办公用品的分类与使用
一、日常用具
1.日常用具的定义
日常用具指企业日常工作及业务操作所使用的家具、工具、器具等。例如规尺、剪刀、裁纸刀、订书机等文具，电子计算器、算盘、计算机、笔记本电脑等办公设备。
2.日常用具的配备及使用要求
(1)为使图表等文件制作快速且漂亮，所使用的文具包括规尺、样板、剪刀、裁纸机、绘图用具等。
(2)文书化也有誊写、打印、印刷、修改文书的工作。平时，就要使用文字处理机、微机、桌面印刷机等办公设备。
(3)制作文书也需要复印。复印室需要复印机、碎纸机、文件打孔机、三孔机、裁纸机、垃圾箱等日常用具。需要大量印刷时，应该使用附带排序功能的高速复印机。有的复印机可进行彩色复印。碎纸机是切碎文书用的。机密文件复印错误或需要销毁机密文件时，可放人碎纸机切碎。
(4)文件打孔机和三孔机等是使用活页封面装订纸张时给纸张打孔用的。
(5)裁纸机用来裁断复数文书的一页页的复印件。
(6)日常办公工作除文书化外还有计算。企业所做的销售分析、投资分析、经营计划的制作、技术设计等都需要快速准确的计算。计算用具为电子计算器。作为长时间使用的业务用计算用具，一般使用具备所必需的位数和计算功能稍大的电子计算器。
(7)如果是电子计算器无法进行的高难度计算，或者数据量较多，或者需要制作生产计划的数值表格时，可使用微机。微机需要具备以下几种功能的软件，如数据保管功能、制表功能、科技计算功能、统计计算功能等业务所必需的功
能。
(8)日常业务中包括通信业务。通信工作使用电话、终端传真机等通信电子设备。使用时通过电话总机、内线、外线双方都可实现转送功能，如按键式电话，即使人不在也可以转送到移动点或所到达的地方。
(9)会计和教育培训等需要投影机、电视、VTR等日常用具。为提高信息传达的效率，有时需要给语言配上适当的动态画面、静止画面或插图等图像。开会时则使用语言和投影机进行说明。
二、办公设施附件
1.办公设施附件的定义
办公设施附件指的是为设施配置的物品。设施指办公室、会议室、招待室、图书室、培训室、复印室、电脑房、展示厅等等。办公室内最基本的办公设施附件，有桌椅、文件框等，此外还有信箱、杂志架、布告牌、衣柜、挂外套的衣架等。
2.办公设施附件的配备及使用要求
(1)办公桌需要每人一台。办公桌大多为钢板制品且附带有抽屉。结束工作回家时，桌子不要放置任何东西。特别是不要将机密文件及重要文件等留在桌上。
会议室及接待室等处使用涂有沉色的大桌子。桌子上附带有抽屉及摆放物品用的搁板等。OA设备使用较多的事务所在位置工作站时选用便于工作的办公桌。
一般工作站所使用的桌子有的呈L字型。这可便于事务工作与OA设备的操作同时进行。
(2)椅子也有各种各样的。椅子关系到事务工作的坐姿，能左右事务工作者的疲劳程度。可选用可以上下调节座高的并改变靠背角度的办公用椅。
(3)为了提高办公室事务工作的效率，需要放置文件柜。将文件放入做成桌子抽屉的文件柜时，需将文件纵向堆叠、文件的脊部横放。放入拉门式文件柜时，同书架一样，需让文件背部竖放。拉门式文件柜与书架一样保管活页封面及文件等都比较方便。抽屉式文件柜保管文件夹比较方便。企业需要置备两种
不同方式的文件柜。需要置备个人办公专用和放置企业公用文件夹的文件柜。
(4)办公室里应有放置邮件及传阅资料等的信箱。信箱为抽屉式的收放箱。为防止夜间机密泄露，信箱应有暗锁。
(5)放置杂志架以供阅览报纸、杂志用。杂志架上通常放置最新一期的杂志及报纸，旧杂志、旧报纸则被放在书架上。
(6)办公室所必需的办公设施附件要有供员工保管衣物的衣柜、挂外套的衣架、放伞的伞架、供应茶水或其他饮料的供给热水设备，丢弃垃圾的垃圾箱等。在选择这些用品时，应选择实用的。
(7)会议室、培训用的教室、放映幻灯片或投影的工作室需要白板、黑板等会议用的办公设施附件，麦克风及录像机等音像放映设备，听众用桌椅，讲演用的衣架等等。新型会议室、培训用教室等处大多使用白板。
听众用桌椅须采用可以使听众在会议或培训期间保持心情舒畅、精神集中的样式。若使用接待室里的柔软的椅子，可能会使其紧张感松弛，坐姿不端正，会造成精神无法集中。
(8)复印室需要放置分类整理复印纸的保管箱，将文书用订书机装订并整理的工作台、保管原件及复印件的搁板、复印机的保养工具、药品柜、大垃圾箱等等。这些东西最好是物美价廉的。
三、易耗品
1.易耗品的定义
易耗品指的是会因使用而减少的物品。比如，办公用的铅笔、圆珠笔、钢笔、橡皮等笔记工具；公司信纸、方格纸、活页纸、复印纸、传票、留言条等纸张；笔记本、账簿、软盘等OA易耗品；文件夹及活页封面归档用具等等。
2.易耗品管理要求
为提高事务工作的效率，并削减事务工作的成本，必须经常保管一定品质、适量的易耗品。其要求及类别如下：
(1)预先估计单位时间的事务工作需要花费多少费用，以便准备易耗品时可以设法削减费用。
(2)事务工作需要花费的费用有业务员的劳务费、建筑物、办公设施附件及
日常用具的使用费，相当于易耗品的消费量的那部分金额等。
(3)企业所使用的易耗品中有与文书化相关的东西。例如笔记用具包括铅笔、钢笔、圆珠笔、签字笔、记号笔、黑板用粉笔、白板用水性万能墨水笔以及用于会议用活动挂图的油性万能墨水笔等。还有绘图铅笔、有色铅笔等。
(4)文书化用纸采用信纸大小的或画线的A4、B5纸。画图或制作图表时使用印有方格的纸张。会议使用无花纹的模造纸或印有方格的活动挂图。
(5)公司内部联络或各种申报需准备格式固定的专用纸张，例如交通费的支付申请书之类。
(6)笔记本按不同主题分别制作，因此可以使用不同大小的笔记本，用来记录会议或培训等的内容。
(7)企业内简单联络使用留言条。留言条还包括电话留言等专用纸。
(8)整理文书或在会议上对议题进行分类时，经常使用的是拍纸。拍纸可以贴在其他物品上，又很容易撕下来，整理时使用很方便。
(9)发送文书可使用公司内部信封和公司外部信封。信封有横写式、竖写式、大小不等，颜色各一。公司外部信封有社交用和贸易用两大类。公司内部应有邮件专用信封。
(10)复印纸有A4、B4、B5、信纸大小的以及带有3孔的复印机。
(11)文件夹、活页封面、透明文件袋、隔断用纸等是用于保管文书的易耗品。
(12)磁盘也可视为易耗品，使用文字处理机或微机制作的文书保存在磁盘上。
(13)橡皮、修正液、修正纸带等是用于订正文书的易耗品。修正液用于修改圆珠笔的文字，修正纸带用于擦去用万能墨水笔写在横写式纸上的文字。
(14)装订时使用的订书订、鱼尾夹、回形针、糨糊、胶带纸等是用于对文书进行分类的易耗品。页数较少的文书用小号订书钉装订，报告书等数十页的文书用大号订书订，更大的则用鱼尾夹装订。对文书进行隔离时使用回形针。
要将文书贴在衬底或其他文书上时使用糨糊或胶带纸。
四、办公设备
1.打字机
打字机是办公室中用得很广泛的一种机器，有许多种式样和型号。从手动的、电动的到电子的，有的带记忆功能，有的可进行文章编辑。打字机的使用能大大提高书写的工作效率。
2.传真机
传真机是专为和自动文本处理机一起使用而设计的国际电子通讯网络，因而无须把数字信号转换为穿孔带的形式。
通常被称作“传真”的传真电报设备，使用电话传输，在若干秒钟之内，将任何形式的印刷、打印或手抄材料、绘图、图表和照片从一个地方传输到另一个地方。它能将文件复制品完全准确地传送到任何距离，既有电话的速度，又具有办公室内复印机的复印功能。
传真电报与电传相比，一个突出特点是，输入端的材料无须打印，而且复杂和详尽的定货单可以完全准确地发送出去。
3.电传机
用电传机电传给用户提供快速的书面通信手段，既有电话的速度，又有书面文字的权威性。配备电传设备的用户收发双方都可以得到一份打印的电文副本。这对很多商业业务是十分理想的。它使外语更加容易地翻译成书面语言。
此外，下班后电传机还能接收信息。它能传递电子计算机的数据。如用户电报电传机的操作程序如下：
(1)操作人员拨打对方电传号码。
(2)对方的应答电码(用一个缩写的名字)必须显示在电传机上以后才采取下一步骤。
(3)操作人员打字输入他自己的应答电码。
(4)操作人员打出电文或把储存在存储器中的信息发送出去。
(5)操作人员重复他的应答号码。
(6)对方的应接电码应再次出现在电传机上以证实全部信息已发送完毕。
4.复印机
用复印机印刷原件副本的最大优点之一，是通过该法能够获得一份在复制过程中不出文字错误的原件副本。该机器是电动的，而且对需要用作复印的原件不需要做什么特殊准备。通常一次复印的份数是无限量的，而且印刷质量也
不会逐渐下降，改动或改错工作可以毫无困难地进行。
(1)复印的基本方法
复印机根据使用的光敏材料不同，用纸不同，显影方式(干法或湿法)不同，分为氧化锌复印机、硒静电复印机以及硫化复印机等。但在设计原理上，几乎都是通过控制电路的继电器、微动开关、光源、马达等部件将充电、曝光、显影、转印、定影一直到复印品的整个过程，有机地组织成为一个自动化过程。
由于感光材料不同、组织结构不同、性能不同，构成了各种类型的复印机。但它们复印的操作方法一般都是相同的：
