电子文件归档与管理规范资料
电子文件归档与管理规范（GB/T18894- ）
作者：档案馆文章来源：本站原创点击数：7082 更新时间： -12-21
1、范围
本标准规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的一般方法。
本标准适用于党政机关产生的电子文件的归档与管理，其它社会组织的电子文件管理可参照本标准。
2、规范性引用文件
下列文件中的条款经过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
DA/T18 档案著录规则
DA/T22 归档文件整理规则
3、术语和定义
下列术语和定义适用于本标准。
3.1电子文件electronic records
指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
3.2归档电子文件archival electronic records
指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件（3.1）
3.3背景信息context
指描述生成电子文件（3.1）的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。
3.4元数据metadata
指描述电子文件（3.1）数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。
3.5逻辑归档logical filing
指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件（3.1）的管理权限向档案部门移交的过程。
3.6物理归档physical filing
指把电子文件（3.1）集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。
3.7真实性authenticity
指对电子文件（3.1）的内容、结构和背景信息（3.3）进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。
3.8完整性integrity
指电子文件（3.1）内容、结构、背景信息（3.3）和元数据（3.4）等无缺损。
3.9有效性utility
指电子文件（3.1）应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。
3.10捕获capture
指对电子文件（3.1）进行实时收集和存储的方法与过程。
3.11迁移migration
指将源系统中的电子文件（3.1）向目的系统进行转移存储的方法与过程。
4、总则
4.1 电子文件自形成时应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性和有效性。
4.2 应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性。
4.3 应明确规定电子文件归档的时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等要求，保证归档电子文件的质量。
4.4 归档电子文件同时存在相应的纸质或其它载体形式的文件时，应在内容、相关说明及描述上保持一致。
4.5 具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品等。归档时，应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品。
4.6 应保证电子文件的凭证作用，对只有电子签章的电子文件，归档时应附加有法律效力的非电子签章。
5、电子文件的真实性、完整性和有效性保证
5.1 应建立规范的制度和工作程序并结合相应的技术措施，从电子文件形成开始不间断地对有关处理操作进行管理登记，保证电子文件的产生、处理过程符合规范。
5.1.1 登记处理过程中的相互衔接的各类责任者（如起草者、修改者、审核者、签发者等）。
5.1.2 登记处理过程中的各类操作者（打字者、发文者、收文者、存储管理者等）。
5.1.3 登记处理过程中产生的责任凭证信息（指示、签名、印章、代码等）。
5.1.4 登记电子文件传递、交接过程中的其它标识。
5.2 应采取可靠的安全防护技术措施，保证电子文件的真实性。
5.2.1 建立对电子文件的操作者可靠的身份识别与权限控制。
5.2.2 设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录实施操作的人员、时间、设备、项目、内容等。
5.2.3 对电子文件采用防错漏和防调换的标记。
5.2.4 对电子印章、数字签署等采取防止非法使用的措施。
5.3 应建立电子文件完整性管理制度并采取相应的技术措施采集背景信息和元数据。
5.4 应建立电子文件有效管理制度并采取相应的技术保证措施。
5.5 电子文件的处理和保存应符合国家的安全保密规定，针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒侵害等采取与系统安全和保密等级要求相符的防范对策，主要有：网络设备安全保证；数据安全保证；操作安全保证；身份识别方法等。
6、电子文件的收集与积累
6.1 收集积累要求
6.1.1 记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿均应被保留。正式文件是纸质的，如果保管部门已开始进行向计算机全文的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。
6.1.2 当公务或其它事务处理过程只产生电子文件时，应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时应随时对电子文件进行备份，存储于能够脱机保存的载体上。
6.1.3 对在网络系统中处于流转状态，暂时无法确定其保管责任的电子文件，应采取捕获措施，集中存储在符合安全要求的电子文件暂存存储器中，以防散失。
6.1.4 对用文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。文字型电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式。
