广告公司档案明细表 Revised by Hanlin on 10 January 2021
广告公司档案明细表
编号：
填表人：填表日期：
人事档案管理规定及相关表格非常实用 SANY标准化小组 #QS8QHH-HHGX8Q8-GNHHJ8-HHMHGN#
内部平急XXXX【人】字（2012）第23号签发人：XXX 关于XXXX人事档案管理的通知 各公司： 为规范XXXX人事档案管理，保证人事资料的完整性与准确性，现将有关事项通知如下： 一、电子档案管理 1．电子信息录入：档案管理员必须在员工入职(含新入职人员、离职返聘、实习人员)当天及时对其所有相关个人信息进行初始录入，部分暂未收集到位的资料信息需在员工入职后一个星期之内全部录入EAS人事系统。 2．电子信息更新：员工个人信息发生变动时，需及时对其电子信息进行更新。 二、纸质资料管理 （一）收集 档案管理员在收集人事档案资料时，要仔细核对资料信息，保证资料完整、真实、有效，资料收集齐全后须及时整理归档。 （二）整理 1．人事档案分类 人事档案纸质资料大致分为基本档案资料、其他档案资料、离职档案资料三大类；其中基本档案资料和其他档案资料属于在职期间的资料，离职档案资料是员工离职时需要办理的资料。 （1）基本档案资料 ①管理人员基本档案资料主要包括：实习期资料（校园招聘大学生）、入职基本资料、试用期资料、转正资料、证件（书）资料共五类；
员工基本档案资料主要包括：入职基本资料、试用期资料、转正资料、证件（书）资料共四类； （2）其他档案资料 ①其他档案资料是指除了基本资料以外的其他在职期间的档案资料，这部分档案资料会根据实际情况定期或不定期的更新。 ②其他档案资料分类 累积类资料：是指不可用新版替代旧版的其他档案资料，这一类资料需要累积存入人事档案中； 更新类资料：是指可用新版替代旧版的其他档案资料，这一类资料仅需用新版替代旧版存入人事档案中即可（旧版抽出，新版存入）。 ③管理人员其他档案资料（累积类）主要包括：培训（学习）总结资料、管理干部履历表及干部直系家属工作情况登记表、任免类文件、调动交接资料共四类；其他档案资料（更新类）主要包括：劳动合同及保密协议、廉洁协议资料、体检资料共两类。 员工其他档案资料（累积类）主要包括：培训（学习）资料、调动交接资料两类；其他档案资料（更新类）主要包括：劳动合同及保密协议资料、廉洁协议资料、体检资料两类。 （3）离职档案资料 离职档案资料是指在办理离职手续时需填写、上交、归档的档案资料。 三、档案组卷、存放规定 1．有条件的单位应当设立专用的档案室，办公条件不足以设立档案室的，应当设立专用的铁质档案柜。档案存入箱柜时排列要系统，重要档案要专柜存放。 2．每位员工的人事资料使用人事档案袋，档案袋一面贴上《基本档案目录》并注明档案内的资料，必要时可统一使用（长）32cm×（宽）6cm×（高）22cm的档案盒存储档案。 3．档案盒背侧应当贴有统一的档案名称及档案号。 4．档案盒内首页应当设置档案索引表。
浅谈公司合同档案管理 著名法学家庞德说过“在商业时代，财富大部分由合同构成”，合同是企业进行经济活动的重要法律文件，同时也是产生争议和纠纷的根源。 公司生产经营离不开合同，仅我公司2014-2015年度两年OA记录的经济合同就有406份，合同档案作为重要的法律依据，在生产经营建设活动中起到了重要作用，公司招投标、认证均需要经济合同，合同档案应用越来越广泛。 那么如何开展合同档案管理工作，公司档案室从以下两个方面入手管理。 一、合同档案的分类和归档范围 说到合同，自然离不开合同分类，公司合同管理编号设立了四级编码：一级编码—公司代码：QDLMP；二级编码—部门代码，用部门英文大写字母简称表示；三级编码—类别代码：根据税法要求和各合同种类汇总确定了合同类别，每个合同类别编制统一代码，三级编码由二个大写字母标识，大写字母是合同类别简称的汉字拼音的第一个声母。例如：建筑施工合同的代码是“JS”；采购合同的代码是“CG”；制作安装合同的代码是“ZA”等；四级编码—流水号：“合同审批单”的流水号。组合起来就是，公司代码-部门代码-类别代码-流水号。例如2016年销售中心销售合同，流水号006，编号就是QDLMP-SAL-XS-20160006，这样看到编号对合同责任部门和性质一目
