北京邮电大学后勤服务产业集团
质量管理体系文件
程序文件
（依据GB/T19001-2000 idt ISO9001: 2000标准编制）受控状态：
持有部门：
持有人：
文件发放号：HJ（F02）- - 2002
2002年11月19日颁布2002年11月25日实施地址：北京邮电大学西土城路10号
程序文件目录
北京邮电大学后勤服务产业集团
质量管理体系文件
文件控制程序
编号：HJ-CX-4.2.3-1
编制：杜树泉 2002年11月 8日
审核：崔秀玲2002年11月14日
批准：汪明福 2002年11月18日
2002年11月19日颁布2002年11月25日实施
编制：集团办公室
文件控制程序
编号: HJ-CX-4.2.3-1
1 目的
为了确保集团质量管理体系运行中使用的文件为有效版本，防止作废文件的逾期使用。对集团范围内与质量管理体系有关的文件，进行有效的控制。
2 适用范围
适用于本集团所有与质量管理体系有关的文件控制。
3 职责
3.1 总经理负责批准、发布《质量手册》、《程序文件》。
3.2 管理者代表组织编制质量管理体系文件，并负责审核《质量手册》、《程序文件》。
3.3 副总经理负责相关业务范围内的文件审批、会签。
3.4 集团办公室负责《质量手册》、《程序文件》的编制、发放、更改和管理；负责对现有体系文件的定期的评审；负责文件的收集，整理和归档、保存等项工作。
3.5 各中心负责本中心与质量管理体系有关的文件（如作业指导书）的编制、使用、收发、整理、归档等项工作。
4 工作程序
4.1 文件的分类及保管
4.1.1 文件的分类
a 质量管理体系文件包括：《质量手册》、《程序文件》；
b 技术文件包括：服务标准，服务规范，作业文件，有关技术资料等；
c 管理性文件包括：管理标准、规章制度、工作标准、岗位职责等；
d 外来文件包括：国家、行业标准、法律法规、上级下发的文件等.
4.1.2 文件的保管
a类文件由集团办公室控制收发，各中心办公室负责保管。
b、c、d类文件由各中心上报文件目录清单，文件原文由各部门保管。部分文件复印件交集团办公室保管。集团办公室负责编制总目录清单。
4.2 文件的代号及编号
4.2.1 文件的代号
a 质量手册：ZS 程序文件：CX 作业指导书：ZY 记录：JL
收文：SW 发文：FW 通知：TZ 呈文：CW 批文：PW
b 集团下属各部门代号：
后勤集团: HJ 集团办公室： JB 财务部： JC 人力资源部：RZ 校医院： YY 学生公寓中心：GY 餐饮中心： CY 物业中心： WY 三产公司： SC 供热中心： GR 热力生活中心：RL 幼教中心： YJ 运输中心： YS 商贸公司： SM 外事中心： WS 邮政局： YZ 科技大厦： KJ
4.2.2 文件的编号
a 质量手册：
公司名称代号-ZS-版次，手册中各章以章节号区分。
例如：HJ-ZS-A表示后勤集团质量手册第1版。
b 程序文件：
公司名称代号-CX-文件序号-条款号
例如：HJ-CX-2-4.2.4表示后勤集团程序控制的第2个文件，条款4.2.4项。
c 作业指导书
公司名称代号-ZY-部门代号
例如：HJ-ZY-CY表示后勤集团质量管理体系中餐饮中心的作业指导书。
d 记录：
使用部门代号-JL-条款号-记录编号
例如：GY-JL-4.2.3-01表示学生公寓中心有关4.2.3的第1项记录文件。
e 集团其他质量文件
发文部门代号（收/发文件流水号）-收文部门代号-年号
例如：HJ（F01）-WY-2002表示后勤集团发文，是质量管理体系文件2002年第1号，发给物业中心。
4.3 文件的批准
所有文件发布前，须由授权人审批，确保其内容的准确性和适用性，内容应正确，清晰、完整，且易于理解。
4.3.1 《质量手册》、《程序文件》由集团总经理批准发布。
