声像档案管理办法
总则
第一条为加强管委会的声像档案，特制定本办法。
第二条管委会的声像档案是指本管委会各部门或个人在社会实践活动中直接形成的对国家、社会有保存价值的录音、录像、照片、影片等辅以文字说明的历史记录。
声像档案一般由录像带、摄像带、影片(母片)、照片(含底片)等文字说明两部分组成。
第三条1、声像档案是本管委会全宗的组成部分，必须由行政管理部实行集中统一管理。
2、声像档案资料的收集
第四条收集范围
1、反映本管委会主要职能活动工作成果和存在问题的声像资料。
2、各级领导人和著名人物参加的与本管委会有关的重大活动的声像资料。
3、本管委会有关人员组织或参加的重要会议，会见以及外事活动的声像资料。
4、涉及本管委会和现代物流业发展内容的声像资料。
5、其它单位形成的与本管委会有关的重要声像资料。
6.其它具有保存价值的声像资料。
第五条收集时间
1、声像档案资料应在形成后一个月内随立档部门其它载体形态的档案同时归档；如有特殊情况可以适当延长归档时间。
2、行政管理部应随时收集零散的具体保存价值的声像资料。
第六条收集要求
1、录音带、录像带、摄像带、影片、照片(含底片)和文字说明要收集齐全，按时归档并建立归档控制措施。凡未按规定归档的，其形成费用不予报销，以防散失；
2、接收原版、原件，特殊情况下可接收复制件；
3、声像资料的内容要真实，底片、原件与影像、复制品要相符。
第七条声像档案资料的征集
1、行政管理部有责任随时征集重要声像资料；
2、在征集的声像资料中，凡涉及与本管委会相关工作等事件的，应向行政管理部报送目录。
第八条声像档案费用的报销
本管委会各部或个人凡按本办法第四条形成声像档案的费用，只要将档案资料按要求向档案归档，经行政管理部签字认可，应给予核报费用。
第九条声像档案的整理，包括分类、组合、排列和编目，使其系统起来，便于保管和利用。
第十条声像档案的整理由摄录人员负责，行政管理部协助。
第十一条分类、编号
1、照片档案按年代、问题分类。同属一类的照片按时间顺序编号，同时填写其底片号。底片在全宗内编流水号。格式：全宗号-流水号。
2、录音带、录像带、摄像带按年代分类、按内容编号。同一内容分录几盘的应视为一个案卷，编一个案卷号，然后每盘再依次编排序号。
3、编注与其他载体档案相联系的参照号。格式为(档案形态)档号/(档案形态)档号。
第十二条保管期限：应视其内容的重要程度、时间、名称、可靠程度、有效性等因素，划定保管期限。
第十三条文字说明的编写
1、文字说明基本内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等。
2、编写文字说明的要求：
(1)准确揭示档案材料的内容，概括其反映的全部信息，标注项目正确齐全；
(2)照片的自然张(内容相近的亦可以若干张)编写文字说明。录音带、录像带、报像带按案卷编写文字说明。一组声像资料联系密切的应加文字说明：
(3)文字简洁、语言通顺；
(4)时间用阿拉伯数字表示。
第十四条编制格式
1、照片编制采用横写格式。其格式为照片/底片号-文字说明-参见号-摄制时间-摄制者。
2、录音带、录像带、摄像带的编制格式：在盒套上置标注页。按要求逐项填写。
第十五条案卷要求
1、将具有共同主题内容的若干份声像资料组成案卷，集中编放。
2、卷内目录：
(1)照片、底片以自然张为单元填写卷内目录；
(2)录音、录像带、摄像带以盒为单元填写卷内目录。
3.卷内备考表，用于说明卷内声像材料的整理、变动情况。
第十六条编目
声像档案的著录依照GB3792.5-85《档案、著录规则》进行。
第十七条声像档案入库前要进行检查，对已被污损的，要进行必要的技术处理。
第十八条保管条件
底片、胶片库温度应保持在13-15℃之间，相对湿度应保持35%-45%；
照片库温度应保持14-24℃，相对湿度应保持37.5%-67.5%；录音、录像带库温度应保持18-24℃，相对湿度应保持40%-60%。
第十九条底片册、录音、录像带、摄像带应立放，磁带库必须避开30奥斯特以上的磁场，磁场盒与盒的间距不小于3mm；存放磁带最好不用铁皮柜。
第二十条对库存的照片档案，要两年检查一次。
第二十一条归档保存的声像档案，任何人不得私自撤销、抽出、清洗、消磁和涂改；销毁声像档案必须经过鉴定，征得归档单位同意，报经主管领导审批，登记造册。
第二十二条建立健全声像档案统计制度，做好声像档案收进、移出、库存数量、保管情况、提供利用及效果等项统计工作。
第二十三条编制声像档案目录、卡片等检索工具，为利用提供方便条件。
第二十四条建立声像档案借阅，利用制度，严格审批手续，根据声像档案的机密程度，确定利用范围。
第二十五条具有专利的声像档案，外单位利用时，应按《中华人民共和国专利法》的有关规定办理。已移交档案馆的，所得专利收益，原则上应拨给原移交单位，档案馆收取保管费。
第二十六条声像档案原版一般不得借出档案室之外。如有特殊需要，经主管领导批准后，方可限期外借。利用率高的声像档案可将复制件外借；外单位借用或复制声像档案，由行政管理部负责办理，并按有关规定收费，实行有偿服务。如在借用中造成损坏，则由借用单位负责赔偿。
第二十七条在不影响保密的前提下，各单位可利用声像档案举办报告会、展览会，编辑综合性或专题性画册、资料片等，积极开发利用现在的声像档案。
声像档案管理的归档与整理（照片档案的归档）
声像档案管理
一,声像档案的概念
声像档案是指以摄录手段记述和反映国家机构,社会组织以及个人在行使职责或从事政治,经济,科学,技术,文化等活动中形成的对国家
和社会具有保存价值的照片,录音带,录像带,影片等不同材料为载体,以影像,声音为主,并辅以文字说明的历史记录.又称音像档案,视听
档案.
声像档案作为档案的一种载体形式,是纸质档案的重要补充,是机关,企事业单位档案的重要组成部分,也是党和国家的宝贵财富.
第一节声像档案概述
(一)形象生动
声像档案以画面的可视形象,生动地将档案内容展现在利用者面前,
有的配有声音,具有较强的形象性和直观性,能使利用者有"身临其境"的感觉,其生动性和形象性是其他类型档案难以达到的.
(二)时空感受
声像档案运用先进科学技术,可将一瞬即逝的现场记录和再现,并可
进行超越时空的传递,具有较强的时间感和空间感.
二,声像档案的特点
(三)便于复制和转换
声像档案复制简捷,并可运用多媒体技术在不同载体之间进行互相转换,利用数字多媒体技术进行存储和传播.
(四)携带使用方便
声像档案信息存储量大,体积小,携带方便,可多次重复使用.
(五)保管要求高
声像档案是由感光材料和磁性材料为档案载体,这些材料对温湿度变化,灰尘,有害生物和有害气体,外界磁场较敏感,保管要求高.
二,声像档案的特点
三,声像档案的作用
●(一)较强的凭证作用
●(二)重要的科研和宣传素材
●(三)便捷的信息交流手段
●(四)较高的艺术欣赏价值能
当前,我们在档案执法监督和业务指导中发现大部分单位都存在着没
有声像档案或声像档案收集十分不全的现象,应引起各单位足够重视.
第二节声像档案的收集归档
一,声像档案的收集原则
为保证将有保存和利用价值的声像材料收集齐全,在收集工作中应遵循"以我为主,突出主题,质量精良,内容齐全"的原则.
(一)以我为主——即要以本单位形成的并反能反映本单位职能活动
的声像材料作为收集重点.
(二)突出主题——即收集的声像材料要能反映出重要活动,会议等的
主要内容,场景,人物的实况.
(三)质量精良——对收集来的声像材料必须进行精心挑选,把主题鲜明,影像清晰,画面完整,未加修饰剪裁的声像材料归档.
(四)内容齐全——归档的声像材料内容要完整.即照片档案要照片,
底片,文字说明(应含事由,时间,地点,人物,背景,摄影者等诸要素)
齐全,照片与底片相符;录像档案要录像片,解说词,文字说明(含录像
片的片名,制式,语种等)齐全.
二,声像档案的归档制度
按照《中华人民共和国档案法》确定的档案管理原则和《机关档案
工作业务建设规范》的有关规定,单位,部门或个人在各种重大活动
中拍摄的具有保存价值的声像档案应及时向档案部门移交归档,任何
部门或个人不得以任何借口据为已有.
(一)声像档案归档范围
1,记录本单位主要职能活动和重要工作成果的声像材料;
2,领导人和著名人物参加与本单位,本地区有关的重大公务活动的声像材料;
3,本单位组织或参加的重要外事活动的声像材料;
4,记录本单位,本地区重大事件,重大事故,重大自然灾害及其他异常情况和现象的声像材料;
5,记录本地区地理概貌,城乡建设,重点工程,名胜古迹,自然风光以及民风民俗和著名人物的声像材料;
6,其他具有保存价值的声像材料.
应根据实际情况,采取随时归档与定期归档相结合的方式.
随时归档.对具有归档价值的声像材料,其摄影者或承办单位应及时系统规范整理后,向档案室归档,一般不应跨年度.