6.1.5 对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像电子文件，收集时应将其转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。
电子文件归档与管理规范（GB/T18894-2002） 作者：档案馆文章来源：本站原创点击数：7082 更新时间：2009-12-21 1、范围 本标准规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的一般方法。 本标准适用于党政机关产生的电子文件的归档与管理，其他社会组织的电子文件管理可参照本标准。 2、规范性引用文件 下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。 DA/T18 档案著录规则 DA/T22 归档文件整理规则 3、术语和定义 下列术语和定义适用于本标准。 3.1电子文件electronic records 指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 3.2归档电子文件archival electronic records 指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件（3.1） 3.3背景信息context 指描述生成电子文件（3.1）的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。 3.4元数据metadata
指描述电子文件（3.1）数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。 3.5逻辑归档logical filing 指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件（3.1）的管理权限向档案部门移交的过程。 3.6物理归档physical filing 指把电子文件（3.1）集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。 3.7真实性authenticity 指对电子文件（3.1）的内容、结构和背景信息（3.3）进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。 3.8完整性integrity 指电子文件（3.1）内容、结构、背景信息（3.3）和元数据（3.4）等无缺损。 3.9有效性utility 指电子文件（3.1）应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。 3.10捕获capture 指对电子文件（3.1）进行实时收集和存储的方法与过程。 3.11迁移migration 指将源系统中的电子文件（3.1）向目的系统进行转移存储的方法与过程。 4、总则 4.1 电子文件自形成时应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性和有效性。 4.2 应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性。
单位档案资料管理规定
单位档案资料管理规定 一、目的 为加强公司档案管理工作，规范公司资料、文件保管程序，保护公司的知识产权和保证各种资料的完整性，并符合ISO9001质量体系的规范要求，根据《中华人民共和国档案法》及国家有关档案管理、保密工作的规定，特制定本办法。 二、适用范围 本办法适用于公司及所属各部门所有管理文件、技术文件和资料的管理，其中包括企业管理、工程设计、产品研发、生产制造等涉及企业经营各方面的具有归档保存价值的实物、文字、图纸、图片、软盘、光盘、声、像等资料。 三、机构设置及职责 公司设立档案资料室，负责全公司各类档案、资料的管理，隶属于公司办公室。各部门综合办公室及专职或兼职档案员对本部门归档文件资料进行初级管理。 四、档案归档 1．归档要求 归档的文件和资料必须是定稿后的正式印本及必要的文件原稿、装订好的原始记录。合同要存正本，公司文件及外部文件应归档原件，一般不存复印件。文字、图纸与软件（盘）同存时，应保持一致。属于ISO9001质量体系的受控文件应填写受控编号。 归档的文件和资料要求质量优良，图样清晰，字迹工整，装订整齐美观，禁用字迹不牢固的工具书写。 对软盘、光盘、声像、照片等资料，归档时要有保护措施，包装良好，封面书写标题及编号，无涂改。 凡对公司有保存价值的各种文件、资料、实物等，各部门有责任及时归档。因归档不及时造成资料损坏或丢失，给公司利益造成损害的，有关部门须承担责任。
（1）
（2）凡公司及所属各部的工程项目、研发项目、产品生产、工艺文件、各类标准、引进技术、涉外活动等文件和资料均纳入归档范围。 （3）研发项目、工程项目、工艺文件、产品标准等资料的归档，实行项目负责人负责制，由项目（或技术）负责人主持有关文件资料的整理、归档工作。项目（或技术）负责人和兼职档案员对归档材料的完整性、准确性和真实性负责。各部由总工和技术负责人组成三人以上的专家小组，对归档资料进行技术审查并签署意见，确定保密级别和查阅限制。经审查合格的资料送档案室归档。各部门综合办公室对属质量体系范围内文件资料的规范性、完整性负责。 （4）档案室在工程、研发项目资料和产品标准归档后，书面通知管理规划部。此书面通知将作为公司对事业部项目考核的依据之一。 五．档案和资料的保管 1.各种管理、技术文件和资料属于公司专有技术、知识产权和无形资产 的重要组成部分，要严格管理，严防因失密给公司造成损失。 2.管理文件和资料、技术文件、工程项目的图纸等应进行分类管理，文 件与资料必须编号。 3.档案资料是公司研发、工程、生产、经营和管理的重要依据，档案资 料室必须确保安全。 (1)健全借阅审批、登记制度，严防文件资料损坏、丢失。未经许可不 得复制、使用保密档案。 (2)做好“五防”工作，即：防火、防盗、防晒、防潮、防虫。 (3)档案室内要经常打扫，保持清洁卫生。 (4)室内严禁吸烟，不得将易燃、易爆物品带入室内。 (5)工作人员离开档案室时要关灯、关好门窗。 六、档案资料的使用 1.公司档案资料分为机密、秘密、无密级三个级别。机密级的档案资料有 严格的查阅限制，其复制和借阅需经公司主管领导批准。公司的重要文件、技术资料列入机密级档案管理。秘密级档案和资料有查阅限制，复制借阅要经归档部门负责人同意，公司办公室批准。对公司较重要的文件、技术和项目资料列入秘密级别管理。无密级档案资料，公司内部职工可以查阅、复制、
