科技档案得整理方法
作者:王大忠文章来源:本站原创点击数: 4519 更新时间:2012/5/19
第一节科技档案
一、科技档案得定义
《科学技术档案案卷构成得一般要求》规定:科技档案就是企事业单位与国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动中形成得对国家与社会具有保存价值得应当归档保存得科技文件材料。
二、科技档案得特点
1、专业性
2、多样性
3、成套性
三、科技档案与科技资料得区别
1、反映对象不同
(1)科技档案:本单位科技活动得直接记录
(2)科技资料:外单位科技活动得记录
2、来源不同
(1)科技档案:就是由本单位得技术部门形成得原始记录
(2)科技资料:从本单位以外收集、交换、购买来得
3、作用不同
(1)科技档案:依据与凭证作用
(2)科技资料:参考与借鉴作用
第二节科技档案得收集归档
一、收集方法
一列入、一同步、一参加、一把关
1、一列入:明确基建、设备、科研等业务管理部门得岗位职责,即把科技档案得收集、积累、移交归档工作列入该科室得职责范围,并责任到人。
2、一同步:科技档案得收集工作与基建、生产、科研、设备管理活动同步进行。
(1)事前介入。在与有关单位签订协议合同时(如勘察、设计、施工、监理等单位),应对科技档案得套数、费用、质量要求、立卷人、移交时间等提出明确要求,作为科技档案接收时得依据。
(2)事中监督。本单位要负责组织、监督与检查有关单位(如勘察、设计、施工、监理等单位)科技档案得形成、积累、整理、移交工作,做到边施工边收集边整理。
3、一参加:档案人员参加基建项目竣工验收会与设备开箱,覆行签字手续,并对现场形成得文件材料与设备开箱后得随机材料进行现场收集。
4、一把关:把好外出人员带回材料得收集关
围绕基建项目、设备选购等活动外出开会、学习培训带回得各种文件要及时向本单位档案室移交。并由档案部门签字后,才能报销差旅等有关费用(此项规定可纳入本单位得规章制度,以把好文件材料得收集关)。
二、归档范围
三、归档要求
1、归档得文件材料应为原件。
2、归档得文件材料内容必须齐全、完整、准确、系统。
3、文件材料应采用耐久性强得书写材料书写,不得使用易褪色得书写材料,否则必须复印。
4、文件材料应字迹清楚,图样清晰,图表整洁,签字盖章手续完备。
5、图纸应折叠或A4(297×210mm)幅面,所有竣工图均应在图标栏上方空白处加盖竣工图章,图标栏露在外面,竣工图章应使用不易褪色得红印泥。
6、组卷所用得各种目录、表格、封面(底)、卷盒一律采用档案行政部门监制得产品。
四、归档时间
(一)基建档案
1、工程前期文件(依据性、基础性文件):工作完成后,一次性归档。
2、施工、监理、竣工文件:
(1)规模小:竣工验收后三个月内一次性立即归档。
(2)规模大、周期长:可按单位、分部工程,通过单项验收后归档。
(二)设备、仪器:大型设备应在设备、仪器安装、调试成功,交付使用时归档,小型设备仪器开箱验收时即可归档。
(三)科研课题
1、一般情况下:在研究结束并完成成果鉴定后归档。
2、研究周期长得:可按阶段归档或按年度归档。
(四)产品、工艺:应在产品定型验收、正式投产时归档,也可视周期长短分阶段归档。
五、归档份数
1、基建档案一般不少于2套,一套(原件)由建设单位保管,一套(原件)移交当地城建档案馆。
2、其她档案一般归档1套,较重要得与利用频繁得文件材料可根据实际情况增加归档份数。
六、归档手续
档案交接时,应编制移交清单,一式两份,交接双方签字、盖章后方可交接。
第三节科技档案得整理
整理程序
1、分类→
2、组卷→
3、卷内文件排列→
4、拟写案卷标题→
5、复查定卷→
6、编页号→
7、填写卷内文件目录→
8、填写卷内备考表→
9、填写案卷封面→10、案卷装订→11、案卷排列与档号编制→12、填写卷盒、装盒排架→13、编制检索工具
一、科技档案得分类
(一)基建档案分类
1、“使用性质——单项工程”分类法
2、“专业——使用性质——单项工程”分类法
3、“使用性质”分类法
4、不分类直接组卷
5、综合类得设置
(二)设备档案分类
1、“使用性质——型号”分类法
2、“工序——型号”分类法
3、“车间——使用性质”分类法
4、“使用性质”分类法
5、不分类直接组卷
(三)科研档案分类法
1、“性质——课题”分类法
2、“专业——课题”分类法
(四)产品档案分类法
1、“系列——型号”分类法
2、“品种——问题”分类法
二、组卷
(一)组卷得含义:组卷,就就是把一组有联系得文件,以卷、册、袋、盒等形式组合在一起,使它能够表达一个相对独立得概念,以便于保管、保密与利用。
(二)组卷得要求
1、一卷就就是一组有密切联系得文件,而不就是杂乱无章地随意堆积。
2、每一卷都表达一个相对独立得概念,不要一个概念(案卷标题)多个卷,卷与卷之间应当从题名到内容都就是全异得关系。
3、卷厚适度。一般不超过40mm。
4、案卷内不应有重份文件。
5、价值(保管期限)大体相同。
(1)基建档案:依据性文件(前期立项及审批文件)、基础性文件、土地证红线图、竣工材料及涉外文件等作永久保存外,其余文件可划分为长期或短期,原则不短于建筑物得使用寿命。参见P22页。
(2)设备档案:一般为长期或定期。要根据设备仪器得使用寿命来定。
(3)科研档案:要视其重要程序与价值大小来定期限。
(4)产品档案:一般定期,若反映出了该企业得发展史,则可永久存放。
(三)组卷方法
1、基建档案:以单项工程即某一建筑物为单位组卷
(1)大中型建设项目
a、文字表格类:按问题(专业)组卷。如:立项审批、征地拆迁、勘察设计、招投标、原材料试验、化验单、工程质检、隐蔽工程记录等。
b、竣工图类:按专业组卷。即建筑、结构、水、电、气、暖等专业。
(2)小型建设项目
a、按阶段组卷:即按准备(开工前阶段)、监理、施工、竣工验收这几个阶段组卷。
b、直接按单项工程组卷:即1个工程(建筑物)1卷,文字材料在前,图纸在后。
2、设备档案
(1)大型设备按结构组卷:即按设备得组件、部件、零件等不同可分拆得组成部分组卷。
(2)普通设备仪器按单台组卷:即1台1卷。
(3)小型设备仪器可酌情合并组卷:即2—3台组1卷。
3、科研档案
(1)科研成果档案
a、大型:按课题得阶段问题组卷:准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励与推广应用阶段。
b、小型:按单独课题项目直接组卷。
(2)科研论文:按年度或部门组卷,即1个年度得论文组1卷或1年中1个部门得论文组1卷。
4、产品档案
(1)大型产品:按结构组卷,即组件、部件、零件或按立项、设计、试制、生产、销售、创优等工作程序。
