项目管理手册
第三册
项目统筹控制
第四分册材料控制
中冶京诚工程技术有限公司
二○○四年八月
目录
1. 概述 (1)
1.1材料控制的含义 (1)
1.2材料控制的目标 (1)
2. 项目材料控制的组织与管理 (2)
3. 项目物资管理基本程序 (7)
3.1项目物资管理工作主流程 (7)
3.2物资管理与控制的基本程序 (7)
4. 材料控制工程师的主要工作内容 (15)
4.1规划 (15)
4.2设备、材料数量跟踪与控制 (17)
4.3设备、材料进度状态的跟踪控制 (19)
4.4现场材料控制 (20)
4.5监督、协调有关部门在材料控制方面的关系 (23)
5. 设计过程材料控制程序 (24)
5.1基本设计第一阶段的材料控制 (24)
5.2基本设计第二阶段材料控制 (25)
5.3详细设计阶段材料控制 (25)
6. 设备、材料请购控制程序 (27)
6.1请购程序 (27)
6.2现场请购程序 (30)
6.3其它 (35)
7. 设备、材料采购过程跟踪与控制程序 (36)
8. 项目材料需求计划控制程序 (38)
8.1编制现场材料需求总体计划 (38)
8.2编制现场材料需求计划 (38)
8.3其它要求 (39)
8.4特殊的设备、材料发放控制程序 (39)
9. 项目材料领料控制程序 (43)
9.1领料申请单 (43)
9.2领料 (44)
9.3其它要求 (44)
10. 现场材料控制工作程序 (45)
10.1材料的入库和保管 (45)
10.2现场材料需求计划 (45)
10.3领料控制 (45)
10.4材料变更/采购变更的控制 (45)
10.5现场设备、材料请购/采购 (45)
10.6材料代用 (45)
10.7材料结算和费用结算 (46)
11. 材料裕量规定 (47)
12.材料控制报告工作规定 (50)
13.材料编码规定
13.1材料编码系统 (52)
13.2编码的构成 (52)
14.材料控制工程师文件建档规定
14.1一般要求 (58)
14.2具体规定 (58)
1. 概述
一个项目的设备、材料费用约占项目总投资的百分之五十至七十，而且设备、材料的供货进度、数量和质量对工程建设影响很大，因此在项目实施过程中重视材料管理和控制，是项目成功的一个重要环节。
材料管理和控制的主要内容包括设备、材料的进度、数量、质量和费用的跟踪控制，并贯穿于项目实施的全过程。因此，项目经理、项目控制人员、设计组、采购组、施工组及施工分承包方和业主均有责任参与项目的材料管理和控制工作。
1.1 材料控制的含义
(1) 材料（也称为“物资”）：指构成项目永久工程的设备、零配件和大宗材料的总称。
(2) 直接材料：在项目施工中，构成工程项目整体性和永久性部分的所有大宗材料和设备。
(3) 项目材料控制：项目材料控制是检查和监督材料的进度计划和材料的估算数量执行情况，通过不断地跟踪、检测和报告，力争使实际执行情况与控制基准之间的偏差减少到最低限度，以确保材料在规定的期限内请购、订货、运抵现场、接收和发放，为实现工程项目的总目标服务。
1.2 材料控制的目标
●设备、材料的规格、标准满足设计要求；
●设备、材料的质量符合设计及有关标准规范的要求；
●设备、材料按进度计划的要求准时到达现场；
●设备、材料数量控制在合理范围内；
●设备、材料的发放得到有效控制。
本手册是《项目管理手册》第三册《项目统筹控制》的第四分册。对公司项目材料控制的基本程序、各部门（岗位）人员的职责以及材料控制活动的主要控制点、部门接口等作了系统规定，适用于项目实施过程中的材料控制活动。
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2. 项目材料控制的组织与管理
2.1在总承包项目组内由项目管理部派出材料控制工程师负责整个项目的材料控制工作。
2.2材料控制工程师在业务上接受项目管理部的管理，在具体项目中接受控制经理和项目经理的领导，同时向控制经理、项目经理和项目管理部报告工作。
2.3项目材料控制组织系统
项目材料控制是一个综合管理系统，涉及业主、施工分承包方等有关方面，项目组内设计、采购和施工管理部门都是项目材料控制系统中的重要组成部分，对材料控制负有职责。项目经理是该系统的最高负责人，材料控制工程师则是该系统的中心，负责所承担项目的日常材料控制工作，并对其他部门进行控制和协调。图2.3为典型的材料控制组织系统。