定期归档.依《档案法实施办法》之规定,声像档案应随立档单位其他载体形态档案一并向有关档案馆移交.特殊情况下,经同级档案行政管理部门同意可提前或延迟移交.
(二)声像档案归档时间
(三)声像档案归档要求
声像档案的搜集,征集和移交应符合《照片档案管理规范
(GB/T11821—2002),《磁性载体档案管理与保护技术规范》
(DA/T15—95)等有关标准的要求.
对于录音录像带要特别注意保护好,防止被消磁,失去效用.
(一)集中收集
即有计划,有针对性地进行阶段性收集,这是声像档案收集的重要途径.
(二)定向收集
即向某项活动的主办,承办单位或参与活动的单位和个人进行重点收集.
(三)直接参与收集
即单位档案机构派员直接参与现场拍摄的收集方法.
(四)随时收集
即要求档案人员平常要注意收集有关活动信息,发现线索及时跟踪,及时收集.
三,声像档案的收集方法
声像档案的收集工作要注意"四结合",即:
1,档案部门与相关部门相结合,调动相关部门参与收集的积极性,多渠道,多层次地开展搜集工作.有条件的单位,应与岗位职责和财务报销,年终绩效考核,奖惩相结合,以取得更好的实效.实际工作中有的单位就采取档案移交与年度奖金相挂钩的办法,取得很好效果.
2,档案馆(室)收集声像档案与清理机关,团体,企事业单位的积存声像材料相结合,明确声像档案搜集的重点单位.
3,向机关,企事业单位征集与个人征集相结合,取得单位与个人的有力支持,进一步拓宽搜集渠道.
4,无偿收集与有偿收集相结合.
第三节声像档案的整理
●一,照片档案的整理
●二,录音录像档案的整理
●三,录音录像档案划分保管期限和价值鉴定
一,照片档案的整理
照片档案的整理应遵循"三个有利于"(即利于保持照片档案的有机联系,有利于保管,有利于提供利用)的原则.归档的照片与底片影像应一致;无底片的照片应翻拍底片,无照片的底片应冲洗出照片;照片档案的底片,照片应分开存放.
目前的照片档案有两种:一种是用一般相机和普通胶卷,采用可见光使胶片感光的照片;另一种是运用数字技术与光学技术相结合而形成的照片,即我们通常说的数码相片.
(一)照片档案的构成与种类
(普通)照片档案由底片,照片及文字说明三部分构成.
(1)底片——底片是与被摄景物颜色相反的负影像,以感光胶片为载体.底片是照片档案的重要组成部份,它可分为原底片和翻版底片(原底片的拷贝或通过原照片的翻拍形成).对于一些重要的,珍贵的照片,应制作翻版底片,并与原底片同时保存.
(2)照片——照片是与被拍摄景物颜色相同的正影像,它是通过底片
冲印而成的.
(3)文字说明——文字说明是对照片档案内容的介绍和补充,它与照
片相辅,互不可分.文字说明应包含事由,时间,地点,人物,背景,摄影者等诸要素.
1,照片档案的构成:
2,照片档案的种类
(二)照片的选择
对收集归档的照片档案,档案人员应精心挑选,对存有真伪疑义的照
片应采取必要措施进行鉴定;对反映同一内容的若干张照片,应选择
其主要的,主题鲜明,影像清晰,画面完整,未加修饰剪裁的照片归档,力求完整性,完美性,典型性相统一.
对于照片档案数量较少的单位,照片档案可从属文书档案或科技档案,并统一整理,编号;对于照片档案数量较多,且所收集的照片档案与文书档案或其他类型档案相对独立的单位,应将照片档案单独分类,编目,单独存放.
(三)照片档案的分类,排列及编号
(1)底片的分类
☆对于大部分单位来说,底片数量不多,可不分类,只按底片收集的
先后顺序编流水号即可.
☆对于底片数量和类型较多的单位,可按以下几种方式分类:第一,
按制成材料分类,可分为软制底片和硬制底片,黑白底片和彩色底片;第二,按形成方式分类,可分为原底片与翻版底片;第三,按底片呈像分类,可分为负片和反转片;第四,按尺寸大小分类,可分为2寸,4寸和特大号等;第五,按年度分类,即按不同历史时期,不同年度产生的底片来分类;第六,按内容分类,即按底片反映的问题,项目,产品等来分类.各单位可根据实际情况采用切合本单位实际的分类法.
注意:一个全宗的底片要单独整理,不同全宗的底片不可混杂.
1,底片的分类,排列,编号
底片排列是按收集时间顺序进行.
底片号编制格式:全宗号—保管期限代码—张号.
全宗号:档案馆给立档单位编制的代号.
保管期限代码:分别用"1,2,3"或"Y,C,D"对应代表永,长期,短期. 张号:在某一全宗某一保管期限内底片从"1"开始顺编流水号.
例:44—Y—6,即代表泉州市档案局永久卷中的第6张底片.
底片号登录顺序应与照片号登录顺序保持一致.
(2)底片的排列与编号
底片应放入底片袋内保管,一张一袋,并在底片袋右上方标明底片号.翻拍底片应在底片袋左上方标明"F"字样;拷贝底片标明"K"字样.对大幅底片,应垫衬柔软的中性偏碱性纸张后放入专用档案袋档案盒. 底片装袋插册后应填写册内备考表,册脊(格式见P276,277页). (3)底片装袋插册
(1)照片的分类
应在全宗内按保管期限—年度—问题进行分类.跨年度且不可分的照片,也可按保管期限—问题—年度进行分类.不同全宗照片不可混杂.分类方案应前后一致,不应随意变动.
(2)照片的排列
应在分类方案的最低一级类目内,按问题结合时间,重要程度,保密等级等进行排列.
(3)照片档案的编号
2,照片档案的分类,排列及编号
格式一:全宗号—保管期限代码—册号—张号
格式二:全宗号—保管期限代码—张号
其中全宗号,保管期限代码与底片号中的全宗号,保管期限代码是一致的.
册号:是指在某一全宗某一保管期限内照片册的排列从"1"开始编流水号.
张号:格式一中的张号是指照片在册内的排列从"1"开始的顺序编号;格式二中的张号是指在某一全宗某一保管期限内照片的排列从"1"开始的顺序编号.
照片号的编制有两种格式:
例一:泉州市档案局(馆)的照片档案分类大纲与编号方法:
分类大纲:党群类,行政类,业务类,领导视察类四类.
编号方法:采用全宗号—保管期限—册号—序号编号方法.
如:44—C—1—3代表泉州市档案局长期保管的照片档案中的第1册(党群类)的第3张照片.
例二:全市重大活动照片档案分类大纲及编号方法:
泉台交流及侨务活动(全宗号384),"海丝"活动(385),泉州文化建设重大活动(386),泉州城市建设重大活动(387)等等.(见泉州市档案馆指南).
如:385—Y—11即代表海丝活动永久保管的第11张照片.
注意:照片档案的编号应做到不重号,不空号,不漏号.
照片档案经分类,排列,编号后,即可按编号顺序将其固定在照片册的芯页上.对于大幅照片,可将其放入专用的档案盒(袋)中.
照片编号装册后应填写册内备考表,册脊及本册情况说明(格式见教材P277页).
文字说明是照片档案不可或缺的重要组成部分(说明其意义).
1,内容包括六要素:事由(照片所反映的事情或事物的缘由),时间(拍摄时间),地点,人物(照片中主要人物的姓名,身份) ,背景,作者(拍
摄人或单位).
(四)照片档案的说明
2,格式:单张说明或组合说明.
(1)单张照片说明
题名:简明准确概括基本内容,人物,时间,地点,事由.
照片号:照片在照片册中的顺序号.
底片号:底片在底片册中的顺序号.
参见号:与本张照片有联系的其他载体档案的档号.
如:2003年泉州市档案局(馆)长会议照片(参见号44—1—88—1)表
示与泉州市档案局文书档案永久目录88案卷号第1页对应.
拍摄时间:以8位阿拉伯数字表示,如:20030208.
拍摄者:拍摄人或单位
文字文明:事由,人物,时间,地点,背景,拍摄者等.
(2)组合照片的说明(如一组"海丝"活动或木偶节活动照片)
组合照片说明应概括揭示该组照片所反映的全部信息内容及其他需
要说明的事项,并标明所含照片的起止张号和数量;组合照片应在每
一组照片的左上角或右上角以"①","②","③"等组联符号表示.组联符号不宜跨册.
采用组合照片说明的照片,其单张照片说明可以从简.但其说明编写
应符合客观准确,编写及时的要求.
照片经分类,排列,编号后,即可按照片编号顺序装入照片册的芯页上.特殊规格照片应与其他照片一并组卷,另外存放,并在册内目录中注明.
照片档案组卷后,应按《照片档案管理规范》(GB/T11821—2002)(教材P271中的5.5)标准编制档案目录.照片档案目录种类包括基本目录(教材P280的附录D),册内目录(教材P280的附录E),分类目录,
主题目录,摄影者目录等.
(五)照片档案的组卷及目录编制
1,照片档案的鉴定
(1)鉴定的内容.包括鉴定照片形成的年代,反映的内容及载体材料等.
(2)鉴定的方法.
有通过史料考证鉴定;调查询问有关人员考证鉴定;实地考察鉴定;内
容对照比较考证鉴定;请有关专家进行技术鉴定等.
