如何成为上司的得力助手
一、秘书概述
1、英文字典的定义
依The Random House Dictionary of the English Language中对于秘书的定义为：1) a person, usually and official, who is in charge of the
records,correspondence, minutes of meetings, and related affairs of an organization, company, association, etc.
2) a person employed to handle correspondence and do routine work in a
business office, usually involving taking dictation, typing, filling, and the like.
2、秘书的角色
一般而言，秘书的角色定位应是辅佐的功能。帮助主管处理一切里里外外的业务成了秘书的职责。一般公司或机构，因为传统背景的关系，秘书的职务并不是那么确定，秘书除了本身主管外，和其他部门业务人员的关系也非常密切和重要，形成纵横交错而复杂的人际关系，因此其工作范围是秘书，又是一般的职员，工作领域无法正确的予以划分。因此，渐渐地，现代的工商秘书，已演变成名副其实的“业务秘书”或“公关秘书”了。
3、秘书工作的性质
秘书的工作，主要为协助主管执行工作细节。想想大公司的董事长或机关的主管，如果每天早上自己要打开信件，打字回信、存档处理、接听电话等工作，那么，他们将没有
时间来从事高层次的商业活动与计划。所以，必须要有位助理来处理这些办公室事务。这位助理，即是秘书。
秘书工作最主要为辅佐功能，此即是其一主要的意义。秘书工作的另一重要意义为管理。对很多秘书来说，秘书工作的历练是作为一行政主管的重要阶梯。因为秘书常帮助主管处理与主管样关的业务，所以对于主管的工作有一全盘的了解。秘书可以学到如何去指导、督导、规划及处理问题，并且熟悉公司的政策。因此，秘书工作亦是管理人才的训练摇篮，其理由有二：
1、秘书熟悉人事、业务、程序、管理等内部作业。
2、秘书熟悉公关、协调、市场等外部作业。
二、秘书的业务
1、秘书在一天的工作间中，有三分之二是做下列业务：
打字
接受口授传真
接听电话处理信件与主管商谈
档案管理
准备当天的业务及下班前的业务处理拟稿及制作信件
2、秘书业务可分为四类：
资讯管理业务
事务业务
公关业务
综合业务
兹就秘书的功能与业务分述如下：秘书业务由前述可知分为四类：
1、资读管理业务
2、事务业务
3、公关业务
4、综合业务
兹分别说明如下：
1、资讯管理业务
资讯管理业务，即是利用电脑来处理及管理一般业务。秘书的资讯管理业务是由其执行任务的功能引伸而业。前节提到秘书执行的任务有发传真、拟稿、存款、安排机票、安排看牙医等，这些业务部需要资讯管理来处理。这在微观方面，资讯管理所处理之业务。在钜观方面，资讯管理可处理之业务有文书及情报方面。
文书：
包括文件及书信之制作等。以往皆用打字机或手写，但由于资讯业务之发达，各种文书之制作皆已电脑化，以增加功能与效率。在文书方面，资讯管理所能处理之业务有整理书信、写信、中英文打字、速记、档案管理、约会安排等。尤其在书信写作方面，由于有电脑软件之运用，可节省构思之时间及文件制作的精力。现代的文书业务尤需要资讯管理的配合以提高效率。文书与资讯是息息相关了。
情报：
情报业务是资讯管理所处理的主要业务之一。情报业务包括资料情报的搜集、提供、整理、管理、活用与交换。资料情报的输出和输入都要经过秘书这个孔道，当主管将情报交给秘书传达下去时，首先秘书就要根据情报的质和量，按其重要性、机密性、紧急性来安排传送的优先顺序。这时，秘书对于资讯情报之处理、筛选、分类与传遁就可利用资管理业务，以增进处理情报业务的效率。
事务业务
秘书的事务业务，源自其处理例行事务和功能。秘书的事务业务，为秘书在办公室所处
理的例行业务，包括接听电话、拆寄信件、发传真、档案管理、更新办公室用具、收集资料、准备定期报告、安排主管之行程、约会及会议等。虽然有些项目是多种业务的综合，但在此则偏重事务性的。
以上的业务可归类如下：
通讯方面：接听电话、拆寄信函、发电传等。
办公室方面：档案管理、更换用具等。
会议方面：收集资料、准备定期报告等。
安排方面：安排行程、约会、会议等。
公关业务
秘书的公共关系是需要创意的功能来作其基础的。创作的工作，即要有“先见”。在处理人与人间的关系时，要能有洞察的能力，要能见微知著，要能以对方的立场来看，必能广获人缘，使业务畅通。
秘书的职务，接触面很广，为了要使业务能顺利进行，必须扮演着润滑剂的功能，在公司机构的里里外外，必须兼顾到各个层面的人物，能考虑到各种状况，能预见各类该办之事，妥善处理人际关系，圆满达成任务。一般而言，公共关系的业务包括接待，与相关业务人员的沟通联络，消息的发布，宣传品的出版、杂志、年报的出刊、摄影、幻灯片、影片的制作、展览、市场情报的搜集，贸易商展等等。
一般业务的推动，皆以人为主。人由于人际关系而形成自己的围体，围体与围体的互动关系，就形成了公共关系。秘书的业务需要顾及公司机构的上上下下、里里外外的业务，所以必须有良好的公共关系，才能使全盘业务进行顺利。
综合业务
综合业务来自协调的功能。直辖市即是要与各单位沟通以达圆满处理业务。由于时代的进步与科技的发达，业务牵涉范围愈来愈广，并非单项业务所能包含。这时，就要靠秘书来作综合业务协调。可见秘书的综合业务尤其重要，因它含括资讯管理业务、事务业务与公关业务等。其秘书要办妥任何单项业务，必须综合协凋其他相关业务。这样，才能融会贯通，发挥最大的秘书业务功能。
例如以接待业务来看，必须配合资讯管理以获得情报，得知何人、何时、由何地来访，来宾的背景明细，来访的目的，并做出行程表；必须配合事务业务以安排接待人员、车辆，骸安排饭店住宿等；必须配合公共关系业务，以发布消息，并安排参观与商谈等。所以接待业务，是个整体性的工作。
由以上例子可看出，秘书的业务中，最重要的是要使各项业务综合协调，才能使任务完满成功。
1、专业的知识与技能
关于秘书专门的知识与技能，可分三项目来讨论：秘书专业知识；实务方面的技能；专门行业业务知识。分述如下：
(1)秘书的专业知识：
一般机构或公司在雇用秘书时，大都希望秘书能受过专业训练。这种训练可来自机构公司自己办理凤及学校或民间秘书专业训练中心提供等。训练课程包括企事业管理、会计学、心理学、国际贸易实务、国际汇兑、人事管理、礼仪、公共关系、秘书实务、电脑、打字、英语会话及商用英文等。这些专业知识的训练很重要，因为现在有许多机构的秘书，并未受过专业的训练，因此担任秘书工作，往往不了解自己该做什么工作，如果主管亦不能发挥指导的责任，则往往要花费许多的时间和精力，自己工作中去摸索这方面的知识。可见，如果秘书人员，在就职前，先接受秘书专业知识课程的训练，必能对其
担任的工作有所助益。
(2)实务方面的技能：
实务方面的技能为处理秘书业务所需要的技术与能力。一般而言，实务方面的技能包括速记、电脑操作、打字技术、档案管理、电话礼仪、应对能力、语言能力，及其他事务机器的操作等。早期的秘书实务中，打字技术占相当重要的角色。近年来，由于科技的发展与运用，电脑技术广被需求，所以打字技术与电脑技术同为不可或缺的实务技能。目前各机构已推行行政电脑化、组织电脑化、人事电脑化、会计预算电脑化、生产管理电脑化等等。尤其是企业界，要求秘书必须接受电脑训练，以便能应付电脑化的一切秘书业务。
专门行业业务知识：
各行各业的秘书，都应通晓其专业业务的知识。国贸秘书必须能熟悉国际贸易实务与流程。法律秘书必须擅长法律知识。财务秘书必须精通会计、税务、财政及商事法等。由此可知，在每一行业中，都有其专门的业务知识。秘书在决定从事那一行业前，可先修习相关的课程，或阅读相关的书籍以增加专门业务知识，才能符合实务业务的需要。
2、经验
专门知识与技能，虽然非常重要，但理论需要配合实务。实务上经验尤其珍贵。对于秘书业务。是否能顺利进行，尤其需依赖经验。例如，文书之处理，光凭理论尚嫌不够，因必须考虑到各种文件之性质，文件之内容，及文件之时效性，然后订处理之优先顺序。这些判断需要以经验作为依据。有经验的秘书，不必主管交待，就能以其经验，正确的判断力，冷静而审慎的处理事务，以其积极、主动、随机应变的能力，圆滑的推动其工作，若加上其纯熟的技能，就是一位非常优秀而受欢迎的秘书了。
3、人际关系的技巧
人际关系的技巧，即是公共关系的能力。秘书的人际关系可分为对内与对外。对内的人际关系对象为上司、同事及属下等。对外则需面对顾客及业务相关的单位。秘书必须能运用灵巧的人际关系技巧，才能替上司主管建立起良好的人际关系网路，使其具有良好的形象。
