广东移动通信有限责任公司
企业办公管理系统（GMCC EOAS）
概要设计说明书
设计单位：广东移动通信有限责任公司
Modern Devices (China) Ltd 设计日期：1999年5月10日
1. 引言 (3)
1.1. 编写目的 (3)
1.2. 文档版本 (3)
1.3. 项目背景 (4)
1.4. 定义 (4)
1.5. 参考资料 (4)
2. 总体设计 (4)
2.1. 需求概述 (4)
2.2. 运行环境 (5)
2.3. 基本设计概念和处理流程 (5)
2.3.1. 系统建设的原则 (5)
2.3.2. 系统建设的目标 (5)
2.3.3. 系统中的技术应用 (6)
2.3.4. 系统平台的选择 (6)
2.3.5. 设计的基本概念和方法 (8)
2.4. 系统结构体系 (9)
2.4.1. 软件功能体系 (9)
2.4.2. 系统体系结构 (10)
2.5. 功能需求与程序结构的关系 (11)
2.6. 人工处理过程 (12)
2.7. 尚未解决的问题 (12)
3. 接口设计 (12)
3.1. 用户接口 (12)
3.2. 外部接口 (17)
3.3. 内部接口 (17)
4. 数据结构设计 (19)
4.1. 逻辑结构设计 (19)
4.2. 物理结构设计 (60)
4.3. 数据结构与程序的关系 (60)
5. 系统出错处理设计 (61)
5.1. 出错输出信息 (61)
5.2. 出错处理对策 (61)
6. 安全保密设计 (61)
7. 维护设计 (61)
8. 附录1：处理流程 (62)
9. 附录2：文件样张 (69)
1.引言
1.1. 编写目的
为了促进广东省移动通信实现全面企业信息化，广东省移动通信有限公司(以下简称GMCC)制定了管理信息系统（广义）技术规范书。该规范全面阐述了广东省移动通信有限公司信息化建设的原则、目标、周期、概预算方面的问题，是信息化建设的纲要。
Modern Devices (China) Ltd.（以下简称MDCL公司）受广东省移动通信有限公司的委托，根据广东省移动通信有限公司管理信息系统技术规范的要求和需求分析报告，编制此概要设计报告，供详细设计人员和软件开发人员使用。
1.2. 文档版本
1.3. 项目背景
1998年9月MDCL公司通过竞标方式承揽广东移动通信有限责任公司的“信息系统(GMCCIS)技术咨询与系统集成”项目。其中“企业办公管理系统”软件开发及推广是整体项目的一部分，是建立在广东移动通信有限责任公司广域网基础上的办公应用平台。
1．软件产品
软件名称：GMCC企业办公管理系统
软件代号：GMCC EOAS
2．有关单位及人员
委托单位：广东移动通信有限责任公司
软件用户：广东移动通信有限责任公司
用户方项目负责人：朱国胜、周实奇
开发单位：Modern Devices (China) Ltd.
