本科毕业论文（设计）
( 2015届 )
题目：电子档案与档案信息化建设
系（部）：中文系
专业：汉语言文学（师范、文秘、专升本）学生姓名：学号：
指导教师：职称（学位）：
合作导师：职称（学位）：
完成时间： 2015年月日
池州学院教务处制
学位论文原创性声明
本人所提交的学位论文，是在指导老师指导下独立完成的研究成果。本人在论文写作中参考的其他个人或集体的研究成果，均在文中以明确方式标明。本人依法享有和承担由此论文而产生的权利和责任。
声明人（签名）：
2015年月日
目录
摘要 (1)
ABSTRACT (2)
前言 (3)
一、档案信息化建设的相关概述 (3)
（一）档案信息化的概念 (3)
（二）档案信息化建设的原则及方法 (4)
（三）档案信息化建设的主要内容 (5)
二、档案信息化的发展现状 (6)
（一）档案信息化相关标准体系建设现状 (6)
（二）档案信息化相关法律制度建设现状 (7)
三、档案信息化建设面临的问题 (7)
（一）档案信息化受到体制机制制约 (7)
（二）档案信息资源整合不完善 (8)
（三）档案管理资金投入有限 (8)
（四）档案信息远程共享还未建立 (8)
四、解决档案信息化建设瓶颈问题的方案 (8)
（一）巩固和完善统一的档案信息化工作体系 (8)
（二）规划建设统一的档案信息资源整合机制 (9)
（三）整合完善统一的技术支撑和资金保障体系 (10)
（四）推动建设统一的档案信息远程查阅共享体系 (10)
五、结论 (10)
参考文献 (12)
致谢 (13)
摘要
电子档案作为电子信息化以及网络技术的发展的产物，已经成为了档案管理当中的不可或缺的一部分。纵观我国的档案管理发展历史，虽然当前的档案信息化取得了一定的成效，但是仍然存在一些问题。基于此本文主要对电子档案与档案信息化建设进行了研究。文章首先在前言部分对本文的研究背景、目的等进行概述，然后对档案信息化建设的相关概述，包括档案信息化的概念、档案信息化的原则及方法、档案信息化建设的主要内容等进行分析。接着重点分析我国档案信息化建设的发展现状，存在的问题及针对问题提出改善策略。经过本文的分析可知当前的档案信息化建设主要存在档案信息化受到体制机制制约、档案信息资源整合不完善、档案管理资金投入有限以及档案信息远程共享还未建立等问题。针对这些问题需要通过巩固和完善统一的档案信息化工作体系、规划建设统一的档案信息资源整合机制、整合完善统一的技术支撑和资金保障体系、推动建设统一的档案信息远程查阅共享体系等策略进行解决。
关键词：电子档案；档案信息化；档案管理；档案信息资源
Abstract
Electronic records and electronic information as a product of the development of network technology, has become an integral part of records management among. Throughout the history of the development of records management, although the current file information achieved some success, but there are still some problems. Based on this paper focuses on electronic records and archives information construction were studied. Firstly, in the preface to the research background, purpose, such as an overview, and then file information related to the construction of an overview, including the concept of archival information, archives principles and methods of information technology, information technology archives main content etc. analysis. Then it focuses on the current development of archives information construction, problems and issues raised for the improvement strategy. After analysis of this paper shows that the current construction archives information file information mainly constrained by institutional mechanisms, imperfect archival information resources integration, records management and archival information limited funding has not been established remote sharing and other issues. Need to consolidate and improve the unified file system information work, planning and construction of a unified mechanism for archival information resources integration, integration of complete unified technical support and financial security system, promote the building of a unified remote access to archival information sharing system, and strategies to address these issues resolved.
Keywords: electronic archives; file information; records management; archival information resources
前言
随着计算机网络以及电子信息技术的发展，各行各业都将信息化技术应用到了行业的信息化建设当中，提高了行业工作效率以及发展速度。档案信息化是当前的档案事业发展的一个重要分支，是将信息化技术应用到档案管理当中的重要突破。当然在档案信息化的建设过程当中，信息化技术一方面为档案管理带来了便利，另一方面也为档案管理的安全性带来了威胁。基于此本文利用现有的文献资料对档案信息化建设相关概念、研究现状等信息进行收集、考察、分析和研究档案信息化建设现象和状态进行调查，为本文的提供一定的理论参考资料。从而得到档案信息化建设内部和外部现有的各种文字信息、情报资料、媒体的宣传报道和历史资料。然后具体结合当前的档案信息化的发展现状，以及国家针对档案管理的相关政策等信息，分析当前我国的档案信息化面临的困境，并针对困境提出改善的措施，从而促进档案信息化的发展和建设。
一、档案信息化建设的相关概述
随着档案信息化的发展，我国的很多省市机关以及企业都建立了档案管理信息系统，在进行具体的研究之前，本文首先对电子档案的概念、档案信息化的概念、档案信息化建设原则和方法以及主要的内容等进行分析：
（一）档案信息化的概念
根据《中华人民共和国档案法》第二条规定，档案是指“过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录”。
信息技术的发展，将把人类从以传统工业为主的工业社会带向以信息产业为主的信息社会，即由工业经济转向信息经济，期间的转变过程，人们称之为“信息化”。信息化表现为一种动态发展的过程。信息化的概念最早于20世纪60年代由一位日本学者提出，西方社会进而在20世纪70年代后期提出了“信息社会”、“信息时代”等概念。我国于1997年召开了全国第一次信息化工作会议，提出实现信息化要构筑和完善“开发利用信息资源、建设国家信息网络、推进信息技术应用、发展信息技术和产业、培育信息化人才、制定和完善信息化政策”等六个要素，2006-2020国家信息化发展战略中又增加了信息安全要素。国家信息化发展战略中提出，信息化是充分利用信息技术，开发利用信息资源，促进信息交
流和知识共享，提高经济增长质量，推动经济社会发展转型的历史进程。
（二）档案信息化建设的原则及方法
1.档案信息化建设的原则
