容与程序：
4.1产品销售意向的评审
4.1.1对来自顾客的订货意向，不论来人、来函或电话、传真，业务员均应记录在R-xxx-1
《销售意向/合同记录与评审》中，明确客户的要求。
4.1.2对客户的要求要进行评审，内容包括：产品名称、标贴、订货数量、价格、质量要
求、包装、运输要求、交货要求及付款方式和期限等。
4.1.3对客户的常规要求（是指客户要求的产品为公司已正常生产的品种及要求的价格在
规定的范围之内等）由业务员进行个人评审后签订合同，由指定人员复核后发送。
对客户的特殊要求，业务员应提请销售经理或总经理组织有关部门评审后，再签订合同。
4.1.4销售人员要做好评审记录，并将其与客户签订的合同附在一起做为一份合同记录，
组织实施合同。
4.2对需求样品、船样及保留货物的操作
4.2.1当客户提出需要样品或船样时，销售员填写R-xxxxx-2《定货通知单》按xxxx《客
户需求样品管理规程》进行操作。
4.2.2已发船样确认，短时间内暂不发货的，或其它原因需保留的货物，供销部可凭“定
货通知单”，向仓库办理货物保留手续，填写R-xxxxx-5《货物保留单》。货物保留单上应列明保留到期日，货物到期前通知业务员，询问是否需要延期。如延期则在保留单上填写延期日，需延期但未指明具体延期日时在延期栏中划“√”。
4.2.3货物保留如无特殊要求最长期限不得超过6个月，到期后仓管员通知销售业务员，
待其同意后取消保留；对于取消合同的订单，仓库在收到取消通知后同时取消对应批产品的货物保留。取消保留货物应在《货物保留单》中填写取消保留日期、取消人并简单写明取消原因。
4.3合同实施
4.3.1 定货单的填写规范：业务员签订合同后，均应填写“定货通知单”，如果是需分批
发货的，则在定货单填写合同号时，分开填写，即按需发货次数分别写上合同号+发货次数，如xx2014S0001-2，则表示本公司2014年第一票合同的第二次发货。定货通知单内容一定要详细、准确。如质量标准：可填写对应的药典或对应的检验规程标准号，如是客户要求，则写清客户要求或附产品质量分析单样张；包装要求则要写明内、外包装的物料名称及代号，要求使用托盘的还应写明托盘尺寸、材质、适用国别等信息，如无代号的则尽量写清尺寸大小及材质要求。如还有其它额外要求的则在“其它要求”项下一一列明。填好定货单后供销部留一联备查，其它联一并送到生产部。
4.3.2 生产部确认：需确认有无现货，如无现货，则确认是否已有生产计划，如无计划，
则做出生产计划、确定生产完成时间，并在定货单上记录该时间，确认后签名并留一联备查，其它联转送到相关生产车间。
4.3.3 生产车间定批号：本着先产先出的原则，根据定货单要求确定产品批号、生产日期
及数量，签名后留一联，其它联转送QC。
4.3.4 QC检测及开COA：接到定货单后按要求检测并开检测报告单给生产车间，如果合
格，则开具出厂产品COA并且在定货单上填写COA质检号及检测合格结论，填写者签名后，留一联备查，其它联与COA一起送到QA。如果待发产品尚未包装，车间则负责待发产品的包装和入库。
注：出厂产品COA管理执行文件xxxxx 《产品出厂质量分析单的管理制度》。
如果QC的检测结果不合格，则开具不合格报告单，并且将该定货单的所有联与不合格报告单一起返还到生产车间，由生产车间按记录修改要求划去原来批号、数量及生产车间等内容并签名，然后在下面空格内再填写另外确定的批号后再送QC，QC同
样按
上述的规定操作。
4.3.5 QA审核与放行：接到定货单和COA后，核对相关记录的正确性并确认产品是否可
放行，核对无误后则在定货单和COA上分别签名，然后留一联定货单和一份COA，其它联与COA一起送供销部。
注：如QA认为某些批次产品不能放行时(如未完成加速稳定性考察的验证批)，且无其他合格批次时，QA需立即通知销售员，由销售员与客户沟通，客户同意后才能批准放行。
4.3.6 销售员接到QA送来的COA和定货单后即可通知仓库，仓库管理员核对定货单上的
所有项目与发货一致后即可打包、贴唛、准备发货。
4.3.7 如果在定货单执行过程中销售员要临时取消该定单，则在供销部所留一联的“定货
通知单”中“本订单取消通知”项下签名后，分别通知相关部门，并请他们在销售留底联中签字。
4.3.8 发货
4.3.8.1销售单证员根据定货通知单/销售合同于发货前填写R-xxxxx-3《发货通知单》，
一式多联，填写时必须用力，尽量不要在不明显处重描。
4.3.8.2通知成品库发货并签字确认。发货后，供销部、成品仓库、门卫(作为出门证)、
财务、生产统计员各留底一联。
4.3.8.3成品库人员按客户包装要求对要发运的产品进行标贴和打包，同时核对批号，数
量等信息。
4.3.8.4仓库人员按xxxxx《成品出库、打包、贴唛头管理规程》办理出库手续，并在合
同规定期限内发出产品。
4.4 销售记录
4.4.1分内销、外销分别登记，销售员应于订立合同时开始在R-xxxxx-4《销售记录》上
登记，并由专人每月进行核对。
4.4.2销售记录由供销部统一收集、装订，并归档保存。
4.4.3合同更改时，按合同更改的程序处理。
4.5 订单的定期核查：
4.5.1 季度核查：销售人员每季度末对本季度的订单执行情况进行核查，对于本季度内
没有执行并且确定需要取消的订单，按4.3.7项下执行。
4.5.2 半年度核查：销售人员每年6月份、12月份再对订单执行情况进行半年度核查，对
于季度核查中有疏漏或当时不确定的订单而没有执行的，现确定需要取消的订单，按4.3.7项下执行。
4.5.3 年度核查：销售人员每年1月份再对上年度订单执行情况核查，并按以上程序执行。
4.6 所有取消的订单均应在销售记录中注明取消。
附：产品销售流程图
销售记录归档
注：发1kg以下样品(含研发样品、对照品/工作标准品、免费样品等)可在分装不用再次办理入库手续，经QA确认后销售业务员直接发货，否则需再次办理入库，从仓库发出。
xxxxx有限公司
R-xxxxx-1 销售意向/合同记录与评审 xx/xx
xxxxxxxxxx有限公司
R-xxxxx-2 定货通知单 x/x
说明：本单一式五联(销售联-白，生产联-浅蓝，QC-浅黄，QA-浅红，仓库-浅绿)。
xxxxxxxxxx有限公司
R-xxxxx-3 发货通知单x/x
No.
说明：本单一式五联，供销部、成品仓库、门卫、财务、生产统计各留底一联。
销售业务员：被通知部门确认：
可编辑
xxxxxxxxxx有限公司
R-xxxxx-4 销售记录x/x
复核人/日期：
精品