开发方项目负责人：陈晓东
项目成员：孙勖、魏江都、冷宏俊、周伟、陈芃芃、廖晶、吴树新
1.4. 定义
办公自动化系统（OA）、Internet、Intranet、防火墙、信息共享、电子邮件、公文流转、电子签名、Lotus Notes、Solaris、Win95、Win98、视图、表单、导航器、域
1.5. 参考资料
《信息系统(GMCCIS)技术咨询与系统集成任务书》
《实用软件工程》------------------------清华大学出版社
《软件工程导论》------------------------清华大学出版社
《软件工程》 ------------------------电子工业出版社
《概要设计说明书内部规范》--------------MDCL公司
《GMCC EOAS需求分析说明书》------------MDCL公司
《GMCC EOAS基础平台和操作管理》-------- MDCL公司
《网络设计方案》------------------------ MDCL公司
2.总体设计
2.1. 需求概述
GMCC企业办公管理系统（GMCC EOAS）旨在全公司范围内实现办公管理现代化、信息资源化、传输网络化和管理科学化，充分发挥单位的通信优势，建成高质量、高效率的信息服务系统，为公司领导和单位办公提供服务。
办公自动化系统的主要内容应该包括：公文管理(收文、发文和呈批件)、档案管理、会
议管理、公共信息(通信录、列车航班等)、个人事务管理(名片夹、日程安排等)、电子论坛、电子邮件、电子传真、电子期刊、企业文化宣传等模块。尤其增加企业文化功能，包括企业介绍、历史回顾、重大新闻及事件。(详见《GMCC EOAS需求分析说明书》)
2.2. 运行环境
本系统开发和运行平台为IBM Lotes公司的Domino/Notes R4.6。
客户端运行Windows平台和Lotus Notes 客户端软件，服务器为运行在SUN Solaris和WINDOWS NT（部分应用）平台上Domino。所有的应用数据库运行在Domino服务器上。
2.3. 基本设计概念和处理流程
2.3.1.系统建设的原则
办公自动化系统是企业信息系统的重要组成部分，办公信息在管理信息系统中占相当大比重，办公信息的有效管理、控制和使用，能大大地提高办公效率，解决我国目前存在的办公效率低的状况。办公信息和业务信息之间是相互关联不可分割的，二者的有机结合能充分发挥出各方面信息的价值，有效地为各项业务及决策服务，使管理信息系统的应用效果得到充分发挥。
办公自动化的发展经过以下几个发展阶段：最初是先进的办公设备的（如传真机、打字机、复印机等）使用，解放办公人员的手工劳动。随后计算机进入办公室使办公自动化技术得到迅速的提高，计算机自动排版、电子表格技术等减少了工作人员大量的排版和数字核算工作。计算机网络技术的发展给计算机在各方面的应用带来了无限的生机，同样也为办公自动化带来了新的概念，人们可以通过网络、电子邮件和其他人员进行信息交换、协同工作，这是由个人办公到协同工作的质的飞跃。Internet技术的迅猛发展使人们可以在世界任意地方进行交流、协作，彻底改变了人们对办公自动化的认识。
目前，办公自动化技术的内涵及外延都发生了彻底地改变，在企业信息系统中各种综合技术的引用使办公人员可以综合处理业务和办公信息，根据业务分析形成公文文档和报告或根据办公流程中的公文信息形成或修改业务系统信息。因此，在企业信息系统的建设过程中，要改变以往以业务数据为主的管理信息系统(MIS)的观念及陈旧的办公自动化的概念，应用先进的网络计算技术，群件及工作流技术，构造一个在企业信息系统中不可或缺的高效的办公自动化系统。
2.3.2.系统建设的目标
办公自动化系统建设要达到如下目标：
●建立稳固、强大的企业级通讯基础设施；
●利用信息技术发展的契机，加强企业文化建设；
●迎接知识经济时代的到来，加强知识管理；
●行政指令上传下达畅通，响应迅速；
●加强协作，提高企业整体工作效率，增加企业在市场竞争中的活力；
●充分利用信息资源，提高决策效率和准确度；
●加强与外界交流，把握市场动态，提高企业应变能力；