2,照片档案保管期限的确定
根据照片档案的价值确定其保管期限,分永久,长期,短期三种.可参
照与之相对应的文书档案的保管期限确定其保管期限.
(六)照片档案的鉴定
(一)种类
录音,录像档案是国家机构,社会组织或个人在社会活动中直接形成的,具有保存价值的,以机械,光学,电磁等记录方式记录声音,影像,
以特殊材料为载体的历史记录.
1,录音档案
主要有唱片和录音带两种.录音带有盘式和盒式两种,其中以盒式为
常见.盒式录音带分60,90,120分钟三种;按其制成材料,有氧化铁磁带,铬磁带,铁铬磁带,掺钴磁带及金属磁带等,氧化磁带又分为低噪
声带,低噪声高输出带及高保真带等.
2,录像档案
录像带同样分盘式和盒式两种,同样以盒式为常见.其宽度有:2英
寸,1英寸,3/4英寸,1/2英寸及1/4英寸等,制成材料有铬带,掺钴
氧化铁带等.
二,录音录像档案的整理
(二)录音录像带的验收
为保证归档的录音录像档案的质量及完整,准确,需要在整理前进行
验收.主要是把握:1,质量关.包括录音带有无变调失真或噪音干扰,
录像带内容是否完整,画面是否清晰,声音是否清楚等.
2,完整关.包括与录音录像带相应的文字说明是否完整齐全等. 二,录音录像档案的整理
(三)录音录像档案的分类与编号
1,分类
必须将录音档案和录像档案分开.音像制品多的单位,如电视台,广播电台等,还可在录音档案或录像档案内按内容等划分属类.
2,编号
录音录像档案是以盘或盒为保管单位进行编号的.编号可按归档的时间顺序结合内容编制流水号.格式:类别代号—顺序号.如:像—05,表示录像档案第5盒(盘).
编号中必须注意两个一致:一是录音录像盒上的编号与外包装盒上的编号一致;二是录音录像盒上的编号与其相应的文字说明一致. 二,录音录像档案的整理
(四)编写文字说明
录音录像档案的文字说明必须详细准确.录音带要写明:讲话内容,讲话人姓名,身份,录音时间,录音带播放时长,录音带型号规格,设备的型号规格.录像带要写明:所摄内容,主要人物,拍摄时间,录像带型号规格,设备的型号规格.
二,录音录像档案的整理
(五)填写标签
标签内容包括:编号,参见号,片名,播放时间,摄制单位,摄制时间,规格,制式,密级,主要人物的姓名,身份等.
(六)录音录像档案的编目
录音录像档案整理后,要分开编目.(其目录格式见教材P185页). 著录时需注意:第一,要以一盒(盘)录音(录像)带为一个保管单位著录一条;第二,如一盒(盘)录音(录像)带录制多人讲话或多个节目,应在题名栏中逐一注明;第三,如一个活动录制多盒(盘)录音(录像)带,则应在题名栏后注明录音(录像)带的顺序号.
二,录音录像档案的整理
(一)录音录像档案保管期限的划分
可参照文书档案的保管期限确定.
(二)录音录像档案价值的鉴定_
三,录音录像档案划分保管期限和价值鉴定
一,声像档案的保管
声像档案保管的主要任务是通过科学,规范,合理的管理,采取必要的措施,维护声像档案的完整和安全,最大限度的延长其寿命.
第四节声像档案的保管与利用
1,照片档案的包装物与装具
照片档案的包装物与装具应符合《照片档案管理规范》的规格和要求.
底片袋应选择表面略粗糙和无光泽的中性偏碱性纸质材料和中性胶粘剂制作;照片册,底片册的封面,封底,芯页应采用PH值为中性偏碱性纸质材料制作.
装具应选用耐腐蚀,不释放有害气体,表面光洁平整的金属或低塑性塑料材料,避免使用木制材料.
(一)照片档案的保管
2,照片档案的存放
一般的照片,底片册应立放,以免照片,底片受压后发生粘连;对于大幅照片,可采用平放方式,但叠放高度不宜超过5cm;对于珍贵的,重要的,使用频繁的照片,应进行复制,拷贝,以拷贝照片提供利用,或扫描刻制成光盘备份.
(一)照片档案的保管
1,录音录像档案装具
2,录音录像档案的存放
对于不同片基的胶片要分开存放,不能放在同一容器或橱柜内;
录音录像带原则上应平放,以免因磁带挤压而发生粘连;对于长期不用的磁带,应定期(每季度或半年)倒带,以免磁带粘连变质.
(二)录音录像的保管
1,温湿度控制
我们闽南地区高温潮湿,一年大部分时间的温湿度都超过规定的标准,因此要求库房应配备空调机,有条件的单位还可配备去湿机等,以免
声像档案因高温潮湿老化褪色,霉变,粘连等,影响其寿命和利用的价值.具体温湿度控制范围见教材P274页.库房应配备温,湿度记录仪,定期测量和记录温湿度数据,并采取相应的措施.
2,防火
应配备一氧化碳等气体灭火装置.
3,防尘,防有害气体和有害生物
(三)声像档案库房的管理
4,防磁
注意防磁对声像档案的保护尤为重要,因为磁场会对磁带起消磁作用,造成磁带记录的信号失真,影响声像效果.因此,对于声像档案较多的单位,要求必须配备防磁柜或采取相应的防磁措施.
5,防紫外线
紫外线会对声像档案有一定的破坏作用,使声像档案老化,褪色等,因此,库房要避免阳光直射,窗户要配备厚窗帘,灯光要选用白炽灯.
(三)声像档案库房的管理
(四)声像档案的检查与复制
当前,多媒体技术已相当普及,它可通过计算机系统对各种文字,图表,声音,影像信息进行数据处理,将各种媒体信息转换成数字信息进行
存储,传输和加工等.
必须注意的是,采用多媒体技术处理声像档案,在转换时要采用标准
压缩格式和标准格式,因为标准格式有兼容方面能够获得更好的支持,不会随着软硬件的发展而无法还原.根据国家档案局《档案管理软件功能要求暂行规定》,视频数据应采用MPEG,AV1格式,音频数据应采用MP3,WAV等格式,照片扫描一般应采用JPEG,TIFF的通用文件格式,
如采用其他格式,在很多未安装诸如PHOTOSHOP等相应图像处理软件的计算机上就无法显示出来.
二,多媒体技术在声像档案管理中的应用
三,声像档案的利用
感谢：主讲:吴清杰 (泉州市档案局监督指导科)
实物档案整理规则
2009-04-07 10:43:11| 分类： 7、声像电子实物 | 标签： |字号大中小订阅
关于印发《广西壮族自治区实物档案整理规则（试行）》的通知
各市档案局，区直各有关单位：
现将《广西壮族自治区实物档案整理规则（试行）》印发你们，请在工作中认真贯彻执行。
广西壮族自治区档案局
2007年6月8日
点击下载：《广西壮族自治区实物档案整理规则（试行）》
广西壮族自治区实物档案整理规则（试行）
1 范围
本规则规定了归档实物档案的整理原则和方法。
本规则适用于广西各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织的实物档案整理。
2 定义
本规则采用下列定义
2.1 归档实物
立档单位在其职能活动中直接形成、获得、接受、赠送或者征集的以实物为载体的，并具有长远保存利用价值的历史记录。
2.2 归档实物整理
将归档实物以件为单位进行鉴定、分类、排列、编号、著录、上架，使之有序化的过程。
2.3 件
归档实物的整理单位。一般以每件实物为一件。
3 收集
3.1 收集范围
3.1.1 本单位获得的具有保存价值的各种证书、奖状、锦旗、奖杯、奖章、奖牌、匾等。
3.1.2 本单位举办或承办重大活动形成的具有保存价值的凭证性实物,包括活动标志、证件、证书、奖章、纪念品、纪念邮票、组织机构印章等。
3.1.3 本单位在国内外活动中获赠的具有保存价值的纪念杯、纪念章、纪念册、纪念票证、题词、字画、票证、礼品、工艺品、牌匾等。
3.1.4 本单位已宣布停止使用的印信（包括旧印章、印模、徽标）。
3.1.5 其它有重要保存利用价值的实物。
3.2 收集要求
3.2.1 归档实物应在形成或获得实物一个月内向本单位档案部门移交，任何单位或个人不得随意将归档实物损坏、私存或转送他人。
3.2.2 收集的实物没有明确标明主题和时间的，移交单位或个人应在移交时对实物的主题和时间进行说明。
3.2.3 归档的实物应保持整洁、无破损。
3.2.4 归档的实物应当拍照归档，所拍照片纳入本单位照片档案管理，两者之间要建立准确、可靠的标识关系。
3.2.5 本单位对外交往中赠送给对方的重要实物，也应拍照归档。
3.2.6 归档实物的移交和征集应符合有关规定和要求。
3.3 收集时间
对具有归档保存价值的实物，单位或个人应及时整理，交档案室归档，一般不应跨年度。
4 整理
4.1 整理原则
实物档案的整理应遵循保持实物档案的有机联系、便于保管和利用的原则。
4.2 整理要求
4.2.1 归档实物应齐全完整。凡是本单位在公务活动中形成、获得、接受、赠送或者征集的各种实物档案均应收集齐全、完整无损，整理归档。
4.2.2 每件归档实物均应转拍照片进行相应归档。
4.3 整理方法
4.3.1 鉴定
4.3.1.1 根据本单位的归档范围，对每一件实物进行鉴定，判断其是否应当归档。
4.3.1.2 对存有真伪疑义的实物应采取必要措施进行鉴定。
4.3.1.3 归档实物的保管期限一般划为永久保存。其它无永久保存价值的实物由立档单位造册保管若干年后自行处理。
4.3.2 分类
归档实物应在其全宗—实物类别内，按照年度或类别——年度进行分类。归档实物数量较少（每年少于30件）的立档单位可不进行分类。同一全宗只能选择一种分类方案并保持分类方案的稳定。
4.3.2.1 按年度分类
将归档实物按形成或获得年度分类。采用公元纪年标识，如“2006”。
4.3.2.2 按类别分类
将归档实物按问题进行分类。归档实物按问题一般分为荣誉类、纪念品（礼品）类、印信类。
荣誉类包括：证书、奖状、锦旗、奖杯、奖章、奖牌、匾等；
纪念品（礼品）类包括：纪念杯、纪念章、纪念册、纪念票
证、字画、题词、雕塑、产品、样品、花瓶等；
印信类包括：本单位已宣布停止使用的旧印章、印模、徽标。
4.3.3 排列
