档案管理常见问题（一）
1.在平时的档案管理中，如何避免在查阅和利用时才发现没有要查
找的文件资料？
答：这个貌似没法彻底避免。只要不移交齐全就有这样的现象。而要移交齐全需要我们不断的提醒配合部门，配合人员。要他们的资料清单或者台账。当他们移交档案时一一核对。这样一般可以避免你说的这个问题。但是，也不能完全保证没有任何遗漏。说到底是档案意识的强弱。
2.房地产开发公司，公司各部门、各项目部，合同、资料，管理混
乱，收集不全咋办？怎样实现统一有效管理？
答：分类：文书类档案（政府公文、公司文件）公司内部资料类档案（公司注册信息、证照；公司人力资源档案；公司管理文档）、资质证书类档案（公司各类资质证书、公司人员资质证书、其它证书）、合同类档案（工程类合同；设计类合同；材料设备类合同等）编号：可按照“公司名+档案大类+分类细项+日期+顺序号”来进行分类的。
3.多份会议记录可以归为一件吗？
答：如果你不是很会起文件题名，我建议还是各归各的。如果文件题名可以准确的反映文件内容。那就可以。不过，文书一般以件为单位。我觉得还是分开的好。
答：也可以，你的题名一定要准确反映归档内容。
4.09年一月完成的2008年度的统计表放在哪一年啊？
答：放在09年里。为什么这样做呢。因为一般情况下,上一年的统计表，下一年才能做出来。而放在08年里日期是不符的。
5. 基建和设备档案归档时间大概都是什么时候呀？
答：负责基建类档案归档管理的部门，指定专（兼）职人员在平时做好基建项目材料的收集、积累，按竣工年度归档。但施工时间短的，在基建项目验收后两个月内，按立卷要求分类整理装订；施工时间跨度长的，可采取分阶段归档。房屋产权档案在每户办理完手续后一个月内按立卷要求整理装订。
设备档案：一般的办公设备应随时归档，设备仪器安装调试完成后即可归档。
6.单位的档案是什么时候移交？是每个部门集中一起每年一次移交，还是任何时候都可以啊？
答：是这样。工程档案是竣工后一个月内。财务档案是2013年移交2011年度的,也就是财务档案在财务部门保存一年。其他档案呢,看自己具体管理的需要来协商。三个月移交一次或者更久一点都是可以的。看你整理和归档方便。
7. 目前有几种文书档案整理的方法，分别是什么？
答：一般按一事一件的原则整理，并可整合文件（如请示与批复，转发文与被转发文，正文与附件，正文与定稿整合归档）.
8．请问“请示”和“批复”怎样来存，是做为一件还是分别来存？
答：同一事件批复在前，请示在后。作为一件存档。
9．档案库房修建时应注意什么?
答：档案库房应尽可能选择1楼，不可选地下室，如2楼以上要考虑楼板承载。办公室选择阳面的的房子，库房选择阴面的房子，窗子不要太大，避免日光。库房内不要走上下水管道，消防、暖气管道很重要。如使用密集架，应将密集架轨道植入地板，方便书车推动。消防要选气体消防。
10. 跨年度的会议记录应归到哪个年度?
答：跨年度的会议记录应归到会议的闭幕年。
11.许多单位会议上形成的领导讲话、工作报告,会后往往又以红头文件颁发,这类文件内容基本相同,归档时该归哪一份?
答：归会后的红头文件。这个是正式的文件。
12.请教一下机要文件是否需要归档?
答：机要文件肯定需要归档。
13.会计档案必须要全部装进档案盒吗？
答：是的，会计档案要保持它的完整性。档案部门一般只给每一凭证盖上档号章，录入系统，录入财务原有凭证号,打印备考。装盒粘上脊背即可。
14.请教一下，基建档案档案室都收哪些？
答：整个建设项目从酝酿、决策到建成投产（使用）的全过程中形成的、具有保存价值的各种形式的历史记录，包括基建项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产（使用）等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料以及其它形式与载体的文件材料。
15. 三室具体指的是什么啊？
答:三室：库房、办公室、阅览室。
16.准备升级的新建设档案室需要配备哪些必需品？
答：通常需要梯子、书车、密集架、防磁柜、温湿度显示仪，空气消毒机、西北需要加湿器，南方、中原需要除湿机。
17.我们公司说所有档案实行电子化，不再归档纸张版。这行嘛？档案法上也没有明确归档一定要归档纸张版。
答：公司这样做在档案管理上应该是不规范的，电子文件和纸质文件在归档问题上将长期并存，形成电子文件和纸质文件的同时归档，即双轨制，也叫双套制。双套制的实现可以是对电子文件制作纸质拷贝；也可以是对纸质文件进行数字化。双套归档可使同一份文件的电子版本和纸质版本共同处于存储和可利用状态。“双套制”归档的意义与成因除了出于对电子文件与纸质文件的优势互补的考虑以及基于电子文件自身特点而采取的策略外，更重要之处在于它是档案完整性与真实性的保证。如果把电子文件与纸质文件视为同一份文件的两个部分，那么二者的地位和价值就显得同等重要，将二者同时归档保存乃理所当然。这是采取双套归档的根本原因。
就目前的科技水平，建议实行双轨制，纸质和电子同时存在。不建议取消纸质档案。
18.谁知道购买一台档案库房加湿器，应该买多大型号的，大约要多少钱啊?
答：加湿机的加湿量是需要按库房的面积核算的，不同品牌，不同型号价格不同。。
19.编写全宗介绍时,应注意哪些问题?
答：一、介绍本全宗的历史概况。简要地叙述单位成立的时间、人数、机构设臵情况，主要领导的配备，单位的性质、任务及主要职能活动情况，隶属关系以及全宗历史的沿革等。
二、介绍本全宗内档案内容和管理情况。这是全宗介绍的主体部分。包括有：档案管理组织机构、档案管理网络、本全宗的分类方案，立卷说明，档案号编制说明，归档范围，档案数量等。
三、本全宗内工作形成的各种记录，包括资料移交记录、查借阅审批记录及利用登记表、库房温湿度记录、档案销毁记录等；
四、本全宗内信息化工作开展情况的介绍；
五、本全宗内编研材料种类、数量等情况介绍；
20.单位成立10多年了,文件材料从未整理过,最近,从下属单位抽调了几个人员,进行突击整理。请问他们整理的案卷,备考表中立卷人、检查人项目该由谁签名?
答：立卷人是当时整理档案的人员。检查人是档案室负责人。比如主管。或者现在你那里有帮忙的人，你可以让她们谁整理的谁签
立卷人。你签检查人。这样就可以。一般比如部门经理虽然管理档案这一块工作。备考表那么多。部门经理一般是不会签字的。
答：立卷人是整理的人员签名，一般指档案管理员。检查人是负责检查整理归档文件质量的人员签名，一般是档案管理部门的领导。
21. 全宗卷包括哪些内容?
