团的活动资料归档规范（示例）
团的每次活动按该次活动的计划（策划）、申请（报告）、批件（批复）、学生活动记录（文字、图片、影象）、以及活动的成果（活动成绩几及获奖情况）小结等资料汇集保存备忘。
例如：
--大学生歌手擂台赛”
举行活动的时间
团的活动归档的序号
16.1 该次活动的计划（策划，活动前不少于7个工作日提交）16.2 该次活动的申请（报告，含经费、场地申请）
16.3 该次活动的批件（批复）
16.4 该次活动的记录
16.4.1该次活动的文字记录
16.4.2该次活动的图片记录
16.4.3该次活动图片的影象记录
16.5 该次活动的成果（人员参与情况及获奖情况）
16.6 该次活动的新闻报道（活动举办后72小时内上网）
16.7 该次活动的总结
（一）总体要求
按时间的顺序进行归档；以学院及活动名命名文件夹，将活动策划、活动流程、活动全程记载事迹、活动相关照片、活动总结整理打包成一个文件夹进行存档；相关资料电子档必须做好备份；重要文件资料需提交给办公室进行存档等。
⑴需要归档的材料
前期活动策划，活动过程记录，活动参与人数，活动影响及成果，活动照片，活动总结记录，活动所需的表格等。
⑵规范化资料归档管理
组织专人负责进行资料整理和归档保存，制作专门的活动记录表格和活动记录本，做好电子档资料的保存和管理。
（注）：为了能更好的保存材料所有资料都需保存电子档，各分团委对应部门的主要资料也要以电子档形式发给校部负责人，校团委各部门需发给校团委办公室，便于以后对其工作的考评。
1、文件格式要求：文件一律用宋体字A4纸打印，标题使用小三号字并加黑，正文内容及落款使用五号（或小四号）字。落款须注明单位及时间如：校团委??(?学院分团委) ?部?年??月??日
2、落款处需要有相应公章，且必须保持文件整洁，打印的内容清晰。
3、文件正文中格式必须正确规范，内容具体明确中心突出，不得敷衍了事。
4、如在文件检查中出现以上问题，需要返还文件修改或重做后交到校团委值班室。
5、、各种材料须在指定的时间内交到值班室，迟交或未交的要做好登记。
6、各部门需每周对文件进行一次整理与登记，月末进行一次总体登记，并将结果在系统例会上公布，列入学院及各相应考评中。
7、对于日常文件应以部门或学院为单位将资料分别整理保存，年度末将资料整理汇编成册。
8、、校团委需每周对邮箱内材料进行下载并以部门或学院为单位整理，并分别保存在团委办公室电脑与相关所有负责人电脑中。
9、邮件管理员除需整理邮件外，还应对文件内容进行审查，具体要求与纸质档案要求相同，对格式和内容不符合规范的文件需退回。
10、电子档案同样要求加盖相应公章（制作电子图片）。
11、电子档主题一律要求填写，内容为：“校团委??部门（**学院）**活动**书”，未标明主题一律退回，如有必要可在留言板上另加说明。
12、电子档案一律用word 或excel形式，如有图片发送可打包后发送，不可将文件写在留言板上发送。
14、邮件发送应使用部门专用邮箱，文件收发都不使用个人邮箱（特别情况除外）。
15、上交材料中，有关统计人员等需使用表格的文件，一律使用excel制作，其它文件使用word打印。
公司文件资料归档管理制度 为了更进一步规范公司的文件资料管理,完善公司文件资料的归档, 实现公司全方位规范化管理的需要,特制定本制度。 一、文件、资料的来源和范围 文件、资料的来源有两种：接收和发放。 1、接受到文件时填写《文件接收登记表》和《文件移交登记表》。 2、发放的文件填写《文件发放登记表》和《文件移交登记表》。 文件、资料的来源范围分为：公司内部文件、总公司文件和外来文件。 二、公司文件、资料归档的范围和归档分类 本公司文件、资料应归档分类和归档范围如下: 1、行政类: 本公司对内和对外已行文的规章制度、规定、决定、决议、通知、通报、请示、报告、批复、函件、会议纪要、公司各类证照。 2、经营业务类: 公司规划、年度计划、经营情况、委托书、协议书、合同、项目方案等。 3、人事类: 劳动人事档案、劳动工资档案等。 4、政府类：政府下发至公司的各类文件。 5、财务类:各种财务票证、票据,财务审计档案,会计档案,统计资料等。 6、音像类: 公司具有保存价值的图纸、软件、照片、光碟、音像等。
三、公司文件、资料归档的编制及编号 公司文件、资料的归档编制和编号应遵循和符合: 统一归类、清晰明了、轻重有别、“一案一号”、便利查阅和保管的原则。遇有一案归入多类者应先确定其主要类别进行编号。 1、本公司所有应归档的文件、资料,一律为文件的来源、文件的范围和部门头一个字的汉语拼音首字母大写合并来做编号之首。如：公司办公室的编号首为FNB;总公司财务部发来的文件编号为SZC;燃气协会人事部发来文件为SWR。 2、公司文件、资料的归档分类按本制度第一条进行分类,代码为: 1行政类; 2经营业务类; 3人事关类; 4政府类；5财务类; 6音像类。 3、公司文件、资料的归档编号按照入档时间的先后,以年月日加十位进行归编。 4、公司文件、资料的归档,应根据文档性质的重要性和阅读级别区分文档的重要性和受保密度。分为“一般级”“重要级”“机密级”。以“A”代表一般级,“B”代表重要级,“C”代表机密级。“A”一般级文档包含: 公开发布的公司经营发展大纲、经营战略和经营方针、各类通知和通告、任命、年度总结和领导讲话、一般性会议纪录等。“B”重要级文档包含:公司重要会议纪要、重要经营项目及决策、经营合同、公司经营情况、重要项目资料、项目合同协议等,人事档案薪资性档案、劳动合同,技术资料,财务资料等。“C”机密级文
学生会公文写作的规范 一、文字类资料： （一）综述、总结、自评等 标题： 一级黑体、三号、居中、行间距固定值31磅；二级楷体_GB2312、三号、居中、行间距固定值31磅；三、四…级标题仿宋_GB2312、四号、加粗、首行缩进2个字符、左对齐、行间距固定值24磅。 正文： 仿宋_GB2312、四号，数字Times New Roman 、四号，首行缩进2字符，行间距固定值24磅，段落前后0.5行； 文中结构层次序数第一层用“一、…”，不能写成“一.”，第二层用“（一）…”，不能写成“（一）、”，第三层用“1.…”，注意不能写成“1、”，第四层用“（1）…”，不能写成“（1）、” （二）通知、报告、请示等 标题： 华文中宋二号字体，其他不变 正文： 仿宋_GB2312、三号，数字Times New Roman 、四号，首行缩进2字符，行间距固定值31磅，段落前后0.5行；其他不变 3.附录/参考文献： 仿宋_GB2312、小四，行距固定值24磅。 4.页面设置：