(2)小型产品:按系列或单个产品组卷,即1个系列产品或1个产品组1
卷。
三、卷内文件排列:
(一)概念:卷内文件排列,就就是按照文件得形成规律与必然联系,系统得、有规则得进行排放,固定每份文件在卷内得恰当位置。
(二)方法:
1、按阶段排列——适合只组1个卷得情况。
(1)基建档案:按前期文件、工程设计(初设、扩初设计、技设、施工图设计)、工程施工、监理、竣工验收得顺序排列。(竣工图按建筑、结构、水、电、气、暖专业顺序以及竣工图纸图号排列)
(2)设备档案:按依据性文件、开箱验收、随机文件图纸、安装测试、运行维修得顺序排列。
(3)科研档案:按准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励与推广应用阶段顺序排列。
(4)产品档案:按立项、研究设计、试制、生产、销售、创优等工作程序排列。
2、卷内即有文字材料又有图纸时,文字材料在前、图纸在后。
3、卷内纯属文字材料时,可参考文书档案排列:
(1)整体上按时间(工作程序进度)。
(2)正文在前、底稿在后。
(3)正文在前、附件在后。
(4)批复在前、请示在后。
(5)原件在前、复印件在后。
4、装订成本、印刷成册得材料一般不拆散重新排列。
四、拟写案卷标题
(一)基建档案标题拟写方法:
1、文字材料类:前期文件
“三段式”:责任者关于问题得名称
例:郑州市政府关于市电业局110千伏碧沙变电站征地得
责任者问题
批复、会议纪要
名称
2、表格、图纸材料类:
(1)项目名称+专业(子项或分部)+表格、图纸名称
(2)项目名称+表格、图纸名称
例1:教学楼给排水、电气、门窗、装饰分部工程质量评定表
项目名称子项分部表格名称
例2:教学楼(电气)竣工图
项目名称专业图纸名称
例3:教学楼隐蔽工程记录
项目名称表格名称
(二)设备档案标题拟写方法:
型号+设备仪器名称+文件名称
例:XX型B超仪订货合同、合格证、说明书、开箱单
型号名称文件名称
(三)科研档案标题拟写方法(略)
(四)产品档案标题拟写方法(略)
五、复查定卷
复查定卷就就是对所组成得案卷,进行一次全面得审查,对不符合要求之处立即纠正,以确保案卷质量。复查内容:(1)案卷组成就是否合理(2)卷内文件就是否齐全完整(3)卷内文件排列就是否系统科学(4)案卷题名就是否恰当。
六、编制卷内文件页号
1、编号范围:
(1)除空白页(卷内文件目录、案卷封面、封底)外,文字与图纸逐一编号。
(2)印刷成册已有页号得文件自成一卷时也可不重新编号。
2、位置:正面——右下角、背面——左下角,同文档相反。
3、编号工具:用铅笔编写阿拉伯数字。
七、填写卷内文件目录
1、序号:即顺序号。序号得给定就是以一份文件或一张图纸为单位。
(1)其中打印件与底稿,主件与附件,原件与复印件均为一份文件,给一个顺序号。
(2)请示与批复视为2份文件,各编各得号(若批复不另行文,只在原请示件上批示意见得,仍做为一份文件,编一个号,但需要在题名填写时体现出
批示)。
2、文件编号
(1)文件:如:请示、批复,文件编号就就是文号。
(2)图纸:填图号,例“建施-1”,“结施01”“水施03”。
(3)许可证:填证号。
3、责任者:
(1)以落款盖章或签名为准,填写文件得直接形成单位与个人;
(2)有两个以上责任者时,尽量都填上,太多时,选择两个主要责任者,其余用“等”代替。
(3)竣工图得责任者填写竣工图章上得施工单位。
(4)责任者可填写规范通用得简称。
4、文件材料题名。
即文件标题或图纸得全称。
5、日期:文件或图纸得形成日期。格式为20020612(8位数)。
6、页号:填每份文件得首尾号。
说明:(1)图纸有图样目录时,仍要编制《卷内文件目录》,原图纸目录要作为卷内一份文件编页号登入目录;若该套图纸需要组成几卷,图纸目录放在第一卷内。
(2)卷内文件目录排在卷内文件首页之前。
八、填写卷内备考表
(一)说明:包括以下内容:
1、标明卷内文件得件数与页数;
2、说明卷内文件残缺破损情况(无者不写);
3、填写立卷人、检查人姓名及日期,日期为立卷得完成时间。
(二)互见后:填写反映同一内容而载体不同另行保管得档案得档号,该
档号后应注明载体形式,并用括号括起。
九、填写案卷封面
1、档号:后面讲。
2、档案馆号:不填。
3、案卷题名:填写已拟写好得案卷题名即可。
4、立卷单位:哪个单位组卷就填哪个单位
5、起止日期:填写卷内文件形成得起止日期,只填年、月。
6、保管期限:①填写划定得永久、长期、短期
②卷内档案材料有两种以上保管期限时从长划定。
7、密级:根据已划定得密级填、若没有则不填,特殊情况请示有关领导再填。
十、案卷装订
(一)拆掉金属物。
(二)科技档案可采用装订与不装订两种形式。
1、装订方法:
(1)用棉线三孔一线(8字装订法)
(2)图纸折叠。
a、要按A4图纸大小折叠成手风琴式;
b、卷内得图纸左侧要留出装订边30mm;
c、折叠图纸时注意正面朝内,图签外露,以保护图纸受磨损并便于查瞧利用。
(3)图纸装订要加垫纸板并包脊背。
2、不装订:
(1)卷内文字材料,要以份(件)为单位,用线装订。
(2)卷内图纸要折叠成手风琴式A4大小得统一幅面,不留装订边。
(3)卷内得每一件文字材料与每一张图纸,均在右上角空白处加盖档号章,式样为:
3、对破损、小于A4规格得文字材料要修复与托裱,装订线外有字迹得要加边。
编制检案工具
科技档案常用得就是《科技档案分类目录》、《总目录》。
(一)《科技档案分类目录》式样如下:
(二)《档案总目录》
1、打破大类中二级类目及以下类目(即小类)得类别界限,以归档时间得先后作为登记入册得前后顺序。
2、以打破年度得大流水号为登记得顺序号。
第一节科技档案 一、科技档案的定义 《科学技术档案案卷构成的一般要求》规定：科技档案是企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动中形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。 二、科技档案的特点 1、专业性 2、多样性 3、成套性 三、科技档案与科技资料的区别 1、反映对象不同 （1）科技档案：本单位科技活动的直接记录 （2）科技资料：外单位科技活动的记录 2、来源不同 （1）科技档案：是由本单位的技术部门形成的原始记录 （2）科技资料：从本单位以外收集、交换、购买来的