2.3.3.系统中的技术应用
办公自动化系统有其自身的特点，它的信息量大、信息种类繁多、参与人员多，需要不同层次的协作，更有一些信息代表着指令和命令，需要有安全、保密的保障和可认证性。因此，办公自动化系统的建设中需要采用一些先进的技术来保证。
群件技术：办公自动化系统中的信息种类多，可能包括文字、表格，图形图象，甚至包括声音动画等多媒体信息，需要多种软件进行协调处理，办公自动化系统的文档多为复合的文档，在处理时需要功能强大的对象连接嵌入（OLE）技术，信息的传递更需要与功能强大的电子邮件技术结合。群件技术不同于单个软件的集合，它能使不同的信息的处理协调进行，使人们在不同的地域和时间协同工作，促进群体交流和资源共享，充分提高群体工作效率。
工作流技术：办公自动化系统中，一个工作的完成需要多个人员参与，参与的角色、时间、阶段和方式也各不相同，因此需要有强有力的工作流技术做保证。要能自动寻找路由传递文档，供相应人员进行批阅；跟踪传递中文档的状态，对工作进行统计和督办；企业级与跨企业级的文档分发；文档的组织与链接等。
安全机制：办公自动化系统中的信息既有上传下达的指令与命令，又有不同人员的个人信息。因此在传送和保存中要有严格的安全机制做保证。数字签名：确保信息来自发出信息的人，以防信息被仿冒和篡改；私人密钥加密：保证信息传输和到达后只有指定的人员才能看到；存取权限控制：从数据库、文档、乃至区段字段级的加密，使有存取权限的人员才能阅读或修改相应的内容。
移动计算：移动计算技术使人们离开办公室时，如：出差、在家中，同样可以连入企业网络进行办公，如同在办公室一样，可以大大地提高工作效率，提供企业竞争能力。
支持SQL标准：使OA系统能对关系数据库进行访问，使OA系统与MIS系统进行数据交互，例如：从生产、经营数据中统计分析，形成计划报表，进入审批执行的流程；另外从OA审批流程中的数据记入管理信息系统的数据库。
与Internet的互连：信息技术的发展使人们可以通过Internet进行信息交流、信息发布和电子商务。企业内部网络不再是孤立的、封闭的系统，通过防火墙与Internet互连，使企业与外界能及时地交流信息，使企业在市场中立于不败之地。
2.3.4.系统平台的选择
根据对广东移动通讯有限公司的办公系统的需求分析和其对实现技术的要求，本系统选定IBM Lotus 公司的Lotus Domino/Notes为开发设计和运行平台。
Lotus Notes/Domino是业界公认的群件“鼻祖”和事实标准。自1989年12月发布第1.0版以来，已具备8年的发展历史，积累了丰富的经验。在电子邮件与群件市场，拥有最大的客户群和最大的市场份额。累计到1997年第一季度末，全世界已有一千二百万个客户使用Lotus Notes/Domino，与去年同期比较，增长率是120%。预计到本年度末，Notes/Domino
的用户数将达到两千万。
Lotus公司在电子邮件市场拥有丰富的经验，其拥有的另外一项著名产品是Lotus cc:Mail。cc:Mail在全球的用户数达到一千一百万，是基于局域网的电子邮件系统产品之冠。Lotus正在将其在优点推广到基于广域网的邮件、群件产品的开发与推广之中，其中以Lotus Notes/Domino为代表，继续保持了在这一领域的领先地位。
Lotus Notes/Domino是电子邮件、文档数据库、快速应用开发技术以及Web技术为一体的电子邮件与群件平台。其目的是跨越地域、部门之间的界限，使得企业工作人员传递、共享他们的信息与知识，从而提高群组的工作效率。Lotus Notes/Domino的主要功能可以概述为：
电子邮件与报文传递:Lotus Domino/Notes是客户机/服务器结构的报文传递系统。Notes/Domino的电子邮件与报文传递功能通常被称为Notes Mail。Notes Mail提供最终用户一个非常简单易学的邮件系统，其中还包含日历与日程管理的功能；同时还提供可以与应用系统集成的、以支持工作流应用为特点的群件应用开发能力。
