Excel2007常用技巧（中）
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1.用鼠标快速复制单元格
在移动单元格的过程中，如果按住Ctrl键，则会在鼠标指针的右上角显示“＋”号，到达目标位置之后，先松开鼠标再松开Ctrl键就可以实现单元格的复制。
2.为隐藏的数据设置密码
对隐藏的数据可以对其设置密码，具体操作如下：
（1）首先用隐藏数据的方法，将指定单元格中的数据进行隐藏。
（2）保持选中隐藏数据的单元格，打开“设置单元格格式”对话框，切换到“保护”选项卡，选择“隐藏”项，设置完后单击“确定”按钮。
（3）在Excel窗口中切换到“审阅”选项卡，在“更改”中单击“保护工作表”按钮。
（4）弹出“保护工作表”对话框，输入密码，单击“确定”按钮，弹出“确认密码”对话框，重新输入密码确认，单击“确定”按钮完成设置。
3.取消隐藏的数据
当想显示隐藏的数据时，具体操作如下：
（1）切换到“审阅”选项卡，在“更改”选项组中单击“撤消工作表保护”按钮。
（2）弹出“撤消工作表保护”对话框，输入设置的密码，单击“确定”按钮。
（3）用鼠标右键单击隐藏数据的单元格式，选择“设置单元格格式”命令，打开“设置单元格格式”对话框，切换到“保护”选项卡，取消对“隐藏”项的选择，再切换到“数字”选项卡，删除“;;;”符号。
4.让工作簿同时滚动显示
在处理多个工作簿的时候，有时需要将一些工作簿进行对比，Excel为了方便用户进行工作簿之间的对比，提供了工作簿并排并同时滚动显示的功能。
（1）打开要并排显示并且同时滚动显示的工作簿，在其中一个工作簿中选择“视图”选项卡，在“窗口”中单击“并排查看”按钮。
（2）工作簿被并排之后，在“窗口”区域单击“同步滚动”按钮。
5.精确调整单元格的大小
（1）选择要调整大小的单元格。
（2）选择“开始”选项卡，在“单元格”中单击“格式”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“行高”项。
（3）弹出“行高”对话框，输入行高的数值，单击“确定”按钮。
（4）同样的，选择“列宽”项，可以设置列宽值。
6.设置分数自动以百分之几方式显示
为了满足计算的需要，可能需要让输入的分数转换成分母为100的形式。
设置方法如下：
（1）选中数据单元格，打开“设置单元格格式”对话框。
（2）在“分类”中选择“分数”项，然后选择“百分之几”项，单击“确定”按钮。
7.轻松删除重复数据
在使用Excel处理大量数据时，经常会遇到数据重复录入的现象，尽管我们一遍遍地仔细核对，但出现这样的失误还是难以避免的。
解决的方法如下：
（1）选中需要检查并删除重复项的单元格区域，选择“数据”选项卡。
（2）在“数据工具”选项组中单击“删除重复项”按钮。
（3）此时打开“删除重复项”对话框，选择需要对哪些列进行重复值检查。
（4）设置完成后单击“确定”按钮，Excel将对选中的列进行重复值检查，并给出处理结果的提示信息。
8.创建Excel表格以便始终看到表格标题
为了在阅读长篇幅数据表格时更加方便，可以设置在浏览表格数据时始终显示标题。（1）选择要转换为表格的数据区域，选择“插入”选项卡。
（2）在“表”选项组中，单击“表”按钮，打开“创建表”对话框，选中“表包含标题”复选框，单击“确定”按钮。
9.启动迭代计算
如果要在表格中进行迭代运算，那么首先需要启动它，具体操作如下：
（1）打开“Excel选项”对话框。
（2）在对话框中选择“公式”项，在“计算选项”区域中选中“启用迭代计算”复选框，单击“确定”按钮，即可启动迭代计算。