答：全宗卷是对全宗管理的重要工具和手段，它是由在全宗管理过程中所形成的管理记录性材料构成的一个案卷，实质上是档案管理活动中所形成的“档案”，是档案管理活动的原始记录，是围绕全宗的管理活动形成并以一个个全宗为单位组合成案卷。全宗卷是全宗的“档案”，但不是全宗内的档案，在管理上应单独存放并实施统一管理，不能与全宗混在一起，也不能将其作为全宗内的一个案卷对待。
全宗卷包括：档案交接凭据、立档单位与全宗历史考证、整理工作方案、档案实体分类方案（分类表）、移进移出记录及手续（凭据）、对全宗档案进行检查、清点的历次记录及所发现的问题记录，以及档案受损害、遭破坏的情况记录和实施补救性措施的记录材料、档案销毁清册等。凡是在档案管理活动中形成的对全宗状况及全宗历史有原始记录意义的文字、图表等材料均应归入全宗卷中。
全宗卷的主要内容具体包括：
1、档案收集：档案交接文据、移交目录，接收、征集记录，档案来源和价值说明等。
2、档案整理：整理工作方案、分类方案、案卷目录说明、整理工作小结等。
3、档案鉴定：鉴定小组成员名单、档案保管期限表、鉴定分析报告、销毁档案的请示与批复、销毁档案的清册等。
4、档案保管：档案安全检查记录、报告，重点档案采取的特殊保护措施，档案的抢救与修复情况汇报等。
5、档案统计：档案收进、移出登记，案卷基本情况和重要利用统计表等。
6、档案利用：全宗指南（全宗介绍），开放利用和控制使用范围说明，档案汇集和公布出版情况及报批文件，档案产生社会效益和经济效益的典型事例等。
7、档案管理新技术应用：缩微复制和计算机辅助管理等情况的文字说明材料。
22.对材料题名的补充，该用什么符号？因为有的标题太广泛，不便查找。
答：档案人员自拟内容用[]中括号。
23.档号章里的内容手写不大好看，有没有更好的办法？
答：建议保管期限直接刻制，档号中分类号、件号等数码使用打号机。
24.特殊载体档案在录入的时候都录入哪些必须字段？
答：这得看你们的软件设臵了那些。一般录入年度，档号，保管期限，题名，起止和终止日期。
25.基建档案如何整理？
答：一、整理原则
1、遵循基建档案的自然形成规律，保持档案材料之间的有机联系，便于保管和利用。
2、充分利用原有的整理基础。
3、区分不同项目，保持各工程项目文件的成套性。同一工程项目内，应包含工程的前期准备、设计、施工、竣工验收、管理使用、维修、扩建、改建的全过程。
二、整理方法与步骤
一般分两个过程完成：
1、文件材料形成之后，由基建部门或基建人员在本单位综合档案室档案员的协助下进行整理—组织保管单位进行基本编目—向综合档案移交归档；
2、移交之后，由本单位综合档案室档案人员对保管单位进行排列、编制档案分类目录以及零散文件的补充整理。
基建档案的整理工作包括以下步骤：
对文件材料的鉴别、分类、组织保管单位编目、装订、排列编号等。
1、对文件材料属性的鉴别
⑴文件材料属性的鉴别
就是将基建文件同其它文件，如房地产权文件（包括房改文件）、党务政务文件、设备文件、科研文件、教学文件及科技资料等区分开来。
应注意：凡与某项目基建工程联系密切的管理性文件材料，应纳入该项工程与相关文件材料一并整理归档。关于基建、设备的一般管理性文件，如不涉及具体工程项目或设备，应纳入文书档案整理，有关基建项目的诉讼材料应纳入文书档案。
⑵完整性的鉴别
项目文件材料应严格依照归档范围收集齐全、完整成套，在一套工程项目文件材料内不能缺项，在一份文件材料内不能缺张少页。
⑶准确性的鉴别
档案的准确性指档案的内容真实反映工程竣工时的实际情况和
建设全过程。
⑷保存价值的鉴别
目录确定保管期限，依照基建文件材料保管期限表进行。
2、分类
⑴单位基建项目少，形成的文件材料也少，只设基建档案大类，可与房地产权档案合并称基建房产档案。如果基建项目较多，且工程复杂，形成的文件材料较多，在大类下按工程性质或项目设臵二级类目。
⑵编码：大类采用汉语拼音字母法。基建档案---J；二级类目采用阿拉伯数字。大类与二级类目代码一律连定，如J1、J2。类目代码与案卷号在同一行书写的，其间一律用“- -”隔开，如J- -5、J1- -3；分成两行书写的不使用间隔符号。
3、组卷方法
⑴按子项工程分别组卷。如主档与裙档、土建与水电安装、装饰、消防、人防、排污工程等分别组卷。
⑵按阶段组卷。主要分为建设前期（立项、规划、征地、基建计划、报建、招投标、工程承包及水文地质勘探等）、设计院（初步设计与技术设计或扩大初步设计、施工图设计）、施工（工程施工全
过程）、竣工验收、管理使用5个阶段，每一个阶段视文件材料数量多少组成一卷或多卷。
⑶按问题组卷。适用于管理性文件。例如征地拆迁补偿问题，土地登记发证可组成专卷。
⑷按专业性质组卷。一般可分建筑、结构、给排水、电气照明、采暖、通风空调等。不同专业分别组卷。如施工图、竣工图。
⑸按名称组卷。如工程预、决算专卷、产权、使用权证专卷。
3、卷内文件材料的排列
⑴单项工程文件材料少仅组成一个保管单位的，按以下顺序排列：
依据性材料→基础性材料→设计文件→施工文件→竣工验收文件。
⑵图样材料的排列
①有图样目录，按目录顺序排列；
②无目录的，一般按图纸内容的主次关系编排。
如基本图在前，详图在后；总体图在前，局部图在后；主要部分在前，次要部分在后；布臵图在前，构件图在后。一般的排列顺序是：总体布局图→系统图→平面图（立面图、剖面图）→大样图。
⑶文字材料的排列
①按问题排列：区分不同问题，按问题重要程度、因果关系排列。
②按时间顺序排列：同一个问题形成的文件，按时间先后顺序排列。
③按逻辑关系排列：密不可分的文件材料应依序排列在一起。如批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。
⑷图文混合材料的排列
一般文字在前，图样在后。但若文字材料是对图样材料进行补充或局部性的一般说明，则文字材料应排在图样材料之后。
三、编目
内容包括：编写件号、页号；填写卷内文件目录、备考表、封面、脊背。
1、文件及装订的保管单位内每份文件（单张图纸视为一份文件），必须按顺序编写件号，逐件编写小流水页号；单页文件（单张图纸）不编页号。每份文件须加盖档号章，一般盖在每件首页的右上方，首页如不适宜盖的可加盖在次页或背面适当位臵。
2、案卷及装订的保管单位按卷内文件顺序编写大流水页号，不需编写件号和盖档号章。
3、页号编写：不论采用哪一种装订形式，均以有书写内容的页面编写页号，单面书写的编在右下角，双面书写的，正面编在右下角，背面编在左下角。
4、案卷封面、卷内文件目录（原有图样目录除外）、卷内备考表不编写页号。
5、如原来编有页号又需重新编号时，应在原编号上画斜线以示原页号作废。
6、填写档号章内容，编写页号，一般用铅笔。
附：基建档案整理方法、分类及保管期限表
26.关于同一问题的请示与批复,如果形成年度不一致,整理时应将他们归到请示所属的年度,还是归到批复所属的年度?
答：批复所属年度。
27.一般单位为了便于文件的传阅,往往在收文上附加一个阅文卡。请问,文书处理人员应将其粘到文件上还是订到文件上?
答：一般以上2种方法都可以。可以询问档案人员整理档案时，是否有将传阅单取下或者另作处理。
如在归档时，将文件订书钉取下用档案卡单件装载归档，建议文书处理人员处理收文时采用订传阅单/卡，而不是粘贴。
28.整理归档文件时,标有密级文件如何整理?
答：是否归档，不取决于有无密级，而是文件本身内容的价值。在归档整理过程中，有密级和无密级的文件，可以根据内容联系，放在一起归档整理，在档案目录备注栏中注明密级，以便借阅利用时做好保密工作；如果文件密级很高，利用不方便的，也可以机密文件单独归档保管的，但这种方法大部分单位不采用。
29.全宗卷内的文件如何整理?
