浅议档案信息电子化问题
【摘要】目前，电子文件归档的类型有磁盘、光盘、磁带，为了做好这项工作，应按档案种类分别整理组盘。本文论述了电子档案的整理，档案信息电子化的现状及发展趋势，档案的利用实际效益。
【关键词】档案；信息电子化；电子文件
一、电子档案的整理方面
目前，电子文件归档的类型有磁盘、光盘、磁带，为了做好这项工作，应按档案种类分别整理组盘。
1、文书电子档案整理一是内部文件。以年度、组织机构、保管期限进行组盘。第一按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘；第二将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管，便于按不同年代、不同期限定期拷贝，以延长归档电子文件的保管寿命。将同一归档部门的文件集中在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘统一规范，应由档案部门在接收归档文件时集中完成，组盘后，档案人员应以统一的数据库结构和规范命题，并建立文书档案盘内文件目录，便于计算机对盘内文件查找。二是外来文件。通过文书室处理，扫描成影像文件进入网络，各类公文的传递、批办、督办均在网上操作。电子文件的归档工作由业务部门掌握，处理完毕的文件由承办部门根据文件的重要性，确定密级和保管期限，按归档键转入档案部门，档案人员审查后，加上档案管理信息，如：分类号、档号等，然后进入档案数据库。如要查询，则可通过各个
档案信息化的任务与问题研究 摘要:档案信息化是当前档案专业的热门话题,随着档案规模的扩大，档案信息量剧增，传统的手工管理和单纯的实体管理模式己不能适应和满足现代化发展的需要。建立档案信息网，将档案的实体管理上升为更高层次的档案信息网络化管理，使档案信息资源的开发真正的做到方便、准确、快捷。全面提供各种档案信息，提高服务质量和工作效率，满足需求。实现档案管理信息化的最终目标。 关键词：档案信息化原则任务问题 2010年的今天，信息化已成为社会发展的一个重要标志。随着信息社会的到来，信息与信息技术在国民经济和社会发展中扮演了越来越重要的角色。档案基础业务建设的重心也开始向信息化、现代化转移，档案现代化管理和信息化建设，是档案工作发展的必然趋势。正如十七大报告中指出的“信息化是我国加快实现工业化和现代化的必然选择”。中国已经将信息化建设列为国民经济和社会发展的首要内容。档案工作必须尽快跟上社会发展的要求。为了研究档案信息化，必须首先了解什么是档案信息化，才能了解其现在面临的问题，进而找到解决的对策和方法。 档案信息化建设就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。换句话说，档案信息化是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。这是一个长期的发展过程，在这一过程中，要不断地采用现代信息技术装备档案部门，从而极大地提高档案管理和利用的现代化水平。它主要包括以下内容：第一、档案信息的数字化，它是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库。档案信息数字化的原则：规范性原则、安全性原则、效益性原则。档案信息数字化的内容有两个不同层次：一是档案目录信息的数字化，二是档案全文信息的数字化。目前我国面临的主要困难是：技术还不成熟且不经济；数字化的对象问题；合作问题。 第二、档案网站建设，它是指档案网站是档案机构在公共信息服务网站上建立的站点，它一般是以主页方式提供相关档案服务和开展档案宣传。档案网站建设是档案信息化建设的
浅谈档案管理中的信息化建设 摘要：随着现代信息技术的不断发展，档案信息化和档案管理数字化的建设也逐渐变成了可能，本文首先对档案相关概念、信息管理重要性做了必要的说明，其次针对目前分公司在档案建设过程中存在的问题进行了分析，最后提出了相关的策略意见。 关键词：浅谈档案管理信息化建设 一、档案信息化概念及开展信息管理的重要性 （一）档案信息化概念。档案信息化，就是在相关部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为公司提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。档案管理信息化是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。就中国石油湖北**销售分公司来讲，档案馆的建立和完善对传承石油文化，承载公司自建立以来的发展历程，对公司的长远发展和科技创新方面，起着越来越不可替代的作用。 （二）开展信息管理的重要性。随着信息时代的到来，现代科学技术在公司经营管理工作各领域中应用广泛，电子信息传输、电子公文、各类管理系统、应用程序的数字化等，使得传统的档案管理方式已不能满足新形势的需要。档案现代化管理和信
息化建没，成为档案工作发展的必然趋势。分公司档案的建设及管理的信息化程度将影响着档案利用的好坏和保管时间的长短，对档案信息资源加以管理是传统档案管理的必然进步，是档案工作的发展趋势。档案管理的信息化是档案开发利用，实现服务方便快捷、资源共享的有效渠道。 二、分公司档案建设管理中存在的问题 （一）观念问题 1.各部门档案管理的意识薄弱，对重要文件、资料和凭证的归档还没有引起足够的重视。一些部门主任对本部门档案工作的重要性缺乏认识，对本部门档案疏于管理，而一些文件形成者对档案移交归档认识不足。一些部门的档案管理人员对档案的分类存放和档案归档的及时性上认识不足，没有认识到这是一个循序渐进的工作，而是通常性的进行集中办理。 2.虽然在各部门建立了兼职的档案管理员制度，也对相关建档、录入标准进行了讲解和培训，但落实到具体部门和岗位人员上，却是贯彻不力，归档意识淡薄。通过档案信息化建设，一方面可以提高文件形成者、领导者的档案质量意识；另一方面也可以将档案管理制度规范融入管理系统之中，使之成为分公司档案管理的自觉行为，从而提高高校档案管理质量。 （二）技术层面的问题 1.档案系统的传输速度较慢，网络安全也是关系着档案系统
