文件管理办法示范文本
In The Actual Work Production Management, In Order To Ensure The Smooth Progress Of The Process, And Consider The Relationship Between Each Link, The Specific Requirements Of Each
Link To Achieve Risk Control And Planning
某某管理中心
XX年XX月
文件管理办法示范文本
使用指引：此管理制度资料应用在实际工作生产管理中为了保障过程顺利推进，同时考虑各个环节之间的关系，每个环节实现的具体要求而进行的风险控制与规划，并将危害降低到最小，文档经过下载可进行自定义修改，请根据实际需求进行调整与使用。
第一章总则
第1条为使集团文件管理工作科学化、规范化，确保
文件在使用过程中不发生内容重复、遗漏等问题，便于文
件的检索、存档，特制订本办法。
第2条本办法适用于全集团范围内的文件管理工作。
第3条本办法的主要关联制度有《公文管理办法》、
《档案管理办法》、《文件、法律法规要求控制程序》
等。
第4条主要职责。
1.集团领导：负责集团文件体系的总体规划和重要文件
的审批。
2.集团企业管理中心：负责集团文件发文审核及文件体
系的策划和组织实施，包括管理手册、程序文件、记录格式和相关文件资料等的组织拟定、保管发放、管理控制；监督、指导集团各中心、各区域公司管理好相关文件、资料。
3.集团行政管理中心：负责公文、档案类文件的整理、存档、废弃等工作。
4.集团各中心：负责编制、修订、完善本部门承担的各项文件，并对文件的执行进行进行监督，收集反馈信息，不断完善文件管理。
5.集团监督审计中心：负责策划文件管理的监督体系，并对文件的执行情况进行检查、提出改进意见。
6.区域公司：负责执行集团下发的各项文件；收集所在地的相关法规与其他要求；建立健全本区域内部文件管理体系，并及时整理并反馈给集团企业管理中心。
第二章文件的类别
第5条文件的分类方式很多，为便于管理，本办法将文件分为公文、档案、体系文件、制度文件四大类。同一文件可以同时归属两个以上的文件类别，例如所有重要文件最终都归并为档案。
第6条公文。
1.定义：公文指公司在行政管理活动或处理公务活动中产生的，按照严格的、法定的生效程序和规范的格式制定的具有传递信息和记录作用的载体文件。
2.分类：公文常见文种包括指示、决定、决议、通知、通告、布告、通报、报告、会议纪要、请示、申请、批复和函等。
3.公文管理：包括公文的收发、传阅、督办和归档等，详见《公文管理办法》。
第7条档案。
1.定义：档案是指集团各部门、区域公司在各个历史时
期的各项活动中形成的全部档案的总和。
2.分类：档案包括纸质档案、电子档案、照片档案、磁性载体档案、实物档案等。
3.档案管理：包括档案的收集、整理、归档和保管等，详见《档案管理办法》。
第8条体系文件。
1.定义：管理体系一般有质量、环境、职业健康安全等管理体系，俗称三大体系，是现代法定企业行业管理制度中的题中之义。
2.分类：体系文件包括手册、程序文件、记录和操作规程等。
3.体系文件管理：包括文件的编写、编号、更新和归档等，具体管理办法及文件内容，详见公司“三合一”管理体系。
第9条制度文件。
1.定义：指为了维护正常的工作秩序，保证公司各项政策的顺利执行和各项工作的正常开展，依照法律、法令、政策而制订的具有法规性或指导性与约束力的文件，是各种行政法规、章程、规划、管理制度、工作文件等的总称。
2.分类：本办法将制度文件分为指令文件（规划、策划等）、管理文件（综合型管理办法）、流程文件（各类流程及其规范）、作业文件（说明书、工作操作手册等）和表图文件（各类统计图表、分析图表）。
3.制度文件管理：包括文件的编写、编号、更新和归档等。
第三章文件的管理
第10条企业管理中心为集团文件的归口管理部门，负责建立健全文件管理制度，加强集团文件的统一协调与管理，保证集团文件管理工作高效运转。
第11条集团各类发文在有效期内均实行受控管理。所谓受控文件就是指有效文件。有效文件是指正在执行的指导和安排公司工作的文件。
第12条对于公司以文本打印的形式下发的文件，只有盖有受控章的文件在受控范围内，签收人不得复印，如因复印导致的执行非受控文件，造成的问题由执行人负责。
第13条文件的使用部门应编制识别文件更改和现行修订状态的控制清单，以确保在使用场所能得到有效版本的适用文件。
第14条管理手册和程序文件由企业管理中心统一编目、登记和管理。管理手册和程序文件属集团的机密文件，任何人不得外泄。
第15条工程类文件由工程管理中心（区域公司工程部）控制。
第16条集团企业技术中心负责及时核查（每半年一次）法律法规、标准、规范、图集等外来文件是否为现行有效版本，并及时将变更情况通知各有关部门和区域公司。地方性法规、规范、标准、图集等由区域公司技术部进行核查，并将变更情况通知集团及所属项目部。
第17条企业管理中心负责及时评审（每年不少于一次）集团公司管理手册、程序文件、目标、指标和公司下发文件的有效性，并将变更情况及时以书面形式通知相关部门。
第18条体系文件在实施中发现由于组织结构、产品、工作流程、法律法规等发生改变而变化时，由企业管理中心组织有关部门对原文件进行评审，以确定是否需要更新，文件若发生修改，则须经再次批准。第四章文件的编制与审批
第19条文件格式要求。
1.文件要有名称、编号、版本、实施日期、编修/审核/批准人等。
2.文件的内容包括：目的、适用范围、职责、程序内容、相关记录等。
3.文件应字迹清楚，标示明确。
第20条管理手册由管理者代表组织编写，交企业管理中心复核，由行政副总审核，集团总裁批准。
第21条体系文件由有关职能部门编写，部门负责人审核，交企业管理中心复核，行政副总批准。
第22条施工组织设计和管理方案的编写与批准执行参照《施工组织设计、方案管理办法》、《施工组织设计编写与定期评审控制程序》和《管理方案编制及定期评价控制程序》。
第23条工程管理文件由集团工程管理中心负责组织编写，交企业管理中心复核，集团总裁批准。
第24条制度文件由各职能部门编写，部门负责人审核，相关部门会签，集团领导批准。
第25条文件的审批人应对文件的适宜性和充分性进行审批。
第五章文件的编号
第26条公文的编号。公文由行政管理中心按文种统一进行编号，编号包括文种类别、顺序号和年份等信息，具体编号规则参见《公文管理办法》和《公司公文编号规则》。
第27条档案的编号。档案采用多种方式进行编号，具体编号规则参见《档案管理办法》。