4.3.2 其它与质量管理体系有关的文件由集团各中心编写，根据文件的适用范围、重要程度及发放范围由各中心主任或集团分管总经理、副总经理批准。4.4 文件的收发
《质量手册》和《程序文件》及与质量管理体系有关的文件由集团办公室负责登记发放，填写《发文记录》，各中心领取标有不同分发号或编号的文件，填写《收文记录》。各中心及下属部门收发文件同样履行以上程序。
4.5 文件的管理
4.5.1 集团办公室负责建立集团《受控文件清单》，并负责文件受控状态印章的管理。
4.5.2 各中心设专兼职资料员，建立本中心受控文件清单，收集、整理，保管
好各种文件。
4.6 文件的修改
4.6.1 《质量手册》、《程序文件》由集团办公室负责组织更改，填写《文件更改申请》，经管理者代表审核，总经理批准后进行更改，集团办公室保留文件更改内容的记录。
4.6.2 其他文件的更改由各主管部门填写《文件更改申请》，经原审批部门批准，再由各相应部门指定人员进行更改、发放、处理。
4.6.3 所有被更改的原文件须由相应主管部门收回，确保有效文件的唯一性。
4.7 文件受控状态
文件分为“受控”和“非受控”两大类，与质量管理体系运行紧密相关的文件应为受控文件，由各中心按规定控制和管理。所有受控文件应在该文件封面右上角加盖受控状态印章，并注明分发号。
4.7.1 《质量手册》、《程序文件》以盖“受控”章为受控，并注明分发号。4.7.2 集团其它质量管理体系文件以编号为受控。
4.8 文件的保存、作废与销毁
4.8.1 文件的保存
a 与质量管理体系相关的文件必须分类存放在安全的地方妥善保管。
b 任何人不得在未经批准时，在受控文件上书写，涂抹和修改，不准私自外借受控文件。确保文件清晰、易于识别和检索。
4.8.2 文件的作废与销毁
a 所有失效或作废文件由相关部门及时从使用场所撤出，交集团办公室加盖作废印章，防止作废文件的非预期使用。
b 因某种原因需保留的任何作废的文件，都应加盖作废保留的印章。
c 对要销毁的作废文件，由集团办公室会同相关部门填写《文件销毁申请》，经管理者代表批准后，由集团办公室销毁。
4.10 文件的借阅、复制
借阅，复制集团受控文件，经管理者代表审批后方可借阅、复制，填写《文件借阅、复印记录》并签字。
4.11 外来文件的控制
收到的外来有关质量管理方面的文件的部门，需统一交至集团办公室，由集团办公室组织识别其适用性，并控制分发以确保有效。各中心收到相关的国家、
行业、国际标准规范的最新版本，即使交集团办公室分发到各相关使用部门。
4.12 每年十二月由集团办公室组织对现有质量管理体系文件进行评审，各部门根据使用情况提出评审意见，必要时予以修改。
4.13 对非纸张承载媒体的文件控制，也应按照以上规定执行。
4.14 作为记录的文件应执行《记录控制程序》。
5 相关文件
5.1 《记录控制程序》
6 记录
6.1 《发文记录》
6.2 《收文记录》
6.3 《受控文件清单》
6.4 《文件借阅、复印记录》
6.5 《文件更改申请》
6.6 《文件销毁申请》
发文记录
编号：HQJT-JL-4.2.3-01
版本A 修改 1
编制：集团办公室
收文记录
编号：HQJT-JL-4.2.3-02
版本A 修改 1
编制：集团办公室
受控文件清单
编号：HJ-JL-4.2.3-03
部门：
编制：集团办公室记录人：
文件借阅、复制记录
编号：HJ-JL-4.2.3-04
部门：
编制：集团办公室记录人：
文件更改申请
编号：HJ-JL-4.2.3-05
部门：
编制：集团办公室
文件销毁清单
编号：HJ-JL-4.2.3-06
部门：
编制：集团办公室
北京邮电大学后勤服务产业集团
质量管理体系文件
记录控制程序
编号：HJ-CX-4.2.4-2
编制：郑永信 2002年11月 8日
审核：崔秀玲 2002年11月14日