对于同事，秘书要建立融洽相处的人际关系，业务才能顺利推展；对于属下者，也需要好的人际关系，才能使上下人脉和谐，必能在对外处理业务时，和气待人，考虑周到，圆满达成任务。
(1)认明秘书并非具“特别身分”
秘书比其他部门的同事，更容易接受情报或听到机密事项，这也是造成秘书微妙立场的主因。有时，在会议室里倒茶时，就会得知人事调动的消息；或听到董事长的出差是为了洽谈与对方业务合作的话题等，诸如此类的情报，所以，常给其他部门的人，有种特殊身份的印象。即使，秘书也以“特殊”为荣，就很难在公司里博得人缘。
(2)博得人们的信任
秘书对于传遁上司的讯息、指示、或普通职员的心声，都应明确传达，以完成疏通管道的任务。这些表现，久而久之就能取得公司机构里里外外、上上下下所有人的信任。另外，关于秘书人际关系的技巧，可分对内对外两方面，现分别列举如下：
对内：
与上司的人际关系：
──熟悉上司的个性及家庭
──熟悉上司的交际圈
──勿拘泥于前任上司的处事习惯
对秘书同事间的人际关系：
──不该有优越感
──互相保持和谐的关系
──在业务上互相帮助
──多注意上司的业务内容与人际关系，以便增进沟通
对属下的人际关系：
──多照顾属下
──多伸出援助之手
──传达属下的心声
对待客户及业务相关的单位：
──诚实无欺
──努力维持长久的人际关系
──秘书受客户私人缴请时，不论是否接受邀约，都应事前向上属报告，以尊重上司。
4、资质
秘书的资质，可决定秘书工作的品质。一位主管，当然需要一位开朗、负责、可靠的秘书。虽然资质意为“天生之才能”；但秘书的资质则要求对天生之才能再加以训练。换句话说，秘书的资质，并非可速成造就或者完全靠天生的，而是需要长时期的训练与培养的。秘书需要不断地反省自己，找出缺点，并予以更正，以臻完美。
秘书的资质可分下列十项，由T形图来表示，分成左右两边各五项，左边代表对事，右边代表对人。此T形图可列表如下：
秘书十大特质
现依对事与对人两方面，分别说明如下：
(1)对事方面：
在研究这些资质特点之前，应知道这些资质特点皆需费时，非一蹴可几。新进秘书往往渴望自己的能力强、速度快，因而未花时间去注意准确性、认知事务轻重、内涵性及变通性。秘书对时间及速度的重视是可理解的，但如果不具备以下五项的资质，经常工作会终归于无效率或产生尴尬的局面，增加主管之困扰。
对事方面的资质有五项：准确性；好判断力；工作效率；机智性；主动性。现分别说明如下：
准确性
准确性在此五项中，排行最前，可见其重要性。秘书每天的工作，都可能会有错。每打一定，每写一字，都有可能错。然而，有效率的秘书每天都做准确的工作。没有准确性，秘书的工作毫无意义。事实上，不准确的工作比不做还糟，因它所带来的麻烦，可能要花更多的时间去清理。
但要如何才能算是准确性呢？即是每件细节都很精确。这是需要时间、耐心与专心的。如果遵循下列四步骤，就能做出准确的工作：
—小心完成每件工作。
—小心核对每个细节
—小心改正所有错误
—小心检查修正过的细节
在制作文件，如果需要列出价格时，秘书要小心地打字，小心地检查价格是否正确，小
心修正任何错误，然后在小心地核对修正过的价格。你会怀疑，如果没发现任何错误，而一再检查，是否很费时。不，绝不。如果检查十次，还未发现任何错误，但在第十一次才发现错误，所花的时间还是值得的。准确性，即是小心地检查过，小心地改正过，小心地再检查过的小心的工作。
好判断力：
每位主管都要求秘书有好的判断力。如果秘书总是道歉说：“对不起，这件事我未想到”，那么，就必须培养此特质。幸运地，这是可以培养训练的。这了要有好的判断力，可遵循下列四个步骤：
第一步骤：想想看你正在做什么
现在你已能不必想而能够记事、打字、读、说、及听。思考就是控制心思；即是，集中精神。所以，思考是训练好判断力的绝对要素。
第二步骤：看看是否该采取行动。
如果能集中思考，便知是否该采取行动。例如，是否有错要改、有问题要问、有业务待改进、或程序要变动等。如果自己能力办不到，找主管去。不错过任何采取行动的机会。第三步骤：研析各种因素。
当你需要采取行动时，研析一切情况一调查、综合、分析-以判断是否有未考虑到的因素，值得再斟酌。
第四步骤：当机采取行动
依各种因素，衡量该采取的行动。然后，在适当的时机，采取必要的行动。以下举个好判断力的实例。
《情况一》
主管交待秘书去写一封信。当秘书在写信时对于时间问题没有十分肯定。经过判断后，再去请示主管，原来主管弄错了。秘书的正确判断，省下很多麻烦，也获得主管的赞许。《情况二》
主管感冒在家。有位很重要的客户打电话来。急着要与主管谈一笔生意。秘书判断分析，觉得良机不可失，况且主管只是感冒而已。所以，秘书决定去电告知主管，但首先准备客户的齐全资料，以备主管询问。最后，主管称赞秘书的好的判断力。
工作效率：
工作效率即是在最短的时间内有条理、有系统地完成最大的任务。一般办公时间同样为八小时，有些秘书能处理好很多件任务；有些秘书则处理不了一件相同的任务。如果能力都相同的话，那差别就在于做事有无工作效率。
有效率的秘书在收集资料做报告时，会向各可靠的来源获得资讯并取下列的步骤：
─把整个资料分成许多单元
─把每单元资料分别写在纸条上
─把每单元依其来源来分类
─把纸条依系统排列
─把相关的单元归类成档
用此方法可以有系统地完成任务。有系统、有条理即是工作效率的先决条件。在办公室里的业务程序也是需要有条理、有系统。例如，主管出差，他希望秘书作电话记录。秘书则必须能筛选电话，并把每通电话的重点记在便条纸上，以便主管回来，即可一目了然，这就是工作效率。
机智性
机智性来自“再升”（rise again）之意。对于一个秘书，机智意即：在传统因袭的方式
进行不通时，转向其他的资源或方法，以求解决。主管有时会指派难以完成的任务。秘书，甚至在心里颓丧时，必须保持乐观的态度。在遇困难时，不放弃，而试着找其他可行之道，再尝试，直到成功。
有位主管想找一份资料，但在档案里，遍找不着。秘书由档案里得知资料来自当地的专业协会会长，就决定去找这位会长，但即发现电话簿没登记。所以秘书打电话到他家，间接得知他办公室的电话号码，再打给他的秘书，而获得那份资料。其实秘书早就可以放弃了，但没有。机智是设法找出不同的解决办法，直到成功为止。
主动性
主动性即是能预见该做的事。没有指使，便主动地去做。所有秘书工作皆需要主动性去完成：指定的工作、例行工作、流程业务、及创意的工作。
主动性可分为二种方式：
—为主管的方便。（服务性）
—为主管分忧解劳。（业务性）
第一方式：
有位秘书把客户来信给主管看时，通常把先前相关的通信资料附上，以利主管参考。主管可能没时间看它，但他喜欢这样，以利得知来龙去脉，并做出最佳之决定与指定。第二方式：
秘书由报上得知主管之朋友被任命为某公司之董事长。秘书把报导剪下并附上自己先拟的祝贺函，一起呈给主管。不管主喜不喜欢这封祝贺函，他一定会感激秘书的主动性的。
(2)对人方面：
考虑周到：
秘书要能体谅、帮助、同情别人。考虑周到即是在为自己着想前，先考虑别人。如果一个人不能考虑别人，便仅仅只会依本性来做，因为人总是先考虑到自己。所以，考虑周到的资质是需要训练与培养的。努力、纪律现训练将有助于修正思想模式。当秘书能自然表达出先考虑别人时，必能获得真正的满足。
以下的例子，显示出如何恰当地表现考虑周到：
─如果认为主管可能会急需要你的帮助时，就留在自己的位置上。（考虑周到）
─在主管处于山穷水尽时，提供他有效的策略；当他感头疼时，帮他倒一杯凉水。（同情心）
─主管不在办公室时，才打私人电话。（以主管方便为主）
总而言之，一位考虑周到的人，先考虑别人。
圆滑性
圆滑性使秘书建立并维持和谐的工作关系。使用考虑周到的词句及体贴的举止，秘书可使人不感窘困与难过。相同地，其他人也会喜欢她（他），因为她（他）的圆滑性。由下列的原则，可以练习圆滑性的技巧：
小心选用字：
—不妥：你什么时候可完成那工作？（语气强）
佳：你在中午前可完成那工作吗？（委婉）
—不妥：现在帮我打字。（命令式）
佳：你介意现在帮我打字吗？（客气）
—不妥：你明天要来上班。（命令式）
佳：你明天打算来上班吗？（尊重对方）
圆滑性就是承担责骂：
秘书在打好信后，发现有个错误，是主管的疏忽所致。秘书马上承担是自己的错，并立即修正。很微妙地，秘书的承担错误及承受责骂，使得此错误的情况，很完满的解决了。圆滑性就是避免批评：
少说“我早就告诉你！”也不要说“我知道我是对的！”就是你很肯定，也不要说这些话，以免伤了对方的自尊心。当主管有错时，避免批评，才能维持良好的人际关系。
圆滑性就是装聋作哑：
听到有人批评，或听到主管与他太太谈到私人的事情时，一位圆滑的秘书就必装聋作哑，才能保持镇定，不受干扰，正常处理业务。
谨慎性：
对于有经验的秘书，谨慎性意味着把公司里所有业务保密。对于初任的秘书，谨慎性则意味着只把机密性的业务保密。一般秘书都通晓公司业务，但有经验的秘书，知道这一切都是公司的机密。公司主管也是希望秘书能谨慎地保密，不希望秘书谈论他的工作或他的私生活。谨慎性即是谨守业务机密，少谈论他人之私务。