第28条体系文件的编号。主要包括整合程序文件、质量管理体系文件、环境管理体系文件、职业健康安全管理体系文件、环境管理体系与职业健康安全管理体系整合的程序文件等，具体编号规则参见《文件、法律法规要求
控制程序》。
第29条制度文件的编号。
1.编号规则：
WYJS-□□□□-X□□-□□□□
部门代号顺序号发布年号
2.部门代号：以集团部门名称的前四个字拼音首大写字母表示。经营管理中心、工程管理中心、企业技术中心、财务管理中心、行政管理中心、人力资源中心、企业管理中心、监督审计中心的的代号依次为“JYGL”、“GCGL”、“QYJS”、“CWGL”、“XZGL”、“RLZY”、“QYGL”、“JDSJ”。
3.文种代号：X表示文种代号，其中A代表“指令文件”、B代表“管理文件”、C代表“流程文件”、D代表“作业文件”、E代表“表图文件”。
4.顺序号：以两位或三位阿拉伯数字表示，如01,02
等，可按逻辑顺序排布，也可按时间顺序排布。
5.发布年号：以公元纪年的四位阿拉伯数字表示，如2011，视情况可省略。
第六章文件的发放与签收
第30条文件发放前由文件发放部门提出文件发放范围，根据文件性质由相应一级负责人批准后方可发放，其中管理手册和程序文件由企业管理中心拟订分发名单，经管理者代表批准后分发，同时做好文件发放记录。
第31条外来行政文件统一由行政管理中心负责控制，集团领导批示后进行传阅或转发。其他外来的管理性文件由行政副总批准发放范围，行政管理中心执行发放，或由行政管理中心把法规、标准等文件的名称、代号书面或在OA办公平台上通知有关部门、单位，由有关部门和单位自行购买收集。
第32条国家、行业发布的有关建筑业法律法规、技
《公司规章制度管理办法》 卓展百货集团规章制度管理办法 2008年8月29日发布实施 规章制度管理办法 一、目的 为保障公司规章制度的严密性、适用性、时效性和可行性，明确规章制度的制定、宣传、贯彻、执行、修订、废止的流程和要求，特制定本办法。 二、范围 本办法适用于以公司文件形式下发的各类制度性文件，包括各类章程、制度、办法、条例、规定、方案等(以下统称为规章制度)。 三、职责和权限 (一)总裁负责规章制度的批准和签发; (二)部门总经理、副总经理或总经理助理负责规章制度的审议; (三)部门总经理、副总经理或总经理助理负责本部门相关规章制度的起草、核定或审议等，并有责任、义务收集、听取相关信息和建议(包括来自下属的信息和建议); (四)全体员工有责任和义务为公司规章制度提供信息或提出合理化建议; (五)总裁办公室是规章制度唯一的发放和管理部门。 四、内容 (一)规章制度的制定 1、编制 (1)为明确某项工作要求，统一步调，提高工作效率和加强管理的严密性，各一级部门可按公司领导要求或按部门需要自行提出建立某项规章制度;
(2)编制规章制度时应做到内容充分、全面、适用，可操作性强，易于宣传贯彻和执行; (3)规章制度应结构清晰合理，表意清楚，不可带有不确定性语言; (4)规章制度应按本公司规定的统一格式进行编写; (5)规章制度在正式定稿发布前应注明“征求意见稿”字样。 第 1 页共 4 页 卓展百货集团规章制度管理办法 2008年8月29日发布实施 2、审批 (1)新制定的规章制度由拟稿部门报总裁办公室进行审核，避免工作冲突和制度的不连贯性; (2)各部门编制的规章制度草案统一交由总裁办公室向公司领导报审; (3)总裁办公室负责跟踪审批过程，并及时将领导审批意见反馈给责任部门; (4)规章制度草案按审批意见修改后应再交总裁办公室报公司领导复审，依此循环，直至公司领导批准发布为止。 3、发布 (1)各类规章制度统一由总裁办公室以公司文件的形式发布; (2)公司规章制度文本的统一格式为: , 页眉左侧标注规章制度标题;(小五号宋体字) , 页眉右侧标注规章制度发布实施的日期;(小五号宋体字) , 页码采用“第X页共Y页”格式;(小五号宋体字) , 正文标题采用小二号宋体字; , 正文采用小四号宋体字，行间距为25磅。 (3)总裁办公室应根据规章制度的适用范围选择相关部门以电子公告的形式进行发放;
文控中心管理规定 Document serial number【UU89WT-UU98YT-UU8CB-UUUT-UUT108】
文控中心管理制度 第一章总则 一、目的 为规范公司技术文件和质量文件的资料管理，加强产品资料的收集和管理工作，有效地保护和利用资料，为公司各项工作服务，增强公司资料的实用性和有效性，结合公司的实际，制定本管理制度。 二、资料范围 文控中心的资料范围确定为： a) 公司的质量手册（质量管理体系） b) 公司的程序文件； c) 产品图样（包括内部设计的产品图和从客户发来的产品图）和设计文件及产品在过程开发各阶段所形成的相应的技术文件； d) 外来产品图样和设计文件； e）产品工艺文件（过程流程图、FMEA（产品或过程）、控制计划、作业指导书、零件入口检测单、产品更改通知单等）； f) 产品生产过程中的各类质量记录（生产过程报告、检验报告等） g) 公司制定和购买的各类标准； 三、义务 公司内部各部门和个人应当遵守本管理制度，并应承担收集、整理、立卷、归档和保护文件、资料的义务。 第二章管理体制及其机构职责 四、实行集中与分散管理相结合的体制 由文控中心负责文件的管理，并对其他部门的文件资料管理工作进行督促和指导。文控中心配备文控专员分管，由质量管理部部长直接领导。文控专员的职责是保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。 五、职责 文控中心既是公司产品及质量文件永久保存和保护的机构，同时又是开发利用文件资料资源的信息交流中心。 文控中心的主要职责： 1．负责规划、收集、整理公司的技术、质量文件，并对各部门的技术、质量文件进行监督、指导和检查。 2．制订和组织实施公司关于质量、技术文件和资料工作的规章制度。3．负责公司技术、质量文件及有关资料和标准的收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、保护、统计等工作。 4．严格执行保密制度，做好文件资料密级划控和守密、解密工作。
公司文件资料归档管理制度 为了更进一步规范公司的文件资料管理,完善公司文件资料的归档, 实现公司全方位规范化管理的需要,特制定本制度。 一、文件、资料的来源和范围 文件、资料的来源有两种：接收和发放。 1、接受到文件时填写《文件接收登记表》和《文件移交登记表》。 2、发放的文件填写《文件发放登记表》和《文件移交登记表》。 文件、资料的来源范围分为：公司内部文件、总公司文件和外来文件。 二、公司文件、资料归档的范围和归档分类 本公司文件、资料应归档分类和归档范围如下: 1、行政类: 本公司对内和对外已行文的规章制度、规定、决定、决议、通知、通报、请示、报告、批复、函件、会议纪要、公司各类证照。 2、经营业务类: 公司规划、年度计划、经营情况、委托书、协议书、合同、项目方案等。 3、人事类: 劳动人事档案、劳动工资档案等。 4、政府类：政府下发至公司的各类文件。 5、财务类:各种财务票证、票据,财务审计档案,会计档案,统计资料等。 6、音像类: 公司具有保存价值的图纸、软件、照片、光碟、音像等。