通用档案电子化综合管理解决方案 一、前言 随着计算机技术的迅速发展和广泛应用，社会各行业的档案资料从原有单一的纸质档案发展为包括纸张、电子文件、声、像、视频等各种类型的多媒体档案。对档案资料进行数字化综合处理、电子文件网络化归档、文档密级管理、授权管理及网上安全查询利用是档案管理发展的必然趋势。 我公司总结了多年以来在工商、医疗、档案馆等行业的档案管理系统开发经验，不断求实创新，同时深入分析并概括总结了各行业档案管理工作的异同，严格遵循国家档案局档案工作标准，面向社会各界档案管理部门推出了专业完善的《电子档案综合管理解决方案》。 本文将从文档数字化开始，内容涵盖电子档案的存储、归档、检索等方面，为用户提供专业完善的一体化解决方案。 二、文档数字化 2.1纸质档案资料数字化 纸质档案数字化，就是将纸质档案(含照片)资料通过扫描、OCR识别、排序标引转化为基于文字和图像信息的数字档案，并备份到光盘或磁盘设备中，用于长期保存。 ◆文档扫描 采用标准的TWAIN、ISIS编程接口，直接控制各类扫描仪，自动实现图像压缩；支持平板和连续两种扫描方式，能够扫描A3、A4等多种幅面的档案。 支持黑白二值、灰度和彩色等多种图像格式，有盖章、照片的页面采用灰度或彩色图像处理。分辨率可灵活设置，一般为200DPI以上。 ◆图像压缩 每卷档案作为一个图像文件，采用TIFF多页存储格式，能将任意多页的黑白二值、灰度、彩色、各种不同幅面图像压缩到一个图像文件中。 ◆黑白图像采用TIFF CCITT_GROUP4或国际最新标准JBIG格式。灰度、彩色图像采用JPEG（YUV4:4:4）或国际最新标准JPEG2000格式。200DPI，A4幅面，黑白二值图像压缩效果：TIFF。CCITT_GROUP4，平均每页大小为20K左右；JBIG平均每页10K左右。对于灰度和彩色图像，JPEG2000格式的压缩率比JPEG高30%左右。 ◆智能OCR识别 对于较为规范的印刷体及表格类型的原文材料，可通过在排序索引处理过程之前进行自动的OCR标引识别和OCR全文识别。具体特点： 识别字体多：识别宋体、仿宋、楷体、黑体、魏碑、隶书、圆体、行楷、行书等近百种字体。 识别功能强大：支持印刷文稿、纯英文、中英文混排、较工整的手写文稿等多种类型。对印刷材料的识别率达98%以上。 识别速度快：在普通配置的计算机上印刷体汉字达120字/秒以上。
电子档案管理系统平台
目录 第一章系统概述 (3) 1.1系统背景 (3) 1.2建设目标 (3) 第二章系统功能 (3) 2.1 功能结构 (3) 2.2 基础设施 (3) 2.2.1档案类别设置 (3) 2.2.2 档案子类设置 (4) 2.2.3 样式设置 (4) 2.3 档案处理系统 (4) 2.3.1 档案扫描 (4) 2.3.2 档案处理 (4) 2.3.3 档案关联 (4) 2.3.4 档案审核 (4) 2.3.5 档案立卷 (4) 2.4 档案管理系统 (4) 2.4.1 档案借阅管理 (5) 2.4.2档案出库管理 (6) 2.4.3档案销毁管理 (6) 2.4.4档案综合管理 (7) 2.5档案资源系统 (7) 2.5.1 专题库管理 (7) 2.5.2 素材库管理 (7) 2.6档案查询系统 (7) 2.6.1 影像文件查询 (7) 2.6.2档案目录查询 (8) 2.6.3档案使用情况查询 (8) 2.6.4档案处理进度查询 (8) 2.7 系统管理 (8) 2.7.1 用户管理 (8) 2.7.2 权限管理 (8) 2.7.3 系统维护 (8)
第一章系统概述 1.1系统背景 影像档案管理系统提供了一个电子化手段，将往来的各类文档及资料进行电子化处理、归档，通过系统建立与各类相关信息的索引，使得办理事务时，可以非常方便的调用各种资料，提高工作效率。1.2建设目标 通过建立档案处理、档案查询、档案管理、档案资料等功能模块，实现档案管理的信息化和电子化管理。 1、规管理 2、减少重复投入 3、科学管理 4、方便使用 第二章系统功能 2.1 功能结构 长期以来，艺纸等非数字化介质为载体的档案信息资料只能以实物的形式放入档案室中，这给档案管理、应用带来很多难题：首先，实物档案资料随着档案资料数量的增大，安全存储这些实物档案要耗费大量的人力、物理和财力；其次，档案资料的实物形式限制了流通效率，存档资料复用率低。 2.2 基础设施 2.2.1档案类别设置
浅议网络信息新形势下档案信息的电子化管理 改革开放以来，我国的社会不断发展，经济取得了较大的进步，科学技术水平也相应提高。尤其是信息技术与网络技术的发展，极大地促进了我国各个行业的发展，为我国的国民经济发展做出了重要的贡献，作为国家发展基础信息资源的档案，在近些年也取得了很大的进步，尤其是网络信息技术应用于档案管理之中，为档案的发展注入了勃勃生机。文章首先对加强档案信息电子化管理的重要性进行了简要阐述，然后分析了目前我国档案信息电子化存在的问题，并提出了相应的解决措施，希望能够为新形势下档案信息的电子化管理提供一些借鉴，仅供参考。 标签：档案信息；电子化；管理 引言 伴随着国家网络化、信息化程度的不断加深，我国的各行各业都开始步入网络信息发展时代，在相关的行业领域上，各行各业都更加重视网络信息对行业发展的重要意义，在这种网络信息不断发展的新形势下，建设信息化档案管理模式势在必行，进行档案信息化建设、对档案信息进行电子化管理对促进我国档案建设、加强档案的数字化进程具有重要作用。