XX临河风景项目文件及资料管理制度
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2015年5月21日
1 目的
基本建设项目的档案文件资料工作是基本建设工作的重要组成部分，是工程建设、竣工验收、竣工验收备案、交付使用的必备条件，是对工程进行检查、维护、管理、使用、改建、扩建的依据和凭证。项目部相关人员必须在施工过程中按照各自职责和工作内容完整的收集、积累技术文件材料，建立技术档案，并把这项工作作为整个施工项目的重要组成部分。
建立和健全工程档案文件资料管理办法，是为了通过各种有效手段和制约机制，确保建档工作按照规范要求与建设进度同步，达到收集齐全、内容准确、整理系统、提交及时的目的。
2 职责
2.1 总工程师是工程文件和资料的主管领导。
2.2 前期办公室主任负责前期工作文件及附件1、附件2中标明的文件和资料的收集、积累，并定期向资料管理员移交。
2.3 总工办主任收集规划阶段、设计阶段及施工阶段与设计有关的文件和资料，并定期向资料管理员移交文件和资料（详见附件2）。
2.4 组团项目经理负责施工阶段的施工文件和资料的收集和积累，在工程竣工后移交给资料管理员（详见附件2）。
2.5 安全总监负责收集施工阶段安全生产、文明施工的有关资料，工程竣工后移交给资料管理员（详见附件2）。
2.6 资料管理员负责项目部在全过程管理中所形成的文件和资料的收集、积累工作。
2.7 总工程师负责移交资料的审签批准。
3 资源配备
3.1配备专职资料员一名。
3.2配备微机一台。
3.3 配备资料柜两个。
4 管理内容及要求
4.1 规程、规范、标准图集保存、发放、回收等管理。
4.1.1 根据本项目的实际需要，由专职工程师根据项目工程需要提出本专业需购买规程、规范及标准图目录，经总工办主任审查，总工程师批准后，交前期办公室主任购买。
4.1.2 所购买的规程、规范、标准图册必须开具发票，经资料管理员验收并在发票后面签字后，凭发票报销。
4.1.3 资料管理员对所有规程、规范、标准图册应建立台帐，列出目录，规范管理。
4.1.4 各专职工程师根据工作需要，可直接向资料管理员借阅有关规程、规范和标准图册，但必须办理借阅手续，用后归还，若有丢失应按原价赔偿，借阅登记表见表1。
4.1.5 工程结束后，资料管理员负责向公司档案室移交全部规程、规范和标准图册。
4.2 文件和资料管理内容及要求
4.2.1 项目部形成的文件和资料必须装订成册，并使用统一封面，由工程部形成的文件和资料，使用封面1，由前期办公室形成的文件和资料使用封面2，规章制度使用封面3。
4.2.2 必须签字齐全，并签有日期。
4.2.3 文件或资料编制完成后，必须把原件交给资料管理员存档。
4.2.4 文件和资料的传递。
4.2.4.1 需要传递给地产公司的文件和资料，由资料管理员转请前期办公室主任传递，需要传递给监理单位、施工单位、分包单位的文件和资料，经组团项目经理和专业工程师签阅后由资料管理员传递给对口资料管理员。
4.2.4.2 资料管理员在接到需要传递的文件或资料后，在24小时内按程序下传，接阅人签字。
4.2.4.3 资料管理员必须用表2、表3及时建立文件和资料台帐。
4.3 施工图纸的管理内容及要求
4.3.1 在接到技经部分发的施工图后，应按表2登记建帐
4.3.2 在接到施工图48小时内，资料管理员应发到对口的资料管理员及相关人员，并按表要求登记建帐。
4.3.3 图纸分发单位及份数见表4。
4.4 工程设计修改通知单、工程联系单、材料代用申请单管理内容及要求。
4.4.1 资料传递程序为工程部长组团项目经理专职工程师
4.4.2 资料管理员接到工程设计修改通知单、材料代用申请单后，应按表5及时建帐。
4.4.3 管料管理员接到工程设计修改通知单、材料代用申请单后，应立即传递给专职工程师，并按表6建帐。
4.4.4 专职工程师接到工程设计修改通知单、材料代用申请单后，应按表5及时建帐。
4.4.5专职工程师接到工程设计修改通知单、材料代用申请单后，应在24小时内传递给监理，并按表6建帐。
4.4.6 工程联系单的接收、发放由组团项目经理按表7管理，工程结束后移交给资料管理员。
4.5 施工单位提交竣工资料的内容和要求
4.5.1 施工单位承包项目的竣工资料由施工单位负责编制，并应与施工进度同步编制。监理单位负责检查，专职工程师负责抽查。
4.5.2 竣工资料的份数，施工单位应提交2份竣工资料，一份交项目部，一份交城建档案馆。
4.5.2.1 施工单位提交给项目部的竣工资料，其案卷构成和质量要求及竣工图编制的质量要求，详见附件3。
4.5.2.2 施工单位提交给城建档案馆的竣工资料，其案卷构成和质量要求及竣工图编制的质量要求，按城建档案馆的要求执行。工程竣工后由李景明组织施工单位有关人员向城建档案馆移交。
4.6 监理单位的资料
4.6.1监理单位的资料由监理单位负责编制。
4.6.2 监理单位应向项目部提交一份完整的监理资料，其资料目录见附件2。4.6.2.1 监理资料的组卷和质量要求见附件3。
4.6.2.2 监理资料卷册编号：
CD-LL-01-01 表示XX地产公司临河风景项目监理资料第一卷第一册
4.6.3监理单位应向城建档案馆提交一份监理资料，并由李景明负责组织监理单位有关人员向城建档案馆移交监理资料。
4.7 建设单位形成的文件和资料
4.7.1 案卷构成见附件2。
4.7.2 质量要求见附件3。
4.7.3 案卷编号：CD-LC-01-01，表示XX地产公司临河风景项目建设单位形成的文件和资料，案卷编号为：第一卷第一册，并以此类推排列。
4.7.4 建设单位形成的文件和资料由资料管理员负责整理，装订成册，经总工程师审查确认合格后，由资料管理员负责向地产公司移交。
4.8 竣工验收备案资料
4.81 竣工验收备案工作由李景明负责。
4.8.2 在竣工验收备案时，建设单位、施工单位、监理单位应提出的文件、证件和资料，详见附件4。
附件1
附件2：
交XX房地产开发有限公司档案室文件和资料
附件3：
竣工资料的案卷构成和质量要求及竣工图编制质量要求
1 竣工资料的组卷要求。
1.1 竣工资料以单位工程作为组卷单位。 1.2 卷号的排列与栋号排列相同。
1.3 每卷竣工资料的构成及编号：以1号楼为例。
CD-LJ-01-01 ：表示XX 地产公司临河风景项目土建竣工技术资料第一卷（1号楼）
第一册：开工报告、设计交底及施工图会审纪要、设计变更单、材料代用单、技术签证。
CD-LJ-01-02：表示第一卷（1号楼）第二册：施工检查记录、隐蔽工程记录、测量定位。
CD-LJ-01-02-01：表示第一卷第二册第一分册：施工检查记录 CD-LJ-01-02-02：表示第一卷第二册第二分册：隐蔽工程记录
CD-LJ-01-02-03：表示第一卷第二册第三分册：测量定位记录、沉降观测记录
CD-LJ-01-03：表示第一卷第三册：原材料及构配件检验、检测报告、合格证、施工试验报告、主体检测报告、见证记录。
CD-LJ-01-03-01：表示第一卷第三册第一分册：原材料及构配件检验、检测报告、合格证。
CD-LJ-01-04：表示第一卷第四册：检验批、分项、分部质量验收记录。
CD-LJ-01-05：表示第一卷第五册：电气竣工资料（包括电梯）