10.在单元格中显示公式的详细内容
如果要在单元格中显示公式的详细内容，可以通过以下方法来实现。
选择要显示公式的单元格，按快捷键Ctrl+‘。
11.快速应用公式到其他表格
对于相同的运算，用户不需要在每一个单元格中都输入相同的公式，而是可以通过选择性粘贴或拖动的方法将公式应用到其他单元格中，具体操作如下：
方法一：在首个单元格输入运算的公式，然后按快捷键Ctrl+C复制该公式；选中要使用相同公式的其他单元格，然后按快捷键Ctrl+V将公式应用到其他单元格。
方法二：在首个单元格输入运算的公式，然后将光标放置至单元格右下角的填充柄上，当光标变成黑色十字形状时，拖动鼠标至要使用相同公式的单元格或是单元格区域即可。
12.在公式与运算结果之间进行切换
默认情况下，用户将公式输入完成之后，Excel将会自动显示运算的结果，如果用户想要再次查看公式，可以按快捷键Ctrl+~来实现。
13.选中计算公式中特定范围的数值
在一个复杂的公式中，如果用户只想知道公式中某一部分的运算结果，可以通过以下的方法来实现。
用鼠标选中公式栏中要查看计算结果的部分，按F9键，即可在公式栏中计算出选中部分的结果。
14.隐藏和查看工作表中的所有公式
在单元格中输入公式之后，Excel在该单元格显示的对象是公式的计算结果，而非公式的具体内容，用户可以根据需要，改变这一设置。
（1）打开“Excel选项”对话框。
（2）切换到“高级”项，在“此工作表的显示选项”区域中选中“在单元格中显示公式而非其计算公式结果”复选框，单击“确定”按钮，这样则会在单元格中直接显示公式而非计算结果，若取消选中该复选框，则显示计算的结果。
15.自定义公式的名称
用户可以给自己创建的公式定义名称，这样以后就可以通过名称来引用公式。
（1）选择“公式”选项卡，在“定义的名称”中单击“定义名称”按钮，在其下拉菜单中选择“定义名称”选项，打开“新建名称”对话框。
（2）在“名称”文本框中输入公式的名称，在“备注”区域输入公式的备注，在“引用位置”文本框中输入公式值或公式所在的单元格，单击“确定”按钮，完成公式名称定义。
16.快速选择某个公式所引用的单元格
如果想要知道某个公式中有哪些单元格的数据参与了计算，可以使用如下方法来实现。
方法一：选中保存公式的单元格，在公式栏中按住鼠标左键不放拖动选择公式栏中的公式，即可在工作表中显示该公式所引用的所有单元格。
方法二：选中保存公式的单元格，按快捷键Ctrl+”，即可显示该公式所引用的单元格。
17.快速显示表格中所有的公式
如果需要显示工作表中的所有公式，可以按照下面的方法来快速完成。
选择“公式”选项卡，在“公式审核”中单击“显示公式”按钮。
18.巧妙利用快捷键求和
选择运算结果存放的单元格，按快捷键Alt+=，然后用鼠标拖动选择要进行计算的数据源，按回车键即可求出累加和。
19.设置公式不能被修改
（1）在工作表中任意一个单元格上单击鼠标右键，打开“设置单元格格式”对话框，切换到“保护”选项卡，取消选中“锁定”复选框，单击“确定”按钮。
（2）选中表格中所有保存有公式的单元格，再次打开“设置单元格格式”对话框，选中“锁定”复选框，单击“确定”按钮。
（3）切换到“审阅”选项卡，在“更改”中单击“保护工作表”按钮，在弹出的“保护工作表”对话框中输入保护工作表的密码，单击“确定”按钮，然后在随后弹出的对话框中确认密码。
20.利用公式求值来验证公式的正确性
使用公式运算数据时，当出现了错误提示时，可以借助“公式求值”的功能来对公式的每一个步骤进行检查。
（1）选择保存公式的单元格，单击“公式”选项卡，在“公式审核”区域中单击“公式求值”按钮，弹出“公式求值”对话框。