现阶段，档案相关行业工作者不断创新研究，提出了许多科学的方法，为推动我国档案信息的电子化管理做出了重要的贡献，然而，我国档案信息的电子化管理仍存在一些问题和不足，仍旧需要广大学者和相关行业工作者积极探索，为更好地实现档案信息的电子化管理使其为社会经济发展做出卓越的贡献而努力。 1 加强档案信息电子化管理的重要性 档案信息的电子化是伴随着信息技术和网络技术发展起来的，是以网络技术为基础，将原有的档案资料以数字化的模式存储于虚拟的计算机等电子设备中，实现资源的优化配置，以更好地为人们所利用。在具体的生产生活中，档案信息的电子化节省了原有档案的储存空间，方便了档案的查找与使用工作，符合经济发展需要和科学技术进步的发展趋势，对我国信息资源的建设具有不可忽视的作用。 1.1 加强档案信息电子化管理，是电子政务发展的需要 信息技术与网络技术不断涌入人们的生产生活中，人们的日常工作越来越依赖于这两种技术，电子政务应运而生，目前我国已经进入到了电子政务的大范围应用阶段，各级政府都是用这种办公模式，作为社会的重要信息资源，档案资源记录了社会发展的历史进程、记载了个人的工作学习经历，是十分重要的信息资源，档案资源建设是电子政务发展的重要组成部分，加强档案信息的电子化管理有利于电子政务的发展，因此加强档案信息化是电子政务发展的需要。
档案电子化管理 Modified by JEEP on December 26th, 2020.
一、对于档案（电子化）管理的认识 网络资料：档案信息化（电子化）是以网络、计算机、信息技术为手段，以档案资源为对象，以档案工作为依托，以档案管理学最新理论为指导，按照信息社会和国家档案行政管理部门的要求、开展档案的收集、整理、保管、开发和利用的现代化管理过程。 以上是网络资料，我根据从档案信息资料收集、整理、保管、开发和利用的管理过程说一些个人认识。 以我局为例，我局档案室信息来源主要以纸质为主（纳税人信息资料、申报资料、其他涉税资料等），人工传递核对资料是否齐全，再手工录入系统，仅做编制序号存档用，不做信息资料查询和利用。因此我觉得这样的档案管理模式只是简单收集、简单装订整理、简单保管的简单模式，缺少档案信息化（电子化）管理的内涵。在我的理解中，传递收集资料电子信息，可以和纸质办理审批等环节一起传递。纸质流转完毕归档，电子信息统一归档，工作人员在归档环节只要对纸质和电子信息目录做简单核对就可归档，电子信息也要作为资料归档。 整理环节要以计算机信息网络为依托，以档案电子信息为标签，表明柜号、编号、序列号等信息，建立数据库信息系统。通过管理软件，可以图形化管理。例如，查找整理档案时可以关键词搜索引擎，系统图形化提示在那个位置，提供工作者查询、整理。方便快捷，管理一目了然。 保管环节沿用常规保存，如碰到搬运，移送资料等情况，电子信息要登记，做好备注，同时变动信息可以作为日后跟踪查询。 目前一般的档案管理模式基本缺少开发和利用的内容。以我的理解，开发和利用本应该属于同一环节，根据应用内容而开发。这里不是单纯的说是管理系统的开发，而是
档案信息化管理制度 第一章电子文件归档与管理制度 第一条为适应本单位信息化建设需要，规范本单位电子文件的归档管理，保障电子档案的安全保管和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《电子文件归档与管理规范》等有关法律法规，结合本单位实际，特制定本办法。 第二条本办法所称电子文件是指本单位在履行行政职能、加强内部管理等工作中形成的，具有参考利用价值并以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可以在通信网络上传输的文件。 第三条按照档案工作集中统一管理的原则，各科室形成的电子文件并需归档保存的应由单位综合档案室统一保管。综合档案室负责对电子文件归档的指导、验收以及接收后的编目、保管和提供利用，计算机管理工作人员对电子文件的归档提供协助和支持。 第四条各科室应建立电子文件归档制度，指定兼职档案员负责本科室的电子文件归档工作，将电子文件的收集、整理、归档工作纳入相关人员的岗位责职。 第五条为保证归档的电子文件完整、真实和有效利用，
各科室从电子文件产生时就要严格按制度要求，妥善管理，确保其不散失、不损失、不失真。 第六条归档电子文件的类型主要包括：文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、超媒体链接文件等。 第七条电子文件的归档范围、保管期限和密级划分，参照本单位有关纸质文件归档的规定执行。 第八条电子文件的归档分逻辑归档和物理归档两种方式。 逻辑归档。指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案室移交的过程。 物理归档。是指把计算机及其网络中的电子文件集中传输至可脱机保存的载体上，向档案室移交的过程。 推荐采用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等，不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体；专用软件产生的电子文件应转换为通用型电子文件。 第九条电子文件归档时，机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子文件一同归档保存。 第十条通过存储载体进行交接的归档电子文件，移交与