文档数据库系统: Lotus Domino/Notes是一个文档数据库管理系统。Notes的数据库不仅可以包含结构化的数据信息，而且还可以存储、管理关系型数据库或者其它数据库系统无法存储与管理的非结构化数据。对于这些以非结构化或半结构化为特征的“文档型”数据的处理，Lotus Domino/Notes还提供了全文搜索、版本控制、文档链接等等信息检索、处理手段。
交互式的Web服务器:Lotus Domino/Notes完全支持Internet标准，可以发布或浏览Web 信息。所有的应用系统信息都可以在安全机制的控制下，动态发布给Internet 或Intranet 用户，同时通过Internet/Intranet收集信息。
网络应用开发工具与实施工具: Lotus Domino/Notes提供了一整套集成的、面向网络应用的开发工具。它包含有多个层次的开发手段，提供初学者到专业编程人员适应不同应用需求的开发手段，如宏公式语言与LotusScript。通过这些编程开发工具以及相关的软件产品或工具，开发者还可以集成企业的其它信息来源，如通过ODBC标准或Notespump产品与关系数据库系统双向交换数据。需要特别提出的是，开发出来的Domino/Notes应用是通过Domino/Notes本身的手段通过网络安装到每一个服务器上的，客户端基本不需要相应修改什么，因此Domino/Notes解决了困扰应用系统管理员的项目实施、管理问题。
利用Domino/Notes建立的企业信息集成系统，完全符合本系统对邮件与群件平台的要求。具有以下鲜明的特点：
集成性。最终用户使用的邮件与群件应用系统是一套统一的应用系统，使用同一套应用软件。在相同的、唯一的界面下，用户可以获得邮件信息、办公信息、专业应用信息、关系数据库信息、Internet信息等各个方面的信息。这种集成能力是在软件平台一级获得的，而不是通过二次开发“强加”上去的。这大大减少开发的工作量，提高了应用系统的可靠性。而且对最终用户来说，不需要在几个客户端软件或是应用程序之间、几个服务器系统或数据源之间来回切换。
开发快捷、实施容易。应用系统的推出与使用是投资得以回报的关键。电子邮件功能是Domino/Notes的基本功能，珠海电信局在开始系统实施的很短时间内，就可以在全企业的范围内建立起电子邮件网，马上见到效益。而群件系统的应用或者办公自动化应用则可以利用Notes/Domino的快速开发、实施能力在较短的时间内实现。这非常适应办公自动化需求多变、繁杂的特点。
管理容易、机制完整。由于采用单一的软件系统，所有的应用开发都建立在统一的平台之上，主要的维护工作集中在应用管理一级，管理工作的难度与工作量大大降低。对于安
全性管理、系统可靠性管理等重要工作，管理人员可以使用Notes/Domino完备的管理手段。如果管理人员希望借助其他软硬件系统如网管系统，实现统一的管理，Notes/Domino提供这样的手段和接口，如基于SNMP网管协议的Notes View软件；或者使用Windows NT的用户管理手段。
保有费用低。应用系统的保有费用包含了购买费用、管理维护费用、应用开发实施费用、系统集成费用等等。由于采用了功能强大的单一产品，本系统的总体保有费用在各方面都会降低。同时由于Notes/Domino的可开发特点，本系统的后续增值空间巨大。
适应企业级、跨企业级的应用。建立在Notes/Domino之上的企业信息系统，是一个分布式的客户机／服务器系统。可以根据业务量的大小选择不同规模档次的服务器系统（如UNIX或PC，SMP或单CPU的服务器），同时还可以利用Notes/Domino群集技术提高系统的吞吐量和高可靠性。
开放性。Lotus积极参加Internet/Intranet标准的制定，同时在自己的产品中遵循支持标准的原则。Notes/Domino支持几乎所有的网络协议标准、邮件与报文传送标准、安全性标准、编程开发标准。本系统是一个内部互连的，又是一个可以与Internet互连的系统，并且随着技术的不断更新，本系统也将采纳最新的技术成果，是有生命力的系统。
可以获得厂商的丰富经验与支持。Notes/Domino是一个成熟的产品，在国内外电子邮件与群件领域始终居于领先地位，Lotus以及代理商具备丰富的成功经验。
