医院招投标档案的规范化管理
【关键词】招投标档案管理
【摘要】医院招投标是最近几年开展的一项全新的工作。不断规范招投标档案管理，对加强医院党风廉政建设，促进医院可持续发展具有十分重要的作用。本文从招投标档案形成的特点、存在的问题及对策等方面进行了探讨。
Standardization management of bidding archive in hospital / HU Minghua,WUHongjie,ZHANGLin
//ChineseHospitals.-2010,14(3):67-68
【Key words】bidding, document management
【Abstract】Hospital bidding is a new work developed in recent years. Bidding archive management can improve hospital’s party conductbuilding and promote hospital sustainable development. The characteristics, problems and measures on bidding archive management are discussed.Author’s address：Affiliated People’s Hospital, Yunyang Medical College, No.39, Chaoyang Zhong Road, Shiyan, 442000, Hubei Province, PRC
招投标工作中形成的档案是医院档案的重要组成部分，是招标活动的真实记录，是防范招标风险，明确法律责任的重要保证，也是提高招投标质量的重要内容。科学规范招投标档案，合理利用招投标档案，对加强医院廉政建设，推进院务公开都有十分重要的作用。
1 医院招投标档案形成的特点
为加强对医院经济活动的监督管理，实施院务公开，现在许多医院都设立了招投标办公室，制定了招标采购实施细则，规范招投标程序。在招标采购过程中形成的这些资料，称之为招投标档案。纵观医院招投标工作，其档案形成有三个显著的特点：
1.1 系统性
招投标工作常以每个项目、每件设备为一个单元开展，资料的系统性较强．在整个招投标过程中，每个程序均产生不同内容的材料。目前，医院的招投标档案按先后程序，内容包括：招标申请、院长办公会或分管领导意见、工作方案、招标公告、投标邀请书、技术参数及技术要求、邀请招标签到表、开标记录表、打分表、汇总表、价格分析表、招标公示、中标通知、投标书和相关材料、参考合同或发票复印件、招标报告表及领导审批材料、采购合同、验收报告等，整个案卷具有完整的系统性。
1.2 多样性
医院的招投标种类多、项目杂，属后勤管理的有锅炉更新、烟煤采购、车辆维修、卫生保洁、被服洗涤、改造装修、食堂承包、标牌制作、家俱采购等大小几十种项目；属物资管理的有办公耗材、卫生耗材、专科耗材、高值耗材等几万个品种；属设备采购的有大型x光机、透析机、彩超、动态心电、C T核磁保修等几百种设备，属药事委员会讨论的招投标药品等，招投标项目涵盖了医院基本建设、物资采购等全部内容。
1.3 分散性
由于医院招投标委员会并不是一个常设的独立机构，招投标工作由招标办具体负责。设备、物资、总务、基建、药品等项目的采购执行工作由各职能部门按招标项目负责管理。因此，招标采购产生的档案材料分散在各个职能部门，客观上造成了招标材料的分散性。
2 招投标档案形成与管理中存在的问题
2.1 招投标档案收集缺乏完整性主要有三种情况：一是有的医院没有把招投标文件材料列入归档范围，使这部分材料游离在医院档案室的管理范围之外，久而久之造成招投标档案的散失；二是医院招标采购工作涉及的部门较多，在归档时各自为政，造成有的材料重复归档，有的材料没有归档，致使招投标档案不完整；三是一般医院都比较重视较大项目招投标材料的收集，忽略小型项目及零星小设备招投标材料的收集。
2 . 2 招投标档案的管理存在随意性
项目招投标档案的管理还没有建立相应的制度和规范，在整个招投标操作流程中的档案管理还不到位，这直接影响招投标档案的质量，无法保证其完整性、准确性和系统性。
2 .
3 招投标档案的管理职责模糊性
在招投标工作中，未能明确兼职档案人员对招投标档案的收集职责，少数兼职档案人员业务素质尚不能适应工作需要，兼职人员只懂项目业务不懂档案，专职档案人员只懂档案不懂项目业务。制度上的缺失，导致招投标兼职档案人员职责不清，素质不高。
3规范医院招投标档案管理的对策
3 . 1 建立科学严谨的档案管理制度明确职责，确保招投标档案及时收集归档，把招投标档案纳入医院档案管理范畴，对归档的时间、内容、移交、验收、分类、整理、立卷、保管、利用、销毁等做出明确的规定。定期检查考核，发现问题及时报告和处理，根据不同类型招标项目编写总目录，做到案卷目录清楚，页号编写准确，遵守保密制度，履行保密手续，根据不同时间，不同类型合理分类存放。
3.2 加强招投标档案管理根据医院招投标执行系统的性质，医院的招投标工作一般由招标办牵头，会同职能部门起草招标文件，具体安排招投标的过程、开标时间，档案主管部门应进行文件控制，在整个招投标过程中分期、分批、按序进行招投标档案材料的收集整理，对各职能部门要经常地进行管理和控制，提前进入招投标档案的监管。
3.3 严格招投标档案归卷程序坚持平时归卷，招标采购档案集中管理，保证招投标档案的准确性、真实性和完整性，更好地发挥其法律凭证作用。依据医院招投标工作的程序，要求主管职能部门在每项招投标工作完成时，及时进行招投标材料的收集整理工作，发现问题及时更正或补充，做到招投标活动进行到哪里，招投标档案收集就跟进到哪里。做好平时归卷积累工作，保证其完整、安全。
3 .