设计文件资料归档管理办法 1.总则 1.1为加强设计文件管理工作，有效地保护和利用设计文件的技术资源，特制订本制度。 1.2本制度使用于设计文件的编制、校审、归档与发送等方面的管理。 2.设计文件种类（根据工程具体情况可酌情增减） 2.1设计项目完成后，项目负责人需将设计的原始资料、设计条件资料、设计中间资料、设计施工阶段资料、设计资料文本、全套完整图纸等交院档案室统一并存档。 2.2档案管理人员需对存档设计资料进行逐一登记后，项目负责人应在设计资料入库清单和设计资料存档表上签字确认。 2.3经院档案室存档的设计资料，原则上不得外借。院内借阅者，需填写设计资料借阅登记表。院外借出者，需经院长签字，总工办备案。 3.设计归档的资料包括： 设计原始资料：业主提供的设计依据性文件和资料，设计审批批文、规划的红线及河道蓝图、地质详勘报告、设计任务书、设计原始资料等； 设计条件资料：工程设计技术措施等技术性文件、包括本专业接受和提出资料、会议纪要等； 设计中间资料：校审意见卡及图纸、各专业提出和接受的设计条件
及确认单、审图公司意见及回复单、审图通过的全套图纸和计算书；设计施工资料：设计交底记录、图纸会审记录，设计变更（补充）通知单及变更附图，设计变更（修改）的批件或会议纪要。变更记录汇总表、施工验收、调试文件等； 4.设计文件的归档 4.1全部设计文件必须按规定进行归档，不得擅自保管。 4.2档案室必须认真履行签收和检查手续，不符合归档要求的应及时提出。 4.3所有设计文件应按项目进行归档，并依照本管理办法施行 5.设计资料的验收 5.1档案室需校对设计资料，并在完成验收后进行签收。同时填写设计项目设计资料图库的目录清单，对归档资料进行统一的归档管理和登记，以方便日后查询 5.2设计资料验收后，档案室应填写该项目设计资料入库的设计图纸图库清单和设计文件设计资料入库汇总表。 6.设计文件的发送 6.1设计文件归档后，项目负责人应及时提供发送设计文件的目录清单和发送地址。 6.2院总工办在完成加盖“设计资质”印章后，负责复制后对外发送。 6.3项目负责人需将发送回执单及时返回，以备查询。 6.4未加盖“设计资质”印章的图纸，对外发送均无效。
Q/X F 杭州市幸福机电科技有限公司企业标准 Q/X F021A—2010 电子文件归档与管理规范 2010-03-31发布2010-05-01实施杭州幸福机电科技有限公司
前言 本标准是根据技术中心电子文件归档管理的需要，由技术中心组织，参照GB/T 18894-2002 《电子文档归档与管理规范》和GB/T17687.1-1999 《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第一部分：电子文件归档与档案管理》起草。 本标准的附录A和附录B为规范性附录。 本标准由技术中心提出并归口。 本标准起草部门：技术中心、综合办。 本标准主要起草人：张洁裔、彭宇林。 本标准于2010年4月2日由公司副总经理陈勤法批准发布，于2010年5月1日起实施。
第一章总则 第一条为了加强技术中心产生的科学技术电子文件（以下简称电子文件）的归档、管理，有效维护电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性，特制定本办法。 第二条本标准适用于技术中心在军民品研发过程（包括售前技术支持）中产生的所有电子文件的归档与管理。 第三条基本术语解释 （一）电子文件：指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 （二）归档电子文件：指我公司技术中心产生的具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。本规范具体指：军品按公司新产品研发程序文件规定的需形成文件的所有技术文件和图样，专业会议文件，与各协调单位进行沟通、交流、汇报等形成的传真、信函和汇报材料等；民品主要为售前技术方案、新产品研发过程形成的最终技术文件（方案论证报告、材料采购清单、使用维修说明书、调试细则）等，各种工程设计图纸（包括机房图、电气原理图、机构装配图、零件图、接线图等），以及考查报告、图片，出差报告等。 第二章电子文件归档与管理体系 第四条技术中心建立档案室，负责电子文件保存和管理工作，保证及时沟通、解决在电子文件归档与管理中出现的问题。 第五条技术中心负责对电子文件生命周期全过程的有效控制，保证管理工作的连续性以及电子文件真实性、完整性和有效性的延续，实现电子文件的归档及管理和利用。 第六条所有应归档的电子文件，通过保密U盘或光盘向档案室移交。 第七条电子文件归档应登记时间、范围、技术环境、相关软件、格式等，保证归档电子文件的管理质量。归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应当在内容、相关说明及描述上保持一致。 第八条为保证电子文件的安全性，防止因灾难、意外可能带来的数据丢失，对于电子文件正式文本必须在两台电脑或两个硬盘上同时保存。具有永久和长期保存价值的文本或图像、图形形式的电子文件，必须制成纸质文件，同步归档保存。 第九条军品项目每个研制阶段完成后，由项目主管负责组织项目组成员，按规定
机械设备档案资料管理规定 第一章总则 第一条为加强设备档案资料管理，确保档案资料的完整、准确、系统和安全，使设备档案资料充分发挥作用，特制定此管理办法。 第二条设备档案的管理，必须坚持集中管理，便于开发利用，确保档案资料的完整、准确、系统和安全的原则。 第三条设备档案，是设备制造、使用、管理、维修的重要依据, 是保证设备维修质量、使设备处于良好的技术状态，提高使用、维修水平，充分发挥档案资料为设备管、修、用的职能。 第四条设备资料，是指设备从选型、采购申请、登记、安装、备案、检查验收、使用、维修保养、更新改造、直至报废等全过程形成并经过整理归档保存的图纸、图表、文字说明、计算资料、照片、音像资料等文件材料。 第五条本规定所指的设备资料包含设备安全资料，所指的设备资料员包含设备安全资料员。 第二章资料的移交 第六条设备从选型申购到报废各环节所形成的资料，禁止随意丢弃，必须移交至设备资料员。 第七条设备使用现场的资料，当设备转移退场后，除设备履历书和设备运行记录应随同设备转移外，其余资料必须移交至设备资料员。 第三章归档范围的确定