①原稿的放置利用复印机的顶盖，需复印的原稿一面面向下紧贴在玻璃板上，并根据稿台上的定位标尺，把原稿放在正确的位置上，然后把原稿压板轻轻放下，压在原稿上。
②将复印纸放入供纸盘。复印纸的规格尺寸根据原稿的尺寸而定，复印纸要成叠放入供纸盘之内，应使复印纸松散，使纸张互相分开。复印纸一定要平整，否则容易出现纸路故障。
③按开机键，接通整体电源。此时机内定影器开始加热。
④调节定影温度。当复印纸较厚、室温较低时，可调高定影温度。当复印纸较薄，室温较高时，可调低定影温度。
⑤调好复印数。将预印计数旋钮转到所需复印张数的位置上。
⑥复印。当复印机预热达到温度后，“待机”指标灯灭，“复印”指示灯亮，此时可按“复印”键，开始复印。
⑦调光圈和色粉量。根据第一次复印品的反差和墨色浓淡情况，调节复印机的光缝或光圈大小和色粉置的多少。
⑧关机。复印结束后，等最后一张复印品送进接纸盘，按“停机”键。待定影器冷却，即可关掉电源开关。
⑨工作过程。复印机的工作过程则可分为充电、曝光、显影、转印、定影、消电和消刷几部分。
(2)特殊文件的复印方法
①增大反差法
在文书处理过程中，往往有许多文件已不是原始打印件。
这些文件有钢笔、铅笔、圆珠笔的字迹符号。红蓝铅笔和硬质铅笔的字迹较浅，复印后效果较差。复印这类文件可以采用增大复印曝光量的办法来弥补，
以增大黑白反差。原稿如已是复制品，也常采用上述办法复印。
②轻压法
当原稿是书本或立体物时，就需用手轻轻按住，使要复印的一页紧贴玻璃板，否则会影响成像的清晰度，使复印品局部影像模糊。
③用纸衬托法
当原稿两面都有字，而且又比较薄时，反面的字就会出现在复印品上，这时可在原稿的背面放一张与原稿字迹颜色相同的纸。
如原稿两面都是白底黑字时，通常放上一张中性颜色的纸，原稿两面都是白底蓝字，通常就放一张蓝色的纸。
④夹纸复印或剪贴复印法。
在复印无法拆开的厚本文件或书籍时，往往会有一条很空的黑痕留在复印件上，甚至还可能印上旁边另一行字。这时要在两页间夹一张厚白纸，遮住暂不印的一页及中缝。若仍不能达到要求，也可以采用二次复印，最后剪贴再复印的方法。
⑤减少曝光量法
在复印彩色图片、照片、选票、会议证以及年代久远的历史档案材料时，字迹或图像与纸张的反差较少，复印后容易发黑，通常可以采用减少曝光量的方法。
⑥部分复印法
当复印文件原稿超出复印机稿台的范围时，可以将原稿分成若干部分复印，每一部分都多印一些，复印完毕，将重叠部分剪去或遮去，然后粘好。
⑦多次循环法
为便于处理和保存文件，需将大幅原稿缩印成小幅复印件时，可以采用多次缩印的方法，直到达到要求为止。
(3)复印机的保养与维修
复印机在使用前，应详细阅读该复印机的说明书，并对该复印机各部件进行认真的检查，搞清楚所使用的复印机的型号、功能，各种按钮和指示灯的作用，纸张纸格等等，并且在操作时，严格按照说明书上的操作程序进行操作。
复印机要经常进行维护，以保证复印效果和延长使用寿命。对复印机的基本要求如下：
①复印机在运转过程中，如遇意外情况应立即关掉总开关，使盘机停止工作。
②复印机在复印五千次以后，应进行一次全面的清洁和维修工作。
③每天复印工作完成后，要进行清洁工作。
a.每天复印完成后，要用干净的布或脱脂棉轻轻擦去稿台玻璃板上的灰尘和指纹。
b.玻璃板上的污物可以用脱脂纱布蘸乙醚擦去。
c.如果橡皮压板上有污物，可以用脱脂棉蘸清洁剂擦拭干净。
④注意保养好光敏鼓(板)：
a.在装配或卸下光敏鼓(板)时，要求轻拿轻放，否则划伤和纸纹都会反映到复印品上。
b.在安装光敏鼓时，要检查鼓和轴是否同心，防止其表面受损。
c.擦洗光敏鼓时可用脱脂棉轻轻擦去粉尘，再用脱脂棉蘸乙醚或丙酮擦拭。
d.擦光敏鼓时应朝一个方向，直到棉花上没有黑色为止。
⑤要经常清洗复印机，包括复印机的屏蔽壳和电极丝。
⑥要定期清除吸尘箱粉管内的粉末和盛粉盒中的墨粉。
⑦镜头、反光镜上有灰尘或其他污物，可用气球吹去，若吹不掉，可用镜头纸或用脱脂砂布蘸3:1的酒精乙醚混合液擦拭。
⑧应经常检查清洁刮板或清洁毛刷是否老化、变硬，以免损伤光敏鼓。
⑨复印机不宜在潮湿、不通风、灰尘大及温度高的环境下工作。
⑩用复印机复印时，最好使用标准复印纸，不要随便使用其他纸张，尤其是过薄或过厚的纸张，以免发生卡纸或损坏机器。
静电复印机的操作虽简单，但使用维护就相对困难。这要求操作者不仅要懂得静电复印基本原理，而且要注意积累日常工作经验，做好复印机的使用和维护工作。
5.电子计算机
(1)电脑在工作中的用途
①汉字的文书处理主要是利用微型计算机(或终端设备)、文字处理机等设备进行公文起草、修改、排版、印刷等。
②打印输出有：打印机打印输出、激光打印输出、激光照排系统输出等，既快速又方便。
③计算机信息检索是利用计算机系统有效存储和快速查找的能力发展起
来的一种计算机应用技术。这种系统是信息检索使用的硬件资源、系统软件和检索软件的总合。它能存储大量的信息，并对信息条目进行分类、编目或编制索引。它可以根据用户要求从已存储的信息集合中抽取出特定的信息，并且有插入、修改和删除某些信息的能力。计算机信息检索系统可分为：一次性信息检索系统和二次性信息检索系统。
④电子邮件正在各类办公室逐步得到应用。它是一种用电子技术传送声音、图像、数字、文字或其他混型信息技术，它包括简单的电话机、传真机到复杂的计算机网。
⑤发展高密度存储技术也是办公室自动化的重要内容，将各种文件、资料、档案等信息存储在尽可能小的空间内，由计算机进行高速检索。以高密度、大容量磁盘存储器为基础的数据库是计算机信息检索系统应用最广的技术。可用于信息存储的介质磁带、微缩胶卷等。
⑥远程通信会议也是办公室自动化常用的技术。位于不同地点的人可以通过长途电话或计算机网举行会议。远程通信会议包括交换行政和技术情报的行政会议、记者招待会、远程疾病诊断或会诊、远程教学等。
(2)计算机病毒防范
目前世界上已知的计算机病毒已达数千种之多，并且还在不断增加。对计算机病毒的侵扰，已经找到了一些防范措施，主要有以下几种：
①提高警惕。计算机用户应尽量使用原装软件而不用复制软件。不要与别人交换软件，也不要让外人在自己的计算机上用其自带的软盘进行操作。对于配备有计算机系统的机关、企业、事业单位的机房，不能轻易让外人出入，如因维修确需外人进入机房时，事先要采取安全措施，现场必须始终有人陪同。
②加强法制。对于“埋设”病毒和病毒散布者严加惩处。现在，美国已有48个州通过了禁止故意破坏计算机的法律，这对病毒散布者起到一定震慑和遏制作用。
③使用“计算机疫苗”的基本原理。在病毒最易藏匿的某些计算机软件控制部位设下保护性程序。当有来源不明的信息企业通过这些部位时，“疫苗”便会出来阻挡，同时发出警告信号，以提醒“计算机用户注意”。
④清除病毒。计算机一旦受到病毒侵害，可以运用一种特殊的“审查程序”来找出病毒之所在，然后加以消除。最简便的消除方法就是把计算机关掉，以清除所有资料信息，然后再重新建立资料信息库，但要注意，在重新建立资料信息库时一定要使用原厂出品的新软盘，并且在新软盘使用之前要先扫描一
遍，看其中是否有来历不明的信号。
6.电话机辅助工具
(1)交换台
交换台用于接收所有来话呼叫并通过内部通信开关和信号将其转送各总经办或其他部门。
(2)电话应答机
接电话人不在时，可使用电话应答机接电话，即把电话应答机和电话接通，以便能不断回答电话呼叫并提供录音服务。每个打来电话的人都可以听到预先录好的欢迎，把信息录下来的说明。接受到的电话内容可由录音机录下来写在留言纸上，交给有关工作人员看。
7.口授录音设备
口授录音设备指各种记录讲话的录音机器。它可以记录下任何信息，并且通过回放录音，在打字机上将口授内容复制下来。使用录音机器，可以节省口授人、记录人的时间，而且通过录音打字或记录整理，避免了速记工作，既省事又省力。
8.信封启口机
信封启口机有两种：一种靠压杆操纵，像一台切纸机似的；另一种是自动启信机用手或电力操纵。自动启信机使用方法是，将信封放入机内，由传送带一一送到切割部位。信封的上沿切掉后，自动退出机器，掉到接收箱内，自动启信机一般适用于数量较多的信件。
9.信封封口机
信封封口机可湿润信封口上的胶水，封好信封口。信封可自动送入封口机。
使用封口机可将大量信件封口，而且封得很牢。
10.信件折叠机
如有大量信函、发票、声明、价目表等待发邮件需要及时折叠，可使用信件折叠机。
信件折叠机通常是自动的，可自动将信件送入，折叠好，并堆放整齐。只需调整标尺上的一个旋钮，就可改变折叠的部位，将信件单折或双折。折好的信件会自动弹出，经一活动的传动系统，按严格的顺序堆积好。该机还可以在需要撕掉一部分的函件上打出一条可撕的孔来。还要用轮式切刀切掉信件的多余部分。．
11.盖邮资已付印记的自动邮资盖印机
如用自动邮资盖印机，就不用再贴邮票，只需在信封上印上已付邮资的戳记即可(用户应向邮局预付部分信用邮资款)。自动邮资盖印机可用于任何邮件，包括国内平信、明信片、挂号信、包装以及发往国外的信。这种盖印机的操作方法如下：
将转轮或旋钮调到所需邮资数字上，当邮件经过盖印机时，标明发信时间、邮局和邮资的图章就会印在邮件上。