4 利用现代化技术，提升医院招投标档案的科学管理水平招投标业务一经确认．应从立项到归档全过程进行数字化管理，作为
子类系统编目，存储到计算机上，实现医院招投标档案的网络检索，为今后实现真正意义上的电子招投标工作打下基础。
3 . 5 不断提高招投标档案管理人员的素质
招标工作的原则和特点，决定招投标档案管理人员必须具备以下几个方面的素质；一是要有较强的法律法规意识。招标活动的过程本身就是依照法律法规规范运作的采购活动。档案管理人员必须恪守档案工作纪律，认真执行《中华人民共和国招投标法》《中华人民共和国政府采购法》《档案法》，提高依法管档的意识；二是要有顾全大局，求真务实严肃认真的工作责任感和使命感，热爱档案工作，工作认真负责；三是要有良好的职业道德。档案管理工作在医院管理工作中是平凡的，档案管理人员应具有不计名利，甘当配角，任劳任怨，一丝不苟，不辞劳苦的工作作风，默默无闻，无私奉献地做好档案管理工作；四是要有较高的业务素质。从事招投标档案管理除了熟悉档案管理的业务知识外，还必须对招标全过程有比较充分的了解，这样才能胜任工作；五是要有较强的协调能力。做好招标档案管理工作离不开招标各环节的支持与配合，除了靠有关规章制度约束外，更要靠档案管理人员发挥积极主动的协调能力，才能顺利推进此项工作。
总之，投标档案管理既是一项全新的工作，又是比较枯燥繁琐的工作，只有不断学习，不断充实自己，才能快乐做好招标档案管理工作，为推动整个招标事业健康发展做出贡献
X X X X X X公司 标书 项目名称：X X X X X X X X 年月日 标书总目录 第一部分：投标书………………………………………… 一、投标书………………………………………… 二、投标申请单位简况…………………………… 三、授权书…………………………………………… 四、投标报价………………………………………… 五、报价说明与建议……………………………… 六、优惠条件……………………………………… 第二部分：综合说明…………………………… 一、承建该工程的指导思想及目标……………… 二、承建该工程的有利条件及优势……………… 三、工程工期目标及保证措施…………………… 四、工程质量目标及保证措施……………………
五、产品和安装质量执行的国家标准…………… 六、服务回访与保修政策…………………………… 七、驻工地代表及主要责任人简介……………… 八、部分优良工程及在建工程情况……………… 第三部分：施工设计……………………………… 一、工程简况………………………………………… 二、施工方案概述…………………………………… 三、编制施工进度和劳力计划…………………… 四、保证工程工期的具体措施…………………… 五、施工程序与质量控制要点…………………… 六、保证工程质量的具体措施………………… 七、安全文明施工的规定和措施……………… 八、附图附表……………………………………… 第四部分：标书附件…………………………………… 一、资质证明………………………………………… 二、企业相关制度…………………………………… 三、证书及工程图片………………………………… 第一部分：投标书 一、投标书 ： 各位领导、各位专家、各位评委： 首先，感谢贵单位对我公司的信任，使我公司有机会参与贵
报价文件 （正本/副本） 采购项目编号：EZZJ2016-ZC001 采购项目名称：档案整理服务采购项目（二次招标）竞标内容：档案整理 竞标人名称： 日期：年月日
竞标文件目录（略） 一、竞标函 1、竞标书 2、报价一览表 3、法定代表人授权书（须粘贴授权人及被授权人身份证复印件） 5、其他内容略 二、资格证明文件 1、营业执照 2、资质证书 3、其它 三、商务部分 1、商务响应、偏离说明表（须逐条响应） 2、服务承诺书 4、其他内容略 注：1、竞标文件目录仅供竞标人制作标书时参考，如有补充，自行填写； 2、竞标文件目录及内容每页须顺序编写页码。
竞标书 致：湖北盛德工程造价咨询有限公司 根据贵方为档案整理服务采购项目（二次招标）招标的投标邀请，签字代表（姓名、职务）经正式授权并代表竞标人（竞标人名称、地址）提交下述文件正本份及副本份： 1. 投标函； 2. 开标一览表； 3. 按谈判文件要求提供的所有文件和建议书； 根据此函，签字代表宣布同意如下： 1. 所附投标价格表中规定的应提交和交付的服务的投标总价为人民币（用文字和数字表示的投标总价）。 2. 竞标人接受本谈判文件合同书格式及合同条款，并将按谈判文件的规定履行合同责任和义务。 3. 竞标人已详细审查全部谈判文件，包括第（编号、补遗书）（如果有的话）。我们完全理解并同意放弃对这方面有不明及误解的权利。 4. 本投标有效期为自开标之日起90日历天。 5. 如果在规定的开标时间后，竞标人在投标有效期撤回投标，其投标保证金将被贵方没收。 6. 竞标人同意提供按照贵方可能要求的与其投标有关的一切数据或资料，完全理解贵方不一定接受最低价的投标或收到的任何投标。 7. 与本投标有关的一切正式往来函件、通讯请发往： 地址传真 电话电子函件 竞标人名称竞标人代表姓名、职务（印刷体）公章竞标人代表签字 日期
青建工/交﹝2008﹞1号 工程建设管理处、建设工程交易中心 关于印发《建设工程招标投标档案管理 暂行规定》的通知 各科室，各相关人员： 为进一步加强招标投标档案管理，现将《招标投标档案管理暂行规定》印发给你们，请参照执行。 二〇〇八年四月三十日 主题词：招标投标档案管理通知 工程建设管理处、工程交易中心 2008年4月30日印发
工程建设管理处、工程交易中心 招标投标档案管理暂行规定 建设工程招标投标档案，是建设工程交易全过程的原始资料，必须妥善保存，严格管理。为进一步加强档案管理，更好的提供档案查询服务，为建设工程中标后的跟踪管理和咨询服务创造条件，结合实际情况，特制定本规定： 一、设立专用档案室，存放招标投标档案。由档案管理人员具体负责登记、接收招标投标档案。 二、招标投标档案应统一整理编号、装订入卷，分类存放，并做好防火、防盗、防潮等工作。 三、做好安全保密工作，未经允许，任何单位或个人不得进入档案室，与招标投标档案资料无关的物品不得存放于档案室。 四、工程项目在开标结束后，经办人按照招投标资料形成的时间顺序整理齐全后，移交给档案管理人员存放于档案室统一保管。 五、招标投标档案，主要包括以下内容： 1、招标投标档案材料目录； 2、招标情况报告；（内容详见附件1） 3、招标项目的前期资料，包括企业章程（邀请招标）、计划批文、投资证明、土地使用权证、规划许可证以及工作