三、公司文件、资料归档的编制及编号 公司文件、资料的归档编制和编号应遵循和符合: 统一归类、清晰明了、轻重有别、“一案一号”、便利查阅和保管的原则。遇有一案归入多类者应先确定其主要类别进行编号。 1、本公司所有应归档的文件、资料,一律为文件的来源、文件的范围和部门头一个字的汉语拼音首字母大写合并来做编号之首。如：公司办公室的编号首为FNB;总公司财务部发来的文件编号为SZC;燃气协会人事部发来文件为SWR。 2、公司文件、资料的归档分类按本制度第一条进行分类,代码为: 1行政类; 2经营业务类; 3人事关类; 4政府类；5财务类; 6音像类。 3、公司文件、资料的归档编号按照入档时间的先后,以年月日加十位进行归编。 4、公司文件、资料的归档,应根据文档性质的重要性和阅读级别区分文档的重要性和受保密度。分为“一般级”“重要级”“机密级”。以“A”代表一般级,“B”代表重要级,“C”代表机密级。“A”一般级文档包含: 公开发布的公司经营发展大纲、经营战略和经营方针、各类通知和通告、任命、年度总结和领导讲话、一般性会议纪录等。“B”重要级文档包含:公司重要会议纪要、重要经营项目及决策、经营合同、公司经营情况、重要项目资料、项目合同协议等,人事档案薪资性档案、劳动合同,技术资料,财务资料等。“C”机密级文
中国****公司制度管理办法 2012年4月
第一章总则 第一条为了规范中国********有限公司（以下简称公司）规章制度建设活动，建立和完善体现企业特色的、科学的规章制度管理体系，规范公司规章制度的制定、发布、废止、执行、监督和评估等程序，根据国家相关法律法规、**公司相关规定及公司章程，特制定本办法。 第二条本办法所称的“规章制度”是指根据本办法制定和生效的制度、规定、办法、细则、守则、规程、标准等。 第三条规章制度管理指导原则 （一）符合性原则。规章制度要符合现行法律、行政法规和上级单位规章制度的相关规定。 （二）稳定性原则。从公司长期发展的角度制定规章制度，避免因经营环境的快速变化而频繁修改。 （三）实效性原则。从公司运营实际出发制定规章制度，认真调查研究，确保规章制度的可执行。 （四）系统性原则。从公司全局出发制定规章制度，避免规章制度间相互冲突。
第四条为提高制度的管理效率，根据制度的重要程度和涉及范围，制定统一的分级管理权限，对不同级别的规章制度实施分级管理。 第五条本办法适用于公司各类行政规章制度的管理，涉及党务工作或工会工作的规章制度按照相关规定管理。各市分公司、中移**技术工程有限公司参照本办法执行。 第二章规章制度的标准与分级 第六条公司规章制度的名称格式要规范，结构层次要统一，具体内容要清晰。 第七条公司规章制度名称格式要求规范，一般冠“中国****公司××××”字样，具体名称可以为:制度、规定、办法、细则、守则、规程、标准等内容。需要试行后再作修订的，可在名称后加上“试行”或“暂行”。对于文件名以暂行规定、试行办法等结尾命名的规章制度需至少满足以下条件之一： （一）以前没有进行这方面的管理规定； （二）运作效果难以预测或判断； （三）规章制度执行可能会产生风险。 第八条公司规章制度结构层次要求统一，具体分为：章、节、条。章、条依次排序，“节”在本章内依次排序。（具体模板见附件1）
文控管理办法 1、编制目的 为确XXXXX项目部文件、资料控制和管理的标准化、规范化，以及与竣工资料的有效对接，规范工程文件管理。 2、适用范围 适用于XXXXX项目部和下属各机组施工全过程，包括施工、验收、试运投产各阶段。体现于文件、信息资料的收集—整理—分类—分发传递及存档全过程。 3、职责 3.1工程参建各机组根据工程实际情况成立相应的文件控制管理部门，负责本机组所有文件书写、打印、印制、审核、收发及管理工作,认真执行监理、业主制定并下发的各项文控管理制度，记录并保管所有质量、安全、施工管理、环境保护的施工资料。资料记录必须真实、完整、齐全，填写及时、准确、字迹清晰，符合标准要求，不得随意涂改。 3.2 项目部各专业负责人负责对接收文件及资料审核，拟定处理计划并报项目经理审批后，交项目部文控统一处理。 4、工作内容 4.1 文件分类方法 4.1.1各机组按文件来源单位编制目录；根据各自的实际情况编制一级目录、二级目录、三级目录。 4.1.2电子版文件按文件亦应建立一、二、三级文件目录. 4.1.3纸制版文件按一级目录分类建立文件柜，按二级目录进行分区，按三级文件目录建文件夹。 4.2文件控制编码 4.2.1为了规范文件编码，便于文件索引、查阅和分类归档、规范文件管理，各机组的文件编码应遵守项目部编制的《文件控制编码细则》。 4.2.2 所有收到和发出的文件，必须进行编码和登记，并录入电子表格和电子数据库，以方便查询。 4.3 文件控制和管理 4.3.1 文件发放管理 4.3.1.1 发文登记
1）待发文件需经文控核稿并登入台帐，登记时，应注明文件标题、密级、文件编码、拟稿部门、分发情况、份数、发文时间。 2）文控人员应按发文所列收件人进行发文，做好发文记录，并跟踪文件办理状态。 4.3.1.2 文件盖印 文件盖印表明文件的严肃性，对于涉及投资、质量、设计变更等重要事件的文件须加盖印章后发送，否则视为无效文件。盖印时应注意以下几点: 1）印章使用须经项目经理同意后由资料员盖章，任何人无权私自盖章，根据签发资格人和文件类型、性质选择相应权限之印章； 2）盖印份数与原稿标准印刷份数相同，多余份数不盖章； 3）盖印位置应在落款正中央，上不压正文，下不压日期，印章下沿要稍稍压盖在落款年月之上，即“骑年盖月”； 4）印章必须端正、清晰。盖印时要稳当，对好方位，切勿歪斜或颠倒。 5）印章由文控部资料员负责保管、供用、登记，并建立印章使用台账。 4.3.1.3 文件发送 文控人员进行文件发送必须严格按照文件标注的发送范围（收、抄送单位/个人）进行本工程文件的发送，要求以下三种方式分别进行： 1）人工送达。适用于图纸、管理文件、技术文件以及涉及拨付款、工程变更、重大质量、安全问题等事件时的文件传送。 2）通过网络或即时通讯软件发送。各机组之间往来的通用公文、工程报表均可采用此方式进行。对于其它非重大事件的文件也应优先采用此方式进行。 3）传真发送。适用于没有网络条件的单位之间往来文件的传递。 4.3.1.4文件发送的回执确认 为了确保文件发送准确到位，证实文件已成功发送，对方已成功接收。应根据发送文件的方式分别进行确认，回执确认必须做到及时，并记录签收人、时间等信息。 1）人工送达类文件的回执确认。在进行发文的同时，应配送一张《文件传送单》，收文单位收到文件后，立即填写该单，反馈发件人。 2）通过网络或即时通讯软件发送类文件的回执确认。各机组在进行发文的同时，请保留电子记录并保存。 3）传真发送文件的回执确认。在进行发文的同时，应在文件上标记签收处，由收件人收文时及时签收回执。