一是坚持政务主导。和其他领域的电子政务建设一样，事实上的建设模式上无非是技术主导和政务主导两种。以美国、加拿大、新加坡等为代表的电子政务领先国家大都采用“业务”主导的建设模式。而在我国，无论是“以需求为导向、以应用促发展”理念，还是提出的“需求主导”、“应用主导”建设模式，都昭示着技术对政务的渴望，核心是技术主导，这也是长期以来困扰电子政务发展的重新建、轻整合，重硬件、轻软件，重管理、轻服务，重电子、轻政务等“四重四轻”现象和“信息孤岛”问题存在的根源。坚持政务主导，即是强化政务统筹协调推动作用，使档案信息化建设由单纯的“外力推动”向“内力趋动”转变，进而促使档案信息化建设成为档案工作以及其他部门业务工作的一个环节，成为全部档案工作人员以及全体公务员、企事业单位工作者的工作任务之一。
二是坚持以人为本。之所以会存在“档案数字化”这项工作，一方面在于存量档案的传统载体需要进行异质，另一方面则在于现行的增量档案在源头没有进行数字化工作或者工作不规范。如果说第一方面情况的存在有其历史原因，那么后一方面情况则应尽早改变以免其成为新的“历史因素”。档案数字化这项工作不仅是一种“新补救”举措，浪费资源，还在于档案数字化过程的“非源头性”特点导致的档案“非原件化”造成数字化产品失效。因此，应尽快改变档案信息化建设管理、建设、应用主体缺位、越位、易位现象，以“人”这个“事”的载体为中心开展工作。
三是坚持突出应用。突出应用的档案信息化建设具有鲜明的时代性和阶段性，需要审时度势，客观分析需求所在和关键应用内容，冷静判断技术发展状况、人员应用能力和档案应用效力，自觉将档案信息化建设置于法制、技术、区域环境背景之下，在大局下行动，在实效上下功夫。
2.档案信息化建设的方法
（1）统筹规划的建设方法
档案信息化建设要充分考虑国内环境和地域环境，理解和把握上级档案部门和信息化、电子政务部门的总体部署和工作要求，兼顾本地区、本部门的实际情况，制定档案信息化发展规划，并按年度制定工作计划，分解落实责任。特别是在系统软件建设过程中，要认真考虑本地其他部门所采取的软件系统的技术标准，以避免重复建设和额外增加顶层技术接口和数据读取成本。
（2）循序渐进的建设方法
信息化设施设备发展进步的速度非常之快，很难寻求一种一劳永逸的建设途
径。因此，在进行档案信息化建设过程中必须坚持实事求是的原则，按照“三个有利于”的标准考察需求，立足当前，着眼长远，适度超前，既不偷工减料，也不贪大求全。
（3）以人为本的建设方法
档案信息化固然会推动工作流程、业务职能、组织机构等各方面的深入改革，但其着眼点应首先放在应用上。档案信息化建设要优先强调自身的适应性，然后再强调用户的适应性。在档案信息化各种应用主体中，要重点考虑档案工作人员这个主体范畴，只有档案工作人员在应用上有了突破性进展，档案利用者才有可能收获应用实效。
（三）档案信息化建设的主要内容
档案信息资源开发利用工作，体现着档案工作的根本目的，是实现档案工作为社会主义建设事业服务的直接手段。它是档案工作的中心任务，在整个档案工作中占有突出的位置。
1.档案信息资源采集
档案信息资源采集是档案收集工作的重要内容，也是丰富馆藏的重要任务。当前，档案信息资源收集工作总体上是好的，但档案迟归、漏归现象还很严重，各地、各部门之间发展也很不平衡。因档案信息资源采集不到位而造成的损失很大，在经济转轨、企业改制过程中因此而产生许多矛盾，许多民生领域工作也因为档案信息遗失或错误而影响公众利益，受到人民群众非议。
2.档案信息资源共享
档案信息化建设的推进，使档案信息资源共享具有比档案实体共享更为宽阔的视野，易于摒弃部门利益而达成共享协议。在此条件下，档案信息资源共享具有整合的功能，但这种整合不拘泥于档案实体的整合，而是更加侧重档案信息的整合，侧重发挥信息集合效应。
3.档案信息资源开发
档案信息资源的“开发”与“利用”许多时候被同义使用，此处所讲的开发，不仅包括原有意义上的档案查阅、编研、开放、公布档案等含义，而且更加强调深度挖掘档案信息资源的效益，使之可以与非档案信息资源共同发挥应用潜力和价值，从而产生叠加效益。
4.档案信息资源利用
促进档案信息资源利用是建立方便人民群众的档案利用体系建设的重要内容，重点在于通过档案信息化建设拓宽档案信息资源利用渠道。首先是能够查得到。在关键字检索的基础上，逐步建立模糊查询系统和搜索引擎。第二是能够查得全。不仅要保证单一档案信息查得全，还应有相关辅助信息第三是能够查得准。
既要求数字化的档案与档案
原件无论在形式上还是信息内容上都能够满足用户需求，又能够保证档案信息的准确度，包括模糊查找所获档案信息的准确度。第四是查得容易。就是充分借助多种媒体，在传统媒体基础上，通过档案信息资源网、移动手机网络、有线电视网络等，均应具备查阅条件。通过数字认证等技术手段，能够使多媒体查阅的档案达到法律效力要求。
二、档案信息化的发展现状
随着档案数字化和信息化进程的加快，其管理的手段日益呈现出现代化和便捷化特征。档案用户可以通过档案检索系统直接查找数字化档案信息资源，档案目录也可以通过计算机档案管理软件直接进行检索，不但缩短了档案查询所需时间，也提高了档案查询的查全率和查准率；并且档案原文的数字化电子文件可挂接到计算机档案管理软件的对应目录下，可直接查看原文文件并输出、打印；Internet的普及给数字化档案馆提供了发展壮大的土壤。尤其是进入21世纪以后，档案信息化的主要内容有过去的档案信息资源的数字化、档案信息系统开发和档案信息标准化建设等转换为数字档案馆建设和档案信息网站的建立，极大的提高了档案信息化水平。当前随着档案管理中网络技术和信息技术的使用，我国的档案信息化也取得了一定程度的发展，以下主要从档案信息化的标准体系和相关法律制度两个方面分析当前我国的档案信息化的发展现状：
（一）档案信息化相关标准体系建设现状
目前，已制定出台的档案信息化建设相关标准有：《中国档案机读目录格式》（国家标准）、《电子公文归档管理暂行办法》、《电子文件归档与管理规范》（国家标准）、《公务电子邮件归档与管理规则》、《电子档案管理办法》、《档案管理软件功能要求暂行规定》、《纸质档案数字化技术规范》等，这为档案信息化建设提供了标准依据和保障。
1.不断健全和完善档案业务标准体系
现在执行的许多档案管理和利用标准，大都是基于传统媒介和非信息化时代的工作需求而制定的，难以适应档案事业又好又快发展的需要，也不同程度地给档案信息化建设设置了障碍。健全和完善档案业务标准体系，不仅为档案信息化建设开辟了道路，也将对档案工作水平的整体提升产生积极深远的影响。
2.不断健全和完善档案信息化的技术标准体系
对于硬件、网络技术等方面的基础设施建设标准，应从档案专业的角度进一步提出规范化的标准，使其更具备专业属性，从而区别于一般性的信息化基础设施建设标准，也使其有别于其他领域信息化建设的专业标准。
3.不断健全和完善与档案相关业务的标准体系
按照文件（档案）生命周期三阶段理论，作为业务工作的最后环节，档案工作更多地要依赖于前端业务，如果前端业务为归档工作准备充分，势必在档案管理工作中产生事半功倍的效果。因此，档案信息化的标准体系应与相关业务的标准体系协同建设，统筹实施。
（二）档案信息化相关法律制度建设现状
1.档案法制建设不断加强
1987年9月5日《中华人民共和国档案法》颁布实施以来，已经过了20多年的漫长岁月，中间虽有多次修改，但其与档案事业发展不协调的问题已然凸显，在档案信息化建设步伐日渐加快的环境下修改任务更为急迫。因档案法规定的宏观性和高层次，从档案信息化角度亟需明确规定档案信息化成果的效力问题。在档案法进一步修改完善的前提下，应通过对《中华人民共和国档案法实施办法》进行修改完善，采用专门章节对档案信息化进行阐述和规定。
2.档案信息化的专项法制逐渐成立
目前，关于档案信息化的零散制度已经出台许多，前述档案信息化建设的许多标准，有的同时也包含了档案信息化建设规范内容，特别是在工作规范和技术规范等方面，具有较强的制度要求作用。应该说，这也是档案信息化专项法制建设的内容之一。
3.信息化和电子政务法制不断形成
档案信息化建设是整体信息化建设和电子政务建设的重要内容，不言而喻，其法制建设也要遵循信息化和电子政务法制建设框架，要以其为依据。同时，信息化和电子政务相关法律制度，也是档案信息化建设必须遵循和执行的、直接性的法制规范。
三、档案信息化建设面临的问题
（一）档案信息化受到体制机制制约
体制机制制约不仅表现在档案信息化建设过程中，也表现在档案管理和档案相关业务开展过程中。而对这些障碍，一方面应该看到市场经济条件下行政管理体制改革乃至政治体制改革滞后的因素，另一方面也该看到信息化对政府工作体制机制改革的渗透、推动和促进作用。因此，对档案信息化建设面临的体制机制问题既要看到障碍性的一面，也要辩证地认识到，这正是档案信息化建设需要突破的重点。
许多地方档案工作部门已经为当地信息化建设领导小组和电子政务建设领
导小组成员单位。但从纵向角度看，从国家到地方的档案信息化建设工作体系还没有完整地建立起来，在许多方面仍以块块为主，地区之间不平衡的现象非常突出。加之相关业务在信息化工作中的条条管理作用，致使档案信息化建设条块交织，缺乏统领。而且，包括档案信息化在内的全国信息化工作网络还没有发挥应有的作用，规划计划过于宏观，不利于各地各部门统一步伐。
（二）档案信息资源整合不完善
信息基础设备和网络通讯设施配置是整个档案信息化工作顺利开展的首要基础。要解决信息资源开发中面临的信息安全、信息共享、信息存储问题，需要配置安全性能高、稳定性强的大容量存储设备、网络设备，例如服务器、高速扫描仪、磁带机、磁盘阵列、光盘库、缩微影像数字化设备、模数化终端组合电器等，这些设备价格昂贵，需要巨大的资金投入。