责任感：
主管通常把责任感列为秘书条件之首。有责任感的秘书是非常敬业的。忠于职守，做事有条有理，有始有终。把主管所赋予的任务，当作一种挑战，全力以赴凤求完满达成。责任感亦是一种使命感，一种使命去承担完满达成主管所托付的任务。
由秘书的业务来探讨，秘书的责任感可归纳为四方面：
─努力达成主管上司交待的任务。
─尽力去执行秘书的例行业务。
─努力去完成主管上司未交待但必须做的任务。
─发挥协调的功能并以本身工作态度作为其他职员之表率一不迟到、不早退、坦诚待人、
尽忠职守。
客观性：
客观性是以超然的、无私的态度，来看整体性的情况后，才做出反应。并即，置身事外，以理智而不带感情、不带私心的态度来分析一件事。秘书是需要有客观性的。有时候，工作受到批评，文件要重打；或建议被拒绝了。秘书可能会显出沮丧、失望与泄气。然而，主管即希望秘书能退一步，以全盘、客观的方式来看此事。想一想，主管为了避免再度犯错，才做批评。这是个良性的建议。文件必须重打，则是因主管做了很多变更，已改得面目全非了。另外，秘书的建议虽然有很多优点，但因牵涉高成本，所以暂被拒绝了。尔后，秘书对于提出计划或建议，反而更有成本概念了。
客观性可使秘书在采取任何反应前，心平气和的研析情境。
5、健康
秘书的业务包罗万象。公司机构的里外上下业务，都需要照顾。可见其责任之重大，任务之深远。因此，秘书人才必须要有健康的身体。有健康的身体，才能有健全的身心，开朗的心胸，乐观活泼的个性，以面对任何困难，化解任何困局，创造崭新的情势，以利公司机构业务之腾远发展。
健康是事业之基本，没有健康的身体，万念俱灰。秘书的工作性质是机敏的、又劳心劳力的工作，除了技能的工作需要劳心劳外，还经常要有良好的体力应付一切日常活动性的工作，因此若是没有良好的健康作基础，一切工作便无法积极而主动的展开，更不要谈到秘书的责任感和工作意识了。由此，可见健康对于秘书工作的重要了。
WHAT TO SAY ON THE TELEPHONE WHEN…
1. YOU PLACE SOMEONE ON HOLD
Situation
A customer is in the middle of a very long story, and your other lines are ringing off the hook. You must place him on hold.
2. YOUR MANAGER IS NOT IN
Situation
A client calls and your supervisor is not in. He is on vacation for two weeks.
3. YOUR MANAGER IS IN BUT NOT TAKING CALLS
Situation:
Your manager is behind in his paperwork and instructs you not to take calls for the next four hours. A customer calls and insists on talking with him.
4. THE CALLER REFUSES TO GIVE YOU A NAME
Situation:
You begin the screening process on a call, and the person refuses to give you his name. You have specific instructions from your supervisor that you are to get the person’s name before transferring calls.
5. YOU MUST KNOW WHY THE PERSON IS CALLING
Situation:
You have the person’s name, and now must find out why he is calling.
6. THE CALLER SAYS,”YOUR MANAGER HAS THE NUMBER”
Situation:
You are instructed to get telephone numbers from people when they leave
messages. Nine times out of ten, they say,”he has the number.”
7. A CALL HAS NOT BEEN RETURNED
Situation:
A customer calls and says,”This is the third time I’ve called today.I’ve been calling for weeks.Why hasn’t he called me back? Are you sure you’re giving him my messages?”
8.THE CALLER WANTS SOMETHING THAT IS NOT YOUR JOB TO HANDLE Situation:
A customer calls and ask you to help him enroll in a seminar your company is giving thd following week. You have noting to do with the seminar,and know nothing about it.
9.THEY SAY THEY WERE PROMISED SOMETHING WOULD HAPPEN THAT DIDN’T
Situation:
A customer is calling to complain that a salesman who works for your company promised that instruction booklets for the product you sell would arrive the day after the contract was singned. The instruction booklets have not arrived, and the customer has been unable to use your product for over a week.
如何提升工作效率与效能
讲义所刊内容，非经全友管理顾问有限公司同意，禁止任意翻印、转载为任何形式如何提升工作效率与效能
一、高效率的档案管理技巧
二、如何为上司与自己管理时间
三、会议管理技巧
四、行程安排技巧
一、高效率的档案管理技巧
1、档案管理
(1)档案归档的方法
按字顺序
以编号分档
依地理位置分档
依日期顺序归档
依数字分档
(2)如何减低档案管理的工作量
尽量维持办公桌的整齐
建立特定的整理档案的时间表
建立一个“暂持存放”的系统寄放不需马上归档的文件
如果同时替一人以上工作，应分开存放要归档的文件
桌上应放一个“文件篮”
应随时准确接受新科技
随时改进自己的档案管理系统
“双重”归档
如何追踪“传阅”的文件
如何剪报
2、档案管理的原则
理想的档案管理原则是：正确、简明、经济及富有弹性，兹分别简述如下：
(1)正确：
良好的档案管理，是希望能做到调阅某一档案时，就能迅速地找到，因此档案的分类及存放要正确，取用后归档也要正确地放回原处，不可紊乱。
(2)简明
档案管理须力求简单明了，其分类也要简明，放置的位置及使用的方法，让公司里的有关人员都能清楚与了解，使上司或其他同事也随时可取用参考。
(3)经济：
档案管理人员的多寡，视实际需要而定，不宜太多，以节省开支；档案所占的位置愈小愈好，以免浪费空间，因此档案要确定。保存年限，适时的销毁（即处理掉）清理已失时效者。
(4)富有弹性
档案的分类上立案上要富有弹性，以适应业务的扩充或临时的变动。如以人事的档案为例，若机关或公司规模小，人事十分单纯，分类就不心太精细，而公司扩弃人员增加后便须详细划分，分为任用、训练、考核、薪资、升迁、请假、退休、辞职等类。
3、档案的重要性
(1)处理业务的参考
一个机关或公司的档案，可以供业务承办人员在处理业务时作为了解案情及立意遣词的参考或援引；以期在业务处理上不会发生矛盾分歧的现象，回复信件也不致于重复。
(2)可作为法令的依据
一个机关或公司业务的计划与施行，必定要牵涉到许多国家的法令或公司本身的规章或会议的决议，而法令、规章、会议记录，都是公司档案的一种，所以档案可作为法令的依据。
(3)可作为了解机关或公司历史的参考：
介绍一个机关或公司的概况，必须要叙述其沿革，以见其发展的轨迹与成就，而要真切地了解其沿革，唯有参考其档案，以获得正确的资料。