答：全宗卷内的各种文件材料，是随全宗管理的延续而逐渐增加的，平时必须注意积累，我们可预设9个全宗卷盒（或九个类），依次排列为：全宗介绍、大事记、档案收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、现代化管理，把全宗管理中产生的文件材料，归入相应的卷夹（类别）内。整理组卷时，注意鉴定文件材料的完整程度及其保存价值，对于有重要遗缺或无保存价值的应予以补齐或剔除。卷内文件材
料按问题——时间进行系统排列，即按预设的9个全宗卷盒的问题分类，以时间先后为顺序排列文件材料，并编制卷内目录。卷内文件材料要逐件加封面、封底、编件号，装订后装入卷盒。
30.公司接收的传真怎么归类整理？
答：传真如果是重要文件，又是热敏纸就复印一份放在热敏纸的前面。如果不是就按照文件的重要程度去分类保存。跟别的文件一样。怎么归类主要取决于传真内容的重要程度。
31.我们公司这几年分分和和，名字也换了好几个，会计档案这一块儿，那一块儿的，怎么整理啊！按年份一块排呢，还是各自分块整理呢？
答：1、先按年份整理出来；2、再按会计档案类别整理；3、然后首先归档隔年度会计档案，比如今年你就应该归档2011年度的会计档案。4、一年一年往前推着整理吧。
32.文件归档时，如外来文件收文，收文处理单是排在第一页吗？还是正文排在第一页？那发红头文件时，存档时，发文处理单是放在最后一页吧？
答：在群内有看到这个问题，收文和发文的处理单都应该是最后一页。不是很确定。
33.叠图都用些什么样的小工具啊？
答：叠图板或者A4大小杂志也可代替直尺。我平时就是用这。
34.一般档案盒上的单位名称盖印章用红色还是蓝色？
答：一般用的是红色。企业很少用印章。而这种印章档案局比较常见。
35.一套图纸需每页都盖归档章还是只在首页？如果是每页都盖是右上角还是图纸标题栏上下？每页都编序号吗？
答：图纸右上角每一页都盖归档章。序号是这一卷图纸的流水号。页码就不需要了。一般一件图纸都是一页。比如有十件那么就从001-010.每一件都盖归档章如果借出有丢失也便于立即发现。
36.请教会计档案保管期限问题。
会计档案的保管期限分为永久、定期两类。其保存期限为：
a）凭证类：原始凭证、记帐凭证15年；银行存款余额调节表、银行对帐单3年；
b）帐薄类：现金、银行存款日记帐25年；日记帐，明细帐、总帐15年；辅助帐、备查帐15年。
c）会计报表类：主要财务指标报表3年；月、季度会计报表3年；年度会计报表永久；统计报表10年，年度以上统计报表永久。
d）其他类：各种契约、重点工程决算资料、发票存根、验资报告、财务会计制度、主要财务会计文件、合同、协议、会计记录本永久保
存；会计档案保管清册及销毁清册永久保存；会计档案移交清册15年；财务预算3年；其他会计档案按其使用价值由各单位自定保管年限。
上面是我们公司的会计档案的保管期限，大家看有什么问题没？
就是发票存根、审计报告、验资报告、合同等需要永久保存吗？发票存根（公司开的增值税发票保存的存根联）算是哪一类，收款收据的存根联算哪一类？出库单和入库单算哪一类？
答：建议发票存根、收款收据存根联归原始凭证类，出库单和入库单物资管理类；审计报告、验资报告是永久，合同要看内容和合同范围定年限。
37.资金负债表放会计档案吗？
答：不放，任何的标准里都没有见到归档资金负债表的。
38.公司财务部门除了会计档案之外还有什么需要归档的资料？
答：会计档案包括年度决算报告，凭证，日记账，总帐，明细账，银行对账单，月、季度财务报告，会计移交清册、会计档案保管清册。其他的有一部分关于财务的该归入文书里。审计报告也该归入文书中。
39.请问大家多久备份一次电子档案到移动硬盘啊？
答：我是所有的都一个月或更长一些时候进行一次备份。变动比较多的话，一个月两次也有可能。我说的是文件类的。
40.有电子底稿的合同，打印之后签了合同，做电子归档的时候，是用底稿还是再重新扫描归档。
答：重新扫描签字盖章的合同。
41.问下同行们，在光盘上你们是手写信息，还是用标贴？那个盘面怎么样设计啊？
答：归档一般不要在光盘上书写，主要考虑怕破坏光盘。我们采用的办法是在光盘袋上写明光盘名称，档号，起止，终止日期。可参考DA/T 38-2008。
归档光盘的标签面应为可书写型油墨印刷。所使用的油墨应通过光盘耐候性试验。若必须在标签面书写，必须使用专门的“光盘标签笔”（非溶剂基墨水的软性标签笔）。初次使用应通过光盘耐候性试验。归档光盘禁止使用粘贴标签。归档光盘的标签面上应印有光盘产生日期、批次或喷墨打印的条形码。
42.扫描文件分辨率是多少最合适？
答：如果是文字，又是打印的印刷品，比较清晰的话，用100的就可以了。如果是图片，或者手抄的，很不清晰，就要用200以上的。参考下DAT 31-2005 纸质档案数字化技术规范。
档案管理常见问题（一） 1.在平时的档案管理中，如何避免在查阅和利用时才发现没有要查 找的文件资料？ 答：这个貌似没法彻底避免。只要不移交齐全就有这样的现象。而要移交齐全需要我们不断的提醒配合部门，配合人员。要他们的资料清单或者台账。当他们移交档案时一一核对。这样一般可以避免你说的这个问题。但是，也不能完全保证没有任何遗漏。说到底是档案意识的强弱。 2.房地产开发公司，公司各部门、各项目部，合同、资料，管理混 乱，收集不全咋办？怎样实现统一有效管理？ 答：分类：文书类档案（政府公文、公司文件）公司内部资料类档案（公司注册信息、证照；公司人力资源档案；公司管理文档）、资质证书类档案（公司各类资质证书、公司人员资质证书、其它证书）、合同类档案（工程类合同；设计类合同；材料设备类合同等）编号：可按照“公司名+档案大类+分类细项+日期+顺序号”来进行分类的。 3.多份会议记录可以归为一件吗？
答：如果你不是很会起文件题名，我建议还是各归各的。如果文件题名可以准确的反映文件内容。那就可以。不过，文书一般以件为单位。我觉得还是分开的好。 答：也可以，你的题名一定要准确反映归档内容。 4.09年一月完成的2008年度的统计表放在哪一年啊？ 答：放在09年里。为什么这样做呢。因为一般情况下,上一年的统计表，下一年才能做出来。而放在08年里日期是不符的。 5. 基建和设备档案归档时间大概都是什么时候呀？ 答：负责基建类档案归档管理的部门，指定专（兼）职人员在平时做好基建项目材料的收集、积累，按竣工年度归档。但施工时间短的，在基建项目验收后两个月内，按立卷要求分类整理装订；施工时间跨度长的，可采取分阶段归档。房屋产权档案在每户办理完手续后一个月内按立卷要求整理装订。 设备档案：一般的办公设备应随时归档，设备仪器安装调试完成后即可归档。 6.单位的档案是什么时候移交？是每个部门集中一起每年一次移交，还是任何时候都可以啊？
档案管理存在的问题及对策建议 一、存在的问题 （一）没有统一移交保管。县局档案的保管主要在县局档案室，每年都由档案管理员整理归档，归档的主要有文件、票证、财务类档案。征管类档案、稽查类档案、两税征收档案、各分局档案等仍各自保存，没有移交县局综合档案室统一保管。 （二）没有给予足够重视。目前我局的档案等级只有机关是省一级，而且是在2005年申报升级的，档案室是在2008年建成的，多年来一直没有对档案室进行升级。大部分单位档案室硬件设施的配置不完善，档案室保管条件普遍较差。个别单位管理体制落实不到位，对档案的保管不够规范，放置无序，存在遗失隐患。档案管理员多数为兼职，对档案管理存在应付思想，归档不及时、随意现象普遍存在。 （三）档案员业务不够精通。档案管理工作需要一定的专业素质，应该说技术性很强。现有的档案管理人员基本没有接受过系统、专业的培训，对档案的整理归档标准多数是前后任口口相传，对档案的分类、保管期限等标准不统一，而且各人的理解程度不一，造成归档立卷、分类不准确。 （四）队伍配置不稳定。各单位人员调动频繁，加之基