联系单等； 4、招标代理委托合同（代理协议）； 5、招标公告或邀请招标备案表； 6、投标报名表和汇总登记表； 7、招标文件以及对招标文件的澄清、修改文件； 8、工程量清单； 9、预算控制价或投标限价； 10、中标人标书，包括技术标、商务标等； 11、中标通知书； 12、招标项目合同副本； 13、需要存档的其他资料。 六、定期、按时移交档案资料。凡列入招投标台帐的工程项目，必须在规定时间内将招投标档案移交至档案室。移交时间为每季度第一个月移交上季度的招标投标档案，逾期未交档案的，由经办人承担相关责任。未列入招投标台帐的档案资料，档案室不予接收。 七、档案移交时，交接双方应对照档案目录逐一核实，并签字确认，做好交接登记，确保档案资料完整齐全，保持档案卷内文件材料的系统联系。 档案资料不完整的，档案室暂不接收，由经办人负责保存至资料齐全后再移交归档。 八、招标投标档案应该真实准确、图形清晰、字迹工整，
项目管理系统 项目管理系统投标书 安全技术部 二○一二年六月一日
目录 实施项目管理系统软件的意义 (3) 1项目背景 (3) 1.1项目背景 (3) 1.2项目建设的目的 (4) 1.3项目建设的技术目标 (4) 1.4项目建设总体目标 (5) 1.4.1系统架构图 (6) 1.4.2公司决策级管理 (8) 1.4.3职能管理 (9) 1.4.4区域项目管理（多项目） (11) 1.4.5施工项目管理（单项目） (13) 2经济社会效益分析 (14) 2.1经济效益分析 (14) 2.1.1直接经济效益 (14) 2.1.2间接经济效益 (14) 2.2社会效益 (14) 3推广应用的前景 (15)
实施项目管理系统软件的意义 1项目背景 1.1项目背景 目前，郑州华润工程建设有限公司应用或者即将应用母公司统一研发的OA办公、人力资源、财务管理、物资管理等信息系统，其他方面如工程信息管理、项目预算、进度管理、设备管理、合同管理、安全管理、质量管理、成本管理、项目考核管理、统计分析等方面均是采用传统的管理模式（office电子文档+纸质档案）进行管理。分散繁杂的工作，有限的工作人员，相对传统的工作方式带来的问题是： 一、项目管理例行性工作耗时长，无法及时向领导提供决策信息。 二、项目管理涉及到的项目信息多且分散，信息变动很难及时准确反映。 三、项目的考核没有形成一个完整的体系，考核工作缺乏科学性，不能达到预期效果，考核工作效率低。 四、部门工作成果不能及时共享，做重复工作。 工程项目的管理，是一个复杂、艰巨的系统工程，涉及进度、质量、安全、合同、人员、风险、图纸文档等多方面的工作，众多的参与部门，使沟通和协调的工作困难，大量的信息需要有效的管理。传统的项目管理方法，已经显得越来越吃力，急需寻找新的方法和工具。 工程项目管理的难点分析： 一、沟通：从一般意义上讲，企业对工程项目最关心的是进度、质量、安全和合同，其实，最首要的是信息的沟通问题。由于工程管理涉及的单位和部门众多，传统的方法如开会、发文等方式，信息传递的效率很低，应该说大部分的问题，首先出在沟通方面。
项目管理系统投标书 安全技术部 二○一二年六月一日
目录 实施项目管理系统软件的意义 (3) 1项目背景 (3) 1.1项目背景 (3) 1.2项目建设的目的 (4) 1.3项目建设的技术目标 (4) 1.4项目建设总体目标 (5) 1.4.1系统架构图 (6) 1.4.2公司决策级管理 (7) 1.4.3职能管理 (8) 1.4.4区域项目管理（多项目） (10) 1.4.5施工项目管理（单项目） (12) 2经济社会效益分析 (13) 2.1经济效益分析 (13) 2.1.1直接经济效益 (13) 2.1.2间接经济效益 (13) 2.2社会效益 (13) 3推广应用的前景 (14)
实施项目管理系统软件的意义 1项目背景 1.1项目背景 目前，郑州华润工程建设有限公司应用或者即将应用母公司统一研发的OA办公、人力资源、财务管理、物资管理等信息系统，其他方面如工程信息管理、项目预算、进度管理、设备管理、合同管理、安全管理、质量管理、成本管理、项目考核管理、统计分析等方面均是采用传统的管理模式（office电子文档+纸质档案）进行管理。分散繁杂的工作，有限的工作人员，相对传统的工作方式带来的问题是： 一、项目管理例行性工作耗时长，无法及时向领导提供决策信息。 二、项目管理涉及到的项目信息多且分散，信息变动很难及时准确反映。 三、项目的考核没有形成一个完整的体系，考核工作缺乏科学性，不能达到预期效果，考核工作效率低。 四、部门工作成果不能及时共享，做重复工作。 工程项目的管理，是一个复杂、艰巨的系统工程，涉及进度、质量、安全、合同、人员、风险、图纸文档等多方面的工作，众多的参与部门，使沟通和协调的工作困难，大量的信息需要有效的管理。传统的项目管理方法，已经显得越来越吃力，急需寻找新的方法和工具。 工程项目管理的难点分析： 一、沟通：从一般意义上讲，企业对工程项目最关心的是进度、质量、安全和合同，其实，最首要的是信息的沟通问题。由于工程管理涉及的单位和部门众多，传统的方法如开会、发文等方式，信息传递的效率很低，应该说大部分的问题，首先出在沟通方面。
招标代理部管理规章制度 第一章总则 一、为使公司人事管理规化、制度化和统一化，使公司员工的管理有章可循，提高工作效率和员工责任感，特制定本制度。 二、适用围 1、遵照国家和地方的有关法令，依据本制度执行对公司员工的进 行管理。 2、本制度所称员工，系指本公司聘用和兼职的全体人员。 3、公司如有临时性、短期性、季节性或特定性工作，可聘用临时员工，临时员工的管理依照合同或其他相应规定，或者参照本规 定办理。 三、关于使用、实习人员的管理参照本规定办理。 第二章人事管理制度 一、人之因素及企业生存与发展的根本，根据公司《章程》结合具体实际制定本制度，公司各部均需遵照执行。 二、公司人员采用聘用制，决策机构为总经理办公会议。 三、公司人员分注册人员、聘任人员、试用人员三类，注册及在合同期专职的聘任人员均列为正式人员。 四、试用人员采用公开招聘，择优录取。 五、聘任人员在试用人员中择优录取。 六、公司注册人员原则上不直接调入，根据工作需要，在表现好、工作成绩突出的专职聘任人员中录取。 七、试用人员报名资格：凡政治思想好，身体健康且具备下类条件之一者： 1、高级职称，具有一定相适应的实际工作和能力；