纸张大小A4，上下边距2厘米，左右边距2.5厘米，装订线0.5厘米，页码范围对称页边距。 5.文内表格： 根据窗口调整表格，表格行高0.8厘米，表格内字体仿宋_GB2312、小四，数字Times New Roman 、小四号，条目性文字居中，描述性文字左侧居中、首行缩进2字符、行距固定值18磅，标题行字体仿宋_GB2312、小四、加粗，重复标题行；若必需，可适当缩小字间距或字号。 6.页码： 底端1厘米，居中、Times New Roman 5号。 7.图片： 页面窗口大小、四周型、居中。 二、表格、一览表 1.页面设置： 纸张大小A4，上下边距2厘米，左右边距2.5厘米，装订线0.5厘米，页码范围对称页边距； 2.行高0.8厘米，字体仿宋、小四；条目性文字单元格格式：居中，描述性文字单元格格式：左侧居中、首行缩进2字符，若必需，可适当缩小字间距或字号；标题 行加粗，重复标题行。如 图
归档文件整理的基本方法 一、装订 1、件的区分 件是指归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，定件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文为一件；一次会议或活动的文件可为一件或两件；会议记录、简报、信息均可为一件或两件；介绍信、存根经白纸托裱各满30张为一件。“为一件”是指在实体上装订在一起，编目时也只体现为一条条目。 2、装订方法 每“件”文件材料的具体排列顺序如下：正文在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复件在后；转文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后。 每件的装订主要采取的左上角装订法，具体操作将文件的左、上侧对齐，并在左上角按包角纸大小四面涂上浆糊，用包角纸套在左上侧，压紧即可；文件超过40页以上，采用左侧三孔一线装订法。 二、分类 1、分类方法 根据实际情况，我们选择以下分类方法
保管期限－年度分类法 这种方法适用于内部机构虽有变化但不复杂的立档单位。主要是设置简单的基层单位或小机关，或每年形成的文件数量少的机关。如：长久：2001年、2002年、2003年…… 定期：2001年、2002年、2003年…… 2、编制分类方案 分类方案一般有引言、类别序号、类目名称组成，必要时可对类目所指的范围和归类方法等加以说明。 （1）引言，提示分类方法。如按保管期限－年度，还是按其它分类方法。 （2）类别序号，是最低一级类目（机构或问题）的序号 （3）类目名称，按机构分类的，机关内部第一层机构名称就是类名，如，办公室、业务处；按问题分类的加“类”字，如党务类、综合类等。 采用两级分类的也应编制分类方案，以相对固定一个单位归档文件的排列顺序。 3、文件按照其自身的内容、形式、时间、来源等方面，根据编制分类方案，分门别类地组放在一起，使所有文件构成一个有机整体。 三、归档文件排列
质量记录制度格式 It was last revised on January 2, 2021
1.目的 对质量记录进行控制和管理，提供产品质量符合规定要求和质量管理体系有效运行的证据。 2.适用范围 适用于质量管理体系所有相关的记录。 3.引用文件 ISO 9001：2000 文件要求 《质量手册》章 4.定义 无 5.职责 5.1管理者代表负责确定质量记录的保存年限。 5.2各部门负责制定本部门所需质量记录的内容和格式。 5.3各部门负责收集，整理，保管和销毁本部门的质量记录。 5.4记录人员负责准确有效地填写质量记录内容。 6.程序内容 6.1各部门根据本部门实际需要合理确定质量记录范围并制定质量记录格式，其版 本、保存期详见“质量记录一览表”。 6.2质量记录的媒介形式是纸张。 6.3质量记录格式由厂办进行编号。
编号格式： HD-QT-XXX XX X 版次 顺序号 程序文件序号 质量记录缩写 6.4质量记录的填写要求 A各部门指定相应作业人员填写。 B数据必须真实、准确、及时、完整。 C相关记录的数据应吻合，前后衔接。 D字迹必须清楚、工整、无留空现象。 6.5各部门根据需要对质量记录适时收集、整理、归档并妥善保存，防止损坏、丢 失，并填写“质量记录归档清单”，以便于查阅。 6.6填写完整有效的质量记录，在必要时可将其复印件作为资料报送其他相关部 门，各部门使用后根据本部门需要决定其保存或作废，经部门负责人同意作废的应及时销毁。 6.7借阅质量记录应填写“质量记录借阅单”，使用后应及时归还。 6.8销毁质量记录应得到本部门负责人批准后进行，并填写“质量记录销毁清单”。 7.质量记录 质量记录清单 HD-QT-40201
工程文件资料归档管理办法（暂行） 第一条依据 水电站工程竣工档案编制应遵循《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T1182—8）、《建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T 28—2002）、《水电工程达标投产考核办法》（原国家电力公司2001年版）、《关于编制基本建设竣工图的几项暂行规定》（建发施字[182]50号）。 第二条职责 工程项目监理、施工等单位应分别按照各自的职责范围完成工程文件资料的编制整理工作，在规定时间内，各施工单位向工程监理单位提交归档资料，由工程监理单位审核。工程监理单位审核后向各工程项目的业主管理机构移交，并由各工程项目的业主管理机构存档。 第三条收集范围 凡是反映与水电站工程有关的重要活动、具有查考利用价值的各种载体文件、材料（图纸、照片、录音、录像、磁盘、光盘等），都应收集齐全，归入工程建设项目成套档案。资料收集范围见附件一。 第四条文件材料质量要求 4.1文字材料用A4（70g以上）幅面纸打印，纸质优良，线条、字迹清楚；图样清晰，图标整洁，签认手续完备。 4.2需永久、长期保存的文件不应用易褪色的书写材料（红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写、绘制。 4.3复印、打印文件及照片的字迹、红条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定质量的要求。 4.4声像文件应保证载体的有效性。 4.5长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。 第五条竣工文件的编制 5.1竣工文件编制要求 5.1.1标段工程施工及调试完成后，施工单位、监理单位应根据工程实