作为社会文化事业单位的档案部门，财政预算是其主要经费来源，信息化建设资金非常有限，根本无法满足购置大量信息基础设备的要求。资金不足成为制约基础设施建设发展的最大问题。
（三）档案管理资金投入有限
一方面，资金不足影响了信息设施的系统购买，特别是缺少一些较昂贵的数字化信息设备；另一方面，在基础设施建设时盲目投资，采购了一些不符合工作实际需要的设备。不合理配置使得基础设施利用率低，浪费了有限的建设经费，影响了整个部门信息化工作的进程。
（四）档案信息远程共享还未建立
档案信息资源是一种覆盖面最广的资源，也是信息最为全面完整的资源，必然成为窃密分子关注的首要对象。按照档案法的规定，档案解密、降密均有相关程序，档案公开和公布也是档案部门的职责之一。但在实际操作过程中，由于工作量太大，相关部门配合不到位，档案信息公开明显处于保守状态。即使将来建立了档案信息资源共享体系和远程认证体系，档案信息远程可查量必然非常有限。档案信息远程利用需要验证的身份信息等，技术策略是采用CA认证等数字认证措施，但人手一个CA或其他形式的认证证书，并且均符合全国统一的认证中心标准几乎是不可能的。因此，要达到“足不出户”利用档案的理想状态，还需寻求其他的解决方案，比如指纹识别、身份证识别等，并与整体的信息化建设体系相联系，而这样的工作现在还没有开始。
四、解决档案信息化建设瓶颈问题的方案
（一）巩固和完善统一的档案信息化工作体系
档案信息化工作体系是档案信息化建设的组织保障，发挥着高位统筹、协调推动、高效运作、平衡进度、监督考核等作用。在现行体制机制下，结合目前档案信息化建设的工作重点，巩固和完善统一的档案信息化工作体系应分为两个层面进行。
一是理顺管理体制，完善运行机制。要认真贯彻落实中办、国办《电子文件管理暂行办法》（[2009]39号）文件精神，建立由办公部门牵头、相关部门联动的电子文件管理机制，实现电子文件的全程管理。按照档案法和“三定”规定赋予档案局的行政管理职能，加大档案部门在档案信息化建设工作中的统筹协调力度，形成以国家档案局为龙头，各地、各部门档案局为分支、各级各类专业档案馆和档案室为节点的上下联动、协同统一的档案信息化工作体系。
二是健全法规制度，规范工作行为。要在档案信息化建设纳入统一的信息化建设规划和电子政务建设工作规划的基础上，制定档案信息化建设专项规划，并按年度制定推进计划，制定工作任务分解表，明确目标任务、责任单位和完成时限。要建立、健全和完善档案信息化建设绩效评估体系，采取“以评促建”的方式推进工作开展，评估应用效果。
（二）规划建设统一的档案信息资源整合机制
合理整合档案信息资源是充分发挥档案信息利用价值的有效途径之一，也是深化档案信息资源开发工作的必须。档案信息化建设作为一项新兴事业，并无多少经验可循，理论指导又一向滞后于实践，这就使得很多档案部门在信息资源开发时难免各自为政，缺乏沟通，出现信息资源开发的“孤岛”现象。以文件级目录数据库建设为例，在档案馆发布《文件级目录数据库结构与数据交换格式》标准之前，大部分地市档案馆已开展了这项工作。该标准正式实施时，南宁市档案馆已按照国家标准格式完成了80%左右的文件级目录录入工作，虽然这些目录格式与省标准格式存在差别，但档案馆人力物力有限，短期内无力重新录入。各地档案馆按照不同标准建立的目录数据库，显然不利于今后的集中利用。面对这种情况，首先，档案行政主管部门要加强业务指导和加快档案信息资源建设相关标准规范的出台，保障今后各地档案馆的信息资源开发工作能在统一的标准规范之下有效进行，为将来区域资源共享奠定基础。其次，通过VPN虚拟网对各地档案馆已建信息资源进行有序合理地整合，逐步建立全省范围的档案机读目录中心和省级档案综合数据库。VPN技术借助公众网来构建专用网络，实现全省各市级档案馆互联，为各档案馆提供安全、可靠和便捷的纵向档案信息共享。馆际之间丰富的馆藏信息资源可在这个安全通道中突破时空限制，得到最大程度的利用。这项信息技术的推广应用是对整档案信息资源的一次成功尝试，可为今后更多更先进的信息资源共享技术提供借鉴。
（三）整合完善统一的技术支撑和资金保障体系
鉴于档案工作的事业性，财政预算仍然是档案信息化建设经费的主要来源。因此要扩大建设资金投入，档案行政机关首先应力促政府加大档案事业一般经费的预算，力争将档案信息化建设项目列入地方政府或行业系统的专项建设经费，尤其是列入地方信息化或电子政务建设规划以获得更多资金支持。各地区档案馆如果难以在正常财政预算中获得信息化专项发展经费，可利用“区域推进政策”说服当地政府设立专项扶持资金，获得一些优惠政策，加大财政转移支付力度，同时积极参与到当地信息化建设或专项规划当中去，以获得更多渠道的财政资金支持。
面对信息化需要的巨额资金投入，政府财力终究有限。档案部门必须开拓建设思路，转变投入机制，充分动员社会力量，利用一切可利用的资金，“多元化”地建设档案信息化工程。例如，档案部门可与基础电信部门合作，获得其网络资源方面的免费或优惠支持（就像中国电信给予政府上网工程提供优惠服务那样），与大型跨区域IT企业联合，利用其异地市场政策和形象开拓需要，优惠获取其资金、技术和资源服务等。
（四）推动建设统一的档案信息远程查阅共享体系
档案利用是档案工作的一个重要方面，充分发挥档案信息化优势，开展档案信息远程查阅利用，方便广大人民群众查阅利用档案，简化手续，提高效率，保证远程查档用档的有效性是档案利用工作的方向。
提升档案信息远程查阅利用服务能力。要按照档案法、保密法和政府信息公开条例的要求，科学设定各类档案的公开级别，建立档案信息资源网上公开标准体系和评估体系。对于已经明确公开的文件信息，责成信息公开主体部门按指定标准图形文件格式发布到本部门网站，提高网站信息的规范化、标准化水平，并明确网上信息的法律效力。
对于不宜在互联网上公开的档案信息，可参照政府信息依申请公开的程序，确认档案利用者身份后在各级档案馆实行远程提供，实现“一馆OK”。要采取“三点合一”的接待方式，将馆藏档案信息、已公开的现行文件和政府公开信息整合设在一个阅览大厅，一个窗口对外，既可由工作人员辅助查阅，也可由档案利用者自助查阅。
五、结论
本文提出的档案信息化建设解决对策乃是从整体现实出发，对于不具备基础网络条件甚至生存环境都很困难的地域，谈及档案信息化建设显得过于幼稚。在
许多地方，由于经济、社会、人口等各方面的差异，档案信息化建设的方法肯定会不同，采取的措施也不同。在法治建设尚需完善的今天，领导者的意识对某项工作的影响力也显而易见。但这些都不是本文着墨的重点。所以，本文所研究的档案信息化建设所针对的是在中国大陆正常区域、正常体制、正常机制情况下的建设范式。经过本文的分析可知当前的档案信息化建设主要存在的问题包括：档案信息化受到体制机制制约、档案信息资源整合不完善、档案管理资金投入有限以及档案信息远程共享还未建立等。针对这些问题需要巩固和完善统一的档案信息化工作体系、规划建设统一的档案信息资源整合机制、整合完善统一的技术支撑和资金保障体系、推动建设统一的档案信息远程查阅共享体系。只有如此，才能确保我国档案信息化建设稳步、健康、快速的发展，才能使档案信息化建设成为全国档案信息化建设的领头羊，体现在政治、经济、文化建设方面的排头兵作用，并为的政治、经济、文化建设服务做出应有的贡献。
参考文献
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致谢
至此，论文已经全部完成，我的大学学习生涯也即将画上一个句号。这几年的学习让我不仅从知识层面上更加的丰富，而且从生活阅历上加上了一份珍贵的记忆。感谢在这期间帮助过的一切人和事，感谢所有帮助我成长的老师和学长，尤其是在本文的写作过程中给予我不断指导和帮助的导师，非常感谢你们！
档案信息化的任务与问题研究 摘要:档案信息化是当前档案专业的热门话题,随着档案规模的扩大，档案信息量剧增，传统的手工管理和单纯的实体管理模式己不能适应和满足现代化发展的需要。建立档案信息网，将档案的实体管理上升为更高层次的档案信息网络化管理，使档案信息资源的开发真正的做到方便、准确、快捷。全面提供各种档案信息，提高服务质量和工作效率，满足需求。实现档案管理信息化的最终目标。 关键词：档案信息化原则任务问题 2010年的今天，信息化已成为社会发展的一个重要标志。随着信息社会的到来，信息与信息技术在国民经济和社会发展中扮演了越来越重要的角色。档案基础业务建设的重心也开始向信息化、现代化转移，档案现代化管理和信息化建设，是档案工作发展的必然趋势。正如十七大报告中指出的“信息化是我国加快实现工业化和现代化的必然选择”。中国已经将信息化建设列为国民经济和社会发展的首要内容。档案工作必须尽快跟上社会发展的要求。为了研究档案信息化，必须首先了解什么是档案信息化，才能了解其现在面临的问题，进而找到解决的对策和方法。 档案信息化建设就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。换句话说，档案信息化是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。这是一个长期的发展过程，在这一过程中，要不断地采用现代信息技术装备档案部门，从而极大地提高档案管理和利用的现代化水平。它主要包括以下内容：第一、档案信息的数字化，它是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库。档案信息数字化的原则：规范性原则、安全性原则、效益性原则。档案信息数字化的内容有两个不同层次：一是档案目录信息的数字化，二是档案全文信息的数字化。目前我国面临的主要困难是：技术还不成熟且不经济；数字化的对象问题；合作问题。 第二、档案网站建设，它是指档案网站是档案机构在公共信息服务网站上建立的站点，它一般是以主页方式提供相关档案服务和开展档案宣传。档案网站建设是档案信息化建设的