3、作用不同 （1）科技档案：依据与凭证作用 （2）科技资料：参考与借鉴作用 第二节科技档案的收集归档 一、收集方法 一列入、一同步、一参加、一把关 1、一列入：明确基建、设备、科研等业务管理部门的岗位职责，即把科技档案的收集、积累、移交归档工作列入该科室的职责范围，并责任到人。 2、一同步：科技档案的收集工作与基建、生产、科研、设备管理活动同步进行。 （1）事前介入。在与有关单位签订协议合同时（如勘察、设计、施工、监理等单位），应对科技档案的套数、费用、质量要求、立卷人、移交时间等提出明确要求，作为科技档案接收时的依据。 （2）事中监督。本单位要负责组织、监督和检查有关单位（如勘察、设计、施工、监理等单位）科技档案的形成、积累、整理、移交工作，做到边施工边收集边整理。
3、一参加：档案人员参加基建项目竣工验收会和设备开箱，覆行签字手续，并对现场形成的文件材料和设备开箱后的随机材料进行现场收集。 4、一把关：把好外出人员带回材料的收集关 围绕基建项目、设备选购等活动外出开会、学习培训带回的各种文件要及时向本单位档案室移交。并由档案部门签字后，才能报销差旅等有关费用（此项规定可纳入本单位的规章制度，以把好文件材料的收集关）。 二、归档范围 三、归档要求 1、归档的文件材料应为原件。 2、归档的文件材料内容必须齐全、完整、准确、系统。 3、文件材料应采用耐久性强的书写材料书写，不得使用易褪色的书写材料，否则必须复印。 4、文件材料应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。 5、图纸应折叠或A4（297×210mm）幅面，所有竣工图均应在图标栏上方空白处加盖竣工图章，图标栏露在外面，竣工图章应使用不易褪色的红印泥。 6、组卷所用的各种目录、表格、封面（底）、卷盒一律采用档案行政部门监制的产品。 四、归档时间 （一）基建档案
基建档案整理要求 基建档案，全称是基本建设档案，指在各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程规划、勘察、设计、施工、使用、维修与装修活动中形成并归档的科学技术文件材料。一个具体项目的基建档案是指从整个建设项目的酝酿、决策到建成投产（使用）的全过程中形成的、应当归档保存的文件材料。 基建档案的特点是以工程项目为中心形成的科技文件材料具 有成套性。包括文字材料、图纸、图表、计算材料、声像等。 一、归档范围 每一个单项基建工程基本上都可以分成五个阶段（前期准备阶段、设计阶段、施工阶段、（工程监理）、竣工验收阶段和使用维护阶段）形成的文件。 基建项目中形成的照片一般归声像档案类，特殊情况，如打桩时土质问题的照片，可同基建文字材料一起立卷。 与基建工程连在一起的设备，比如某些化工装置、电梯安装等的档案，与基本建设档案一般很难截然分开，可以作为基建档案的一个组成部分，但设备主体及设备开箱和运转维护过程的文件材料归入设备类。 有产权分属的基建项目，要视具体签定的协议涉及的产权比例来确定归档单位。所占比例大的，视为基建项目归档单位，进行整理归档；占有部分产权的另一方有权保管其拥有产权的那部分档案资料。 若项目立项不成功，此时，批复可归入批复年的文书档案，视具体情况，划分为长期或短期。 具体归档范围参阅基本建设项目文件材料立卷方法和保管期限（附件一） 二、归档要求 1、归档的基建项目材料要完整、准确系统、字迹清楚、图面整洁。 2、归档时间 负责基建类档案归档管理的部门，指定专（兼）职人员在平时
感谢你的观看 做好基建项目材料的收集、积累，按竣工年度归档。但施工时间短的，在基建项目验收后两个月内，按立卷要求分类整理装订；施工时间跨度长的，可采取分阶段归档。房屋产权档案在每户办理完手续后一个月内按立卷要求整理装订。 3、分类与代号 B基建类 B1基建项目类（按单项工程排列） B1.1 ×××项目 本单位第一项工程代号 B2房屋产权类 B2.1单位产权 B2.2房改产权 面积补差的材料按分类方案归类，即在分类方案中列出每一个地址或每一幢房屋的代码，将对应的材料归入相应的类别中；货币补差的材料归入办理完毕年度的文书档案。 三、基建档案整理要求 （一）基建类档案整理 1、立卷 每一项工程一般都是在五个阶段的基础上分问题（内容）——保管期限进行组卷。如果一项工程文件材料形成数量比较少，可以一个阶段组一卷，或者五个阶段合成一卷。 2、卷内文件材料的排列 ①卷内文件的排列 一般按文件材料的重要程度和时间先后排列：批复在前、报告请示在后；正文在前、底稿在后。 ②图样材料的排列 有图纸目录的，按图纸的原目录、图号排列；没有图纸目录的，先排总平面布置图，后排局部图，即按图纸类别序号排列（即地质图、初步设计图、建筑施工图、水工图、电气图、气管图、更改图）。卷内排完一个专业项目，再排另一个专业项目。 ③文字和图样交错材料的排列 一般情况文字排前，图纸排后。如果文字材料只是对图样材料的补充或一般说明，图纸应排在前面，文字材料在后面。 3、卷内文件编页码 感谢你的观看
( 安全管理 ) 单位：_________________________ 姓名：_________________________ 日期：_________________________ 精品文档 / Word文档 / 文字可改 技术档案管理规定(标准版) Safety management is an important part of production management. Safety and production are in the implementation process
技术档案管理规定(标准版) 为保证车辆技术状况良好，准确掌握车辆及其所换机件的技术状况，制定本规定： 一、技术档案是指本企业进行生产经营活动所用的一切重要图片、图纸、光碟、图书、报表、技术资料、有关设备的技术文字说明等技术性文件，整理后归并文件档案。 二、本厂设置技术档案有：维修汽车技术质量档案、技术标准、规程、工艺文件、统计报表等生产技术档案、设备档案。 三、本厂技术档案由调度资料部门负责建立、保管、运用或提供使用。 保管工作由调度资料部门指定专人负责。 四、每类档案资料进入本企业、技术部应当月内建立档案。建档时要分类编号、登记，并立卷归档，并进行必要的整理编制卡片，以便查阅。
同时建立电子档案，并在每周进行一次移动硬盘存储，防止数据丢失。 五、修理厂技术档案不外借。内部技术人员办理借阅手续后，可以借阅，但属修理厂秘密的资料不得外借，不得随便复印。技术档案阅后要及时归还并办理归还手续。 六、车辆技术档案的建立，必须建立单车维修档案，数据、信息准确全面，按信息归类存放，并做好重要的维修数据记录其换件记录。 七、技术部定期对技术档案进行鉴定，确定保管年限及时销毁失去使用价值的档案。 八、所有档案保存期限为长期。 云博创意设计 MzYunBo Creative Design Co., Ltd.