公司文件资料管理制度1 公司文件管理制度 1.目的：为适应公司全方位规范化管理，做好公司文件管理工作，确保使用文件的统一性和有效性，使之规范化和制度化，特制定本制度。 2.适用范围：本制度适用于公司所有文件的管理。 3.定义：公司文件是传达方针政策，发布公司行政规章制度、指示、请示和答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。 4.文件处理程序：公司各部门都应坚持实事求是、尊重客观、理论联系实际、认真负责的工作作风，努力提高文件质量和处理效率。文件处理必须做到准确、及时、安全，严格按照规定的时限和要求完成。 4.1总裁办负责公司行政文件的编制、发放、登记、存档、更改、回收、作废等管理工作。 4.2公司各职能部门负责本部门的文件编制、编号、登记、存档、更改和专用文件的管理，发放文件必须在总裁办备份存档，并接受总裁办的检查与监督。 5.文件分类：公司的公文主要可分为以下类： 5.1管理制度：适用于公司各部门的规范性程序的明确，包括条例、制度、规定、管理办法。“条例”一般应用于系统性制
度汇编；“制度”一般应用于某一方面职能的明确；“规定”应用于一项具体工作的明确；“管理办法”一般是对条例、制度或规定的细化性操作程序明确。 5.2工作通知：适用于转发上级文件，批转下级文件，要求下级办理和需要共同执行的事项； 5.3人事通知适用于公司人员录用、晋升、调动、降职、奖惩等事项的公布。 5.4工作报告适用于下级因为某项工作对上级进行汇报请示的行文。 5.5会议纪要适用于公司各级会议进行的记录的文件。 5.6对外发函适用于公司因某项事情对外部机构或个人发送的文件。 5.7决定、决议：对重要事项或重大行动做出安排，用“决定”；经会议讨论通过并要求贯彻的事项，用“决议”。 5.8通报：表彰先进，批评错误，传达重要信息。 5.9请示：向上级请求批示与批准，用“请示”。 5.10批复：答复请示事项用“批复”。 瑞普(天津)生物药业有限公司 Ringpu (Tianjin) Bio-Pharmacy Co., Ltd. 6.文件格式：
规章制度管理办法(草稿) 第一章总则 第一条为确保集团公司各项规章制度的即时性、科学性、有效性和可操作性，实现对规章制度的长效管理，不断完善集团公司各级规章制度体系，促进集团公司各项事务的规范管理，根据工作实际，制定本办法。 第二条本办法所称“规章制度”是指集团公司有关职能部门根据管理职权，以集团公司名义制定发布的，用以调整集团公司各项内部管理工作关系的工作制度、细则、办法、规定、标准及其它政策性文件等。 第三条规章制度的管理工作应当坚持建、改、废并重，并且根据实际需要，坚持规章制度的经常性清理。 建立完善规章制度的汇编管理制度，方便集团公司各有关单位及干部职工查阅使用，促进内部管理工作效率和水平的不断提高。 集团公司下属各单位所制定的规章制度不得与集团公司有关文件相抵触，并应及时在企业策划部备案，由相关职能部门对其规章制度的制定和执行情况进行监督和管理。 第四条集团公司企业策划部（以下简称“企划部”）负责组织并监督集团公司规章制度的管理工作。 第五条规章制度管理应当遵循以下原则： （一）凡集团公司职工均应遵守各项规章制度；依据规章制度要求开展工作。 （二）管理人员负有培训、指引和监督职工依据规章制度开展工作的责任，应确保职工遵守管理制度，按要求开展工作。 （三）各单位、部门负责人，负责本单位职能范围内规章制
度的管理工作，包括：编制、宣传、执行和检查等。 第二章体例 第六条规章制度的名称应当准确、规范，并符合集团公司有关公文制定规范。 第七条规章制度的内容应当讲求实际，注重实效，严格程序，具有针对性、可行性和实效性。一般应包括下列事项：（一）制定的目的、依据和原则； （二）管理对象、适用范围和主管部门； （三）主客体的权利、义务和责任等； （四）工作程序（如果管理内容涉及工作流程）； （五）实施期限。 第八条规章制度应当措辞严谨、条理清楚、文字简明、用词准确，不得使用有歧义或易误解的词汇、概念。 第三章申报、立项、起草 第九条规章制度申报。规章制度的建、改、废，必须提前申报，申报包括计划性申报和即时性申报两种形式：（一）计划性申报 企划部负责组织集团公司年度规章制度需求调查，各职能部门应根据实际工作情况，对本部门规章制度建设工作进行合理安排，科学预测本部门当年的规章制度建设需求，填报《年度规章制度建设申请表》（附表1）。 （二）即时性申报 根据工作需要，当出现未列入《年度规章制度建设申请表》
工作行为规范系列 公司文控中心员工管理办 法 （标准、完整、实用、可修改）
编号：FS-QG-35141公司文控中心员工管理办法Management measures for employees of the company's cultural control center 说明：为规范化、制度化和统一化作业行为，使人员管理工作有章可循，提高工作效率和责任感、归属感，特此编写。 对于员工管理，领导者不可忽略员工管理的八大需求，下面是企业管理网为大家整理的公司文控中心员工管理办法，供各位阅读，仅供参考。 第一章总则 一、为规范公司资料管理，加强资料的收集和管理工作，有效地保护和利用资料，为公司各项工作服务，增强公司资料的实用性和有效性，结合公司的实际，制定本办法。 二、资料范围 公司建档范围确定为: 公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料;公司股东会、董事会、监理会形成的文件材料;财务、会计及其管理方面的文件材料;劳动工资、人事、法律事务管理方面