CD-LJ-01-05-01：表示第一卷第五册第一分册：设计交底及施工图会纪要、设计变更单、
材料代用单、技术签证单。
CD-LJ-01-06：表示第一卷第六册：水暖、通风竣工资料
CD-LJ-01-06-01：表示第一卷第六册第一分册：给排水竣工资料 CD-LJ-01-06-02：表示第一卷第六册第二分册：采暖竣工资料 CD-LJ-01-06-03：表示第一卷第六册第三分册：通风竣工资料 CD-LJ-01-07：表示第一卷第七册：中间验收及竣工验收资料 CD-LJ-01-08：表示第一卷第八册：竣工图
CD-LJ-01-08-01：表示第一卷第八册第一分册：土建竣工图 CD-LJ-01-08-02：表示第一卷第八册第二分册：水暖竣工图 CD-LJ-01-08-03：表示第一卷第八册第三分册：电气竣工图、
2号楼）第一册
2号楼至41号楼的竣工资料除卷号外，其余内容均相同。
1.4 在每卷第一册前面应有竣工资料移交签证（见表8）技术资料责任人汇总表（见表9）。
2 文件资料质量要求
2.1 文件资料字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字手续完备，分部工程质量验收记录表、质量评估报告、单位工程竣工验收报告、备案申请表中的签字必须相同。
2.2 文件材质优良，不得用易褪色的材料（红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔）书写，应用碳素墨水或蓝黑墨水书写。
3 案卷的编目
3.1 编写案卷页号
3.1.1 案卷内的技术文件均以书写内容的页面编写页号。
3.1.2 页号编写位置：单面书写的技术文件材料在右下角编写页号，并用编码机打号。
3.1.3 案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。
3.2 案卷封面的编制
3.2.1 案卷封面用180克皮纹纸印制。见表10。
3.2.2 编制单位：填写案卷内文件材料的形成的单位
3.2.3 编制日期：填写案卷内文件材料的起止日期。
3.2.4 保管期限：不填。
3.2.5 密级：不填。
3.2.6 档号填写案卷编号。
3.3 卷内目录：卷内目录式样见表11。
3.4 卷内备考表的编制
3.4.1 卷内备考表的试样见表12。
3.4.2 卷内备考表要标明案卷内文件材料的件数、页数及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。
3.4.3 卷内备考表排列在案卷内文件材料的尾页之后。
4 案卷装订的要求
4.1 案卷必须装订，采用装订机装订。
4.2 案卷内不同尺寸的文件材料要折叠为统一A4幅面。如幅面小于规格，可用60克白纸进行4角托裱。
4.3 案卷装订时必须取掉金属物。
4.4 装订成册后应装入由国家档案局监制的档案盒内。按资料的厚度分别装入厚度为20、30、40、50、60mm的各种盒。
5 竣工图编制的质量要求
5.1 编制的各种竣工图必须用新兰图。
5.2 凡按图施工而没有变动的，由施工单位在原施工图（新兰图）标题栏上方加盖“竣工图”章，且签字齐全，标识后即可做为竣工图。
5.3 凡有一般性设计修改且有设计变更通知单的，在原施工图（新兰图）上修改，将变更部分用碳素笔圈划。圈划部位盖箭头章，在章内填写变更单编号，同时，在变更通知单右上角标注XXX图号，变更通知单和图纸分别组卷。
5.4 凡结构形式、工艺、平面布置等重大改变，及图面变更面积超过25%的，应重新绘制竣工图并加盖竣工图章，重绘图按原图编号，未尾加注“竣”字；或在新图图内注明“竣工阶段”。
5.5 总平面图和地下综合管线图必须重新绘制竣工图。
5.6 竣工图纸应叠成297mm×210mm手风琴式的标准幅面，标题栏450正面折在右下角。
5.7 竣工图章的使用。
5.7.1 当竣工图无修改时，使用通用竣工图章见图1。
5.7.2 当施工图有修改时，使用竣工图签注章见图2。
附件4：
建设工程竣工验收备案资料
为了加快备案资料审查速度，各单位应按以下要求提供齐全的资料。
建设单位提供以下资料（21项）。
施工单位提供以下资料（14项）
监理单位提供以下资料（10项）
某工程项目资料管理制度 为加强本项目施工技术管理,完善工程质量技术资料的收集、存档工作，保证工程竣工结算及工程交工验收的顺利进行，根据《××市建设工程文件材料整理和档案移交工作办法》,及公司有关文件资料档案工作的有关规定，特制定本办法。望项目各有关人员密切配合，共同遵照执行。 一、工程技术资料填写的要求 1、相关文件 《建筑工程竣工验收统一用表填表说明》（××市档案馆） 《建筑工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001） 2、资料填写内容必须真实可靠、数据准确、资料的形成与工程形象进度同步。资料所记载的内容必须与实际图物相符，并按规定已通过了一定的审批、检查、验收程序，负有责任的各方在资料指定位置上签署意见，签名或盖章并注明时间。 3、作为工程档案，必须用黑色签字笔或碳素钢笔及单面黑色复写纸书写，要求字体端正、清晰易辨、严禁涂改。 二、主要工程技术资料填写要求及责任人 1、工程基线复核单、单位工程座标定位测量记录、垂直度观测记录、建筑物沉降观测记录，由测量人员按单位工程分层数填写，交项目总工核定。要求所填数字准确无误，所绘简图上各测点应编号，表中应有测量者、校核者签名。由测量员交项目资料员一式四份（含原件二份）。 2、质量、安全整改通知单由质量安全组填写，令工长限期整改，复检无误后，将结果记录在上。由质量员、安全员交项目资料员一式三份（含原件一份）。 3、隐蔽工程验收记录，由负责所办隐蔽工程内容的工长在下一道工序施工前办理。隐蔽记录上应有施工部位及隐蔽项目，重点写出施工及修改依据、质量情况，必要时绘出简图。并须报质检员验收签字、经项目自检合格后，由各相关工长向监理公司工地代表签字及盖章认可。资料填报及所有签字盖章完毕后交项目资料员一式四份（含原件二份）。 4、检验批验收记录，由各主管工长负责填写，要求填写规范，签字盖章齐全，由各主管工长向监理公司工地代表签字及盖章认可。资料填报及所有签字盖章完毕后交项目资料员一式四份（含原件二份）。 5、各分项工程施工安全质量技术交底卡，由负责施工的工长填写。主要是对施工
1 目的 对技术文件资料保持完整性、正确性和统一性实施有效控制，确保各有关场所使用的技术文件资料是有效版本。 2范围 适用于质量体系有关技术文件资料的控制。 3职责 3．1研究所负责技术文件资料的编写、更改、管理、复制、发放、回收处理。3．2 其他相关部门及各生产厂，负责各自技术文件资料的管理。 4管理内容 4．1技术文件资料管理通则 4．1．1技术文件资料可以是多种媒体形式包括图纸、工艺文件、技术标准、电子文档等，是公司的法定文件之一，属公司机密，全公司员工都有义务妥善保管。未经许可，个人不得私自对保密的技术资料进行拷贝、复印、描图、晒图，不得私自带离公司。如果采取非法手段获取不属于其工作范围之内的公司保密技术资料，并将其泄露，给公司造成重大损失的，公司将依据我国有关法律条款追究其法律责任。4．1．2技术文件资料是指导生产、检验生产的唯一依据，技术文件资料的修改权属公司研究所，并由授权人实施，其他任何个人只有建议权。 4．1．3技术文件资料管理的范围包括：产品图样及设计文件、技术协议、技术合同、企业标准和外来图样、标准等。