桥梁工程施工资料 桥梁由基础及下部构造、上部构造预制和安装、总体桥面和附属工程、防护工程和引道等分部工程构成。 第一节施工试验报告 1、水泥混凝土和砂浆配合比试验报告。其混合料应按《公路工程水泥混凝土试验规程》的规定进行试验。报告应包括配合比设计计算书，试验室确定的配合比及强度试验报告，所用原材料试验报告。试验报告按单位工程组卷。要求监理审批意见在前，试验报告在后。 2 、锚具、夹具、连接器和千斤顶检验报告： 1）锚具、夹具、连接器。预应力筋锚具、夹具、连接器验收批的划分：在同种材料和同一生产工艺条件下，锚具、夹具应以不超过1000 套组为一个验收批；连接器以不超过500 套组为一个验收批。 （1）外观检查：应从每批中抽取10％的锚具且不少于10 套，检查其外观和尺寸。如有一套表面裂纹或超过产品标准及设计图纸规定尺寸的允许偏差，则应另取双倍数量的锚具重做检查，如仍有一套不符合要求，则应逐套检查，合格者方可使用。 （2）硬度检验：应从每批中抽取5％的锚具且不少于5 套，对其中有硬度要求的零件作硬度试验，对多孔夹片式锚具的夹片每套至少抽取5 片。每个零件测试3 点，其硬度应在设计要求范围内，如有一个零件不合格，则应另取双倍数量的锚具重做试验，如仍有一个零件不合格，则应逐个检查。合格者方可使用。 （3）静载锚固性能试验：对大桥等重要工程，经上述两项试验合格后，应从同批中抽取6 套锚具（夹具或连接器）组成3 个预应力筋锚具组装件，进行静载锚固性能试验，如有一个试件不符合要求，则应另取双倍数量的锚具（夹具或连接器）重做试验，如仍有一个试件不符合要求，则该批锚具（夹具或连接器）为不合格品。 2）千斤顶检验。当千斤顶使用超过6 个月或200 次，或在使用过程中出现不正常现象，检修后均须重新检验。 3）检验报告组卷要求。预应力用锚具、夹具和连接器、千斤顶等的检验报告按器具种类、检验时间顺序组卷。 3、桥梁支座和伸缩装置检验报告。进场的桥梁支座和伸缩装置必须有生产厂家的合格证和产品质量检验报告，并应按图纸和规范要求进行检验，检验报告按生产厂家、材料种类、检验时间顺序组卷。 4、桩基无损检测报告、钻芯取样资料、桥梁荷载试验报告和梁板试验报告以结构物为单元分别组卷。 5、施工期间水泥混凝土抗压强度抽检试验记录，按分项工程组卷；工程全部完工后，按单位工程进行同一强度等级评定。 6、施工期间水泥砂浆抗压强度抽检试验记录组卷、评定如上。
关于科技档案归档整理的基本要求 1、归档前请到档案人员处索取项目档号，档号格式为ZN XXXX－XXX－ XX。 2、填写每卷算稿、报告及图集的《科技档案》封面（封面请到档案室领取）。 3、《科技档案》封面上的“起止日期”是指文件材料形成的最早和最终的日 期，不是归档的时间。 4、编写卷内文件页码，页码从封面开始编写，起始页码是1,有文字的页面均 需编页码，页码编写位置是正面编在右下角，反面编在左下角；如报告或算稿的正文已编有页码，则只需将页码从封面连续编到正文的前一页止，并在卷内备考表的封面及目录页栏内填上其页数。 5、检查卷内文件的墨迹，不能有红、纯蓝墨水，不能有圆珠笔，不能有铅笔 （除行业特殊要求的除外）；如有上述情况，需复印，并将复印件放原件的前面。 6、在一个案卷内有两本以上的算稿时需填写《卷内目录》。 7、填写科技档案卷内备考表，立卷人填写归档整理的人，时间填写归档时间。 8、图纸归档需在底图上填写档号，档号的填写位置应在图纸的右下角、图名 框附近的空白处，每张图纸填写一个档号，档号的格式为：ZN XXXX－XXX－XX－XX；并将底图扎边，按档号顺序排列好。如有图集的可不必晒蓝图，没有图集的需晒蓝图一套。 9、按《图纸目录》式样填写图纸目录。 10、归档的底稿、算稿、底图都需要同时归与之相对应的校审卡,放在底稿、算稿的最前面，按校审运行卡、合格产品评定表、等级评分表的顺序排，底图的校审卡按卷单独收集。 11、关于归档的份数：正式报告正本归两套，底稿一套；图集、图纸归一套， 底图一套；算稿一套；原始记录归一套。 12、归档移交时需填写好《归档移交目录》,一式两份。其填写方法是每个案 卷要占一条记录。 13、《归档移交目录》、《卷内目录》、《图纸目录》式样可到档案人员处索取。 郭海燕 2008－01－09
科技档案的整理方法 一般讲，基层档案部门对科技档案的整理，大体要经过分类、案卷组织与排列、编目几个环节。 一、分类。科技档案分类，就是根据科技档案的内容性质和形成特点，把一定范围的科技档案划分成不同的类别层次，从而形成具有一定从属关系和平行关系的不同等级的科技档案库藏系统。 1、分类的要求。搞好科技档案的分类，应注意以下几点： （1）科技档案的分类要遵循同一规则。在一个单位内部或一个专业系统，同一种科技档案的分类标准应该一致。 （2）科技档案分类要遵循效用规则。即科技档案分类要适应科技档案及其管理特点，追求分类的整体适用效果。也就是说，科技档案的分类，要符合档案形成专业和档案形成单位科技活动的性质和特点。 （3）科技档案分类要遵循排它规则。即同一级类目必须互相排斥而不能重合。（4）要编制一个合理和切实可行的科技档案分类方案。分类方案是进行科学分类的依据性文件，在编制科技档案分类方案时，要了解和掌握本单位科技档案的内容构成和形成特点，确定明确的分类标准和分类方法，设置科学、合理的类目体系，形成完整的科技档案分类方案。 2、分类的方法。基层档案部门对科技档案的分类，实际上是在分类方案的指导下进行的。科技档案的种类很多，因此可运用的分类标准或进行分类的方法也是较多的，大体上，科技档案实体分类基本是采用对象分类法和特征分类法两种方法。对象分类法就是以一个实物对象的设计、生产制造等活动形成的整套科技档案为单元进行分类的方法，其典型的形式是型号分类法、工程项目分类法和课题分类法。特征分类法就是以科技档案的内容特征为依据进行分类的方法，其典型的形式是专业特征分类法、时间特征分类法和地域特征分类法。（1）工程项目分类法。它适用于对基本建设工程档案的分类，就是在本单位全部基建档案范围内，以工程项目为分类单元，划分科技档案的类别。 （2）型号分类法。它适用于产品档案和设备档案的分类，就是以各个型号的产品或设备为分类单元，划分科技档案的类别。 （3）课题分类法。适用于对科研档案的分类，以各个独立的研究课题为分类单元，划分科技档案的类别。 （4）专业特征分类法。按照科技档案所反映的专业性质划分科研档案的类别。 （5）地域特征分类法。根据科技档案内容所反映的地域特征划分科技档案的类别。 （6）时间特征分类法。按科技档案内容所反映的时间特征划分科技档案的类别。 以上几种基本方法，在实际应用时，可根据具体情况，结合其中几种灵活运用。基本建设档案的分类，具体到不同单位和不同基建项目，其档案主要有性质——工程项目分类法、流域——工程项目分类法。产品档案的分类，由于产品种类繁多，各种产品代号也不尽相同，因此在型号分类法的基础上，派生出许多具体分类方法，比较常用的有使用性质——型号分类法、系列——型号分类法、年度——纱号分类法。设备档案的分类，根据组织形式和设备类型的不同，设备档案具体的分类主要有性质——型号分类法、工序——型号分类法。科研档案的分类方法主要有学科——课题分类法、专业——课题分类法。 二、案卷组织与排列 案卷是一组具有有机联系、价值相同、密级相同的科技文件的最小集合体。科技文件之间的联系是多方面的，因此组织案卷的方法也是多种多样的。一般情况下，组织案卷的方法应当与该类科技档案的分类方法相一致。常用的案卷组织方法有以下几种：按结构组织案卷、按