推行档案电子化管理的几点建议 当今世界已步入信息化的时代，档案文件工作也必然要进入数字化发展阶段，以数字化采集技术为手段，以档案业务管理系统为依托，向档案电子化管理发展将是必然趋势。要加强档案的电子化管理，首先要提高认识，增强做好电子档案管理的责任感和紧迫感，站在历史文献的高度看待电子档案管理的现实意义，借鉴正式文件管理的方式和方法，全面提高电子档案管理的质量和效果。 1、建立电子档案管理制度。建议由上至下建立起统一的电子档案管理制度，统一规范电子档案的制作、收集和归档的方法、程序、时效等内容，定期整理、分类归档、专人负责、妥善保管，避免因机构改革、个人工作岗位调整、所用计算机更迭、工作移交过程中的疏漏等原因引起的电子档案历史资料的遗散，确保历史档案资料的完整。 2、建立电子档案应用共享平台。要建立电子档案应用共享平台，在内部局域网服务器上开辟专区，以部门为单位分业务类别建立档案目录，目录下按发生时间存放相关电子档案资料。共享平台按级次设置查访权限，以供各部门自行查询所需资料，避免各岗位人员的相互打扰，消除影响资源共享的其他因素，促进整体工作效率的全面提高。 3、积极培养电子档案管理技术人员。一是要吸纳专业人才充实干部队伍，如计算机专业人才，对此类人才可以经过短期专业培训就基本能够达到电子档案管理工作的需要。二是加大教育投入，对与档案管理工作有关人员，进行比较系统的档案管理基础知识、计算机知识、数字通信技术培训，使他们掌握电子档案管理的基本知识技能，解决电子档案管理人才缺乏的现状。 4、及时做好硬件设备的更新维护。由于计算机不断地升级、更新、换代，对所有的电子档案来讲，它在形成时所依赖的技术，往往是已经过时的技术，这是科技进步所带来的必然结果。因此，电子档案也要不断地“迁移”、“复制”，以适应新的“生存环境”而不被“淘汰”。同时，还必须对其所依赖的技术及数据结构和相关定义参数等加以保存，或采用其它方法和技术力加以转换，防止新技术不能处理旧问题情况的发生。 吴萍 2012年3月20日
浅谈档案管理电子化服务的建设 作者：汤惠玲 来源：《办公室业务（上半月）》 2016年第7期 文/广州市商贸职业学校汤惠玲 【摘要】随着现代信息技术和计算机的发展与应用，电子档案越来越多，电子档案成了档 案管理的重要形式。档案管理电子化是档案管理工作发展的必然趋势，是档案管理中的一种新 型模式。保存电子档案的目的是使电子档案能够处于准确、完整、可靠地提供利用状态，起到 凭证和查考作用。电子档案如何管理和利用，这是档案管理现代化面临的一个重要问题，推进 档案电子化管理成为必然趋势。 【关键词】档案管理；电子化服务；建设 档案电子化服务是计算机发展的形势下发展起来的一种新型存档方式，原来以纸质格式承 载的各类文件及其他文字、数据资料逐步被以计算机为依托的电子格式所替代，由此产生了大 量的电子档案。档案电子化服务是指档案部门利用电子化办公设备和现代通信技术，向利用者 提供非纸质载体的数字化档案。它是现代网络办公和办公自动环境下的趋势和要求。 一、充分发挥电子档案的优势，为社会提供全方位的电子化便捷服务 办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、 签发、催办、归档等运作过程在计算机和通信线路中进行，实现档案信息资源的合理配置、科 学管理，为社会提供高效、优质的服务。 首先其优点很多：可提供多媒体信息；可将文字、声音、图像结合起来；使利用工作更高 效方便，可通过多媒体的超文本技术，将计算机存储、表现信息的能力与人脑筛选信息的能力 结合提高检索效率，能够提供超时空、全方位的信息服务。 其次，电子化服务过程本身就是一个信息服务过程，机关档案开放是其信息服务内容之一，文档人员更重要的责任是及时收藏电子文件。电子化服务的核心是大量频繁的行政管理和日常 事务都通过设定好的程序在网上实施。电子档案的利用方式与纸质档案不同，很多情况下是通 过网络满足异地利用的需要，而不是集中在档案阅览利用。而且与纸质档案利用相比，电子档 案利用更快捷、更方便，也正是这一优点使得电子档案的利用服务被逐渐推广，不过前提是需 要一定的技术支持和相应措施才可实现，档案电子化服务是档案利用工作发展的必然趋势。 二、合理利用档案部门存储和应用的技术条件和环境，真正实现文档管理一体化 电子档案最典型的特征就是非人工直接识读性，因而提供利用前要进行电子档案基础数据 的准备和识别文件的建立。电子档案的基础数据包括两部分：一是背景信息，即电子档案形成 背景，包括形成的目的，形成时的结构，形成和使用阶段功能与活动以及影响文件的环境；二 是元数据，即电子档案的技术数据，如描述电子文件的编排与内部结构的数据。这些都是在电 子文件形成阶段就得到完整收集的。 识别文件是记录在每份电子档案载体上的特殊文档，用于描述存储在载体上电子文件之间 的关系。不管是电子档案基础数据还是识别文件的建立，都应根据档案保管部门存储和应用等 技术条件和环境来确定其要求，一般是在电子文件的设计阶段就纳入系统设计，使它能自动产 生元数据与背景信息。现在随着档案信息化的发展，很多企事业单位的档案管理系统逐渐纳入 电子文件管理系统，真正实现了文档管理一体化。
档案管理信息化 第一、档案信息的数字化，它是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库。档案信息数字化的原则：规范性原则、安全性原则、效益性原则。 档案信息数字化的内容有两个不同层次： 一是档案目录信息的数字化， 二是档案全文信息的数字化。目前我国面临的主要困难是：技术还不成熟且不经济；数字化的对象问题；合作问题。 第二、档案网站建设，它是指档案网站是档案机构在公共信息服务网站上建立的站点，它一般是以主页方式提供相关档案服务和开展档案宣传。档案网站建设是档案信息化建设的 重要步骤，是档案部门联系社会的重要窗口。档案网站的功能有：服务功能、宣传功能、交流功能。档案网站的主要内容：档案工作信息、档案机构信息、档案资源信息、档案利用服务信息。 第三、 数字档案馆建设，它是指利用电子网络远程获取档案文件信息的一种方式，它强调的是在数字化档案馆环境下用户开发利用档案信息资源的便利。数字档案馆的主要特点：A存在方式上的特点，是一种无形的信息组织与利用环境；B运行方式上的特点，存取档案信息的网络化；C功能定位上的特点，以存取为中心。数字档案馆与现行实体档案馆的关系：A现行实体档案馆的馆藏档案是数字档案馆形成的基础；