12.订书机
订书机是用来订文件的小机器。电动订书机速度快一些，因为文件一放入，钉子就会自动订好。
长柄订书机，长约一英尺，用来订杂志、手册等折叠式文件的中间部分。
使用订书机应选用性能好的，这样能使工作顺利不费劲。实验证明，用大头针或曲别针装订文件需7秒钟，而用订书机只需3秒钟。
第二节办公用品的采购管理
一、采购前的准备
办公用品通过购入置办。购置办公用品时必须首先决定购买何物和从何处购买的问题。作为办公用品负责人，必须选择最适合的办公用品和最合适的购货处。
1.掌握办公用品的有关知识。
2.充分理解各个部门对办公用品的要求。
3.办公用品负责人需要将企业全体共同使用的办公用品和特定部门用于特殊目的的办公用品分开，将采购部全体共同使用的物件作为主要目标和中心。
4.特定部门用于特殊目的的办公用品，则在需要时向特定部门询问所必需的重要物件。
二、购入办公用品的要求
1.办公用品负责人根据办公用品知识决定购入的办公用品
(1)对市场上的办公用品进行调查，把握其性能、功能及价格。
(2)然后选择最适合企业的物件。
(3)办公用品负责人需要经常对新产品加以注意，以便寻找符合组织要求的物品。
(4)需要经常接触办公用品供应商以取得商品目录，或者经常出入展览会场等。
(5)一旦发现好的办公用品便介绍给企业的业务负责人以促其使用。
2.办公用品负责人提出购买要求，由购货负责人订货
(1)购货负责人就购货处价格及交货期进行协商。
(2)购货处的选择由提出购买要求的办公用品负责人决定，或者由购货部门决定。
(3)同一物品存在多处购货处时，大多由购货部门决定购货处。
(4)办公用品负责人在制作购买计划时，必须决定购入数量与交货期。
(5)若购入数量过多，作为存货积压的东西会增多，从而导致资金无法被有效地运用。
(6)购入数量过少会造成库存中断，使业务停止。
(7)决定购入数量和交货期的依据是办公用品的需要计划和该年度的预算。
(8)易耗品的供给工作应做到下一批物品在存货将尽前购入并到货。
(9)存货没有的日期只需用现在的存货量除以每日计划需要量即可算出。
(10)要向订货处提出待物品快要用完时马上交货的要求。
(11)订货是可通过每日计划需要量乘以订货间隔天数算出。
第三节办公用品的发放使用与分配管理
一、办公用品的发放
对办公用品的发放管理，要建立正常的发放和使用制度。要严格掌握办公用品的发放范围，根据实际需要进行发放，避免浪费。对经费已经超支的部门，要限制领用。在办公用品领取和发放工作中，保管员要坚守工作岗位，服务要热情周到。对不符合领取规定的，要做好解释工作，使之能够理解。
二、办公用品的使用
办公用品的使用，一般应遵循经济化、有效化、标准化和制度化的原则。
1.经济化原则
经济化原则，要求工作人员消耗办公用品的数量，必须和其工作成就的价值等值，如果不等值，消耗量大于价值量，则造成办公用品和经费的浪费，违反了节约的原则。
2.制度化原则
制度化原则，是指要从本企业的实际情况出发，公开制定办公用品的使用原则与方法，严格执行，绝对遵守，形成稳定的制度。
属于工作人员按惯例需用的办公用品，实行定期定量的发放，各使用人自行领用并实施登记。属于工作人员非惯例使用的物品，应填报领物单或借用单，由主管人员审核批准，交保管人发放。领物单表格中应包括物品名称，请发数量、实发数量、用途、批准者、审核者和领物者等项目。保管人发放时，应备簿登记，每月统计一次，送主管人员查阅，使其了解企业办公用品消耗情况，改进工作。
3.有效化原则
有效化原则，是指行政工作中直接消耗的办公用品，虽然不能任意浪费，也不应一概简缩，只要使用得当，即使花费多也不能吝惜，以使办公用品发挥出最大作用。
企业所需的办公用品种类繁多，用量较大，对其进行管理是一项较为复杂的工作，要注意协调采购、保管和使用的关系，采购要保证及时供应，又不能积压浪费。因此，购置前要了解办公用品的使用情况，同时检查库存，找出各种物料的最佳库存量。使用时，要对库存情况、行政经费实力以及市场供应心中有数，以免办公用品使用中有浪费或中断供应的现象。所以，采购部门、保管部门要紧密联系，互通信息，共同做好办公用品的管理工作。
4.标准化原则
标准化原则，是指为了把有效原则和经济化原则统一起来，应力求办公用品的使用合乎办公的特殊需要，并和办公地点、建筑等相适应。
三、办公用品的分配
1.分配的责任人
办公用品的分配由办公用品负责人从其管理的保管库配用给各部门。
2.分配的方法与要求
(1)配用的办公用品被放在各部门的办公用品保管柜。
(2)各部门的办公用品负责人根据业务负责人的要求，从办公用品保管库中支给办公用品。
(3)物品为廉价的易耗品且大量使用时，负责人可根据所需从保管柜中任意采取。比如，复印纸等就放在复印室的搁板上，负责人可随意使用。
(4)磁盘等昂贵的东西则由部门办公用品负责人放入带锁文件柜等保管箱进行保管，按工作要求配用。
(5)物资负责人算出各部门及人员办公用品使用量，同时与平均使用量进行
比较并实行统一管理，可以达到削减的目的。
(6)办公用品使用量在与预算比较后实行统一管理。
①为避免办公用品的总体费用超过预算，办公用品需要按计划进行消费。
②即将超过预算时，应向各有关人员发出指示，提醒其节约使用办公用品。
(7)部门办公用品负责人应以提高负责人的工作效率为原则供给办公用品。
(8)对办公用品进行整理、整顿后加以保管并实行管理，以便随时迅速提供，办公用品的保管箱为文件柜及带抽屉的收放箱等。
(9)大规模办公用品保管在带锁的专用保管库。保管库可对办公用品进行整顿后加以保管。
(10)一般办公用品负责人可以自由分配廉价且大量的易耗品。回形针、橡皮及铅笔之类无需记录。
(11)部门办公用品负责人需要定期整理散乱的物品，按规定的形式摆放整齐并且调查这些办公用品的余额。
(12)存货即将不足时，需向企业总体的办公用品负责人申请配用办公用品。
(13)部门办公用品负责人，任务在于整顿办公用品并及时要求分配办公用品。
(14)昂贵办公用品的配用基本上按计划进行。例如：
①对磁盘等使用业务范围及使用量作出计划并按计划配用。
②由何人因何工作配用给何人等要记在台账上。
③为不致丢失配用的办公用品，可将其保管于带锁的保管场所。
(15)归属于总务部门等处的办公用品负责人按照部门办公用品负责人提出的配用要求来配用办公用品。
①办公用品负责人从购货处购入办公用品。
②然后，负责人配用给部门办公用品负责人。
③办公用品负责人进行收授。
第四节办公用品保管与维护管理
一、办公用品保管与维护的目的
办公用品的保管与维护，主要指办公用品的登记、收藏、分配、使用责任的签认以及盘点、交换和养护等，目的是保持办公用品的效能。
二、办公用品保管要求
1.保管
(1)办公用品的保管一般要设专门的库房和专人进行管理。
(2)保管员对采购员购入的办公用品，按照规格、数量、质量，认真验收、登记、上账、入库、精心保管。库房内的各种物品要摆放合理，并做到整齐、美观。
(3)要经常检查库房内的物品，防止损坏、变质、变形，并对存货量进行整理、整顿以使其得到有效利用，以及进行修理以使其经常处于使用状态等。
(4)在保管工作中，要及时登记保管账卡，定期(季度或半年)清理库存，做到账物相符。
(5)保管员还要根据库存和需求情况，定期提出采购计划。在做计划时，要注意防止物资的积压，努力压缩库存，做到节约资金。
(6)对库房还要注意加强安全防范工作，经常进行安全检查，防止各种意外事故的发生。
2.提高办公用品的利用率
提高办公用品的利用率是办公用品负责人的责任。办公用品的利用率，是指办公用品的利用量与可能利用的存货量之比。
提高办公用品的利用率可使企业用少量资金进行经营活动的设想成为可能：
(1)为提高企业总体办公用品的利用率，办公用品负责人需要准备利用率高的物资，减少利用率低的办公用品。
(2)为提高办公用品的利用率就必须防止办公用品的丢失破损，除企业的使用目的以外不作他用。
(3)必须确认办公用品没有丢失和破损。
三、保管与维护的具体工作
1.盘点
为确认其使用符合企业的目的，可以对办公用品进行盘点：
(1)盘点是调查易耗办公用品的存货量。
(2)可在特定时日使用办公用品一览表对存货量进行检查。
(3)在工作人员自由拿取办公用品的地方把握存货数值。与过去的存货实际业绩比较，若数值过小，则需要调查大量分配的原因所在。
(4)若办公用品是由办公用品负责人进行配用的，则将存货量与账簿上的存货量作比较。
(5)办公用品负责人将办公用品的收支记在台账上，并努力使其与实际的存货量保持一致。
(6)办公用品若为日常用具和办公设施附件，则盘点时需要调查办公用品所在和破坏状况，并且明确办公用品的管理负责人、使用部门等。
(7)为方便盘点，必须在各办公用品上贴上管理序号。
2.整理
为了有效灵活利用办公用品就需要对办公用品进行整理：
(1)部门办公用品负责人必须使办公用品处于随时可供使用的状态。
(2)将使用与不使用的办公用品分开，并将不使用的办公用品可向上返还到特定场所。
(3)将物品放到该放的地方，并且摆放时要注意今后便于拿取。