基建档案整理要求 基建档案，全称就是基本建设档案，指在各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程规划、勘察、设计、施工、使用、维修与装修活动中形成并归档得科学技术文件材料。一个具体项目得基建档案就是指从整个建设项目得酝酿、决策到建成投产（使用）得全过程中形成得、应当归档保存得文件材料。 基建档案得特点就是以工程项目为中心形成得科技文件材料具有成套性。包括文字材料、图纸、图表、计算材料、声像等。 一、归档范围 每一个单项基建工程基本上都可以分成五个阶段（前期准备阶段、设计阶段、施工阶段、（工程监理）、竣工验收阶段与使用维护阶段）形成得文件。 基建项目中形成得照片一般归声像档案类，特殊情况，如打桩时土质问题得照片，可同基建文字材料一起立卷。 与基建工程连在一起得设备，比如某些化工装置、电梯安装等得档案，与基本建设档案一般很难截然分开，可以作为基建档案得一个组成部分，但设备主体及设备开箱与运转维护过程得文件材料归入设备类。 有产权分属得基建项目，要视具体签定得协议涉及得产权比例来确定归档单位。所占比例大得，视为基建项目归档单位，进行整理归档；占有部分产权得另一方有权保管其拥有产权得那部分档案资料。
若项目立项不成功，此时，批复可归入批复年得文书档案，视具体情况，划分为长期或短期。 具体归档范围参阅基本建设项目文件材料立卷方法与保管期限（附件一） 二、归档要求 1、归档得基建项目材料要完整、准确系统、字迹清楚、图面整洁。 2、归档时间 负责基建类档案归档管理得部门，指定专（兼）职人员在平时做好基建项目材料得收集、积累，按竣工年度归档。但施工时间短得，在基建项目验收后两个月内，按立卷要求分类整理装订；施工时间跨度长得，可采取分阶段归档。房屋产权档案在每户办理完手续后一个月内按立卷要求整理装订。 3、分类与代号 B基建类 B1基建项目类（按单项工程排列） B1、1 ×××项目 本单位第一项工程代号 B2房屋产权类 B2、1单位产权B2、2房改产权 面积补差得材料按分类方案归类，即在分类方案中列出每一个地址或每一幢房屋得代码，将对应得材料归入相应得类别中；货币补差得材料归入办理完毕年度得文书档案。 三、基建档案整理要求
科技档案整理方法 第一节科技档案 一、科技档案的定义 《科学技术档案案卷构成的一般要求》规定：科技档案是企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动中形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。 二、科技档案的特点 1、专业性 2、多样性 3、成套性 三、科技档案与科技资料的区别 1、反映对象不同 （1）科技档案：本单位科技活动的直接记录 （2）科技资料：外单位科技活动的记录
2、来源不同 （1）科技档案：是由本单位的技术部门形成的原始记录 （2）科技资料：从本单位以外收集、交换、购买来的 3、作用不同 （1）科技档案：依据与凭证作用 （2）科技资料：参考与借鉴作用 第二节科技档案的收集归档 一、收集方法 一列入、一同步、一参加、一把关 1、一列入：明确基建、设备、科研等业务管理部门的岗位职责，即把科技档案的收集、积累、移交归档工作列入该科室的职责范围，并责任到人。
2、一同步：科技档案的收集工作与基建、生产、科研、设备管理活动同步进行。 （1）事前介入。在与有关单位签订协议合同时（如勘察、设计、施工、监理等单位），应对科技档案的套数、费用、质量要求、立卷人、移交时间等提出明确要求，作为科技档案接收时的依据。 （2）事中监督。本单位要负责组织、监督和检查有关单位（如勘察、设计、施工、监理等单位）科技档案的形成、积累、整理、移交工作，做到边施工边收集边整理。 3、一参加：档案人员参加基建项目竣工验收会和设备开箱，覆行签字手续，并对现场形成的文件材料和设备开箱后的随机材料进行现场收集。 4、一把关：把好外出人员带回材料的收集关 围绕基建项目、设备选购等活动外出开会、学习培训带回的各种文件要及时向本单位档案室移交。并由档案部门签字后，才能报销差旅等有关费用（此项规定可纳入本单位的规章制度，以把好文件材料的收集关）。
一、项目需求理解程度、难点分析及解决方案 1.对本项目需求的理解 1.1 对项目概述的理解 （一）项目预算理解 本项目财政预算金额为元（人民币）。 （二）项目概况理解 1.项目背景：档案管理工作是中心各项工作的基础。 中心在日常公积金业务审批活动中，形成了大量的公积金业务档案，包括公积金归集、提取和贷款三大类业务的档案。根据档案管理的有关要求，为 实现档案的规范化和数字化管理，需对日常工作中产生的各类档案进行同步整理、扫描，形成数字档案提供查询利用，提高档案服务能力和水平。 2.项目整体情况：中心目前保存的这些公积金业务档案资 料中，大部分均已由前台柜员打上页号；已打印文件材料清单（相当于卷内目录）。 前台柜员在办理业务时，已将该纸制档案高清拍照并保存在业务系统中；但大多 数电子影像需图像处理。公积金业务档案类别及数量详情如下表： 档案类别预计数量（卷/份）预计每卷档案页数公积金业务档案（包括：归集类、 不少于450万卷3-15页提取类、贷款类档案） 整理、扫描场地由中标方提供，且场地的相关安保设施等需符合档案局的检 查要求；档案整理工作中的所有设备、工具、维修与耗材费用（包括卷皮、档案盒、不锈钢装订夹、复印件等）等均由中标方承担。 （三）项目目的及目标理解 完成存量的公积金业务档案约450万卷（份）的整理、补录、补扫描及电子 影像的图像处理与复核工作。
（四）项目依据及参考标准理解 1．《中华人民共和国档案法》。 2．《归档文件整理规则》(DA/T22-2000)。 3．《档案著录规则》(DA/T18-1999)。 4．《深圳经济特区档案与文件收集利用条例》。 5．《纸制档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）。 6．《深圳市住房公积金管理中心业务档案整理规范》。按以上规范进行整理、著录、扫描后的档案要达到深圳市档案馆进馆质量要求。 （五）项目采购范围理解 中标方通过人员、设备、技术、管理等，对接收的实体档案进行专业化的归档、整理、著录、扫描等加工，形成规范的入库档案和规范的档案电子数据库。 （六）项目完成期限理解 本项目完成期限为自合同签订之日起18个月。 （七）付款方式理解 按财政委员会相关规定进行。 1.2 对技术要求的理解 （一）归档、整理、扫描工作流程和服务内容理解。 1.档案接收：要对档案资料的完整性进行检查；登记移交清单：对档案实体内容按移交清单逐一进行清点，并登记份数与页数。 2．编档号：对每份业务档案按档案整理要求分类编号，以方便档案的查询利用。 3．组卷整理：包括拆钉、粘贴、盖章、填写封皮等环节。中标方应严格按照《档案整理规则》(DA/T22-2000)进行整理。 4．部分著录：在核对纸制档案的基础上，对系统内不全的档案信息进行补录。中标方应严格按照《档案著录规则》(DA/T18-1999)进行著录。 5．扫描：包括部分档案的扫描处理、图像处理、二校处理、批量上载、合卷处理等环节。 6．总体检查：检查档案实体与电子档案管理系统内容是否一致；检查接收