层单位人数较少，使档案管理队伍不稳定，对档案管理的持续性造成了影响，档案管理工作无法深入、有序开展。 （五）档案电子化程度低。目前，我局档案保存以纸质为主，还没有电子档案。纸质档案在整理归档、调阅、查询时有诸多不便。 二、对策及建议 （一）建立健全档案管理制度。以《档案法》为指导，建立健全管理员职责、归案、调阅、管理等制度，使档案管理有章可循、有据可依，保证档案管理制度化、规范化。 （二）加强培训力度。加强对档案员的培训，提高其档案管理重要性认识，提高其档案管理业务知识专业化程度，增强对档案管理流程的熟悉程度，促进档案管理工作效率的提高。 （三）加大档案设施资金投入。要充分认识当前档案设施的不足对档案管理工作的影响，加大对档案设施购置的资金投入，最大程度地满足档案管理工作的设备需求，以利于对档案的保存、管理、调阅。 （四）建立综合性档案室。建立综合性档案室，改变当前档案收集、归档、保管各据一方的混乱局面。各方档案在收集整理、归档后，统一移交综合档案室管理，减少出现档案受损。 （五）发展档案电子化。在各行信息化飞速发展的时代，
涉密资料复制审批表 申请人申请人密级 所在部门介绍信编号 复制份数复制件编号 涉密载体纸介质、磁盘、光盘、声像制品、影像制品申请 理由 原件名称 原件密级 复制用途 复制部门复制时间 复制承 办人 保密承诺 我保证在复制使用期间不扩大国家秘密和公司商业秘密的知悉范围，仅限于个人工作使用，并严格执行密件保管制度。我对密件在复制使用期间的保密安全负全部责任。 申请人：年月日 所在部门意见签字（盖章）： 年月日 保密办 意见 签字（盖章）： 年月日 管理部门 意见签字（盖章）： 年月日公司领导 意见签字（盖章）： 年月日 备注1、涉密载体复制后同原件一样管理。 2、复制时秘密级的密件由部门领导审批，机密级的密件由公司主管保密工作领导审批。 3、复制应在本单位或具有保密资质的定点单位进行。
涉密资料打印审批表 申请人申请人密级所在部门介绍信编号打印份数打印件编号涉密载体纸介质 申请 理由 原件名称 原件密级 打印部门打印时间 打印 承办人 保密承诺 我保证打印件在使用期间不扩大国家秘密和公司商业秘密的知悉范围，仅限于个人工作使用，并严格执行密件保管制度。我对密件在打印使用期间的保密安全负全部责任。 申请人：年月日 所在部门意见签字（盖章）： 年月日 保密办 意见 签字（盖章）： 年月日 管理部门意见签字（盖章）： 年月日 公司领导 意见 签字（盖章）： 年月日 备注1、密载体打印后同原件一样管理。 2、打印时秘密级的密件由部门领导审批，机密级的密件由公司主管保密工作领导审批。 3、涉密件打印应在本单位或具有保密资质的定点单位进行。
● ●涉密资料打印登记表 涉密资料打印登记表 序号打印 人 打印件名称密 级打印 份数 每份打印件 页数 打印 时间 打印人 归口管 理部门 备注
归档表
第十一章公司档案管理表格 二、归档案卷目录表 卷宗号：目录号：部门： 案卷顺序号立卷类目号案卷标题起止日期卷内张数保管期限备注 三、档案目录表 部门： 编号文号名称内容归档日期备注 1 2 3 4 101
四、企业档案存放表 制表人：制表日期：年月日五、档案索引表 六、(机密)文件保管备查簿 102
第十一章 公司档案管理表格 103 归档 日期 原文 件编号 内容 摘要 经办 部门 档号 预定 保存期限 份数 备注 副本 影本 七、档案明细表 保险库号 柜位号 拟存至日期 公司 部门 文件名称内容 类别 入库日期 出库日期 收件人 签收日期 八、作废档案焚毁清单 年月日焚毁 档 号 收文号 发文号 简 由 档案起讫日期
核准：监焚：焚毁执行人： 九、档案调阅单 申请人：制表日期：年月日十、阅档催还单 ××同志： 您所调阅的下列档案还期已逾，为方便他人使用和管理，依档案调阅规定，请于×月×日前送还。 档案室 年月日 十一、阅档催还单存根 104
第十一章 公司档案管理表格 105 档号 文号 名称 借期 原定还期 数 量 催单发出日期 宗 册 十二、档案保存年限表 档案分类 档案名称 保管期限 备注 组织类 有关公司章程类的档案 永久 由董事会秘书保管 股东会的档案 永久 由董事会秘书保管 股东名册、股东印鉴簿、出资证明书 永久 由董事会秘书保管 董事会档案 永久 由董事会秘书保管 行政事务 公司对外行政发文 10年 重要会议资料 10年 人事 重要干部名册 15年 重要干部任免决定 10年 经营业务 重要经营计划 10年 经济合同 10年
常见象形字： 动物：牛羊马鱼龟象虎鹿鸟 自然：月雨泉瓜水日山水田井禾米木火丘果川雷贝申气竹 人体：人口丫目女手首子又心耳眉血臣自 器物：车舟伞弓页门皿网刀 其他：凹凸大佳乌来止几斤主蜀欠止戈升万宀 首：甲骨文象人头侧视形。金文则突出一个眼睛，以代表整个面部，上加一层头皮几根头发，以示头盖。 臣：甲骨文象竖目形。字形画顺服的奴隶俯身时的一只眼睛，本义指奴隶。 又：甲骨文象右手形。 申：甲骨文、战国玺印文象闪电形，本义是电。 眉：甲骨文、金文、小篆象眼目上的眉毛形。 果：甲骨文象树上结有果实形。小篆将甲骨文上的三个果实省为一个，同时加上饰画“十”。 血：甲骨文象用牲血祭祀时盛在器皿中的血滴形。 雷：甲骨文象闪电中发出雷声形。金文加形符雨成形声字。小篆是一个声符被部分省略的形声字。 常见指事字： 上下中一二三朱甘本末刃卡甩曰寸亦丹旦匈父母王引身匈立彭 会意字的特点： 1. 是合体字，由可独立成字的偏旁组合而成。 2. 偏旁都是形符，即表义的偏旁。 常见会意字： 名词：武森林雀光宗男步朋北岩妇事东孙李杏包灶晶炙集兵众友 形容词：明益香磊仨劣歪冤碧好炎嵩安 动词：休取涉祭吠弄祝看出析信伐比使闯采焚获删戒耸奋从监宿弃 虚词：如即既及为 甦奮矗 ?光：明也，火在几上，光明意也。炙：炙肉也，肉在火上。 ?闖：馬出門貌，馬在門中。采：禾成秀，人所收者也。 ?東：日在木中。集：群鳥在木上也。 ?奮：鳥張毛羽自奮奮也。兵：械也，廾持斤并力貌。 ?从：甲骨文从二人相随，本义是相听从。 ?北：以一左一右背对着的二人表示背离。本义是背离。作北方讲，是字形的假借。
简化字中的会意字： ?宝寶笔筆尘塵泪淚灭滅
电子档案管理工作中存在的问题与建议近年来,随着信息技术的迅猛发展,成熟的信息及电子技术被迅速应用到档案管理中。在这种情况下,一种新型的档案形式--电子档案应运而生。 电子档案管理是档案管理和时代接轨的产物，是档案管理中的一种新型模式。由于电子档案具有机读性、档案信息存储的高密度性、档案信息的数字化性等特点，不但使档案的存储载体面临重大挑战，而且赋予了档案工作新的特征和内涵。 一、电子档案管理过程中的问题 （一）电子档案自身的安全性问题。 档案信息的安全性主要涉及档案信息载体安全性和传输安全性。载体安全性主要指存储介质对信息安全因素的影响。电子档案通常以磁盘、光盘为载体,这类载体成分比较复杂，性能不稳定，可能出现档案失真的问题。而且对环境温度、湿度、防磁、防机械损伤等条件要求较高，易损坏变质，保存年限低于传统纸质档案。传输安全性也就是网络安全性，?网络的发展使电子档案在更大的范围内得到共享，同时，无孔不入的网络黑客和防不胜防的计算机病毒也给电子档案的管理带来巨大的安全隐患。除此之外，?电子文件很容易被删改，且改后不留任何痕迹。在使用计算机形成文件材料的过程中，拟稿者无法留下自己的笔迹，单位负责人也无法在形成的文件材料磁盘上签发，日后难以确定该份材料是否具有真实性和权威性。如果有人出于自己的目的将磁盘中存的内容进行了删改，是难以发现和确定。 （二）面对电子档案的冲击，纸质档案的处理问题。 在多年的管理过程中形成各类纸质档案是最原始、最直接、最真实、最权威的记录和依据，是弥足珍贵的资源。然而电子档案的