浅谈档案管理中的信息化建设 摘要：随着现代信息技术的不断发展，档案信息化和档案管理数字化的建设也逐渐变成了可能，本文首先对档案相关概念、信息管理重要性做了必要的说明，其次针对目前分公司在档案建设过程中存在的问题进行了分析，最后提出了相关的策略意见。 关键词：浅谈档案管理信息化建设 一、档案信息化概念及开展信息管理的重要性 （一）档案信息化概念。档案信息化，就是在相关部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为公司提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。档案管理信息化是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。就中国石油湖北**销售分公司来讲，档案馆的建立和完善对传承石油文化，承载公司自建立以来的发展历程，对公司的长远发展和科技创新方面，起着越来越不可替代的作用。 （二）开展信息管理的重要性。随着信息时代的到来，现代科学技术在公司经营管理工作各领域中应用广泛，电子信息传输、电子公文、各类管理系统、应用程序的数字化等，使得传统的档案管理方式已不能满足新形势的需要。档案现代化管理和信
息化建没，成为档案工作发展的必然趋势。分公司档案的建设及管理的信息化程度将影响着档案利用的好坏和保管时间的长短，对档案信息资源加以管理是传统档案管理的必然进步，是档案工作的发展趋势。档案管理的信息化是档案开发利用，实现服务方便快捷、资源共享的有效渠道。 二、分公司档案建设管理中存在的问题 （一）观念问题 1.各部门档案管理的意识薄弱，对重要文件、资料和凭证的归档还没有引起足够的重视。一些部门主任对本部门档案工作的重要性缺乏认识，对本部门档案疏于管理，而一些文件形成者对档案移交归档认识不足。一些部门的档案管理人员对档案的分类存放和档案归档的及时性上认识不足，没有认识到这是一个循序渐进的工作，而是通常性的进行集中办理。 2.虽然在各部门建立了兼职的档案管理员制度，也对相关建档、录入标准进行了讲解和培训，但落实到具体部门和岗位人员上，却是贯彻不力，归档意识淡薄。通过档案信息化建设，一方面可以提高文件形成者、领导者的档案质量意识；另一方面也可以将档案管理制度规范融入管理系统之中，使之成为分公司档案管理的自觉行为，从而提高高校档案管理质量。 （二）技术层面的问题 1.档案系统的传输速度较慢，网络安全也是关系着档案系统
公司档案信息化建设发展规划 为了加快我公司档案信息化建设步伐，提高档案管理的现代化水平，根据山西省企业科技事业单位档案信息化建设要求，结合我公司实际情况，特制定档案信息化建设发展规划。 一、指导思想 以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，适应改革开放和现代化建设对档案事业发展的要求，转变工作职能，提高办事效率；以需求为导向，以档案信息资源开发利用为核心，建立档案信息网络，提高公共服务；积极推进档案资源数字化、信息化、网络化进程，促进档案事业持续、快速、健康发展，为我公司三个文明建设服务。 二、奋斗目标 积极推进电子文件的归档和电子档案管理工作，全面推进档案管理的现代化、数字化建设，建立电子档案管理标准统一、功能完善、安全可靠的模式，开展档案数字化、网络化建设，以适应社会信息化发展的需要。 1、配备和完善档案信息化建设的基础设施，使归档文件和档案管理向数字化、现代化发展。 2、电子文件归档，档案管理自动化建设取得较大的进展。 3、室藏档案数字化向档案信息网络化转化，使档案信息资源传输网络化、服务在线水平得到提高，实现信息资源共享。 4、形成档案信息安全保障体系，规范档案管理和档案信息利用行为。 三、主要建设任务 根据现有条件和工作需要，拟采取基础设施建设和资源建设三步走： 第一步：完善档案信息化基础设备。全面配备输入设备（计算机、高速扫描仪）、打印输入设备（打印机）、复印设备（复印机）、海量存储设备（硬盘、光盘设备、绘图仪器等），同时配备档案管理应用软件，使档案归档、管理现代化。 第二步：对档案室藏档案和资料条目录入计算机，并建立机读目录数据库，实现计算机编目和检索查询利用，逐步实现从文件的形成、公文管理、归档到档案的保管、管理利用的全面电子化和数字化存储，实现无纸化办公。 第三步：利用局域网，根据使用需要逐步与向公众网上开通档案信息，建立网页或网站，依托网络平台，对外发布公司档案信息或查询外界档案信息，形成档案信息资源共享。 四、主要保障措施 1、加强组织领导 为确保档案信息化建设工作的顺利开展，建立档案信息建设领导组及办公组织机构，实行工作目标责任制，分工负责，责任到人，保证档案信息化建设工作落到实处。 2、完善和规范标准 制定统一的电子文件归档，档案信息管理标准，完善电子文件的安全保障措施，以确保档案网络化给档案信息安全带来负面效应。 3、增强资金的投入 为确保档案信息化建设工作的顺利发展，公司在全力自筹资金的基础上，同时积极争取多方的重视和支持，为档案信息化建设工作提供良好的资金保障。 4、提高队伍素质 （1）、积极选派专兼职档案员参加上级组织的业务培训，进一步提高专业技术水平和分析、解决问题的能力； （2）、组织各部门兼职档案员进行信息化知识培训和计算机实际操作技能培训，切实提高有关业务人员的信息技术知识和技术技能，以不断适应档案事业发展的需要。
《档案管理信息化浅谈档案管理信息化》随着经济的发展、社会的进步，计算机越来越深入到我们日常的工作学习及生活中，成为我们日常生活中不可缺少的辅助工作。档案管理系统用计算机管理档案的一种计算机应用技术的创新。档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的具有保存价值的文字、图标、音像及其其他各种形式和载体的历史记录。它是一种信息资源，是信息和载体的统一体。然而，许多单位档案存在数量冗多、保管条件差、查找利用率低、管理人员知识单一的问题。要解决这些问题最好的办法就是实现档案管理信息化。如何才能实现档案管理信息化呢。笔者认为，必须从增强档案管理现代化意识、加快硬件设施建设、创建规范的管理机制和建设复合型的管理队伍这四个方面着手。 一、更新观念，增强档案管理现代化意识 管理观念现代化是档案管理现代化的灵魂。档案管理现代化的首要内容是管理思想的现代化。如果档案人员没有现代化意识，就会影响档案管理现代化的进程。没有档案管理观念现代化，即使有一流的档案保护和管理设施，不能称其档案管理现代化。在实现档案管理现代化的过程中，档案工作人员要牢固树立依靠科技进步和科学管理的观念，建立与时代合拍的档案意识，切实转变计划经济时代形成的对档案管理轻利用、等客上门、封闭保守等思想观念，实现档案管理的被动式服务为主动式服务，将封闭式服务转化为开放式服务，使档案工作更好适应经济社会发展的需要。 二、加快硬件设施建设，实现装备和技术的现代化
要及时配备档案管理现代化所必有的计算机、扫描仪、光盘刻录机、互联网设备等现代化办公设备，要充分发挥现代科技、缩微技术在档案管理中的作用，加速实用、通用软件的研制，加快档案信息数字化处理步伐。为此，各级政府应加大财政的投入的力度，档案部门应努力提高自身的工作水平，争取更多的经费支持；同时，档案部门要充分利用存有大量档案资源的自身优势，挖掘各方面潜力，重点加强档案的提供利用工作，及时开发出丰富的档案信息以满足社会各界的需要，将各类档案的潜在价值转化为经济效益。而现代化技术及手段在档案部门的广泛运用，又将为档案工作注入新的活力，将极大地提高档案利用工作的水平，创造出更为可观的社会效益和经济效益，为档案工作现代化的继续发展提供有力保证。 三、建立规范的管理机制 在档案信息化建设过程中，为明晰相关责任，保障网络及数据的安全运行，还需要从实际出发建立规范的管理机制。 创新档案管理制度。档案管理部门应制定适应信息化建设的档案管理制度。一是健全和完善档案管理业务流程和技术规范，细化电子档案工作环节和步骤；二是制定必要的安全措施，特别对电子文件和电子档案，确保电子档案的安全性与完整性。 统一档案管理标准。标准规范化是档案信息化建设的重要基础之一。档案管理标准化包括：档案整理标准、统计标准、服务标准、各项技术标准等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果没有这些标准，档案数据库中的信息资源就无法建立；如果各单位档案部门不按统一