科技档案管理制度 一、目的 为了进一步完善、规范档案管理制度，加强对档案的管理，保证档案的安全和完善，有效地保护和利用档案，根据《档案法》和《山东省档案条例》的有关规定，制定本制度。 二、适应范围 适用于全公司范围内在各项业务领域中所形成的各种有保存价值的文件材料；上级机关发往公司的有关文件材料；外单位发给本公司的有关文件材料。 三、职责 1、公司分管档案工作的副经理负责公司档案工作的领导，领导制订和修改档案管理制度；监督检查和考核工作；负责领导及参与档案签订工作；负责审批销毁档案清单及特别档案查（借）阅、复制；对因公司档案工作不力，给公司、社会和国家造成损害负领导责任。 2、档案室对公司档案收集、整理、保管、统计等全面工作负责；对因失职导致公司档案失收、因保管不善造成公司档案丢失或损坏负责；对应及时提供档案而不能及时提供而贻误工作负责。 3、人力资源部负责干部人事档案的管理及考核工作。 4、公司各部门和个人对由本部门和个人提供归档的文件材料的
质量（既真实性、完整性、及时性）负责，对丢失、损坏应归档文件材料负责；对档案签订时发现已归档文件材料中不准确、不完整之外负责纠正、补齐。 5、各部门归档文件材料收集员（兼职）负责本部门归档文件材料的收集、整理及归档，因失职造成本部门应归档文件材料丢失、损坏负责。 四、管理程序 1、档案材料收集 1）、公司各部门负责按本标准规定的归档范围收集、整理本部门业务范围内形成的文件材料归档；公司非常规活动中形成的应该归档的文件材料由主办部门负责收集、整理；档案室负责接收各部门部归档的文件材料。 2）、各部门应确定专人为本部门归档文件资料收集员（兼职）负责本部门的归档文件材料收集、整理及归档。 3）、归档文件材料的基本要求如下： ·归档文件材料必须完整、清晰； ·归档的文件材料必须准确地反映公司、各部门各项活动的真实内容和历史过程； ·归档文件材料必须层次分明，符合其形成规律； ·归档文件材料必须经部门负责人审定； ·照片型归档文件材料必须底片、照片、说明齐全，底片与照片的影像相符；
科技档案的整理方法 第一节科技档案 一、科技档案的定义 《科学技术档案案卷构成的一般要求》规定：科技档案是企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动中形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。 二、科技档案的特点 1、专业性 2、多样性 3、成套性 三、科技档案与科技资料的区别 1、反映对象不同 （1）科技档案：本单位科技活动的直接记录 （2）科技资料：外单位科技活动的记录 2、来源不同 （1）科技档案：是由本单位的技术部门形成的原始记录 （2）科技资料：从本单位以外收集、交换、购买来的 3、作用不同 （1）科技档案：依据与凭证作用 （2）科技资料：参考与借鉴作用
第二节科技档案的收集归档 一、收集方法 一列入、一同步、一参加、一把关 1、一列入：明确基建、设备、科研等业务管理部门的岗位职责，即把科技档案的收集、积累、移交归档工作列入该科室的职责范围，并责任到人。 2、一同步：科技档案的收集工作与基建、生产、科研、设备管理活动同步进行。 （1）事前介入。在与有关单位签订协议合同时（如勘察、设计、施工、监理等单位），应对科技档案的套数、费用、质量要求、立卷人、移交时间等提出明确要求，作为科技档案接收时的依据。 （2）事中监督。本单位要负责组织、监督和检查有关单位（如勘察、设计、施工、监理等单位）科技档案的形成、积累、整理、移交工作，做到边施工边收集边整理。 3、一参加：档案人员参加基建项目竣工验收会和设备开箱，覆行签字手续，并对现场形成的文件材料和设备开箱后的随机材料进行现场收集。 4、一把关：把好外出人员带回材料的收集关 围绕基建项目、设备选购等活动外出开会、学习培训带回的各种文件要及时向本单位档案室移交。并由档案部门签字后，才能报销差旅等有关费用（此项规定可纳入本单位的规章制度，以把好文件材料的收集关）。
邵东档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求 （文书、业务、会计、声像、实物、电子、科技） 一、档案整理几个概念 (一)档案整理定义：是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。 （二）档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。 （三）档案整理的文件范围：凡是本机关工作活动中形成的，具有查考保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。（四）档案整理的方法：一是以“案卷”为单位整理。二是以“件”为单位整理。 1、以“案卷”为单位整理。 1）以“案卷”为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。 2）所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。立卷是
一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。 3）以“案卷”为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种，硬卷皮型号有1.2，1.5，2.0cm 三个规格，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒。 4）以“案卷”为单位档案整理的依据是1987年12月国家档案发布的《机关档案工作业务建设规范》和《文书档案案卷格式》 5）以“案卷”为单位档案整理的适应范围 （1）大部分单位短期保管（现10年）的文书档案，乡财政所、中心学校等二级机构文书档案一般按“卷”整理 （2）各单位专门业务档案一般按“卷”或是“盒”整理。 （3）科技档案按“卷”整理，整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2000）执行。其中科研档案还可按国家档案局颁发的《科学技术研究课题档案管理规范》DA／T2-92执行。基建工程档案按照国家档案局、国家计委1988年颁发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。 （4）会计档案按“盒（卷）”整理，整理的依据是财政部、国 （财会字…1998?家档案局1998年发布的关于《会计档案管理办法》
