采购部信息登记及档案保管制度1
采购部信息登记及档案保管制度
为规范采购管理工作，确保做到采购事项跟踪管理和追踪溯源，确保采购数据及档案完整保存，确保做到采购工作公平、透明，确保做到对采购价格对比，特制定本制度。
一、采购信息电子登记制度
1、每位采购人员要根据工作开展情况，及时登记《采购工作登记表》、《供应商往来登记表》，要求做到日清日结。每天下班前将《登记表》发至采购部邮箱及相关使用部门邮箱。
2、每位采购员要严格按照《登记表》格式及内容要求认真登记。
3、工作考核：
（1）少登、漏登、错登、登记信息不齐全者，每项每次罚5元；
（2）未及时提交登记表，每表每次罚20元；
（3）登记表丢失者，无论原因，每次罚200。
二、采购档案保管制度
1、采购部设专人负责档案保管工作，档案包括：采购申请单、采购合同、资金申请、采购发票、发票转交记录、供应商档案（营业执照、税务登记证、生产许可证、组织机构代码证、法人代表身份证，等）、招标文件、供应商报价单、合同评审表、质量验收凭证、付款凭证，等等。
2、需要采购员及时提交的档案：采购合同、供应商档案、招标文件、供应商报价单等档案。
备注：在签订采购合同前或实施采购前，要将供应商资质文件提交审核并备案，签订采购合同后，要将相关招标文件、供应商报价单提交备案。
3、需要每位采购人员月度提交的档案：采购申请单、合同评审表、发票转交记录、质量验收凭证、付款凭证，等等。要求每月底转交档案保管员。
4、工作考核：
（1）采购申请单、发票转交记录、质量验收凭证、付款凭证等单据丢失，每张每次罚5元；
（2）采购合同、供应商资质文件、招标等文件未及时提交，每次罚50元；丢失者，每项每次罚100元。
三、档案保管人员工作职责
1、每月底及时收集各采购人员月度档案并分类科学保存。对不及时提供档案的采购员，提出考核通知。
2、科学分类、妥善保管各项档案，避免档案丢失、损坏。
3、工作考核：
（1）档案丢失、损坏，视情节，每次罚100-1000元；情节严重者，调离本岗位。
（2）对各采购人员各类档案及时督促收集，对未及时提供档案的采购员按本制度进行考核，若未做到，每次扣10元。
采购部2013年12月6