产生并非是纸质档案的消亡之日。不可能全面抛弃传统档案的运行方式，因此绝对不可忽视传统档案工作的统筹安排，需要尽快实现纸质档案的数字化。使电子档案和纸质档案尽快接轨。 （三）办公自动化与电子档案管理无缝结合。 在新的办公模式下，办公自动化慢慢站主导地位，每天处理的公文数量急剧增加，虽然电子文件有逐渐替代纸质文件的趋势，但在现阶段，文件的归档依然应以纸质文件为主。由于设计和开发人员手段不统一，使得电子档案系统和办公自动化系统不能无缝结合，电子文件归档相对滞后，即使归档后文件的准确性也无法保证。 （四）对电子档案管理人员提出了新挑战。 电子档案管理工作人员知识结构单一的矛盾。文档一体化的推行，使电子文件的管理超出单纯的学科范围。使档案工作成为一门集计算机科学与档案学于一体的综合性的学科。电子档案管理人员除了要掌握档案管理专业知识，还要不断提高现代化管理技能，同时还要掌握其他相关学科的知识，这样才能适应档案工作现代化需要，才能从根本上保证在电子时代人类活动的真实记录得以长期保存。目前档案管理人员的素质普遍较低，知识面较窄，特别是对网络安全、计算机技术、数据库技术、等相关知识几乎一片空白，面对新的需要显得难以适应、无所适从，尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用。 二、电子档案管理过程中的建议 （一）加强电子档案的保管。 电子档案的存贮内容具有不稳定性，存储介质易受磁场、温度、湿度、细菌等因素影响，电子文件本身还易受到计算机病毒、电脑黑客的破坏，必须建造专用库房、档案柜存放电子档案，配备专业电子档案机房和较高的安全性的电脑设备。使用一次性写入光盘较好，比磁盘、磁带、硬盘等有更好的稳定性，又只有只读性。保持
浅谈档案管理中存在的问题及对策 档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作，各级管理部门要充分认识到该项管理工作的重要性。加强对档案的管理，及时研究解决档案管理工作中遇到的问题，在人力、物力、财力等方面给予大力支持；同时，档案是信息的重要载体，是主要信息源。管好用好档案，对资源开发起着重要作用。现代社会建立系统、科学、民主的管理制度，对其生存与发展极为重要。在一个单位中，档案管理无疑是单位协调、有序、高效运行的有效保证。 1.档案管理工作中存在的问题 1.1对档案的重视程度不够 长期以来，相当一部分人员包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。轻视档案工作的思想都表明了一些人对档案工作缺乏了解，忽视档案工作已无法适应现在的管理需求。 1.2管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后 大部分人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。而且大多数档案人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，日常事务往往只是将材料放人档案盒，没有及时整理归档，严重影响了档案管理水平。其次一些归档的材料还不够真实和准确。 1.3档案室硬件环境设施不齐全 对档案管理必备的条件解决落实差，个别单位没有专用档案室，有的单位档案多、档案室狭窄、潮湿、“六防”设备不配套，引起档案材料霉变、虫蛀，影响档案的美观整洁及完整。有的管档单位必备的切刀、统一的档案夹，都无法购置齐备。 1.4人档分离、弃档不用的人员数量不断增加 随着社会的发展，特别是随着人才资源配置市场化，人才流动日益频繁，越来越多的“单位人”变为“社会人”，人才的流动造成人档分离，弃档不用的人员越来越多。 1.5档案材料制作不规范 干部档案材料，须统一使用16开规格的办公用纸，大于或小于16开规格的
工程档案管理存在的问题及对策 摘要：工程档案是工程内在质量的见证材料和工程验收的重要依据。本文结合笔者 多年的工作总结，主要针对工程档案管理过程中常见问题进行了分析与研究，并提出了相应的解决措施，以供大家参考与借鉴。 关键词：工程;常见问题;档案管理;对策; 一、档案管理发展趋势 工程档案管理随着经济的发展不断规范，工程档案管理的发展趋势是科学化、信息化、电子化。 (一)工程档案的计算机化管理。随着计算机技术的发展和应用，电子档案已经在我国 得到了普遍的应用，并逐步走向成熟。档案中数据和流程图的绘制软件开发者已经进行了很好的处理，但是却还没有形成一个完整的系统实现软件的互通应用。档案管理工作必须建立一个专门的系统实现对档案信息的一体化处理，这将是档案管理近期的发展方向。 (二)培养专业档案管理人员。随着全球化的发展，人们已经认识到管理对于经济的重 大影响，管理学专业也日益兴起，这必将会培养出大量的现代化管理人才。这样就为建设专业化的档案管理团队打下了坚实的基础。在经济发展的背景中打破传统的管理模式，将档案交由专业的人才管理，实行现代化的管理模式，这就会大大推动档案管理的发展和作用。 二、当前工程档案管理现实中常见的问题分析 (一)档案管理方法落后，导致资源严重浪费。目前很多建设项目都是采用传统的方法 来管理项目档案，就是在资料的形成、收集、整理等平常工作中单纯由人工操作和管理，这样工作量大，工作效率低，不能很好地适应项目档案数量大和项目档案利用范围扩大的需要。在整理方面，传统方式整理竣工资料就是项目完工后统一整理，组成竣工资料编制小组，一般需要做―套纸质档案，一套项目档案数量上千卷，需要很多纸张，造成每个单 位都有庞大的档案室，需要配备多人编制和管理，人工建目录，占用许多资源，造成人力物力的过多利用，甚至是很浪费。 (二)技术滞后，还未能完全达到现代化城市的要求。当前工程档案的管理虽然已开始 运用计算机、光盘等现代化工具，但这些档案管理现代化的模式仍是计算机技术加上传统的档案管理模式，实质是传统档案管理模式运用新技术的改进，是对传统档案管理模式的数字模拟，并没从根本上真正改变管理方式。在这种管理模式中，管理仍是围绕纸质实体
档案管理工作中存在的问题及对策
档案管理工作中存在的问题及对策 摘要：目前我国大多数档案部门在档案管理工作中仍存在问题，影响到档案管理工作的进一步的发展。因此，强化档案管理工作在其部门中的重要地位，及时改进档案管理工作中遇到的问题加以及时解决，势必成为我国档案管理工作的重点。 关键词：档案管理档案管理制度资源开发 前言 随着我国经济的快速发展，档案管理工作以其机密性较高、政策性和专业性较强的主要特点，成为我国经济、科研等主要信息的载体，在我国经济管理工作中发挥着重要的作用。因此，在现今高速发展的市场经济下，建立科学、系统、民主的的档案管理制度，可以有效的保证经济的协调、高效、有序的运行，对人们的生存与发展都起着至关重要的作用。 一、档案管理工作中存在的具体问题 1.1 管理存在误区 长久以来，我国很大部分人员和领导干部在档案管理上存在认识的误区，将档案管理工作看成时简单的抄写与资料管理的事物性工作，既不是主要的工作
增强干部档案工作队伍的建设，同时从事档案管理工作的管理人员必须要选择责任心较强、政治上可靠、作风正派的共产党员。加强对这部分人员的道德教育、岗位管理知识的培养，多关心对他们的日常生活工作，使他们在工作中充分发挥其主动热情的工作态度和思维创立能力。档案人员的自身素质和工作态度决定了档案管理的好坏，因此，档案管理人员的自身素质的提高时极为重要的。同时，档案管理人员也应当注意自身专业水平的提高，积极参加技能培训等提高专业水平的活动中来，熟悉档案管理工作的基本要求和工作流程，提高档案管理工作的质量和效率。积极发展档案管理事业，使档案管理更加科学、实用，为社会的发展贡献有利的信息资源。 2.2 设立健全的档案管理制度 2.2.1档案管理工作要建立具有科学性、合理性的规章制度，并且要求该制度要符合单位的特点，切合实际的档案管理情况，以满足单位对档案管理的具体需求。 2.2.2 制定的档案管理制度必须适用于单位，并将简便易行、方便实用与可操作性强作为档案管理制度建立的目标，更好的进行和约束档案管理工作，为