4．1．4 各部门使用的有效版本技术文件资料，应有相关记录，并按本管理制度实施管理。所有生产和管理使用的技术文件资料符合规定的有效的，任何部门和个人不得以任何理由违规擅自复印图纸工艺，更不可以正式用于生产和管理。 4．1．5 各类技术文件资料在发布前按程序规定的授权应审批其适用性。 4．1．6 各类技术文件资料按归口部门确定的发放范围和定额进行发放。 4．2 研究所负责组织技术文件资料编制、更改及实施控制管理 4．2．1各类技术文件资料的更改必须符合规定程序,在技术文件资料或相应附件上应标明更改内容，并做好记录。符合Q/CG 107-2002《产品图样及设计文件更改办法》和Q/CG542-2002《工艺文件更改办法》的要求。 4．2．2为确保各个场所使用的文件均为有效版本，其标识按以下规定： a)、发放的技术文件资料应盖有研究所确认有效版本印章，各使用部门应在其使用的技术文件上盖有部门印章； b)、技术文件资料均以新版本替代老版本，同时回收老版本，在新版本未颁布之前，老版本仍然为有效版本。 c)、根据《CG.QP.04.01文件控制程序》质量体系程序文件的规定，原则上在每年的一季度内安排一次对图纸、工艺技术文件的定期评审确认，确认时由研究所统一发放确认通知及年度确认章，由各技术文件使用单位执行。对符合4.2.2 a）和b）条款规定、盖有研究所确认有效版本印章和盖有使用部门印章标识的有效版本的图纸、工艺技术文件资料，由生产厂（处室）技术资料管理人员盖上由研究所发放的本年度确认章，作为当年度对图纸、工艺技术文件的定期评审确认。 4．2．3文件的更改应注意技术的接口。例如：设计图样更改，涉及其他零部件及工艺文件、采购文件、检验文件等时，相应文件同时更改，以保证文件的统一性。4．3技术文件资料的生产管理
文件资料管理制度 1 公文处理办法 1.1总则 1.1.1为做好指挥部公文处理工作，促进公文处理规范化、制度化、科学化，提高工作效率和公文质量，根据《国家机关公文处理办法》和中铁五局公文处理的有关规定，结合指挥部实际，制定本实施细则。 1.1.2公文是具有法定效力和规范体式的公务文书，是指挥部依法经营和进行公务活动的重要工具。 1.1.3公文处理是指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。 1.1.4公文处理应当贯彻党政分开、实事求是、精简高效的原则，严格执行国家保密法律、法规和企业有关保密规定，做到及时、准确、安全。 1.1.5综合部是公文处理的管理机构，主管指挥部或项目部的公文处理工作，统一负责本指挥部或项目部公文的收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。 1.1.6指挥部或项目部综合部应明确专(兼)职人员负责公文处理工作，专(兼)职人员应当相对稳定。架子队应指定一名专（兼职）人员负责架子队公文处理工作。 1.2公文主要种类 指挥部以编正式文号确定的公文种类有9种，凡编有文号的正式公文，均应在以下9个文种范围内准确使用文种。 1.2.1决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位和人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。 1.2.2通知：适用于批转下级单位公文，转发上级和不相隶属单位公文；发布规章；传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项；任免和聘用干部。 1.2.3通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情
况。 1.2.4报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出建议，答复上级单位的询问。 1.2.5请示：适用于向上级单位请求指示、批准。 1.2.6批复：适用于答复下级单位的请示事项。 1.2.7函：适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题；请求批准和答复审批事项。 意见。：适用于对重要问题提出见解和处理办法。 会议。纪要：适用于记载和传达会议情况和议定事项。 1.3公文格式 公文一般由发文机关、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发时间等部分组成。 1.3.1发文机关应当写全称或者规范化简称；联合行文，主办机关应当排列在前。 1.3.2秘密公文应当分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”及保密期限。 1.3.3紧急公文应当分别标明“特急”、“急件”； 1.3.4发文字号应当包括机关代字、年份、序号。联合发文，只标明主办机关发文字号。 1.3.5上行文应当在首页注明签发人姓名。其中，“请示”应当在文尾附注处注明能对该公文咨询做出答复的联系人的姓名和电话。 1.3.6公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容，一般应当标明发文机关，并准确标明公文种类；标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。 1.3.7主送机关指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。 1.3.8公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。如附件页数较多不能与主件一并装订，则应在单独装订的附件首面左上角注明主件
公司文件资料归档管理制度 为了更进一步规范公司的文件资料管理,完善公司文件资料的归档, 实现公司全方位规范化管理的需要,特制定本制度。 一、文件、资料的来源和范围 文件、资料的来源有两种：接收和发放。 1、接受到文件时填写《文件接收登记表》和《文件移交登记表》。 2、发放的文件填写《文件发放登记表》和《文件移交登记表》。 文件、资料的来源范围分为：公司内部文件、总公司文件和外来文件。 二、公司文件、资料归档的范围和归档分类 本公司文件、资料应归档分类和归档范围如下: 1、行政类: 本公司对内和对外已行文的规章制度、规定、决定、决议、通知、通报、请示、报告、批复、函件、会议纪要、公司各类证照。 2、经营业务类: 公司规划、年度计划、经营情况、委托书、协议书、合同、项目方案等。 3、人事类: 劳动人事档案、劳动工资档案等。 4、政府类：政府下发至公司的各类文件。 5、财务类:各种财务票证、票据,财务审计档案,会计档案,统计资料等。 6、音像类: 公司具有保存价值的图纸、软件、照片、光碟、音像等。