第八条资料归档原则 1、归档的设备管理工作和和各类设备申购、验收、使用、维修、改造各个环节中形成的文件材料，必须具有长期参考价值和凭证作 用。 2、归档的文件材料必须反映设备管理和各类设备从中购到改造 的全过程，保证材料完整、准确、系统。 3、归档的文件材料必须遵循自然形成规律、保持有机联系，必 须与实物一致并有成套性。 第九条须归档的文件材料 1、须归档的文件材料：设备采购申请表、采购合同、发票、发货清单、开箱验收单、合格证、制造资质、制造许可证、安装说明书、使用说明书、随机图样、统一编号、设备管理制度、操作规程、维修保养规程、检查规程、安全技术交底、使用登记证、履历书、运行记录、维修保养记录、大修记录、更新改造记录、缺陷记录、事故记录、报废中请。 2、归档的重点是高价值设备所形成的资料。 第十条不须归档的文件材料 1、未定稿、未报批的管理性文件。 2、未生效的合同、协议书。 3、重复文件。 4、无参考价值的文件。 5、设备广告、宣传材料等。
1、总则 1.0.1为加强建设工程文件的归档整理工作，统一建设工程档案的验收标准，建立完整、准确的工程档案，制定本规范。 1.0.2本规范适用于建设工程文件的归档整理以及建设工程档案的验收。专业工程按有关规定执行。 1.0.3建设工程文件的归档整理除执行本规范外，尚应执行现行有关标准的规定。 2、术语 2.0.1建设工程项目(construction project) 经批准按照一个总体设计进行施工，经济上实行统一核算，行政上具有独立组织形式，实行统一管理的工程基本建设单位。它由一个或若干个具有内在联系的工程所组成。 2.0.2单位工程(single project) 具有独立的设计文件，竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程，并构成建设工程项目的组成部分。 2.0.3分部工程(subproject) 单位工程中可以独立组织施工的工程。 2.0.4建设工程文件(construction project document) 在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，也可简称为工程文件。 2.0.5工程准备阶段文件(seedtime document of a cons- truction project) 工程开工以前，在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。 2.0.6监理文件(project management document) 监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的文件。 2.0.7施工文件(constructing document) 施工单位在工程施工过程中形成的文件。 2.0.8竣工图(as—build drawing) 工程竣工验收后，真实反映建设工程项目施工结果的图样。 2.0.9竣工验收文件(handing over document) 建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。 2.0.10建设工程档案(project archive)
电子文件归档管理规定 第一条为适应办公及档案信息化建设需要，规范本单位电子文件的归档管理，保障电子档案的安全保管和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《电子文件归档与管理规范》等有关法律法规，结合本单位实际，特制定本办法。 第二条本办法所称电子文件是指本单位在履行行政职能、加强内部管理等工作中形成的，具有参考利用价值并以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可以在通信网络上传输的文件。 第三条按照档案工作集中统一管理的原则，各科室形成的电子文件并需归档保存的应由单位综合档案室统一保管。综合档案室负责对电子文件归档的指导、验收以及接收后的编目、保管和提供利用，计算机管理工作人员对电子文件的归档提供协助和支持。 第四条各科室应建立电子文件归档制度，指定兼职档案员负责本处室的电子文件归档工作，将电子文件的收集、整理、归档工作纳入相关人员的岗位职责。 第五条为保证归档的电子文件完整、真实和有效利用，各科室从电子文件产生时就要严格按制度要求，妥善管理，确保其不散失、不损失、不失真。 第六条归档电子文件的类型主要包括：文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、超媒体链接文件等。 第七条电子文件的归档范围、保管期限和密级划分，参照本单位有关纸质文件归档的规定执行。 第八条电子文件的归档分逻辑归档和物理归档两种方式。 逻辑归档。指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案室移交的过程。 物理归档。是指把计算机及其网络中的电子文件集中传输至可脱机保存的载体上，向档案室移交的过程。推荐采用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等，不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体；专用软件产生的电子文件应转换为通用型电子文件。 第九条电子文件归档时，机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子文件一同归档保存。 第十条通过存储载体进行交接的归档电子文件，移交与接收部门均应对其载体的技术环境进行检验，确保载体清洁、无划痕、无病毒等。 第十一条各科室在每年3月之前将上一年度应归档的电子文件随纸档案一并向档案室移交归档。电子文件视情况按月或按季度向综合档案室移交归档。重大活动、重要会议的电子文件应在活动结束后及时归档。移交清单应一式两份，交接双方各执一份。 第十二条移交档案室的电子文件数字档案应至少制作四套备份（一套硬盘，三套光盘），备份介质分开保管，一套提供利用、一套封存、一套异地保存、一套