的文件材料;经营管理方面的文件材料;生产技术管理方面的文件材料;产品生产、能量消耗、安全生产方面的文件材料;仪器、设备方面的文件材料;基本建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料;科研、技术引进、转让方面的材料;教育培训方面的文件材料;信息、情报方面的文件材料;其他具有利用和保存价值的文件材料。转摘于https://www.doczj.com/doc/5c16303822.html,以上文件材料包括决议、决定、条例、规章制度等法规性文件，各类会议文件、重要记录、工作计划、工作规划、工作总结、劳动工资、经营情况、人事文件资料、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知、技术图纸、方案、厂商资料等具有参考价值的文件资料，以及百利集团主要职能活动和员工在从事研发和管理等各项工作活动中形成的，对公司具有保存价值的文件材料。 公司资料还包括声像资料:照片文件资料(含新闻、科技、艺术照片，由原版、翻版底片、照片、文字说明构成);影片文件资料(含原版底片、拷贝及文字说明);录音文件资料(含唱片、录音带);录像文件资料(含政治、经济论文、科技、文娱、广告活动)。
公司文件档案管理制度 1 产生目的 为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借阅、统计等工作，特制定本制度。 2 适用范围 适用于公司各种文件、记录、档案资料的管理。 3 正文 3.1 文件资料的收集 3.1.1 收集范围 凡是公司在工作中形成或使用的、办理完毕、具有查考利用价值的文件、电报、各种记录、出版物以及各种图表薄册、照片等都要齐全完整地收集，具体包括以下各项： 3.1.1.1 上级来文 （1）上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料及上级机关颁发的要求公司执行的文件； （2）上级领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料。 3.1.1.2公司文件材料 （1）会议文件，包括本公司重要会议形成的文件和领导的讲话稿等； （2）公司发布（包括转发）的各种正式文件的签发稿、印制稿、重要文件的修改稿；（3）公司的请示与上级批复文件，下级单位的请示与公司的批复文件； （4）公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告； （5）反映公司业务活动和科学技术管理的专业文件材料； （6）公司检查下级单位工作，调查研究形成的重要文件材料； （7）公司的统计报表、统计分析材料（包括计算机盘片等）、财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料； （8）公司党、团和内部组织机构在工作中形成的重要文件材料； （9）公司领导人在公务活动中形成的重要信件、电报、电话记录；从外单位带回公司有关的未经文书处理登记的文件材料； （10）公司基本建设工程施工竣工、购置大中型设备的文件材料，公司直接管理的科研、建设项目的科技文件材料； （11）公司成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简则、人员编制等文件材料；（12）公司的历史沿革、大事记、年鉴、反映公司重要活动的剪报、声像材料、荣誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料； （13）公司制定的工作条例、章程、制度等文件材料； （14）公司干部任免（包括备案）、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、党员、团员、干部、员工名册、报表以及职工的录用转正、定级、调资、退职、退休等工作及干部奖惩等文件材料； （15）公司员工转移工资、行政、党、团组织介绍信及存根； （16）公司财产、物资、档案等的交接凭证、清册； （17）公司编印刊物的定稿和印本、编辑出版物的定稿样本；
企业规章制度管理规定1 企业规章制度管理规定 一、管理职能 1、行政部是公司规章制度的综合管理部门，其职责是： （1）负责组织有关部门建立健全各种规章制度。 （2）负责公司各种规章制度的分类编号。 （3）负责主办或会签颁发及废止有关规章制度或文件。 （4）负责协调各种规章制度之间的相互衔接关系，并在内容上不断完善。 （5）负责编制规章制度年度修编计划，并组织实施。 （6）有权代表公司解释有关规章制度。 2、有关职能部室是公司本专业规章制度的归口管理部门，其主要职责是： （1）负责组织实施公司有关规章制度修编计划。 （2）负责审核有关本专业的规章制度及会审、会签其他部门有关规章制度。 （3）负责草拟颁发或废止有关规章制度或文件。 （4）有权监督所属部门及职工对规章制度的贯彻执行情况。
二、管理内容与要求 1、规程制度的制定或修编 （1）现场设备运行、检修的每项工作，都应有相应的规程制度，使每个生产工作人员有章可循。新增设备及重大设备的改进等项目，都应在试运前制定相应的规程或措施，并组织有关人员学习考试，否则不应投入运行。 （2）规程制度修订时，应广泛搜集和研究有关资料，进行必要的分析和论证，凡是修订的规程制度必须符合国家及专业技术标准的要求，符合生产现场实际。 （3）所有规程制度的编写，应做到“符合实际，指导生产”，达到“有章可循，有据可查”的目的，应根据生产的发展，设备的完善和管理水平的提高，随时补充修订。 （4）编写或修编的规程制度要语句简练，措辞得当，简明易懂。 （5）现场规程制度应在每年10～11月份，根据一年实际执行情况，由设备管理部及有关部室组织全面审查一次，并做出必要的修改补充意见，经行政部汇总上报由公司分管领导批准后执行，每三年进行一次复审，视情况分别予以确认，修编或废止。 （6）编制或修编规程制度的依据： a、电力工业技术管理法规、部颁典型规程及上级有关部门指示、通知等；
公司文件管理规定流程 一、目的 加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。 二、适用范围 适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 三、术语和定义 1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动 中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘 片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 2、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。 四、职责 1、行政中心： 1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理。 2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况； 3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料； 4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；指导公司的档案管理工作。 5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通； 6）负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 2、其他各部门相关人员：