(4)办公用品的维护管理需要确立及早发现故障、进行修理的体制：
①要从使用者手中确实收取办公用品的使用报告，时常把握有关办公用品的信息。
②要制定一定的修理制度，以便发现故障时按故障程度及时与有关人员联系。
③当工作人员开始使用办公用品后，若初次发现办公用品有故障，要与办公用品负责人联系。由办公用品负责人决定对工作影响最小的对策：
a.可使用代替品。
b.或由办公用品负责人修理。
c.或由生产厂家的修理负责人修理。
d.或交由修理业者修理。
e.或者废弃。
④对于可能给工业造成重大影响的，需要定期进行检查和保养以免发生故障。
⑤若有必要可事先准备代替品。
为了工作人员有效利用办公用品，特殊的用品必要时可由办公用品负责人指导其办公用品的使用方法。
管理工具1
公司事务用品管理规定
第一章购买
第一条主管
为了统一限量，控制用品规格以及节约经费开支，所有事务用品的购买，都由事务用品管理员统一负责。
第二条订购数量
根据事务用品库存量情况以及消耗水平，向主管科长报告，确定订购数量。如果事务用印刷制品需要调整格式的话，或者未来某种事务用品的需求量将发生变化的话，也一并向主管科长提出。
调整印刷制品格式，必须由使用部门以文书形式提出正式申请，经企划部门审核确定大致的规格、纸张质地与数量；然后，去专门商店采购，选购价格合适、格式相近的印刷制品。
办公用品种类很多，如三针一钉、会计用品、文管用品、单据凭证等，下面是详细分类（引自仁通科技办公用品清单）。值得一提的是，有些劳动保护用品、杯具茶具用品现在也被一些文具公司纳入到办公用品之内，因为他们也是办公所需的东西。 详细分类： 一、书写工具系列 1、圆珠笔、中性笔/水性笔、签字笔 2、钢笔 3、铅笔、活动铅笔 4、粉笔 5、魔术笔、美工笔、宝珠笔、马克笔/记号笔/白板笔、荧光笔、油漆笔 6、LED笔、PDA笔、激光笔、收音机笔、光盘笔、电脑笔、投影笔、演示笔 7、台笔软笔 8、礼品笔 9、笔芯、铅芯、墨汁、填充水 10、笔架、笔筒、笔袋、笔配件 11、其他（详见仁通科技书写工具系列清单） 二、纸本系列 1、笔记本、记事本 2、活页本、线圈本、螺旋本 3、电话本、通讯录 4、硬面本/软面抄 5、万用手册、效率手册、企业日志 6、便签/便条纸、案头纸 7、告示贴/报事贴 8、题名册/签到本 9、艺术纸/画纸 10、纸本礼品 11、内页、活页芯、本配件 12、其他（详见仁通科技纸本系列清单） 三、文具系列 1、资料收纳用品：文件柜、文件栏、文具盒、文件夹/挂捞夹、文件包/套/袋、文件篮/文件框/文件盘、桌上文件柜（架）、档案袋/档案盒、资料册、票据夹、便笺盒/卡片盒、文稿架/夹、抽杆夹、CD包/CD盒、相册/影集、笔架/笔筒/笔袋、名片盒/名片册、强力夹、多孔膜(袋) 、单页夹、报告夹、分页索引纸、拉链袋/钮扣袋、钥匙箱等 2、装订用品：订书机、打孔机、夹子、订书针、回形针、图钉/工字钉、大头针、起钉器、装订胶圈、装订封面、塑封膜等 3、涂改用品：修正液、修正带、橡皮擦等 4、胶粘用品：胶带、固体胶、浆糊、胶水、胶带座、封箱器等
办公用品管理制度 第一章总则 为加强公办用品管理，规范办公用品信用程序，提高利用效率，节约办公用品经费，特制定本制度。 第二章办公用品的分类 一、易耗品 文具类办公用品：如：铅笔、胶水、单（双）面胶、图钉、回形针、笔记本、信封、便笺、签字笔、白板笔、萤光笔、涂改液、钉书钉、复写纸、大头针、纸类印刷品等。 生活类办公用品，如：饮用水、卫生纸、洗手液、纸杯、擦桌毛巾、洗衣粉等。 二、耐用品 指价值200 元以下的可循环使用物品，如剪刀、美工刀、钉书机、打孔机、计算器、文件夹、电话机等。 三、固定资产 价值达到200元及以上办公设备，如办公家具、资料柜、传真机、打印机、空调、计算机、摄像机、照相机、公用车辆以及有关专用软件等。固定资产管理应遵守《郑州市爱馨养老集团【2009】16 号》文件，财务制度中第六条固定资产管理制度。 第三章办公用品的计划申请 一、各部门负责人根据本部门办公用品消耗和使用情况，每月5 日前编制并 提报下月办公用品领用计划（可参照《部门办公用品申请 单》），报至行政中心。其他时间不受理办公用品申请。
二、管理员核对办公用品领用申请表单与办公用品台账库存后，编制《办公用品申请购置计划表》，经行政经理、行政副总和董事长审批签字后，将采购计划单交由采购人员进行采购。 三、固定资产、特殊专用物资及临时急需的办公用品，需由各部门提出书面申请，经行政部审核，报董事长审批签字后由行政部或申购部门自行联系购买，所购物资都必须在行政部备案。 四、对于部分使用量大的办公用品，行政部要保证有少量的库存，以备人员增加或变更等需要，确保日常办公的正常运行。 第四章办公用品的采购 一、采购人员根据审批签字后的《办公用品申请购置计划表》实施购买，并于当月18 日之前完成。 二、采购员须经常调查办公用品供应商及市场价格，保证最优性价比和质量。 三、如市场督查人员查出购买商品同质同牌价格误差在10%以上，费用将由采购人员自行承担。 第五章办公用品的领用与发放 一、每月20 日固定为办公用品领取时间，各部门派人根据其计划清单领取办公用品，并详细填写《办公用品领取登记表》。如若领取物品与计划不符，需提交书面说明，由部门经理签字，报行政部审批。 二、新入职员工根据《办公用品配发标准》填写《办公用品领取 登记表》，经相关部门经理签批后方可领取办公用品 三、原则上，签字笔（或圆珠笔）每人每月限领1 支，笔墨用完，可换领
办公用品分类及明细 Company number：【0089WT-8898YT-W8CCB-BUUT-202108】
办公用品分类及明细 （一）文具事务用品 1、文件档案管理类：有孔文件夹（两孔、三孔文件夹）、无孔文件夹（单强力夹、双强力夹、长押夹等）、报告夹、板夹、分类文件夹、挂劳夹、电脑夹、票据夹、档案盒、资料册、档案袋、文件套、名片盒/册、CD包/册、公事包、拉链袋、卡片袋、文件柜、资料架、文件篮、书立、相册、图纸夹 2、桌面用品：订书机、起钉器、打孔器、剪刀、美工刀（壁纸刀）、切纸刀、票夹、钉针系列、削笔刀、胶棒、胶水、胶带、胶带座、计算器、仪尺、圆规、笔筒、笔袋、台历架、会议牌 3、办公本薄：无线装订本、螺旋本、皮面本、活页本、拍纸本、报事贴、便利贴、便签纸/盒、会议记录本 4、书写修正用品：中性笔（签字笔）、圆珠笔、铅笔、台笔、白板笔、荧光笔、漆油笔、钢笔、记号笔、水彩笔、POP笔、橡皮、修正液、修正带、墨水笔芯、软笔、蜡笔（油画棒）、毛笔 5、财务用品：账本/账册、无碳复写票据、凭证/单据、复写纸、用友耗材、票据装订机、财务计算器、印台/印油、支票夹、专用印章、印章箱、手提金库、号码机 6、辅助用品：报刊架、杂志架、白板系列、证件卡、包装用品、台座系列、证书系列、钥匙管理 7、电脑周边用品：光盘、U盘、键盘、鼠标、鼠标垫、移动硬盘、录音笔、插线板、电池、耳麦、光驱、读卡器、存储卡、控制器（触摸屏控极人臣制盒）、CPU、内存条（二）办公耗材 1、打印耗材：硒鼓、墨盒、色带、粉盒、组件 2、装订耗材：装订夹条、装订胶圈、装订透片、皮纹纸 3、办公用纸：复印纸、传真纸、电脑打印纸、彩色复印纸、相片纸、喷墨打印纸、铜版纸、彩喷纸、绘图纸、全透纸、不干胶打印纸、彩机纸、彩色卡纸 4、IT耗材：网线、水晶头、网线转换接头、视频线、电源线 （三）日杂百货 日用品：生活用纸、一次性用品、清洁用品、劳保用品、五金工具、碳酸饮料、办公茶咖啡、纯净水、方便食品、抽纸、卷筒纸、大盘纸、卫生纸、纸巾/湿巾、毛巾、手帕、杯具：茶壶/水壶、茶具、保温杯、塑料杯、水杯、纸杯、卡通杯、陶瓷杯、马克杯、杯子贴挂件、杯垫、玻璃杯、咖啡杯;饮食品：茶/咖啡/方便食品/饮用水/饼干;手套、口罩、鞋套、工作服。 （四）办公设备
事业单位常见办公用品 分类采购必备 Standardization of sany group #QS8QHH-HHGX8Q8-GNHHJ8-HHMHGN#
常见办公用品分类（采购版） 一、文件管理用品 桌面文件柜或多联文件框、文件夹、档案盒、纽扣文件袋、拉杆夹、按扣袋、标签纸、风琴包、大小夹子等； 二、桌面办公文具 台历、名片册（盒）、计算器、订书机、订书钉、取钉器、回形针、图钉、剪刀、美工刀、笔筒、书立、电话机、尺规、双面胶、固体胶（液体胶）等； 三、书写工具 圆珠笔、中性笔、中性笔芯、钢笔、白板笔、记号笔、POP笔、毛笔、修正液、橡皮、铅笔（绘图笔）、削笔刀、墨水等； 四、纸制品 复（打）印纸、彩色复印纸、复写纸、便笺本、笔记本（软面抄）等； 五、金融用品 点验钞机、印章垫、印泥（油）、账本、单据（费用报销单） 六、办公机械 碎纸机、考勤机（考勤卡）、电脑、打印传真机扫描复印一体机、机具耗材（墨盒、硒鼓等）、投影机（会议使用）、数码录音笔（会议使用）等； 七、办公生活用品 垃圾桶、拖布、撮子、笤帚、粘钩、烟灰缸、洗手液、纸杯、创可贴、盒装抽取纸等； 八、其它 白板（企业通知告示展板）、报刊架、领导办公桌面的小型艺术装饰品（传递企业或个人的精神、价值理念）等。