档案资料编制要求及管理办法 为了加强项目档案资料管理工作，规范项目资料、文件保管程序，保证各类档案资料的完整性，避免后期竣工资料的返工，结合《贵阳市城市轨道交通工程竣工档案验收移交细则》及《贵阳市城市轨道交通有限公司声像档案管理细则》的相关规定，特制定资料编制要求及管理办法。 一、纸质文件归档要求 （一）归档文件的内容及其深度应符合国家现行有关工程勘测、设计、监理、施工等方面技术标准的规定。 （二）归档文件应为原件，应真实、准确、完整，与轨道交通工程实际相符合。 （三）归档文件字迹清楚，图样清晰，图表整洁，盖章规范，图章完整清晰，负有责任的各方签署手续完备（签名、盖章）。 1.签字人：技术负责人、质检员签字一栏必须是投标技术负责人及持证质检员签字，若有人员变更，则以变更通知下发之日起的相关文件由变更确认的人员签字。 2.盖章：必须是中标单位公章。 （四）归档文件中文字书写应符合国家用字规范，采用国家颁布实施的简化汉字，图表的绘制应符合国家制图标准的规定。 （五）归档文件中文字材料幅面尺寸宜为A4 幅面（297mm×210mm）。图纸宜采用国家标准图幅。 （六）竣工文件材料使用的纸张、照片、光盘等记录材料和载体材料
必须质量优良，耐久性强。 （七）归档的竣工图必须为新蓝图。 （八）对破损的文件、图纸应进行托裱，使用无粮浆糊，不得使用胶纸带粘贴。 （九）工程文件应采用能够长期保存耐久性强的书写材料，如碳素中性笔,不得使用易褪色的书写材料,如圆珠笔、铅笔、复写纸等。 二、归档文件字体与页边距要求 （一）归档文件字体、字号要求 （二）表格页边距要求 纵向左边距、横向上边距必须保证2.5cm的装订线，其它三边尽量满足要求。（表格页边距已经调整好） （三）签名 必须由本人签名，签名字迹必须工整、清晰，不可艺术话。 三、工程变更依据性文件质量要求 （一）施工单位施工过程中发现设计文件和图纸有差错的应当及时提
档案管理规定 第一章总则 第一条依据《档案法》、《建设工程文件归档整理规范》及公司其他相关管理规定，为加强档案管理工作，有效地保护和利用档案，维 护公司合法权益，特制订本规定。 第二条本规定所称的档案是指在过去和现在公司各级部门及员工的日常工作活动中从事业务经营、企业管理、公关宣传等活动所直 接形成的对企业有办存价值的各种证件、合同、协议、设计图纸、 报表、文字、图表、账册、凭证、照片、声像、胶卷等各类文件 材料、技术资料、电子文档、电脑盘片、荣誉实物等不同形式的 历史记录。 第三条公司及各部门、员工有保护档案的义务。 第四条档案工作实行统一领导、统一监督，分级保管、责任到人、分级查阅的原则进行科学化管理。 第五条各部门各项档案在工程竣工、项目终结后统一移交综合办公室。档案移交手续要完备。
第二章档案机构及其职责 第六条公司各部门指定专人负责档案管理工作（即资料员）。 第七条档案工作由公司总经理统一领导，综合办公室主任负责监督、指导、检查本公司各部门的档案接收、收集、整理、立卷、保管 工作。 第八条凡需归档的案卷、文件资料必须收集齐全、完整，装订整齐、牢固，书写字迹清楚、工整，图面清晰，图幅符合要求，签署手 续完备，建立电子版和物理版档案目录，注明序号、编号、归档 资料名称、归档资料相关单位名称、签发时间、备注。文稿及签 名必须用蓝黑或碳素墨水书写。 第十条归档的照片、底片整理成册，并附有文字说明，注明序号、编号、项目名称、概况、施工单位、时间、地点、人物、事由、专 业技术活动。 第十一条各部门取得的各种批复或外单位往来文件原件必须及时归档。第十二条各类经济合同签订时至少需要一式四份，财务部、办公室各留一份原件。份数可按照各部门实际需要增加，但一式不得少于四 份。 第十三条我公司盖章外发的各类文件及各种申请或填报的表格等，在办公室保存一份原件或一份复印件。 第十四条综合办公室应逐步完善档案制度，确保档案安全和方便利用，采用科学手段，逐步实现档案管理现代化。
电子文件归档与管理规范（试行） 一、范围 本标准规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的原则和方法。 二、引用标准 青岛市电子文件归档与管理规范；电子文件归档与电子档案管理办法GB/T 18894—2002 三、术语 本标准采用下列术语 1、电子文件 指在计算机及网络环境中生成的社会活动记录，即以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 2、归档电子文件 具有凭证和利用价值、作为档案保存的电子文件。 3、真实性 指按规定对电子文件的内容和显示形态进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。 4、完整性 指电子文件的内容信息、背景信息、元数据等无缺损。 5、有效性 指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。 6、逻辑归档 指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。 7、物理归档 指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。 8、元数据
指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。 四、管理体制和职责 1、文件形成部门负责电子文件的形成、承办、运转、收集、登记，确保其真实性、完整性、有效性和安全性，并定期向档案管理部门移交；档案管理部门应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，规定电子文件的归档时间、范围、技术环境、相关软件、版本、检测数据等要求。 2、为保证归档电子文件的完整、真实和有效利用，从电子文件产生时就应按照制度要求，妥善管理，以确保其不散失、不损毁、不失真。 3、归档的电子文件，应与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。档案部门要确保电子文件能有效机读。 4、档案管理人员应用严格保密档案人员的个人信息以及其他的档案材料的内容。 五、电子文件的收集 1、收集范围 凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的电子文件、相关人员信息的更正或调整及相关软件均属收集范围。按照电子文件的信息类型包括：（1）文本文件：指用文字处理技术形成的文字文件、表格文件等。 （2）图像文件：指用扫描仪、数码相机等设备获得的静态图像文件。 （3）图形文件：指采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件。 2电子文件收集要求 （1）归档电子文件应与相应的纸质或其他载体形式的文件并存，并在内容及相关描述上保持一致。 （2）文本文件收集时应统一将其转换为TXT、word、excel、wps等通用格式的文档 （3）静态图像文件收集时应统一将其转换为PDF、JPEG、jpg等常用格式，推荐使用JPEG、pdf。 （4）电子文件性质代码：R—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；O—正式电子文件；N—无纸电子文件；T—文本文件；I一图象文件；G—图形文件；V 一影像文件；A—声音文件；M—多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件。