根据分类方案，每件归档实物在最低一级类目内按时间先后顺
序排列。格式主要有如下几种：
格式①：全宗号—实物—件号。
格式②：全宗号—实物—年度—件号。
格式③：全宗号—实物—类别—年度—件号。
实物档案较少的单位（每年少于30件）可选择格式①或②；实
物档案较多的单位可选择格式③。
4.3.4 编号
根据排列方式，编制由全宗号、实物档案代号、年度、类别、
件号等各选项组成的序列号，即编制归档章。并在实物上粘贴项目
完整的归档章（见图1）。平面实物将归档章粘贴在实物正面右下
方，立体实物将归档章粘贴在实物底座。归档章项目包括全宗号、
实物档案代号、年度、类别、件号、参见号。
图1:归档章
4.3.4.1 全宗号：档案馆给
立档单位编制的代号。如无全
宗号，则用“000”代替。
4.3.4.2 实物档案代号：用
第一个汉语拼音字母标识，即
“SW”。
4.3.4.3 年度：见4.3.2.1
4.3.4.4 类别：见4.3.2.2
4.3.4.5 件号:归档实物的排列顺序号。
(完整)工程资料管理制度 编辑整理： 尊敬的读者朋友们： 这里是精品文档编辑中心，本文档内容是由我和我的同事精心编辑整理后发布的，发布之前我们对文中内容进行仔细校对，但是难免会有疏漏的地方，但是任然希望（(完整)工程资料管理制度）的内容能够给您的工作和学习带来便利。同时也真诚的希望收到您的建议和反馈，这将是我们进步的源泉，前进的动力。 本文可编辑可修改，如果觉得对您有帮助请收藏以便随时查阅，最后祝您生活愉快业绩进步，以下为(完整)工程资料管理制度的全部内容。
工程资料管理制度 1目的 1。1为了建立健全集团公司开发项目工程资料管理，完整、准确、系统地管理好工程资料档案，充分发挥工程资料档案在投资、开发工作中的重要作用,为公司提高工程管理和投资效益提供更好的服务。 1。2工程资料是指整个建设项目从前期、开工、施工、竣工及验收、备案全过程中形成的有归档保存价值的文件资料，包括在此过程中形成的文字材料、图纸、图表、声像材料和其它载体. 2工程资料的归档范围 2.1对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的资料，均应收集齐全，整理立卷后归档。 2.2工程资料的具体归档范围应符合《建设工程文件归档范围和保管期限表》的要求。 3工程文件材料的质量要求 3.1工程资料应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备（不能代签或打印)。 3。2复印、打印文件材料及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固度应符合规定的质量要求. 3。3工程资料应为原件,复印件必须注明原件的存放地，经办人并加盖原件存放单位的公章。
3。4工程资料的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程. 3。5工程资料的内容必须真实、准确，与工程实际相符合. 4工程施工过程中的资料检查: 工程部资料员在工程施工过程中不定期检查（每月必检一次）施工单位、监理单位的质量验收和安全资料,及时检查资料是否按国家质量/安全验收规范、地方主管部门相关文件要求编制，与施工现场是否同步，原材料、试件等是否按规范留置、送检，发现有缺漏的,列出缺漏清单，督促施工、监理单位及时补齐. 必须检查的施工阶段：项目开工前；基础、主体等各分部工程验收前；竣工验收前二个月. 5工程资料的接收: 5.1递件单位提供给工程部的工程资料（工程技术文件、来文、图纸、资料)由部门资料员统一接收，并应填写《工程资料接收记录》和《收文登记表》。 5.2工程部或其它部门从外单位带回或通过其它途径收到的工程文件，一律交资料员，并应登记。 5.3对接收的工程资料，必须进行数量和外观质量检查,发现问题应及时通知寄发单位补发。 5。4对接收的工程资料应及时建立工程资料接收总登记台账和分类台账（簿式台帐和电子台帐）。 5。5对各单位提供的不符合规定的档案资料文件，资料室有权退回归档单位，归档单位应按资料室的有关要求进行整改，直至提交符合规定要求的归档资料。 5.6凡因工程文件材料归档不完整,不符合有关归档规定者，不能进行工程决算、工程款支付，各项工程款的付款必须由资料室对竣工资料签收合格后支付。 5。7工程档案在工程项目竣工验收后一个半月内由施工单位向建设方提交完整、准确、并经各参建方有关负责人签章的工程技术档案资料。 5。8施工方要按合同约定的份数移交工程竣工资料到公司资料室,在取得资料室
文件审核管理办法 一、总则 为更好的提升我公司文件质量，规范文件格式，加强文件的可操作性，使文件审核过程规范化、制度化，有效的促进工作开展，严防各类失误和错误的发生而给公司造成的不必要性损失，特制定本办法。 二、适用范围 （一）文件适用范围 本制度所指文件为云南华特节能环保投资有限公司（以下统称为“公司”）所起草的一切文件。文件类型包括业务文件、行政文件及其他文件三类。 1、业务文件 业务文件是指公司以其营业范围承揽的相应业务所应 向委托方提交的一切技术成果，其中包括文本、图件等纸质图件以及对应的电子版资料。 2、行政文件 行政文件是指针对公司内部管理和外部协调等事宜所 起草的文件，其中包括公司内部管理制度、办公室提交有关
部门的相关文件、人员劳动合同等文件。 3、其他文件 其他文件是指公司内部出具的除业务文件和行政文件 以外的文件。 （二）人员适用范围 本制度适用的人员范围为一切参与文件审核的人员。 三、审核流程 项目的基本审核流程按审核级别划分如下： 1、总经理 2、副总经理 3、部门经理 4、部门主管 5、起草人/责任人 （一）业务文件 审核按照文件版本和各级别人员对应填写文件审核登 记表（附件二），终审人员签字确认后方可打印、申请盖章。 （二）行政文件 1、合同类文件 具体包括办公室仪器设备相关协议、公司文件打印相关协议、公司招待相关协议等文件，文本起草人审核完毕后，
报上级分管领导处，涉及款项较大的，需上报总经理处审核。填写文件审核登记表（附件二），审核无误后申请盖章并执行。 2、申报类文件 具体包括工商税务类申报、资质申报、公司相关荣誉申 报等文件，文本起草人审核无误后，上报分管副总经理处审 核，填写文件审核登记表（附件二），终审人员签字确认后方可申请盖章并执行。 3、公司管理性文件 具体包括公司内部发布的各种制度、通知、任命等文件，起草人审核无误后，上报总经理处审核，填写文件审核登记 表（附件二），审核通过后申请盖章并执行。 （三）其他文件 具体包括员工个人需要等特殊情况所需公司出具的各 类证明等材料，文件起草人审核无误后，上报分管领导处审 核，审核通过后申请盖章并执行。 四、审核标准 审核标准以不出现文字性错误为基本原则。其中包括以 下几点： 1、所有文件中不得出现错别字，语句不通，标点误用 的情况，技术信息数据等必须准确无误。
声像档案管理办法 （一）总则 第一条为加强本公司的声像档案，特制定本办法。 第贰条本公司的声像档案是指本公司各部门或个人在社会实践活动中直接形成的 对国家、社会和公司有保存价值的录音、录像、照片、影片等辅以文字说明的历史记录。 声像档案一般由录单带、录像带、摄像带、影片（母片）、照片（含底片）等文字说明两部分组成。 第三条声像档案是本公司全宗的组成部分，必须由档案室实行集中统一管理。 （二）声像档案资料的收集 第四条收集范围 1. 反映本公司主要职能活动工作成果和存在问题的声像资料； 2. 各级领导人和着名人物参加的与本公司有关的重大活动的声像资料； 3. 本公司有关人员组织或参加的重要会议，会见以及外事活动的声像资料。 4. 涉及本公司和邮电系统权益的声像资料。 5. 其它单位形成的与本公司有关的重要声像资料。 6. 其它具有保存价值的声像资料。 第五条收集时间 1. 声像档案资料应在形成后一个月内随立档部门其它载体形态的档案同时归档；如有特殊情况可以适当延长归档时间。 2. 档案部门应随时收集零散的具体保存价值的声像资料。 第六条收集要求 1. 录音带、录像带、摄像带、影片、照片（含底片）和文字说明要收集齐全，按时归档并建 立归档控制措施。凡未按规定归档的，其形成费用不予报销，以防散失； 2. 接收原版、原件，特殊情况下可接收复制件； 3. 声像资料的内容要真实，底片、原件与影像、复制品要相符。 第七条声像档案资料的征集 1. 档案部门有责任随时征集重要声像资料； 2. 在征集的声像资料中，凡涉及国家和全国邮电部门重大事件的，应向邮电部办公厅档案处报送目录。 第八条声像档案费用的报销 本公司各部或个人凡按本办法第四条形成声像档案的费用，只要将档案资料按要求向档案归档，经档案室签字认可，财务部门应给予核报费用。 （三）声像档案的整理〖HT〗 第九条声像档案的整理，包括分类、组合、排列和编目，使其系统起来，便于保管和 利用。 第十条声像档案的整理由摄录人员负责，档案部门协助。 第十一条分类、编号 1. 照片档案按年代、问题分类。同属一类的照片按时间顺序编号，同时填写其底片号。底 片在全宗内编流水号。格式：全宗号-流水号。 2. 录音带、录像带、摄像带按年代-问题分类，按内容编号。同一内容分录几盘的应视为一 个案卷，编一个案卷号，然后每盘再依次编排序号。 3. 编注与其他载体档案相联系的参照号。格式为 （档案形态）档号/（档案形态）档号。 第十二条保管期限：应视其内容的重要程度、时间、名称、可靠程度、有效性等因 素，划定保管期限。 第十三条文字说明的编写 1. 文字说明基本内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者（摄制者）等。