(3)可作为研究时的参考：
一个机关或公司的档案，是研究时最直接最正确的原始资料，撰写公司有关的学术报告或业务报告，必须要运用档案。
此外，一外机关或公司的档案，其中必定有些秘密性，如果档案的管理妥善完美，就通达到保密的功用，否则管理失当，甚至发生丢失档等事情，因而泄漏了公司的秘密，使公司的业务遭遇到重大的障碍或损害。
二、如何为上司与自己管理时间
1、如何提高效率
(1)例行性工作与执行性工作处理程序
如何计划
优先顺序
如何做一个好的高级秘书先来看看初级秘书、中级秘书、高级秘书的主要职责。 一、初级秘书一、 协调上司的工作 主要工作如下: 接听电话、上传下达 使用办公软件，打字制表、制作PPT 使用各类办公用具，例如传真机、复印机、电脑等 使用互联网 管理档案、文件等 接待 其他事务性的简单工作 二、中级秘书 分担上司工作 主要工作如下: 起草公文、文件及其他需要的文字工作
沟通协调各种关系 管理上司工作日程 组织、召集相关的会议 收集相关信息资料等 公司内、外简单事务的处理 语言要求 三、高级秘书 管理、参谋、支持上司工作 主要工作如下 安排管理上司的工作时间 沟通协调各种关系 主持大型商务、文化活动 信息的处理与分析 对公司内外经营、管理事务提供参谋和决策支持。 语言要求 上面说了初级秘书、中级秘书、高级秘书的主要职责，下面来说下如何成为一名出色的高级秘书。
1、如何做好上司的参谋工作？ 把上司的事当成自己的事来处理，把问题提出来成为上司的问题，功劳不应该只是你一个人的。 2、如何安排管理上司的工作时间 要考虑的是如何节约上司的时间，不管是约请人，还是接受人的约请，事先都要把约会的时间等细节问题安排好。 3、如何处理各种关系的沟通和协调工作？ (1)、信息的明确性 (2)、信息接收的效率性 (3)、信息传播 (4)、信息传播渠道多样性 如何主持大型商务、文化活动？ 等等我这里就不一一解释了，有兴趣的朋友可以听听敦平讲师的行政文秘课程高级秘书行政助理综合技能全面提升课程。 以上就是本文的内容，希望对大家有所帮助。https://www.doczj.com/doc/5515618370.html,原创作品，转载请注明出处。
前台,文员,秘书，文秘，助理和行政之间的区别 转在小公司，助理＝前台＝文员＝秘书＝打杂＝茶水生＝繁琐总之，就你一个人，得把事情都做完。 背景：老板是大专文化。出来闯荡多年，经验派。助理我是本科刚毕业，温文尔雅型。 困惑：与老板无法沟通，是的，语言都沟通不了。很恐怖，这就像去到伊拉克没带枪。事情繁琐，责任不明确的情况下，没人搬货，于是与同事有了冲突。老板结论是我不够主动、卖力干活。 有人告诉我是制度问题。有人告诉我受点挫折好。有人告诉我尽力而为。 今天看到一篇文章，他说，打工的心态要象为自己打工，积累的过程。豁然开朗，那么以后多加一份活，搬运工、送货工。得买副手套先。 感慨：挫折后的反省非常深刻。尽力而为有很多种解释。是不要命的做所有的活，还是玩转职场潜规则，能减则减。看多了7788的文章，什么说法都有。最后一句，消极下去就完了，不得不积极。 前台： 工作职责： 1、负责公司前台接待工作。 2、负责公司电话接转、收发传真、文档复印等工作。 3、负责各类办公文档、商务文档、合同协议的录入、排版、打印。
4、日常文书、资料整理及其他一般行政事务。 技能要求： 1、对办公室工作程序熟悉 2、熟练使用Word、Excel等办公软件，会借助互联网查找资料； 3、具有优秀的中英文书写能力、表达能力； 4、具有良好的沟通能力、协调能力，及较强的保密意识； 5、熟练使用各种办公自动化设备； 6、具有良好的适应能力，能在压力下工作。 文员1：（分为好多种，每种要求不同，但基本要求相同，以下为办公室文员） 工作职责： 1、根据办公室领导的要求，完成有关报告、文稿的起草、修改工作。完成打字、复印及传真等工作，及时送交领导或按要求传送给客户。 2、做好日常电话接待工作。完成行政办公会议的书面记录、整理。 3、完成各类文件的收集、整理、立卷、装订、归档等保管工作。 4、根据要求采购日常办公用品，并及时登帐。管理本部的财产帐目（低值易耗品、固定资产）。做好办公室设备管理及维修。 5、做好年度报刊杂志的订阅工作，收发日常报刊杂志及邮件交换。 6、做好办公室每月考勤。做好物品保管工作。 技能要求： 1、教育背景：文秘或管理类相关中专以上学历。
一、请写出企业常用的公文文种？（5分） 企业常用的公文文种：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要 1．条例。条例可用于组织制定规范的工作、活动和行为的规章制度。 2．规定。可作为内部规章制度的名称。用于对特定范围内的工作和事务作出规定，如确立活动规则，提出处理问题的准则与规程，明确有关单位或人员的权利、义务、责任，对其他法律、法规和规章的内容予以补充等。 3．命令。适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。 4．指示。适用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求。 5．决定。适用于对重要事项或者重大行动作出决策和安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 6、决议。用于经会议讨论通过的重要决策事项。 7．意见。用于对重要问题提出见解和处理办法。 8．批复。用于答复下级机关的请示事项。 9．通报。用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。实践中常用于：总结推广先进典型的经验；褒扬先进模范事迹；总结并要求借鉴吸取具有较普遍借鉴意义的各种教训；批评具有一定典型性的错误思想、错误观念、错误做法、错误行为；告知性质重要、涉及面较宽的事物的动态、动向。 10．通知。适用于批转有关下级机关的公文；转发上级机关和不相隶属机关的公文波布规范性公文；传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者共同执行的事项；任免人员。11．公告。用于地位较高、影响较大的机关向国内外公开宣布重要事项或法定事项。12．公报。用于公开发布重要决定或者重大事件。其具体适用范围与公告基本相同。13．通告、用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。 14．请示。用于向上级机关请求指示或批准。实践中主要用于：请求上级明确有关方针、政策或要求；请求上级指示处置重大问题或因无原则规定难以处理的问题的原则与方法；请求上级允许根据具体情况变通处理有关问题；请求上级协调与有关方面的复杂矛盾关系；请求上级分配任务、布置工作；请求上级核准编制、经费；请求上级审批工作计划和其他方案；请求上级任免有关干部；请求上级审定有关项目；请求上级审查批准本矾关制定的共需由上级机关审批后方能生效的重要规范性公文；请求上级批准按规定必须履行审批程序的其他事项等。 15．报告。用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问。实践中常具体用于：向上级反映工作的进展情况；反映工作中出现的有关情况、动向或问题；汇报有关政策法令或指示的执行情况和有关任务的完成情况；提出纠正有关偏向的具体意见和建议；提出转发公文的建议；答复上级的询问；检讨工作中的错误；依照报告制度的规定汇报各方面的综合情况及工作计划；将有关事项或公文报送上级机关备案等。 16．函。用于部门之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。 17.会议纪要。用于记载和传达会议情况与议定事项。 二、就你的理解行政工作应包括哪些内容？如何才能做好这项工作？（15分） 都说管过行政的人做老板时有资本，从此话可以看出行政工作的重要性与全面性，行政工作贯穿整个企业的运作。 行政部门的特点是服务，它不同于生产，凡非生产性质以外的所有事务都应该属于行政后勤性质，包括：宿舍管理、员工劳保与福利、饭堂管理、环境卫生、车辆管理、海关事务、保