国家标准：电子文件归档与治理规范 GB／T 18894—2002 1 范围 本标准规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积存、归档、保管、利用、统计的一般方法。 本标准适用于党政机关产生的电子文件的归档与治理，其他社会组织的电子文件治理可参照本标准。 2 规范性引用文件 下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓舞依照本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。 DA／T 18档案著录规则 DA／T 22归档文件整理规则 3 术语和定义 下列术语和定义适用于本标准。 3．1 电子文件electronic records 指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依靠计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。3．2 归档电子文件archival electronic records 指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件(3．1)。 3．3
背景信息 context 指描述生成电子文件(3．1)的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生阻碍的历史环境等信息。 3．4 元数据 metadata 指描述电子文件(3．1)数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。 3．5 逻辑归档logical filing 指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件(3．1)的治理权限向档案部门移交的过程。 3．6 物理归档 physical filing 指把电子文件(3．1)集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。 3．7 真实性authenticity 指对电子文件(3．1)的内容、结构和背景信息(3．3)进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。 3．8 完整性integrity 指电子文件(3．1)的内容、结构、背景信息(3．3)和元数据(3．4)等无缺损。 3．9 有效性utility
档案资料管理规定 1.0 着装规定 规范公司档案的分类、归集、保管、借（查）阅及销毁工作。 2.0 适用范围 适用于公司档案的管理。 3.0档案归档、保管、借(查)阅及销毁工作 3.1 档案归档 3.1.1 凡公司在各项业务工作中形成的具有保存价值的文件、图纸及有关材料都必须归档，并编制资料目录。归档的内部文件、外来文件、相关记录须加盖“西安万达广场商业管理有限公司存档文件（资料）”红章。 3.1.2 归档的重点是公司制订的及上级机关或其它单位发来的,与公司主营业务有密切联系的文件资料。凡属归档的文件，包括完整的正本、正件与附件、转发件与原件，以及领导的重要指示，都必须齐全与完整。 3.1.3 为了方便、准确、迅速地找到所需资料而编制此代码。代码由库号—柜号—序号组成。 3.1.4 每月5日前，完成上月档案资料的归档工作。 3.2 档案分类 公司档案按照各部门归档时上交的目录分类，包括管理部、工程部、营运部、行政部、企划部、财务部、品质部，7个部门的档案资料。 3.3 档案借阅 3.3.1 行政部负责建立档案借阅制度。
3.3.2 公司所有工作人员都有借阅档案的权利和保护档案的义务。 3.3.3 公司人员查阅档案或复印档案及借阅档案时，须填写《档案查(借)阅登记表》，经档案所在部门负责人及借用人所在部门负责人批准后方可借阅，所借档案须按期归还；人事档案、薪资档案、社保档案、劳动合同、公司减亏方案及组织机构和人员变动文件无总经理批准，不准借阅任何人。 3.3.4 阅档人对所借阅的档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。如需复印的档案资料，应交由行政部文员进行复印。 3.3.5 借出和归还档案时，应办理清点手续，由行政部文员和借阅者当面核对清楚。 3.3.6 档案如有丢失、损坏或泄密，要立即追究当事者责任。 3.3.7 调离公司的工作人员，必须清理移交档案文件后方可办理调离手续。 3.3.8 外单位人员借阅公司档案须持有所在单位介绍信和本人工作证，并填写《档案查(借)阅登记表》，由公司总经理审批后方可借阅。 3.4 档案保管期限 3.4.1 档案保管期限分为永久、长期、中期和短期4种。短期为2年以下，中期为5年以下，长期为6年至70年，详见《档案分类及保管期限表》。 3.4.2 凡是介于两种保管期限之间的档案，保管期限一律按中期保管。 3.5 档案的销毁 3.5.1 对于到期档案，行政部文员须填写《档案销毁申请单》，经审批后方可销毁，同时档案销毁时须由行政部与2名以上的监销人员负责销毁，监销人员确认《档案销毁清单》与需销毁的档案无误后，选择安全地点销毁档案。《档案销毁申请单》由行政部文员妥善保存。 3.5.2 各部门档案由各部门负责制订销毁计划，上报行政部销毁。 3.5.3 销毁档案时要严格执行保密规定，若销毁档案过程中出现泄密或对公司造成损失，将根据公司《员工奖罚管理规定》进行处理。 3.5.4 行政部文员根据《档案销毁申请单》填写《档案销毁清册》。 3.6 档案管理现代化 3.6.1 档案管理现代化是公司现代化管理的组成部分，应列入公司现代化管理的整体计划。 3.6.2 应采用以计算机为主，包括通讯设施和办公自动化等现代化管理手段对档案进行管理和利用。 3.7 档案室管理规定