2、中级职称：从事三年以上设计或施工等专业工作； 八、具备报名条件经总经理办公会议审核，（在审核时，凡从事过造价专业工作三年（含三年）以上并具有造价证的优先录用），合格的为试用人员，试用期为半年。试用人员如因品行不良，工作欠佳或无故旷工者，可随时停止试用，予以辞退。试用人员报到时，应向人事财务部门送交以下证件： 一）毕业证书、学位证书原件及复印件； 二）技术职务任职资格证书原件及复印件（如有）； 三）身份证原件及复印件； 四）一寸半身免冠照片二。 九、凡使用期满的由领导组织专门班子进行考核，考核的容主要有：工作成绩及表现，考核结果都将作为聘任的依据。 十、公司均需与备聘人员签订劳动合同（期满双方根据实际情况续聘或解聘）。 十一、公司统一建立员工人事档案，管理事宜由公司的总经理明确专人负责。 十二、公司人员均实行年度考核制度，考核结论将载入个人档案。 十三、建立、完善劳动考勤、考核等专项制度。 十四、员工如系临时性、短期性、季节性或特定性工作，视情况与本公司签订“定期工作协议”，双方共同遵守。 十五、本公司依照兼顾企业的维持与发展和工作人员生活安定及逐步改善的原则，以贡献定报酬、凭责任定待遇，基于员工合理的报酬与待遇。 十六、员工的基本待遇有工资与奖金。月工资在次月10日前发放。新进人员从报到之日起薪，离职人员至离职之日停薪，按日计算。 十七、有关婚假、产假等假期待遇按照国家同有关规定执行。 第三章招标代理工作规则 一、工作总则 工作容：对资质要求围的建设工程进行招标；
招标档案管理规定 Prepared on 22 November 2020
招标中心技术档案管理制度 一、管理原则 为进一步加强档案管理，更好的提供档案查询服务，为建设工程中标后的跟踪管理和咨询服务创造条件，结合实际情况，特制定本规定。 二、招标投标【招标采购】档案存档内容包括： （一）招标【招标采购】工作全过程资料（参考表格范本目录） 备注：①资料分为一正一副；在资料封皮上标注（正本、 副本、废标和日期） ②日期为招标编号日期 ③废标只留存正本 （二）投标供应商投标文件 备注：标书留存一正两副 三、归档程序 （一）资料移交：由项目负责人在项目招标工作结束在5个工作日内，按要求整理完整的资料一份，上交档案资料员，并由档案资料员清点提交的资料是否完整。 （二）资料归档保存：档案资料员从接收档案资料后5个工作日内，按要求进行分类归档。 四、档案借用规定
1、借用者要维护档案资料的完整与安全，不准涂改、 污损、拆散，丢失和转借。 2、借阅档案、资料必须先完善登记手续后方可借阅，归还时清点无误后由档案资料管理人员当面销号。 3、查阅档案资料均由档案管理人员负责查找，任何人员均不能在室内自行查找。 4、未经档案管理人员同意，不可将任何档案资料外借、复印、或发送电子档给外单位人员，如违反本规定由此带来的不利影响由档案资料管理人员自行承担。 五、档案保密、防范 加强防范，做好档案室或柜的保密工作，注意防止失密、失盗、和火灾事故。加强对档案室或柜的管理，杜绝腐蚀、潮湿、霉变和虫蛀。 编写：采购部审核：批准：
附件一：
附件二：
附件三：
档案管理系统编号： 2011年03月
一项目背景与建设目标 1.1项目背景概述 社保业务信息化越来越广泛，社保档案越来越多，查阅越来越麻烦，档案材料信息化势在必行，因此有必要开发社保档案管理系统。 1.2 指导思想 以“三个代表”重要思想和党的十七大精神为指导，按照社会主义市场经济体制和建立和谐社会要求，积极深化社会保障管理体制改革，不断加强社会保障管理信息化，确保社保保障信息化管理服务工作的高效、准确和安全，使社会保障管理逐步达到科学化、规范化和信息化。 1.3 建设原则 本项目采用以下的建设原则。 先进性：基于先进的IT管理理念和管理流程，采用成熟、先
进的管理平台，适应技术的发展方向； ●实用性：根据用户需要进行成功的客户化定制，满足实际管 理需要，真正解放管理人员的日常维护工作； ●可扩性：系统应从体系结构和方案设计方面充分考虑对实现 远期目标的扩展，并充分考虑到未来技术的发展和需求的变 化，具有灵活的可扩性； ●安全性：系统本身要提供较高的安全性； ●兼容性：能同第三方的管理软件集成，充分保护原有投资。 1.4 建设目标 结合目前业务发展状况，建立网络化的档案管理系统，同时建设网络化的档案信息采集系统，把系统推广到社保机构各业务部门，确立办理业务的时候调用参保人的档案信息 二社保档案管理系统商务要求 2.1 应用软件版权规定 省社会保险事业局享有应用软件使用权，该系统在省社会保险事业局各业务部门推广时，集成商或其合作伙伴不得额外收取应用软件
使用费用。集成商应在工程上线时就提供应用软件源代码及所有文档，并在工程验收时提供最终版本。 2. 2 基本服务项目 要求集成商、原厂商满足在应标前所承诺的基本服务项目，并且满足分公司所提出的要求。 2. 3 本文件的保密性 除以下情况外，非经社会保险事业局书面许可，不得将本文件的任何内容透露给第三方。 经社会保险事业局书面许可，集成商才允许将本文（限于必要部分）透露给其合作伙伴，并保证其合作伙伴不将本文透露给其它人。 2. 4 系统的交货及验收 2. 4.1 交货及安装 集成商必须提供系统实地交货、安装、测试及调试所需的人员和材料。安装工作必须由集成商聘用的资深工程师带队进行。
医院招投标档案规范化 管理 文档编制序号：[KK8UY-LL9IO69-TTO6M3-MTOL89-FTT688]