了然。 二、明确归档责任部门，制定合同档案整理办法 《公司档案管理办法》中规定各职能部门或承办部门及项目负责人应对本部门或项目归档文件的完整和系统负责，各部门或者承办部门及项目文件形成者应负责积累文件资料，并对文件资料的齐全、准确和形成质量负责，各部门兼职档案员负责收集、整理应规定的文件资料，并对归档文件质量负责。据此，可以肯定合同档案归档责任部门应为合同管理部门，并指定兼职档案员负责。公司目前由档案室负责建立全年合同台账目录，第二年年初与各部门兼职档案员沟通，确定归档范围，由各部门整理组卷移交档案室。 不同部门，所拟定和承办的合同有所不同，在起草、审核、审批以及履行合同时，需要经过一系列复杂环节，而且合同需要经过所有责任方共同承担责任，签字后才能生效，具有流程复杂，周期长等特点。在收集合同档案时，会存在中途流失的现象，所以合同档案包括合同以及签订前的文字材料和签订后的补充资料（补充材料一般形成后一个月内移交），归档合同要求做到系统完整。 公司任何部分的经济活动，都需要通过合同进行记载和规范，合同档案是记录企业经济行为的依据性凭证。因此重视合同档案的收集、保管和利用，对维护公司的合法权益，促进公司的健康发展具有重要意义。
合同档案管理制度 一、总则 1．为防范市场风险与法律风险，提高企业经济效益，减少因合同签订、履行过程中有不规范行为导致的纠纷，遵照《中华人民共和国合同法》和国家有关政策法律，结合我公司具体情况，特制定本办法。 2．本办法适用于公司各部门与其他平等主体（自然人、法人、其他组织）及公司系统内相互之间签订、变更、终止民事权利义务关系的合同、协议的管理。 3．合同的管理实行统一领导、归口管理相结合的原则。 4．合同管理工作由综合管理部负责，并配备合同管理员。 5．公司所有员工均应维护公司的合法权益，保守商业秘密。 二、合同的签订、审查和履行 6．经办人于合同签订前，应验证对方当事人有效证件，验明主体
资格，了解其资信状况，审查对方经办人代理权限，审查对方提供资料的真实性与合法性。 7．委托代理人对外签订合同时，必须报公司部门负责人及分管领导审查批准，合同标的大，或合同内容重大、条款复杂，必须报公司总经理批准。 8.下属分公司、办事处委托代理人以公司名义对外签订合同时，必须报公司总经理审查批准，总经理审批后的盖章管理流程由公司市场营销部根据各分公司、办事处的具体情况制定和执行。 9．公司合同专用章的管理人员，应当根据批准人的批准意见，在合同文本上加盖合同专用章。不得以部门或个人名义使用其他公章签署所有以公司名义的对外合同。 10．合同依法成立，即具有法律约束力，相关部门应相互支持、配合，认真执行合同条款，全面履行合同义务，不得擅自变更或解除合同。 四、合同的管理、归档和借阅
11．合同签订后，以公司名义签定的合同，经办人应将合同正式文 本原件交公司综合管理部合同管理员存档。 12．合同管理员负责全公司合同的分类、编号、登记，建立合同台帐，存档备案。 13．公司合同管理员应当做好合同文本及相关资料的归档工作，并定 期将合同管理情况报告公司管理层。 14．因工作需要借阅合同档案，须填写“合同档案借阅单”，注明查阅合 同档案的名称、编号、查阅人等。经部门经理签批后方能借阅，归还 时合同管理员应认真核对。 15．阅档人对所借阅合同档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。 16．如借阅期间合同遗失，公司将追究相关责任人的行政及经济责任。 五、附则
归档表
第十一章公司档案管理表格 二、归档案卷目录表 卷宗号：目录号：部门： 案卷顺序号立卷类目号案卷标题起止日期卷内张数保管期限备注 三、档案目录表 部门： 编号文号名称内容归档日期备注 1 2 3 4 101
四、企业档案存放表 制表人：制表日期：年月日五、档案索引表 六、(机密)文件保管备查簿 102
第十一章 公司档案管理表格 103 归档 日期 原文 件编号 内容 摘要 经办 部门 档号 预定 保存期限 份数 备注 副本 影本 七、档案明细表 保险库号 柜位号 拟存至日期 公司 部门 文件名称内容 类别 入库日期 出库日期 收件人 签收日期 八、作废档案焚毁清单 年月日焚毁 档 号 收文号 发文号 简 由 档案起讫日期
核准：监焚：焚毁执行人： 九、档案调阅单 申请人：制表日期：年月日十、阅档催还单 ××同志： 您所调阅的下列档案还期已逾，为方便他人使用和管理，依档案调阅规定，请于×月×日前送还。 档案室 年月日 十一、阅档催还单存根 104