2.3.5.设计的基本概念和方法
广东移动通讯有限公司企业办公管理系统（GMCC EOAS）是一个广东全省移动企业办公和企业运作平台。根据系统建设的原则和技术要求，该系统遵循软件工程的原理以及平台的特点进行设计。设计最终要满足系统的建设的目标，保证系统的高可用性、高可靠性和可扩展性。
系统的功能体系的设计是在企业现状调查和需求分析的基础上进行，对系统的业务过程和信息进行分解、归类和抽象，形成过程类和信息类，分析二者之间的作用关系，进行模块化划分。模块的划分遵循软件工程学中的模块独立性原则，保证模块的高内聚性和模块之间的低耦合性。
Lotus Domino /Notes 是一个非结构化数据库系统，数据和程序共同存在与一个数据库实体内，程序的设计又具有面向对象的特征。数据流和信息的传递又一邮件和网络技术为基础。因此基于Lotus Domino /Notes的设计有一定的特殊性。
该系统在进行设计是，功能体系的划分遵守结构化设计方法和数据库设计原理，内部程序设计参考面向对象设计原理。
GMCC EOAS 的设计分为两个部分其中《概要设计》和《详细设计》。概要设计为详细设计提供总体架构的依据。
《概要设计》从系统功能体系结构划分，数据库结构，系统间的控制关系等方面。其中数据库设计根据Lotus Domino /Notes数据库的特殊性，《概要设计》对其数据库（DataBase）的划分、视图（VIEW）、表单（FORM）、数据项（FIELD）进行设计，其中数据项仅对用户可视的信息项和和系统间公共的数据项（也许为隐藏属性）进行设计，该类数据项在本系统中称为“表现域”，而那些用于程序过程的状态量、控制项在本系统中称为“控制域”，列为程序设计的内容，在《详细设计》中给予描述。
《详细设计》描述程序实现的设计，涉及到功能系统和子系统的实现对象类的属性（包括数据类：数据库、视图、表单、域）和时间，程序的流程和输入输出控制等。
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2.4. 系统结构体系
2.4.1.软件功能体系
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构的完整性，把它列在系统的体系结构中，但本文未作设计。未来的“部门办公”主要包含各部门的日常办公需求，可能涉及到与企业管理的数据库系统的数据交互和协同处理。
各功能的处理流程见附录1。
2.4.2. 系统体系结构
GMCC EOAS 系统运行于基于Lotus Domino 的全省互连的INTRANET 平台上，底层网络为GMCC 的MDCN （Mobile Data Communication Network ），该网络是连接GMCC 总部和27个地市分公司的宽带ATM 网络，各地市分公司的局域网（LAN ）为快速以太网，广域网连接示意图如下：
Domino 服务器的部署：
包括省公司和27个地市分公司共有28个点部署DOMINO 系统和EOAS 系统。各点均配置一台DOMINO 群件服务器和一台DOMINO 邮件服务器，用于运行GMCC EOAS 和企业的内部电子邮件，另外在省公司配置两台Domino 服务器用于SMTP MTA 网关，使内部邮件域INTERNET 系统相连，服务器部署和连接如下图所示：
GMCC ATM 广域网拓扑连接图
韶关
河源
梅州
潮州
汕头揭阳
汕尾
惠州
深圳
清远
肇庆
云浮
湛江
茂名
阳江
珠海
中山
江门
顺德南海
佛山
广州
番禺花都
从化
增城
东莞
总公司:
主连接：广州、花都、从化、增城、番禺、清远备 份：南海、佛山、云浮、肇庆、韶关、河源江门:
主连接：南海、佛山、云浮、肇庆、茂名、湛江备 份：花都、清远、阳江、珠海、中山、顺德深圳:
主连接：阳江、珠海、中山、顺德、东莞、汕尾备 份：湛江、茂名、梅州、潮州、揭阳、汕头惠州:
主连接：梅州、潮州、揭阳、汕头、韶关、河源备 份：东莞、汕尾、番禺、广州、从化、增城
4E1 ATM Trunk: IMA E1 ATM Trunk: Primary E1 ATM Trunk: Backup