施工企业档案管理制度 1.档案管理目的 为了完善公司现代化、规范化，系统化的管理制度，全面加强公司各部门之间的档案、文件、信息等内容的综合管理，促进档案管理工作能为公司各部门的各项工作更好的服务，公司根据《中华人民共和国档案法》和相关法律、法规规定，制定本公司的档案管理制度。 2.档案管理范围 2.1 此管理制度适用于本公司所有档案的管理工作。 2.2 本制度中所称的公司档案，是指公司在各项建筑施工、经营运行和管理活动中形成的对国家、社会和公司有保存价值的文字、数据、图样、图表、声像等不同形式的文件或记录。具体的主要分类包括：文件档案、声像档案、电子档案等。 3.档案管理机构及职责 3.1 公司档案工作实行二级管理。其中：一级管理是指公司综合部的统筹管理；二级管理是指各部门对本部门档案资料的整合管理。 3.2 综合部对公司各部门上交的档案进行管理。
3.2.1 公司依据《档案法》等有关法律，法规和方针政策，制定公司文件材料的归档及保管、利用、鉴定、销毁和移交等有关规章制度。 3.2.2 综合部负责监督，指导公司各部门档案的形成、积累、整理和归档工作。 3.2.3 统筹规划公司各部门的档案工作，并建立独立的档案室，负责公司档案收集、整理、保管、鉴定和收发使用工作。 3.3 各部门应该指定专人负责内部的档案管理工作--收集、整理、保管本部门的档案资料，并建立档案目录，以方便入档时能够及时、有效的备案和日后查找复核工作。 3.3.1 坚持平时整理。根据本部门不同种类文件材料的形成特征，制定案卷目录，合理分类存放，便于利用和归档。 3.3.2 负责本部门文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。 3.3.3 归档案卷做到组卷合理，页码编写准确，案卷目录清楚，案卷标题简明扼要。 3.3.4 保管好本部门应归档的案卷，保证文件材料的安全和保密。 3.3.5 接收档案员的指导规划，按规定时间向档案室移交档案。
公司档案管理办法 Company number：【WTUT-WT88Y-W8BBGB-BWYTT-19998】
公司档案管理办法一、总则 （一）为规范公司的档案管理工作，有效地保护和利用档案，充分发挥档案在公司经营管理中的作用，维护公司利益，防止重要文件、资料的遗失，特制订本办法。 （二）本办法是依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》及《企业档案管理规定》（档发〔2002〕5号）和《国有企业文件材料归档办法》（档发〔2004〕4号）有关规定，并结合公司实际工作制定。（三）办法所称档案指我公司成立以来在项目建设、项目管理、物资采购、人事劳资、财务审计、培训教育及工会、党政团工作等活动中形成的对公司有保存价值的文字材料、图表、图片、声像资料等不同形式的历史记录。 （四）公司档案的形成、积累、整理和归档工作要列入各类经营管理程序中，列入公司有关部门的职责范围和有关人员岗位责任制中。对于公司其他管理制度中有对某类档案规定执行细则的，遵照细则办理。 （五）公司档案工作实行分级负责、分类管理的原则。各部门配备专职的档案管理工作人员，明确岗位责任，实行岗位责任制，并保持档案管理人员的相对稳定。档案管理人员应当忠于职守，遵守纪律，具备相应的专业知识和业务能力。 二、档案分类 （一）归档文件材料的来源 1、公司及公司各下属机构或职能部门形成的文件材料； 2、外来的（包括上级、下级和同级）对本单位有一定保存价值的文件；
3、以公司资质中标项目的竣工验收资料； 4、参与的合作项目中合作单位应提供的文件材料。 （二）公司档案分类 公司档案按照文件形式可分为文字记载、图纸图表、数据计算、统计表格档案等；按照载体形态可分为纸质、电子、声像、实物档案等；按照记述内容的不同可划分为六类，分别是：企业管理档案、党群工作档案、行政办公档案、人力资源档案、财务会计档案和项目管理档案。 1、企业管理档案： （1）公司章程及企业批准设立文件等； （2）公司营业执照、税务登记、资质证书、代码证等； （3）公司董事（股东）会会议文件、指示、通知、决定等； （4）国家相关单位或上级单位发布的有关法规、指示、决定、决议、通知等；（5）公司合同及其他法律事务资料； （6）公司发展规划、工作计划、统计报表，年度总结等； （7）公司安全管理资料； （8）公司获得的荣誉证书、奖状、奖杯等； （9）公司简介、大事记、宣传册、内部刊物、照片、录音、录像等； （10）图书、杂志、报纸、情报资料等。 2、党群工作档案： （1）国家相关单位或上级党委、纪检监察部门、团委、工会发布的有关法规、指示、决定、决议、通知等； （2）公司党支部、团支部、工会的会议文件、指示、通知、决定等；
公司档案资料管理办法 （试行） 一、目的 为加强公司档案管理工作，规公司资料、文件保管程序，保护公司的知识产权和保证各种资料的完整性，并符合ISO9001质量体系的规要求，根据《中华人民国档案法》及局机关有关档案管理工作的要求，特制定本办法。 二、适用围 本办法适用于公司及所属各部门所有管理文件、技术文件和资料等的管理，其中包括企业管理、工程设计、产品研发、生产制造、财务管理、销售供应等涉及企业经营各方面的，反映本公司经营管理活动和历史面貌具有具有归档保存价值的实物、文字、图纸、图片、软盘、光盘、声、像等资料。 三、机构设置及职责 健全档案工作管理体系。公司设立档案资料室，负责全公司各类档案、资料的管理，隶属于公司综合部，负责建立健全档案管理各项制度，对全公司各类档案进行收集、整理、归档和综合的管理工作。 健全档案人员网络管理体系。各部门负责人是本单位档案收集、编制、移交工作的第一责任人，同时要明确一名专（兼）职档案人员，具体负责对本部门归档文件资料进行初级管理。专（兼）职档案员一旦工作岗位调整，则需要重新制定专（兼）人员并报办公室备案，以保持档案工作的完整性和延续性。 1、各项日常生产、管理工作中形成的文件材料，由各职能部门按其业务围，指定专门的部门及专人负责文件材料收集、整理后归档，然后交给 公司档案管理人员统一管理、分类、存档档案。 2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。 3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或负责人收集、整理；会议文件由综合部收集。 4、强化业务学习，各专职及兼职档案人员要认真学习档案业务知识，熟悉掌握档案管理的相关制度和收集、整理、归档的围和标准。 四、档案归档 (一）．归档要求
附件 江苏省建设工程声像档案收集归档管理细则 为进一步规范江苏省建设工程声像档案管理工作，建立、健全全省建设工程声像档案管理制度，统一行业标准，规范和提高建设工程声像档案收集和管理水平，更好的服务于城乡建设，依据《江苏省建设工程声像档案管理办法（暂行）》及相关法律、法规，制订本细则。 第一条建设工程声像档案的归档内容： （一）开工前原貌 1.原址、原貌； 2.周边状况； 3.拆迁情况。 （二）基础工程 1.建筑物基础类型及施工，包括打桩、基础开挖、桩基础、基础钢筋、基础浇灌、基础墙、基础回填、支撑、垫层、承台等； 2.建筑物基础异常处理。 （三）主体工程 1.主体设计模型； 2.钢筋工程； 3.管线工程； 4.砌体、砼灌注； 5.主体结构布局、大型构件安装；
6.防水、保温、防腐工程。 （四）工程项目竣工面貌 1.工程整体外观和立面状况，包括各个立面及代表性标志； 2.消防、绿化、亮化、雕塑、道路等附属和配套设施。 （五）其它方面 1.开工、竣工仪式； 2.施工现场与施工管理； 3.工程质量检查、质量事故及处理情况； 4.施工建设中的重要活动、重大事件； 5.采用新材料、新技术、新工艺等施工情况； 6.竣工验收情况。 其中工程原貌、基础、隐蔽、主体、质量事故、竣工面貌为声像资料归档的必备内容。有特殊要求的工程，可据实增加拍摄内容。 第二条建设工程声像档案的收集归档要求 （一）总体要求 1.建设单位按照《江苏省建设工程声像档案管理办法（暂行）》规定，向建设档案管理机构报送一套完整的建设工程声像资料；建设档案管理机构依据相关法律、法规和标准对声像资料进行审核，符合规定的予以接收归档； 2. 建设工程声像资料的摄录、制作单位配备符合相关标准的专业声像摄录、制作设备，拍摄制作人员具备相应的专业技术；
档案管理制度 一、档案接收制度 （一）凡是我局在基本建设、生产经营、科研技术、工程管理、防汛抗旱等活动中形成的、经过办理完毕、具有保存价值的各种文字、图纸、图表、声像、计算材料等不同形式与载体的各种历史记录，均应整理归档。 （二）接收时间及程序。各业务部门必须按照各类档案的归档范围，将具有保存价值的材料收集齐全，进行整理，移交给档案室，立卷人认真填写移交目录，对照档案，查点清楚，立卷人与接收人应在移交目录上签字，各保存一份（移交目录表由档案室提供）。 1、科研档案在研究课题结束后，次年6月底前归档。归档前，应先进行整理、分类（一个课题一套材料，实验记录本应按课题分别记录，不得多课题任务内容记在同一记录本上），填写归档文件材料审查意见（签字手续完备），整理后由兼职档案员到档案室预立卷并办理移交手续。 2、机关各部门每年三月底前将预立卷的文件材料移交档案室。 3、基建项目在完工验收后六个月内归档。 4、大型仪器设备资料在验收后归档。 5、文书档案按照“随办随归”的原则，及时或定期归档。 6、会计档案按保存两年后，每年三月底前归档。 7、声像档案每年三月底前归案（录音、录像、题词、照片）。 8、去世五年后的人事档案每年六月底前移交文书档案保管。 9、专利档案由项目负责人每年一月底前归上年度形成的专利材料。 （三）移交的案卷质量必须符合规范，对不符合要求的，要限期整理，待符合标准后才接收。 1、案卷内文件材料要齐全、完整。 2、案卷内文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求，必须是钢笔、毛笔书写或打印件。不能有热敏纸，不能有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写的字迹。 二、档案整理制度