际情况和行业规定、标准以及合同规定的要求编制标段工程竣工文件。 5.1.2竣工文件由施工单位负责编制，监理单位负责审核。 5.1.3 根据附件一及建设项目实际情况，进一步收集所缺少的重要文件；文件数量未满足合同规定份数的，应按要求复制补齐。 5.1.4对施工文件、施工图及设备技术文件的准确性和更改情况进行核实，并按要求修改或补充标注到相应的文件上。 5.1.5与施工图有关的设计变更、现场洽商和材料变更与竣工图编在一起。 5.2竣工图编制要求 5.2.1竣工图应由施工单位负责编制。 5.2.2竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位，真实反映标段工程竣工验收时的实际情况。 5.2.3按施工图施工没有变动的，由竣工图编制单位在施工图上加盖竣工图章并签署。 5.2.4一般性图纸变更及符合杠改或划改要求的变更，可在原图上更改，加盖竣工图章并签署。 5.2.5图面变更面积超过35%的，应重新绘制竣工图。重绘图按原图编号，末尾加注“竣”字，并加盖竣工图章、签署。 5.2.6编制竣工图总说明及各专业的编制说明，叙述竣工图编制原则、各专业目录及编制情况。 5.3竣工图的更改方法 5.3.1文字数字更改一般是杠改；线条更改一般是划改；局部图形更改可以圈出更改部位。在原图空白地重新绘制。 5.3.2利用施工图更改，应在更改处注明更改依据文件的名称、日期、编号和条款号。 5.3.3 无法在图纸上表达清楚的，应在标题栏上方或左边用文字说明。 5.3.4 图上各种引出说明应与图框平行，引出线不交叉，不遮盖其他线条。
文件材料归档制度 第一条为规范文件材料归档工作，丰富、完善档案信息资源，参照《工业企业档案分类试行规则》、《国有企业文件材料归档办法》和《机关文件材料归档不归档范围》等有关规定，结合本公司的实际情况，制定本制度。 第二条本制度所称文件材料是指本公司经营和管理活动中形成的各种形式和载体的记录。 第三条各部门应当把文件材料的形成、积累、整理和归档工作，纳入本部门的职责范围。 第四条担负文件材料积累、整理和归档业务的人员应认真执行有关规定，确保文件材料的完整、准确、规范和及时归档。 第五条档案室应及时深入各部门了解、督促和指导有关人员做好文件材料的形成及应归档文件材料的积累、整理和归档工作。 第六条文件材料归档的基本要求 （一）归档文件的制作和书写材料应当有益于长久保存，不得使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红墨水、复写纸、热敏纸；
（二）归档文件材料应当完整、准确、签批手续完备；（三）归档文件材料应当经部门或项目负责人审定；（四）归档文件材料的整理应当系统、规范； （五）声像材料（包括照片、录音、录像等）和实物要与文字说明一起归档；电子文件要与纸质文件一起归档。第七条文件材料的归档范围 凡是本公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。（一）上级机关（主要指国资委）文件材料应归档的有： 1.上级机关颁发的需要公司贯彻执行的文件材料； 2.上级机关领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话。题词、照片和有特殊保存价值的DV等声像材料及登载相关内容的报刊。 3.其他文件材料。 （二）公司文件材料应归档的有： 1.公司颁发的（包括转发及其他单位联合颁发的）各种正式文件的签发稿、印本、重要文件的修改稿。 2.公司的请求与上级机关的批复文件，各部门、下属公司的请求与本公司的批复文件； 3.公司及各部门的工作计划、总结、报告； 4.公司召开的各种会议的全套文件以及会议形成的声像
肇庆学院学生会文件排版格式及要求 一、页边距：上下各保留2厘米，左右各保留2.5厘米； 二、标题：采用“标题一”格式，方正小标宋简体，字号小二号，加粗，标题居中，若标题过长可采取上下两句式，完整的词语及专有名词不可断开；正文的一级标题使用楷体-GB2312，三号字体，加粗； 三、正文：统一采用仿宋—GB2312，字号三号，行距选择固定值24—26磅，对齐方式选择两端对齐，正文每一段落首行缩进2字符，正文中一行不占页，一字不占行，正文页码位于页面底端居中； 四、序号：正文中，序号等级为： 第一级：一、；第二级：（一）；第三级： 1. ； 第四级：（1）；第五级：① 五、标点符号： 1.表示句子内部一般性停顿的使用“，” 2.表示句中并列的词语或短语中较小的停顿使用“、” 3.表示复句内部并列的分局之间的停顿使用“；” 4.需要突出重点的或含有特殊含义的使用双引号“” 5.用于解析说明或者转折的使用“—” 6.用于列举的使用省略号“……” 7.一句话或者一段话结束后应使用“。” 六、落款：落款字体字号同正文，正文右下方空两行，右对齐，时间应为小写（如“2016年10月11日”），落款单位名称应居中于日期，落款不能单独位于另外一页，若落款刚好位于另一页可在正文中适调行距磅数，但不能影响文档整体美观；
注：联合发文的落款（落款单位并排、居中）： 共青团肇庆学院委员会肇庆学院学生会 2016年10月11日 七、文档格式要求：文档格式为doc格式，严禁上传wps、docx 格式文件； 八、注意事项： 1.相片上交使用jpg格式 2.严禁设置页眉和页脚 九、打印要求：属于上交学校或进行外校联络的文件，原则上应按要求双面打印（特殊要求除外），其他文件一律按照“一页两版，正反印刷”的要求打印。 肇庆学院学生会 2016年10月11日