行政助理工作心得体会范文5篇 行政助理工作心得体会范文一 7月11日，我正式走进了__有限公司，开始了自己人生中很重 要的一份工作，心里很感激公司给我这个工作的机会，以前自己总 认为我所做的对得起自己拿的这份工资就够了，因为公司不只是我 一个人，虽然我也会努力的工作但是心里更多的是因为想得到领导 的肯定。但是现在，公司教给我的是：我在公司所做的一切工作、 所学的所有知识实际上是在为自己以后要走的路添砖加瓦，向周围 的同事学习他们的长处，弥补自己的短处，三人行必有我师焉，择 其善者而从之，其不善者而改之，能更加提高自己，从而让自己做 的更好。从词汇份工作到现在，期间有过挫折有过烦恼，但是更多 的是欢乐以及汲取知识后的满足感，虽然工作中还存在这样那样的 不足之处，但应该说这段时间付出了不少，也收获了很多，也逐渐 感觉自己成长了、成熟了。 我不敢说自己的工作已经做得很好，以后一个错误都不会有，但我认为：前面的路，不管是一马平川还是艰难险阻，只要顽强地走 过去，就会获得宝贵的经验。在这份工作里，很重要的是要做好跟 同事之间的协调、沟通，特别是我们需要不时的去个个案场跟同事 们协调工作，跟同事们之间的沟通以及相处的氛围就需要自己细心 的去体会，要经常和案场的同事们做沟通，了解他们的想法，有问 题及时向专职部门汇报，及时调整大家的心态，解决好问题，这样 我们的案场才会和谐健康的发展下去，拥有最好的团队精神，成为 房产界的一匹黑马。诚然在调整好案场人员心态的同事也要调整好 自己的心态，凡事争取再耐心一点、再认真一点、再周到一点，满 怀的热情投入到每天的工作当中。这以后的时间里，我将严格要求 自己，遇事多向前辈们请教，努力让自己成为一名合格的行政助理，为公司尽绵薄之力。在公司这段时间加上与同事们一段时间的相处，意识到敬业程度是一个公司的员工很值得注重的问题，比如说，一 个员工他敬业了，喜欢自己的工作了，就不会有绝对的上班时间自
秘书工作规范 秘书的位置较重要，可以称之为领导的左膀右臂，是本部门的内管家。日常工作临时性的事情多，综合性强，职能繁杂，所以秘书们应增强对工作的责任感、紧迫感，提高工作的自觉性和主动性，面对新的问题、新的情况时，要勇于思考与探索，才能不断开拓新局面。在工作中领导、同事或从打交道的这些人身上学习到他们的工作思路、工作方法、工作经验以及工作作风，这对提高自己的组织能力、公关技巧、分析判断能力都有好的帮助，对人生阅历的增长和能力的培养都是一次难得的锻炼机遇，同时还会获得多个方面的知识和实践经验，可以全面提高自身素质。下面是秘书人员规范操作： 一、接待礼仪 1、接待来宾、顾客、客户时，应微笑招呼、起立接待，不得有任何轻视、 怠慢及任何不文明、不礼貌的语言、表情和行为。 2、工作时间与来宾、客户交谈必须用普通话（来宾、顾客、客户先使用方 言则可用方言）。 3、一般情况下与来宾、客户交谈，需将其礼貌引入接待室，倒茶接待。 4、交接物品，一般双手递送，以“请”字当先，物品尖锐端应面向自己。 送茶水至客人位置前的茶几或桌上后，应略欠身，做“请”的手势。 5、递送或接受名片时，应面带微笑，态度恭敬，接受名片时忌不看一眼即 收起来。 6、与来宾、客户洽谈时，应态度坦诚、注意倾听，与对方平等交谈，忌态 度傲慢。 7、与客人交谈眼睛要平视对方，不可左顾右盼，上下打量。 8、与客人谈话的声音以对方能听清楚为限。语调平稳，速度适中，表达简 洁清晰。客人说话时一般不要插话。谈话内容不能涉及隐私和机密。 9、一般不以“不”字回答顾客，应以积极的态度帮助顾客解决问题。 二、接线礼仪 1、电话铃响三声前应予接听，接听电话须用普通话：“您好，通程商业公司”
暨南大学高级文秘专业介绍 2013年博士研究生招生专业目录 0501J1高级秘书与行政助理学 01高级秘书与行政助理学 林如鹏* 甘于恩邵宜* 初试科目：①1001英语或1002日语②2042秘书学理论比较研究③3058行政与机关事务管理学 复试科目：秘书学与机关事务管理学 同等学力加试：①语言学基础知识②中国文学史 2013年暨南大学硕士研究生招生专业目录 0501J1高级秘书与行政助理学 10 01高级秘书与行政助理学 闫华甘于恩、莫嘉丽胡伟、赵春利 初试科目：①101思想政治理论②201英语一③715秘书学和行政管理④832现代汉语和公文写作 复试科目：秘书学与机关事务管理学 同等学力加试：①语言学基础知识②中国文学史 2013年暨南大学中国语言文学学科 “秘书学与行政管理”考试大纲 Ⅰ.考查目标 中文学科和管理学的基本概念、知识、原理和相关文种知识、秘书人物，要求考生比较系统地掌握本科阶段所学的内容及秘书学管理学方面的知识，具有分析和解决问题的能力。 Ⅱ.考查范围 本课程主要考查本科阶段所学的《现代汉语》、《秘书学》、《行政管理》、《公文写作》（或《应用文写作》）《现当代文学》、《中国古代文学》等六门课程的基础知识，重点在与秘书学和行政管理相关的历史、典章、典故、文种、人物、事件、案例等，既检验考生的历史文化和语言文学知识，也考察考生的理论水平和分析解决问题的能力。 Ⅲ.考试形式和试卷结构 一、试卷总分数及考试时间 本试卷满分为150分，考试时间为180分钟 二、答题方式 答题方式为闭卷、笔试 三、试卷内容结构 秘书学知识及能力（60%） 行政管理知识及能力（40%） 四、试卷题型结构 （一）名词解释（共6小题，每小题5分，共30分
关于高级秘书助理和行政人员技能提高训练营 的培训 1、同样的工作机遇，同样的发展平台，为什么有的人能在很短的时间里平步青云，成为领导的得力助手， 成为企业不轻易被取代的人，而有的的人付出不少，却不能被领导认可 2、想成为领导的得力助手，却不知道如何才能做得优秀 3、看着领导每日的繁忙，想辅助他做更多的工作，却不知从何下手 4、面对领导，不知道自己在领导心目中的价值是多少 5、领导交办的工作，努力去做了，但为什么结果与领导的要求差距甚远，领导不满意呢 6、工作中总是被动，想主动却缺乏清晰的努力方向对后勤工作缺乏基本的理论支持 7、辅助领导的工作，很多时候不知道如何去行使权利;碰到难缠的下属，不知道如何奠定自己的领导地位 领导催办的工作，对方总是拖延，自己却无力解决 8、与领导工作中积累的各种社会资源，却不知道如何去利用如何把握和领导的距离，心中没底 9、对公司的潜规则，不知该如何应对
10、对领导交办的文书工作，却不知如何把握其权重 11、礼仪看似微不足道，如何认知其重要性 12、在所从事的工作中总是被动行事，如何才能主动掌握工作节奏 13、想努力提升工作的效益，但却不知从何处下手 14、不明确自己未来职业发展方向是什么 诸如以上的问题，都是每个秘书/行政管理者在工作中感到困惑的，如何把握正确方向从而迅速提升自身职业素养，成为行政官者亟待解决的问题。 如何全方位打造五星级秘书 / 行政助理，从优秀到卓越，通过学习我们能找到结果。 ------------------------------------------------------------- 课程背景 在现代企业面临的竞争日益激烈的今天，企业对行政管理水平要求也越来越高，同时对行政管理人员的专业素质也提出更高的要求，行政管理人员 没有受过系统的专业知识和技能的训练，仅凭自我认知是无法站在全局的视野做好行政管理工作的;很多时候想为领导做得更多，却总是被动地顾
参加文秘培训班心得体会 篇一：文秘培训心得体会 党政机关秘书培训班心得体会任何一个单位的办公室担负着本单位的信息调研、督促检查、综合协调和日常工作运转 的职能。通过这次培训，使我跟进一步的认识到办公室工作的重要性，办公室这个中枢机构 工作的好坏，直接影响着领导的决策和各项工作的顺利进行。同时，作为机关办公室的文秘 工作人员综合素质的高低，也直接反映着一个单位的形象和门面，这就要求文秘工作人员不 仅要有较强的政治敏锐性和鉴别力，还要有较高的文字表达能力、严谨的工作作风和综合协 调能力，在机关工作人员和群众中有一定的威信。总括起来有以下几点体会： 一、办公室工作人员工作必须严谨，要认清自己和领导的关系，在办公室的作用和职能， 作为办公室文秘人员，在日常工作中，应该忠诚服务、牢记宗旨，把握特征，特别要做到说 实话、办事实，应认清自己和领导的关系，认清自己在办公室的作用和职能。 （一）文秘人员是领导的口、眼、脑、手、足的延伸。
“不是领导贴近领导，不在其位当 谋其政；谋而不断，督而不办；没有权利但附着权力。”从这段话上，我们不难看出文秘工作 的基本特征。这就是说作为办公室的工作人员，作为领导的参谋和助手，平常和领导贴的最 近，做任何事、说任何话都要站在领导的角度和全局的高度去思考问题，要做到眼里有活， 脑里装事，多动手勤跑腿；要做到贴近领导边，埋头作奉献；参谋不决断，服务不添乱；行动守规矩，三办要规范；切莫先得月，淡薄 名利圈。要做到做人踏实，做事踏实，实事求是。 （二）新时期秘书工作要努力把实现“四个转变”与灵活性结合起来。在工作中，一是 要努力从单纯的收发向搜集信息化转变；二是要从单纯的办文、办会、办事向参谋、助手转 变；三是要从单纯凭经验办事向科学化管理转变；四是要从被动服务向主动服务转变，做到 会说、会写、会办，并力求优质高效。(“会说”就是汇报情况，概括问题一说清楚、二说简 练、三说得体、四说深入、五说艺术。“会写”就是要会写办公室常用的文种，还会写文书、 应用文、计划总结，调查报告、领导讲话等，还要准确、
秘书及行政人员职业技能