【最新资料,Word版，可自由编辑！】 医院招投标档案的规范化管理 【关键词】招投标档案管理 【摘要】医院招投标是最近几年开展的一项全新的工作。不断规范招投标档案管理，对加强医院党风廉政建设，促进医院可持续发展具有十分重要的作用。本文从招投标档案形成的特点、存在的问题及对策等方面进行了探讨。 Standardization management of bidding archive in hospital / HU Minghua,WUHongjie,ZHANGLin //ChineseHospitals.-2010,14(3):67-68 【Key words】bidding, document management 【Abstract】Hospital bidding is a new work developed in recent years. Bidding archive management can improve hospital’s party conductbuilding and promote hospital sustainable development. The characteristics, problems and measures on bidding archive management are discussed.Author’s address：Affiliated People’s Hospital, Yunyang Medical College, No.39, Chaoyang Zhong Road, Shiyan, 442000, Hubei Province, PRC 招投标工作中形成的档案是医院档案的重要组成部分，是招标活动的真实记录，是防范招标风险，明确法律责任的重要保证，也是提高招投标质量的重要内容。科学规范招投标档案，合理利用招投标档案，对加强医院廉政建设，推进院务公开都有十分重要的作用。 1 医院招投标档案形成的特点 为加强对医院经济活动的监督管理，实施院务公开，现在许多医院都设立了招投标办公室，制定了招标采购实施细则，规范招投标程序。在招标采购过程中形成的这些资料，称之为招投标档案。纵观医院招投标工作，其档案形成有三个显着的特点： 1.1 系统性
企业招投标档案管理 摘要]通过分析企业招投标档案管理存在的一些突出问题，提出优化招投标档案管理的对策建议，保证企业招投标档案的规范、精准、高效管理。 [关键词]招投标档案；现状分析；存在问题；对策建议 企业招投标档案是指企业在公开招（投）标、邀请招（投）标、比选、询价、竞争性谈判、单一来源等订立合同（协议）预备阶段，形成的具有凭证作用和保存价值的各类文字、声像等原始材料。 招投标档案是企业招投标活动的客观记录，是每个招投标项目的重要法律依据。同时，招投标档案也是企业档案的重要组成部分，是企业的重要资产。结合所在企业的现状，研究分析招投标档案管理存在的问题，明确解决问题的对策和基本思路，确保招投标档案的科学、规范管理，对维护相关利益者的合法权益，维护企业的稳定发展，具有非常重要的现实意义。 目前，企业招投标档案主要存在以下几大问题： 一是招投标档案数量庞大、规格不一，造成严重的管理负担。 由于每个项目所形成的招投标归档文件资料较多，尤其是未中标单位的标书数量巨大，加之现有的档案管理规定与条例缺乏明确的保管期限划分，给企业的档案库房带来巨大的压力，增加企业的管理成本。同时，招投标档案形成主体多且分散，致使投标材料规格不一致，投标人通常欠缺归档意识，认为投标材料越厚越好，包装越精美越好，导致档案实体规格不一，包装复杂，给装订入盒带来一定的难度，影响企业的
管理效益。 二是招投标档案形成分散、程序复杂，造成档案完整性不够。 招投标档案一般涉及到需求部门、主办部门（采购部门）等，一般来说，招投标档案应该是每个招投标项目活动完整的、系统的历史记录，但是，由于招投标档案的形成主体不同，如需求文件、成果性文件一般在需求部门形成；采购前期、资格预审、评审文件、中选文件等一般在主办部门（采购部门）形成，档案资料大多散落在各经办人手中，同时缺乏相关制度和措施对关键环节的把控，导致不能及时地抓取到产生的文件，最终造成招投标档案完整性不够。另外，由于招投标工作程序非常复杂，业务经办人员大部分精力集中在具体的业务活动中，对资料的收集反馈一般都是被动应付，长期的滞后移交造成招投标档案易缺失，且缺失的部分难以找回。 三是招投标档案管理模式落后，造成档案的信息化水平不高。 随着科学技术的进步，不少企业在各项经营管理活动中应用了计算机和网络技术，包括建立了档案管理系统，但目前的档案管理系统大多局限于对招投标项目档案的目录管理，而对招投标档案原文的数字化应用甚少，导致在查阅利用时，只能先在档案管理系统上检索到该招投标档案的档号，再到库房翻阅原始资料，不仅产生了更多的工作量，而且容易造成原始档案的破损。另外，目前的档案管理系统大多是在招投标项目归档立卷后，进行后期的录入管理，而没有与相关的招投标管理系统进行连接，无法保证数字化生成的招投标文件在办理完毕时第一时间归档，未达到真正的信息化、数字化。
服务计划 投标人名称：XX保险有限公司XX市分公司 本服务计划包括如下内容： 1、服务的响应时间和联络方式等； 2、公车服务结构的安排； 3、本项目经营人员安排（包括人员情况简介）； 4、服务承诺（包括承保、理赔承诺和车辆维修情况）； 5、车辆档案信息的管理； 6、其他特色服务； 7、质量保证。 投标人代表签字及盖公章：
XX市财产保险行业内，我公司在品牌、市场、人才、产品、技术、再保险网络、客户、服务、资源、经营管理等十个方面拥有明显的优势。我们将统筹公司的各种资源和优势，保证以最短的服务响应时间和完善贴心的服务方式向XX市行政事业单位公务用车提供优质的咨询、承保、报案、救援、理赔、信息反馈、客户回访、投诉等服务。 （一）咨询服务 1、咨询服务联系方式和响应时间 （1）向专门客户经理咨询：客户可以通过电话向我们配备给车属单位的客户经理咨询保险方面有关问题。 服务响应时间为：即时在线解答； （2）9XXXX专线咨询：客户可以通过人保财险24小时专线9XXXX咨询保险方面有关问题。 服务响应时间为：即时在线解答； （3）专家咨询：我们设立本项目保险专家热线，电话：，电子邮箱：，联系人：。 服务响应时间为：电话咨询即时在线解答；通过电子邮件咨询的，24小时内回复。 2、咨询服务的保证措施 （1）在本项目下共配置52名客户经理，实行一对一的客户经理制。每一个车属单位我们配备了一名经验丰富的客户经理，这些客户经理与对应的车属单位有多年的沟通，熟悉客户情况。 （2）2000年，中国人保财险公司在保险行业首家建立了“9XXXX”全国服务专线电话，XX地区配备了18个坐席，18条电话线路，覆盖了全市所有地区。 （3）为了能及时解答客户深层次的疑难问题，我们特别为本项目设立了专家热线，开通专门的电子邮箱。专家热线配备3名理论知识丰富和操作实践水平高、在行内具有相当影响力的专家型人员。 （二）承保服务 1、承保服务联系方式和响应时间