办公用品管理制度 为了加强办公用品的管理，控制费用开支，规范办公用品的采购与领用，本着节约和有利于工作的原则，根据我公司实际情况，特制定本制度。 一、办公用品的分类 按使用的性质分为一般消耗品和耐用消耗品两类 一般消耗品包括：笔芯、铅笔、笔记本、记事本、固体胶、液体胶、胶带、回形针、大头针、订书针、复印纸、复写纸、便条纸、稿纸、封皮纸、易事贴、档案袋、透明袋、档案盒、印油、印泥、工具刀、拉杆夹、文件夹、文件框、装订夹、装订签、装订胶片、记号笔墨水、白板笔墨水、橡皮、双面胶、口取纸、创可贴 耐用消耗品包括：圆珠笔、中性笔、记号笔、白板笔、荧光笔、卷笔刀、笔筒、修正液、计算器、订书机、打孔器、起钉器、直尺、长尾票夹、票据夹、山形票夹、剪刀、电池、印台、黑板擦、名片夹、U盘 二、办公用品管理部门 （一）公司办公用品统一归口管理部门为人事行政部。人事行政部于每月月末的25号-30号完成公司下月办公用品购置计划，上交公司常务副总审批后由后勤中心采购。 （二）人事行政部负责公司办公用品的采购计划、验收入库、保管、发放与统计等管理工作，同时各部门设立专门的办公用品管理员负责本部门办公用品的领用及保管，各部门经理对本部门的办公用品使用情况进行监督和管理。（附件：表1《各部门办公用品管理员名单》） 三、办公用品管理流程
企业常见办公用品分类（采购版） 一、文件管理用品 桌面文件柜或多联文件框、文件夹、档案盒、纽扣文件袋、拉杆夹、按扣袋、标签纸、风琴包、大小夹子等； 二、桌面办公文具 台历、名片册（盒）、计算器、订书机、订书钉、取钉器、回形针、图钉、剪刀、美工刀、笔筒、书立、电话机、尺规、双面胶、固体胶（液体胶）等；三、书写工具 圆珠笔、中性笔、中性笔芯、钢笔、白板笔、记号笔、POP笔、毛笔、修正液、橡皮、铅笔（绘图笔）、削笔刀、墨水等； 四、纸制品 复（打）印纸、彩色复印纸、复写纸、便笺本、笔记本（软面抄）等； 五、金融用品 点验钞机、印章垫、印泥（油）、账本、单据（费用报销单） 六、办公机械 碎纸机、电脑、打印传真机扫描复印一体机、机具耗材（墨盒、硒鼓等）、投影机（会议使用）； 七、办公生活用品 垃圾桶、拖把、撮子、笤帚、粘钩、烟灰缸、洗手液、纸杯、创可贴、盒装抽取纸等； 八、其它 白板（企业通知告示展板）、报刊架、领导办公桌面的小型艺术装饰品（传递企业或个人的精神、价值理念）等。
办公用品价格1—文件档案用品 文件档案用品是办公用品非常重要的分类。文件档案用品有报告夹、分类文件夹、电脑夹、档案袋、名片盒、拉链袋、资料夹、文件蓝、图纸夹、挂劳夹、文件套、资料册、票据夹、CD包、公事包等等。 办公用品价格2—桌面用品 桌面用品就是指办公的时候办公桌上所放置的一些用品，一般包括有：起钉器、打孔器、美工刀、计算器、订书机、剪刀、切纸刀、胶水、胶棒、钉针系列、壁纸刀、票夹、胶带、仪尺、胶带座、圆规等等。 办公用品价格3—办公设备 办公设备的主要分类有：事务设备、办公设备、it设备、办公电器等。在这些分类里主要产品有碎纸机、考勤机、过塑机、电话机、加湿器、饮水机、电风扇、吸尘器、投影仪、打印机、扫描仪等等。 办公用品价格4—财务用品 办公用品中的财务用品中一般有账本、算盘、墨水、报表、凭证、钢笔、印泥、科目章、出纳需要各类银行结算凭证、橡皮筋、大头针、回形针、财务软件等等。 办公用品价格5—办公耗材 其中主要分类有：硒鼓、墨盒、色带、粉盒、组件、皮纹纸、装订透片、装订胶圈、彩色卡纸、不干胶打印纸、网线转换接头、电脑打印纸、电源线、网线
办公用品清单都包括哪些？ 办公用品种类很多，如三针一钉、会计用品、文管用品、单据凭证等，下面是详细分类（引自仁通科技办公用品清单）。值得一提的是，有些劳动保护用品、杯具茶具用品现在也被一些文具公司纳入到办公用品之内，因为他们也是办公所需的东西。 详细分类： 一、书写工具系列 1、"圆珠笔、中性笔/水性笔、签字笔; 2、"钢笔; 3、"铅笔、活动铅笔; 4、"粉笔; 5、"魔术笔、美工笔、宝珠笔、马克笔/记号笔/白板笔、荧光笔、油漆笔; 6、"LED笔、PDA笔、激光笔、收音机笔、光盘笔、电脑笔、投影笔、演示笔; 7、"台笔软笔; 8、"礼品笔; 9、"笔芯、铅芯、墨汁、填充水; 10、"笔架、笔筒、笔袋、笔配件; 11、"其他（详见仁通科技书写工具系列清单）。 二、纸本系列 1、"笔记本、记事本; 2、"活页本、线圈本、螺旋本;
3、"电话本、通讯录; 4、"硬面本/软面抄; 5、"万用手册、效率手册、企业日志; 6、"便签/便条纸、案头纸; 7、"告示贴/报事贴; 8、"题名册/签到本; 9、"艺术纸/画纸; 10、"纸本礼品; 11、"内页、活页芯、本配件; 12、"其他（详见仁通科技纸本系列清单）。 三、文具系列 1、"资料收纳用品： 文件柜、文件栏、文具盒、文件夹/挂捞夹、文件包/套/袋、文件篮/文件框/文件盘、桌上文件柜（架）、档案袋/档案盒、资料册、票据夹、便笺盒/卡片盒、文稿架/夹、抽杆夹、CD包/CD盒、相册/影集、笔架/笔筒/笔袋、名片盒/名片册、强力夹、多孔膜(袋)、单页夹、报告夹、分页索引纸、拉链袋/钮扣袋、钥匙箱等; 2、"装订用品： 订书机、打孔机、夹子、订书针、回形针、图钉/工字钉、大头针、起钉器、装订胶圈、装订封面、塑封膜等; 3、涂改用品： 修正液、修正带、橡皮擦等;
办公文具 文件夹类 单/双夹类文件夹、拉链袋、档案袋、资料册、档案盒、按扣袋、拉杆夹、环状文件夹、 厚层文件管理夹、透明文件套、板夹、名片整理册、风琴包、相册、索引〔分页纸〕 本册纸制用品 信封/档案袋、软抄本、普通皮面本、报事贴、线圈本、手写标签、便条/拍纸本、活页开管皮面本、庆典用品、精品商务本 财务装订用品 财务单据、印台/印泥/印油、财务装订机、财务凭证、财务账簿、复写纸、印章盒/印章垫、印章号码印系列 书写工具 中性笔、圆珠笔、白板笔、记号笔、铅笔/彩色铅笔、水性笔、笔芯、活动铅笔、活动铅笔芯、荧光笔、礼品笔、钢笔、软毛笔/签到笔、多功能笔、绘画笔、橡皮、修正液、削笔器 桌面用品 订书机/订书针、剪刀/美工刀、胶棒/胶水/文具胶带、长尾夹/推夹器、尺类/书立、计算器、笔筒、资料架、打孔器、桌面/抽屉收纳、文件柜、文件盘 展示用品 白板、软木板、磁片/磁粒/板擦、电子白板、报刊架 会议用品 证书、请柬、胸卡/挂绳、展示架/展示牌 耗材/办公用纸 办公耗材 硒鼓墨盒复印机墨粉碳带色带 办公用纸 复印纸条码纸电脑账票打印纸传真纸收银纸喷墨/相片打印纸电脑标签打印纸其他0A用纸 日常生活用品 生活用品 面巾纸卫生纸清洁用品洗涤类芳香/除味剂驱蚊虫用品医药护理用品挂钟日常整理收纳用品垃圾箱\1垃圾袋其他生活用品 饮料类 时尚精品 文体娱乐用品 玩具娱乐用品体育用品 咖啡/茶 咖啡冲饮
电脑/数码用品 电脑配件 鼠标、键盘 OA周边产品 插座、OA清洁用品、耳机/耳麦、其他OA用品 记录存储产品 CD/DVD光盘收纳用品U盘存储卡/读卡器移动硬盘录音笔 数码电子产品 数码相框MP3/MP4播放器数码照相机摄像机 电池类 电池 办公家电 家电类 加湿器/除湿机、空气净化器、吸尘器、台灯、电热水壶、饮水机 作业/劳防用品 包装/作业用品 雨伞架、封箱带/捆包带、作业收纳用品、工具、推车、梯子 劳防用品 手套、口罩/面部防护用品、安全帽/防护镜 办公设备 办公机器 碎纸机、收款机、门禁机、小票打印机、售饭机、点菜机、消费机、条码秤、考勤机勤钟、点钞/验钞机、装订机、塑封机、装订塑封耗材、扫描仪、投影机、投影幕、激光教鞭笔 打印设备类 打印机、多功能一体机、标签打印机、标签机耗材 通信设备 电话机、传真机、对讲机 办公家具 办公家具类 钢制文件柜、钥匙箱保险箱 保险箱
一、办公用品事务用品 1、文件档案管理类：有孔文件夹(两孔、三孔文件夹)、无孔文件夹(单强力夹、双强力夹等)、报告夹、板夹、分类文件夹、挂劳夹、电脑夹、票据夹、档案盒、资料册、档案袋、文件套、名片盒/册、CD包/册、公事包、拉链袋、卡片袋、文件柜、资料架、文件篮、书立、相册、图纸夹。 2、桌面用品：订书机、起钉器、打孔器、剪刀、美工刀、切纸刀、票夹、钉针系列、削笔刀、胶棒、胶水、胶带、胶带座、计算器、仪尺、笔筒、笔袋、台历架。 3、办公本薄：无线装订本、螺旋本、皮面本、活页本、拍纸本、便利贴、便签纸/盒、会议记录本。 4、书写修正用品：中性笔(签字笔)、圆珠笔、铅笔、台笔、白板笔、荧光笔、钢笔、记号笔、水彩笔、POP笔、橡皮、修正液、修正带、墨水笔芯、软笔、蜡笔、毛笔。 5、财务用品：账本/账册、无碳复写票据、凭证/单据、复写纸、用友耗材、票据装订机、财务计算器、印台/印油、支票夹、专用印章、印章箱、手提金库、号码机。 6、辅助用品：报刊架、杂志架、白板系列、证件卡、包装用品、台座系列、证书系列、钥匙管理。 7、电脑周边用品：光盘、U盘、键盘、鼠标、移动硬盘、录音笔、插线板、电池、耳麦、光驱、读卡器、存储卡。 8、电子电器用品：排插。 二、办公耗材 1、打印耗材：硒鼓、墨盒、色带。 2、装订耗材：装订夹条、装订胶圈、装订透片、皮纹纸。 3、办公用纸：复印纸、传真纸、电脑打印纸、彩色复印纸、相片纸、喷墨打印纸、绘图纸、不干胶打印纸、其他纸张。 4、IT耗材：网线、水晶头、网线转换接头、视频线、电源线。 三、日杂百货 日用品：生活用纸、一次性用品、清洁用品、劳保用品、五金工具、碳酸饮料、办公茶咖啡、纯净水、方便食品。