电子文档管理办法 1目的 为促进和规范公司办公自动化的进程，确保所使用的电子文档的充分性、适用性和有效性，并对电子文档进行有效控制，特制定电子文档管理办法。 2适用范围 适用于我公司编制或制定的手册、程序文件、管理细则文件、各类制度、设备操作规程、各类报表等电子文档的管理。 3职责 3.1综合部负责各类制度、职业健康体系运行等电子文档的管理；负责办公用计算机、服务器、办公自动化系统及网络系统使用的技术支持及维护。 3.2各部门负责本部门内的电子文档管理。 3.3质量管理部负责手册、程序文件等管理体系电子文档的管理。 3.4制造部负责环境管理体系运行、安全生产等电子文档的管理 3.5设备科负责设备操作规程等电子文档的管理。 4工作程序 4.1各部门在公司办公自动化系统上共享文件的管理
4.1.1各部门可根据需要向综合部申请在服务器上建立部门共享文件夹，填写《用户申请单》，并设置文件夹权限，确保只有使用该用户名登陆服务器，才可拥有对该申请部门的共享文件夹具有完全控制权限。 4.1.2各部门对本部门的服务器用户名及密码进行管理，防止其外泄和广泛知晓，并确保知晓本部门用户名及密码的人员是有限的并经过许可的。 4.1.3服务器上共享文件的类型由各部门自行规定，通常包括：“质量、环境和职业健康安全管理体系文件”、“公司规章制度”等需要使较大范围内员工了解的文件。 4.1.4文件共享前应由所在部门负责人批准后方可共享，然后由文件制定者通知所要发放的人员。 4.2OA系统上电子文档的管理 4.2.1OA系统帐户的申请，公司内部员工如因工作需要，填写《用户申请单》向综合部申请，经批准后由综合部新开帐户。 4.2.2OA系统安装和维护由综合部负责提供技术支持。 4.2.3OA系统上文件的管理内容 4.2.3.1各类重要信息和通知邮件内容超过一页（A4纸）者，须使用附件的形式传送。 4.3电子文档的受控
CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求 （GB／T17678.1—1999） 发布时间：2008-09-08 信息来源：深圳市档案局【内容纠错】 第一部分：电子文件归档与档案管理 1 范围 本标准规定了CAD 生成的电子文件收集、积累、整理、鉴定、归档与档案管理的一般要求。 本标准适用于光盘存储CAD 产生的电子文件及电子档案。将已归档的纸质文件、图纸输入光盘的情况不属本标准范围，但可参照本标准中的规定。 2 引用标准 下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。本标准出版时，所示版本均为有效。所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。 GB ／T 7408 —1994 数据元和交换格式信息交换日期和时间表示法（eqvISO 8601 ：1988 ） GB ／T 8566 —1995 信息技术软件生存期过程 GB ／T 8567 —1988 计算机软件产品开发文件编制指南 GB ／T 9385 —1988 计算机软件需求说明编制指南 GB ／T 9386 —1988 计算机软件测试文件编制规范 GB ／T 17678.2 —1999 CAD 电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第二部分：光盘信息组织结构 GB ／T 17679 —1999 CAD 电子文件光盘存储归档一致性测试 GB ／T 17825.1 —1999 CAD 文件管理总则 GB ／T 17825.2 —1999 CAD 文件管理基本格式 GB ／T 17825.3 —1999 CAD 文件管理编号原则
GB ／T 17825.4 —1999 CAD 文件管理编制规则 GB ／T 17825.5 —1999 CAD 文件管理基本程序 GB ／T 17825.6 一1999 CAD 文件管理更改规则 GB ／T 17825.7 —1999 CAD 文件管理签属规则 GB ／T 17825.8 —1999 CAD 文件管理标准化审查 GB ／T 17825.9 —1999 CAD 文件管理完整性 GB ／T 17825.10 —1999 CAD 文件管理存储与维护 3 定义 本标准采用下列定义： 3.1 电子文件electronic records 能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。 3.2 CAD 电子文件CAD electronic records 由CAD 系统产生的电子文件。 3.3 电子档案electronic archives 具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。 4 总则 4.1 CAD 电子文件的收集、积累、整理和归档，由CAD 技术总负责人负责，文件形成单位、业务管理部门和档案管理部门在其领导下，都应指定专人管理。 4.2 根据维护档案安全、完整、便于利用的原则，电子档案由档案部门归口管理。 4.3 为保证电子文件归档、检测、电子档案的安全保管和利用，在档案部门应建立“CAD 电子文件光盘存储、归档与档案管理系统”。 4.4 CAD 电子文件的归档应包括为生成CAD 电子文件而开发的软件产品和软件说明，以保证电子档案的完整性。
档案资料管理规范 就公司档案资料管理的需求，特对公司档案资料管理进行规范如下：第一条归档范围 凡是反映本单位工作活动，具有保存、考查、利用价值的各种门类和载体的文件材料均属归档范围。 1、行政综合类：包含公司召开的重要会议材料、公司制定的内部法规性、政策性文件，公司的请示报告与上级机关的批复及下级机关的请示与公司的批复，公司组织沿革、变迁、大事记、年报等文件材料，公司发展规划、工作总结汇报等重要材料。 2、组织人事、教育培训类：包括公司干部任免、奖惩、录用、调资、退职、退休、离休、死亡、抚恤等文件材料，公司职员年度花名册，各种报刊、杂志上登载公司活动的报告，公司编发的各种业务宣传材料、刊物。 3、合同类：包括公司签订的相关销售、招商的合同及协议。 4、项目类：有关工程、项目的文书、文件。 第二条归档要求 1、将工作场所内任何物品区分为必要和非必要，将必要的进行整理摆放，非必要物品进行销毁或先行存档（参考要求第8条）。 2、文件资料应设专人专柜保管，严防丢失、损坏。 3、文件资料的保管应分门别类、有序存放，以便查阅，严禁乱堆乱放。 4、文件资料的书写应准确、规范、合理，严禁乱写乱画。