（2）在“公式求值”对话框中有“步入”和“步出”两个按钮，其中单击“步入”按钮之后，公式将读取运算数值，单击“步出”按钮，将数值输入到公式中，单击“求值”按钮计算出每一步骤的值，通过反复地计算每个步骤的值，就可以知道公式中的错误所在。
21.利用错误检查功能来检测公式
当输入公式时，如果出现公式错误的提示，可以通过“公式审核”选项卡中的错误检查功能来快速查找公式中存在的错误。
（1）选择错误公式的单元格，单击“公式”选项卡，在“公式审核”中单击“错误检查”按钮，打开“错误检查”对话框。
（2）在“错误检查”对话框中给出了错误造成的原因，单击“下一个”按钮来检查公式中存在的其他错误，也可以单击“在编辑栏中编辑”按钮，进入公式编辑栏来更改公式中存在的错误。
22.运算结果出现“#####”的解决方法
在使用函数或公式运算过程中，若没有得出预期的结果，而是显示“#####”。导致这样错误出现的原因有：
原因一：
运算结果的长度超过了默认单元格的宽度。解决的方法是调整单元格至适合的宽度。
原因二：
某些特殊运算产生了负值，如时间或是日期的运算结果出现了负值，即会出现“#####”。
这主要是时间公式引用了不正确的参数所致。解决的方法为：切换到“公式”选项卡，在“公式审核”中单击“审查错误”按钮，进入检查程序，检查公式中的错误。
23.无法创建组合图表的原因
在Excel中，可以为同一个图表内的各个系列指定不同的图表类型，以显示图表中多种类型的信息，这就是组合图表，例如可以创建一个折线图与柱形图的组合图表。
但有时在创建组合图表时，会弹出提示框，表示组合图表无法创建。
产生这个错误提示的原因主要有以下几个：
1．二维和三维图表不能组合。
2．不同类型的三维图表之间（如三维条形图和三维柱形图之间）不能组合。
3．气泡图不能和其他类型的图表组合。
因此，要正确的创建组合图表，必须要符合以上的三个原则。
24.将水平分类坐标轴反转
生成的图表中，水平分类轴中的项目是按照单元格的排列顺序自动生成的，有时我们希望将其按照相反的顺序排列。
（1）选中图表，执行“图表工具”→“坐标轴”→“主要横坐标轴”→“其他主要横坐标轴选项”命令。
（2）打开“设置坐标轴格式”对话框，选中“逆序类别”复选项，单击“关闭”按钮，可将水平分类坐标轴反转。
25.让折线图变平滑
创建的折线图中，其折点处默认为角点，将折线图角点设置为平滑效果的步骤如下：（1）选中折线图中的数据系列。
（2）单击鼠标右键，选择“设置数据系列格式”命令。
（3）弹出“设置数据系列格式”对话框，选中左侧列表中的“线型”，在右侧选中“平滑线”复选框。
（4）单击“关闭”按钮。
26.避免三维图表中不同系列的数据标志相互遮掩
在三维图表中，尤其是系列比较多的时候，不同系列的数据标志由于位于图表中的深度不同，常常发生相互遮掩的现象，如三维柱形图中，前排较高的数据标志就容易遮掩后排较低的数据标志。
改变三维图表的视图可以解决这个问题，具体操作如下：
（1）选中三维图表，执行“图表工具”→“布局”→“三维旋转”命令。
（2）弹出“设置图表区格式”对话框，在这里可以设置具体的旋转和透视效果，以便可以让图表中显示尽量多的数据标志。
27.用图片填充图表系列
（1）事先准备好需要使用的图片。
（2）选中数据系列，执行“图表工具”→“布局”→“设置所选内容格式”命令。
（3）弹出“设置数据系列格式”对话框，在左侧选中“填充”项，在右侧选中“图片或纹理填充”项，单击“文件”按钮。
（4）弹出“插入图片”对话框，选中事先准备好的图片，单击“插入”按钮。