企业常见办公用品分类 企业常见办公用品分类,采购版, 一、文件管理用品 桌面文件柜或多联文件框、文件夹、档案盒、纽扣文件袋、拉杆夹、按扣袋、标签纸、风琴包、大小夹子等, 二、桌面办公文具 台历、名片册,盒,、计算器、订书机、订书钉、取钉器、回形针、图钉、剪刀、美工刀、笔筒、书立、电话机、尺规、双面胶、固体胶,液体胶,等, 三、书写工具 圆珠笔、中性笔、中性笔芯、钢笔、白板笔、记号笔、POP笔、毛笔、修正液、橡皮、铅笔,绘图笔,、削笔刀、墨水等, 四、纸制品 复,打,印纸、彩色复印纸、复写纸、便笺本、笔记本,软面抄,等, 五、金融用品 点验钞机、印章垫、印泥,油,、账本、单据,费用报销单, 六、办公机械 碎纸机、电脑、打印传真机扫描复印一体机、机具耗材,墨盒、硒鼓等,、投影机,会议使用,, 七、办公生活用品 垃圾桶、拖把、撮子、笤帚、粘钩、烟灰缸、洗手液、纸杯、创可贴、盒装抽取纸等, 八、其它 白板,企业通知告示展板,、报刊架、领导办公桌面的小型艺术装饰品,传递企业或个人的精神、价值理念,等。
1 办公用品价格1—文件档案用品 文件档案用品是办公用品非常重要的分类。文件档案用品有报告夹、分类文件夹、电脑夹、档案袋、名片盒、拉链袋、资料夹、文件蓝、图纸夹、挂劳夹、文件套、资料册、票据夹、CD包、公事包等等。 办公用品价格2—桌面用品 桌面用品就是指办公的时候办公桌上所放置的一些用品,一般包括有,起钉器、打孔器、美工刀、计算器、订书机、剪刀、切纸刀、胶水、胶棒、钉针系列、壁纸刀、票夹、胶带、仪尺、胶带座、圆规等等。 办公用品价格3—办公设备 办公设备的主要分类有,事务设备、办公设备、it设备、办公电器等。在这些分类里主要产品有碎纸机、考勤机、过塑机、电话机、加湿器、饮水机、电风扇、吸尘器、投影仪、打印机、扫描仪等等。 办公用品价格4—财务用品 办公用品中的财务用品中一般有账本、算盘、墨水、报表、凭证、钢笔、印泥、科目章、出纳需要各类银行结算凭证、橡皮筋、大头针、回形针、财务软件等等。 办公用品价格5—办公耗材 其中主要分类有,硒鼓、墨盒、色带、粉盒、组件、皮纹纸、装订透片、装订胶圈、彩色卡纸、不干胶打印纸、网线转换接头、电脑打印纸、电源线、网线 2 等。 3
办公用品管理制度 为加强办公用品管理，规范办公用品领用程序，提高利用效率，降低办公经费，根据公司实际情况，特制定本制度。 一、办公用品分类管理规定 1、规定中的办公用品分为固定资产和一般办公用品。 ●固定资产主要指：桌椅、公文柜、电脑、电话机、打印机、复印机等。固定资产要遵守固定资产管理制度。 ●一般办公用品包括剪刀、胶条、胶棒、橡皮擦、回形针、直尺、订书器、涂改液、裁纸刀、签字笔、铅笔、信笺、信封、笔记本、打印纸、复印纸、复写纸、印刷品、印泥、订书钉、大头针、图钉、夹子、名片、帐册、卷宗、档案袋(盒)、标签、卫生杯、计算品、电池以及清洁用品等。 2、员工对办公用品应本着勤俭节约、杜绝浪费的原则。对于消耗品第二次发放起，必须以旧换新。 3、每位员工须建立个人领用台帐。 4、办公用品为办公所用，不得据为己有，挪作私用。 5、不得利用办公设备干私活、谋私利。不得将办公用品随意丢弃废置。精心使用办公设备，认真遵守操作规程。 二、办公用品计划规定 1、各部门根据本部门办公用品消耗和使用情况，每月25日报公司办公用品申用计划。 2、库房管理员核对申用计划与办公用品台帐，库存后，编制《办公用品申请购置计划表》（附件一），由办公室主任确认，总经理审批，经董事长签字后，指派人员采购。 三、办公用品购置规定 1、采购人员根据签批的《办公用品申请购置计划表》实施购买，于月底前完成。
2、采购员须调查办公用品供应商及市场价格，保证最优性价比和使用质量。 3、临时急需办公用品，由办公室负责人提出申请，由总经理批准，董事长同意后购置。 四、办公室用品的发放领用规定 1、个人办公用品的发放领用 ●新员工入职每人按标准配置签字笔一支、笔记本一本、文件双夹一个。 ●个人领用办公用品应据实填写《个人办公用品申领单》（附近二）（即个人领用台账），经办公室主任确认，由办公室库房管理员发放，并将申领单留存备案。每半年将此备案表报总经理审签。 ●管理员根据申请单填写《办公用品领用记录》（附件三）。 2、部门办公用品的发放领用 ●剪刀、胶带、胶棒、橡皮擦、回形针、直尺、订书器、涂改液、裁纸刀，按区域分配。 ●计算器除财务部门按区域分配。 ●部门领用办公用品应填写《部门办公用品申领单》（附件四），经办公主任确认，库房管理员发放，并将申领单留存备案。每半年将此备案表报总经理审查。 ●管理员根据申请单填写《办公用品领用记录》（附件三）。 3、会议期间办公用品的领用，由公司指派会务组组长按部门办公用品发放领用规定办理。会议结束后，将领用物品交办公室办理入库、移交手续。 五、办公用品管理员职责 1、管理人员须建立和登记办公用品台账，定期核查领用物品登记，做好办公用品的购置，发放和库存管理。 2、管理人员必须定期和不定期盘点，查对台账与实物，保证账实相符。 3、管理人员须防止办公用品受潮、虫蛀、损坏或丢失，保证办公用品的功用和性能。 4、管理人员须根据办公用品的消耗和领用情况，确定和保证合理的库存种类和数量，以减少资金占用和保证正常使用。
办公用品是指人们日常工作中使用的辅助用品，而它主要的被用于企业单位。它包含的种类非常多，而每一大分类下又细分着很多的小类，所以办公用品真是我们工作中的友好的合作伙伴。那么，日常办公用品有哪些？下面就给大家详细讲解一下。 日常办公用品有很多，主要分为六大类，分别是：文具事务用品、办公耗材、日杂百货、办公设备、办公家具、财务用品。 一、文具事务用品 1、文件档案管理类：有孔文件夹（两孔、三孔文件夹）、无孔文件夹（单强力夹、双强力夹等）、报告夹、板夹、分类文件夹、挂劳夹、电脑夹、票据夹、档案盒、资料册、档案袋、文件套、名片盒/册、CD包/册、公事包、拉链袋、卡片袋、文件柜、资料架、文件篮、书立、相册、图纸夹； 2、桌面用品：订书机、起钉器、打孔器、剪刀、美工刀、切纸刀、票夹、钉针系列、削笔刀、胶棒、胶水、胶带、胶带座、计算器、仪尺、笔筒、笔袋、台历架； 3、办公本薄：无线装订本、螺旋本、皮面本、活页本、拍纸本、便利贴、便签纸/盒、会议记录本； 4、书写修正用品：中性笔（签字笔）、圆珠笔、铅笔、台笔、白板笔、荧
光笔、钢笔、记号笔、水彩笔、POP笔、橡皮、修正液、修正带、墨水笔芯、软笔、蜡笔、毛笔； 5、财务用品：账本/账册、无碳复写票据、凭证/单据、复写纸、用友耗材、票据装订机、财务计算器、印台/印油、支票夹、专用印章、印章箱、手提金库、号码机； 6、辅助用品：报刊架、杂志架、白板系列、证件卡、包装用品、台座系列、证书系列、钥匙管理； 7、电脑周边用品：光盘、U盘、键盘、鼠标、移动硬盘、录音笔、插线板、电池、耳麦、光驱、读卡器、存储卡； 8、电子电器用品：排插； 二、办公耗材 1、打印耗材：硒鼓、墨盒、色带； 2、装订耗材：装订夹条、装订胶圈、装订透片、皮纹纸； 3、办公用纸：复印纸、传真纸、电脑打印纸、彩色复印纸、相片纸、喷墨打印纸、绘图纸、不干胶打印纸、其他纸张； 4、IT耗材：网线、水晶头、网线转换接头、视频线、电源线； 三、日杂百货 日用品：生活用纸、一次性用品、清洁用品、劳保用品、五金工具、碳酸饮料、办公茶咖啡、纯净水、方便食品； 四、办公设备 1、事务设备：碎纸机、装订机、支票打印机、考勤机、点钞机、过塑机、名片扫描仪、电话机；
办公用品详细分类 书写工具系列 1、圆珠笔、中性笔/水性笔、签字笔 2、钢笔 3、铅笔、活动铅笔 4、粉笔 5、魔术笔、美工笔、宝珠笔、马克笔/记号笔/白板笔、荧光笔、油漆笔 6、LED笔、PDA笔、激光笔、收音机笔、光盘笔、电脑笔、投影笔、演示笔 7、台笔软笔 8、礼品笔 9、笔芯、铅芯、墨汁、填充水 10、笔架、笔筒、笔袋、笔配件 纸本系列 1、笔记本、记事本 2、活页本、线圈本、螺旋本 3、电话本、通讯录 4、硬面本/软面抄 5、万用手册、效率手册、企业日志 6、便签/便条纸、案头纸 7、告示贴/报事贴 8、题名册/签到本 9、艺术纸/画纸 10、纸本礼品 11、内页、活页芯、本配件 文具系列 1、资料收纳用品：文件柜、文件栏、文具盒、文件夹/挂捞夹、文件包/套/袋、文件篮/文件框/文件盘、桌上文件柜（架）、档案袋/档案盒、资料册、票据夹、便笺盒/卡片盒、文稿架/夹、抽杆夹、CD包/CD盒、相册/影集、笔架/笔筒/笔袋、名片盒/名片册、强力夹、多孔膜(袋) 、单页夹、报告夹、分页索引纸、拉链袋/钮扣袋、钥匙箱等 2、装订用品：订书机、打孔机、夹子、订书针、回形针、图钉/工字钉、大头针、起钉器、装订胶圈、装订封面、塑封膜等 3、涂改用品：修正液、修正带、橡皮擦等 4、胶粘用品：胶带、固体胶、浆糊、胶水、胶带座、封箱器等 5、文件展示：白板、白板架、软木板、绿板、挂纸板、告示板/贴事板、黑板、报刊架/杂志架、资料架、电热台板、电子白板、玻璃白板、白板附件（磁体）、阅稿架、展示架、白板刷 6、刀剪用品：裁剪刀、卷笔刀、削笔器、剪子、切纸刀、美工刀 7、书签、书立、看书架 8、书写垫板、切割垫 9、书皮/书套、桌套 10、计算器、尺子、圆规、三角板、放大镜四、名片与图文系列 1、名片及名片夹，名片册、名片盒 2、宣传画册、宣传单、海报、DM单/折页 3、产品说明书/手册 4、挂历、台历 5、信纸、信封/明信片、贺卡、邀请函/请柬 6、不干胶贴、标签、吊牌 7、相册、彩页、卡片、相架、相框 8、手提袋、礼品袋、包装彩合、封套 9、企业简报 10、工作证/胸卡、硬胶套、证书、会员卡、卡套、卡册 办公生活用品系列