文件材料整理及归档办法 为了实现文书材料的科学管理，现根据国家有关规定，结合本公司实际情况，特制定本办法。 一、归档范围 凡本公司在工作活动中形成、使用或办理完毕，具有查考利用价值的文件材料，都应齐全完整地收集起来，进行分类、整理、归档保存。文书档案一般包括四个方面的内容：一是本公司形成的文件； 二是主管单位颁发的文件； 三是下属公司上报的文件； 四是不相隶属单位或公司的参考性文件。 二、归档文件整理分工 1、党组会议记录及党组文件由党组秘书负责整理。 2、总经理办公会议记录、纪要；公司下属各单位以公司名义形成的发文件；本公司组织沿革、大事记；人大建议、政协提案及答复、领导批示办理、情况反馈等文件材料；传真电报、《农业农村工作情况》等材料，由档案室负责整理。 3、本厅向有关上级机关的请示、上级机关的答复、批复文件，各单位应随时送交档案室，由档案室整理归档。 4、以厅名义召开的综合性会议文件、厅领导参加上级机关召开的会议带回文件，由档案室整理；以厅名义召开的专业性会议文件，由主办单位整理。 5、本厅或本厅汇总的各种干部统计报表、干部职工调动工作的行政、工资、党团组织关系介绍信及便函存根、档案转递单存根；干部职工、党团员名册、组织简则等干部人事工作材料和党团工作材料，分别由人事处、机关党委整理归档。 6、纪检监察方面的文件材料由纪检组负责整理归档。 7、对外合作活动中形成的有关文件，由对外合作处负责整理归档。 8、厅机关成立的临时机构形成的文件，由临时机构负责整理归档。 9、几个部门会同办理的文件，由主办单位整理归档。 10、上、下级及同级机关来文，凡是需要办理的，由主办单位整理归档。 三、归档文件整理的方法 根据《归档文件整理规则》讲述的归档文件整理工作的基本环节，我们把归档文件整理方法分成下列十三步： 收集文件—归档范围审查—文件分类—组件—文件修整装订—保管期限审查—排列—加盖填写归档章——编目—装盒—填写盒内备考表—填写档案盒封面、脊背—上架。 1、收集文件。凡是本机关在工作活动中形成或使用的、办理完毕的，对以后工作有查考利用价值的公文、电报、各种记录、机关出版物以及各种图表、簿册、照片、录音录像等都应齐全完整地收集起来，这些材料来自四个方面，一是本机关形成的；二是上级机关颁发的；三是下级机关上报的；四是同级机关和不相隶属机关抄送的。在收集过程中要注意把好三关，一是齐全完整关，如正文与附件是否齐备，与纸质相配套的其他载体形式的资料是否齐备。二是文件签批关，看文件有没有签批单，签发手续是否完备。三是用笔用纸关，公文用纸要规格统一，尺寸一致。用笔要选用碳素墨水等符合存档要求的书写材料，不要用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料。重要的传真件需要存档的，要复印后将复印件与传真件一同存档。随着办公自动化的普及，许多文件都是用微机起草的，对无领导批示和签字的底稿可以不存档，只保存正本和文件签批单即可。 2、归档范围审查
文件材料归档工作总结 一、基本概况 20XX年公司文件材料归档工作，自3月中旬开始启动，11月底全面结束。工作分两个阶段进行，3月到6月底集中归档中心、部门移交档案室的资料；7月到11月跟进、指导各中心、部门归档二级档案材料，归档明细如附件一、附件二： 二、主要工作 1、拟定“年度公司文件材料归档工作实施方案”，按时间结点规划分解本年度归档工作步骤，明确重点和目标，在组卷的数量、质量上有进一步的提升，扩大归档资料门类，力争集中归档案卷数量同比增长10%；中心一级部门全部建立二级档案管理。 2、以去年“归档文件材料目录”为基础，对各中心部门的现状进行调研，制订新的目录初稿，进一步征求意见，共同协商，最终确认应归档文件材料范围，为后期收集工作奠定基础； 3、对归档任务较重的中心、部门进行针对培训，密集指导；
4、按档案管理标准要求，对集中收集的文件材料进行分类，、编目、编写编制说明，装盒上架，更新完善档案柜标识； 5、完成电子文件归档管理办法及编码规则的编写并在文档室先试行； 6、今年组卷数量增长不多，但从类别上有所增加，特别是园区建设前期招投标文件资料的集中归档，填补原基建档案中没有工程招投标文件资料的空白。 7、生产中心移交的设备档案较去年的数量没有增长，源于去年是设备档案第一年移交，涉及多年的材料汇总，但今年门类更多，涉及到等新的类别，并且组卷更合理方便查询利用。 8、经过多次沟通，推动归档部门主动补充了一些未归纳入归档目录的其他归档材料，丰富了本年度二级档案归档内容。 三、不足之处及改进办法 1、未达到年初制订的集中归档案卷数量增长10%的目标（达到3%），主要原因是人力资源绩效考核材料由去年月度考核改为季度考核，整体案卷数减少；
质量记录控制程序 1．目的为了对体系是否有效运行和产品质量是否达到规定要求提供客观证据，特制定本程序。 2．范围本程序适用于本公司与体系有关的各项活动的记录的管理。 3．职责 3.1质检部是本程序的归口管理部门，负责质量记录的策划和规范化和归档记录的日常管理。 3.2各有关部门负责本部门质量记录表格的设计、填写、收集、编目、归档，并对本部门质量记录的真实性、完整性负责。 4．工作流程和内容各部门形成的、来自供方和顾客的质量记录 4.1质量记录的分类 4.1.1书面质量记录，包括： A）体系运行质量记录： 内部审核报告、管理评审报告、纠正预防措施会议记录、培训记录等；B）产品质量记录： 各项质量记录的原始凭证、过程检验记录、成品检验记录、不合格品评审记录等；C）产品质量先期策划，样件批准及各种采购订单、工装、设备验证记录等；D）供方的质量记录等。 4. 1.2电子媒体质量记录。 4.2质量记录的管理
4.2.1各部门的质量记录，必须指定专人兼管；车间每月初将上月的质量记录分类交到相关部门；各部门将收到的质量记录整理装订成册，编号并建立目录，做到易于检索。 年底各部门将所有的质量记录交质检部归档保存。 4. 2.2所有的质量记录建立由基层用圆珠笔或钢笔填写，分级管理；归档的质量记录的借阅和归还，要有登记手续。 需借阅时,填写《文件借阅记录》，记录管理人员批准方可。 4. 2.3质检部负责编制《质量记录清单》，规定各种记录的保存期。 4. 2.4合同要求时可将质量记录提供顾客查阅。 4. 2.5质量记录空白表格需要到外面印刷时，由使用部门提出申请，部门领导审核，质检部质量记录管理人员批准。 4. 2.6各部门要增加新的质量记录或废除质量记录，须到质检部办理申请手续，以使质量记录编号、建档或废弃编号。 4. 2.7由质检部每年底对归档的质量记录进行检查，没有归档的催责任人及时归档，并统计质量记录归档及时率。 4.