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图2.3 项目材料控制组织系统图
2.4项目材料控制的控制系统
项目材料控制是一个综合性管理与控制系统，由材料控制、设计、采购、施工各部门组成，各部门根据职责分工开展工作。在这个控制系统中，材料控制组居于主导地位，是材料管理与控制的协调管理中心，对其他部门负有监督、协调、服务和控制的职能。有关信息、资料、数据等由其它部门提供，有关任务由材料控制工程师组织有关部门（人员）执行。图2.4为典型的项目材料控制系统组成图。
2.5项目材料控制职责分工
项目材料控制系统各有关部门的职责分工见表2.5。
2.5.1材料控制工程师的主要职责
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1)制定项目材料控制计划，建立材料控制基准；
2)会同费用控制工程师编制限额工程量表和材料数量控制计划，并进行设备材料的数量跟踪与控制；
3)编制材料进度计划并进行设备材料的进度状态的跟踪与控制；
4)进行设备材料的请购和发放的控制, 审核设备材料请购单，组织审核施工分承包方提交的材料领用计划和领料申请单；
5)设备材料的综合平衡与控制；
6)编制材料综合报告；
7)协调设计、采购和施工等有关部门在设备材料控制方面的关系；
8)确认并协调处理多余材料；
9)负责项目材料控制软件的管理与维护；
10) 负责材料结算并参与费用结算。
2.5.2设计组的主要职责
1)编制设备材料代码；
2)按照WBS编码的规定，分阶段提出车间（设施）级设备表（带设备位号）、车间（设施）级材料表（带材料代码）和综合材料表（带材料代码）；
3)提出设备数据表、材料规格书；
4)准确计算材料用量，合理测算裕量；
5)按项目总体计划的要求分批提交设备材料请购单，在设计计划中各专业的请购单应作为重要控制点标出；
6)配合材料控制工程师编制项目材料控制计划；
7)配合采购组进行设备材料的采购，并负责采购合同中技术附件与资料的确认；
8)多余材料的确认。
2.5.3采购组的主要职责
1)编制并向材料控制工程师提交采购实施计划；
2)直接负责采购材料的质量、进度和数量，尽量降低实际采购费用，避免突
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破请购单确定的采购限价；
3)及时向控制经理和材料控制工程师提交材料采买、催交、运输、检验、到货、入库和出库状态信息，并及时输入到项目材料控制系统中；
4)负责现场材料的接运、库房管理和材料的入库及出库，提出盈、缺、损报告；
5)现场设备材料的采购；
6)处理多余材料；
7)提交采购月报。
2.5.4施工组的主要职责
1)提出施工需要的材料裕量；
2)参与审核施工分承包方提交的材料需用计划和领料申请单；
3)及时反映施工对材料的需求情况，提交施工三月滚动计划要求设备材料一览表；
4)向材料控制工程师提交各阶段施工计划；
5)负责监督施工分承包方正确地使用材料，避免误用和浪费；
6)按规定填报或提交有关报告。
2.6材料控制工程师的素质要求
2.6.1具有工程项目的全局观念
项目材料控制必须为实现工程项目总目标服务，必须站在项目全局的高度，对设计、采购和施工有关材料控制活动进行监督、协调和控制，及时解决因设计、采购原因而影响项目总目标实现的各种与材料有关的问题。
2.6.2具有一定的专业知识
能掌握项目材料控制的基本原理、工作程序和基本方法，对与项目材料控制有关的项目进度、费用、质量、合同方面的知识，和有关工程设计、采购、施工方面的知识要有所了解；同时要具有较强的计算机应用技能，能应用计算机进行材料控制工作。
2.6.3具有一定的管理知识
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应掌握编制材料控制计划并组织实施的知识，能协调一致地按计划进行控制和管理。
2.6.4具有一定的组织协调能力
项目材料控制工作涉及到工程项目的全过程、各阶段、各部门，许多工作都需要共同协商、共同完成，因此把各方面的关系协调好，调动好各方面的积极性是很重要的，这一切都离不开良好的组织协调能力。
2.6.5要具有很强的工作责任心，具有开拓精神
项目材料控制工作是一项开拓性很强的工作，综合业务能力要求较高，只有热爱本职工作，具有很强的责任心又能勇于实践的人才能完成任务。
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3. 项目物资管理基本程序