1.在行政工作中没有受到过系统训练，无法从战略性全方位角度认知行政管理工作 2.不知如何把握上级的意图，完成任务 3.感觉工作中总是被动行事，不能主动掌握工作节奏 4.行使对外界社会的管理职能时没有感觉到有很多事物的“黑洞”要提防 5.想给公司节省费用，但却不知从何处下手，如何节省 6.对行政工作的各项标准不清楚 7.在公司的职位地位不理想，与各部门沟通不顺畅 8.要干的事情太多，社会资源也有很多，但不知如何利用社会资源 9.对于如何管理公司的系统性整体行政事务心中没底 10.想系统学习，提高行政管理技能，但没有合适的传授经验课程，空有理论知识 ●课程背景 随着企业管理水平的要求不断提升，对行政管理人员的专业素质要求越来越高。经常听到一些企业高层抱怨手下的行政管理者还只是一个“高级勤杂工”的角色，经常埋头处理一些琐碎的事务，但从没有系统地全方位处理行政管理工作；同时也有不少的行政管理人士感慨，自己整体忙得天昏地暗，却不但得不到老板、同事的肯定及认同，还常常因夹在管理层及基层而被投诉、抱怨，不知道该如何有效率地处理行政事务，而且感觉也没有专门的培训来增加自己相应的专业技能。 为了使行政管理人员有机会快速地全方位提升专业水平，特地开发了这个工作坊，相信各位在职行政管理工作的人士有一个全方位的认知，并从多个角度提升自己的专业水平。
●课程收益 ★提高基行政工作能力，逐步成为合格的企业管理层 ★掌握行政管理中的各种技巧，提升行政风险管理技能★运用专业的测评工具，了解自己的行为风格并掌握针对性的改善方法 ★学会快速判断其它人行为风格并与之有效沟通的技巧，提升办事效率 ●讲师简介林恩女士 职业培训师，拥有十年职业培训实务经验，曾任跨国集团中国区的中方培训经理、国内某电子5 强企业和世界500强之一的汽车制造企业的人力资源高 级经理，曾先后为顺德美涂士、熊猫电子、中国电信、中国网通、中国联通、苏州绕城高速公路有限公司、宗申产业集团、广东巨轮模具股份有限公司等几十家企业做过咨询和内训。 所授课程：以绩效为导向的考核制度、TTT讲师培训、人力资源管理策略、高级秘书/助理和行政人员技能发展、商务文书写作、非人力资源主管和人力资源培训、高绩效主管训练、员工教育培训与发展计划、员工招募、面谈与甄选技巧、薪酬福利与奖金管理等。 参加过林老师授课的学员来自于：广东雅倩化妆品、中信度假村酒店、顺德顺威电器、中国网通、中国联通、铁道第三勘察设计院、贵州天能电力高科技有限公司、诺基亚、东风日产乘用车公司、康大集团、可口可乐、霍尼
高级行政文秘工作的自我评价 高级行政文秘工作的自我评价 本人于2007年进入政法学校文法学院任职行政秘书，距今已经有两年的时间里，我在院领导、部门领导及同事们的关心与帮助下，在自己坚持不懈的努力下圆满的完成了各项工作，下面就是我这段时间的自我评价。 首先我在工作方面有自己的原则，努力工作，完成任务是我作为秘书最基本的任务。协助办公室主任做好了各类公文的登记、上报、下发等工作;做好了各类信件的收发工作，为了不耽误学院、大家的工作，不怕辛苦每天按时取信取报，把公函，便函及时分发到部门及个人;协助好办公室主任做好学院的财务工作;做好公章的管理工作。 公章使用做好详细登记，严格执行学院公章管理规定，不滥用公章，不做违法的事情;做好办公用品的管理工作。做好办公用品领用登记，按需所发，做到不浪费，按时清点，以便能及时补充办公用品，满足大家工作的.需要。
工作态度和勤奋敬业方面。热爱自己的本职工作，能够正确认真的对待每一项工作，工作投入，热心为大家服务，认真遵守劳动纪律，保证按时出勤，出勤率高，全年没有请假现象，有效利用工作时间，坚守岗位，需要加班完成工作按时加班加点，保证工作能按时完成。 思想政治上:我要求上进，一直以乐于助人为已任，多次参加青年志愿者活动。爱岗敬业，具有强烈的责任感和事业心，积极主动认真的学习专业知识，工作态度端正，认真负责。 工作质量成绩、效益和贡献。在开展工作之前做好个人工作计划，有主次的先后及时的完成各项工作，达到预期的效果，保质保量的完成工作，工作效率高，同时在工作中学习了很多东西，也锻炼了自己，经过不懈的努力，使工作水平有了长足的进步，开创了工作的新局面，为学院及部门工作做出了应有的贡献。 这段时间里，我也发现了我的不足之处，比如在思路上还是不够开阔，有时候过于追求任务，而忽略了其他几个方面，我相信在以后的工作中我会努力，活跃思路，把今后的工作完成的更加完美。
秘书和助理的区别 秘书和助理区别介绍严格讲，“秘书是一个职业，而“助理不是。 助理只是一个岗位的名称。 助理可以有很多，董事长的助理、总裁的助理、主管的助理，甚至一个工程师的助理……等等。 它是一个岗位，但是做的事情可能完全不同。 你助理企业的董事长，与助理一个药剂师能一样吗?无论企事业单位，乃至国家机关，都有助理这个岗位。 它目前还不能成为一个学科性的职业。 没有专门的“助理学科，没办法，因为不一样。 “秘书是一个学科型的职业。 大学有专业课程，就业市场有专门的职业分类。 除了以上的区分方法，还有其他区分。 秘书更多是文职性的，而助理可能是全能的，什么任务都要承担。 秘书侧重于文案和策划，助理侧重于身体力行的行动。 第三个，秘书带有广泛的共性。 就是不同单位，不同岗位的秘书，他们的工作有很多相似、相同的地方。 这是由学科共性和依据的。 但是，助理不一样，它有特殊性、具体性。 不同的助理做的工作大相径庭。
郎平教练的助理与房地产老总的助理，他们根本做不同的事情。 秘书工作职责【(一)秘书的职能】1、辅助决策(1)辅助决策的含义：在决策过程中，在知识(包括理论)、能力(包括技术)、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。 (2)辅助决策的特征：体现在以下几个方面：辅助内容的综合性辅助时间的经常性辅助环节的全过程性(3)辅助决策的原则超前原则定位原则信息原则谏诤原则(4)辅助决策的过程协助领导确定目标协助领导设计方案协助领导评优选优协助领导实施反馈2、协调关系(1)协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。 (2)协调关系的特征从属性广泛性间接性(3)协调关系的原则政策指导客观公正平等协商注重整体灵活适度(4)协调关系的过程摸清情况找出症结恰当协调督促落实检查反馈3、处理信息(1)处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。 信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。 (2)处理信息的原则及时性原则保真性原则适用性原则预测性原则 (3)处理信息的内容历史信息上级信息内部信息公众信息社会信息(4) 处理信息的过程信息的收集信息的加工信息的传递信息的反馈信息的储存4、办理事务(1)办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的
如何成为上司的得力助手 一、秘书概述 1、英文字典的定义 依The Random House Dictionary of the English Language中对于秘书的定义为：1) a person, usually and official, who is in charge of the records,correspondence, minutes of meetings, and related affairs of an organization, company, association, etc. 2) a person employed to handle correspondence and do routine work in a business office, usually involving taking dictation, typing, filling, and the like. 2、秘书的角色 一般而言，秘书的角色定位应是辅佐的功能。帮助主管处理一切里里外外的业务成了秘书的职责。一般公司或机构，因为传统背景的关系，秘书的职务并不是那么确定，秘书除了本身主管外，和其他部门业务人员的关系也非常密切和重要，形成纵横交错而复杂的人际关系，因此其工作范围是秘书，又是一般的职员，工作领域无法正确的予以划分。因此，渐渐地，现代的工商秘书，已演变成名副其实的“业务秘书”或“公关秘书”了。 3、秘书工作的性质 秘书的工作，主要为协助主管执行工作细节。想想大公司的董事长或机关的主管，如果每天早上自己要打开信件，打字回信、存档处理、接听电话等工作，那么，他们将没有 1 / 59