科技档案的整理方法 作者：王大忠文章来源：本站原创点击数：4519 更新时间：2012/5/19 第一节科技档案 一、科技档案的定义 《科学技术档案案卷构成的一般要求》规定：科技档案是企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动中形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。 二、科技档案的特点 1、专业性 2、多样性 3、成套性 三、科技档案与科技资料的区别 1、反映对象不同 （1）科技档案：本单位科技活动的直接记录 （2）科技资料：外单位科技活动的记录 2、来源不同 （1）科技档案：是由本单位的技术部门形成的原始记录 （2）科技资料：从本单位以外收集、交换、购买来的
3、作用不同 （1）科技档案：依据与凭证作用 （2）科技资料：参考与借鉴作用 第二节科技档案的收集归档 一、收集方法 一列入、一同步、一参加、一把关 1、一列入：明确基建、设备、科研等业务管理部门的岗位职责，即把科技档案的收集、积累、移交归档工作列入该科室的职责范围，并责任到人。 2、一同步：科技档案的收集工作与基建、生产、科研、设备管理活动同步进行。 （1）事前介入。在与有关单位签订协议合同时（如勘察、设计、施工、监理等单位），应对科技档案的套数、费用、质量要求、立卷人、移交时间等提出明确要求，作为科技档案接收时的依据。 （2）事中监督。本单位要负责组织、监督和检查有关单位（如勘察、设计、施工、监理等单位）科技档案的形成、积累、整理、移交工作，做到边施工边收集边整理。 3、一参加：档案人员参加基建项目竣工验收会和设备开箱，覆行签字手续，并对现场形成的文件材料和设备开箱后的随机材料进行现场收集。 4、一把关：把好外出人员带回材料的收集关 围绕基建项目、设备选购等活动外出开会、学习培训带回的各种文件要及时向本单位档案室移交。并由档案部门签字后，才能报销差旅等有关费用（此项规定可纳入本单位的规章制度，以把好文件材料的收集关）。 二、归档范围 三、归档要求 1、归档的文件材料应为原件。 2、归档的文件材料内容必须齐全、完整、准确、系统。
工程资料整理及归档管理办法 一、目的：为了规范各项目部施工资料的填写、整理、归档等工作，根据国家、地方等有关规范、标准的规定，结合公司的实际情况，特制定本办法。 二、适用范围：公司所属范围内的各项目部。 三、职责： 1、项目部负责资料的编写、收集、整理，移交建设单位、档案局等，配合公司技术质量部移交公司档案室，保证资料的真实、有效。 2、安装事业部技术科负责对安装项目施工技术资料编制内容完整性、可追溯性、与工程同步性进行定期核查，并做好核查记录。 3、公司技术质量部负责对所有项目施工技术资料编制内容完整性、可追溯性、与工程同步性进行定期核查，并做好核查记录。 4、公司技术质量部负责竣工资料的审核与移交到公司档案室，并对安装事业部技术科的核查记录进行检查，审核资料做好审核记录。 四、施工资料的编制要求 1、资料填写：省内工程严格按照《建筑工程资料管理规程》、《山西省建筑工程施工资料管理规程》、《山西省建筑工程质量验收管理规程》、太原市质监站《关于竣工工程档案资料整理有关要求的通知》、《关于建筑节能工程施工质量资料有关要求的通知》、《山西省住宅工
程质量分户验收管理办法》、各地档案建设工程文件归档管理要求及规范、标准等执行。省外工程按照国家或当地有关规范、标准等执行。确保技术资料与工程同步，做到真实、准确、有效，质量控制资料完整，其他资料齐全。 2、签章要求： （1）各项目施工资料经项目部完善、安装事业部技术科核查后，方可报回公司签字盖章。 （2）各项目施工资料报回公司签字盖章时，应附相关资料，经技术质量部审查合格后予以签字盖章。 3、施工过程中形成的影像资料 影像资料管理执行集团公司《建设工程施工声像资料留存管理办法》。 五、竣工资料（包括竣工图）归档要求 1、归档时间： （1）竣工资料应在工程竣工后三个月内整理归档完毕。 （2）竣工时间以单位工程质量验收记录和竣工报告或竣工验收证明书盖章时间为准。 2、资料及竣工图装订： （1）组卷、目录及备考表编制：山西省内工程按《山西省建筑工程施工资料管理规程》中附录A的要求进行专业分类、组卷和编制目录。备考表填写必须真实、完整，立卷人、审核人填写齐全。省外工程按照国家或当地有关要求执行。
档案整理技术要求
北京四方工程建设监理有限责任公司 锦州项目监理部
市政基础设施工程档案整理技术要求 为了规范都市道路基础设施工程竣工文件立卷归档工作，保证都市道路道路基础设施工程竣工文件档案质量，更好地为都市道路建设、全市路网规划、建设治理服务，依照国家与锦州市有关法律、法规、规范和标准，结合锦州市政基础设施工程治理的实际情况，特对竣工文件立卷归档工作提出如下要求。 一、竣工文件立卷、归档是按照辽宁省地点标准DB21/T1212-2001《建设工程监理档案编制规程》和建设部建城[2002]221号《市政基础设施工程施工技术文件治理规定》以及锦州市城建档案馆的相关技术要求，进行市政基础设施工程竣工文件、资料分类、整理、装订立卷、登记移交的工作。 二、市政基础设施工程竣工，在监理预验收合格后，由施工单位、监理单位编制竣工资料档案。监理单位由总监负责，施工单位由项目技术负责人负责。配备专职资料档案员负责道路竣工资料的收集、整理、档案编制工作。 三、市政基础设施工程施工时期和工程交、竣工时期形成的文件材料由各施工单位负责收集整理。市政基础设施工程项目预备时期的文件、材料，治理性材料由锦州市都市交通项目治理办公室、监理单位负责收集。
四、市政基础设施工程档案内容按附录一所列项目编制。 五、市政基础设施工程档案的收集、整理、档案编制工作从工序环节抓起，保证施工资料的真实、齐全、完整。承包人必须做到资料归档与施工进度同步，监理对施工单位资料进行检查指导。 六、竣工文件、资料档案按照《建设工程监理档案编制规程》和《市政基础设施工程施工技术文件治理规定》以及锦州市城建档案馆的要求，分不组成建设单位治理卷、监理卷、施工卷。建设单位治理卷全册一卷，由锦州市都市交通项目治理办公室保存全册一份。监理卷由监理单位保存，并交锦州市都市交通项目治理办公室一份，施工卷全册两卷，由施工单位保存一份，并移交锦州市都市交通项目治理办公室一份。城建档案馆组卷按锦州市档案馆组卷要求整理。 七、建设单位治理卷、施工卷由施工单位负责收集、整理组卷，监理单位审查合格后，报锦州市都市交通项目治理办公室审查。监理卷由监理单位负责收集、整理组卷，报锦州市都市交通项目治理办公室审查。 八、锦州市凌西大街等8条道路维修养护工程竣工图要求能够全面准确反映施工实际情况和特征。在施工中，完全按照设计
工程项目档案管理办法﹙试行﹚ 第一章总则 第一条为了加强公司所承建工程的档案管理，进一步提高工程档案的管理水平，确保工程档案完整、准确、及时归档，充分发挥工程档案在经营管理、施工生产中的作用，更好的维护企业合法权益。根据建设部《建筑工程文件归档整理规范》（GB50328－2001）和工程局《工程项目档案管理办法》(暂行)等的有关规定，结合公司实际，特制定本办法。 第二条工程项目档案：指在工程经营管理、工程施工管理及工程竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等不同形式的反映工程全过程的纸质和电子文件的统称。 第三条本办法适用于公司承建的和以工程局名义签约的工程项目。 第二章管理部门与职责 第四条经理办公室负责牵头组织对工程档案的管理工作，包括建立健全管理体系、制度建设、信息化建设、监督检查指导等。 第五条科技部和项目管理部为工程项目档案的主相关部门，负责对工程档案的催收，并分别对公司所承建的和以工程局名义签约的工程项目档案进行验收归档，其他部门负责对本业务系统工程档案归档范围内资料的收集归档。