第十一章 公司档案管理表格 105 档号 文号 名称 借期 原定还期 数 量 催单发出日期 宗 册 十二、档案保存年限表 档案分类 档案名称 保管期限 备注 组织类 有关公司章程类的档案 永久 由董事会秘书保管 股东会的档案 永久 由董事会秘书保管 股东名册、股东印鉴簿、出资证明书 永久 由董事会秘书保管 董事会档案 永久 由董事会秘书保管 行政事务 公司对外行政发文 10年 重要会议资料 10年 人事 重要干部名册 15年 重要干部任免决定 10年 经营业务 重要经营计划 10年 经济合同 10年
合同协议书会签管理规 定 文件编号TT-00-PPS-GGB-USP-UYY-0089
某某某公司合同会签管理制度 1 目的 1.1理顺合同管理程序,明确合同管理职责,规范合同内容，防范经营风险，提高管理水平。 1.2依法维护本企业的合法权益和经济利益。 2 适用范围 2.1厂所辖各职能部门代表本厂对外购销、建设工程、加工承揽、运输、供热、财产租赁、借款、财产保险、技术开发、设计、劳务、联合经营及涉及到与对方产生权利义务的经济往来，都必须签订书面合同或协议。 2.2在对外签订各项合同（包括物资采购、燃料采购、大修、基建工程需招投标的合同）时，一律凭法定代表人身份证明及法定代表授权委托书才能签订经济合同，同时实行会签管理，即由厂长授权部门会签审核。 3 合同会签管理规定 3.1合同会签管理实行承办部门负责制与审查会签部门责任制相结合。 3.2 合同承办部门对合同订立、履行和执行的全过程全面负责,合同承办人为直接责任人。 3.3 审查会签部门根据本部门职责及本制度的规定,对合同项目中应当提出相关意见而未提出的,应当承担相应的责任。 2
3.4 合同承办部门和合同归口管理部门应当分别建立合同台帐,实行履约跟踪统计报告责任制。 4 会签程序及要求 4.1立项 4.1.1各职能部门对外签订经济合同时，必须事先到办公室（监察审计室）办理“法人授权委托书。 4.1.2由承办部门填写经济合同会签单，注明立项依据及资金来源。 4.1.3意向接触 确定合作主要条件及运作方式，开展相关合作条件或价格方面的咨询。 4.1.4资信调查，确定合作主体是否符合签约要求、是否具备履行合同的能力，范围包括： 4.1.4.1具有经年检的营业执照及其他证明文件，且真实有效。涉及专营许可的，具备相应的许可证明文件；涉及资质要求的，具备相应的资质（等级）证书。4.1.4.2经营范围能够充分满足合同项目的需要。 4.1.4.3具有履约能力，必要时应索取其经审计的财务报表、资金证明、注册会计师签署的验资报告等相关文件。 4.1.4.4具有履约信用：过去三年重合同、守信用，无严重违约事实；在签署本合同时，未涉及可能影响本合同履行的重大经济纠纷或重大经济犯罪案件。 2
公司合同档案管理制度 1.总则 为加强本公司的合同档案管理，根据公司合同管理办法的规定，制定本办法。 1.2合同档案的保存期限为5年，由公司指定档案处负责人保管。 1.3公司办公室作为公司的合同归口管理部门，也应当保存一份完整的合同档案资料。 2.归档 2.1合同订立后，公司应将合同文本的复印件送经理和办公室各一份。同时指定专人负责本合同的履行及相关资料的整理。 2.2合同履行完毕后 10日内，公司应将全部合同资料整理成册，按照时间顺序先后编排，装订成册，正本送交经理办公室，并制作副本一份交办公室。 2.3办公室接收资料时应当出具收据。 3.档案借阅 3.1根据工作情况，需要查阅档案的，应当由查阅部门提出申请，报经主管总经理批准同意后，到档案处办理借阅手续。 3.2借阅档案原则上应在档案阅读室查阅，不得带出档案室。