1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政中心； 2）向行政中心移交合同或文件资料原件或复印件； 3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档； 4）财务管理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料； 3、各部门主管人员 1）批准对自己部门资料或合同复印件的处置。 4、各中心总监/副总 1）负责对档案管理监督检查报告的审批。 五、工作程序 1、档案资料的收集 1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。 2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目录》每季度向行政中心移交。 a)归档范围及移交时间 b)档案资料的标识 行政中心及各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见公司档案管理规定。 c)档案资料的日常管理： ⑴电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或 制作专门光盘进行编号保存。 ⑵文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》，以便 检索利用。
文控管理办法
文控管理办法 1、编制目的 为确XXXXX项目部文件、资料控制和管理的标准化、规范化，以及与竣工资料的有效对接，规范工程文件管理。 2、适用范围 适用于XXXXX项目部和下属各机组施工全过程，包括施工、验收、试运投产各阶段。体现于文件、信息资料的收集—整理—分类—分发传递及存档全过程。 3、职责 3.1工程参建各机组根据工程实际情况成立相应的文件控制管理部门，负责本机组所有文件书写、打印、印制、审核、收发及管理工作,认真执行监理、业主制定并下发的各项文控管理制度，记录并保管所有质量、安全、施工管理、环境保护的施工资料。资料记录必须真实、完整、齐全，填写及时、准确、字迹清晰，符合标准要求，不得随意涂改。 3.2 项目部各专业负责人负责对接收文件及资料审核，拟定处理计划并报项目经理审批后，交项目部文控统一处理。 4、工作内容 4.1 文件分类方法 4.1.1各机组按文件来源单位编制目录；根据各自的实际情况编制一级目录、二级目录、三级目录。 4.1.2电子版文件按文件亦应建立一、二、三级文件目录. 4.1.3纸制版文件按一级目录分类建立文件柜，按二级目录进行分区，
按三级文件目录建文件夹。 4.2文件控制编码 4.2.1为了规范文件编码，便于文件索引、查阅和分类归档、规范文件管理，各机组的文件编码应遵守项目部编制的《文件控制编码细则》。 4.2.2 所有收到和发出的文件，必须进行编码和登记，并录入电子表格和电子数据库，以方便查询。 4.3 文件控制和管理 4.3.1 文件发放管理 4.3.1.1 发文登记 1）待发文件需经文控核稿并登入台帐，登记时，应注明文件标题、密级、文件编码、拟稿部门、分发情况、份数、发文时间。 2）文控人员应按发文所列收件人进行发文，做好发文记录，并跟踪文件办理状态。 4.3.1.2 文件盖印 文件盖印表明文件的严肃性，对于涉及投资、质量、设计变更等重要事件的文件须加盖印章后发送，否则视为无效文件。盖印时应注意以下几点: 1）印章使用须经项目经理同意后由资料员盖章，任何人无权私自盖章，根据签发资格人和文件类型、性质选择相应权限之印章； 2）盖印份数与原稿标准印刷份数相同，多余份数不盖章； 3）盖印位置应在落款正中央，上不压正文，下不压日期，印章下沿要稍稍压盖在落款年月之上，即“骑年盖月”；
规章制度管理规定 （试行） 第一章总则 第一条为提高工作效率，规范公司规章制度管理行为，根据国家有关法律、法规，制定本规定。 第二条本规定所称规章制度，是指以公司名义制定和发布的具有公开性、普遍性、确定性和权威性的各种规范性文件，包括条例、规定、制度、办法、实施细则等。不包括各部门制度的内部工作操作流程。 第三条本规定所称的管理规定，是指对各类规章制度的计划、起草、审批、发布、执行、解释、清理、修订、废止、监督检查等工作的管理。 第四条规章制度管理应遵循以下原则： （一）坚持四项基本原则和党的路线、方针、政策； （二）坚持依据法律、法规和规章制定的原则； （三）坚持从实际出发，认真调查研究； （四）坚持依法治企，规范管理。 第五条本规定适用公司各部门。 第二章规章制度的计划 第六条综合管理部负责对规章制度的归口管理，负责根据年度各部门的制度建设计划，编制规章制度年度制定计划，汇编公司印发的规章制度。 第七条各部门根据业务工作范围，根据实际在每年年底对下一年度的规章制度需作出计划安排，并填写《年度规章制度制订计划表》（附件1）。
第八条综合管理部汇总各部门计划，并形成《公司全年规章制度制订计划》（附件2）,报公司领导批准后执行，由提出计划的部门具体承担起草工作，起草部门应明确起草人员、完成时间并督促其按期完成，涉及两个以上部门的，由公司领导明确一个牵头负责部门，其他部门为协助部门。 第三章规章制度的起草 第九条规章制度由各部门按照制度制订计划或公司会议决定，由起草部门承办人员拟定草稿后，经部门内部意见统一后，将制度文本发给综合管理部，由综合管理部进行后续报批、发布工作。 第十条规章制度一般分为四类： （一）条例 条例是公司针对每一类业务所作出的带有根本性、原则性的规范。 (二)规定、制度 规定及制度是公司对某一方面的工作和业务作出的原则性规范。公司的基本规章制度称为“规定”或“制度”。 （三）办法 办法是公司对某项具体工作和业务作出的比较具体的规范，一般规章制度称为“办法”。 （五）实施细则 实施细则是公司对规定、办法的实施作出的详细规范。 规章制度的命名应按照上述分类确定。 第十一条规章制度应包括如下主要内容 （一）总则