声像档案管理规定 第一章总则 第一条为加强本公司声像档案管理，特制定本规定。 第二条本公司的声像档案是指本公司各部门或个人在社会实践活动中直接形成的对国家、社会和公司有保存价值的录音、录像、照片、影片等辅以文字说明的历史记录。 声像档案一般由录音带、录像带、摄像带、照片(含底片)及文字说明等组成。 第三条声像档案是本公司卷宗的组成部分，必须由办公室档案员实行集中统一管理。 第二章声像档案资料的收集 第四条收集范围 1.反映本公司主要职能活动工作成果和存在问题的声像资料； 2.各级领导人和著名人物参加的与本公司有关的重大活动的声像资料； 3.本公司有关人员组织或参加的重要会议的声像资料。 4.涉及本公司权益的声像资料。 5.其它单位形成的与本公司有关的重要声像资料。 6.其它具有保存价值的声像资料。 第五条收集时间 1.声像档案资料应在形成后一个月内随立档部门其它载体形态的档案同时归档；如有特殊情况可以适当延长归档时间。 2.档案员应随时收集零散的具有保存价值的声像资料。 第六条收集要求
1.录音带、录像带、摄像带、照片(含底片)和文字说明要收集齐全，按时归档并建立归档控制措施。凡未按规定归档的，其形成费用不予报销，以防散失； 2.接收原版、原件，特殊情况下可接收复制件； 3.声像资料的内容要真实，底片、原件与影像、复制品要相符。 第七条声像档案资料的征集 办公室档案员有责任随时征集重要声像资料； 第八条声像档案费用的报销 各部或个人凡按本办法第四条形成声像档案的费用，经总办经理审批将档案资料按要求向档案员归档，经档案员签字认可，财务部门应给予核报费用。 第三章声像档案的整理 第九条声像档案的整理，包括分类、组合、排列和编目，使其系统起来，便于保管和利用。 第十条声像档案的整理由摄录人员负责，档案员协助。 第十一条分类、编号 1.照片档案按年代、问题分类。同属一类的照片按时间顺序编号，同时填写其底片号。底片在卷宗内编流水号。格式：卷宗号-流水号。 2.录音带、录像带、摄像带按年代-问题分类，按内容编号。同一内容分录几盘的应视为一个案卷，编一个案卷号，然后每盘再依次编排序号。 3.编注与其他载体档案相联系的参照号。格式为(档案形态)档号/(档案形态)档号。 第十二条保管期限：应视其内容的重要程度、时间、名称、可靠程度、有效性等因素，划定保管期限。 第十三条文字说明的编写 1.文字说明基本内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等。 2.编写文字说明的要求： (1)准确揭示档案材料的内容，概括其反映的全部信息，标注项目正确齐全；
《公司档案管理制度细则》 为进一步完善公司的管理体系，建立有效的档案管理制度，实现档案管理工作的的制度化、规化、科学化，使档案管理更有效的为公司管理工作服务，促进公司的可持续健康发展，根据相关法律法规及规定，并结合我公司实际情况，制定本细则。 一、总则 （一）公司档案是在各项活动中形成的全部档案的总和，是完整地、系统地反映公司各项经营活动的真实记录，是考察和研究公司历史及现状的重要依据。 （二）档案管理工作是公司管理基础工作的组成部分，是维护公司合法权益的重要工作。公司档案管理工作坚持集中统一的原则，由公司行政与人力资源总监统一负责，统一管理。 （三）公司档案具体工作由档案部进行日常管理，其他各部门在工作和业务经营活动中形成的装饰工程、基建、科研、文书、音像、人事、会计、实物等档案均须由公司档案部管理，各部门不得分散保存。 二、档案部门设置及其职责 （一）公司档案管理由总经理办公室统一保管。基本职责为： 1、制订本公司档案工作的规定、管理办法和工作计划等。 2、在统一领导、分级管理的原则下根据本专业的管理要求对档案材 料的积累、收集、立卷、归档工作进行监督和指导。 3、负责对本公司形成的各门类档案实行综合管理，积极提供利用。 4、办理领导交办的其他有关档案业务工作。 （二）各部门设立兼职档案员，其主要职责是： 1、认真执行本公司档案工作的规章制度主动向总经理办公室反映档案工 作情况，积极配合其开展工作并接受总经理办公室的监督、指导和检 查。 2、根据本公司各部门归档围负责做好本部门档案材料的收集整理工作并 在规定期限向档案部移交，确保本公司档案的完整、真实和安全。 三、档案接收与整理 (一）公司编制文件材料的归档围，根据各部门的职责不同，主要有以下几个面：
第一条为加强本企业声像档案的管理，特制定本办法。 第二条本企业的声像档案是指本企业各部门或个人在社会实践活动中直接形成的有保存价值的录音、录像、照片、影片等辅以文字说明的历史记录。 第三条声像档案是本企业卷宗的组成部分，必须由档案室实行集中统一管理。 第四条收集范围 (一) 反映本企业主要职能活动工作成果和存在问题的声像资料。 (二) 各级领导人和著名人物参加的与本企业相关的重大活动的声像资料。’ (三) 本企业相关人员组织或参加的重要会议，会见以及外事活动的声像资料。 (四) 涉及本企业重要权益的声像资料。 (五) 其他单位形成的与本企业相关的重要声像资料。 (六) 其他具有保存价值的声像资料。 第五条收集时间 (一) 声像档案资料应在形成后一个月内随立档部门其他载体形态的档案同时归档；如有特殊情况可以适当延长归档时间。 (二) 档案部门应随时收集零散的具有保存价值的声像资料。
第六条收集要求 (一) 录音带、录像带、摄像带、影片、照片(含底片)和文字说明要收集齐全，按时归档。 （二）一般应该接受原版、原件，特殊情况下可接受复印件。 （三）声像资料的内容要真实，底片、原件与影像复制品要相符。 第七条声像档案资料的征集 (一) 档案部门有责任随时征集重要声像资料。 (二) 在征集的声像资料中，凡涉及重大事件的，应向上级报送目录。 第八条声像档案费用的报销 凡按本办法第四条形成声像档案的费用，只要将档案资料按要求向档案室归档，经档案室签字认可，财务部门应予以核报费用。 第九条声像档案的整理包括分类、组合、排列和编目，使其系统化，便于保管和利用。 第十条声像档案的整理由摄录人员负责，档案部门协助。 第十一条分类和编号 (一) 照片档案按年代分类。同属一类的照片按时间顺序编号，同时填写其底片号。底片在卷宗内编流水号。 (二) 录音带、录像带、摄像带按年代分类，按内容编号。同一内容分录几盘的应视为一个案卷，编一个案卷号，然后每盘再一次编排序号。
国家地理信息科技产业园监理部 声像资料管理办法 为规X监理部门声像资料管理，提高监理部门资料管理水平，加强对监理资料的追溯性管理，特制定本办法。 一、声像资料说明 监理部门声像资料主要为工程建设过程中各种声像资料，包含现场拍摄、录制的各种有保存价值的声像素材。主要包括工程进度、质量、安全、会议(监理例会、专题会议)、专项检查、外部检查等。 二、声像资料管理组织 声像资料由总监理工程师组织管理，总监代表及监理工程师、监理员负责现场拍摄、录制及标注，监理信息资料员负责定期收集整理。 三、声像资料拍摄、录制及保存要求： 1.声像资料以各楼或各区为单位划分、保存； 2.数码照片像素要求不低于500万，图像格式为JEPG，未加修 饰剪裁； 3.会议录音采用专用录音笔录制； 4.摄像资料应当采用3CCD（DV）摄像机，水平扫描线不低于 500线； 5.拍照后应及时分类保存，并具体详细标注，注明拍摄时间、 地点及内容概述； 6.各类声像资料应定期保存，各监理工程师单独保存，各监理 部信息资料员每周汇总保存一次，并定期刻录备份保存；
7.第二十一条归档保存的声像档案，任何人不得私自撤销、抽 出、清洗、消磁和涂改；销毁声像档案必须经过鉴定，报经主管领导审批，登记造册； 8.拍摄照片中不得出现违反规X操作及明显杂物画面。 四、进度声像资料包括以下内容： （一）、按施工形象进度划分 1.定位测量放线； 2.土方及护坡施工作业（每周拍摄一次）； 3.地基处理（包括桩基施工或换填）； 4.钎探； 5.地基验槽； 6.基础垫层施工； 7.防水施工； 8.防水保护层施工； 9.测量放线； 10.底板钢筋绑扎； 11.底板混凝土浇筑； 12.各层竖向及楼板混凝土浇筑； 13.封顶混凝土浇筑； 14.二次结构施工（每周拍摄一次，注明在施部位）； 15.地下外墙防水施工；屋面防水施工；车库顶板防水施工； 16.车库顶板回填土施工；地下外墙回填土施工；
×××× 项目公司资料专用章管理办法
第一章总则 第一条为加强对项目公司资料专用章的管理，防范印章使用、管理风险，根据总公司有关规定，结合××××（以下简称事业部）实际情况，制定本办法。 第二条本办法中所称印章是项目公司使用的资料专用章。 第二章资料专用章管理部门及其职责 第三条事业部综合管理办公室为各项目公司资料专用章管理的主管部门，其管理主要职责是： （一）拟订资料专用印章管理办法，经事业部批准后组织实施； （二）负责对各项目公司资料专用章使用部门和印章管理人员的用印情况进行监督和检查； （四）负责对项目公司资料专用章管理人员进行备案管理； （五）负责对使用资料专用章的用印文件进行类别划分与调整； （六）负责印章管理的其它有关事项。 第四条项目公司人事行政部负责本单位的资料专用章管理工作，其印章管理主要职责是： （一）资料专用章由项目公司人事行政部指定专人保管，设第一保管人和第二保管人。保管人指定后项目公司需上报事业部办公室。