2.5. 功能需求与程序结构的关系
Domino Server(SMP+群集)邮件/群件/ Hub 服务器
网络用户
分局(SMP+群集)邮件/群件服务器
传真服务器
邮件/群件服务器
2.6. 人工处理过程
由于本系统的边界关系(见《需求说明书》41页)的限制，文件传递、交流只能在GMCC 广东省内的移动企业进行，对于省电信管理局、其他省市移动企业和外部其他单位的文件将无法直接进入本系统处理。对于接收的外部文件，可通过文件登记秘书手工录入或扫描录入到本系统中，传真文件可通过传真服务器接收，自动转成电子文件，传入本系统处理；对于输出的文件，本系统提供完善的打印功能，将电子文件打印输出，也可通过传真服务器直接将电子文件通过传真发送外部单位。
2.7. 尚未解决的问题
原始的手工日常办公中，发布的文件要求加盖发布单位的公章和真迹签名，但在电子文件传递中公章和真迹签名在法律上暂无规定，无法保证公章和真迹签名的法律效力，为安全起见，在本系统中不使用公章和真迹签名。
3.接口设计
3.1. 用户接口
用户使用的平台为Lotus Notes客户端，用户界面设计也遵循Lotus Notes风格，用户首先通过导航器登录本系统的不同功能模块(本节介绍用户界面的设计风格，公文的样张格式见附录2)。
进入各功能模块后，界面如下：
数据库图标
工作台面
便捷图标
菜单
邮件操作
场所信息
状态条
用户新建、编辑文档时界面如下：
操作(条)
视图
文件夹
新文档
文档
删除标记
选中标记
打开/折叠标记
列标题
导航器
热点
热点
操作
字体
字号
提示信息规范：
1.提醒信息：
采用提醒对话框。提示的标题统一为“提示”；内容应叙述简练、准确，尾部加中文的感叹号；选用如上图所示的图标。语气委婉，多使用“请、您”等，不使用“你、警告”
等字眼。
2.确认信息：
当用户的操作将产生不可恢复的影响和后果时，应使用确认提示。确认提示采用是否判断对话框；标题为“提示”；提示内容和图标如上图所示。
表单中的规范
隐藏域：
隐藏域的字体:红色宋体 10号
隐藏域的后面要加上对该域的注释,如:
归档标志： 1表示未归档 2表示已归档
表单标题域：
字体：宋体
字号：18
颜色：黑
样式：正常体
对齐方式：居中
表单窗口标题：窗口标题使用与表单标题相同的文本,当文档为创建状态时显示“新建”加表单标题。
视图设计规范：
1.视图属性：
1.1 “S”标签：
背景颜色：北极蓝
列总计的颜色：暗红
未读行的颜色：红
交替显示：选择；颜色：白
显示左边空：选择
最后一列延伸到窗口右端：选择
显示标题条：选择；样式：立体标题条
标题条高度：1
文档行高度：1
行间距：单倍
1.2标题属性（位域列属性的“标题”标签中）：
字体：宋体
字号：9
样式：正常体
文本颜色：暗蓝
对齐方式：居中
1.3列属性：
当列为分类列且位于其它列左侧时：
基本标签：选择“当列可展开时显示展开标记”。
字体设置：宋体、9号字、粗体、斜体。
对齐方式：左对齐
文本颜色：第一个分类列的颜色为暗绿，以下的分类列颜色依次为暗红、深蓝绿、暗洋红，隐藏列不计算在内。不推荐使用超过四列的分类层次。
列的其它属性根据具体需要进行设定。
普通非分类列：
字体设置：宋体、9号字、正常体。
文本颜色：蓝
列的数值为金额时：数值类型为定点、2位小数位数、每千位加标点。
其它设置根据需要设定。
3.2. 外部接口
目前本系统除电子邮件外与外部应用无信息传递和共享，但随着系统推广和应用的范围不断扩大，用户要求的不断增加，势必要将目前本系统处理的日常行政办公和日常的业务办公结合起来。软件开发人员可通过ODBC标准或Notespump产品与企业的业务系统双向交换数据
企业的现有的信息系统（MIS、ERP、DSS、INTERNET）与企业办公管理系统（EOAS）系统面向的使用人员和信息有所不同，但二者是相互关联，两个系统的有机互连能更好地发挥信息系统的价值，充分利用信息资源。
两个系统之间的关系表现在两个方面：
1．通过EOAS对MIS系统数据的查询访问：在办公自动化系统中的经常要用到来自经营、管理等方面的业务数据和统计分析结果。以往均有行政办公人员从有关部门
