1目的及适用范围
1.1为了规范某对外经济贸易XX公司进口业务操作程序,提高公
司运作的规范性、高效性,确保运营质量,促进公司战略计
划的实现,特制定本制度。
1.2本制度适用于某对外经济贸易XX公司及下属各公司。
1.3本制度由公司***部门负责拟定,其解释权及修改权属***部
门。
1.4本制度从200年月日起执行。
2职责
2.1总经理负责对制定新流程的建议进行审批;对是否根据流程
需要调整关联管理制度进行决策;且对完稿的流程、程序文
件及关联管理制度进行审定。若有必要,听取法律及其他顾
问意见。
2.2某公司行政部负责对制定新流程的建议进行初审,向总经理
提供有关意见或建议。于总经理授权下,组织关联部门人员
就流程的制定开展讨论、撰写及修订,且配合撰写程序文件。
对经总经理审定的流程、程序文件及可能的管理制度修订稿
负责备份存档。
2.3各流程总责任人负责组织流程调整的讨论及关联流程、程序
文件和管理制度的撰写或修正。于总经理审定后,负责新流
程的实施推广。且于实施壹段时间后,向总经理汇报流程执
行情况。
2.4各部门关联人员于行政部经理或流程总责任人的组织下,积
极参和流程制定或修改的讨论及有关撰写工作,且认真执行
新流程。
3流程撰写、修改的目的、原则及方法
3.1撰写或修改流程文件的原因主要有俩类:1)新业务或新操作
方式的出现;2)原有流程存于壹定的缺陷。
3.2于选择撰写新流程或修改原有流程时,应权衡成本效益,以
较简单、有效的方式达到改善流程运作效率及工作质量的目
的。
3.3流程的制定或修改应本着重视效果、提高操作性和可控性原
则。且注意尽量和现有管理制度不相冲突。
3.4流程的制定或修改采用民主和集中相结合的方法,流程关联
部门及人员应积极参和讨论、制定工作,但必须服从总协调
人(行政部经理或流程总责任人)的指挥及安排,最后成果
应递交总经理审核,经总经理审定后方能实施。
3.5流程文件的撰写或修改应按公司统壹的文件格式和写作规定
进行撰写。
3.6文件的编写应分清层次和步骤:
3.6.1主流程及其关联的程序文件和核心管理制度文件先行
编写,次级程序文件和管理制度再配合撰写。
3.6.2先完成流程的撰写或修改,再配合撰写或调整程序文
件。若发现和现有管理制度相悖,应向总经理请示调整管
理制度。得到批准后,对制度进行修正。若被否决,则应
对流程及程序文件进行修改,使之符合管理制度要求。
4新流程文件的撰写程序
4.1公司员工于实际运作过程中发现流程问题后,应和流程关联
人员就新流程的制定进行讨论,提出建议。
4.2关联人员根据讨论结果,提出撰写新流程的书面建议,包括
撰写目的、主要环节、可能涉及的部门及人员等内容,且交
行政部初审。
4.3行政部经理参照关联管理制度对建议的合理性及可行性进行
评判,提出书面初审意见,且壹起交总经理审批。
4.4若审批不通过,由行政部下有关人员传达审批意见。如有必
要,关联人员可提出调整性建议再次报总经理审批。
4.5若审批通过,由行政部经理负责召集新流程可能涉及的部门
及人员讨论流程方案。讨论时应明确步骤且统筹安排:
4.5.1确定流程总责任人、主要环节及负责人;
4.5.2各环节的具体运作程序、要求、涉及的表单或信息源等;
4.6根据讨论结果,由总责任人负责撰写流程,交关联人员传阅,
且作修改。
4.7若新流程和公司现有管理制度中原则性要求有所不符
4.7.1向总经理提出书面请示,说明主要问题、原因及可能的
调整方案。
4.7.2总经理批准后,由流程总责任人负责撰写程序文件,且
修改关联管理制度。
4.7.3若总经理否决,则流程关联人员需再次讨论调整流程,
且将修改结果交总经理审批,直至获得许可。
4.8若新流程完全符合公司现有管理制度,则由流程总责任人负
责撰写程序文件。
4.9新流程、关联程序文件及可能修订的管理制度统壹交总经理
审阅,总经理可视具体情况听取法律顾问或其他顾问的意见。
4.9.1总经理批准后,由行政部负责存档,且向流程关联部门
提供文件副本。
4.9.2若总经理提出修改意见,由流程总责任人负责对关联文
件进行修正,且再次交总经理审批。直至获得批准。
4.10流程文件撰写完成后,需试运行壹个月,由总责任人负责督
导执行。试运行期间微调由总责任人负责实施。
4.11试运行结束后,总责任人向总经理汇报执行及微调情况。总
经理确认签字后,行政部对文件统壹编号,且作为正式制度归档。同时向关联部门提供制度副本。且下达流程制度正式执行通知。
5流程文件的修改程序
5.1公司员工于实际运作过程中发现现有流程的问题后,应和流
程关联人员进行讨论,提出改善建议。
5.2关联人员根据讨论结果,提出修改流程的书面建议,包括撰
写原因、主要修改内容、可能涉及的部门及人员等内容,且
交流程总责任人审批。若流程总责任人否决修改建议,则执
行原有流程。
若流程总责任人提出修改建议,可于和关联人员讨论后,直接确定是否进行修改。
5.3决定修改现有流程后,由流程总责任人负责组织关联人员讨
论,确定具体修改方案,且完成流程的撰写。
5.4若修改后的流程和公司现有管理制度中原则性要求有所不符
5.4.1向总经理提出书面请示,说明主要问题、原因及可能的
调整方案。
5.4.2总经理批准后,由流程总责任人负责调整程序文件,且
修改关联管理制度。
5.4.3若总经理否决,则流程总责任人再次组织讨论和修改,
且将修改结果交总经理审批,直至获得许可。
5.5若新流程完全符合公司现有管理制度,则由流程总责任人负
责撰写程序文件。
5.6修改后的流程、关联程序文件及可能修订的管理制度统壹交
总经理审阅,总经理可视具体情况听取法律顾问或其他顾问
的意见。
5.6.1总经理批准后,由行政部对文件统壹编号及归档,且向
流程关联部门提供文件副本。且下达执行通知。
5.6.2若总经理提出修改意见,由流程总责任人负责对关联文
件进行修正,且再次交总经理审批。直至获得批准。
5.7总责任人负责督导流程制度的执行。执行壹段时间后,向总
经理汇报执行情况。
6关联文件
《新流程撰写流程》、《流程修改流程》