济南大学学生会公文格式标准（修订） 为做好济南大学学生会公文处理工作，加强管理，使之规范化、制度化，特制定本公文格式标准。本公文格式标注涉及公文中页面设置、段落设置、文字格式设置等内容。 一、页面设置 1.纸张：A4复印纸。 2.页边距：上边距2.5厘米，左边距2.5厘米，下边距2厘米，右边距2厘米。 3.页码：页面底部、居中对齐。 二、段落设置 1.对齐方式：两端对齐。 2.缩进：首行缩进2字符。 3.行距：固定值24磅。 三、文字格式 （一）正文文字格式 1.字体：仿宋四号字。 2.标题： (1)正文文章标题：黑体二号字,加粗，居中，段后空1行。 (2)一级标题：一、二、三、仿宋四号字，加粗，缩进2字符，段前段后空0.5行。 (3)二级标题：（一）（二）（三）仿宋四号字，加粗，缩进2字符，段前段后空0.5行。 (4)三级标题：1. 2. 3. 仿宋四号字，缩进2字符，段前段后空0行。 注：三个级别的标题所用分隔符号不同，一级标题用顿号“、”例如：一、二、等。二级标题用括号不加顿号，例如：（三）（四）等。三级标题用字符圆点“.”例如：5. 6.等。另外，对三个级别的标题勿用自动套用格式。
3.落款：落款字体字号与正文文本相同，落款单位和日期均右对齐且与正文保留3行距离，日期采用小写阿拉伯数字，精确到日。例如：2012年7月1日。 （二）封面文字格式 1.正文：宋体初号字。横排1.5倍行距，竖排2倍行距。 2.落款：宋体字体，二号字。行距固定值24磅。落款需注明组织名称与部门，日期采用大写汉字精确到月，例如：二〇一二年七月。 本标准自发布之日起施行，其他有关公文处理的规定，与本标准不一致的，以本标准为准。 济南大学学生会 2012年7月28日 1
公司文件资料归档管理制度 第一章总则 第一条目的 为了更进一步规范公司的文件资料管理, 完善公司文件资料的归档,实现公司全方位规范化管理的需要,特制定本制度。 第二条适用范围 本制度适用于公司各部门 第二章归档归类 第三条公司文件、资料归档的范围和归档分类 公司文件可按照三级类目进行归档，其中，一级类目按照文件类别进行归类，二级类目按照部门进行归类，三级类目按照重要等级进行归类。 一、一级类目
代码类别范围决定、本公司对内和对外已行文的规章制度、规定、1 行政类决议、通知、通报、请示、报告、批复、函件、会 议纪要、公司各类证照。 协议书、年度计划、公司规划、经营情况、委托书、2 经营业务类合同、项目方案等。3 劳动人事档案、劳动工资档案等。人事类 4 政府类政府下发至公司的各类文件。 公司具有保存价值的图纸、软件、照片、光碟、音5 音像类像等。 二、二级类目 公司各部门缩写作为二级类目的代码1 代码部门RX 人事行政部 YF 研发部 KF客服SS市场实施 CW 财务 三、三级类目
档案保管第三章 档案的保管、调阅与归还第四条 并根据文档的由办公室统一编号后形成《文件档案》, 一、已归档的公司文件、资料, 重要性和相关性交相应部门的专管员保管。并按指定专柜,,由专管员负责填写《文档管理登记表》二、已归档的公司文件、资料分类进行存放和保管。并注意防霉、防湿、防火、防虫蛀、防丢失。须填写《文档调阅,。一般级公司文档三、公司档案调阅时须填写《文档调阅申请表》须须经主管领导批准后方可调阅。机密级公司文档, ,申请表》方可调阅。重要级以上文档经公司经理批准后方可调阅。2 四、公司文件、资料档案跨公司调阅, 须经公司经理批准后方可调阅,并仅限于文档的查阅，不得复制或带走。 五、档案归还时间为《文档调阅申请表》上填写的时间内，归还时必须填写《文档归。还登记表》第五条归档保存期限 一、永久保存: 本公司章程、公司各类证照、各级批文、印鉴、规章制度、不动产所有凭证、债权债务凭证。公司规划、年度计划、年度经营总结、技术资
正规红头文件格式 （1）红头文件用word A4版，页面设置上、下各为2.5cm，左为2.7cm，右为2.5cm。 （2）文件开始最上面空四行（四个回车）用于印红头，然后输入“院学生会字〔〕第×号”（字体为仿宋，四号。“×”一律用阿拉伯数字，且数字前后都输入一个空格）。之后再空一格用于印红线。标题一般为“关于……的通知”，字体为宋体，小二，加粗。可根据具体内容进行调整。 （3）之后空一行（一个回车），再写正文部分，正文部分一律用四号仿宋字体，行距为单倍行距。文件开头的称谓如“（院学生会）各部门、各班级”需加粗，称谓前没有空格，没有缩进，称谓后面用冒号。 （4）若正文中有小标题，各小标题要加粗，并且标题后不加标点。若小标题需要分条列出，则排序用汉字，且汉字后加顿号，如“一、活动安排”；若小标题下内容很多，需分条，则排序用阿拉伯数字，且阿拉伯数字后加点，如“1.活动时间” (5)如文件有附件，则需要在正文中说明。在正文结束后空一行（一个回车），然后空出两个字的空格输入“附件”，“附件”（不得用“附”）后加冒号。若只有一个附件则不需要分条列出，若有多个附件则需要分条列出，排序用阿拉伯数字，数字后用点。 （6）附件后空两行（两个回车），然后靠近行尾输入日期，用以盖章。日期用大写格式，如“二〇一〇年九月一日”。注：只要日期，不要单位。 （7）日期后输入主题词、报送、制发机关等部分。主题词一栏要黑体加粗，四号字。报送：院党委办公室，院党委组织部，院学生工作部，院团委。制发机关：山东科技大学测绘学院学生会，该行末加日期，格式为：201 年月日。最后一行为校对、打字、共印等部