B数字档案馆的出现对现行实体档案馆的馆藏建设提出了新的要求；C数字档案馆为现行实体档案馆提供了新的管理和服务机制。两者不是替代关系，而是相互依赖、相互促进的关系。 目前档案信息化面临的主要问题是： 1、规划和设计滞后 主要原因是，档案信息的生成和管理是按时间和空间分割的，受权限、资金、规范的制约，全国统一制定规划很难，以地方为主做起，较为可行。另外的原因还有，与档案信息化连接的前期对象处于变化之中，使档案信息化本身也不得不跟着变化。如产生电子文件和电子档案的部门的信息化建设正在进行，本身处在变化中，造成档案信息化管理系统的不确定性。或者由于档案部门的参与指导不到位，使电子文件和电子档案的采集与归档方法带有缺陷，难以保证电子文件的真实和完整。中国的电子政务信息化的变化与体制改革相关联。目前多数行政职能部门正处于从管理向服务的转变之中。由此造成信息系统运转中较强调权利的分割、流程控制和手续的严密，办理一件事的过程中，多数部门处于等待状态，效率较低。各个职能部门只掌握自己的数据，部门之间存在较严重的数据共享壁垒。由于体制限制，不少单位为解决此问题多次下文，企图实现信息共享，但很难奏效。如北京某科技园区管理中遇到工商、税务、公安部、财政等多个职能部门的信息壁垒问题，使对用户办事期限的时间承诺难以兑现。 2、档案信息化的服务观念和方式滞后档案信息化的服务对象扩展
电子办公到信息化管理 一、档案信息电子化管理 1、电子化的认识 所谓档案电子化，就是以档案资料纸质或机读形式的为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为 微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。有以下几个特点： 1.1、电子文件不再是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才 能阅读利用； 1.2、电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递； 1.3、电子文件的利用是可共享的，也不再受时间和距离的影响； 1.4、电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场 地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。 2、电子化的现状 2.1、档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。 2.2、档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、 开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。 2.3、标准化、规范化工作有待提升。 2.4、档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术 特点和发展考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行 的档案整理、分类方法、著录标准及相关规定已不能完全适应。 2.5、档案信息管理人员的素质有待提升。实现档案电子化，首先要 有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能 仅仅满足于一般的计算机操作。
3、电子化对档案工作的影响 3.1、传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并 在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据中，由档 案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。 3.2、电子文件一方面因为制作方便，将产生比以往更多的文件，另 一方面信息和数据可以根据需要持续地修改和补充，因此很难划定固 定的保管期限。此外，因为电子文件信息载体的特殊性，其保管方法、要求以及检索和对外利用等方面也与纸质文件有很多不同之处。 4、档案信息电子化的发展趋势 办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路 中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自 然以机读形式存有，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式 有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁 盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可 能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出 来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信 息具有系统性、真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。 由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。 5、档案信息电子化的益处 5.1、可充分利用和发挥现有微机的潜能，提升利用率。 5.2、缩短二次文献信息的加工时间，提升档案信息的时效性。 5.3、档案信息电子化，可一次投入，多次产出，可改变信息加工工 作受经费限制的局面。