办公用品及低值易耗品管理办法 一、办公用品分类及低值易耗品的范围 1、办公用品分为消耗性办公用品和非一次消耗性办公用品两类： 消耗性办公用品：指公司统一办公使用、一次性消耗掉的办公用品，包括：签字笔、铅笔、各种笔芯、订书机、铅笔刀、曲别针、大头针、胶水、橡皮、印油、复写纸、记录本、稿纸、便笺、信封、胶带、打印纸、碳粉、色带等。 非一次消耗性办公用品：指在办公时非一次性消耗的使用时间较长的办公用品，包括：计算机耗材、u盘、移动硬盘、直尺、大订书机、剪刀、打孔机、文件盒、印台、电源插排等。 2、低值易耗品是指单位价值在2000元以内，不作为固定资产核算的各种用具、物品。（一）、办公用具类：指各种办公家具用具，如、办公桌、办公椅、工作台等。 （二）、电器用品类：指各种不足以固定资产进行核算的电器用品，如验钞机、电暖器、风 扇、饮水机、音响设备、电话机、移动硬盘等。 （三）、专用工具类：指电脑维修人员、电工、机械维修等特殊工种所使用的专用工具用具。 如万用表、手电钻、剥线钳、电流电压测量专用表等。 （四）、包装容器类：指企业在生产经营过程中可以重复使用的周转箱等。 （五）、劳动保护用品类：指因工作岗位需要而配备的工作服、手套、胶鞋等。 （六）、其他类：指除以上类别以外的属于低值易耗品的其他用具如清洁器械、消防器械， 季节性使用的工用具等。 二、职责分工 1、总经理工作部为公司办公用品及低值易耗品的管理部门，具体负责下列工作： （1）根据工作需要负责制订办公用品及低值易耗品的年度费用计划； （2）定期编制采购计划； （3）审核各领用部门的领用计划； （4）监督各部门办公用品及低值易耗品使用情况。 2、财务部根据总经理工作部提出的办公用品及低值易耗品年度费用计划，结合当年公司费 用预算安排，进行资金综合平衡；负责办理资金结算。 3、行政工作部负责办公用品及低值易耗品的采购。
常用办公用品的分类 A、办公设备 保险柜、白板、标签机、传真机、打印机、电话机、复印机、考勤机、收银机、碎纸机、装订机、塑封机、热熔机、带膜机、支票打印机、钥匙箱、点验钞机、电子白板、投影机、幻灯机、打字机、一体机、铁柜、空气净化器、胶装机 B、电脑耗材 各种原装以及品牌硒鼓、墨盒、打印机填充墨水、软盘、刻录盘、鼠标鼠标垫、健盘、电脑清洁用品、耳机 C、数码系列 U盘、MP3播放器、数码录音笔、移动硬盘、数码摄像头 D、办公用纸 复印纸、打印纸、传真纸、相片纸、收银纸、彩喷纸、信纸/稿纸、包装纸、卡纸、海报纸、皮纹纸、宣纸、名片纸、其他纸品 E、办公用笔 白板笔、钢笔、记号笔、毛笔、签字笔、荧光笔、圆珠笔、中性笔、台笔、笔芯、铅笔、铅芯、激光笔、绘图笔、油漆笔、光盘笔、粉笔 F、财务用品 点验钞机、号码机、手提金库、印章箱、凭单凭证、表格单据、档案用品、复写纸、财务附件、账皮帐芯、账簿账册、印台、印油、原子印章、转轮印章、组合印章、信封信纸 G、本、簿类 记事簿、日记簿、万用手册、宾客签到册、地址簿、电话簿、活页簿 H、桌面用品 笔筒、笔座、打孔器、地球仪、放大镜、日历座、湿指器、书立、文稿架、写字板、告示贴、标签系列、便条纸、订书机、起钉器、胶带/双面胶、修正液、修正带、胶水/胶棒、名片盒、名片册、削笔器、转笔刀、笔盒、笔袋、板擦、壁纸刀、剪刀、垫板、三针一钉 I、资料管理 文件柜、文件筐、文件盘、报刊架、杂志架、展示架、公文篮、档案盒 J、文件夹册 板夹、公事包、证件卡、资料册、弹簧夹、打孔夹、抽杆夹、文件套、像册、名片册、票据夹、拉链袋、按扣袋、档案袋 K、测绘用品 绘图笔、绘图橡皮、绘图模板、绘图圆规、测绘用尺 L、装订用品 装订胶片、装订夹片、装订胶圈、热熔封套、封面纸、装订机、热熔机、凭证装订机、塑封膜 M、日用劳保 日化清洁用品、劳保用品、食品/饮品、生活用纸、纸杯、灯泡灯管、证书奖状、胶卷、指示牌、电源插座、电池 N、商务礼品 案头摆设 服务类(电脑、打印机、传真机维修，名片、胸卡、布标、铜牌制作，数码彩印，文本装订，文字录入
常见办公用品分类（采购版） 一、文件管理用品 桌面文件柜或多联文件框、文件夹、档案盒、纽扣文件袋、拉杆夹、按扣袋、标签纸、风琴包、大小夹子等； 二、桌面办公文具 台历、名片册（盒）、计算器、订书机、订书钉、取钉器、回形针、图钉、剪刀、美工刀、笔筒、书立、电话机、尺规、双面胶、固体胶（液体胶）等； 三、书写工具 圆珠笔、中性笔、中性笔芯、钢笔、白板笔、记号笔、POP笔、毛笔、修正液、橡皮、铅笔（绘图笔）、削笔刀、墨水等； 四、纸制品 复（打）印纸、彩色复印纸、复写纸、便笺本、笔记本（软面抄）等； 五、金融用品 点验钞机、印章垫、印泥（油）、账本、单据（费用报销单） 六、办公机械 碎纸机、考勤机（考勤卡）、电脑、打印传真机扫描复印一体机、机具耗材（墨盒、硒鼓等）、投影机（会议使用）、数码录音笔（会议使用）等； 七、办公生活用品 垃圾桶、拖布、撮子、笤帚、粘钩、烟灰缸、洗手液、纸杯、创可贴、盒装抽取纸等； 八、其它 白板（企业通知告示展板）、报刊架、领导办公桌面的小型艺术装饰品（传递企业或个人的精神、价值理念）等。
办公用品管理制度 为了加强办公用品的管理，控制费用开支，规范办公用品的采购与领用，本着节约和有利于工作的原则，根据我公司实际情况，特制定本制度。 一、办公用品的分类 按使用的性质分为一般消耗品和耐用消耗品两类 一般消耗品包括：笔芯、铅笔、笔记本、记事本、固体胶、液体胶、胶带、回形针、大头针、订书针、复印纸、复写纸、便条纸、稿纸、封皮纸、易事贴、档案袋、透明袋、档案盒、印油、印泥、工具刀、拉杆夹、文件夹、文件框、装订夹、装订签、装订胶片、记号笔墨水、白板笔墨水、橡皮、双面胶、口取纸、创可贴 耐用消耗品包括：圆珠笔、中性笔、记号笔、白板笔、荧光笔、卷笔刀、笔筒、修正液、计算器、订书机、打孔器、起钉器、直尺、长尾票夹、票据夹、山形票夹、剪刀、电池、印台、黑板擦、名片夹、U 盘 二、办公用品管理部门 （一）公司办公用品统一归口管理部门为人事行政部。人事行政部于每月月末的25号-30号完成公司下月办公用品购置计划，上交公司常务副总审批后由后勤中心采购。 （二）人事行政部负责公司办公用品的采购计划、验收入库、保管、发放与统计等管理工作，同时各部门设立专门的办公用品管理员负责本部门办公用品的领用及保管，各部门经理对本部门的办公用品使用情况进行监督和管理。（附件：表1《各部门办公用品管理员名单》） 三、办公用品管理流程 各部门办公用品管理员每月25日前 填写《部门办公用品申领单》表2 部门经理审批 后勤中心每月5日前采购，临时急 需的办公用品3日内采购 人事行政部每月30日前填写 《办公用品申请购置计划表》表3 临时急需的办公用品由申请部门填写 《采购申请单》 常务副总审批 人事行政部登记入库 各部门办公用品管理员领取办公用品，人事部发放 新员工、公司副总级别以上人员办公用 品，由人事行政部填写《个人办公用品 领取登记表》表4，经登记后发放。