（二）正常情况下资料专用章由第一保管人保管，第一保管人外出时，移交给第二保管人使用和保管，并办理移交手续。 （三）任何情况下不得擅自将资料专用章交给保管人之外的任何人使用和保管。 （四）资料专用章保管人离开办公室或下班时，必须将印章锁好，节假日期间必须由印章保管人将印章封存。 第三章印章的刻制、启用及销毁 第五条项目公司刻制资料专用章需报经事业部审批后才能刻制，OA审批流程如下： 项目公司人事行政部——项目公司总经理——事业部项目管理部——事业部办公室——事业部副总经理——事业部总经理——事业部分管副总裁 第六条OA审批中除对申请事由做说明外，还需附带资料专用章样式和印章上文字内容供领导审核。 第七条资料专用章的启用 项目公司资料专用章在OA审批刻制审批通过后，项目公司即可刻制并随之启用。 第八条项目公司资料专用章的销毁 项目公司资料专用章的销毁需经过事业部批准，OA审批流程与刻制审批相同。 在销毁审批批准后，项目公司需将拟销毁资料专用章交事业部综
声像档案管理办法 声像档案是应用录音、录像、照相等手段对重要事件进行真实记录的历史材料，它具有客观性、形象性和科学技术性的特点，能生动形象地再现我局有关方面的工作及成果，客观反映和记录工商行政管理工作的真实面貌。它和文字、图纸档案一样，具有现实的查证作用，对研究历史具有参考使用价值。为了规范管理好全局声像档案，使其更好地发挥作用，特制定下发本办法，望各部门认真遵照执行： 一、声像档案是国家全部档案的一大门类，是我局档案工作的重要组成部分，各部门文档内勤人员要认真收集，每年月 日前交局办公室（档案室）统一集中保管。 二、声像档案的收集范围 1. 人物类照片、录音。 （1）历届领导班子（正副局长、党组成员）、省以上英雄、模范和系统先进人物； （2）本局系统因公牺牲的人员； （3）本局机关内设科室及各派出机构（分局），各时期全体人员集体照和工作照片。
2. 会议类照片、录音、录像带。 （1）本局召开的各种会议； （2）各级工商局、各级党委、政府部门在我局召开的会议。 3. 文艺、体育、活动类照片、录音、录像带。 （1）本局及系统大型文艺汇演； （2）本局及系统体育运动会； （3）法规常识、专业知识竞赛； （4）局领导在电台、电视台上的讲话、答问、新闻发布会等声像材料； （5）党政领导和国家、省、市工商局领导来本局进行视察工作时的讲话、题词的照片、录音、录像带； （6）本局机关及所属部门重要工程奠基、交接、剪彩仪式的照片。 4. 各种实物类照片。 （1）党政机关和市以上工商部门授予本单位或个人的奖状、奖旗、证书、匾额、题词等缩微照片与录像和实物；
（2）本局颁发的奖状、奖旗、证书、匾额、条幅、题词、纪念章证等缩微照片与录像和实物； （3）本局所属单位的牌匾、门庭面貌照片、录像。 三、声像档案的归档要求 1. 归档的声像材料必须是原版、原件（照片档案包括照片和底片）； 2. 归档的声像材料必须图像清晰、声音清楚、底片完好、主办摄录人员编写必要的文字说明； 3. 声像材料形成后，承办人应按规定进行整理、按规定分类、编目，向档案室移交归档； 4. 声像档案均按要求填写卷内目录、备考表和总目录。 四、声像档案的保管、移交和借阅利用，原则上与文书档案材料相同。 五、声像档案的复制、修改、销毁应经分管领导审批，由档案管理部门负责办理。 六、本办法自印发之日起施行。
工程资料管理规定 第一章总则 第一条工程资料是工程施工的记录与总结，是工程验收、使用、维护的重要依据。为确保工程资料的真实完整性，根据北京市地方标准《市政基础设施工程资料管理规程》（DBJ01-71-2003）（以下简称规程）、北京市城建档案馆及上级有关规定，结合我公司的实际情况，特制定本规定。 第二条本公司在北京地区从事的市政基础设施工程的资料管理应遵照本规定执行。外埠工程、业主及监理有特殊要求的工程，除应符合本规定外，还应满足相应要求。 第二章资料管理体系与职责 第三条在总工程师的领导下，公司技术质量部负责工程资料编制的综合管理工作，对我公司承担施工的市政基础设施工程施工、竣工资料实施指导、检查、监督、审核及移交工作。 第四条各项目经理部（分公司）的项目经理、项目总工为工程资料的第一责任人，资料员、质量员、试验员、材料员、测量员、工程技术人员为相关责任人。 各项目经理部（分公司）必须设1名专职资料员，并经培训取得上岗证。其职责是： 1、负责施工组织设计中资料目标设计的编写工作。 2、在施工过程中，随工程进度按资料目标设计内容督促相关专业人员及时提供有关技术资料，经核实后按类别妥善保管，发现问题，责成相关人员及时修正。 3、工程竣工后，汇同资料管理相关责任人负责竣工资料的整理、组卷、报
公司技术质量部验收及向相关方移交工作。 第五条实行总承包（或设指挥部）的工程项目完工后，由总承包（指挥部）负责组织、汇集、组卷和移交工作。 第六条市场营销部门及有关单位与业主签订施工合同时，应对工程资料的编制责任、编制份数、移交期限做出明确规定。 第七条为保持技术资料的完整和工作的连续性，未报经劳人部与技术质量部协商同意，各单位不得随意变更资料员的工作，确需调出时，应在项目总工的主持下办理书面移交手续。 第三章施工技术资料的主要内容 第八条施工技术资料指规程中明确的C类资料。如建设、管理单位有特殊要求，依据国家及地方规范、规程、标准、规定增加相应内容。依据规程施工资料内容包括： C1：施工管理资料 C1-1工程概况表 C1-2项目大事志 C1-3施工日志 C1-4工程质量事故资料 C1-4-1工程质量事故记录 C1-4-2工程质量事故调（勘）查记录 C1-4-3工程质量事故处理记录 C2：施工技术文件 C2-1施工组织设计（项目管理规划）－依据公司施工组织设计管理规定的内容、
福建幼儿师范高等专科学校声像档案管理办法（草案） 第一章总则 第一条高校声像档案是指单位或个人在教学、科研、管理等活动中，通过摄录或扫描形成的具有保存价值的音频、视频、图片等电子档案。声像档案具有生动形象的特点，可为教学、科研、管理提供生动形象的依据和凭证。声像档案同其它载体档案一样，也是高校各项活动的真实历史记录，是学校的宝贵财富。 第二条为建立、健全我校声像档案管理，提高声像档案质量，保证声像档案的齐全、完整和准确，使声像档案能更好地为我校各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）、《照片档案管理规范》（GB/T 11821-2002）、《档案著录规则》（DA/T18-1999）等标准，结合本单位实际，制定本办法。 第二章声像档案管理基本原则 第三条声像档案材料的形成、积累、归档是我校各部门的工作职责之一。学校各部门要根据声像档案载体的特点把声像档案工作纳入自己的管理制度中，大力开发信息资源，为提高本校的教学、科研和管理工作水平服务。 第四条声像档案工作实行集中统一管理的原则，由校图书馆集中统一管理。为了保证电子声像档案的完整与安全，丰富我校图书馆馆藏，全校凡有形成和产生电子声像档案的单位，均应按图书馆的统一规定和要求，做好电子声像档案的收集、整理、归档工作。 第五条各单位应将在各项活动中形成的声像材料的收集、归档工作纳入各部门的职责范围，明确专人负责。摄录人员在材料完成后应及时向图书馆归档，任何部门和个人不得据为已有。 第六条学校各部门负责人负责本部门归档的声像材料的审核工作，部门负责人把握不准的，需提交分管领导审核。 产生声像档案的各部门应指定专人负责声像档案的收集、整理和归档工作，各责任人员应在部门负责人指导下，监督、协助摄制采集，做好声像档案的平时积累工作，接收本部门人员交来的声像材料，检查是否完整、准确、系统，报部
恒大档案管理规定 HEN system office room 【HEN16H-HENS2AHENS8Q8-HENH1688】
档案管理制度 一、目的 为规范档案管理工作，特制定本制度。 二、适用范围 本文件适用于金瀚房地产开发有限公司对文书档案和声像档案的管理。 三、批准和解释 ★本制度由山东金瀚房地产开发有限公司行政事务部主管副总批准后生效； ★本制度由山东金瀚房地产开发有限公司行政事务部负责解释。 四、控制要求 （一）文书档案管理 1、文书档案分为行政档案、人事档案、技术档案和会计档案四类。 a)行政档案包括： ★重要会议材料，如报告、决议、总结、领导讲话、典型发言、会议简报、会议记录等； ★政府部门发来与本公司有关的文件，包括通知、决定、纪要、决议、指示、条 例、规定、计划等； ★公司对外正式发文或与有关单位来往的文件，包括请示、报告、总结、计划、公函等； ★公司的各种行政文件，包括决议、总结、计划、请示、工作协调单、会议记 录、统计报表及简报等； ★公司其他文件，包括合同、协议书、干部任免、职工奖惩、劳动、工资、福利等。 ★其它，行政档案移交清册、保管清册、销毁清册、工作标准、管理标准。 注：本类文件正式发出盖章时要留两份存档，各职能部门及内部形成的文件每月25日至月末搜集整理完毕，一式两份交行政事务部归档。 b)人事档案包括： ★员工合同书、入职登记表、应聘书、员工试用期考评表； ★员工求职自荐（推荐）材料、简历，学历证明、各类资格证明的复印件等； ★员工绩效考核材料，历次所写的小结材料、个人述职材料等； ★任免、调动、奖励、惩处登记表、离职通知书； ★公司员工花名册及其它有保存价值的文件资料等。 c)技术档案包括： ★各类施工、规划资料； ★各类生产、科研、设计等资料。 注：各类技术文档收到和形成当日要在本部门的“档案登记簿”上登记，以备查阅，使用完毕后由本部门归档保存；有副本或备份必须交行政事务管理部门档案管理人员保存。