档案信息化管理制度 第一章电子文件归档与管理制度 第一条为适应本单位信息化建设需要，规范本单位电子文件的归档管理，保障电子档案的安全保管和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《电子文件归档与管理规范》等有关法律法规，结合本单位实际，特制定本办法。 第二条本办法所称电子文件是指本单位在履行行政职能、加强内部管理等工作中形成的，具有参考利用价值并以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可以在通信网络上传输的文件。 第三条按照档案工作集中统一管理的原则，各科室形成的电子文件并需归档保存的应由单位综合档案室统一保管。综合档案室负责对电子文件归档的指导、验收以及接收后的编目、保管和提供利用，计算机管理工作人员对电子文件的归档提供协助和支持。 第四条各科室应建立电子文件归档制度，指定兼职档案员负责本科室的电子文件归档工作，将电子文件的收集、整理、归档工作纳入相关人员的岗位责职。 第五条为保证归档的电子文件完整、真实和有效利用，
各科室从电子文件产生时就要严格按制度要求，妥善管理，确保其不散失、不损失、不失真。 第六条归档电子文件的类型主要包括：文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、超媒体链接文件等。 第七条电子文件的归档范围、保管期限和密级划分，参照本单位有关纸质文件归档的规定执行。 第八条电子文件的归档分逻辑归档和物理归档两种方式。 逻辑归档。指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案室移交的过程。 物理归档。是指把计算机及其网络中的电子文件集中传输至可脱机保存的载体上，向档案室移交的过程。 推荐采用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等，不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体；专用软件产生的电子文件应转换为通用型电子文件。 第九条电子文件归档时，机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子文件一同归档保存。 第十条通过存储载体进行交接的归档电子文件，移交与
企业档案管理信息化建设的现状及对策 摘要所谓的档案信息化，从专业的角度来看，即通过利用信息技术、网络技术以及计算机技术对档案信息进行系统的开发、管理以及处理等，充分满足社会及群众的多元化、个性化需求。档案信息化建设是同一种信息载体、管理、检索及存储变化的一系列动态过程，亦是建设信息数字化的必经之路。在当前的社会背景之下，档案管理信息化建设极为重要，不仅能够提高档案管理工作的质量及效率，同时亦具有推动经济、社会可持续发展的作用。本文通过探究档案管理信息化建设过程中存在的问题及困境，提出了有效的解决策略，期望可对相关领域有所裨益。 关键词档案管理信息化建设普遍问题对策 一、引言 众所周知，档案信息化管理不仅是提升企业服务意识的有效方式，亦是迎合市场发展趋势的必然选择。近年来，档案部门加大了档案管理信息化建设力度，试图使档案工作与社会发展同步。档案管理部门则应以档案信息化建设为契机，进一步加强基础工作，改革创新档案管理工作体制与运行机制，切实提升档案管理工作服务保障能力和水平。 二、当前企业档案管理信息化普遍存在的问题
1、企业对档案管理信息化的意识比较淡薄 相对来说，企业档案管理信息化耗费的资本较高，且系统建设极为复杂，稍有不慎，便会出现差错。很多企业管理者并未给予档案管理高度重视，认为这项工作可有可无，无法给企业带来利润，更愿意将资金投入到产品销售、工程建设、制度改革以及设备引进等方面，然而，正是由于对档案管理工作的疏忽，缺乏引进数字化设备及系统的资金支持，导致文件、数据的收集、归档、整理及处理现象十分混乱，无法实现资源共享。再者，因为企业管理者缺乏先进的管理观念，并不重视专业教育及业务培训等活动，因而，很多档案管理工作者缺乏业务能力、服务意识，且管理水平较低，降低了档案管理工作的水平及效率。 2、企业档案管理信息载体形式多元化 在当前信息化的管理背景之下，纸质载体档案已经被淘汰，电子档案更利于资源共享，方便人们浏览、查阅信息。现代化网络计算机技术的有效利用，令企业在产品生产、研发以及工程规划、施工等过程当中，形成图像、声音、图形、视频以及文字等多媒体信息，更好的反映三维仿真以及二维绘图。常见的档案信息载体包括：软磁盘、磁带、照相胶片以及纸质等，应将其放置于干燥、安全的地方，以免因为发生虫害、自然老化及潮湿等原因导致内容的缺失，促使系统无法顺利、稳定运行。
档案管理信息化 第一、档案信息的数字化，它是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库。档案信息数字化的原则：规范性原则、安全性原则、效益性原则。 档案信息数字化的内容有两个不同层次： 一是档案目录信息的数字化， 二是档案全文信息的数字化。目前我国面临的主要困难是：技术还不成熟且不经济；数字化的对象问题；合作问题。 第二、档案网站建设，它是指档案网站是档案机构在公共信息服务网站上建立的站点，它一般是以主页方式提供相关档案服务和开展档案宣传。档案网站建设是档案信息化建设的 重要步骤，是档案部门联系社会的重要窗口。档案网站的功能有：服务功能、宣传功能、交流功能。档案网站的主要内容：档案工作信息、档案机构信息、档案资源信息、档案利用服务信息。 第三、 数字档案馆建设，它是指利用电子网络远程获取档案文件信息的一种方式，它强调的是在数字化档案馆环境下用户开发利用档案信息资源的便利。数字档案馆的主要特点：A存在方式上的特点，是一种无形的信息组织与利用环境；B运行方式上的特点，存取档案信息的网络化；C功能定位上的特点，以存取为中心。数字档案馆与现行实体档案馆的关系：A现行实体档案馆的馆藏档案是数字档案馆形成的基础；
B数字档案馆的出现对现行实体档案馆的馆藏建设提出了新的要求；C数字档案馆为现行实体档案馆提供了新的管理和服务机制。两者不是替代关系，而是相互依赖、相互促进的关系。 目前档案信息化面临的主要问题是： 1、规划和设计滞后 主要原因是，档案信息的生成和管理是按时间和空间分割的，受权限、资金、规范的制约，全国统一制定规划很难，以地方为主做起，较为可行。另外的原因还有，与档案信息化连接的前期对象处于变化之中，使档案信息化本身也不得不跟着变化。如产生电子文件和电子档案的部门的信息化建设正在进行，本身处在变化中，造成档案信息化管理系统的不确定性。或者由于档案部门的参与指导不到位，使电子文件和电子档案的采集与归档方法带有缺陷，难以保证电子文件的真实和完整。中国的电子政务信息化的变化与体制改革相关联。目前多数行政职能部门正处于从管理向服务的转变之中。由此造成信息系统运转中较强调权利的分割、流程控制和手续的严密，办理一件事的过程中，多数部门处于等待状态，效率较低。各个职能部门只掌握自己的数据，部门之间存在较严重的数据共享壁垒。由于体制限制，不少单位为解决此问题多次下文，企图实现信息共享，但很难奏效。如北京某科技园区管理中遇到工商、税务、公安部、财政等多个职能部门的信息壁垒问题，使对用户办事期限的时间承诺难以兑现。 2、档案信息化的服务观念和方式滞后档案信息化的服务对象扩展
芜湖市信息化项目建设方案 （一类） 项目名称：芜湖市档案信息管理系统申报单位（盖章）：芜湖市档案局 项目起止日期：2012年1月至2012年12月 芜湖市档案局（馆）编制 年月日
第一章项目概述 1、项目名称 芜湖市档案局档案信息管理系统 2、项目建设单位和负责人、项目责任人 芜湖市档案局（馆） 3、项目建设方案编制依据 主要依据： 1)《中华人民共和国档案法》要求各级各类档案馆应采 用先进技术，实现档案管理的现代化。安徽省档案局、 芜湖市档案局“十二五规划”明确提出要加强档案档 案工作信息化建设。《全国档案信息化实施纲要》对档 案信息化工作有明确要求。 2)贯彻落实科学发展观，践行“以人为本，执政为民” 理念，充分发挥档案局现有信息系统作用，提高工作 效率和工作水平，更好地为群众服务，需要建设档案 信息管理系统。 3)充分挖掘档案资源的潜在价值。通过采用先进技术手 段对档案资料进行收集、整理和管理，实现档案资料 价值的增值，为经济社会发展提供全方位的服务。 综上所述，根据芜湖市财政局财行《关于申报2012年度信息化建设项目的通知》（…2011?258号）要求，特编制本方案。 4、项目概况
档案信息管理系统作为数字档案馆系统的核心部分，在对现有的目录系统进行升级改的基础上，使之与全文数字化系统、多媒体档案管理系统、电子文件中心系统对接，实现对各类档案资源的全面统一的管理与利用。 第二章项目建设单位概况 1、项目建设单位和机构职能 芜湖市档案局（馆）是市委、市政府直属事业单位，行使档案行政管理和保管利用两个职能，既主管全市的档案事业，对辖区内机关、团体、企事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导，又负责接收、收集、整理、保管和提供利用全市范围内的档案。内设办公室、指导科、法宣科、管理科、编研科五个职能科室，公务员编制20人，其中信息化专职人员1人，兼职1人。 2、项目实施机构与职责 项目实施机构由芜湖市档案局自行组织实施，主要职责为：制定项目建设计划，组织相关采购，负责项目建设期间的沟通协调、项目完成后验收和完善、最终系统的使用和日常维护等。 第三章项目建设的必要性 1、项目提出的背景和依据 运用现代信息技术改造传统工作模式，是提高工作效率、提升工作水平的必由之路，也是满足人民群众日益增长