电子档案管理系统有哪些 电子档案管理系统有哪些？现在市面上有很多电子档案系统，那么我们怎么在当中选择适合我们的系统呢？选择电子档案系统首先需要从系统的功能性、系统的实用性、系统的操作性上来选择，下面由小编来介绍百泰科技所研发的“电子档案管理系统” 广东百泰科技有限公司为了干部档案数字化建设，丰富干部档案工作和改进服务手段，为干部提供多样化、高水平的服务。特地研发了百泰电子档案管理系统。 一、系统概述 按照国家干部档案管理规范，实现干部档案电子化管理，系统内置标准化档案目录、档案名册、标签的制作功能，覆盖了档案登记、目录打印、名册输出、查阅借阅、转入转出、收发档案等一系列功能，并提供档案材料欠缺情况，通过网络及信息化技术实现档案材料的电子化管理，避免档案磨损、丢失、恶意修改、信息泄密等问题，加强档案的保护，实现档案无损管理，确保档案材料完整、安全，为领导和档案工作人员提供快速、准确查阅干部资料的途径，提升单位干部档案管理的工作效率和管理水平。 二、功能结构 主要功能包括：接收档案、接收档案材料、目录打印、阅档管理、借档管理、转档管理、名册管理、上报接收资料、工作日志、安全管理、系统管理、与干部信息管理系统无缝连接、接收或生成报上级单位、市委或省委组织部格式目录资料等功能。可生成常用表格、资料，提供档案材料欠缺情况，并提供强大的备份功能，有效保证重要数据不被遗失。
三、系统特点 1.专业的目录打印：专业定制的目录打印，默认为16K纸打印，支持B5纸和A4纸打印，可完成奇数页偶 数页套打印、自动空行，自动生成页码等。 2.完善的数据上报与交换：可以向省委、市委直接汇报数据，可接收下级单位上报的数据，上报数据内容 可以包括档案目录、材料和档案原始图片，可导入旧档的Excel文件。 3.定制的档案查阅：通过授权可以让外单位人员查阅电子档案，缩短查找原始档案的时间，减少原始档案 的磨损，管理员可以设置查阅时间，查阅的内容。本人不可以查阅本人的档案。 4.全面的功能集成：电子档案系统已由单机版全面升级为网络版，功能更丰富，并可以与干部信息管理系 统完美集成。 四、用户评价 由于电子档案管理系统严格按中组部档案管理规范，全面结合人事档案管理工作的实际需求而进行开发，目前已有数百家单位使用，并得到用户一致好评，以下为用户评价摘录： ☆我单位的档案管理评级一直通不过，使用电子档案系统之后，进行了规范化管理，顺利通过了评级。
档案信息化建设的策略探析 作者：常瑞华 来源：《办公室业务》 2017年第4期 【摘要】档案管理工作的信息化建设是近年来社会经济发展逐渐形成的一种新的管理模式，要促进档案事业的发展，档案信息化建设势在必行，只有实现档案资源的数字化信息化管理， 才能够有效地促进档案材料收集、归档、开发、服务工作的效率，更好地满足现代人对档案信 息的需求。本文结合笔者实际工作研究，提出了档案信息化建设的几点对策。 【关键词】档案；信息化建设；策略 所谓档案信息化建设即是依靠信息网络技术，在档案管理过程中借助于现代科技对档案材 料予以搜集、归档、整理的现代化档案管理手段。档案管理信息化建设从过去的实体管理方式 逐渐转化为依靠现代信息技术的管理模式，其操作基础依旧以实体档案材料为依据。档案信息 化管理方式的应用，集中表现为档案材料的数字化、网络化以及信息化。 一、档案信息化建设存在的问题 首先，现代信息媒体技术的应用程度有待提升。目前，计算机在档案管理工作中的利用效 率还不是很好，计算机在档案管理部门往往用于对纸质档案材料的收录和索引，或者把纸质档 案材料转变为电子文档等。档案信息化建设过程中依旧没有充分利用数据库技术以及网络技术，档案部门之间无法实现有效的网络访问交流。 其次，信息化建设水平有待进一步提升。档案管理信息化建设和现代管理的要求还存在一 定的差距，这通常是因为目前很多档案管理工作人员的信息化意识薄弱，档案管理部门各自为政，互不干涉，加之相对分散的档案管理模式所导致的，这些问题都阻碍了档案信息化建设的 发展步伐。同时因为档案资源利用运行机制不完善，造成档案信息的共享程度不高。 最后，档案信息化管理专业人才较少。在推进档案信息化建设中，人才是最重要的资源。 目前很多档案管理人员还没有熟练地掌握计算机技术、软件应用技术和数据信息技术，不了解 如何应用和维护计算机服务器等，专业水平较低，影响了档案信息化建设的推进。 二、档案信息化建设的策略分析 （一）加强电子文件的管理。随着现代计算机技术的日益普及，很多珍贵的重要文件资料 都逐渐被上传到网络中。上网之前需要根据信息管理部门的规定对文件格式予以统一转换，从 而确保档案数据信息的准确性与通用性，针对并未上传到计算机中且具有较大价值的文件，需 要进行统一的编目整理，尽快向档案部门传输，可选择依靠信息管理网络在相关业务管理部门 和档案部门之间设置电子文件归档专用传输网络，构建依附在信息管理网中的归档专用子网络，把上网和未上网的具有较大价值的电子文件从这一系统传输到档案管理部门。不管采取何种方 式进行归档，都应当由电子文件形成单位根据统一的格式进行编目整理，避免由档案部门自行 从互联网中下载，从而确保电子文件形成部门能够对档案数据信息的准确性负责。 （二）提高信息化技术水平。在档案信息化建设逐渐推进的过程中，档案管理部门必须要 将相关的硬件设施准备充分，同时采取现代化的信息技术方式，按照单位的实际情况寻找符合 自身需求的信息管理软件，或者借助于科研手段自行研究开发出一套管理软件，真正构建全面 健全的档案管理系统，如此才能够进一步推动档案信息化建设，更好地开发和利用档案资源。 档案材料的归纳整合必须要坚持统一录入，严格筛选，如若不然，很容易造成工作效率的降低，让本就繁琐的工作变得更加复杂。档案信息化建设所提出的资源共享并非是档案信息完全公开