分，打字为各部部长，校对为主席或分管副主席。注：主题词、报送、制发机关三栏加下划线，并将最后该部分置于页面底端。 （8）附件部分，在：“附件”后边加冒号，各附件标题要加粗，字体为宋体，字号为小二。另注： <1>各部门自己对文件进行初步调整，并和分管主席核对确保红头文件内容准确无误后，拿给老师审阅，最后将老师修改后的文件送办公室作格式的校核。 <2>办公室人员主要对老师审阅过的红头文件格式进行调整，主要核对字体大小、类型是否合乎标准，各标点的使用问题。 <3>办公室对每一份红头文件需至少经过三人的核对调整，在印制前主任做最后一次校核。 <4>上述流程完成后，然后由负责打印的同学送交团委老师审批，经审批后方可去文印部打印。
1.目的 对质量记录进行控制和管理，提供产品质量符合规定要求和质量管理体系有效运行的证据。 2.适用范围 适用于质量管理体系所有相关的记录。 3.引用文件 ISO 9001：2000 文件要求 《质量手册》章 4.定义 无 5.职责 5.1管理者代表负责确定质量记录的保存年限。 5.2各部门负责制定本部门所需质量记录的内容和格式。 5.3各部门负责收集，整理，保管和销毁本部门的质量记录。 5.4记录人员负责准确有效地填写质量记录内容。 6.程序内容 6.1各部门根据本部门实际需要合理确定质量记录范围并制定质量记录格式， 其版本、保存期详见“质量记录一览表”。 6.2质量记录的媒介形式是纸张。 6.3质量记录格式由厂办进行编号。 编号格式：
HD-QT-XXX XX X 版次 顺序号 程序文件序号 质量记录缩写 6.4质量记录的填写要求 A各部门指定相应作业人员填写。 B数据必须真实、准确、及时、完整。 C相关记录的数据应吻合，前后衔接。 D字迹必须清楚、工整、无留空现象。 6.5各部门根据需要对质量记录适时收集、整理、归档并妥善保存，防止损坏、 丢失，并填写“质量记录归档清单”，以便于查阅。 6.6填写完整有效的质量记录，在必要时可将其复印件作为资料报送其他相关 部 门，各部门使用后根据本部门需要决定其保存或作废，经部门负责人同意作废的应及时销毁。 6.7借阅质量记录应填写“质量记录借阅单”，使用后应及时归还。 6.8销毁质量记录应得到本部门负责人批准后进行，并填写“质量记录销毁清 单”。 7.质量记录
质量记录清单 HD-QT-40201 质量记录归档清单 HD-QT-40202 质量记录借阅单 HD-QT-40203 质量记录销毁清单 HD-QT-40204 质量记录一览表 HD-QT-40205 8.相关/支持性文件 《文件控制程序》 HD-QP-401
南昌大学法学院学生委员会 昌大法学学生会字…2013?8号 ★ 关于规范学生会公文标准格式的通知 院学生会各部门： 为了进一步完善我院学生会管理制度建设，推动我院学生会工作的规范化，增强学生会各类公文的标准化，锻炼学生干部材料组织能力，经研究，决定以GB/T 9704—2012国标《党政机关公文格式》为基础，结合校团委考评要求和我院实际情况，参考通行公文格式，制定南昌大学法学院学生会公文标准格式，并于学生会内推行，现将该标准通知如下： 一、凡符合《南昌大学法学院学生会章程》，按照《南昌大学法学院学生会管理条例》相关规定立项、起草、审批，以我院学生会集体名义制定制度、公布决定、举办活动、发布通知等文件，经相关部门及责任人校对无误并批准，得使用南昌大学法学院学生会发文版头（即红头文件），并严格执行以下标准。 二、学生会发文统一以A4纸（宽21厘米，高29.7厘米）印制，用 —1—
于正式报备、存档的发文有红色版头的首页应彩打。 一、版头格式 三、我院学生会正式发文的版头为“南昌大学法学院学生委员会”，43号红色宋体加粗，对齐方式为分散对齐； 发文字号中的我院学生会代字为“昌大法学学生会字”，后加六角括号内注阿拉伯数字年份，发文顺序号依自然年内立项顺序排列。字体为三号仿宋GB2312，西文字体为三号Times New Roman，居中对齐； 发文字号下一行置红色分隔线，居中置红星。 二、正文格式 四、正文标题须说明文件主要内容。如为通知、决定等文件形式，则应统一为“关于……的通知（决定）”固定格式。尚未正式定稿发布的文件应在标题后加括号，内以四号加粗宋体标注“拟”和4位阿拉伯数字的该稿修改日期并起草者姓氏首字母字样。其他特殊文件，还可在标题后加括号内注“暂行”、“暂定”、“征询意见稿”或“内参”等字样； 正文开始标抄送机关的，应于标题下空一行行文。 五、正文内容应准确地传达发文机关的工作方向、相关办法、政策精神等，简明扼要，条理清楚，实事求是，合乎文法。 （一）我院学生会正式发文页面设置统一设置为： 页边距：上3.7厘米，下3.5厘米，左2.8厘米，右2.6厘米；—2—