3.1 项目物资管理工作主流程
项目物资管理是项目管理的重要方面，物资供应的进度、数量和质量不仅对工程投资影响很大，而且对工程进度和工程质量具有决定性作用。CERI建立了由项目经理、现场经理、控制经理、设计经理、采购经理、施工经理、材料控制工程师、合同控制工程师、进度控制工程师、费用控制工程师等有关人员组成的物资管理组织体系，确立了材料控制工程师在该体系中的核心作用，而且建立了公司物资管理主流程（简称“物资流”）。物资流贯穿于项目实施的全过程，涉及工程设计、采购、施工及进度、费用、材料控制等方面，项目组大部分成员以及业主、施工分承包方都有责任参与物资管理与控制工作。
图3.1为CERI典型的项目物资管理工作主流程。
3.2 物资管理与控制的基本程序
3.2.1 设计阶段
项目组正式成立后，计划工程师根据合同规定的项目进度计划的要求组织编制并发表项目统筹网络计划，该计划是物资管理与控制的进度基准。
(1) 基本设计第一阶段
a.在总承包合同签订后，根据总承包合同额，并在扣除公司成本和利润等的前提下，费用估算与控制人员编制一版控制估算。经过公司批准后，作为批准的控制估算发表，它是基本设计阶段费用控制的依据。
b.确定设备选型标准、选材标准、备品备件原则、裕量规定等影响设备材料设计标准、设计数量的原则要求，这是控制设备材料费用和数量、控制项目投资的重要阶段。必要时可提出某些制造周期长的复杂设备的请购文件。
c.材料控制工程师根据项目统筹网络计划的要求组织编制材料进度计划，明确规定设计组提出材料表和请购单的时间、采购组的订货时间、到货时间等材料进度控制点。
d.材料控制工程师会同费用控制工程师编制限额工程量表。
e.项目经理组织设计经理、控制经理、计划工程师、材料控制工程师等有关
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人员讨论确定设备材料的编码体系和编码规定，在整个项目的设计、采购、施工等阶段都要执行该规定。
(2) 基本设计第二阶段
a.设计组各专业提出工艺设备一览表、主要材料一览表、主要仪表一览表、主要电气设备一览表。
b.设计组各专业分期分批提出设备和主要材料的请购文件（包括请购单、设备材料规格书等）。在基本设计阶段，提出所有设备以及数量为70%、品种为100%准确的大宗材料请购文件。
c.材料控制工程师组织编制材料控制规划，确定设备材料的进度和数量控制基准，制定材料控制统一规定并明确材料控制的重点。
d.估算与控制人员将在基本设计阶段完成时发表首次核定估算(基本设计概算),确定估算的设备材料费用，它是设备材料采购费用控制的基准。
(3) 详细设计阶段
a. 设计组各专业提出最终版的车间（设施）级材料表、设备一览表和综合材料表，并提出全部设备和材料的请购文件。
车间（设施）级材料表不带裕量，综合材料表考虑采购、施工裕量，并与设计净量分别列出。
b. 估算与控制人员在详细设计完成后编制二次核定估算（施工图预算），这是一次十分详细的估算，设备材料的价格都使用采购订单上的价格，材料数量则是最终完成的设计统计数量，它是施工阶段的费用控制基础。
3.2.2请购、采购阶段
(1) “五适”采购原则
CERI在物资采购工作中要遵循“五适”原则，即适时、适地、适量、适质、适价。在适当的时间、适当的地点，以适当的价格采购适当质量标准、适当数量的物资，满足工程施工的需要。
(2)采购规划
在项目前期，采购组编制项目采购规划，重点明确以下内容：
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a. 采购工作程序；
b. 关键设备和大宗材料的采购安排；
c. 选择合格的制造厂商名单；
d. 工厂制造或现场制造的原则；
e. 优先催交的要求；
f. 大件运输等特殊措施以及现场采购的职责分工等。
(3) 采购实施计划
在基本设计阶段，采购组应根据项目统筹网络计划和材料进度计划的要求编制采购实施计划，该计划经材料控制工程师确认后组织实施。
(4) 请购
设计组各专业提出请购单后，首先由设计经理审核和材料控制工程师确认汇总，然后由进度控制工程师提出要求到货时间、费用控制工程师划价（即规定采购限价），该请购单方可生效，并提交采购组组织采购。
(5) 采买
采购组接到请购单后，按照请购单要求的技术规格、数量和交货期，通过询报价等程序，以经济合理的价格签订采购合同。物资采买的基本程序是：
