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秘书工作中的沟通技巧
在人际交往中, 沟通无所不在。所谓沟通, 是指为了一个设定的目标, 把信息、思想和情感在个人或群体间传递,并且达成共同协议的过程。从某种意义上来说, 沟通不但是一种职业技能,而且也是一种生存的方式。作为一名秘书 , 想要当好领导的助手 , 除了需具备基本的专业知识和技能之外, 更重要的是要做好沟通工作, 不但能沟通, 还要会沟通, 也就是说要掌握沟通的诸多技巧并灵活运用, 这样才是一个合格的秘书。
秘书工作中需要沟通的人群无非有三大类,一是领导, 二是同事, 三是群众。下面笔者结合工作实际, 谈谈和以上三类人群进行沟通的一些技巧。
一、与领导的沟通技巧
穆罕默德曾经说过:“山不走过来, 我就走向山。”对于秘书来说, 要想当好参谋,就要学会走向领导。但是不同的领导有着不同的性格,在与他们的沟通当中, 当然也要因人而异,特别要把握好以下几点:
1、在与领导沟通时要认清自己的位置
无论何时何地,秘书人员要切记自己是领导的助手,属于份内的事情要认真做好,除此以外不能擅做主张。要维护好管理层内部的团结,在向领导汇报、请示、反映问
题时, 不发表有关领导个人的议论, 不当传话筒, 不说不利于团结的话。
2、与领导沟通时要学会未雨绸缪
领导每天需要面对和解决的事情很多, 为了提高沟通的质量,秘书
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人员要提前把沟通的目的以及表达的方式思考成熟, 对领导的工作日程也要有个清晰的了解，还要对领导的心情做个大致的揣摩，这样既能节省时间, 也能使沟通更为有效。倘若在领导日程排得很满、心情又很糟糕的时候去与之沟通, 往往会事倍功半, 不但达不到沟通的目的, 反而会使领导对秘书人员产生反感。
3、针对不同性格的领导，采取不同的沟通方法
秘书平时在与领导的接触中, 要学会观察,学会总结。针对不同性格的领导, 找出适合与之沟通的方法。比如与冷静型的领导相处时, 秘书人员可能会觉得对方难以捉摸, 这就需要秘书人员善于观察, 从领导日常的工作中去了解他的喜好。在与领导沟通的过程中，多聆听他的意见和建议, 切勿自作主张;凡是领导交办的事务,务必要做到万无一失,对一些细微之处做到一丝不苟。这样相处一段时间后, 就会取得冷静型领导的信任。雷厉风行、有魄力的领导通常性格爽快, 很欣赏有才能的
人。因此在与他相处时,可以大胆地提出自己的想法和建议, 恰到好处地施展自己各方面的才能。由于这类领导相当有魄力, 所以只要你的建议可行, 他都会支持你。在和这类领导相处时, 除了要扎实稳妥地办事之外,还要注意在领导面前把握好一个表现的“度”,尽管他爱才惜才,但是如果表现过头,会让这类领导认为你是在故意卖弄, 反倒弄巧成拙。虽然我们接触的领导性格各异,但是只要秘书人员在工作中兢兢业业,多思考、勤学习, 加上巧妙使用沟通的技巧,那么我们就能从容面对。当然如果遇到那种极端自私、脾气暴躁或品质有问题的领导,最好的办法就是选择离开,因为和这种类型的领导相处,不仅会感到沟通是件异常困难的事情,而且工作上也会带来很多意想不到的麻烦。
二、与同事的沟通技巧