三、公司文件、资料归档的编制及编号 公司文件、资料的归档编制和编号应遵循和符合: 统一归类、清晰明了、轻重有别、“一案一号”、便利查阅和保管的原则。遇有一案归入多类者应先确定其主要类别进行编号。 1、本公司所有应归档的文件、资料,一律为文件的来源、文件的范围和部门头一个字的汉语拼音首字母大写合并来做编号之首。如：公司办公室的编号首为FNB;总公司财务部发来的文件编号为SZC;燃气协会人事部发来文件为SWR。 2、公司文件、资料的归档分类按本制度第一条进行分类,代码为: 1行政类; 2经营业务类; 3人事关类; 4政府类；5财务类; 6音像类。 3、公司文件、资料的归档编号按照入档时间的先后,以年月日加十位进行归编。 4、公司文件、资料的归档,应根据文档性质的重要性和阅读级别区分文档的重要性和受保密度。分为“一般级”“重要级”“机密级”。以“A”代表一般级,“B”代表重要级,“C”代表机密级。“A”一般级文档包含: 公开发布的公司经营发展大纲、经营战略和经营方针、各类通知和通告、任命、年度总结和领导讲话、一般性会议纪录等。“B”重要级文档包含:公司重要会议纪要、重要经营项目及决策、经营合同、公司经营情况、重要项目资料、项目合同协议等,人事档案薪资性档案、劳动合同,技术资料,财务资料等。“C”机密级文
项目档案管理制度 第一章总则 第一条编制依据：为强化项目公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，根据集团公司档案管理相关规定并结合项目公司的具体情况制定本制度。第二条定义：本制度中的档案，是指在开发项目过程中形成的对公司具有利用保存价值的文字、图表、声像、电子数据等各种形式的文件材料的总和， 是各项工作、活动的真实记录和原始凭证。 第三条目的：在工程管理及项目施工全过程中，妥善处理和保管由项目部管理的工程文件，以便于归档、收发、查阅、结算及移交归档等一系列相互 关联、衔接有序的工作。 第四条遵循原则：应当遵循“及时整理，分类清晰，检索方便，收发有据。” 的原则。 第五条保密原则：档案管理过程中需做到合理利用，并注意适度保密，确保公司利益不受损害。 第六条归口部门：工程中心为项目档案的归口管理部门，工程助理为本制度的具体执行人（项目兼职档案管理员）；公司综合部为公司档案归口管理 部门，综合部档案主管为本制度执行监督人。 第二章工程档案收集、分类、整理 第一条工程档案收集管理依据：《建筑安装工程竣工档案移交书》、《市政基础设施工程竣工档案移交书》、《万国公司档案管理作业指引》。 第二条项目档案分类整理及编号管理：工程中心工程助理负责按照公司作业指引要求整理、编号。2.2附表
第三条档案交接管理：任何个人不得据为己有或者拒绝文件材料归档，工作变动或因故离职时应将形成的档案向本部门兼职档案管理人员移交清楚，并编制移交清单， 部门领导签字认可，不得擅自带走或销毁任何档案。交接人员如未按规章制度办 理交接手续，每发现1次扣1分，部门领导扣2分，如今后出现档案原件缺失的， 发现一次，交接人扣2分，部门领导扣4分。 第四条与其他部门共同参与事项所形成的档案材料，由主办部门负责档案的收集、整理、归档，并做好部门资料备查交接工作。 第五条移交归档管理：分即时存档、短期非即时存档、长期非即时存档三类，即时存档文件在公司综合部盖章备案时直接移交归档；短期非即时存档文件在公司综合部 备案盖章后3-5个工作内完成后续工作移交归档，超过约定归档时间的，每延迟1 天扣0.5分（特殊情况可酌情考虑不扣分，但必须在障碍解除后7天内完成移交）， 并做好文件收发登记记录表；长期非即时存档文件，基本指由施工单位和监理单 位在工程施工管理中形成的施工管理资料，在项目竣工验收时2个月内移交公司
项目监理部工程资料 收集、整理、组卷和归档办法中咨工程建设监理公司 第二事业部 2010年10月
前言 为规范中咨工程建设监理公司第二事业部建设工程资料管理，进一步提高部门工程建设监理的水平，部门依据北京市建筑工程资料管理工程（DB11/T695-2009），结合我公司业务文件资料归档有关文件要求和部门具体情况编制了本《项目监理部工程资料现场收集、整理、组卷和归档方法》。为方便各项目监理部在进行资料管理时，有一个可参考的文件支持，分四个部分做了具体介绍。由于本《项目监理部工程资料现场收集、整理、组卷和归档方法》主要是根据北京市和公司对民用建筑项目的相关要求编制的。电力行业或北京以外的建设工程监理项目在使用《项目监理部工程资料现场收集、整理、组卷和归档方法》时，应首先满足电力行业和当地政府主管部门相关规定的要求。 由于时间仓促，本《项目监理部工程资料现场收集、整理、组卷和归档方法》中难免有不足之处，请部门各项目监理部在资料管理的操作过程中，提出宝贵的修改意见，以便再版时改进，。 中咨工程建设监理公司第二事业部 2010年10月
目录
第一部分监理资料的基本规定
一、总则 1、项目监理部在业务工作中资料管理形成的全部档案，是项目监理部针对工程施工过程中到工程竣工结束整体监理工作的真实记录，为有效指导项目部加强档案的科学管理，更好地为公司各项工作服务。根据行业标准《建筑工程资料管理规程》和公司发布《中咨监理公司文件整理归档与档案管理办法》及监办公【2003】20号《中咨工程建设监理公司业务文件资料归档管理办法》的通知及相关文件结合项目监理部实际情况，制定本办法。 2、根据国家集中统一管理档案的原则，各项目监理部在业务工作中形成的各种具有保存价值的文字、图表、声像材料及计算机盘片等，实行由各项目监理部分别整理归档、公司档案室集中统一管理。任何个人不得据为己有或随意销毁。 3、项目部资料收集、整理、编制工作在项目部总监领导下，由项目部工程资料人员管理，在业务上接受上级档案管理部门的指导、监督与检查。 4、项目部在档案工作中必须贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策、法规等。 5、项目资料管理人员工作的基本任务是： ①管理项目部工程各专业资料的档案，负责档案的接收、整理、保管、统计和档案归档等项工作。
公司档案资料管理制度 第一条为了规范公司档案资料管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。 第二条档案管理机构及其职责 1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合办公室的统筹管理；二级管理是指各部门的档案资料管理。 2、综合办公室负责公司所有档案资料的统一收集管理，各部门的内勤负责本部门档案资料的使用管理。 第三条归档制度 1、凡是属于公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件、制度、资料均属归档范围。 2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理。 3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，综合办公室保存复印件。 4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备