批准：汪明福 2002年11月18日2002年11月19日颁布2002年11月25日实施
编制：集团办公室
记录控制程序
编号：HJ-CX-4.2.4-2
1 目的
为了提供符合要求和质量管理体系有效运行的证据，建立和保持记录，并予以控制，特编制本控制程序。
2 适用范围
适用于各中心为证明产品符合要求和质量管理体系有效运行的记录。
3 职责
3.1 集团办公室是记录控制的归口管理中心，负责管理、监督各中心记录。3.2 各中心办公室负责对本中心建立的记录实行控制。
3 程序
4.1 各中心按照职责分工负责收集、整理、保存本中心的记录。
4.2 记录的标识编号
记录的标识编号按《文件控制程序》执行。
4.3 记录的填写
4.3.1 记录填写要及时、真实、完整清晰，不得随意涂改、伪造；如因某种原因不能填写的项目，应能说明理由，并将该项目用单杠划去；各相关栏目负责人签名不允许空白。
4.3.2 如因笔误或计算错误要修改原数据，应采用单杠划去原数据，在其上方写上更改后的数据，加盖或签上原更改人的印章或姓名及日期。
4.4 记录的贮存、保护、借阅与检索
4.4.1 各中心必须把所有记录分类，存放于通风、干燥的地方，所有记录保持清洁，字迹清晰；各中心按规定的期限保存记录，对于保存一年以上的记录，交集团办公室保存.
4.4.2 贮存环境适宜，防止丢失或损坏，应防盗、防火、防腐蚀、防虫蛀、防潮。
4.4.3 记录需借阅或复制要经本中心负责人批准并填写《文件借阅、复制记录》，由记录管理人员登记备案。
4.4.4 集团办公室编制《记录总清单》，将集团所有与质量管理体系运行有关的记录汇总，各中心编制本中心使用的《记录清单》。记录应便于检索，易于查找。
4.4.5 集团办公室每半年对各中心记录的管理、保存进行检查。
4.5 记录格式
4.5.1 各种会议记录、值班纪录由集团办公室统一要求格式并提供样本，各中心参照适用并允许复制。各中心的其他记录格式，由各中心办公室组织编制，中心主任审批，在各中心编制的作业指导书中列出备案。
4.5.2 各中心可根据工作需要提出记录格式设计更改，执行《文件控制程序》有关文件更改的规定。
4.6 记录的销毁处理
记录如超过保存期或因其他特殊原因需要销毁时，由集团办公室主管填写《文件销毁申请》交管理者代表审核、批准，由授权人执行销毁。
4.7 记录的保存期限
记录的保存期限为三年。
4.8 记录的更改
各相关中心根据工作需要提出记录格式的更改，执行《文件控制程序》中有关文件更改的规定。
5 相关文件
《文件控制程序》。
6 记录
《记录清单》
记录清单
编号：HJ-JL-4.2.4-01
编制单位：集团办公室记录人：
北京邮电大学后勤服务产业集团
质量管理体系文件
管理评审控制程序
编号：HJ-CX-5.6-3
编制：郑永信 2002年11月 8日
审核：崔秀玲 2002年11月14日
批准：汪明福 2002年11月18日2002年11月19日颁布2002年11月25日实施
编制：集团办公室
管理评审控制程序
编号：HJ-CX-5.6-3
1 目的
为了确保质量管理体系持续的适宜性、充分性和有效性，按策划的时间间隔评审质量管理体系，特编制本控制程序。
2 适用范围
适用于对集团质量管理体系进行管理评审的控制。
3 职责
3.1 总经理主持管理评审活动，批准管理评审报告。
3.2 管理者代表负责报告质量管理体系运行情况，提出改进建议，编写管理评审报告。
3.3 集团办公室制定管理评审计划，收集并提供管理评审所需的资料，对评审后的纠正，预防措施进行跟踪验证。
3.4 各部门负责准备、提供与本部门工作有关的评审所需资料，并实施管理评审中提出的相关纠正、预防措施。
4 工作程序
4.1 管理评审计划
4.1.1 每年至少进行一次管理评审，时间间隔不超过10个月，也可根据需要安排，由集团办公室负责编制年度管理评审计划。