5、及时准确地收集、整理各类档案，材料必须做到真实完整，各种原始记录不得使用圆珠笔、铅笔填写。 6、按期归档，准确制定案卷的保管期限，按期提取保管期满的档案材料，登记造册，经主管领导批准后进行销毁。销毁时需两人以上参加，并在销毁清单上签字，销毁文件清单列入档案检索保存。 7、不许无关人员查阅档案，如确实需要，需由主管领导审批。查阅密级较高的档案时，原则上不准复制，如确因工作需要抄录复制时，须经领导批准，用后及时收回或销毁。 8、处理废文件、材料时，事先要全面细心检查，凡属带有机密性质的文件、材料必须抽出，按有关程序处理。 9、文件资料的存放方式可以是计算机光盘、软盘，也可以是纸张文字形式。 10、资料档案管理人员工作变动时，应组织档案文件及工作交接，并在有关交接清单上应有交接人、监交人三方签字署名以示负责。 第三条保密制度 1、公司工作人员及档案资料管理人员对经手的客户资料及公司往来业务资料要做到保密，不得随意外泄。 2、查阅、复制有关档案材料时，须经公司领导批准。
建设工程文件归档整理规范 GB/T 50328—2001 1 总则 1．0．1 为加强建设工程文件的归档整理工作，统一建设工程档案的验收标准，建立完整、准确的工程档案，制定本规范。 1．0．2 本规范适用于建设工程文件的归档整理以及建设工程档案的验收。专业工程按有关规定执行。 1．0．3 建设工程文件的归档整理除执行本规范外，尚应执行现行有关标准的规定。 2 术语 2．0．1 建设工程项目(construction project) 经批准按照一个总体设计进行施工，经济上实行统一核算，行政上具有独 立组织形式，实行统一管理的工程基本建设单位。它由一个或若干个具有内在 联系的工程所组成。 2．0．2 单位工程(singie projeot) 具有独立的设计文件，竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程，并 构成建设工程项目的组成部分。 2．0．3 分部工程(subproject) 单位工程中可以独立组织施工的工程。 2．0．4 建设工程文件(constructionprojectdocument) 在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监 理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，也可简称为工程文件。 2．0．5 工程准备阶段文件(seedtime document Of aconstructionproject) 工程开工以前，在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段 形成的文件。 2．0．6监理文件(projectmanagementdocument) 监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的文件。 2．0．7 施工文件(constructingdocument) 施工单位在工程施工过程中形成的文件。 2．0．8 竣工图(as—builddrawing) 工程竣工验收后，真实反映建设工程项目施工结果的图样。 2．0．9竣工验收文件(handingoverdocument) 建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。 2．0．10 建设工程档案(projectarchive) 在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种 形式的历史记录，也可简称工程档案。
建设电子文件与电子档 案管理规范 Document number：PBGCG-0857-BTDO-0089-PTT1998
建设电子文件与电子档案管理规范 （2009-8-22） 1总则 为加强建设电子文件的归档与管理，建立真实、准确、完整、有效的建设电子档案，保障建设电子文件和电子档案的安全保管与有效开发利用，制定本规范。 本规范适用于建设系统业务管理电子文件和建设工程电子文件的归档和管理。建设电子文件归档与电子档案管理除执行本规范外，尚应执行国家现行有关标准的规定。 2术语 建设电子文件electronicconstructionrecords 在城乡规划、建设及其管理活动中通过数字设备及环境生成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。主要包括建设系统业务管理电子文件和建设工程电子文件两大类。 建设系统业务管理电子文件electronicrecordsofconstructionprofessionaladministration 建设系统各行业、专业管理部门(包括城乡规划、城市建设、村镇建设、、建筑业、住宅房地产业、勘察设计咨询业、市政公用事业等行政管理部门，以及供水、排水、燃气、热力、园林、绿化、市政、公用、市容、环卫、公共客运、规划、勘察、设计、抗震、人防等专业管理单位)在业务管理和业务技术活动中
通过数字设备及环境生成的，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的业务及技术文件。建设工程电子文件electronicrecordsofconstructionengineering 在工程建设过程中通过数字设备及环境生成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。建设工程电子文件主要包括工程准备阶段电子文件、监理电子文件、施工电子文件、竣工图电子文件和竣工验收电子文件。建设工程电子文件可简称为工程电子文件。 建设电子档案electronicconstructionarchives 具有参考和利用价值并作为档案保存的建设电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。主要包括建设系统业务管理电子档案和建设工程电子档案。真实性authenticity 电子文件的内容、结构和背景信息等与形成时的原始状况一致。 完整性integrity 电子文件的内容、结构、背景信息、元数据等无缺损。 有效性utility 电子文件的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。 元数据metadata 描述电子文件的背景、内容、结构及其整个管理过程的数据。 在线式归档on-linefiling 通过计算机网络，将电子文件及相关数据向档案部门移交的过程。