确有必要借带出档案室阅读的，应经主管领导批准后，方可带出。 4.责任 4.1借阅档案人丢失档案的，根据情节可以给予警告、记过、500-1000元罚款，并扣发3至12个月工资的处罚。 实施6. 6.1本办法自2011年6月1日起施行。 总则： 为规范公司档案管理工作并保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，实现公司合同档案管理工作的规范化、制度化、科学化，现结合公司的实际情况，特制定本制度。 适用范围： 本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的以采购、销售、预算及其它项目为中心的资料总和，其构成包括招标文件、投标文件、技术方案、施工图、项目合同文件、项目设计方案、项目验收资料、预算资料等。 合同档案管理原则： 1.合同档案由公司工程部集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。 2、工程部负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档资料 3.财务部可除外（可留下项目合同复印件做为做催收货款的使用）。 4、合同档案要实行分类管理，便于文件的管理及查找。 合同文档的移交： 1、各部门在正式签署合同后须将合同正本原件移交工程部。 2、合同项目终止后各部门须将该项目的所有技术资料汇总成册，经部门经理鉴定，具有长久保存价值的技术资料向工程部移交。 3、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。 4、合同文档移交时，必须编制档案移交清册并当面清点，填写《文件归档登记表》（见附件表一）。双方签字认可后方为完成交接手续。 合同文档的管理办法： 1、合同文档以年代结合项目性质进行分类编号（按公司原制定的项目文件编号方法编号）。 2、保存的合同文档每半及时处理，要查明原因，损毁，如有遗失、年清理核对一次，并追究相关人员责任。 3、工程部要加强对合同档案的统计
竭诚为您提供优质文档/双击可除公司人员档案管理表格 篇一：公司档案管理规定及表格 目的： 为加强管理公司（以下简称“公司”）档案管理，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护和利用档案为公司发展服务。依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》等法律、法规，制定公司档案管理制度。 适用范围： 管理公司各中心、下属各成员酒店 规章制度： 公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 一、归档范围 公司归档内容包括但不限于公司章程、工商信息、客户信息、会议记录、会议决议、委托证明、协议文件、合同文本、财务档案、人事档案、工程档案、项目方案、各类通知
等具有参考价值的文件资料。 1、公司档案工作坚持集中统一管理、分级负责保管的原则，由行政中心负责公司主体档案的管理工作，并对其他职能部门的档案管理工作进行督促和指导。 2、各部门职能范围内的管理文件资料的收集由各部门或经办人员负责整理（例如财务、人 事等部门），交由部门负责人审阅后归档；公司主体文件或统一要求的文件资料的收集由行政中心负责整理存档。 3、若一项工作由多个部门参与办理，在工作中形成的文件资料，由主办部门或人员收集，交行政中心备案。公司会议文件由行政中心负责收集。 三、归档要求 1、归档的文件资料应按自然形成。归档文件资料总数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。 2、每一份文件资料的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件均不得分开存放，需存电子档的文件应备份两份以上归档。 3、档案文件资料需区别不同情况进行排列，密不可分的文件资料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件资料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统