查。 5、业务活动中涉及金融财税方面的资料，由经营管理部按《中华人民共和国会计法》的相关规定保存原件；属于人力资源方面的资料，由综合办公室人力资源保存原件；属于工程建设方面的，由工程后勤部保存原件。 6、公司对外签订的经济合同，应由经营管理部及合同执行（或签订）部门各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由经营管理部保存原件。 7、归档范围外的资料包括各部门收集的客史档案、客情通报、经营数据分析、部门下发的内部通启、工作联络单、以及经营部门的小票等由各部门自行保管。 第四条档案资料保管制度 1、公司要设立存放档案的专门库房，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。 2、档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学，以便于查找。 3、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期限，每年年终据此进行整理、剔除。 4、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。
针对项目开发公司工程资料管理制度 第一条：为了规范公司工程档案管理工作，充分发挥工程档案、技术文档在整个工程建设质量及成本控制方面起到积极的作用，制定本管理制度 第二条：工程资料管理员职责 2.1负责项目建设工程技术资料的形成、积累、保管和整理、立卷归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。 2.2、坚持平时整理。根据工程项目的不同阶段所形成的资料文件，制定案卷类目，合理分类存放，便于利用和归档。 第三条：工程资料归档管理范围 凡是工程项目建设过程中所形成的资料，包括以下几方面 3.1工程项目前期立项报建批文 3.2各专业设计施工图、设计修改变更图纸或通知单 3.2工程施工图预算、招投标资料 3.4工程建设过程中形成的工程签证、涉及质量及变更的工程管理函3.5各专业工程施工合同、协议 3.6相关的会议纪要及内部联系单 3.7各专业工程竣工图、竣工资料 3.8各项目工程竣工验收资料，各种政府部门验收批文 第四条：工程文件收发及管理规定
为加强工程文件收发管理，理顺传递关系，并按工程进度做好工程文件的提供利用，特制定本条规定。 4.1 工程文件接收 4.1.1各单位提供给工程部的工程文件（工程技术文件、图纸资料）由档案资料员统一接收 4.1.2工程部其它部门或个人从外单位带回或通过其它途径收到的具有保存价值的工程文件，一律交档案资料员。 4.1.3档案资料员对接收的工程文件资料，必须进行数量和外观质量检查，发现问题应及时通知移交单位补发。 4.1.4档案资料员对接收工程文件应及时建立工程文件接收登记帐4.1.5登记完毕的工程文件，应及时予以处理，在保证归档份数后，应按工程部领导审定的工程文件分发表及时分发给有关单位和部门。 4.1.6对接收的密级文件资料，要严格按保密规定妥善收存，并认真执行密级文件资料的借阅规定。 4.2 工程文件资料发放 4.2.1关于工程文件资料发放，由档案资料员根据上级领导审定的资料分发表进行发放，如对外单位，则根据相关合同规定的份数分发，如施工单位，不足部份由施工单位委托资料员向设计单位提出增加施工图供应数量，费用由施工单位自理。 4.2.2分发的图纸资料应建立资料分发台帐，资料分发台帐应留存备查。
公司文件资料管理制度1 公司文件管理制度 1.目的：为适应公司全方位规范化管理，做好公司文件管理工作，确保使用文件的统一性和有效性，使之规范化和制度化，特制定本制度。 2.适用范围：本制度适用于公司所有文件的管理。 3.定义：公司文件是传达方针政策，发布公司行政规章制度、指示、请示和答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。 4.文件处理程序：公司各部门都应坚持实事求是、尊重客观、理论联系实际、认真负责的工作作风，努力提高文件质量和处理效率。文件处理必须做到准确、及时、安全，严格按照规定的时限和要求完成。 4.1总裁办负责公司行政文件的编制、发放、登记、存档、更改、回收、作废等管理工作。 4.2公司各职能部门负责本部门的文件编制、编号、登记、存档、更改和专用文件的管理，发放文件必须在总裁办备份存档，并接受总裁办的检查与监督。 5.文件分类：公司的公文主要可分为以下类： 5.1管理制度：适用于公司各部门的规范性程序的明确，包括条例、制度、规定、管理办法。“条例”一般应用于系统性制
度汇编；“制度”一般应用于某一方面职能的明确；“规定”应用于一项具体工作的明确；“管理办法”一般是对条例、制度或规定的细化性操作程序明确。 5.2工作通知：适用于转发上级文件，批转下级文件，要求下级办理和需要共同执行的事项； 5.3人事通知适用于公司人员录用、晋升、调动、降职、奖惩等事项的公布。 5.4工作报告适用于下级因为某项工作对上级进行汇报请示的行文。 5.5会议纪要适用于公司各级会议进行的记录的文件。 5.6对外发函适用于公司因某项事情对外部机构或个人发送的文件。 5.7决定、决议：对重要事项或重大行动做出安排，用“决定”；经会议讨论通过并要求贯彻的事项，用“决议”。 5.8通报：表彰先进，批评错误，传达重要信息。 5.9请示：向上级请求批示与批准，用“请示”。 5.10批复：答复请示事项用“批复”。 瑞普(天津)生物药业有限公司 Ringpu (Tianjin) Bio-Pharmacy Co., Ltd. 6.文件格式：
内部管理制度系列 工程项目文件资料管理制 度 （标准、完整、实用、可修改）
编号：FS-QG-69519工程项目文件资料管理制度 Project document data management system 说明：为规范化、制度化和统一化作业行为，使人员管理工作有章可循，提高工作效率和责任感、归属感，特此编写。 工程项目文件资料的管理包括公司发文、项目对外收发文、418#文件所覆盖的技术资料、其他质量记录等四个方面的内容。 项目资料员在项目技术负责人的领导下，具体负责文件资料的管理工作。 项目各专业工程师及资料员必须具有资料员上岗证。 管理目标是技术资料真实同步，达到长城杯的资料要求;非技术资料编目清晰，便于查阅。 文件资料的日常管理制度 一、文件资料的归档应做到分类保存、编目清晰、标识明确、装订整齐。资料的填写应做到字迹工整、签字齐全，符合《北京市建筑安装施工技术资料管理规定》的要求。 二、项目技术负责人应定期检查各专业工程师内业资料
的收集整理工作，检查资料员的资料归档工作，不定期进行内业工作评比、奖优罚劣。 三、418#文件涵盖的技术资料要求: 1、项目总工组织各专业工程师和资料员学习418#文件。 2、各专业技术资料由本专业工程师负责收集整理。每月月底将本月技术资料移交项目资料员。 3、项目资料员负责技术资料的整理、归档工作，资料归档时应按《北京市建筑安装施工技术资料管理规定》的标准来做。::如果技术资料不符合要求，资料员做以详细记录交给专业工程师，专业工程师应及时补齐。 四、为了加强项目管理，除了418#文件的规定之外，其它质量记录由资料员统一管理。 五、各业务口收集、整理本专业质量记录，定期报送资料员处。资料员进行分类归档。 公司发文管理制度 一、对公司发文进行分类收存，类别为党群类和行政类，行政类分为质量体系文件和非质量体系文件两类。 二、公司发文由项目资料员统一接收，留下分类收文登