得到相应数据，经分析处理进入办公文档中。EOAS与MIS通过Domino.Connect
互连，根据设置的数据模型对MIS系统的数据进行抽取分析，实时进行处理，提高
办公决策效率。例如：年、季、月的生产经营计划的形成和执行；报送有关部门的
统计报表等。
2．MIS和EOAS对审批类流程的协同处理：在MIS系统中的一些业务和管理的流程需要不同的人员和部门进行审批，流程有一定的不确定性，数据可能包括非关系化
的文档和图、表等，由关系数据库完成这些流程处理，灵活性差，流程难于定义。
结合NOTES的工作流技术，进行流程审批，在最后形成确定性结果后，通过
Domino.Connect写入MIS系统的数据库，数据为以后的流程共享。例如：工程项
目管理的审批过程，涉及到申请报告、图纸、报表等，需要有关部门审批或修改，
经过OA审批流程后，形成的工程项目档案写入工程项目管理的数据库，为工程项
目的执行和分析服务。
3．与INTERNET网上应用及电子商务的集成：随着INTERNET技术的发展，也为企业的经营与服务模式提供了新的形式。通过INTERNET网络的经营方式—电子商
务（如网上付费、网上购机等），为企业赢得市场提高竞争力提供了新的机遇；通
过网络提供的客户服务（如费用查询、网上投诉等）为企业赢得更多客户的信赖。
OA 与INTERNET网上应用及电子商务的集成，使企业经营管理人员相互协作能更
快地了解市场需求并作出反映。
4．与企业资源规划系统（ERP）和决策支持系统（DSS）的集成：可以通过Lotus Notes 的数据接口技术与企业的资源规划系统（ERP）和决策支持系统（DSS）进行集成，数据共享，提高企业信息的利用价值。
3.3. 内部接口
系统设置库用于创建企业的组织机构及人员信息，并为NOTES用户赋予权限（角色）。只有正确地为其他数据库分配存取权限和角色，才能保证系统地正常运行。
收文数据库与发文数据库，发文数据库中公司级的发文在公司领导批示后，分发各科室处理时，各科室秘书登记后，应转换为科收文，存储在收文数据库。
公司间发件传递时，首先将发文存储到对方公司服务器上的公文邮件数据库中，再由相关的文件登记人员将公文邮件数据库中的文件登记，存储到收文数据库中。
消息传递规范：
1.消息传递统一使用Notes Mail实现。
2.待办工作采用书签形式，表单为“BookMark”；使用文档链接，样式见下面的样例。
3.在发送书签时需增加四个条目：
文本域值。
4.在所有涉及审批流程的表单中增加一个多值域：
完成一步需将操作者和所做的工作以如下形式给该域赋值：
“CN=chenxd/OU=asd/OU=beijing/O=mdcl-核稿”
并随着流程的流转依次添加新值。其中操作者名用全名（从@UserName函数获得）；连字符使用“-”（减号）；工作名应与发送书签中的
5.涉及审批流程的表单中增加一个多值域：
每完成一步需将操作者和所做工作的步骤顺序号以如下形式给该域赋值：
“CN=chenxd/OU=asd/OU=beijing/O=mdcl-2”
并随着流程的流转依次添加新值。其中操作者名用全名（从@UserName函数获得）；连字符用“-”（减号）；步骤顺序号与发送书签中的
6.在个人日常办公模块中“我的工作”中使用
域进行文档和工作分类；使用
7.待阅文件采用便签形式，表单为“Memo”；使用文档链接，在发送便签时需增加三个
条目：
文档加锁标准：
当对文档具有编辑权限的用户打开文档时,如文档的当前处理人,能对文档进行收回操作的用户,能够对流程进行疏导的流程管理员,文档的阅知者,收文的登记者等,首先判断是否有别的可对文档进行编辑的用户打开该文档,如果有,将该文档的SaveOptions置为0,否则置为1.当对文档不具有编辑权限的用户打开该文档时,将该文档的SaveOptions置为0.如果文档的SaveOptions的值为0,则所有能对文档进行实质性编辑的操作,如"提交下一处理","收回","退回"等,都将隐藏.
4.数据结构设计
4.1. 逻辑结构设计
本系统根据功能需求分析结果建立20个Notes数据库，每个数据库完成相应的文件处理功能，存储相应的数据文档。