档案信息化管理制度 1、总则 本标准规定了XXX有限公司技术档案的管理职能、管理内容与要求、检查与考核。 本标准适用于XXX有限公司技术档案管理工作。 2、引用标准 2.1《中华人民共和国档案法》； 2.2国务院颁发《科学技术档案工作条例》； 2.3国家档案局《国营企业档案管理暂行规定》； 2.4《电力工业系统科学技术档案工作细则》； 2.5《江西省档案管理条例》。 3、管理职能 3.1技术档案是本公司在生产、经营、技术、科研管理活动中形成具有保存价值的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片、录像、录音等技术文件材料，由公司档案室集中统一管理。 3.2技术档案管理由受主管经理和上级档案主管部门的指导和监督。 3.3技术档案基本内容包括接收、整理、保管、鉴定、统计、利用、编研等工作，做到完整准确、系统安全和有效利用，
为电力建设和科研服务。 3.4公司各有关生产技术、基建、计划、设计、供用电、技术、物资供应等部室及生产单位等，对本单位产生的各种技术文件材料的形成负责，做好收集、整理、鉴定、分类，并达到系统、完整、准确的要求，及时向档案室移交归档。 3.5技术档案管理基本任务 3.5.1制定技术档案管理有关规章制度。 3.5.2做好技术档案的接收、整理、鉴定、保管、统计、编研和利用工作。定期查看技术档案的保管状况，发现问题及时提出整改措施。 3.5.3指导监督技术档案管理网络的工作。 3.5.4编制本公司技术档案保管期限表，按技术档案实用价值划分为永久、长期、短期三种。 3.5.5技术档案复制，要经公司分管生产领导的批准方可进行复制。 3.5.6凡借出的技术档案，严禁在技术档案上涂改、勾画、随意拆卷等不良行为。 4、管理内容与要求 4.1归档范围和保管期限 4.1.1根据《国有企业档案管理暂行规定》精神，结合公司生产、基建、科研活动中形成的技术文件材料的种类，制定本公司技术档案归档范围和保管期限表。
全国档案信息化建设实施纲要 （国档发[2002]8号国家档案局中央档案馆2002年11月25日印发） “十五”期间，全国档案信息化建设的指导思想是：以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，适应国家信息化建设和档案事业发展的要求，把档案信息化纳入国家信息化建设的总格局，以档案网络建设为基础，以档案信息资源建设为核心，以扩大档案信息资源开发利用为目标，加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程，促进档案事业持续快速健康发展，为改革开放和现代化建设服务。 “十五”期间，全国档案信息化建设的目标和主要任务是：本着统筹规划、统一标准、分级建设、安全保密的原则，加快档案信息化基础设施建设，加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，推动馆藏档案的数字化和数据库建设，在部分中心城市建设示范性数字档案馆，开展公众网上查询档案信息服务，加快推进档案信息化标准体系、安全保障体系和人才队伍建设。到“十五”末，各省、自治区、直辖市档案部门要努力建设并投入使用一批内部局域网，基本实现档案管理现代化和办公自动化；依托当地电子政务建设工程，建立为各级党政机关服务的档案目录信息中心，为逐步构建中国档案文献数据库创造条件；依托公众信息网，建立面向社会、服务公众的档案网站，逐步构建全国档案工作信息网。 一、档案信息化基础设施建设 1.继续推进运用计算机管理档案，提高各级各类档案馆、档案室计算机和网络技术的应用程度，逐步提高档案信息化水平。到“十五”末，全国应用计算机管理档案的普及率，力争东部地区省级机关档案部门达到90%，县以上各级国家档案馆达到70%；中西部地区省级机关档案部门达到 80%，县以上各级国家档案馆达到50%。 2.各省、自治区、直辖市档案局馆都要建设和完善局域网，并且与当地政务网联通。到“十五”末，各省、自治区、直辖市及主要中心城市档案局馆力争全部建立局域网；省以下档案局馆的局域网建设以北京市、天津市、江苏省为试点，80%的区县市档案局馆建立局域网并与当地政务网联通。 3.西部地区要把档案信息化建设纳入实施西部大开发战略的范畴，充分发挥后发优势，逐步推进西部地区档案部门计算机和网络技术的应用，努力探索一条适合当地档案信息化建设的路子。 二、档案信息资源建设
浅谈档案管理信息化 信息化是现在全球经济以及社会前进的趋向。电脑技术的飞速前进让我们进入到信息化阶段。伴随着信息化的前进，以往的档案管理形式已经不能够满足数字化档案管理的需求，在档案管理作业中现已普遍使用电子档案，在新阶段档案管理所追求的宗旨是档案信息化。在信息化环境下怎样增强档案管理作业是档案管理者所面对的新科目。 标签：信息化；档案；管理 1 档案信息化定义 所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。这是一个长期的发展过程，这一过程中，要不断的采用现代信息技术装备档案部门，从而极大地提升档案管理和使用的现代水平。 2 档案信息化应遵循的原则 2.1 规范性原则 拟定以及执行档案作业准则以及依据，是档案作业现阶段的需求，是提升作业品质以及功效的需求。经过馆内珍藏的档案数字化接管电子信息，要按照标准准则，拟定有关的标准规则，必须这样才可以把电子信息归入档案，以往载体档案数字化，其数字化档案的存放、运送、使用等作业完成顺序话、准则化以及依据化，防止存在按照各自的标准开展，相互不统一，反复建筑等情况出现。 2.2 安全性原则 伴随着电子化、信息化、网络化建筑的持续开展，网络的缺点以及不安稳性越来越明显。所以，我们一定要增强网络安全措施的探索以及研发，使用有力的安全政策，确保档案信息是安全的。 2.3 效益性原则 档案资料数字化是庞大的体系建筑项目，要使用大量的人、物、财力，所以一定要按照经济型准则、考究信息化作业的利益。要按照自己的状况、馆内收藏根本，解析顾客需要，思考到馆内珍藏档案的使用状况。选用数字化的实质要典型，宗旨要和社会使用热门相综合，把关键的，使用次数多的档案开展数字化，能够带来庞大的社会经济利益；使用次数不多的就不用数字化，要不然会花贯更多的人财物力。
试卷提交时间:2017-06-08 21:27:17.5 试卷得分：96.0 1、题型：判断题分值：2 照片档案的数字化可以采取用扫描仪扫描输入和用高档数码相机对其进行翻拍录入两种模式。 正确 答案正确 2、题型：判断题分值：2 上网档案信息鉴定方式一般有两种：一是直接鉴定法；二是间接鉴定法 正确 答案正确 3、题型：判断题分值：2 在公众网上发布的数字档案资源，不需要办理审批手续。 错误 答案正确 4、题型：判断题分值：2 档案数字资源的鉴定主要包括价值鉴定、开放鉴定和发布鉴定。 正确 答案正确
5、题型：判断题分值：2 数字档案馆拥有局域网、政务网、公众网甚至保密网等众多网络利用平台。不同的网络平台存储和管理着不同的资源，面向不同的用户群体，即便同一网络也要面向具有不同权限的用户群体。 正确 答案正确 6、题型：判断题分值：2 信息安全是指信息网络的硬件、软件及其系统中的数据受到保护，不受偶然的或者恶意的破坏、更改、泄露，系统连续可靠正常地运行，信息服务不中断等。 正确 答案正确 7、题型：判断题分值：2 数字档案馆的档案信息资源共享与利用的途径主要是数字档案的提供利用、电子政务网中的数字档案共享和互联网上数字档案的发布等。 正确 答案正确 8、题型：判断题分值：2 如果把数字档案（电子文件）作为数据，档案元数据就是描述或反映档案文件背景、内容、结构及其管理过程的数据。 正确
答案正确 9、题型：判断题分值：2 内容数据库是指数字档案的原文数据集，其信息类型多种多样，如文本、图片、表格、音频、视频等，它们是数字档案资源建设的主体。 正确 答案正确 10、题型：判断题分值：2 广义的档案信息系统是指档案信息管理应用系统。 错误 答案正确 11、题型：判断题分值：2 上网档案信息鉴定工作方法主要包括上网档案信息鉴定的组织、原则、方式、程序等。 正确 答案正确 12、题型：判断题分值：2 误操作是安全威胁因素中的头号触发因素。 正确 答案正确