（5）返回“设置数据系列格式”对话框，选中“层叠”项，表示将图片堆积填充在所选系列中。
（6）单击“关闭”按钮。
28.解决折线图的显示问题
引起此类问题的原因是图表类型使用不当。
（1）选中折线图。
（2）执行“图表工具”→“设计”→“更改图表类型”命令。
（2）弹出“更改图表类型”对话框，选中“带数据标记的折线图”，单击“确定”按钮。
29.将图表输出到Word中
有时，我们需要将制作的图表输出Word中使用，操作步骤如下：
（1）在Excel中选中并复制图表。
（2）切换Word中，在文档的适当位置使用“粘贴”命令，这时，我们就在文档中插入了一张Excel图表。同时，在图表右下角显示“粘贴选项”智能标记。
（3）单击“粘贴选项”按钮的下拉箭头，在列表中显示出相应的粘贴选项，选择相应的选项可以更改粘贴图表的方式。
30.绘制正圆或正方形
如果要绘制正圆或正方形，只需单击“矩形”或“椭圆”按钮，然后在要绘制图形的开始位置处按下鼠标，按住Shift键不放拖动到结束位置后，松开鼠标左键，即可绘制出正圆或正方形。
31.绘制曲线时取消刚绘制的错误点
在绘制曲线过程中，如果所单击的位置错误，那么可以返回而不必重新绘制图形，具体方法是按键盘上的Backspace键，此时可退回到上一个绘制的点上。
32.选择隐藏的图形
如果要选中的图形对象隐藏在其他的图形对象之下，则可以使用Tab键或者用Shift+ Tab键来选定该图形对象。
33.不让序号列参与排序
在对数据按行排序时，序号列也会参与排序，这样很容易造成数据错乱，此时，可以进行如下操作：
（1）在序号列与正文列之间插入一个空列。
（2）将活动单元格定位在正文列中再进行排序，序号列就不会参与排序了。
为了不影响显示美观和正常打印，可将这一空列隐藏起来。
34.使用鼠标拖动来插入图片
打开图片所在的文件夹，选中要插入的图片，拖动图片到工作表中即可快速插入图片。
35.在图片中添加文本
选择“插入”选项卡，在“文本”选项组中单击“文本框”按钮，选择文本的显示方式，如“横排文本框”，在图片上拖动鼠标，创建出一个文本框，输入文本即可。
36.更新数据透视表
创建了数据透视表后，如果源数据发生了变化，数据透视表不会自动改变，此时想要刷新的话，可以按F5键，或用鼠标右键单击，在弹出的菜单中选择“刷新”命令。
37.快速清除数据透视表
当不需要使用数据透视表的时候，可以快速删除它。
（1）单击数据透视表的任意单元格。
（2）选择“选项”选项卡，在“操作”中单击“选择”按钮，选择“整个数据透视表”项。
（3）按Delete键，删除数据透视表。
38.改变数据透视表的显示方式
如果要改变数据透视表的显示方式，可以进行如下操作：
（1）单击数据透视表的任意单元格。
（2）选择“设计”选项卡，在“布局”中单击“报表布局”按钮，根据需要选择“以压缩形式显示”、“以大纲形式显示”或“以表格形式显示”选项。
39.快速在每个项目插入空行
在较为密集的数据透视表中，为了方便区分不同的项目，可以在每一个项目后插入空行，具体操作如下：
（1）选择数据透视表。
（2）选择“设计”选项卡，在“布局”选项组中单击“空行”按钮，选择“在每个项目后插入空行”项。
40.将数据透视结果分组
对于项目较多的数据透视结果，可以对它进行手工分组。
（1）选择需要分组的内容。
（2）选择“选项”选项卡，在“分组”选项组中单击“将所选内容分组”按钮。
（3）当不再需要分组显示时，选择分组，选择“选项”选项卡，在“分组”选项组中单击“取消组合”按钮。
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