高级秘书、行政助理综合技能全面提升 课程背景 你在公司是领导“身边”的人，看起来似乎冠冕堂皇，却不明确自己未来职业发展方 向是什么？想成为领导的得力助手，却不知道如何才能做得优秀？看着领导每日的繁忙，想辅助他做更多的工作，却不知从何下手？面对领导，不知道自己在领导心目中的价值是多少？领导交办的工作，工作标准不明确？工作中总是被动，想主动却缺乏清晰的努力方向？对后勤工作缺乏基本的理论支持？辅助领导的工作，很多时候不知道如何去行使权利；碰到“难缠”的下属，不知道如何奠定自己的“领导”地位？领导催办的工作，对方总是 拖延，自己却无力解决？与领导工作中积累的各种社会资源，却不知道如何去利用？如何把握和领导的距离，心中没底？对公司的“潜”规则，不知该如何应对？对领导交办的文 书工作，却不知如何把握其权重？ 诸如以上的问题，都是每个行政管理者在工作中感到困惑的，如何把握正确方向从而迅速提升自身职业素养，成了行政管理者亟待解决的问题。 在现代企业面临的竞争日益激烈的今天，企业对行政管理水平要求也越来越高，同时对行政管理人员的专业素质也提出更高的要求，行政管理人员没有受过系统的专业知识和技能的训练，仅凭自我认知是无法站在全局的视野做好行政管理工作的；很多时候想为领导做得更多，却总是被动地顾此失彼完成一些事务性的工作，很难“想领导所想，急领导 所急”，成为领导不可或缺的得力助手；经常听到公司领导下属抱怨行政管理工作不到位，而从事行政管理工作的人士，整天忙得晕头转向，却只有苦劳没有功劳，不知如何让行政管理工作变得更有效率，更好地体现自己的职业价值；想快速提升自身的行政管理能力，又苦于没有专项的培训课程；为此，我们特别为存在上述行政管理工作困扰的人士量身定做了本次课程，通过三天的集中训练，全方位提升行政管理工作的认知水平，快速提升行政管理工的各项能力； ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 课程收益 → 明确各级行政管理人员的职业发展方向 → 学会编写自己的岗位说明，（提供模板） → 明确行政管理工作必须掌握的各种专业知识， → 提升高效沟通技巧，提高关系协调能力 → 了解不同性格的沟通方式，提升办事效率 → 学会奠定非领导的“领导“地位 → 运用流程化管理技能提升行政管理工作水平 → 有效利用时间管理的工具，提高自身工作效率 → 规范文档管理为企业运营发挥重要作用 → 提升的商务公文写作技巧，提高驾驭文字的能力 → 学习掌握会议的组织策划和高效主持会议技巧 → 了解商务接待活动中各项礼仪，体现企业良好形象 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
《行政助理的工作内容》 行政助理的工作资料（一）： 行政部经理助理岗位职责 职位名称：行政助理 所属部门：行政部 直属上级：行政经理 行政助理主要是协助行政经理开展工作。行政助理的工作资料以公司运营保障为主，工作资料较多元化，但较基础。 1、协助行政部经理完成公司行政事务工作及部门内部日常事务工作 2、协助审核、修订公司各项管理规章制度，进行日常行政工作的组织与管理 3、各项规章制度监督与执行 4、参与公司绩效管理、考勤等工作 5、奖惩办法的执行 6、协助行政部经理进行内务、安全管理，为其他部门带给及时有效的行政服务 7、会务安排：做好会前准备、会议记录和会后资料整理工作 8、负责公司快件及传真的收发及传递 9、参与公司行政、采购事务管理 10、负责公司各部门办公用品的领用和分发工作 11、做好材料收集、档案管理、文书起草、公文制定、文件收发等工作 12、对外相关部门联络接待，对内接待来访、接听来电、解答咨询及传递信息工作 13、协助办理面试接待、会议、培训、公司群众活动组织与安排，节假日慰问等
14、协助行政部经理做好公司各部门之间的协调工作 行政助理的工作资料（二）： (一)工作岗位职责 1、负责处理办公室日常事务; 2、负责整理和归档办公室文件; 3、协助统计办公室行政费用及其他数据的收集; (二)工作岗位要求 1、形象气质佳，普通话标准，声音甜美，具亲和力，做事认真仔细 2、娴熟的处理各类办公事务的潜力及良好的沟通、组织、协调潜力 3、熟练使用各种办公软件，熟练运用五笔，打字速度快; 行政助理的工作资料（三）： 1、负责公司各类电脑文档的编号、打印、排版和归档； 2、报表的收编以及整理，以便更好的贯彻和落实工作； 3、协调会议室预定，合理安排会议室的使用； 4、协助保洁员完成公共办公区、会议室环境的日常维护工作，确保办公区的整洁有序； 5、完成部门经理交代的其它工作。 行政助理的工作资料（四）： 行政工作包括行政事务管理、办公事务管理、人力资源管理、财产会计管理四个方面;狭义上指以行政部为主，负责行政事务和办公事务。 小公司的话，不会划分得那么明确，有点类似于后勤管理。 1、会议、活动组织：负责公司企业文化建设，包括公司内、外部各类公关、宣传、演示、文体等活动的组织、宣传、安排工作;负责公司各类会议的组织、安排、服务工作。
高级文秘与行政管理电子简历 高级文秘与行政管理电子简历模板 大多数都是通过文字的方式来写出的，而由文字所写的个人简历，基本要求就是语句通顺不能过于口语化。更重要的是，个人简历上的语言描述要有逻辑性。 个人信息 性别：女 民族：汉族年龄： 39 婚姻状况：已婚专业名称：高级文秘与行政管理 主修专业：文科类政治面貌：群众 毕业院校：福建农林大学毕业时间： 1999年9 月 最高学历：大专电脑水平：精通
工作经验：十年以上身高： 160 cm 体重：50公斤 现所在地：新罗区户籍：新罗区 求职意向 期望从事职业：行政人事文秘金融方面期望薪水：面议 期望工作地区：新罗区期望工作性质：全职 最快到岗时间：随时到岗需提供住房：不需要 教育/培训 教育背景： 学校名称：福建农林大学 ( 1996年9月 - 1999年7月 ) 专业名称：高级文秘与行政管理学历：大专 培训经历：
培训机构：专业机构 ( xx年1月 - xx年1月 ) 课程名称：会计、档案管理证书： 课程描述：持会计从业资格证及档案管理员证 工作经验 公司名称：某私营企业 ( xx年1月 - xx年8月 ) 所属行业：贸易·商务·进出口公司性质： 职位名称：主任 工作描述： 1.具十余年集团企业工作经验。行政人事工作积累较丰富的实践和管理经验。 2.熟悉劳动人事方面的法律法规，任职其间没有发生劳动争议事件，能妥善将各类纠纷消灭在萌芽状态，具良好的语言表达能力、文字书写能力;熟悉并自如运用办公软件及相关的人事管理软件。
3.根据公司经营指标配合财务中心进行部门年度人员编制核定、用工费用预算;熟悉人员招聘，擅长利用各种渠道招聘适合公司的`人才;结合部门需求对新进、在岗人员的培训、考核;负责公司人事档案管理;按公司规定核定各部门人员考勤、绩效考核方案制定及执行、薪资福利(补贴)的造册及发放、五险一金办理等人事工作。 4.负责公司各项规章制度的推行。对会议议定事项的执行与跟踪。公司证照办理与年检等综合性事务。 5.领导交办的其他事项。 公司名称：某事业单位 ( 1999年12月 - xx年12月 ) 所属行业：政府·非营利机构公司性质：事业单位 职位名称：文秘 工作描述： 1、协助领导搞好各部门之间的综合协调，落实单位规章制度，沟通内外联系，保证上情下达和下情上报，负责对会议文件决定的事项进行催办，查办和落实，负责公文写作(对内、外公文写作、简报等);
行政助理和秘书的区别 行政助理是负责管理、组织、计划和保存公司员工的信息，与秘书的工作职责有什么区别呢?下面小编给大家介绍关于行政助理和秘书的区别，希望对您有所帮助。 行政助理和秘书区别如下行政助理就是做行政方面的事物，它是为人力资源的分支，主要是协助行政经理完成公司行政事务管理，再则参与公司绩效管理、考勤等工作，其次是参与公司行政、采购事务管理。 秘书是政党之内的要职，最高者称为，写字楼及商业机构内的文员职位，专长是速记、打字、安排日程、会议、订机票、订酒店等，香港决策局的最高级公务员职位。 行政助理介绍行政助理需要在各种公司行政事务方面帮助和服务于公司员工，例如负责考勤管理、人事任免、制度制定落实、各项领导交代的任务等行政工作。以及联系各种培训事宜、联系和管理公司交通班车服务、食堂餐饮服务管理、与外部物业管理联络、联系和协调各种集体活动例如集体外出旅游、受训、公司运动会、年会、晚会等。还包括购买和管理办公室文具供应、办公设施的管理等。 1、协助公司领导进行公司日常公司行政管理工作; 2、协助公司行政经理完成公司行政事务管理; 3、参与公司绩效管理、考勤等工作; 4、负责办公室档案管理工作;