公司文件档案管理制度 1 产生目的 为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借阅、统计等工作，特制定本制度。 2 适用范围 适用于公司各种文件、记录、档案资料的管理。 3 正文 3.1 文件资料的收集 3.1.1 收集范围 凡是公司在工作中形成或使用的、办理完毕、具有查考利用价值的文件、电报、各种记录、出版物以及各种图表薄册、照片等都要齐全完整地收集，具体包括以下各项： 3.1.1.1 上级来文 （1）上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料及上级机关颁发的要求公司执行的文件； （2）上级领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料。 3.1.1.2公司文件材料 （1）会议文件，包括本公司重要会议形成的文件和领导的讲话稿等； （2）公司发布（包括转发）的各种正式文件的签发稿、印制稿、重要文件的修改稿；（3）公司的请示与上级批复文件，下级单位的请示与公司的批复文件； （4）公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告； （5）反映公司业务活动和科学技术管理的专业文件材料； （6）公司检查下级单位工作，调查研究形成的重要文件材料； （7）公司的统计报表、统计分析材料（包括计算机盘片等）、财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料； （8）公司党、团和内部组织机构在工作中形成的重要文件材料； （9）公司领导人在公务活动中形成的重要信件、电报、电话记录；从外单位带回公司有关的未经文书处理登记的文件材料； （10）公司基本建设工程施工竣工、购置大中型设备的文件材料，公司直接管理的科研、建设项目的科技文件材料； （11）公司成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简则、人员编制等文件材料；（12）公司的历史沿革、大事记、年鉴、反映公司重要活动的剪报、声像材料、荣誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料； （13）公司制定的工作条例、章程、制度等文件材料； （14）公司干部任免（包括备案）、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、党员、团员、干部、员工名册、报表以及职工的录用转正、定级、调资、退职、退休等工作及干部奖惩等文件材料； （15）公司员工转移工资、行政、党、团组织介绍信及存根； （16）公司财产、物资、档案等的交接凭证、清册； （17）公司编印刊物的定稿和印本、编辑出版物的定稿样本；
《项目部材料管理制度》 材料治理制度 编制： 审核： 审批： 生效： 2017年8月1日
总则 为了完善公司治理体制，加强项目部对材料的采购治理、库存治理及使用治理，防止资源白费，保证生产正常开展，依照国家有关规定，结合我公司具体情形，特制定本治理制度。 本制度的治理范畴包括现有和新增的与生产经营有关的材料，如低值易耗品、各类配件及土建材料。 本制度若有与国家或行业现行标准冲突之处，应以国家标准或行业标准为准。 本制度由阜阳市佰庆建材有限公司编制，有关条款的讲明由项目部负责。 本制度于年月日经公司董事长批准，并自批准日起开始实施。 阜阳市佰庆建材有限公司 董事长： 年月日
目录 一、治理机构的设置 (4) 二、部门职责 (4) （一）材料物资部 (4) （二）工程部 (5) （三）使用部门 (5) 三、治理范畴 (5) 四、材料治理相关人员职责分工 (6) 五、采购打算 (7) 六、请购业务 (8) （一）请购部门 (8) （二）请购单的编制及审批权限 (9) （三）请购申请的撤销 (10) 七、采购业务 (10) （一）采购部门职责 (10) （二）采购作业方式 (10) （三）采购作业处理期限 (10) （四）询价、比价、议价 (10) （五）呈核及审批 (12) （六）订购与合同 (13) （七）进度操纵及事务联系 (15) （八）整理付款 (15) （九）索赔、退货或换货 (16) （十）价格及质量的复核 (17) 八、安全运输和装卸 (17) 九、质量检验及收货 (17) （一）质量检验及收货要求： (17) （二）项目部进场材料验收规定 (18) 十、入库程序 (20) 十一、仓库治理 (22) （一）仓库设置 (22) （二）仓库治理要求 (22)
项目文件资料管理制度及流程 为了保证项目信息沟通流畅，文件资料管理责任明确，根据项目部文件资料管理制度，特制定本制度及流程。 一、本制度执行范围 包括项目所有对内、外函件、通知、文件、技术资料、工程资料等。 二、责任划分 技术部统一管理以下工作内容： 1）统一负责业主、监理、项目管理公司对项目的所有文件、函件、通知、资料，项目所有对业主、监理、项目管理公司的所有文件、资料的收发、打印、归档等管理工作。 2）统一负责监理、设计、对项目所有的图纸、洽商、通知等有关的文件资料及项目所有对监理、设计的有关工程的函件、内部施工方案、措施、技术变更等资料的收发、打印、归档等管理工作。 3）统一负责分包单位对项目所有工程文件资料、函件及项目对分包单位的函件、工程资料、通知的收发、打印归案等管理工作。 4）统一负责公司、地方政府对项目的所有文件、函件、通知、资料，项目所有对公司、地方政府及项目内部有关行政管理文件、资料的收发、打印、归档等管理工作。 三、责任人 1、技术部： 四、文件资料管理规定 1、所有收、发文件必须做好收发记录，并经签字认可。 2、所有内部文件、通知等由打印部门在计算机上存档，不再留书面记录。需书面资料、文件的应用废纸打印。 3、所有收发的函件、通知等必须由指定责任人负责处理，送交有关领导签字，并负责送交有关人员。 4、所有收到的文件、资料必须存档并进行扫描。 5、所有收、发的有关工程的计划、函件等文件资料必须交项目经理（执行经理）审阅。
6、所有发文需提交一份给资料室统一存档，发文部门自存一份。 7、项目对外发出的函件必须使用统一的格式、编号。由项目资料员统一发放。 8、所有工程图纸、变更、技术函件等资料必须保存好，人员变更时必须要做好交接工作。 9、发文时若项目经理（执行经理）不在项目，需电询项目经理（执行经理）后处理，不得私自代签。 10、所有文件资料的管理必须符合有关规定，不得遗失。
项目公司档案资料管理制度 一、总则 1、各项档案资料是公司运行和经营活动中不可缺少的要素，为规范公司档案管理工作并保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，使资料管理标准化、制度化、明晰化，特制定本制度。 2、本管理制度所指档案资料包括：项目报建及政府批复文件、会议前内容提要文件、会议纪要、分公司资料、招投标文件、相关合同协议文件、勘察及检测文件、设计单位文件、监理单位文件、施工单位文件、预算结算书和工程支付款、基建永久用电资料、图纸文件、工程验收文件、其他相关文件等。 3、各项目公司负责人应重视本单位文件资料的管理和文书立卷工作，配备专职人员负责资料管理工作。公司资料管理员负责全部资料的总管理，分公司资料管理员负责项目分公司的资料管理，并及时与公司资料员进行联系；涉及政府批复性的文件，复印之后及时移交原件给公司资料管理员。 4、相关文件的电子版和打印文本版应分别留底保存，以避免文件的遗失；对文件夹应进行分类存放，并附文件清单一份，以便进行资料管理和明确责任。 5、所有公司相关文件资料收发、借阅必须进行登记，登记表格详见附表。所有公司在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须进行备份保管，保证资料的完整性、延续性、真实性。