规划建设环保局归档文件目录 件号 责任者文号题名日期 页 数盒 号 机构或 问题 保管 期限 全宗号 室编馆编 1 安徽省财政厅发 展计划委员会 财建【2003】 1064号 关于下达2003年度工业园区基础 设施财政贴息预算指标的通知 2003-11-24 4 1 30年 2 安徽省发展计划委 员会财政厅 计地区函 【2003】349 号 关于下达2003年度省县域重点工 业园区财政贴息名单的通知 2003-10-20 3 1 30年 3 金寨县人民政府办 公室 第一期 十四届人民政府第一次常务会议 纪要 2003-04-11 15 1 30年 4 金寨县发展计划委 员会财政局 金计【2003】 167号 关于报送金寨县工业园区申请财 政贴息资金的请示 2003-09-05 2 1 30年 5 金寨县财政局发 展计划委员会 财建【2003】 259号 关于报送金寨县工业园区申请财 政贴息资金的报告 2003-09-05 2 1 30年 6 金寨县工业园区管 理委员会办公室 金工办 【2003】05 号 关于要求办理工业园区用地报批 手续的请示 2003-03-28 4 1 30年 7 金寨县工业园区管 理委员会办公室 金工办 【2003】10 号 关于要求拨付工业园区基础设施 建设经费的报告 2003-08-14 3 1 30年 8 金寨县城新区建设 开发指挥部办公室 第13号指挥部办公室交办工作通知单2003-08-06 1 1 30年 9 张贻森施展金寨县工业园简介2003-01-01 2 1 30年
规划建设环保局归档文件目录 件号 责任者文号题名日期 页 数盒 号 机构或 问题 保管 期限 全宗号 室编馆编
通知模板 公共卫生学院团委关于开展xxxx活动的通知为————————————（目的），公共卫生学院团委现决定举办xxxx活动/比赛/招聘。现将具体事宜通知如下： 一、活动主题 （活动口号） 二、活动宗旨 根据具体情况进行撰写 三、活动时间及地点 时间：年月日（周）时分 地点： 四、相关事宜安排： 公共卫生学院团委＿＿＿＿＿ ＿＿年＿月＿日
公共卫生学院团委关于召开＿＿＿＿会议的通知 各＿＿＿＿： 为了＿＿＿＿＿＿＿＿＿，定于＿＿年＿月＿日时分在＿＿＿＿举行＿＿＿＿会议，现将有关事项通知如下： 一、会议主题： 二、会议内容： 三、会议形式： 四、与会人员： 五、组织机构： 公共卫生学院团委＿＿＿＿＿＿ ＿＿年＿月＿日
策划书模板 公共卫生学院团委xxxx活动策划 ——（副标题） 一、活动主题 二、活动宗旨及目的 三、活动组织机构 主办方：公共卫生学院团委 承办方：具体组织方 四、活动对象 五、活动时间和地点 六、活动流程 （一）前期准备：（海报、横幅、场地申请等） （二）活动的主要内容 七、 八、 活动中应注意的问题及细节 （一）活动前注意事项 （二）活动进行时应注意的问题 （三）活动后的工作 九、活动应急预案 公共卫生学院团委＿＿＿＿＿＿ ＿＿年＿月＿日
工作计划模板 公卫学院团委xxx会xx部＿＿——＿＿年度第＿学期 工作计划 在公共卫生学院团委的领导下，本学期，xx部将秉承“xxxxx”的宗旨，以强化xx部的综合实力和促进和谐校园文化建设为目的，结合xx部的实际情况，特制定本学期工作计划如下： 一、常规工作 （一）思想政治工作 理论联系实际，逐步提高xx部成员的政治觉悟，深入学习马克思理论、毛泽东思想和邓小平理论。 （二）部门组织建设 1、例会制度 为加强xx部成员之间的联系，及时有效的部署工作计划和安排工作任务，定于每x举行一次例会。 2、组织纪律 考勤制度由办公室协助执行。 3、协助、配合其他部门工作，加强与其他部门的交流，提高部员整体素质，形成部门内部良好的工作作风。 二、特色工作 （对本学期部门所要举行的活动的规划，条目清晰） 回首过去，我们无限欣慰；展望未来，我们信心百倍。xx部将在已有的工作成果上，与时俱进，开拓创新，不断丰富完善工作和活动内容，为丰富同学校园文化生活，建设和谐公卫做出不断努力。 公共卫生学院团委＿＿＿＿＿＿ ＿＿年＿月＿日
二、校团委各类文档样板 (一)工作或活动策划书类 1. 封面：每一份策划书要求有封面，最上面标题为湖南理工学校团委/学生会×××工作/活动策划书/方案，最下面落款要求居中，字体大小和字号可以根据实际调整，但要求美观。样板如下：
2. 标题：字体字号黑体二号/宋体二号，要求居中和加粗（标题与正文之间空一行）；统一使用名称：湖南理工学校团委/学生会×××工作/活动策划书。样版如下： 3. 正文： （1）字体要求：字体字号为宋体/仿宋体四号，所有的标点符号都采用标准形式，每段首行缩进2字符（即四个字节），行距采用单倍行距，字距采用标准形式，上下页边距按正常的页面设置上下2.54cm,左右3.17cm。 a.一级标题：加粗，用大写数字标明且后面用顿号。 b.二级标题：加粗，用大写数字标明且前后用括号，括号后面不用任何符号。 c.三级标题：不加粗，用小写阿拉伯数字标明，后面用英文格式的点号。 d.四级标题：不加粗，用小写的阿拉伯数字标明且前后用括号，括号后面不用任何符号。 e.五级标题：不加粗，用小写的阿拉伯字母表示。 f.六级标题：不加粗，用小写的阿拉伯字母表示且前后用括号，括号后面不用任何符号。样板如下：