档案管理软件维护常见 问题 SANY GROUP system office room 【SANYUA16H-
紫光档案管理软件系统维护常见问题 一．相关用户名密码 A、档案服务器 IP: 系统用户/密码：administrator/ams2009 B、数据库服务器 IP: 服务名:thams 数据库用户/密码：thams/ams2000 C、FTP服务 使用IIS建立FTP服务，新建操作系统用户thams，密码ams2000，使用此用户连接FTP 新建虚拟目录,别名DATA，路径指向：D:\DATA，权限：读取，写入。 二．服务器 在更换服务器或重装服务器操作系统的情况下，按照如下步骤即可完成紫光档案管理系统服务器端的设置。 （如果服务器操作系统出现问题，需要重装，可点击桌面上的AcronisTrueImageServer9.1，将系统恢复为 E:\system_backup） 1.档案服务器上,需要安装的软件
(1)JDK1.5(或更高版本)，Jboss4(或更高版本) 安装程序目录:E:\tools 配置方法：见文档E:\紫光\BS程序\综合版BS配置文档注:JBOSS设置为系统服务的方法:E:\紫光\BS程序 \JBOSSserver自制文档 如果数据库服务名改变，则需要重新配置jboss- 4.0. 5.GA\server\default\deploy\oracle-ds.xml (3)ORACLE客户端安装。 1、欢迎界面，直接点下一步 2、选择安装路径 3、选择安装模式： A、管理员模式：直接点下一步安装。提示配置：目录使用配置，可取消。 B、运行时模式：直接点下一步安装，提示配置：目录使用配置，可取消。 安装完毕，还需要安装OraWin9204（安装文件目录E：\tools） 双击会解压为一个叫Disk1的文件夹，运行文件夹中的setup.exe即可安装，安装时，选择OracleProviderforOLEDB,安装成功。（选择B，方式安装，好处，节省硬盘空间），如下图 4、配置Oracle服务名
档案管理中存在的问题及应对措施 摘要：随着信息技术的发展，电子档案对传统档案的冲击日渐加剧，人们对档案管理学的重视不够，档案管理学人才的流失，企业对档案科室的投入不够等直接导致了档案管理的没落，但是，其实档案管理学的重要性确实凌驾于许多学科的领域，人们身份信息等重要机密文件都与档案管理学的完善分不开，本文介绍了档案管理学中存在的问题并提出了解决措施，以此来说明档案管理的重要性。 关键词：档案管理；机密文件；身份信息； 我们想要了解一个领域它所存在的问题,就要首先分析这个领域它存在的背景与意义.一门学科存在就有其存在的价值.所谓档案,它的历史可以追溯到文字开始出现的时期,只不过开始记载文明并编撰成书的时候我们管它叫各类史书典籍,其实从夏商周开始古人们就已经对史书进行过归类整理,这也是"档案”管理的前身.到了清康熙年间,档案开始作为一个独立名词而登上历史舞台.随着文明的进步历史的演变,档案管理制度日趋完善,如今加上互联网大力发展的支持,档案管理也更加的现代化.不论是上到国家建设或是中承国企私企的人事管理再或者下至每个人的人生发展轨迹,档案的发展都与之关系紧密.档案涉及到非常多的不同级别的机密,一旦泄露不仅给了犯罪分子可乘之机而且对档案管理者及档案所有人都是财产及名誉的严重损失,所以我在下面介绍了几点目前档案管理中面临的问题,以及我对这些问题提
供的解决措施: （一）电子档案与传统档案之间的"对决"问题及解决措施 可以说计算机的发展速度已经达到了登峰造极的地步,最明显的是它变得越来越薄,辅助软件越来越丰富,在人事归档的角度来说,电子档案的确提供了十分便利的程度,仅在刑事侦查方面,到案率就在急剧攀升,这是造福人类的一大幸事.再者说现在指纹技术发展也迅速,将指纹归档在学生考试方面来说,就减少了很多的舞弊案,这是提高社会公平一大幸事. 在计算机技术不发达的年代想要调档或者更改档案,那是相当的复杂,中间要浪费太多的人力物力,还不一定达到我们想要的结果.相比之下,传统档案越来越不被人接受,甚至有些公司已经实行全电子档案制.就像在英语的大力宣传下大家已经越来越摒弃语言文字的积累一样,那么传统的纸质档案就没有必要存在了吗,答案当然是否定的.首先计算机技术的发展也带动了黑客事业的兴起,现实生活中我们的QQ号就经常被盗，导致个人隐私泄露。电子档案也存在着这种漏洞。相比于个人的信息遗失事件国家的机密就显得太大了，大到没有人能冷静的应对，所以健全网络安全就迫在眉睫。一旦遭遇这样的事，要重建网络档案就要依赖于纸质档案的存档了。现在电子档案已经相当普及，但是传统档案也一直沿用。协调好两者之间的关系，给与同样的重视是十分必要的。 （二）后备人才不足问题及解决措施 后备人才不足说到底就是重视程度不够。档案管理学在许多高校中并不作为必修科目而设立。而许多学生及家长都是以今后发展为名
档案管理常见问题（一） 1. 在平时的档案管理中，如何避免在查阅和利用时才发现没有要查找的文件资料？ 答：这个貌似没法彻底避免。只要不移交齐全就有这样的现象。而要移交齐全需要我们不断的提醒配合部门，配合人员。要他们的资料清单或者台账。当他们移交档案时一一核对。这样一般可以避免你说的这个问题。但是，也不能完全保证没有任何遗漏。说到底是档案意识的强弱。 2. 房地产开发公司，公司各部门、各项目部，合同、资料，管理混乱，收集不全咋办？怎样实现统一有效管理？ 答：分类：文书类档案（政府公文、公司文件）公司内部资料类档案（公司注册信息、证照；公司人力资源档案；公司管理文档）、资质证书类档案（公司各类资质证书、公司人员资质证书、其它证书）、合同类档案（工程类合同；设计类合同；材料设备类合同等） 编号：可按照“公司名+档案大类+分类细项+日期+顺序号”来进行分类的。 3. 多份会议记录可以归为一件吗？ 答：如果你不是很会起文件题名，我建议还是各归各的。如果文件题名可以准确的反映文件内容。那就可以。不过，文书一般以件为单位。我觉得还是分开的好。 答：也可以，你的题名一定要准确反映归档内容。 4. 09年一月完成的2008年度的统计表放在哪一年啊？ 答：放在09年里。为什么这样做呢。因为一般情况下,上一年的统计表，下一年才能做出来。而放在08年里日期是不符的。 5. 基建和设备档案归档时间大概都是什么时候呀？ 答：负责基建类档案归档管理的部门，指定专（兼）职人员在平时做好基建项目材料的收集、积累，按竣工年度归档。但施工时间短的，在基建项目验收后两个月内，按立卷要求分类整理装订；施工时间跨度长的，可采取分阶段归档。房屋产权档案在每户办理完手续后一个月内按立卷要求整理装订。 设备档案：一般的办公设备应随时归档，设备仪器安装调试完成后即可归档。 6. 单位的档案是什么时候移交？是每个部门集中一起每年一次移交，还是任何时候都可以啊？ 答：是这样。工程档案是竣工后一个月内。财务档案是2013年移交2011年度的,也就是财务档案在财务部门保存一年。其他档案呢,看自己具体管理的需要来协商。三个月移交一次或者更久一点都是可以的。看你整理和归档方便。 7. 目前有几种文书档案整理的方法，分别是什么？ 答：一般按一事一件的原则整理，并可整合文件（如请示与批复，转发文与被转发文，正文与附件，正文与定稿整合归档）. 8．请问“请示”和“批复”怎样来存，是做为一件还是分别来存？ 答：同一事件批复在前，请示在后。作为一件存档。 9．档案库房修建时应注意什么?