芜湖市信息化项目建设方案 （一类） 项目名称：芜湖市档案信息管理系统申报单位（盖章）：芜湖市档案局 项目起止日期：2012年1月至2012年12月 芜湖市档案局（馆）编制 年月日
第一章项目概述 1、项目名称 芜湖市档案局档案信息管理系统 2、项目建设单位和负责人、项目责任人 芜湖市档案局（馆） 3、项目建设方案编制依据 主要依据： 1)《中华人民共和国档案法》要求各级各类档案馆应采 用先进技术，实现档案管理的现代化。安徽省档案局、 芜湖市档案局“十二五规划”明确提出要加强档案档 案工作信息化建设。《全国档案信息化实施纲要》对档 案信息化工作有明确要求。 2)贯彻落实科学发展观，践行“以人为本，执政为民” 理念，充分发挥档案局现有信息系统作用，提高工作 效率和工作水平，更好地为群众服务，需要建设档案 信息管理系统。 3)充分挖掘档案资源的潜在价值。通过采用先进技术手 段对档案资料进行收集、整理和管理，实现档案资料 价值的增值，为经济社会发展提供全方位的服务。 综上所述，根据芜湖市财政局财行《关于申报2012年度信息化建设项目的通知》（…2011?258号）要求，特编制本方案。 4、项目概况
档案信息管理系统作为数字档案馆系统的核心部分，在对现有的目录系统进行升级改的基础上，使之与全文数字化系统、多媒体档案管理系统、电子文件中心系统对接，实现对各类档案资源的全面统一的管理与利用。 第二章项目建设单位概况 1、项目建设单位和机构职能 芜湖市档案局（馆）是市委、市政府直属事业单位，行使档案行政管理和保管利用两个职能，既主管全市的档案事业，对辖区内机关、团体、企事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导，又负责接收、收集、整理、保管和提供利用全市范围内的档案。内设办公室、指导科、法宣科、管理科、编研科五个职能科室，公务员编制20人，其中信息化专职人员1人，兼职1人。 2、项目实施机构与职责 项目实施机构由芜湖市档案局自行组织实施，主要职责为：制定项目建设计划，组织相关采购，负责项目建设期间的沟通协调、项目完成后验收和完善、最终系统的使用和日常维护等。 第三章项目建设的必要性 1、项目提出的背景和依据 运用现代信息技术改造传统工作模式，是提高工作效率、提升工作水平的必由之路，也是满足人民群众日益增长
档案信息化管理制度 1、总则 本标准规定了XXX有限公司技术档案的管理职能、管理内容与要求、检查与考核。 本标准适用于XXX有限公司技术档案管理工作。 2、引用标准 2.1《中华人民共和国档案法》； 2.2国务院颁发《科学技术档案工作条例》； 2.3国家档案局《国营企业档案管理暂行规定》； 2.4《电力工业系统科学技术档案工作细则》； 2.5《江西省档案管理条例》。 3、管理职能 3.1技术档案是本公司在生产、经营、技术、科研管理活动中形成具有保存价值的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片、录像、录音等技术文件材料，由公司档案室集中统一管理。 3.2技术档案管理由受主管经理和上级档案主管部门的指导和监督。 3.3技术档案基本内容包括接收、整理、保管、鉴定、统计、利用、编研等工作，做到完整准确、系统安全和有效利用，
为电力建设和科研服务。 3.4公司各有关生产技术、基建、计划、设计、供用电、技术、物资供应等部室及生产单位等，对本单位产生的各种技术文件材料的形成负责，做好收集、整理、鉴定、分类，并达到系统、完整、准确的要求，及时向档案室移交归档。 3.5技术档案管理基本任务 3.5.1制定技术档案管理有关规章制度。 3.5.2做好技术档案的接收、整理、鉴定、保管、统计、编研和利用工作。定期查看技术档案的保管状况，发现问题及时提出整改措施。 3.5.3指导监督技术档案管理网络的工作。 3.5.4编制本公司技术档案保管期限表，按技术档案实用价值划分为永久、长期、短期三种。 3.5.5技术档案复制，要经公司分管生产领导的批准方可进行复制。 3.5.6凡借出的技术档案，严禁在技术档案上涂改、勾画、随意拆卷等不良行为。 4、管理内容与要求 4.1归档范围和保管期限 4.1.1根据《国有企业档案管理暂行规定》精神，结合公司生产、基建、科研活动中形成的技术文件材料的种类，制定本公司技术档案归档范围和保管期限表。
档案信息电子化及相关人才管理之我见 发表时间：2012-04-10T14:31:35.560Z 来源：《赤子》2012年第4期供稿作者：殷弘[导读] 将纸质档案信息化，建立电子档案进行统一管理，在目前的档案管理工作中就显得尤为重要。殷弘 （黑龙江省北安管局引龙河农场，黑龙江北安 164000）摘要：近年来，在场领导机关党委的正确领导下，农场的经济建设日新月异，快速发展。关键词：档案；电子信息；管理 为了加强农场机关队伍的工作效率，农场大力引进现代化的办公设备，为农场的信息化管理奠定了夯实的基础。于此同时，档案管理的变革也随之而来，将纸质档案信息化，建立电子档案进行统一管理，在目前的档案管理工作中就显得尤为重要。为何要做到档案信息化管理？就此我有以下几点看法： （1）电子档案是实体虚拟化，方便存储，便于修改。 电子档案的存储媒介是硬盘，光盘等存储工具，具有容量大，方便携带，管理等特点，占地面积小，种类齐全，方面修改管理等一系列纸质档案所不具备的优势。 （2）电子档案具有电子化，网络化，多媒体化等特点。 以往的档案采用纸质形式，大多采用手工手段完成，用文字表述内容。电子档案则不然，电子档案可以通过文字、图片、音乐以，视频等形式直观的表述所要表达的内容，更加的形象具体，客观生动。从而使得浏览档案时能够更快速，更准确的抓住档案所要表达的主要内容，取得所要的信息，使得工作能够更快捷有效地完成，提高了工作效率，节省了工作时间。 （3）电子档案的时效性强，周期性短。 