施工现场规章制度及管理办法 教育制度 一、施工人员入场安全教育： 进入项目工程的各分包单位的施工操作人员，入场后必须经过工程项目经理部安全施工生产教育，并经考试合格后，方可进入工程进行上岗作业。 二、特种作业安全教育： 从事特种作业的人员必须经过专门的安全技术培训，经考试合格取得操作证后方准独立作业，对特种作业人员的培训，取证及复审工作严格执行《北京市特种作业人员安全技术考核管理规定》。 三、班前安全活动： 四、周一安全活动： 五、工程项目出现以下几种情况时，工程项目经理应及时派有关部门和人员对 施工工人进行安全生产教育，时间不少于2小时： 六、工程项目经理的安全教育： 七、工程项目施工管理人员安全教育： 八、外协队伍管理人员的安全教育： 用工管理制度 第一节分包单位进场须知 一、所有分包单位必须持有我项目经理部签发的入场许可单方可进入施工现场。 二、分包单位必须在进场的同时提供本单位的以下资料： 1、《营业执照》2《资质证书》3《进京许可证》4《安全生产认可证》 5《企业进京人员（注册）花名册》、《入场人员花名册》 6公司概况介绍、组织机构系统表及通讯电话。 7项目经理、技术人员、安全人员、质量人员的职称证书。 8分包单位施工人员必须提供本人的《身份证》、《务工证》、《暂住证》、《健康证》。9负责本工程施工的特种作业人员（包括：电工、电气焊工、架子工、起重工、机械工等）的《特种作业操作证》 一、所有入场的施工人员必须交3张1寸免冠照片及相应的费用，用以办理各种
证件。 第二节分包单位管理制度 一、分包单位责任制： 1、建立健全安全生产管理机构，配备足够专、兼职安全员，纳入总包安全保证 体系。 2、贯彻执行安全生产法规，执行总包各项安全生产规章制度，履行总分包合同 及《施工现场安全生产、文明施工、消防、治安协议书》，实现总包的安全生产目标。 3、必须具备与分包工程相应的企业资质，并具备《建筑施工企业安全资格认可 证》。 4、所管辖人员必须具备合法的用工手续和持有各种合法有效证件，并保证所提 供的各种证件必须真实有效。 二、业主指定分包单位责任制： 1、必须具备与分包工程相应的企业资质，并具备《建筑施工企业安全资格认可 证》。 2、建立建全安全生产管理机构，配备安全员；接受总包的监督、协调和指导， 实现总包的安全生产目标。 3、独立完成安全技术措施方案的编制、审核和审批；对本施工范围内的安全措 施、设施进行验收。 4、对分包范围内的安全生产负责，对所管辖职工的身体健康负责，为职工提供 安全的作业环境，自带设备与手持电动工具的安全装置齐全、灵敏可靠。5、履行与总包和业主签定的总分包合同及《安全管理责任书》中的有关安全生 产条款。 6、自行完成所管辖职工的合法用工手续。 7、自行开展总包规定的各项安全活动。 一、大型机械（塔吊、外用电梯等）租赁、安装、维修单位责任制： 1、必须具备相应资质（北京市建委颁发的《北京市建筑施工起重机械设备租赁 维修企业资质证书》。 2、所租赁的设备必须具备北京市建委统一编号，其机械性能良好，安全装置齐 全、灵敏、可靠。
《公司文控中心管理办法-范文》第一章总则 一、为规范公司资料管理，加强资料的收集和管理工作，有效地保护和利用资料，为公司各项工作服务，增强公司资料的实用性和有效性，结合公司的实际，制定本办法，公司文控中心管理办法。 二、资料范围 公司建档范围确定为： 公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料；公司股东会、董事会、监理会形成的文件材料；财务、会计及其管理方面的文件材料；劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料；经营管理方面的文件材料；生产技术管理方面的文件材料；产品生产、能量消耗、安全生产方面的文件材料；仪器、设备方面的文件材料；基本建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料；科研、技术引进、转让方面的材料；教育培训方面的文件材料；信息、情报方面的文件材料；其他具有利用和保存价值的文件材料。转摘于wmxz.以上文件材料包括决议、决定、条例、规章制度等法规性文件，各类会议文件、重要记录、工作计划、工作规划、工作总结、劳动工资、经营情况、人事文件资料、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知、技术图纸、方案、厂商资料等具有参考价值的文件资料，以及百利集团主要职能活动和员工在从事研发和管理等各项工作活动中形成的，对公司具有保存价值的文件材料。 公司资料还包括声像资料。照片文件资料（含新闻、科技、艺术
照片，由原版、翻版底片、照片、文字说明构成）；影片文件资料（含原版底片、拷贝及文字说明）；录音文件资料（含唱片、录音带）；录像文件资料（含政治、经济、科技、文娱、广告活动）。 三、公司内部各中心/部门和个人应当遵守本办法，并应承担收集、整理、立卷、归档和保护文件、资料的义务。 第二章管理体制及其机构职责 四、实行集中与分散管理相结合的体制。由集团总经办负责主体文件资料的管理，并对其他部门的文件资料管理工作进行督促和指导。总经办设立文控中心，配备文控中心管理员分管公司主体文件资料工作，由系统管理部直接领导。文控中心管理员的职责是保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。 五、文控中心既是公司文件、文件资料工作的行政职能管理部门，又是永久保存和保护文件资料的机构，同时又是开发利用文件资料资源的信息交流中心。 文控中心的主要职责： 1.负责规划、协调全公司文件、资料工作，对各中心/部门文件、资料工作进行监督、指导和检查。 2.制订和组织实施公司关于文件、资料工作的规章制度。 3.负责公司文件和有关资料的收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、保护、统计等工作。 4.严格执行保密制度，做好文件资料密级划控和守密、解密工作。 5.开展文件、资料宣传、咨询活动，做好文件、资料开放和利用
公司文件资料管理 制度
总则 1. 目的 为加强公司文书档案、音像资料的管理工作，保证文件资料的及时归档和妥善保管，特制定本制度。 2. 适用范围 本办法适用于公司所有文件资料的管理。 3. 制定、修改、废除 本办法之制定、修订、废止须经总经理核决后实施。 4. 管理权责 综合管理中心企管部负责公司所有文件资料的归档督促和日常管理工作。 作业规定 1．文件资料的分类 1.1文件资料的分类 1.1.1公司文件资料是指公司在生产、经营、管理、社会和政治活动中形成的各种形式的文件和有关合同、协议、决议以及报表、图书、照片与其它有保存价值的资料。