6、公司运行工程中产生的保密性文件，必须有分公司相关领导的批复方可借阅，资料保管人员需做好相关的保密工作，及时进行借阅登记。 二、细则 （一）档案资料归档范围 1、凡是反映公司工作活动、具有考查利用价值的文件材料（公文、传真、图表、电子版资料等）均属归档范围。 2、政府、项目批文、各类合同； 3、公司制度体系、会议纪要、内部发文（包含各项工作流程、公司决定等）； 4、工程进度计划控制文件（含各业务单位往来函件等）、工程设计文件、设计变更、工作联系单、图纸； 5、年度工作计划及资金计划； 6、公司签定的各类合同及协议； 7、具有法律效力及保存价值的文件； 8、公司重要的会议材料，包括会议的通知、会前准备文件、报告、决议、会议记录等； 9、员工电脑中与公司有关的电子版资料、文件等； 10、其他以声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各种资料等。 （二）档案资料立卷归档要求 1、公司资料管理员和各分公司资料管理员应即时进行档案归档并分
文件与资料控制管理制度咸宁市咸安区南川水库除险加固工程第二标段 合同编号：XNXA/NCSK/CXJG/SG2 项目部文件管理制度 湖北大禹水利水电建设有限责任公司 咸宁市咸安区南川水库除险加固工程第二标段项目部 2016年12月16日
文件与资料控制管理制度 项目部文件管理制度 1 目的 为了进一步贯彻落实“安全第一，预防为主，综合治理”的安全生产方针，我项目部明确各项制度文件的编制、审批、标识、收发、评审、修订、使用、保管等要求，确保安全生产活动中，所有活动场所和相关人员都能使用有效版本的文件和资料，根据《中华人民共和国安全生产法》《中华人民共和国和档案法》等安全生产法律法规，结合公司实际，特制定本项目部制度。 2 适用范围： 本制度适用项目部对作业文件、法规和其他要求、管理方案、安全及有关资料的控制和管理。 3 职责 3.1 项目部安全科负责安全生产标准化文件管理方面文件资料的控制与管理。 3.2 项目部资料员负责各类文件的控制与管理。 3.3 安全生产标准化体系内项目部各个科室负责编写与本岗位本专业相关的的管理作业文件,负责接收和管理各类文件和资料，编制填写本科室《有效文件清单》。 4 控制程序 4.1 文件分类 4.1.1 内部文件 (1) 安全生产标准化文件:包括管理文件和制度或程序文件 (2) 管理作业文件: 包括管理性作业文件（公司内部规章制度等）、施工作业文件（作业指导书、施工组织设计、安全措施、操作规程等）、管理方案及现行法规和其他要求等。 4.1.2 外部文件 (1)获取的法律法规、规程规范和其他要求。 (2)上级单位与安全生产标准化相关的文件。 (3)认证机构往来文件。 4.1.3 电子文件所有文件的电子版本，或直接获取的电子文件。 4.2 文件的控制与管理
项目部文件管理制度 为了规范施工项目部文件管理，理顺各类文件的收集、整理和归档职责，做到文件往来清晰有据、检索方便、可追朔性强，特制订项目部文件管理制度。 一、项目文件分类及收集归档分工 二、项目文件分类说明 1、总承包人项目规划文件。包括：项目管理实施规划、项目协调程序、质量计划、安全/HSE管理规划、进度控制规定等。这类文件由项目部各职能组或
专业技术人员根据项目情况编制，内部审核后报业主确认，作为项目指导控制类文件。 2、合同协议类文件。包括：总承包合同、分包施工合同、补充协议、纪要。 3、总分包资质备案文件。包括：分包资格报审、现场管理体系核查。该类文件需要向业主/监理报审。 4、计划进展类文件。包括： （1）、开工报告。包括总承包商向业主/监理提交的开工报告及分包商向总承包商提交的开工报告。开工报告是确定工期、合同履行的重要依据。 （2）、施工总进度计划，季、月计划和三周滚动进度计划，上述进度计划报审表。 （3）、工程暂停/复工令，工程延期审批。 （4）、项目施工（月）进展报告。 5、工程施工日志。工程施工日志由各职能组负责人组织每日编写，施工经理负责督促检查，按月汇集成册后交项目秘书归档。工程施工日志表格使用项目所在地规定的通用表格。 6、会议纪要。按照管理关系和形成纪要方可按以下分别存放、归档。 业主/总包会议纪要，纪要由业主方形成；总包/业主会议纪要，纪要由总包方形成；监理/总包会议纪要，纪要由监理方形成；总包/分包会议纪要，纪要由总包方形成；其他，纪要由组织方形成。纪要应由现场负责人统一签发，项目秘书收集保管。 7、申请/报告类文件。主要是对业主、监理、质量监督站、检测机构等形成的文件。跟踪该类文件的审批、回复，文件存放需要闭合。 8、工作联系单/工程备忘录类文件。按照管理关系和形成文件方，可按以下分别存放、归档。跟踪该类文件的审批、回复，文件存放需要闭合。 （1）、总包/业主工作联系单/工程备忘录，文件由总包方形成。 （2）、总包/分包工作联系单/工程备忘录，文件由总包方形成。 （3）、总包与其他相关方的工作联系单/工程备忘录，文件由总包方形成。 （4）、分包/总包工作联系单/工程备忘录，文件由分包方形成。 9、总包通知。对施工分包商/设备材料供应商的指令性管理文件，由项目经
公司文件资料管理 制度
总则 1. 目的 为加强公司文书档案、音像资料的管理工作，保证文件资料的及时归档和妥善保管，特制定本制度。 2. 适用范围 本办法适用于公司所有文件资料的管理。 3. 制定、修改、废除 本办法之制定、修订、废止须经总经理核决后实施。 4. 管理权责 综合管理中心企管部负责公司所有文件资料的归档督促和日常管理工作。 作业规定 1．文件资料的分类 1.1文件资料的分类 1.1.1公司文件资料是指公司在生产、经营、管理、社会和政治活动中形成的各种形式的文件和有关合同、协议、决议以及报表、图书、照片与其它有保存价值的资料。
1.1.2公司的文件、资料分为行政管理类、经营业务类、技术资料类、人力资源类、政府行业类、财务会计类、企业形象类、实物展示类、后勤保障类、音像图书类。 1.2文件资料的归类范围 1.2.1行政管理类 ①公司对内和对外已行文的管理体系文件（管理手册、程序文件、作业文件、记录文件）； ②部门内部文件（部门工作列表、岗位说明书、关键工作流程、管理制度）； ③公司决定、决议、通知、通报、请示、报告、批复、函件、会议纪要；
④公司各类证照资质及相关资料。 1.2.2经营业务类 ①公司规划、年度计划、经营情况等相关资料； ②公司各类工作计划、工作总结、工作日志、统计报表等； ③委托书、协议书、标书、合同、项目方案等。 1.2.3技术资料类 ①基础资料（原始资料、技术报告、新工艺、新材料试生产报告、质量总结、设备记录、技术档案、技术规范及质量统计报表等）； ②项目资料（工艺设计资料、设备平面布置图、设计说明书、工艺及仪表自动控制流程图、工艺及仪表安装图、动力系统流程图、生产技术报表等）； ③受控的技术文件（与工程、服务、产品有关的技术特性、管理标准、规程、规范、工艺卡作业指导书、客户提供的技术文件、图纸等）。1.2.4人力资源类：劳动合同、劳动人事档案、劳动工资档案、培训档案等。 1.2.5财务会计类：各种财务票证、票据，财务审计档案，会计档案，统计资料等。 1.2.6政府行业类：