档案的管理工作是一个浩大的工程，信息量大，覆盖范围广泛。在以往的工作过程中，用以往的方式少则几天，多则几月，费时费力。而电子档案则不然，通过计算机媒介，我们可以用很多的手段去完成工作，比如网络搜集，计算写作，电子邮件等形式去完成档案工作，时效性强，方便制作，可以第一时间的建立及应用，对农场机关工作的信息化管理有着很大的作用。 （4）电子档案的交互性强，方便交流。 电子档案都是以电子的形式存储，方便传递以及携带。我们农场是在分局领导下工作，平行单位多，互动交流工作频繁，通过电子档案的形式可以极大的方便各平行单位的沟通，交流和学习。 （5）电子档案的成本低，节省资源。 以往的档案多采用纸质形式，而档案的管理工作的信息量大，往往一个档案就要耗费很多纸张，浪费资源同时也不方便携带与查阅。电子档案则不然，如今的存储系统多样，容量大，成本相对较低，并且方便携带，便于查阅。 以上便是我对档案信息化管理优势的看法，当然电子档案也有弊病，我们不能盲目的去全盘应用。比如：（1）计算机系统本身的安全隐患。 而今的计算机网络病毒传播广泛，如不慎操作档案信息容易泄漏或丢失。 （2）电子档案由于其便于携带，方便拷贝，在管理方面有很大的难度。如档案工作人员恶意复制档案，从而导致档案的流失。 （3）电子档案的录入也有很大的问题，如果档案工作人员不够谨慎会导致档案的录入产生错误，从而导致档案的不可靠。 （4）电子档案的管理以及制作工作需要有相关工作的知识佐助，现今农场的工作人员对计算机的应用尚不纯熟，不方便普及。 以上几点就是电子档案存在的一系列问题，而简单的说就是档案人才的培养一件管理方面的问题。要减少甚至避免相关的问题就要在人员的培养以及管理方面抓手，从而确保在电子档案管理方面尽量的避免错误发生。 农场最近今年加大了对人才的引进工作，很多毕业的大学生登上了农场的工作岗位，从而使得农场机关人员的个人素质有了很大的提高，这也就推动了农场的信息化管理工作。在档案管理的这块业务上，也有很多的相关专业的大学生，这也就方便了我们农场档案管理工作信息化的改革。就如何加强档案管理工作人员的素质，加快农场档案管理电子化进程我有以下几点建议：（1）开展电脑培训班，加强相关人员的办公软件操作技能。 农场引进大批的电脑以及工作软件，要想早日发挥作用，提高工作效率就要尽早的普及相关办公软件的操作意识，了解工作原理，掌握相关的技术。 （2）开展档案管理人员的相关工作会议，提高档案管理干部的保密意识。 由于电子档案的保密性与以往的纸质档案保密工作有着根本的区别，所以开展相关的管理工作会议及其重要。会议过程中，要使相关的管理干部明确保密的重要性，同时要使他们了解到档案的泄露途径，以及相关的防范措施，使得他们层层把关，从而将档案的保密性工作做好。 （3）对档案录入人员进行定期培训，并且进行抽查。 电子档案的录入工作较以往的纸质档案的录入工作更为繁琐，容易使人懈怠，这就导致了档案的录入方面会有一些不必要的失误，通过提高档案录入人员的素质以及职业态度会很好的避免相关的错误发生，从而使得档案的录入工作能够正常的高效的运行。同时要对档案录入人员录入的档案要定期检查，督促其更好的完成工作，并且要订立相关的考核制度与奖惩制度，使得档案管理工作正规化，系统化。“有压力才有动力”，我们要明确这一点。 当然，在档案信息化改革的进程中，我们也不能盲目的照搬和改革，要理论联系实际的进行。在档案信息化管理的过程中，对档案进行集中分类，一些机密的文件要做好保密工作，专人专项，各司其责。同时要对一些重要档案进行纸质档案的备份，从而避免档案丢失而造成的严重后果。要纸质档案与电子档案结合应用，完善我们农场的档案管理工作。 综上所述，随着农场的经济建设的大幅度迈进，农场的信息化管理的日益完善，我们档案管理方面的工作也要进行有效的改革，为农场各部门调取阅读档案提供便利的条件，方便农场广大职工群众，尽早的实现农场档案管理工作的电子信息化，为农场的经济建设贡献自己的力量，为农场的管理打下坚实的档案基础。
档案电子化管理方案会计档案将实行电子化【--主持词大全】 据悉，按照现行的1998年制定的《会计档案管理办法》，“采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案”， 若要符合办法要求，企业信息化管理平台的建设与嵌入尤为关键，金蝶EAS系统对企业推行会计档案电子化优势明显。 其一，金蝶EAS系统是业务财务一体化高度集成整合的系统，系统能够固化公司每项业务处理流程，并完整地记录了公司自业务前端传递而来的营收、采购、工程、运营等经营活动中产生的各类信息，这些信息中有关会计核算的部分则会根据既定的会计准则及标准化 程序自动形成相应的会计凭证，从而自动成为会计档案的主要内容。并且系统可以对接相关影像系统，对EAS凭证数据进行影像化处理，真正实现了会计信息的规范化、统一化和自动化管理， 其二，EAS会计档案电子化系统解决方案能够确保电子会计真实有效，由相应的信息系统生成和传输;使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料数据，能够输出符合归档格
式的会计凭证、账簿、报表等会计资料，设定并履行了经办、审核、审批等必要的电子签证程序。 会计档案电子化具有流程化、系统化、全员化等特点，对于各类业务经济事项的执行、报账的发起，依据会计的审核要素、财务内部分工作业、会计档案的归档等公司管理环节均会产生重要影响。 此外，电子票据会计档案将极大方便会计工作的监督与检查，为多层次、全方位加强会计管理提供全面、准确的信息，实现“复核式监督”和“实时监督”，从而提高事后监督的时效性，有效防范会计核算风险。同时，所有的会计信息资料通过电子影像传递，加之系统权限设置，能够有效防范相关管理、操作人员对会计资料进行人为修改，严密财务工作流程，确保会计账务组织体系的完整性和严肃性。 本文： 内容仅供参考