4.1.2 当出现下列情况之一时，可增加管理评审次数：
a 集团组织结构、产品范围。资源配置发生重大变化时；
b 发生重大事故或顾客有严重投诉或投诉连续发生时；
c 当法律、法规、标准及其他要求有变化时；
d 市场需求发生重大变化时：
e 即将进行第二、第三方审核时；
f 质量审核中发现多个严重不合格时。
4.1.3 集团办公室于每次管理评审前10天编制《管理评审计划》，报总经理批准计划主要内容包括：
a 评审时间；
b 评审目的、范围及评审内容；
c 评审组成员；
d 参加评审部门；
e 评审依据。
4.2 管理评审输入
管理评审输入应包括以下方面有关信息：
a 审核结果(包括内部、顾客，认证机构的审核报告)；
b 顾客的反馈，包括满意程度的测量结果、与顾客沟通的结果等；
c 过程的业绩和产品的符合性，包括过程、产品测量和监视的结果；
d 纠正和预防措施的状况，包括对内部审核和日常发现的不合格项，采取的纠正和预防措施的实施及其有效性的监控结果；
e 以往管理评审跟踪措施的实施及有效性；
f 可能影响质量管理体系的各种变化，包括内、外部环境的变化，如法律、法规的变化，新技术，新工艺的使用，集团的组织结构、资源发生重大改变与调整
等；
g 质量管理体系运行状况和改进的建议，包括质量方针和质量目标的适宜性和有效性、体系改进的机会和变更需要。
4.3 评审准备
4.3.1 预定评审前五天，集团办公室以书面形式向管理者代表汇报现阶段质量管理体系运行情况，并提交本次评审计划，由管理者代表审核，总经理批准。
4.3.2 集团办公室根据评审输入的要求，组织评审所需资料的收集，准备必要的文件，管理评审资料由管理者代表确认。
4.3.3 集团办公室向参加管理评审的人员发放《管理评审通知单》，及本次管理评审计划和有关资料。
4.4 召开管理评审会议
a 总经理主持管理评审会议，说明评审的目的，方法和内容；管理者代表报告质量管理体系的运行情况，包括体系，过程，产品的符合性和有效性及其改进；各部门负责人向评审会议报告相关内容；
b 各部门负责人和有关人员对评审输入内容进行评审并做出评价，对存在或潜在的不合格项提出纠正和预防措施，确定责任人和整改时间；
c 总经理对所涉及的评审内容做出结论(包括进一步调查、验证等)；
d 与会者签到，管理评审会议应有记录。
4.5 管理评审输出
4.5.1 管理评审的输出应包括以下方面有关的措施：
a 质量管理体系及其过程有效性的改进，包括对质量方针、质量目标、组织结构、过程控制等方面的评价。评价质量管理体系的适宜性，充分性和有效性；
b 与顾客要求有关的服务改进，对现有服务符合性的评价，包括是否需要进行产品、过程审核等与评审内容相关的要求；
c 资源需求等。
4.5.2 会议结束后，集团办公室根据管理评审输出的要求进行整理汇总，管理者代表编写《管理评审报告》，经总经理批准后，发至相关部门执行本次管理评审的输出可以作为下次管理评审的输入。
4.6 改进，纠正、预防措施的实施和验证
集团办公室根据《纠正和预防措施控制程序》的规定，对改进、纠正和预防
措施实施的效果，进行跟踪验证。
4.7 如果评审结果引起文件更改，应按《文件控制程序》的规定进行更改，并执行更改后的文件。
4.8 管理评审产生的相关记录应由集团办公室按《记录控制程序》进行管理，包括管理评审计划，评审前各部门准备的评审资料、评审会议记录及管理评审报告等。
5 相关文件
5.1 《内部审核控制程序》
5.2 《纠正措施控制程序》
5.3 《预防措施控制程序》
5.4 《文件控制程序》
5.5 《记录控制程序》
6 记录
6.1 《管理评审计划》
6.2 《管理评审会议通知》
6.3 《管理评审报告》
6.4 《年度管理评审计划》
管理评审计划
编号：HJ-JL-5.6-01
部门：
编号：HJ-JL-5.6-02 部门：