文书档案管理工作中存在的问题及解决措施 近年来，人们对文书档案管理工作的重视度不断提升，而且在当前社会快速发展的新形势下，文书档案管理工作也迎来了较好的机遇，但其所面临的挑战也较为严竣，所以需要利用现代化的管理手段和方法，加强对文书档案的管理，努力提高文书档案管理人员自身的素质的提升，确保文书档案管理效率的提升。文中从文书档案管理工作的重要性入手，对文书档案管理中存在的问题进行了分析，并进一步对提高文书档案管理水平的具体对策进行了阐述。 文书档案是对各项工作的真实记录，其作为重要的凭证，不仅可以为查证历史提供重要的依据，而且还可以对各项工作起到较好的指导性作用。作为文书档案管理人员，也需要对文书档案的重要性有一个深刻的认识，这样才能在具体的文书档案管理工作中及时对存在的问题进行解决，确保文书档案管理水平的提升。 在新时期，做好文书档案管理工作，对资源开发起着重要的作用。这种作用主要文书档案具有凭证和参考的作用，所以在当前新时期，通过加强文书档案管理工作，可以有效的确保资源开发作用的实现。文书档案作为对 ___真实记录，具有一定的法律效用，其是自然形成的，与其他文献存在较大的不同之处，所以文书档案的记录具有客观性。同时文书档案的记录方式不仅包括当事人的亲笔手稿，而且还包括当事人的声音和形象文件，所以文书档案具有较
强的真实性。通过文书档案的记当，可以更好的对实践活动的广度起到一定的反映作用，可以为人们对自然的认识和改造活动提供科学的历史依据。 (1)文书工作与档案工作衔接存在脱节 在现实工作中，文书工作与档案工作具有较强的联系，但又具有各自的特色，所以具有统一性的`特点，但又在分工上各有不同之处。所以在现实工作中，这两者之间需要相互配合，这样就可形成一个分体式的管理体系，这种管理制度具有有效性和科学性，但也正是由于这种体制的存在，这也在一定程度上导致文书工作与档案工作之间的距离不断拉大。再加之在实际工作中，文书人员档案意识较为淡薄，而档案人员对文书工作也不了解，这就导致文书工作和档案工作之间不能良好的衔接，存在脱节的情况，所以在两者的衔接主体上存在较多不规范的情况。 (2)文书档案管理人员不足 在当前很多单位中，档案管理工作通常都是由文秘人员进行兼任，基本上没有专职的档案管理人员，这样就导致档案管理工作中由于兼职人员自身精力有限，所以也只是对办公室内的文件进行收发，对文字进行综合和信息进行宣传，不能及时对档案资料进行收
档案管理中存在的问题及应对措施
档案管理中存在的问题及应对措施 摘要：随着信息技术的发展，电子档案对传统档案的冲击日渐加剧，人们对档案管理学的重视不够，档案管理学人才的流失，企业对档案科室的投入不够等直接导致了档案管理的没落，但是，其实档案管理学的重要性确实凌驾于许多学科的领域，人们身份信息等重要机密文件都与档案管理学的完善分不开，本文介绍了档案管理学中存在的问题并提出了解决措施，以此来说明档案管理的重要性。 关键词：档案管理；机密文件；身份信息； 我们想要了解一个领域它所存在的问题,就要首先分析这个领域它存在的背景与意义.一门学科存在就有其存在的价值.所谓档案,它的历史可以追溯到文字开始出现的时期,只不过开始记载文明并编撰成书的时候我们管它叫各类史书典籍,其实从夏商周开始古人们就已经对史书进行过归类整理,这也是"档案”管理的前身.到了清康熙年间,档案开始作为一个独立名词而登上历史舞台.随着文明的进步历史的演变,档案管理制度日趋完善,如今加上互联网大力发展的支持,档案管理也更加的现代化.不论是上到国家建设或是中承国企私企的人事管理再或者下至每个人的人生发展轨迹,档案的发展都与之关系紧密.档案涉及到非常多的不同级别的机密,一旦泄露不仅给了犯罪分子可
（二）后备人才不足问题及解决措施 后备人才不足说到底就是重视程度不够。档案管理学在许多高校中并不作为必修科目而设立。而许多学生及家长都是以今后发展为名选择金融财经类的科目就读。认为档案管理没前途是目前认知上的弊病。许多家长并不了解档案管理学是什么就来盲目的下定义，从而这种口碑就流传开来。就像我们去评价一个人，你不去收集资料不去亲身接触只是从身边人的只字片语中就去说这个人这不好那不行，这是相当狭隘的，也是对当事人极度的不公平，真的需要抛开有色眼镜用平和的心态的逐步了解。那么对档案管理学的普及也是十分必要的，从家长到学生，我想我们应该去各大高中及高校去宣传各个专业，每个专业的存在都不是可有可无，都有其实用的意义。有些我们看似并不起眼的专业将来也能在社会中应用的十分广泛，用自身所学能够造福社会，是中国青年之幸是中国社会之幸。要知道现在许多部门的人事档案管理人员其实并不专业，但是他们从事的却是重大机密的行业，不允许有丝毫的纰漏。档案管理需要更多的有相关知识的人才来共同建设。 (三) 档案管理室的条件问题及相关解决措施 前几天我去档案室整理大家的档案,看到档案室已经很久没有人打扫过了,灰尘一片,甚至有些地方有了蜘蛛网,真的是触目惊心,作为一个学档案管理的,很辛酸.其实目前国内许多小企业还无法达到<<
档案管理软件维护常见问 题 Prepared on 24 November 2020
紫光档案管理软件系统维护常见问题 一．相关用户名密码 A、档案服务器 IP: 系统用户/密码：administrator/ams2009 B、数据库服务器 IP: 服务名: thams 数据库用户/密码：thams/ams2000 C、FTP服务 使用IIS建立FTP服务，新建操作系统用户thams，密码ams2000，使用此用户连接FTP 新建虚拟目录,别名DATA，路径指向：D:\DATA， 权限：读取，写入。 二．服务器 在更换服务器或重装服务器操作系统的情况下，按照如下步骤即可完成紫光档案管理系统服务器端的设置。 （如果服务器操作系统出现问题，需要重装，可点击桌面上的Acronis True Image Server ，将系统恢复为 E:\system_backup） 1. 档案服务器上,需要安装的软件
(1)JDK (或更高版本)，Jboss 4(或更高版本) 安装程序目录:E:\tools 配置方法：见文档E:\紫光\BS程序\综合版BS配置文档注: JBOSS设置为系统服务的方法: E:\紫光\BS程序 \JBOSSserver自制文档 如果数据库服务名改变，则需要重新配置 4.0.5\server\default\deploy\ (3) ORACLE客户端安装。 1、欢迎界面，直接点下一步 2、选择安装路径 3、选择安装模式： A、管理员模式：直接点下一步安装。提示配置：目录使用配置，可取消。 B、运行时模式：直接点下一步安装，提示配置：目录使用配置，可取消。 安装完毕，还需要安装OraWin9204（安装文件目录E：\tools） 双击会解压为一个叫Disk1的文件夹，运行文件夹中的即可安装，安装时，选择Oracle Provider for OLE DB,安装成功。（选择B，方式安装，好处，节省硬盘空间），如下图 4、配置Oracle 服务名
档案管理制度及表格 一、总则 集团的各项档案资料是集团行政办公和经营活动中不可缺少的要素。为规范集团档案管理工作并保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。 1、凡集团总部各部门、各分子公司在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须按规定定期向集团行政人事部提交备份，从而保证集团行政部作为集团档案管理对口部门档案资料的完整性、延续性、真实性。 2、集团总部行政人事部负责集团档案管理、文书立卷的工作，并对各分子公司档案管理工作进行监督、指导。各分子公司负责人应重视本单位文件资料的管理和文书立卷工作，配备专职或兼职人员负责此项工作。 二、归档范围 1、凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料（公文、电报、传真、图表、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等）均属归档范围。 2、公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料 3、公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料； 4、资金借贷、业务往来方面的文件材料（含合同、重要报表、银企联系函件等） 5、政府、项目批文、合同； 6、公司制度体系、会议纪要、内部发文（包含总经理批示后的各项工作流程、公司决定等）； 7、工程进度计划控制文件（含各业务单位往来函件等）、工程初设、修改、竣工图纸； 8、各分子公司及集团总部各部门年度工作计划及资金计划； 9、公司签定的各类合同（含商品房买卖合同）； 10、公司有效证照、证件、印章； 11、具有法律效力及保存价值的文件；