招投标及施工档案管理制度 一、工作目的 每一个员工的工作目的只有一个，那就是使工作顺利进行，业绩不断提升，公司不断发展、前进。 在每一个工程的前期都做好充分的准备，把招投标工作顺利有序的完成，使每一个工程的竣工资料齐全完整。 二、工作流程 招投标工作流程：文件制作完成后自检后，再经由经理及相关部门审核无误后定稿。 三、职责 （一）招投标工作 1、正式招投标： 前期：准备招标文件，包括工程项目大概的开竣工日期（工期）、图纸、工程量清单、工程的施工范围及施工内容以及需要特殊的注意事项（如合同付款方式）。给甲方提供联系单（三个不同公司），及时告诉联系人，以免公司人员不知此事造成误会。（以上均应为与已成熟的建设单位合作） 招标开始： （1）在中国招标与采购网上查询招标公告（非会员无法查到
工程项目的具体名称及项目编号、包号，只能直接打电话通过招标公司请求提供招标公告），通过招标公告进行报名购买招标文件（招标文件会发送到各个联系人的邮箱，收到后互相转告），收到招标公告后把招标编号、工程名称及招标编号以邮件形式发给财务，以便购买招标文件时所需。 （2）投标文件的制作：认真仔细的阅读招标文件，有特殊要求及规定应及时向上级领导汇报沟通；准备所需资料，每个公司的资料应及时更新，与各合作单位保持联系并就此次项目进行沟通，确保所提供的资料有效；与预算部门沟通，规定完成时间及金额，具体事项工程部应与预算部交代清楚。在此同时，通知财务部电汇投标保证金（三家）。 2、非正式招投标（邀标形式）： 提供三家公司联系单，收到邀约书后应及时通知投标部，根据招标文件具体要求编制投标文件，工程部要提供预算书，并与工程部联系是否需要公司派人参加开标。 3、新建合作单位 在招投标工作中与其他新建合作关系单位之间的沟通，所发生的费用及电汇单、收据等的填写方式及要求应交代清楚，所需资料准备齐全，事后费用的退还应由财务部及办公室共同进行处理。 4、注意事项 招标文件中需注意事项：付款方式是否合理（针对每个项目
1 项目建设内容 ................................................ 2 历史档案数字化处理标准 ...................................... 2.1. ............................. 纸质档案数字化处理标准 2.2. ................................. 照片档案数字化标准 2.3. ................................. 声音档案数字化标准 2.4. ................................. 影像档案数字化标准 2.5. ................................. 实物档案数字化标准 3 数字化加工环节 .............................................. 3.1. ........................................... 档案接收 3.2. ....................... 标准的目录结构和文件夹的建立 3.3. ..................................... 建立目录数据库 3.4. ................................. 档案着录的工作细节 3.5. ........................................... 档案整理 3.6. ........................................... 档案扫描 3.7. ........................................... 图像处理 3.8. ............... 质检岗位：图像初检和复检(一检、二检) 3.9. ......................... 着录标记一稿双录、人机校验 3.10. .......................................... 数据挂接 3.11. .............. 数据成品信息准确性和完整性检查(终检) 3.12. .......................................... 光盘制作 历史档案数字化加工解决方案 东软集团股份有限公司 2011年02月
招投标工作基础知识培训 一般招投标工作主要分为三个部分：招标文件分析、投标文件编制、投标文件审查。 一、招标文件分析 1.招标文件分析的方法和步骤 应逐字阅读招标文件。对招标文件中的问题或疑问，应立即汇总并与招标机构沟通。标示及汇总招标文件要点，要点应分类进行罗列。根据招标要求的“澄清、投标时间节点”排出具体的时间计划。 招标文件可能会有纸质的、word版本、pdf版本，拿到的版本要以招标公告上出示的那个版本为准，避免因文稿出入造成废标。 2.招标文件要点 一般包括： ?招标人及代理机构相关信息； ?项目名称、项目编号； ?标书密封及投标方式【一般分为电子版投标、纸质投标，纸质投标应 注意密封方式】； ?开标方式【开标时需携带的文件或物品】 ?澄清时间、投标时间、投标保证金递交方式及截止时间； ?工期、质保期、投标有效期； ?控标点【废标项、加分项、其他涉及评标的技术要求】。
注：控标点一般描述于“招标文件前附表、投标/招标须知前言、投标文件编制要求、项目要求/技术需求（特别需注意最后章节中其他要求的描述）、评标办法、参考格式中等”。 3.投标文件组成 根据对招标文件的分析，将拟编制的投标文件分为四个组成部分“①需商务部整理和提供的资料、②需供应商出具和提供的资料、③需销售部确定的投标总价和投标方式、④需自行编制的投标文件”。 完成招标文件分析后，应立即将“①、②”部分发相关部门或单位进行索要，原则上应在一周内完成资料索取，并对收到的资料进行审核【审核内容主要包括“项目名称、项目编号、投标人抬头、日期、资质类有效期、产品型号和名称”等】；第“③”部分应在投标截止日期一周前进行确认，并在上传前进行最终校对；第“④”部分根据自行组织的时间计划完成。 二、投标文件编制 1.商务及厂商配合 需商务部、供应商提供的资料汇总过程中，应分节点、分步骤跟踪资料提供情况。 需商务部提供的资料中，应首先跟踪“第三方单位开具的文件”的提供情况，如“银行资信证明、行贿犯罪档案查询结果证明、纳税证明、社保证明”等，避免因未予跟踪造成无法按时提供造成废标。其次跟踪“企业及人员资质类文件”的提供情况（如业绩合同、企业资质证书等），收到商务部所提供的资料后，应