a. 按照请购单要求的设备材料品种、技术规格、数量组织编制询价文件；
b. 向初选合格的供货厂商发出询价文件；
c. 接受供货厂商的报价；
d. 报价的评审，包括技术文件评审、商务文件评审和综合评审；
e. 确定中标厂商，合同有要求时交业主确认；
f. 根据需要召开供货厂商协调会；
g. 签订采购合同（订货合同）。
(6) 制造、催交与检验
签订订货合同并按合同规定向供货商支付订金后，进入物资制造和供应阶段。采购组应组织人员进行催交，必要时应到制造厂进行产品检验或驻厂检验，并提交有关报告。在设备制造期间，制造商应按合同规定的时间向CERI提出确认的设
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计资料、图纸等技术文件。
(7) 运输与入库
设备材料制造完毕，经检验合格后，制造商应按合同规定组织包装和运输，将货物安全地运抵合同指定地点。采购组组织人员将物资接运至施工现场的仓库，并按公司有关规定组织进行开箱检验，办理入库手续，支付货款。
(8) 材料控制工程师对物资采购全过程进行跟踪和控制。采购组应及时将有关采购信息输入到项目材料控制软件中并向控制经理、材料控制工程师提交采购状态报告。
3.2.3 施工安装阶段
(1) 现场项目部根据施工进度计划组织施工，材料控制工程师根据施工计划的要求配置物资，确保物资供应满足施工进度的要求。
(2) 公司制定了物资保管与标识的有关规定，物资入库后，采购组派出的仓库主任按公司规定对物资进行妥善保管、标识与发放。
(3) 基本设计完成后,由公司招标小组按公司规定的程序和要求组织施工招标。招标小组由项目经理、控制经理和工程营销部、工程建设部、项目管理部等有关人员组成。
(4) 签订施工分承包合同后，施工分承包方按合同要求组织施工。对地基处理工程和大部分土建工程，一般由施工分承包方包工包料，CERI不提供材料，但CERI将检查确认施工分承包方供应的材料的品种、牌号和质量是否满足合同和设计要求。对安装工程和一部分土建工程，设备材料由CERI供应，施工分承包方只负责供应辅材。施工分承包方在领料前，应根据施工进度，按施工图纸统计材料需用量，提出材料需用计划。该计划由材料控制工程师组织设计代表、专业工程师进行审核确认，计划审核批准后，仓库主任应按计划要求备料。
(5) 施工分承包方根据施工计划和材料需用计划提出领料申请单，经专业工程师审核、材料控制工程师会签、现场经理批准后到仓库领料，办理出库手续。
(6) 在施工过程中，因设计、采购、施工等原因或业主要求可能要发生设计变更、材料代用等，设计变更、材料代用必须遵循公司有关规定，按有关程序办理
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有关变更、代用手续。如在仓储或施工过程中发生材料缺损，有关人员应向材料控制工程师提交材料缺损报告。对设计变更、材料代用和材料缺损引起的材料变更，设计代表或专业工程师应提出现场材料请购单，经材料控制工程师审核确认、进度控制工程师提出要求到货时间、费用控制工程师划价，并根据审批权限经有关人员批准后，由现场采购组组织采购。
(7) 在施工过程中，材料控制工程师和专业工程师应监督和指导施工人员正确使用材料，避免或减少材料的浪费或误用。
工程竣工后，费用控制工程师组织工程竣工结算，材料控制工程师组织材料结算并提出多余材料清单，采购组负责多余材料的处理。
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图3.1 CERI典型的物资管理工作主流程 (二)－ 13 －
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4. 材料控制工程师的主要工作内容
4.1 规划
项目材料控制是检查和监督材料进度计划和材料估（预）算数量的执行情况。通过定期不间断的监测和报告，力争使实际执行情况与控制基准之间的偏差减少到最低限度，以确保控制目标的实现。因此，项目材料控制的首要工作就是组织编制材料控制规划，明确项目材料控制的重点和控制基准。该规划包括：（1）明确材料控制基准；（2）编制材料控制的统一规定。
材料控制规划应在项目开始阶段由材料控制工程师组织设计、采购和施工组的有关人员进行编制。编制的原则是在最经济的条件下保证材料的进度和数量能满足项目的需要。
项目材料控制的重点是材料的进度和数量两个方面，要明确的基准有材料进度计划、材料数量计划以及相应的工作标准等规定。