1.1.2公司的文件、资料分为行政管理类、经营业务类、技术资料类、人力资源类、政府行业类、财务会计类、企业形象类、实物展示类、后勤保障类、音像图书类。 1.2文件资料的归类范围 1.2.1行政管理类 ①公司对内和对外已行文的管理体系文件（管理手册、程序文件、作业文件、记录文件）； ②部门内部文件（部门工作列表、岗位说明书、关键工作流程、管理制度）； ③公司决定、决议、通知、通报、请示、报告、批复、函件、会议纪要；
④公司各类证照资质及相关资料。 1.2.2经营业务类 ①公司规划、年度计划、经营情况等相关资料； ②公司各类工作计划、工作总结、工作日志、统计报表等； ③委托书、协议书、标书、合同、项目方案等。 1.2.3技术资料类 ①基础资料（原始资料、技术报告、新工艺、新材料试生产报告、质量总结、设备记录、技术档案、技术规范及质量统计报表等）； ②项目资料（工艺设计资料、设备平面布置图、设计说明书、工艺及仪表自动控制流程图、工艺及仪表安装图、动力系统流程图、生产技术报表等）； ③受控的技术文件（与工程、服务、产品有关的技术特性、管理标准、规程、规范、工艺卡作业指导书、客户提供的技术文件、图纸等）。1.2.4人力资源类：劳动合同、劳动人事档案、劳动工资档案、培训档案等。 1.2.5财务会计类：各种财务票证、票据，财务审计档案，会计档案，统计资料等。 1.2.6政府行业类：
文控中心文件管理办法 文件编号： 版本/次： 发布： 实施： 拟制审核批准
作业文件 版 本/次：A/0 文控中心文件管理办法 第2页 共14页 1、 目的： 确保质量/环境/安全管理体系的所有文件、资料均能保持其有效性和适用性,并且能够安全有效地被管理与使用。 版本／次 主要修改内容或更改单号 更改人 更改日期 发放部门 口总经理 口副总经理 口管理者代表 口资材部 口研发部 口中试部 口生产部 口品质部 口综合部 口销售部 口财务部
文控中心文件管理办法第3页共14页 2、适用范围： 凡本公司质量、环境、职业健康安全管理体系文件、技术文件、作业指导书,外来资料与文件均适用。 3、职责： 4.1品质部负责文控室及文控资料的管理工作。 4.2各部门负责人负责本部门受控文件的草拟、审核、修订和提报工作。 4.3管理部负责各部门文件的复核工作，总经理、管理者代表负责审批工作。 4、定义 公司各部门受控文件集中保管、集中管理和使用。 5、管理规定 5.1文控中心的主要职责： a.制订和组织实施公司有关于文件、资料工作的规章制度。 b.负责公司文件和有关资料的收集、整理、分类、鉴定、保管、保护、统计等工作。 c.严格执行保密，做好文件资料密级划控和守密、解密工作。 d.开展文件、资料宣传、咨询活动，做好文件、资料开发和利用工作，主动为公司各项 工作和员工服务。 e.开展文件资料编研工作和信息开发交流工作，发挥文件资料的信息源作用。 f.发挥文件资料的教育功能，将文控中心办成公司培训、教育基地之一。 g.每年对文件资料进行一次清理，清除不必要保存的材料；对破损和褪色的材料进行修 补和复制。 h.资料外借需填写《文件资料借阅登记表》，并办理登记手续，按时归还，归还时需确 认是否残缺。 5.2文件材料的管理工作
公司文件管理办法 为了操纵公司文件发放的适当范围、作废文件的及时回收，确保各部门、车间所使用的公司文件的有效性，特制定本规定。 1、文件的发放： （1）财务部、生产部、营销部办公室以本部门名义形成且在本部门管辖范围内发放的文件，各自安排发放和回收。需要在公司各横向关联部门之间发放实施的文件，由办公室安排专人统一发放和回收。 （2）各部门需办公室安排发放文件时，必须将文件打印并复印好，由部经理书面写明发放范围、发放时刻并签名后送综合治理部，由办公室主任安排文件发放人予以发放。 （3）任何文件，发放人须建立“文件发放回收登记表”。发放到各部门的所有文件，由部门负责人签字接收。如部门负责人别在，由部门在场人员签名代收。代收人必须负责及时将文件转给部门负责人。需个人接收的文件由部门内部建立“文件发放回收登记表”，并由个人亲自签字接收。 （4）需发放到正科长以下治理、辅助人员和职工的文件（包括学习材料等），发放人只需发放到相关正科长级治理人员，再由正科长级治理人员安排发放到相关个人。 2、文件的更改： （1）任何原因造成文件的个别字句需要更改，且更改后别妨碍整个文件版面的整洁美观，由原编制形成的部门负责人书面写明更改位置和怎么更改（数据性或原则性的须报直属部经理签字认可），连同编制形成部门负责人的私章送原发放人，由原发放人依照原发放范围及存档予以更改。 （2）文件发放人依照更改字数多少和繁简事情，可到现场为原件人更改，也能够收回后予以更改，再返还给原收件人。但在更改时必须用双线划掉原字句，在划掉的字句对应上方行距空间写上新字句，并在更改处盖上原编制形成部门负责人的私章。 3、文件的换页： （1）任何原因造成文件单页大面积修改，需换页的，由原编制形成将需修改页面进行修改并打印、复印好，由其部门负责人书面写明换页事情（属数据性、原则性修改须部经理签字认可）送原文件发放人，由原文件发放人依照原发放范围予以换页。 （2）所有需换页的文件，由文件发放人统一换页并注明执行时刻，将原页销毁。 4、文件的回收、作废： （1）因公司制度汇总、部门调整、规划变化等原因，造成原文件内容与新文件内容重复、冲突而失效的，由汇总部门或新文件编制形成部门负责人，安排原发放人予以回收。（2）文件发放人在回收文件时，必须持“文件发放回收登记表”由原接收人在登记表相关栏内签名后回交。 （3）每年12月下旬，由办公室通知各部门，对本年度平时未统一回收的文件、报表等无效材料清理回收一次。 （4）所有回收的文件均于回收当日送办公室，由办公室主任统一安排销毁。 5、其它规定： （1）任何部门以公司名义形成的文件讨论稿或正式稿，必须发放到董事长兼总经理、财务部经理、生产部经理、营销部经理、公司各职能部门负责人及其他相关联人员，以便了解公司政策方向，依照公司各方面事情系统地进行修改，确保接口部门的相互配合。 （2）不管部门或公司发放的文件在发放前都必须在档案室存档备案。 （3）任何文件相关部门负责人接收后必须领学或传达应执行的职员，认为有必要复印下发到相关职员时，须向原发放部门提出申请，由原发放部门复印按发放程序予以发放。别得私自复印下发，幸免文件使用范围失控，造成有效和无效版本的混淆。