一、项目需求理解程度、难点分析及解决方案 1.对本项目需求的理解 1.1 对项目概述的理解 （一）项目预算理解 本项目财政预算金额为元（人民币）。 （二）项目概况理解 1.项目背景：档案管理工作是中心各项工作的基础。中心 在日常公积金业务审批活动中，形成了大量的公积金业务档案， 包括公积金归集、提取和贷款三大类业务的档案。根据档案管理的有关要求，为实现档案的规范化和数字化管理，需对日常工作中产生的各类档案进行同步整理、扫描，形成数字档案提供查询利用，提高档案服务能力和水平。 2.项目整体情况：中心目前保存的这些公积金业务档案资料中，大部分均已由前台柜员打上页号；已打印文件材料清单（相当于卷内目录）。前台柜员在办理业务时，已将该纸制档案高清拍照并保存在业务系统中；但大多数电子影像需图像处理。公积金业务档案类别及数量详情如下表： 整理、扫描场地由中标方提供，且场地的相关安保设施等需符合档案局的检查要求；档案整理工作中的所有设备、工具、维修与耗材费用（包括卷皮、档案盒、不锈钢装订夹、复印件等）等均由中标方承担。 （三）项目目的及目标理解完成存量的公积金业务档案约450万卷（份）的整理、补录、补扫描及电子 影像的图像处理与复核工作。
（四）项目依据及参考标准理解1．《中华人民共 和国档案法》。 2．《归档文件整理规则》(DA/T22-2000)。 3．《档案著录规则》(DA/T18-1999)。 4．《深圳经济特区档案与文件收集利用条例》。 5．《纸制档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）。 6．《深圳市住房公积金管理中心业务档案整理规范》。按以上规范进行整理、著录、扫描后的档案要达到深圳市档案馆进馆质量要求。 （五）项目采购范围理解中标方通过人员、设备、技术、管理等，对接收的实体档案进行专业化的归 档、整理、著录、扫描等加工，形成规范的入库档案和规范的档案电子数据库。 （六）项目完成期限理解本项目完成期限为自合 同签订之日起18个月。 （七）付款方式理解按财政委员会相关规定进行。 1.2 对技术要求的理解 （一）归档、整理、扫描工作流程和服务内容理解。1.档案接收：要对档案资料的完整性进行检查；登记移交清单：对档案实体 内容按移交清单逐一进行清点，并登记份数与页数。 2．编档号：对每份业务档案按档案整理要求分类编号，以方便档案的查询 利用。 3．组卷整理：包括拆钉、粘贴、盖章、填写封皮等环节。中标方应严格按照《档案整理规则》(DA/T22-2000)进行整理。 4．部分著录：在核对纸制档案的基础上，对系统内不全的档案信息进行补录。中标方应严格按照《档案著录规则》(DA/T18-1999)进行著录。 5．扫描：包括部分档案的扫描处理、图像处理、二校处理、批量上载、合卷处理等环节。 6．总体检查：检查档案实体与电子档案管理系统内容是否一致；检查接收
招标项目档案资料管理制度
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招标项目档案资料管理 一、档案资料 招标过程中所有的文字资料（含电子资料）、视频资料都是档案资料的组成部分，在项目完成后都必须整理归档。公司设立档案室和档案管理员，公司所有项目（含分公司项目） 都必须统一归档，分公司项目除未中标人投标文件在分公司就地保管外，其余档案必须由 总公司统一归档管理。分公司撤销时，未到期的未中标投标文件必须统一交到总公司档案 室，才能办理撤销手续。各分公司应对自行保管的档案参照总公司的要求妥善保管，总公 司将不定期的对各分公司保管的档案进行抽查。 二、归档及备案时间 总公司项目，在项目分成前必须完成档案资料的归档。分公司项目在签发中标通知书前必须完成除中标通知书外的所有档案资料的归档，在下个项目资料归档前将该项目的中 标通知书归档。有总公司外派人员的分公司，该外派人员兼任分公司档案管理员，分公司 档案管理员应督促分公司及时将应由总公司统一管理的档案包括电子资料及时交回总公 司。 监管机构资料备案时间： 序号项目类型监管机构最迟备案时间备注 三、档案资料的整理 1、电子资料 电子资料文件夹格式为“项目编号+项目名称”（如：HNZK-11368湖南省耒宜高速公路管理处“职工之家”房建工程施工招标），所有与本项目有关的电子资料（包括但不限于公告、资格预审文件、招标文件、补充文件、资格审查报告、评标报告、中标候选人公示、 中标通知书、投标文件等）都拷贝到该文件夹下，在资料归档前上传到公司FTP网站（操作方法详见《公司电子档案归档指南》），正式归档前由档案管理员查看后才能办理归档手续。中央投资项目，资料应上传中央投资项目管理网站，经公司资质管理人员审核确认后 才能办理归档手续。
七、日常管理服务 在对物业实施管理的过程中，管理处将对业主和使用人提供全方位多层次的综合服务。服务项目的多少，是否齐备、服务质量是否满意是考核管理水平的重要指标。管理处提供的服务项目与内容将根据业主和使用人的实际需要设立。管理处将编制各项服务制度，将服务过程予以规范。并不断拓宽服务领域，提高和持续保持服务质量。 1、规章制度体系 特别说明：本标书只列体系结构，体系文件目录和具体制度从略。1-1公共制度 1-1-1物业管理公约和业主公约 1-1-2住户手册及装修规范 1-1-3社区精神文明建设公约 1-1-4治安消防管理规定 1-1-5暂住人员管理规定 1-1-6出租房屋管理规定 1-1-7国家相关法律条例 1-2内部管理制度 1-2-1管理处综合管理制度体系 1-2-2部门职能制度体系 1-2-3 岗位职责标准体系 1-2-4管理鼓舞运作规范体系 1-2-5管理服务运作指导书体系