材料进度计划依据项目进度计划，并结合设计、采购和施工等部门的具体要求，对材料请购、询价、订单和到货等重要状态控制点时间做出明确规定，作为材料进度控制基准。
材料的数量计划编制的依据：历史项目数据、合同的具体要求、在项目发展过程中获得的与材料估算有关的其它信息以及设计组分阶段提出的材料表和设计变更等资料。材料控制工程师对以上数据进行分析、处理并汇总统计，编制项目材料数量控制计划，作为材料数量控制基准。
4.1.1编制限额工程量表和材料数量控制计划
项目合同签订后，材料控制工程师会同估算工程师，组织设计组相关人员，依据合同中关于项目材料的具体要求、公司设备材料库中的有关历史项目数据、有关工艺设计文件，分专业编制该项目的限额工程量表，作为项目限额设计文件的组成部分。限额工程量表是整个项目材料数量控制的基准。
随着项目的进展，材料控制工程师获得的有关材料估算信息将不断完善。材料控制工程师应动态更新项目材料估算，同时比照限额工程量表进行差额分析、报告；并在基本设计第一阶段、基本设计第二阶段、详细设计阶段分别出版项目
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材料数量控制计划，作为下一阶段材料数量控制的基准。限额工程量表和材料数量控制计划应经项目控制室组织评审，并经项目控制经理批准。
4.1.2编制项目材料进度计划
材料控制工程师在项目材料动态估算的基础上，依据设计、采购、施工对项目材料进度的共同要求，确定项目材料进度控制的最小管理单位。从基本设计第一阶段开始，材料控制工程师将材料作为一种资源配置给项目进度计划中的具体工作项，并编制材料进度计划。该计划的重点是控制各类（批）材料运抵施工现场的时间，并由此倒排确定请购单提出时间和订购单发出时间。在整个项目周期中，随着项目执行的不断深入，项目进度计划和项目材料估算的修改，材料控制工程师应动态修正项目材料进度计划。修正的项目材料进度计划是项目下阶段材料进度控制工作的基准。项目材料进度计划的内容具体规定详见表4.1.1。项目材料进度计划应经项目管理部组织评审，并经项目控制经理批准。
表4.1.1 材料进度计划及执行情况（表）
要在备注中注明“复杂”或“关键”；
2. 表中时间用6位数表示年、月、日。
4.1.3建立项目材料编码系统
在基本设计第一阶段，材料控制工程师在设计经理和各专业负责人的协助下组织
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建立设备材料编码系统。
CERI的材料编码系统由项目代号、车间（设施）级代号、专业代码、材料类别码、材料编码和材料规格代码等部分组成。关于材料编码和规格代码有关规定详见第12章。其它代码在项目统一规定或材料控制规划中作出统一规定。
项目材料编码系统应贯穿于整个项目的物资管理系统中，设计料表、请购单、订购单、到货清单、入库单、出库单、材料需用计划、领料申请单中的材料编码都应遵循同一材料编码系统的编码规则。
4.1.4制定项目材料裕量具体规定
CERI制定了材料裕量统一规定（详见第11章）。材料控制工程师在基本设计第一阶段根据公司的规定组织设计、采购、施工组制定项目材料裕量具体规定。
各种材料的材料裕量由设计人员根据项目材料裕量规定测算并在材料表中单独列出，材料控制工程师对设计人员提出的裕量进行审核确认。
材料控制工程师将《项目材料裕量规定》的具体内容输入项目材料控制系统。当设计净量输入项目材料控制系统后，项目材料控制系统自动测算裕量。如自动测算出的裕量与设计人员提出并经材料控制工程师确认后的裕量不同时，以后者为准。
4.1.5确定备品、备件原则
材料控制工程师会同设计经理组织各设计专业依据合同确定设备、材料备品备件原则。
4.1.6确定CERI供应材料范围
材料控制工程师在设计经理、采购经理和合同控制工程师的协助下，根据总承包合同和施工合同的有关规定，确定CERI负责的材料供应范围。
4.2 设备、材料数量跟踪与控制
4.2.1 建立设备、材料数据库
设计组依据有关限额设计文件进行设计工作，并分阶段向材料控制工程师提交有关设计文件（材料表、规格书、非标设备施工图等）。材料控制工程师对项目材料统计汇总，并根据限额工程量表及项目材料估算完成差额分析。材料控制工程师将材料数量输入到项目材料控制软件的材料表系统中，建立设备材料数据库。
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