12、公司重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等； 13、员工电脑中与公司有关的电子版资料、文件等； 14、集团、各分子公司获得的社会荣誉资料； 15、其他有必要归档管理的资料。包括声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各种资料，上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。 三、立卷归档要求 1、集团行政人事部应即时做好档案归档分类保管；各分子公司应在每季度最后一天以前将上季度办理完毕、需归档的文件材料整理、立卷，向集团行政人事部提交备份。 2、集团各部门应及时向行政人事部移交发生的档案材料，如有些材料还需使用，也应先按立卷归档后再办理借阅手续；各分子必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归档的备份文件材料。 3、各分子公司向集团行政人事部提交备份档案时，要严格履行移交手续，按文件材料分类造册，随移交备份档案提供两联清单，注明移交人，待总部行政人事部专人签收后各留存一联清单备查。 4、归档案卷的总要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到下述几点：（1）归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。 （2）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开；文电应全在一立卷。 （3）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后； （4）卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。 （5）按各类档案资料的保密级别、保存期限，案卷必须以规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题
电子档案管理工作中存在的问题与建议 近年来,随着信息技术的迅猛发展,成熟的信息及电子技术被迅速应用到档案管理中。在这种情况下,一种新型的档案形式--电子档案应运而生。 电子档案管理是档案管理和时代接轨的产物，是档案管理中的一种新型模式。由于电子档案具有机读性、档案信息存储的高密度性、档案信息的数字化性等特点，不但使档案的存储载体面临重大挑战，而且赋予了档案工作新的特征和内涵。 一、电子档案管理过程中的问题 （一）电子档案自身的安全性问题。 档案信息的安全性主要涉及档案信息载体安全性和传输安全性。载体安全性主要指存储介质对信息安全因素的影响。电子档案通常以磁盘、光盘为载体,这类载体成分比较复杂，性能不稳定，可能出现档案失真的问题。而且对环境温度、湿度、防磁、防机械损伤等条件要求较高，易损坏变质，保存年限低于传统纸质档案。传输安全性也就是网络安全性，网络的发展使电子档案在更大的范围内得到共享，同时，无孔不入的网络黑客和防不胜防的计算机病毒也给电子档案的管理带来巨大的安全隐患。除此之外，电子文件很容易被删改，且改后不留任何痕迹。在使用计算机形成文件材料的过程中，拟稿者无法留下自己的笔迹，单位负责人也无法在形成的文件材料磁盘上签发，日后难以确定该份材料是否具有真实性和权威性。如果有人出于自己的目的将磁盘中存的内容进行了删改，是难以发现和确定。
（二）面对电子档案的冲击，纸质档案的处理问题。 在多年的管理过程中形成各类纸质档案是最原始、最直接、最真实、最权威的记录和依据，是弥足珍贵的资源。然而电子档案的产生并非是纸质档案的消亡之日。不可能全面抛弃传统档案的运行方式，因此绝对不可忽视传统档案工作的统筹安排，需要尽快实现纸质档案的数字化。使电子档案和纸质档案尽快接轨。 （三）办公自动化与电子档案管理无缝结合。 在新的办公模式下，办公自动化慢慢站主导地位，每天处理的公文数量急剧增加，虽然电子文件有逐渐替代纸质文件的趋势，但在现阶段，文件的归档依然应以纸质文件为主。由于设计和开发人员手段不统一，使得电子档案系统和办公自动化系统不能无缝结合，电子文件归档相对滞后，即使归档后文件的准确性也无法保证。 （四）对电子档案管理人员提出了新挑战。 电子档案管理工作人员知识结构单一的矛盾。文档一体化的推行，使电子文件的管理超出单纯的学科范围。使档案工作成为一门集计算机科学与档案学于一体的综合性的学科。电子档案管理人员除了要掌握档案管理专业知识，还要不断提高现代化管理技能，同时还要掌握其他相关学科的知识，这样才能适应档案工作现代化需要，才能从根本上保证在电子时代人类活动的真实记录得以长期保存。目前档案管理人员的素质普遍较低，知识面较窄，特别是对网络安全、计算机技术、数据库技术、等相关知识几乎一片空白，面对新的需要显得难以适应、无所适从，尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用。
档案管理登记表 序号资料类别资料名称存档日期存档柜号存档盒号备注 1 操作规程⑴各种操作规程 1 1 ⑵采掘队操作规程 1 1 ⑶锚杆、锚索支护工操作规程 1 1 ⑷滚筒式采煤机操作规程 1 1 配风方案整顿方案 1 2 机电大会战实施方案 1 2 提升运输设备检修计划 1 2 锚网、锚索钢带联合支护设计 1 2 2 各种方案重大安全生产隐患排查治理实施方案 1 2 “一通三防”大会战实施方案 1 2 关于我矿组织开展瓦斯专项治理的实施方案 1 2 整改项目工程进度及后阶段安排 1 2 掘进工作面爆破作业说明书 1 2
整改项目施工组织设计方案 1 2 档案管理登记表 序号资料类别资料名称存档日期存档柜号存档盒号备注水泵房施改造工程施工组织设计 1 2 3 各种方案2 安全检查整改方案2010.07.02 1 3 “一通三防”隐患排查治理专项行动13 二采区准备及回采巷道布置方案13 “安全生产年”活动实施方案13 劳动用工专项自查实施方案13 4 规章制度探放水制度1 4 火工品管理制度1 4 机电设备定期检修制度1 4 三违处罚规定1 4 安全技术措施审批制度1 4
安全奖罚制度1 4 隐患排查治理十项制度1 4 档案管理登记表 序号资料类别资料名称存档日期存档柜号存档盒号备注设备检修制度 1 4 重大安全生产隐患排查治理报告制度 1 4 设备保养、检修制度 1 4 各种规章制度 1 4 火工品管理制度 1 4 5 各种措施4108回采工作面过断层安全技术措施1 5 调整主扇风叶角度安全技术措施1 5 4107机采工作面停采时的支护安全技术措施1 5 4107回采工作面收尾工程安全技术措施1 5 关于4202回风顺槽坡度变大的特殊支护及安全技术措施1 5
一是严把材料收集关。对收集到的材料纸张规格、文字书写等方面严格把关，要求归档的材料必须手续齐全，字迹清楚、对象明确，有承办单位或个人署名，需由组织审查盖章的，应有组织印章；对手续不完备的材料，不予归档。 二是确保档案内容真实。加大档案材料真实性的审核力度，将“三龄一历”作为审核的重点，严防出现假出生年月、假工龄、假学历现象。 三是细化工作程序。在严格执行“八项制度”的基础上，结合实际，对档案材料的收集、鉴别以及查、借阅的各项程序等重点环节，进行细化。并坚持整卷档案不外借和原始材料不外借的原则，工作确需或转递时，由档案管理人员具体负责。 一、当前干部人事档案管理工作存在的主要问题 1、档案意识不强。 题，如有些单位管档人员配备不到位，没有按规定比例配备工作人员；投入不够，基础设施配套不到位，保管条件比较落后；档案人员队伍不稳定，变化比较大等。这些问题既影响了干部人事档案管理人员的积极性，又影响了干部人事档案管理https://www.doczj.com/doc/5417554644.html,的工作水平。 2、管理不够完善。 由于形成材料的部门对人事档案管理工作认识不够等原因，档案材料没有及时收集、转递和归档，造成档案材料内容不完整。如《干部履历表》、学历材料、专业技术职务评审表、甚至是入党材料，都有缺失或不完备。由于时间过久，原单位已经不存在或原管理档案人员转岗，导致相关材料难以收集。 3、立卷不够规范。 考作用越来越受到重视。这就要求人事档案中每份材料的来源和内容必须真实可靠，必须经
过组织严格的鉴别和认真的审查核实。然而，在实际工作中却发现不少问题，有的档案材料填写格式不规范，纸张不符合要求，有的存在内容填写前后不一、记载不实、审核不准等问题，不利于档案的保存和利用，也使干部人事档案的真实性、动态性、完整性功能逐渐趋于弱化。 4、整档工序繁杂。 内，每两年装订归档一次。按照档案整理标准，进档的材料要做到分类准确、目录清楚、装订整齐。由于每年都有新材料增加，档案管理人员常年忙于材料的收集、入袋、整理、拆开、装订等大量简单的、重复性的劳动，使得档案管理人员根本没有时间和精力考虑开发案卷的内在信息。 5、“人档分离”增多。 方式更加灵活。各类人才“跳槽”频繁，造成“人档分离”现象越来越多。此外还有部分大、中专毕业生就业时，档案没有随人走，学历档案和工作档案分散保存。这不仅给人才引进带来了一定的风险，也给组织人事部门的管理带来了难度。 二、加强干部人事档案管理工作的几点思考 1、强化档案意识。 工作。要把它放在事关干部队伍建设全局的高度来认识，将其列入全年组织工作要点和重要议事日程。加强档案工作的组织领导，定期研究干部人事档案工作，定期监督、检查与指导。各单位均要明确一名档案专干，由管档部门加强对档案专干的业务培训，切实强化管档单位和管档人员的档案意识，有效避免档案工作“说起来重要，抓起来次要，用起来需要，忙起来忘掉”的现象。 档案，自觉支持人事档案管理的良好氛围，提高大家对人事档案工作的知晓率。可建立档案