1-2-6管理服务绩效考核体系 2、档案资料管理 档案资料室在小区建设及管理、服务过程中形成的应归档保存的有关图纸、图表、文字材料、照片、影像、录音等文件材料的总称，是业主重要的资产，是历史的原始记录，同时也是物业管理服务过程的重要依据。建立小区档案，是管理处、实现规范化和现代化管理的手段，是提高综合管理能力的基础。物业管理中档案管理内容涉及建筑物档案、业主及物业使用人档案、管理工作档案等等。 按照现行档案管理的要求和公司ISO9001:2000质量管理体系文件标准的标准，建立规范的档案管理制度，主要有:对档案管理机构的规定；对管理人员职责的规定；对管理工作程序的规定；对档案相关责任部门的规定；对档案材料的移交、分类、录入、保管利用、鉴定的制度和标准；对违反制度的处罚等规定等。 2-1客户档案管理 客户档案资料的管理主要是手机、整理、归档及使用四个环节。一般客户档案包括以下的材料： 2-1-1客户单位资料 2-1-2客户缴费记录包括各种应付押金 2-1-3客户装修工程文件 2-1-4客户迁入时填写的资料 2-1-5客服信息资料补充 ◆客户联络资料
招标档案管理规定 Document number：WTWYT-WYWY-BTGTT-YTTYU-2018GT
招标中心技术档案管理制度 一、管理原则 为进一步加强档案管理，更好的提供档案查询服务，为建设工程中标后的跟踪管理和咨询服务创造条件，结合实际情况，特制定本规定。 二、招标投标【招标采购】档案存档内容包括： （一）招标【招标采购】工作全过程资料（参考表格范本目录） 备注：①资料分为一正一副；在资料封皮上标注（正本、 副本、废标和日期） ②日期为招标编号日期 ③废标只留存正本 （二）投标供应商投标文件 备注：标书留存一正两副 三、归档程序 （一）资料移交：由项目负责人在项目招标工作结束在5个工作日内，按要求整理完整的资料一份，上交档案资料员，并由档案资料员清点提交的资料是否完整。 （二）资料归档保存：档案资料员从接收档案资料后5个工作日内，按要求进行分类归档。 四、档案借用规定
1、借用者要维护档案资料的完整与安全，不准涂改、 污损、拆散，丢失和转借。 2、借阅档案、资料必须先完善登记手续后方可借阅，归还时清点无误后由档案资料管理人员当面销号。 3、查阅档案资料均由档案管理人员负责查找，任何人员均不能在室内自行查找。 4、未经档案管理人员同意，不可将任何档案资料外借、复印、或发送电子档给外单位人员，如违反本规定由此带来的不利影响由档案资料管理人员自行承担。 五、档案保密、防范 加强防范，做好档案室或柜的保密工作，注意防止失密、失盗、和火灾事故。加强对档案室或柜的管理，杜绝腐蚀、潮湿、霉变和虫蛀。 编写：采购部审核：批准：
附件一：
X X X X X X公司标书项目名称：X X X X X X X X 年月日 标书总目录 第一部分：投标书………………………………………… 一、投标书………………………………………… 二、投标申请单位简况…………………………… 三、授权书…………………………………………… 四、投标报价………………………………………… 五、报价说明与建议……………………………… 六、优惠条件……………………………………… 第二部分：综合说明…………………………… 一、承建该工程的指导思想及目标……………… 二、承建该工程的有利条件及优势……………… 三、工程工期目标及保证措施…………………… 四、工程质量目标及保证措施…………………… 五、产品和安装质量执行的国家标准……………
六、服务回访与保修政策…………………………… 七、驻工地代表及主要责任人简介……………… 八、部分优良工程及在建工程情况……………… 第三部分：施工设计……………………………… 一、工程简况………………………………………… 二、施工方案概述…………………………………… 三、编制施工进度和劳力计划…………………… 四、保证工程工期的具体措施…………………… 五、施工程序与质量控制要点…………………… 六、保证工程质量的具体措施………………… 七、安全文明施工的规定和措施……………… 八、附图附表……………………………………… 第四部分：标书附件…………………………………… 一、资质证明………………………………………… 二、企业相关制度…………………………………… 三、证书及工程图片………………………………… 第一部分：投标书 一、投标书 ： 各位领导、各位专家、各位评委： 首先，感谢贵单位对我公司的信任，使我公司有机会参与贵单位的投标，我们深感荣幸并表示真诚的谢意。
医院招投标档案的规范化管理 【关键词】招投标档案管理 【摘要】医院招投标是最近几年开展的一项全新的工作。不断规范招投标档案管理，对加强医院党风廉政建设，促进医院可持续发展具有十分重要的作用。本文从招投标档案形成的特点、存在的问题及对策等方面进行了探讨。 Standardization management of bidding archive in hospital / HU Minghua,WUHongjie,ZHANGLin //ChineseHospitals.-2010,14(3):67-68 【Key words】bidding, document management 【Abstract】Hospital bidding is a new work developed in recent years. Bidding archive management can improve hospital’s party conductbuilding and promote hospital sustainable development. The characteristics, problems and measures on bidding archive management are discussed.Author’s address：Affiliated People’s Hospital, Yunyang Medical College, No.39, Chaoyang Zhong Road, Shiyan, 442000, Hubei Province, PRC 招投标工作中形成的档案是医院档案的重要组成部分，是招标活动的真实记录，是防范招标风险，明确法律责任的重要保证，也是提高招投标质量的重要内容。科学规范招投标档案，合理利用招投标档案，对加强医院廉政建设，推进院务公开都有十分重要的作用。