（2）策划书内容 活动背景和目的：此工作/活动开展的必要性、可行性和意义。 活动主题（宗旨）：即活动口号。 活动对象：工作/活动所面向的目标对象，包括全院学生、全体毕业生、全体新生、全体干部、部门成员等。 主办单位：分为校团委和校学生会等。 承办单位：承办方为校学生会、校学生会XX部门等；有合作方的（如赞助商），比较重要的可并列为承办方，次些的可列为协办方。 协办单位：作为活动提供协助的组织，如果有就写。 赞助单位：如果有赞助方的可以对其的来历、背景、当前发展状况等作简要说明。 活动时间：活动的具体时间，从开始到结束的时间段。 活动地点：活动场所。 总负责：执行工作策划的总负责人，一定责任到人。 活动内容（安排）：包括前期准备、中间进行情况、后期跟进，人员的大体安排、嘉宾的确定等。这部分要详细展开，建议参考下以前的策划书，汲取精华。 活动方案：包括工作或活动具体要求、比赛方式、报名截止时间、评比时间、注意事项、奖励方式、具体负责人等。 经费预算：包括宣传、活动布置、联络等必要费用预算，有多个项目经费需用表格列出。 可行性分析（可省略）：概括分析是否具备活动举行的客观、主观条件，对比优劣形势。 效果预测（可省略）：对此次活动顺利进行的情况下估算大概的效果，以便参与工作的所有人员心里有底。 突发事件处理（可省略）：从全局出发，充分结合当前各种环境和细节考虑，对可能发生的事情提出应急补救措施。 说明：策划书或方案可以根据具体活动增加或减少一些步骤，增加创新点，
1、合同文件 （1）委托监理合同（包括监理招投标文件） (A-1) （2）建设工程施工合同（包括施工招投标文件） (A-2) （3）工程分包合同，各类建设单位与第三方签订的涉及监理业务的合同 (A-3) （4）有关合同变更的协议文件 (A-4) （5）工程暂停及复工文件 (A-5) （6）费用索赔处理的文件 (A-6) （7）工程延期及工程延误处理文件 (A-7) (8)合同争议调解的文件（A-8） (9)违约处理文件（A-9） 2、勘察、设计文件 (1)可行性研究报告（B-1） （2）设计任务书、扩大初步设计（B-2） （3）工程测绘资料、地形图（B-3） （4）工程地质、水文地质勘察报告（B-4） (5)测量基础资料（B-5） （6）施工图及说明文件（B-6） （7）图纸会审有关记录（B-7） （8）设计交底有关及会议纪要（B-8） (9)工程变更文件（B-9） 3、监理工作指导文件
（1）工程项目监理大纲（C-1） (2) 工程项目监理规划（C-2）（3）监理实施细则（C-3）(4)工程监理机构编制的工程进度控制计划、质量控制计划、造价控制计划等其他有关资料（C-4） 4、施工工作指导文件 （1）施工组织设计（总体或分阶段）（D-1） （2）分部工程施工方案（D-2） （3）季节性施工方案（D-3） （4）其它专项（分项工程）施工方案（D-4） 5、资质资料 （1）总包单位资质资料及人员上岗证（E-1） （2）分包单位资质资料及人员上岗证（E-2） （3）材料、构配件、设备供应单位资质资料（E-3） （4）工程试验室（包括有见证取样送检试验室）资质资料（E-4）6、工程进度文件 （1）工程开工报审文件（F-1） （2）工程进度计划报审文件（F-2） （3）工程竣工报审文件（F-3） （4）其他有关工程进度控制的文件（F-4） 7、工程质量文件 （1）建筑材料、构配件、设备报审文件（G-1） （2）施工测量放线报审文件（G-2）
档案的管理、整理方法、档案号编制及目录格式 档案管理制度 档案建设是全面建设和长远发展的最基础性的、不容缺失的重要内容。全体工作人员都要树立强烈的档案管理意识，从每个人员、从每项工作、每个环节做起，认真加强档案建设。 （一）档案收存的范围 1、行政档案： ①上级下发的各类文件 ②发出的的各类文件 ③及各部门工作计划、规划、总结、请示、报告、函复、文稿等 ④各种会议通知、会议记录及会议纪要、讲话文稿等 ⑤出具的或盖章的信函、报表等 ⑥各类统计资料 2、人事档案 ①在编人员的档案材料 ②人员招聘的相关材料 ③各类工作人员的登记表、花名册、及相关资料。
④工作人员聘用合同、工资待遇审批表及相关资料。 ⑤挂靠人员相关资料以及挂靠单位的委托通知、协议、待遇及支付方式等。 ⑥工作人员政治身份、职务、级别、岗位、待遇变化的相关资料。 ⑦工作人员年度考评资料、鉴定及各类奖惩的组织正规结论及相关材料。 ⑧工作人员申请、申诉及其它信息资料。 3、财务档案 ①日常支出的财务凭证、账目、审批手续及报表。 ②年度预算、中期预算调整、决算及审批资料。 ③专项收、支的立项计划、执行情况及审批资料。 ④对外投资、借贷及合作项目的财务执行情况跟踪监管的相关资料。 ⑤各种税费、社保金交纳的相关资料。 ⑥固定资产购置、使用、核销的相关资料。 ⑦年度、季度及专项财务分析报告。 4、业务档案
①历年以省局名义或经济发展中心、培训中心、职业技能鉴定指导中心名义上报、下发的相关培训、职业技能鉴定及其它业务项目文件。 ②历年培训、职业技能鉴定及其它业务工作计划、总结及相关资料。 ③各类教材、教案、大纲、复习题库等资料。 ④教员、考评员队伍相关资料。 ⑤各类、各批学员报名、学习、考试、考评发证或学分登记相关资料。 ⑥各类业务会议纪要（记录）、合作协议、项目意见书等相关资料。 ⑦因业务需要购置的（或上级下发的）杂志、图书、资料、音像制品及自制的照片、录相、录音资料等。 ⑧网络建设相关资料。 ⑨重大专项活动的筹备、组织实施、总结等专题项目资料。 ⑩历年物业管理、机关食堂管理的相关资料。 其它有价值的资料。 （二）档案管理体制： 档案实行统一管理。部门分类管理的二级管理体制。