常用办公用品分类 A、办公设备 保险柜、白板、标签机、传真机、打印机、电话机、复印机、考勤机、收银机、碎纸机、装订机、塑封机、热熔机、带膜机、支票打印机、钥匙箱、点验钞机、电子白板、投影机、幻灯机、打字机、一体机、铁柜、空气净化器、胶装机 B、电脑耗材 各种原装以及品牌硒鼓、墨盒、打印机填充墨水、软盘、刻录盘、鼠标鼠标垫、健盘、电脑清洁用品、耳机) C、数码系列 U盘、MP3播放器、数码录音笔、移动硬盘、数码摄像头 D、办公用纸 复印纸、打印纸、传真纸、相片纸、收银纸、彩喷纸、信纸/稿纸、包装纸、卡纸、海报纸、皮纹纸、宣纸、名片纸、其他纸品 E、办公用笔 白板笔、钢笔、记号笔、毛笔、签字笔、荧光笔、圆珠笔、中性笔、台笔、笔芯、铅笔、铅芯、激光笔、绘图笔、油漆笔、光盘笔、粉笔 F、财务用品 点验钞机、号码机、手提金库、印章箱、凭单凭证、表格单据、档案用品、复写纸、财务附件、账皮帐芯、账簿账册、印台、印油、原子印章、转轮印章、组合印章、信封信纸 G、本、簿类 记事簿、日记簿、万用手册、宾客签到册、地址簿、电话簿、活页簿 H、桌面用品 笔筒、笔座、打孔器、地球仪、放大镜、日历座、湿指器、书立、文稿架、写字板、告示贴、标签系列、便条纸、订书机、起钉器、胶带/双面胶、修正液、修正带、胶水/胶棒、名片盒、名片册、削笔器、转笔刀、笔盒、笔袋、板擦、壁纸刀、剪刀、垫板、三针一钉 I、资料管理 文件柜、文件筐、文件盘、报刊架、杂志架、展示架、公文篮、档案盒 J、文件夹册 板夹、公事包、证件卡、资料册、弹簧夹、打孔夹、抽杆夹、文件套、像册、名片册、票据夹、拉链袋、按扣袋、档案袋 K、测绘用品 绘图笔、绘图橡皮、绘图模板、绘图圆规、测绘用尺 L、装订用品 装订胶片、装订夹片、装订胶圈、热熔封套、封面纸、装订机、热熔机、凭证装订机、塑封膜 M、日用劳保 日化清洁用品、劳保用品、食品/饮品、生活用纸、纸杯、灯泡灯管、证书奖状、胶卷、指示牌、电源插座、电池N、商务礼品 案头摆设、服务类(电脑、打印机、传真机维修，名片、胸卡、布标、铜牌制作，数码彩印，文本装订，文字录入
办公用品管理制度 为了加强办公用品的管理，控制费用开支，规范办公用品的采购与领用，本着节约和有利于工作的原则，根据我公司实际情况，特制定本制度。 一、办公用品的分类 按使用的性质分为一般消耗品和耐用消耗品两类 一般消耗品包括：笔芯、铅笔、笔记本、记事本、固体胶、液体胶、胶带、回形针、大头针、订书针、复印纸、复写纸、便条纸、稿纸、封皮纸、易事贴、档案袋、透明袋、档案盒、印油、印泥、工具刀、拉杆夹、文件夹、文件框、装订夹、装订签、装订胶片、记号笔墨水、白板笔墨水、橡皮、双面胶、口取纸、创可贴 耐用消耗品包括：圆珠笔、中性笔、记号笔、白板笔、荧光笔、卷笔刀、笔筒、修正液、计算器、订书机、打孔器、起钉器、直尺、长尾票夹、票据夹、山形票夹、剪刀、电池、印台、黑板擦、名片夹、U盘 二、办公用品管理部门 （一）公司办公用品统一归口管理部门为人事行政部。人事行政部于每月月末的25号-30号完成公司下月办公用品购置计划，上交公司常务副总审批后由后勤中心采购。 （二）人事行政部负责公司办公用品的采购计划、验收入库、保管、发放与统计等管理工作，同时各部门设立专门的办公用品管理员负责本部门办公用品的领用及保管，各部门经理对本部门的办公用品使用情况进行监督和管理。（附件：表1《各部门办公用品管理员名单》）三、办公用品管理流程
（一）后勤中心根据办公用品购置计划明细、规格以及数量购买，在每月5日前将办公用品采购入库。办公用品入库时，人事行政部查看是有否有遗漏或与购置计划规格、数量不符时，人事行政部应及时与采购人员联系更换或补充。 （二）临时急需的办公用品（价值大于200元），由所需部门填写采购申请单，常务副总批准后购置。 （三）各部门办公用品管理员据表单如实发放所领取的办公用品，并将使用情况登记在册，人事行政部将进行不定期检查办公用品使用记录。 四、办公用品的发放及领用 （一）个人办公用品的领用和发放 1、新员工入职每人按岗位工作需要由人事行政部填写《个人办公用品领取登记表》表4，经登记后发放。 2、公司副总级别以上人员办公用品，由人事行政部填写《个人办公用品领取登记表》，经登记后发放。 3、除以上情况以外，其他人员不得以个人名义领用办公用品。 （二）部门办公用品的领用和发放 每月各部门办公用品管理员根据本部门已签批的《部门办公用品申领单》及上月使用记录在人事行政部领取办公用品。当月申领办公用品三次以上，需报各分管副总审批。 （三）办公用品的领用规定 1）耐用消耗品，重新领用时以旧换新，需携带原物品方可领取新办公用品，以旧换新的
办公用品的分类与使用 一、日常用具 1.日常用具的定义 日常用具指企业日常工作及业务操作所使用的家具、工具、器具等。例如规尺、剪刀、裁纸刀、订书机等文具，电子计算器、算盘、计算机、笔记本电脑等办公设备。 2.日常用具的配备及使用要求 (1)为使图表等文件制作快速且漂亮，所使用的文具包括规尺、样板、剪刀、裁纸机、绘图用具等。 (2)文书化也有誊写、打印、印刷、修改文书的工作。平时，就要使用文字处理机、微机、桌面印刷机等办公设备。 (3)制作文书也需要复印。复印室需要复印机、碎纸机、文件打孔机、三孔机、裁纸机、垃圾箱等日常用具。需要大量印刷时，应该使用附带排序功能的高速复印机。有的复印机可进行彩色复印。碎纸机是切碎文书用的。机密文件复印错误或需要销毁机密文件时，可放人碎纸机切碎。 (4)文件打孔机和三孔机等是使用活页封面装订纸张时给纸张打孔用的。 (5)裁纸机用来裁断复数文书的一页页的复印件。 (6)日常办公工作除文书化外还有计算。企业所做的销售分析、投资分析、经营计划的制作、技术设计等都需要快速准确的计算。计算用具为电子计算器。作为长时间使用的业务用计算用具，一般使用具备所必需的位数和计算功能稍大的电子计算器。 (7)如果是电子计算器无法进行的高难度计算，或者数据量较多，或者需要制作生产计划的数值表格时，可使用微机。微机需要具备以下几种功能的软件，如数据保管功能、制表功能、科技计算功能、统计计算功能等业务所必需的功
能。 (8)日常业务中包括通信业务。通信工作使用电话、终端传真机等通信电子设备。使用时通过电话总机、内线、外线双方都可实现转送功能，如按键式电话，即使人不在也可以转送到移动点或所到达的地方。 (9)会计和教育培训等需要投影机、电视、VTR等日常用具。为提高信息传达的效率，有时需要给语言配上适当的动态画面、静止画面或插图等图像。开会时则使用语言和投影机进行说明。 二、办公设施附件 1.办公设施附件的定义 办公设施附件指的是为设施配置的物品。设施指办公室、会议室、招待室、图书室、培训室、复印室、电脑房、展示厅等等。办公室内最基本的办公设施附件，有桌椅、文件框等，此外还有信箱、杂志架、布告牌、衣柜、挂外套的衣架等。 2.办公设施附件的配备及使用要求 (1)办公桌需要每人一台。办公桌大多为钢板制品且附带有抽屉。结束工作回家时，桌子不要放置任何东西。特别是不要将机密文件及重要文件等留在桌上。 会议室及接待室等处使用涂有沉色的大桌子。桌子上附带有抽屉及摆放物品用的搁板等。OA设备使用较多的事务所在位置工作站时选用便于工作的办公桌。 一般工作站所使用的桌子有的呈L字型。这可便于事务工作与OA设备的操作同时进行。 (2)椅子也有各种各样的。椅子关系到事务工作的坐姿，能左右事务工作者的疲劳程度。可选用可以上下调节座高的并改变靠背角度的办公用椅。 (3)为了提高办公室事务工作的效率，需要放置文件柜。将文件放入做成桌子抽屉的文件柜时，需将文件纵向堆叠、文件的脊部横放。放入拉门式文件柜时，同书架一样，需让文件背部竖放。拉门式文件柜与书架一样保管活页封面及文件等都比较方便。抽屉式文件柜保管文件夹比较方便。企业需要置备两种
办公用品分类及明细内部编号：（YUUT-TBBY-MMUT-URRUY-UOOY-DBUYI-0128）
办公用品分类及明细 （一）文具事务用品 1、文件档案管理类：有孔文件夹（两孔、三孔文件夹）、无孔文件夹（单强力夹、双强力夹、长押夹等）、报告夹、板夹、分类文件夹、挂劳夹、电脑夹、票据夹、档案盒、资料册、档案袋、文件套、名片盒/册、CD包/册、公事包、拉链袋、卡片袋、文件柜、资料架、文件篮、书立、相册、图纸夹 2、桌面用品：订书机、起钉器、打孔器、剪刀、美工刀（壁纸刀）、切纸刀、票夹、钉针系列、削笔刀、胶棒、胶水、胶带、胶带座、计算器、仪尺、圆规、笔筒、笔袋、台历架、会议牌 3、办公本薄：无线装订本、螺旋本、皮面本、活页本、拍纸本、报事贴、便利贴、便签纸/盒、会议记录本 4、书写修正用品：中性笔（签字笔）、圆珠笔、铅笔、台笔、白板笔、荧光笔、漆油笔、钢笔、记号笔、水彩笔、POP笔、橡皮、修正液、修正带、墨水笔芯、软笔、蜡笔（油画棒）、毛笔 5、财务用品：账本/账册、无碳复写票据、凭证/单据、复写纸、用友耗材、票据装订机、财务计算器、印台/印油、支票夹、专用印章、印章箱、手提金库、号码机 6、辅助用品：报刊架、杂志架、白板系列、证件卡、包装用品、台座系列、证书系列、钥匙管理 7、电脑周边用品：光盘、U盘、键盘、鼠标、鼠标垫、移动硬盘、录音笔、插线板、电池、耳麦、光驱、读卡器、存储卡、控制器（触摸屏控极人臣制盒）、CPU、内存条 （二）办公耗材 1、打印耗材：硒鼓、墨盒、色带、粉盒、组件 2、装订耗材：装订夹条、装订胶圈、装订透片、皮纹纸 3、办公用纸：复印纸、传真纸、电脑打印纸、彩色复印纸、相片纸、喷墨打印纸、铜版纸、彩喷纸、绘图纸、全透纸、不干胶打印纸、彩机纸、彩色卡纸 4、IT耗材：网线、水晶头、网线转换接头、视频线、电源线 （三）日杂百货 日用品：生活用纸、一次性用品、清洁用品、劳保用品、五金工具、碳酸饮料、办公茶咖啡、纯净水、方便食品、抽纸、卷筒纸、大盘纸、卫生纸、纸巾/湿巾、毛巾、手帕、杯具：茶壶/水壶、茶具、保温杯、塑料杯、水杯、纸杯、卡通杯、陶瓷杯、马克杯、杯子贴挂件、杯垫、玻璃杯、咖啡杯;饮食品：茶/咖啡/方便食品/饮用水/饼干;手套、口罩、鞋套、工作服。