第六条科技部负责定期对项目工程技术资料（包括技术管理、质量控制资料及安全和功能检验资料）进行检查指导，督促项目将交工资料及时归档。对存在的问题提出整改措施，限期整改，并及时验证整改效果。负责对交工资料（包括技术管理、质量控制资料及安全和功能检验资料）的核查；负责对工程施工技术及技术鉴定会的相关资料（如照片、光盘等）的收集归档；负责填写项目档案归档认可书。 第七条项目管理部负责对工程施工许可证、开工报告、单位工程竣工质量验收记录、单位工程质量控制资料核查记录、单位（子单位）工程安全和功能检验资料和单位（子单位）工程观感质量检查记录的核查；负责对工程进度照片、实体照片、工程质量事故的照片、光盘等的收集归档；负责对工程评优报奖文字资料、宣传照片、录像、光盘及国家、省（部）、市以上质量荣誉称号的各类证书、奖杯、奖牌等的收集归档；负责督促项目将工程质量验收、竣工备案资料及时归档；负责在工程开工时发放“工程项目管理备案登记表”、“工程项目档案归档通知书”及“项目文件交接清单”；负责填写项目档案归档认可书。 第八条市场营销部负责对工程招标文件、投标文件等相关资料收集归档。 第九条成本管理部负责对工程中标通知书、工程总包合同、联营协议，工程（预）结算书等相关资料收集归档。 第十条招标采购部负责对专业分包合同、劳务分包合同及物
工程技术及档案管理规 定 文档编制序号：[KK8UY-LL9IO69-TTO6M3-MTOL89-FTT688]
工程技术资料及档案管理制度 第一章范围 1、本制度规定了项目部所有部门工程技术资料管理标准、管理内容、要求与方法、检查与考核。 2、本制度适用于本工程从项目立项前准备阶段到项目竣工投产验收期间所有工程项目技术资料的收集、整理、移交等管理。 第二章规范性引用文件 建设项目（工程）档案验收办法 工程竣工图文件编制规定 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范 第三章管理办法与制度 一、工程技术资料归档范围及要求 1、对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。 2、项目凡持有上条所述标准规定之范围中所列资料的，无论是由部门或者个人保管，均应按本制度要求进行整理，由档案工作人员验收后归档。 3、对与工程建设有关的主要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理后归档。有电子文档资料的，应同时收集齐全。 4、所有归档的工程文件应为原件。 二、工程技术资料管理 1、接收：技术档案室在接收资料时应仔细核对资料名称、份数、资料状况（正、副本、原件、复印件、完好、齐全、破损）。 2、登记：充分利用资料管理软件，分类登记，确保软件自动生成的档案号与分类表一致。 3、填写卷盒封面、脊背。
4、排架：资料按类别分类排架：依照从上到下，从左到右的原则，卷盒（袋）正面向左。 三、资料的分发及借阅 1、资料分发要填写“文件和资料发放登记表”，借阅要填写“资料借阅登记表”，签字备查。(表格见附表1.1、1.2) 2、项目工程技术档案资料原则上仅供项目内部人员使用，外单位调阅档案要经项目领导批准，见有效证件才可接待。 3、资料外借一般不超过1个月，最长不超过3个月。超过规定时间应办理续借手续。档案室保存的资料数量任何时候不应少于二套，只剩二套时，原则上不再外借，特殊情况下急需借阅，必须经过综合部主任签字批准。 4、借阅资料要及时归还。 5、对借出归还的资料要认真核对清点。 6、收到归还的资料要及时放回原处，并在借阅登记表上注销。 7、档案室对借出资料每月汇总一次，对到期末还的资料发出催还通知。 8、工程技术档案管理。 四、收集 1、凡从项目立项前准备阶段到项目竣工投产验收期间，办理完毕并能反应与生产、建设、技术等有关重要职能活动，对今后各项工作和延续本企业、本单位历史发展具有查考和凭证价值的科技文件材料（纸质及其它载体）均需进行收集。 2、档案管理人员应坚持“五参加”（参加科研成果和科研项目鉴定；参加设备招、评标，参加设备开箱；参加工程项目验收；参加重要的生产事故分析会），了解工程进度及有关资料情况，以保证各类档案资料及时、齐
档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求（文书业务、会计声像、实物电子、科技 邵东档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求（文书、业务、会计、声像、实物、电子、科技） 编写吴金林 一、档案整理几个概念 (一)档案整理定义：是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。 （二）档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。 （三）档案整理的文件范围：凡是本机关工作活动中形成的，具有查考保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。 （四）档案整理的方法：一是以“案卷”为单位整理。二是以“件”为单位整理。 1、以“案卷”为单位整理。 1）以“案卷”为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。 2）所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。3）以“案卷”为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种，硬卷皮型号有1.2，1.5，2.0cm三个规格，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒。4）以“案卷”为单位档案整理的依据是1987年12月国家档案发布的《机关档案工作业务建设规范》和《文书档案案卷格式》 5）以“案卷”为单位档案整理的适应范围 （1）大部分单位短期保管（现10年）的文书档案，乡财政所、中心学校等二级机构文书档案一般按“卷”整理 （2）各单位专门业务档案一般按“卷”或是“盒”整理。 （3）科技档案按“卷”整理，整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2000）执行。其中科研档案还可按国家档案局颁发的《科学技术研究课题档案管理规范》DA／T2-92执行。基建工程档案按照国家档案局、国家计委1988年颁发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。