公司建设项目档案管理规定 第一章总则 第一条为规范公司建设项目档案管理工作，充分发挥项目档案在工程建设、生产管理、维护和改建扩建中的作用，根据《公司档案工作规定》，制定本规定。 第二条本规定适用于公司基建项目。 第三条本规定所称建设项目档案，指建设项目在决策期的相关论证、决策的相关资料（包含会议纪要、签到册等），上级领导的批复文件等；实施期的立项、审批、招投标、勘察、设计、采购、施工、监理及竣工验收等，以及试用阶段的通车投产、保修期等的全过程中形成的，具有保存价值的应当归档保存的文字、图表、声像等各种载体形式的全部文件。 第四条公司建设的项目，包括新建、扩建、改造、技术提升改造等建设工程。 第五条公司建设项目档案工作实行统一管理，分级留档。 第六条项目建设应统筹安排建设项目档案工作经费，确保建设项目档案工作正常开展。 第二章档案管理职责
第七条公司档案室是公司建设项目档案工作的归口管理机构，其主要职责是： （一）组织制订公司建设项目档案工作管理制度； （二）负责公司建设项目档案管理工作的统筹规划、组织协调和监督指导； （三）负责公司建设项目档案验收工作； （四）参加公司建设项目竣工验收； （五）组织公司建设项目档案业务交流与培训工作； （六）负责建设项目档案归档管理。 第三章一般规定 第八条项目档案管理工作应当坚持“三同时”原则，在签订合同（协议）时，应同时明确项目档案所包括的内容、要求及各相关单位对项目档案的职责。 第九条检查工程进度与施工质量时，应同时检查项目文件材料的收集、整理情况；在进行工程验收时，应同时审查、验收项目文件的归档情况。 第十条项目建设应把项目档案管理工作纳入项目建设计划，纳入项目建设管理程序，纳入领导和工作人员的岗位职责，与项目建设管理同步实施。 第十一条项目建设应加强对项目文件形成、收集、整理等
9、文档资料管理制度及实施措施 （一）目的：为了规范工程文件资料管理，明确工程中有关文件资料的接收、分发、回收、存档的具体工作程序，划分各部门的职责，确保各有关方均能及时获得，顺利进行工作，特制定本文件资料管理制度。 （二）管理内容及要求 1、文件资料的接收、分发 1.1、对施工方、监理方、质监站等相关单位发送至工程部的文件资料进行收集登记、分类、归档，需传递的及时传递。 1.2、设计院发来的的图纸和设计变更，资料员分类、编号、登记、并留一份原件归档，需发放的报部门经理批准后按规定的份数分发至相关单位，并做好发放记录台帐，电子版及时报备公司工程部。 1.3、为避免工程文件资料图纸分发过程中可能出现的错发重发现象，领取单位应指定领取人名单，并书面备案工程部资料员；工程部资料员按报备名单发放工程文件资料图纸。 2、版本更新 2.1、工程文件、资料、图纸均应做明显状态标识，以确认是否为有效版本。 2.2、新接收改版文件、资料、图纸，如是整卷、整册、整袋改版的则在图纸袋上加注版次，如是对前版文件某一张（某几张、某
一部分）进行改版的，要在文件袋上清楚的注明将前卷册文件哪一张（哪几张，哪一部分）作废更换。 3、图纸资料的补遗和索赔 3.1、图纸资料如遇交付清单不符、短缺，难以辩认等问题时，工程部应立即通知设计部门，限期补齐和更换。 3.2、如图纸资料未按合同日期提供，资料员应及时报告工程部经理，督促落实。 4、图纸不符的处理 收到图纸资料，工程部认为该图纸资料与工程项目不符不能执行应注明原因，及时将图纸资料送还设计部门。 5、对单位、分部（分项）工程的有关要求 5.1、工程部所有文件按单位工程或分部（分项）工程分类，并在工程的施工组织过程中不断补充、完善。单位分部（分项）工程验收前应组编完毕，并作为验收必要条件，不符合要求者不予验收。 5.2、归档文件资料要字迹清晰，图面整洁。编制文件资料应打印或使用黑、红墨水书写。 5.3、在竣工后移交给有关单位和部门，移交单签字齐全后扫描件报备公司工程部。 5.4、工程技术资料的编制流程：工程技术资料应采用国家统一的格式、表格。 5.5、工程技术资料应随施工进度同步收集、整理、整编，应做
项目部资料室管理制度 河南安信建设实业有限公司恒星?美景花园项目部 资料室管理制度 为了做好工程及设备档案资料的管理工作，参照《建设工程文件归档整理规范》等文件的有关要求,结合本项目实际情况和项目领导对档案管理的相关要求特制订本管理制度。 一、工程资料归档范围 主要为工程和设备档案资料: 1. 工程档案是指各类报批文件(对政府各行政部门的各类报批文件、回复的批示文件、对外发文、对外接收的文件)、各类合同(所有合作合同、供给合同、工程合同以及各合同的附件、补充合同，供应商(服务)单位的报价资质资料、报价商务资料及报价汇总表说明文件，比价的考察调研报告，考察调研的影像、照片资料)、设计资料及图纸、设计变更与工程洽商资料、监理文件、施工日志、会议纪要、审计结论及各种验收证件、检测报告、用于工程上的各种材料合格证明证明(企业资质、产品认证、型式检验报告、出厂合格证等)设备随机资料(生产资质、合格证、说明书、安装施工图)及其他需要存档的文件等。 2. 设备档案是鉴定评价(仪器)技术状态的科学资料，是为保障(仪器)设备正常运转并处于良好状态的重要依据。档案员接收归档本公司的各类设备资料。主要包括计划、选购阶段的仪器设备购买申请单、协议、合同、重要来往函件、电文;开箱验收阶段的装箱单、开箱验收单、出厂合格证书、出厂精度检验单、图样、技术手册、使用维护手册、说明书、校验标准、随机备件图册、软件、硬件部分的文件材料、开箱检验记录;安装调试阶段的试车、试验记录、安装验收单、存在问题及处理意见;运行及维护修理阶段的设备仪器移交使用部门
1 河南安信建设实业有限公司恒星?美景花园项目部 的附件和随机工具清单、设备仪器维护保养和安全技术操作规程、设备仪器使用记录、设备仪器保养情况记录、设备仪器检查记录及维修记录;改造、更新阶段合理化建议及处理结果、设备仪器改造、改装、更新的报告与批复、改进、改装过程中形成的图样、技术文件、设备仪器报废技术鉴定书、请示及批复文件、技术鉴定及成果申报奖励等各类文件。 二、档案保密制度 1. 档案工作人员必须树立高度的保密观念，遵守公司的各项保密制度。 2. 凡涉及不宜公开的公司机密等档案，应作秘密保管并严格控制查阅范围，本公司人员需要查阅者，须经本公司主管领导批准。 3. 凡作秘密和内部管理的档案，应严格履行查阅审批手续，严禁擅自拍照和复制，利用者应严格遵守保密规定，不得泄露公司秘密。 4(对确已无保存价值的建设工程和设备档案，列出销毁清册，经主管领导审批后，由销毁人、监销人销毁，并签名注销。 三、资料员岗位职责 1. 热爱档案事业，忠于职守，遵纪守法，勤奋学习，具备档案收集管理、承做工程资料专业知识。 2. 负责本项目建设工程中形成的资料和设备资料的收集、整理、立卷、归档工作,积极提供利用，为各项工作服务。 3.经常深入现场，了解施工进度及质量情况，确保资料的真实性，做到资料与工程同步。 4.积极开发档案信息资源，利用室藏档案编写一些有价值的档案资料，以满足各项业务工作的需要。