5、参与公司行政、采购事务管理. 6、负责起草和完善公司管理制度，并监督执行; 7、负责分析公司管理中的问题并提出解决建议; 8、负责公司各部门之间的沟通和协调; 9、负责公司各种证照的登记、年检、变更、保管和公章的保管; 10、负责办理公司办公设备、办公用品的购买，分发等公司行政事务; 11、负责作好公司开展各项活动的后勤支援工作; 12、在各种公司行政事务方面帮助和服务于公司员工; 13、负责招聘面试的发布、审查，招聘人员的考核、录用; 14、制定合理、有效的绩效评估制度; 15、制定公司的培训体系，并组织实施; 16、依据《劳动法》及相关法律法规，并参考同行业之水平，制定合理的、有竞争性的薪酬制度; 17、负责建立、健全人事档案;并保持档案的有效性和真实性，并负责人事考核、考查工作; 18、领导交办的其他工作。 秘书介绍秘书岗位是与领导岗位相伴生的，有了领导才有秘书的存在。秘书与领导的关系是一种有别于同事关系的特殊关系。秘书(Secretary)可以指：1、政党之内的要职，最高者称为。2、写字楼及商业机构内的文员职位，专长是速记、打字、安排日程、会议、订机票、订酒店等。3、香港决策局的最高级公务员职位。美国联邦
高级秘书的七大过人之处 谈起高级秘书比一般秘书高在哪里，康柏（中国）投资有限公司大中国区执行秘书常郁青有着不少的感触。她给出了高级秘书的七大“高”人之处。 第一高：综合素质要求更高 每天下来挺忙碌的，但想起来可能都是一些平凡的小事。当老板和政府官员有一些重大会议和活动之前通常很繁忙。平时还会起草一些财务或者人事方面的报告，帮助老板做一些决定。高级秘书是工作在老板身边最近的人，老板出差不方便看邮件时，他们要处理一些文件，有些需要马上替他去批复。所以和一般秘书相比，高级秘书除了能够讲一口流利的英语，熟练的使用计算机和拟写各种文件等硬件之外，它更应该具备良好的沟通、组织、协调、一定的决策能力以及解决问题的能力。 第二高：责权更重 高级秘书和助理的界限很难划分，助理给予老板业务方面的建议会更多，而高级秘书与一般的秘书有不同之处在于：高级秘书与领导层的沟通和联络会更多。向老板汇报工作的一些管理层人员以及部门秘书都会通过我找到老板，我承担着他们之间沟通的责任。 责任大，犯错误的机会也多，一旦犯了就不会是小错误。当我发现别的部门秘书有一些错误时，我有责任和权利去指出，避免错误的发生，而指出的时候要注意方式，这是我做高级秘书后感觉最深的一点。 第三高：薪水更高 在it行业里，与其他部门的管理人员来说，高级秘书的薪水可能不是很高，但与普通秘书相比，高级秘书的薪水还是相当可观的。至于到底月薪多少，常秘书不愿意透露，但是据她自己在同行业的了解，她说高级秘书普遍月薪不会低于8000元。 第四高：说服能力要更强
我不是那种让人一看就感觉很强的人，这也许是我的一个优势，就是有亲和力。而做到这个职位，一味地笑是远远不够的，有自己的想法很重要。 老板也是可以被说服的，只是这需要一个过程。普通秘书根本和老板说不上话，因而也就不具备去说服老板的基本条件；而高级秘书的地位比较的特殊，老板交给我的任务，在我觉得应该建议或者提示他的地方，就会指出来。其实这点是很不容易做到，主要是要讲究方式，大多数的时候我会采取一种委婉的语气，建议他“这样是不是会更好”，这样让他有一个从考虑到最后接纳的过程。不论如何，在工作中老板和我毕竟是上下属的关系。相关阅读：独立、亲和、真实，受用无限 第五高：发展愿望更高 做到高级秘书这个地位在年龄是有一个底线的，应该在27岁左右，因为这需要一个经验的累积，不可能刚一毕业的学生就会做到这样一个职位。而接下来的情况就与国内外的文化差异有关。在国外有很多高层的秘书都是妈妈级的，就像一个长辈一样把所有的事情搞定；而在国内的环境下，这种情况是很少见的，在大部分人心中做秘书还是年轻的好一些，秘书们心中也会认为30多岁有经验也年轻的秘书会比40多岁的更有竞争力。在国内做了5年、XX年或者更长时间的高级秘书，大多会考虑这种来自社会的压力，希望换一个行业，通常会选择从事行政、人力资源以及某地场方面的工作。 正规的公司都有个人的发展计划，我特别喜欢做人力资源的工作，在来康柏之前就有这种想法，我在和老板沟通时会把这种想法告诉他。高级秘书或者通过老板实现愿望，或者被猎头猎到其他公司去做其他行业。相对来说，后一种机会会比较小。更多的秘书会选择一种稳妥的方式，先在公司的内部协调一个位置，然后熟悉一段时间，在公司有一个稳定的发展或者是再被猎头公司挖到其他的地方，绝大多数人应该是这种状态。 第六高：道德水平要求更高 高级秘书会接触到公司的一些财务等方面的重要的文件，因而保密是对老板的承诺和责任。取得老板的信任是很不容易的，建立信任需要磨合期。如果那天老板和我说的事情没多久整个公司的工作人员就都知道了，那么老板不可能再信任我，和他保持在一条战线上，做好手头老板交给的每一件小事，经常和他沟通，长久如此，他就会觉得你比较
前台： 工作职责： 、负责公司前台接待工作。 、负责公司电话接转、收发传真、文档复印等工作。 、负责各类办公文档、商务文档、合同协议的录入、排版、打印。 、日常文书、资料整理及其他一般行政事务。 技能要求： 、对办公室工作程序熟悉 、熟练使用、等办公软件，会借助互联网查找资料； 、具有优秀的中英文书写能力、表达能力； 、具有良好的沟通能力、协调能力，及较强的保密意识； 、熟练使用各种办公自动化设备； 、具有良好的适应能力，能在压力下工作。 文员：（分为好多种，每种要求不同，但基本要求相同，以下为办公室文员） 工作职责： 、根据办公室领导的要求，完成有关报告、文稿的起草、修改工作。完成打字、复印及传真等工作，及时送交领导或按要求传送给客户。 、做好日常电话接待工作。完成行政办公会议的书面记录、整理。 、完成各类文件的收集、整理、立卷、装订、归档等保管工作。 、根据要求采购日常办公用品，并及时登帐。管理本部的财产帐目（低值易耗品、固定资产）。做好办公室设备管理及维修。 、做好年度报刊杂志的订阅工作，收发日常报刊杂志及邮件交换。 、做好办公室每月考勤。做好物品保管工作。 技能要求： 、教育背景：文秘或管理类相关中专以上学历。 、经验：从事二年以上企业文员工作经验。 、技能技巧：熟悉办公室行政管理知识；熟悉办公软件。 、工作仔细认真、责任心强、为人正直、敢干坚持原则； 、有较强的沟通协调能力。有良好的纪律性、团队协助作以及服务创新精神。 、年龄在岁左右 文员：（工程文员） 工作职责： 、处理来函文件，登记、归档、统计资料、打印、复印函件资料。 、编制每月办公用品，做好领用发放工作。、办理工作餐卡、药费报销及其它日用品的发放工作。 、协助编制部门工资、奖金发放表格。协助做好工程部月材料、资金消耗表，水电、煤月度能耗表。 、保证工程部办公室的清洁卫生和接传电话。 、负责登记员工考勤表。 、协助工程部对所有图纸、技术资料、图书进行分类，编号、建卡、存档、建帐和保持资料的完整性。 、完成部门安排的其他工作任务。 技能要求： 、高中以上文化程度，有一定工作能力。
2016年暨南大学中国语言文学学科 “秘书学与行政管理”考试大纲 Ⅰ.考查目标 中文学科和管理学的基本概念、知识、原理和相关文种知识、秘书人物，要求考生比较系统地掌握本科阶段所学的内容及秘书学管理学方面的知识，具有分析和解决问题的能力。 Ⅱ.考查范围 本课程主要考查本科阶段所学的《现代汉语》、《秘书学》、《行政管理》、《公文写作》（或《应用文写作》）《现当代文学》、《中国古代文学》等六门课程的基础知识，重点在与秘书学和行政管理相关的历史、典章、典故、文种、人物、事件、案例等，既检验考生的历史文化和语言文学知识，也考察考生的理论水平和分析解决问题的能力。 Ⅲ.考试形式和试卷结构 一、试卷总分数及考试时间 本试卷满分为150分，考试时间为180分钟 二、答题方式 答题方式为闭卷、笔试 三、试卷内容结构 秘书学知识及能力（60%） 行政管理知识及能力（40%） 四、试卷题型结构 （一）名词解释（共6小题，每小题5分，共30分 （二）简答（3小题选作2题，每小题25分，共50分，多选不给分） （三）论述（3小题选作2题，每小题35分，共70分，多选不给分）
Ⅳ.试题示例 一、名词解释（每小题5分，共30分） 1.中书令 2.兰台 3.辅助决策 4.主题词 5.批转 6.IAAP 二、简答题（3小题选作2题，每题25分，共50分，多选不给分） 例题：李密的《陈情表》是一篇什么样的文章？怎样理解这篇文章的主旨？作者用什么样的表达手法，以达到什么的目的？ 三、论述题（3小题选作2题，每题35分，共70分，多选不给分） 例题：看过《杜拉拉升职记》吗？请根据这部作品和你所了解的办公室工作环境，谈谈秘书或办公室工作人员如何应对“难伺候”的上司并处理好各种人际关系。 V. 主要参考书目 初试参考书： 1）陈合宜《秘书学》，暨南大学出版社，2010.8. 2）杨锋.《秘书工作案例与分析》，暨南大学出版社，2010.8. 3）邵敬敏《现代汉语通论》，上海教育出版社 4）朱悦雄，杨桐等《公文写作教程》，广东高等教育出版社，2008.11 复试参考书目： 1）严华《高级秘书与行政助理》暨南大学出版社，2010.7 2）夏海波《公文写作与处理》北京大学出版社，2010，8 同等学力加试参考书目： 1）黄伯荣《现代汉语》北京大学出版社，2012，3 2）肖瑞峰《中国文学简史》浙江大学出版社，2012，1