现代企业档案管理工作的信息化建设探析戴春艳 发表时间：2018-10-18T09:48:52.953Z 来源：《防护工程》2018年第14期作者：戴春艳 [导读] 经济的快速发展，我国的经济体制也随之不断改变。科学技术对各行各业的影响逐渐增大，在这样的背景下 戴春艳 广汽汇理汽车金融有限公司广东省广州市 510000 摘要：经济的快速发展，我国的经济体制也随之不断改变。科学技术对各行各业的影响逐渐增大，在这样的背景下，企业必须实现档案管理的信息化，才能使企业跟上时代的发展步伐，在激烈的市场竞争中赢得主动权。档案的信息化建设对于企业的长远发展具有十分重要的作用，企业领导必须重视这一工作，积极推动这项工作的开展。 关键词：现代企业；档案管理工作；信息化建设 导言： 随着改革开放的不断深入和科学技术的发展，企业的管理工作开始向信息化和科技化转型，特别是企业的档案管理。企业档案不仅仅是国家档案资源的来源之一，也是当前企业日常运作的凭证和参考，随着信息化的深入，企业当权管理逐步实现了自动化、网络化和数字化的管理，信息管理的决策逐步智能化。但是智能化、电算化的企业档案管理工作依然还存在某些不足。下面我们对当前企业档案管理的信息化现状进行简要的分析。 1、档案管理的重要性 随着经济发展和社会进步，市场经济的脚步加快，我国企业开始对自身发展方向和要求进行了调整，同时对档案工作的重视程度加强。做好档案管理工作对企业发展带来了巨大经济效益，起到了重要作用。企业的平稳运行，离不开档案管理这个重要组成部分的保障，档案管理已经渗透到企业的各项工作中，所以加强对档案管理工作的创新具有十分重要的意义。一个企业的发展，尤其是更好更快发展，需要各项工作互相配合进行，不仅需要做好工作管理，还需要综合考虑到其他各方面的状况，良好的档案管理是企业经济效益的催化剂和助推器，也就是说有效进行档案管理工作保证了企业的经济效益，同时也使企业满足了时代的发展趋势。当前，企业档案管理工作处于创新、改革、转型的重要阶段，同时也充满了挑战。所以对企业而言，要有效地收集和整理档案，并对档案进行分析，根据时代的发展情况对企业进行合理评估，提供企业未来发展方向，使企业与时代发展同步。良好的档案管理还能提供良好的企业环境和制度保障，进一步增强企业整体水平，最终保障企业的经济效益。 2、企业档案管理信息化建设的问题 2.1企业基础设施薄弱，总体结构不科学 首先，企业档案管理信息化建设应当引进计算机设备，应当运用并发展互联网技术，这些均应当具备较多的资金与技术。当前诸多企业特别是中小型企业技术水平较差，设备与资金不充分，以此妨碍了企业档案管理信息化的建设。其次，被资源影响。大部分规模小、效益差的中小型企业较难在档案管理中融入信息化，企业档案管理信息化建设更加无法涉及。而规模大、效益佳的大型企業能够完成档案管理的信息化建设，在有效运用资源的条件下能够不断扩充规模，提升效益。这一结构的不正确性妨碍了企业的进步。 2.2缺乏宏观指导统筹规划盲目建设现象严重 企业档案管理信息化建设应该是一个系统科学的过程，需要建立的宏观指导统筹规划的基础上。可是，目前一些企业过于追求所谓的信息化建设目标，没有对企业当前档案管理中的具体问题进行具体分析，存在着盲目建设的现象，不仅影响了档案管理信息化建设水平的提高，在一定层面上也影响了企业信息化管理资源的统筹与整合。还有的企业没有从长远的角度来对档案管理工作进行系统的规划，在档案管理的具体实施过程当中存在着中心工作不突出，管理效率较低的现象。这些现象都从侧面显示出企业在档案管理的信息化建设方面还有着很长的一段路要走。 2.3基础条件薄弱技术资金不足人才建设不到位 在企业进行档案管理工作信息化建设的过程当中，需要借助相关的专业人员以及必要的资金技术来实现综合发展，目前我国一些企业由于基础条件比较薄弱，在相关的人力资源储备、资金投入方面存在着一定的短板，这在现实上影响了现代企业档案管理信息化的建设水平。目前，从整体上来看，我国在档案管理人才的培养质量与数量层面还存在着一定的不足，在一定层面上也制约了企业档案管理信息化建设的发展。 2.4信息化建设的运用水平不强 尽管当前企业的档案部门都统一开发了专业的档案系统办公软件，也都建立了自己的数据库，每个部室都拥有打印机等基础IT终端和外设产品，但是，大部分的档案部门的计算机仍然仅停留于文字处理、数据收集和数据检索上，网络设备的利用率依然较低，信息化建设的运用水平不强，对互联网的参与度远远不够。 3、现代企业档案管理信息化建设对策 3.1树立企业档案信息化观念 企业档案管理工作不仅有助于保存企业重要的文件资料，对于提升企业知识资源的统筹与规划，提升企业的核心竞争力也有着极为重要的现实意义。因此，在今后企业日常的运营和管理过程当中，企业负责人应该在思想层面高度重视企业档案管理信息化建设，树立企业档案信息化观念，不断地加大对企业档案信息化建设所需要的投入力度，为企业档案信息化建设营造良好的氛围。例如，烟台南山集团将企业的档案信息化管理纳入企业重要的发展战略。通过不断的完善档案信息化管理的组织建设、支持体系，该企业档案管理工作取得了丰硕的成果，在企业发展战略的制定以及综合营运水平的提升等方面做出了不少的贡献。 3.2大力建设档案管理的信息化技术 企业的档案管理信息化建设是与先进的信息技术分不开的，企业必须加强企业档案的存储技术，提高企业信息的文件归档能力，在此基础上增强每一位员工的安全意识，在日常工作中积极发现和避免出现安全隐患，防止档案中出现错误信息，为档案的信息化建设提供保障。企业要引进先进的技术设备，为档案管理配置高标准的磁介质档案存储设备，从而解决企业数字信息收集困难的问题。企业还应当加强对档案原件的管理，保证档案的完整性和全面性，在档案安全方面要做到两点：一方面要加强建筑消防报警等安全设施的建设，保护
档案信息化基础理论与实践一 (√)1、照片档案的数字化可以采取用扫描仪扫描输入和用高档数码相机对其进行翻拍录入两种模式。 (√)2、上网档案信息鉴定方式一般有两种：一是直接鉴定法；二是间接鉴定法 (×)3、在公众网上发布的数字档案资源，不需要办理审批手续。 (√)4、档案数字资源的鉴定主要包括价值鉴定、开放鉴定和发布鉴定。 (√)5、信息安全是指信息网络的硬件、软件及其系统中的数据受到保护，不受偶然的或者恶意的破坏、更改、泄露，系统连续可靠正常地运行，信息服务不中断等。 (√)6、数字档案馆拥有局域网、政务网、公众网甚至保密网等众多网络利用平台。不同的网络平台存储和管理着不同的资源，面向不同的用户群体，即便同一网络也要面向具有不同权限的用户群体。 (√)7、数字档案馆的档案信息资源共享与利用的途径主要是数字档案的提供利用、电子政务网中的数字档案共享和互联网上数字档案的发布等。 (√)8、如果把数字档案（电子文件）作为数据，档案元数据就是描述或反映档案文件背景、内容、结构及其管理过程的数据。 (√)9、内容数据库是指数字档案的原文数据集，其信息类型多种多样，如文本、图片、表格、音频、视频等，它们是数字档案资源建设的主体。 (×)10、广义的档案信息系统是指档案信息管理应用系统。 (√)11、上网档案信息鉴定工作方法主要包括上网档案信息鉴定的组织、原则、方式、程序等。 (√)12、误操作是安全威胁因素中的头号触发因素。 (√)13、从内容上划分，网上档案展览（陈列）主要有永久性和临时性两种。 (√)14、上网档案信息鉴定工作程序主要由工作启动程序和具体鉴定程序两个具体操作程序组成。 (√)15、根据形式的不同，上网档案信息可分为档案内容上网、档案目录上网以及档案参考信息上网等。 多选题 16、参考ISO 23081《信息和文献.记录管理过程.记录用元数据.第1部分:原则》，将通用电子文件元数据从概念层次上区分为：(12345) 选项1: 文件实体元数据 选项2: 机构人员实体元数据 选项3: 业务实体元数据 选项4: 授权实体元数据
office opertions 办公室业务?网络化?电子化?数字化 108 办公室业务2012?10 文/黑龙江省中部引嫩工程管理处周祥路 事业单位档案管理信息化建设研究 【摘要】随着社会的不断进步以及信息化技术的不断快速发展，档案信息化的建设已经成为人们的工作与生活中所必须的问题。尤其是针对事业单位来讲，随着档案信息的日益繁多，在内容上也在不断的丰富，仅仅依靠纸质进行存储已经是一项比较困难的事情，所以，本文将针对如何进一步加强和完善企业的档案信息化建设提出自己的相关分析和对策。 【关键词】档案管理；事业单位；信息化 在进入了二十一世纪之后，信息技术在世界上的不断发展已经成为了档案工作的一个重要的机遇和挑战，在这个过程中，信息化的建设的重大意义以及其可能带来的重要的影响开始受到重视，档案界已经有很多的单位开始也在信息化的领域中对档案的管理开展信息化的管理过程的探索。但是，在目前中国的档案管理的理论和时间中，档案的信息化管理的建设问题依然还存在比较大的空缺和混乱的现象，这还有待相关的学者对其进行深入的探索和思考。 一、事业单位档案管理信息化存在的问题 （一）缺乏专业的档案信息化管理人才 目前在我国的事业单位的档案管理工作中，普遍存在一个比较严重的问题就是档案管理人才的缺乏，很多的档案管理人员从没有接受过正式的档案信息化的培训，在狠毒偶的档案信息化的建设过程中，以往存在的认为的误差，在信息化的过程中得到了如实的记载，使得信息化之后的档案也成为了一些错误的档案。很多的事业单位没有专门的档案管理的人才，大部分都是由别的部门的工作来进行兼职。这就使得在档案信息化的过程中，不仅仅存在无法顺利的进行档案的信息化的工作，还造成了很多的档案管理人员在工作的过程中敷衍了事的现象。缺乏比较强烈的责任心。 （二）档案信息化建设过程中缺乏完善的离职交接制度 现代化的社会很少有人在一个岗位 上一直干到退休，所以很多的事业单位的人员随着环节以及轮岗的制度，人员的流动也是必然的现象。所以，在档案的管理过程中，档案的管理人员进行离职交接的时候就直接关系到档案管理的质量的问题。很多的档案管理人员由于本身的一些问题或者是单位的问题，都会对档案工作的顺利进行造成比较大的影响。同时，由于目前很多的档案管理部门还比较缺乏完善的交接手续，这就使得档案的管理人员在进行理智的过程中，无法做到有章可循，最后就造成了很多的档案变成了死档案的现象。 （三）档案信息的保存缺乏有效的措施 保护好档案信息在档案管理工作中是一个很重要的步骤。虽然现代化的档案管理工作中电子档案已经成为了一个相对比较普遍的事物，但是现代化的很多保密的档案信息，事业单位通常还是要采取纸质档案的方式进行管理备案的。但是，就目前来讲，事业单位在档案的信息化建设滞后，针对机密以及重要的档案文件缺乏相关的有效管理措施，很多的电子档案与纸质档案的管理制度不能够配套，这就造成了很多的档案丢失以及损坏的现象的产生。在查找的过程中，又不能发挥出档案信息的最大化的利用价值，使得事业单位的档案信息化管理的过程受到了影响和遏制。 二、完善事业单位档案信息化建设的对策 （一）加强事业单位的档案管理人员的培训 档案的管理人员作为单位的档案信息化的建设过程中的一个直接诶的执行者，其专业的技术水平的高低直接的影响到了信息化的建设程度，所以，为了能够进一步完善事业单位档案信息化的建设，加强事业单位的内部档案管理人员的招聘制度以及培训制度的审查是一个很重要的问题。首先，事业单位需要定期的安排相关的工作人员进行档案信息 化建设的相关技术的培训，加强其专业的技能知识，使其认识到此项工作的重要性所在。只有这样才能够梳理比较正确的态度。其次就是要对外公开招聘那些优秀的档案信息化管理人才，为事业单位的档案信息化管理吸引更多的优秀人才，只有这样才能更好的提高事业单位的档案管理人员的素质以及职业水准。 （二）做好离职交接的工作 事业单位应该对离职交接的工作进行具体的规定，使得规定之下的交接工作可以有法可依，当一个单位的工作人员在一定的原因之下需要离开岗位的时候，就要在离岗之前对档案的交接工作进行具体的交接，并且要留下相关的联系方式，这样才能够方便原有的企业在发现问题的时候能够及时的进行联系和沟通。 （三）做好档案信息的更新管理工作由于事业单位的本身每天都会有不同的变动，所以事业单位的档案管理人员需要跟上信息的变化的速度，及时的手机相关的新的信息，不断的对档案信息的数据库及逆行那个更新，完善档案的信息库。同时，根据事业单位的实际的要求，要定期更换那些落后的档案管理设备，引进相对比较先进的设备来进行档案的管理工作，为了能够进一步的完善档案的信息化过程打下更好的基础，从根本上加快事业单位的信息化的能力与速度，使得单位的档案管理工作更好的为单位服务。 参考文献： [1]罗幼明.浅析事业单位档案的数字化管理[J ].才智，2009，(03).[2]蒋洪涛.档案信息化建设中存在的问题及 对策[J ].滁州学院学报，2006，(04).[3]朱艳莹.浅谈新时期事业单位档案的数字化管理[J ].当代经济，2011， (06).[4]周岩.论科技档案信息化建设[J ].硅谷，2008， (15).[5]潘丽莉，孙燕鸣.浅析地质资料档案管理 信息化建设[J ].资源与人居环境，2011， (02).[6]徐文明.浅谈事业单位档案管理信息化建设[J ].才智，2012， (03).
档案管理信息化工作研究 发表时间：2019-07-22T11:50:42.210Z 来源：《当代电力文化》2019年第5期作者：刘伟 [导读] 档案管理作为信息资源的重要渠道就更应紧跟时代步伐，加快信息化发展。 菏泽市巨野县卫生计生综合执法局 274000 【摘要】21世纪最显著、最重要的特征就是伴随着全球化发展的信息化。信息化已成为时代发展首要的、不可或缺的一部分。档案管理作为信息资源的重要渠道就更应紧跟时代步伐，加快信息化发展。这不仅有利于我们档案工作者自身素质的提高，而且更有利于档案信息有效充分地利用。因此加快档案管理信息化，是档案管理工作适应时代和社会发展，应对全球科学技术迅猛发展的必然选择，是加速档案管理现代化的客观要求，是提高档案管理工作和档案服务水平的必由之路。中国论文网 h 【关键词】新时代；档案管理；信息化 一、新时代档案管理信息化的必然性 在人类历史发展的进程中，档案是一种非常重要的信息资源，是开展社会各项事业的前提条件。信息时代到来，作为国民经济和社会发展战略资源的档案信息资源，其重要性不言而喻。因此我们必须要加强档案管理的信息化，充分挖掘档案潜在的经济效益和社会效益，使档案信息的服务和利用水平得以提高，使档案实现信息资源共享。 大量电子文档出现在新时代的政务信息化体系中，随着管理科学化的趋势和政府决策的影响，档案实现信息化这一要求十分迫切。信息技术和网络经济是生产力的发展和社会进步的必然趋势，是当今世界新兴的社会生产力。为了更好地完成时代赋予我们的新任务，须适时地加强档案管理的信息化进程。 中国共产党第十六次代表大报告指出：“应大力推进信息化进程，加快建设现代化，优先发展信息产业，在经济和社会领域广泛应用信息技术”。如今我们已经进入信息技术时代，因此我们有必要增进档案管理的信息化的进度，迅速推进档案管理的现代化进程，合理配置档案信息资源，科学地管理档案，从而有效地为社会服务。 众所周知，档案部门拥有大量的信息资源，而目前我国绝大部分允许开放的信息仍处于封闭状态，从而导致蕴藏在档案中丰富的信息不能被有效、充分地挖掘和利用，档案管理的信息性、资源性价值也就无法实现。通过信息技术转变的档案信息可以直接服务于各部门、各单位以及社会公众，这样才能有效地实现档案信息的价值。 二、档案管理的信息化进程 档案管理的信息化有其自身的规律和特点，人们在处理时，应审慎待之。在这过程中，须严守三条基本原则：归档双轨制原则、文档一体化原则和确保网络安全的原则。 第一，办公自动化系统包括档案管理的信息化系统，涉及大量的国家机密，为防止国家机密被不法分子窃取，必须将它们与公共信息网实行物理隔离，采取彻底的防范措施，以确保办公局域网、档案信息和档案管理信息的安全。在档案管理信息化的过程中，加快建设档案的目录数据库和必要全文数据库是一个难点。提高档案管理的现代化水平和方便利用者是档案管理者进行档案管理的立足点和出发点，不能止步于有规可循、有目可查，而应适应信息化、管理现代化、提高利用效率的需要，确保快速、准确、全面地查阅。首先，要努力建立科学的检索机制，建立原有档案文件级目录数据库，特别是机读目录数据库，以使手工检索向计算机检索转变，方便利用档案；其次，档案管理者要积极将重要的、珍贵的、容易受损的、利用频率高的纸质或其他类型载体的档案转成电子文档，利用计算机扫描、数码照相等现代化手段，实现档案的全文数字化转化和保存。 第二，文档一体化是档案管理信息化的前提。随着办公自动化的发展，档案管理中的文档一体化被提上议事日程，在办公自动化的过程中，应把档案管理现代化纳入其中，做到全面细致地思忖，使档案管理工作与其办公自动化的发展保持一致的步调。 档案部门应将单位办公自动化系统的设计提上日程，并且亲自参与，做好参谋，根据实际情况对办公自动化系统的规划与建设提出合理建议；对那些有重要保存价值的电子文档，为了防止意外情况的发生，应做好纸质文件的归档保存，各单位应按其记录信息的保存价值将在工作过程中形成的电子文档进行物理归档，将其转化为电子档案，并根据相关规定进行保管；在那些已经实现自动化办公的单位，为确保档案的安全，均应实行电子文件和纸质文件的归档双套制。 第三，从优化并推广应用档案管理软件的角度出发，以可靠、先进的应用系统作为有力支持，促进档案管理信息化。 档案信息的安全管理包括检测、预防、抑制与恢复等几个方面，还要在档案信息的具体应用过程中防冒充、防篡改、防泄露、防抵赖。同时，为确保档案信息的安全，要加强对与网络无关档案信息的安全管理、提高信息加密技术。采用多种技术手段和科学的管理方法做好新生成的电子档案的管理，从而有效保护档案信息。在档案信息资源和网络系统的开发利用工作中，要依靠先进的技术手段、完善的规章制度、严格的管理措施使档案信息安全保险体系得到完善，同时还要提高信息安全意识，避免发生失密、泄密的现象。档案的信息化程度越高，越要注意档案的信息安全和实体安全。严格审查档案，利用合适的档案。同时还要严格审查面向公众的网上信息，确保信息的正确和健康。 三、档案管理信息化的人力资源 人力资源是促进经济、社会发展，科技进步的最宝贵的资源之一。档案管理信息化人力资源的开发，能够为档案管理信息化建设和持续发展提供可靠的保证。 第一，各级档案管理部门要重点打造一支现代化知识型的档案干部队伍。坚持以马列主义、毛泽东思想和邓小平理论、“三个代表”重要思想为指导，坚持科学发展观，使社会主义制度的优势得到充分发挥，从宏观上对人力资源开发进行管理，发挥市场对人才资源配置的基础性作用，遵循人才的成长规律，在观念和体制上不断创新，培养实用型的一批人才。 第二，正确地看待人力资源开发的重要性，并且毫不犹豫地予以落实。基于维护队伍的稳定性，应在现有人员的基础上拓宽视野，不