最新公司档案资料管理办法
公司档案资料管理办法 （试行） 一、目的 为加强公司档案管理工作，规范公司资料、文件保管程序，保护公司的知识产权和保证各种资料的完整性，并符合ISO9001质量体系的规范要求，根据《中华人民共和国档案法》及局机关有关档案管理工作的要求，特制定本办法。 二、适用范围 本办法适用于公司及所属各部门所有管理文件、技术文件和资料等的管理，其中包括企业管理、工程设计、产品研发、生产制造、财务管理、销售供应等涉及企业经营各方面的，反映本公司经营管理活动和历史面貌具有具有归档保存价值的实物、文字、图纸、图片、软盘、光盘、声、像等资料。 三、机构设置及职责 健全档案工作管理体系。公司设立档案资料室，负责全公司各类档案、资料的管理，隶属于公司综合部，负责建立健全档案管理各项制度，对全公司各类档案进行收集、整理、归档和综合的管理工作。 健全档案人员网络管理体系。各部门负责人是本单位档案收集、编制、移交工作的第一责任人，同时要明确一名专（兼）职档案人员，具体负责对本部门归档文件资料进行初级管理。专（兼）职档案员一旦工作岗位调整，则需要重新制定专（兼）人员并报办公室备案，以保持档案工作的完整性和延续性。 1、各项日常生产、管理工作中形成的文件材料，由各职能部门按其业务范围，指定专门的部门及专人负责文件材料收集、整理后归档，然后交给公司档案管理人员统一管理、分类、存档档案。 2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。 3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或负责人收集、整理；会议文件由综合部收集。 4、强化业务学习，各专职及兼职档案人员要认真学习档案业务知识，熟悉掌握档案管理的相关制度和收集、整理、归档的范围和标准。 四、档案归档 (一）．归档要求
公司文件档案管理制度及流程 一、目的 加强文件档案管理，规范公司文件档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。 二、适用范围 适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 三、术语和定义 1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动 中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘 片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 2、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。 四、职责 1、行政人事部： 1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理； 2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况； 3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料； 4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全； 5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通； 6）负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 2、其他各部门相关人员： 1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政人事部； 2）向行政人事部移交合同或文件资料原件或复印件； 3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档； 4）财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料； 3、各部门档案主管人员 1）负责部门档案的管理。 4、各部门负责人 1）负责对部门档案管理监督检查。
五、工作程序 1、档案资料的收集 1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。 2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目录》每季度向行政人事部移交。 a)归档范围及移交时间：每季度结束后次月25日前。 b)档案资料的标识 各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见后。 c)档案资料的日常管理： ⑴电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于指定电脑硬盘内。 ⑵文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》，以便 检索利用。 ⑶文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排 放在文件／档案柜中。 d)档案借阅 (1)借阅档案要履行借阅手续，填写《借阅审批单》。借阅档案原件只限在公司内， 不能带出；必须带出公司查阅的，需依照借阅权限由相关领导批准； ⑵档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交还时，必须 当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级； ⑶借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续； ⑷借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘 抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏； e)档案销毁 ⑴对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁目录，报部门 总经理批准，批准后方可销毁。 ⑵执行销毁任务时，必须由行政人事部人员监销，监销人不得少于二人，并在销毁目 录上签字。最后，把销毁目录和批准手续文件，一并存档永久保存。 2、档案管理细则
档案管理办法及实施细则为了加强和规范公司内部档案管理工作，保证档案完整性和保密性，准确地反映公司各项工作，根据《中华人民共和国档案法》、《武汉市档案管理条例》，结合公司实际，特制定本办法。 一、档案管理 1、主要内容 1.1 档案是公司在施工生产及各项管理活动中形成的全部档案的总和。包括保密制度、行政、经营、生产技术管理档案、会计档案、基本建设、产品、设备档案和人事档案等，其构成以建设项目、设备和会计、经营档案为主体。 1.2 公司档案工作是企业管理基础工作的组成部分，是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。 1.3 公司档案管理工作要坚持集中统一的管理原则。 2、文件的收集与归档 2.1 各部门形成的文件材料，由各部门专职或兼职档案管理人员负责收集管理，并于每年12月31日之前向公司办公室办理移交。2.2 一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交办公室备案。会议文件由办公室收集。 2.3 档案室在接收移交的档案后，应对移交档案进行检查、汇总、并编制档案总目录。 2.4 档案室对档案应区分全宗、区分年度、区分类别分别存放、排列，存放档案必须有专用的档案装具，档案排列方法要科学，以便查找。
2.5定期进行对库房档案的清理核对工作，做到账务相符，对破损、载体变质的档案要及时进行修补或复制。 2.6 收进的档案要及时入库，借阅档案归还后，及时放回原处。 3、公司文件材料归档的基本要求 3.1 归档的文件材料必须完整。 3.2 归档的文件材料必须准确地反映公司生产、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。 3.3 归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。 4、公司文件材料的归档范围 4.1 保密办公室：保密相关法规、制度；重要的会议纪要；学习培训资料；工作计划、总结等。 4.2 行政综合类：包括重要的会议材料；制定的内部法规性、政策性文件；组织变革、变迁、大事记、年报等文件材料；发展规划、工作总结汇报；政府机关颁发的重要文件。 4.3 人力资源类：员工个人档案、员工变动表、员工花名册、薪酬福利、培训登记表等。 4.4 会计统计类：年度计划、统计报表、财务会计预算报表及其说明，各种季度报表、月报表。 4.5 经营销售方面：有公司经营决策和经销管理的各种记录、文件、合同、协议等文件材料，市场经济信息和用户服务工作中形成的文件材料等。 4.6工程建设方面，涉及到的有关工程资料、项目合同、工程图纸