公司合同档案管理规定 要点 本规定具体包括公司合同归档的保存期限、管理部门、手续等事项，旨在加强公司的合同归档管 理。 __________________ 公司合同档案管理规定 _______ 年______ 月 ______ 日发布（ _______ ）法合档案字第________ 号 第一条为加强本公司的合同档案管理，根据公司合同管理规定（公司合字第号）的规定，制定本规定。 第二条合同档案的保存期限为五年，由公司档案处负责保管。 第三条公司法律顾问室作为公司的合同归口管理部门，也应当保存一份完整的合同档案资料。 第四条合同订立后，主办单位应将合同文本的复印件送档案处和法律顾问室各一份。同时应指定专人负责本合同的履行及相关资料的整理。 合同履行完毕后十日内，主办单位应将全部合同资料整理成册，按照时间顺序先后编排，装订成册，正本送交档案处，并制作副本一份交法律顾问室。 档案处和法律顾问室接收资料时应当出具收据。 第五条根据工作情况，需要查阅档案的，应当由査阅部门提出申请，报经主管总经理批准同意后，到档案处办理借阅手续。 借阅档案原则上应在档案阅读室查阅，不得带出档案室。确有必要借带出档案室阅读的，应经主管领导批准后，方可带出。 第六条发生诉讼或者仲裁的合同，其合同档案中应付有诉讼或者仲裁的全部资料。诉讼或 者仲裁文书应独立整理归档。为诉讼或者仲裁的需要，法律顾问室借后应在十日内归还。如果不能按期归还，应说明理由并报经领导阅知。 第七条主办单位未能按本规定办理归档手续的，对直接责任人扣发一个月的奖金。借阅档案人丢失档案的，根据情节可以给予警告、记过、记大过、开除、解除劳动合同的处理，并给予扣发3~12个月奖金处罚。 第八条本规定经董事会讨论通过后由总经理发布，修改时亦同。 第九条本规定自年月日起施行。 附件：合同管理档案
合同归档表格范本 篇一：合同档案归档制度 合同档案归档制度 为规范股份公司合同文档管理工作，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，保证合同档案的完整性及保密性，杜绝资料流失，特制定本制度。 一、合同档案归档范围 本制度所指的合同档案是公司在项目建设和业务经营中形成的各类合同、合约、协议等文本。包括：合同文本及招标文件、应标文件（投标文件）、会议纪要、合同评审表等相关材料。 二、合同档案管理原则 1、合同档案实行由股份公司、各产业、公司办公室集中统一管理，以确保档案的完整、安全和有效利用。 2、各办公室负责统筹、协调、组织、整理、保管本单位所有合同文档。 3、各办公室应确定一名兼 (专)职合同档案员负责合同文档管理。 三、合同档案的移交 1、在正式签署合同后三个工作日内须将合同正本原件（包括：合同文本及招标文件、应标文件（投标文件）、会
议纪要、合同评审表等相关材料）移交办公室1份。 2、合同文档移交时，必须在《合同档案交接表》上登记，以双方签字认可后方为完成交接手续。 四、合同档案的归档 1、合同档案以专项档案进行单独立卷归档。 2、合同文档以年代结合项目性质进行分类编号。 3、必须建立合同档案管理台账，记录合同编号、合同名称、签约日期、承办部门及人员、对方当事人名称、合同标的（合同总额）、履行情况等事项，以有效地开展合同文档的查询、利用工作。 4、合同档案必须在合同变更、或履行完毕后，及时系统整理、装订归档，并在每年一季度对上年度档案按短期、长期、永久(永久、30年、10年)期限归档保管。 5、合同档案的销毁严格按照股份公司档案管理制度相关条款执行。 6、保存的合同文档每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任。 7、合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全。 五、合同文档的查阅 1查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须经主管领导、办公室主任签字同意后，合同管理员方可办理借用、
文档信息 *文件名称xx有限公司合同档案管理办法 *文件编号 *文件所有者公司办公室 文件密级普通 文件版本记录 *生效日期*作者版本变更说明批准人 (xx) 新文件建立 文件说明 *目的为进一步规范xx有限公司合同档案管理，结合公司实际情况，特制定本办法。 *适用范围xx有限公司 *流程结构 关联文件
xx有限公司合同档案管理办法 第一章总则 第一条为进一步规范xx有限公司（以下简称“公司”）合同档案管理，结合公司实际情况，特制定本办法。 第二条本办法适用于公司总部及各业务单元的合同档案管理工作。 第三条本办法所指的合同档案是公司在业务经营中形成的涉及各种协议、合同文本（不包含劳动合同）的资料总和，其构成包括意向书、合同正本，以及有关合同修改补充、转让、变更、解除、协调、终止等方面的材料。 第四条公司合同档案应按时向档案主管部门进行归档信息报备，并按“谁产生，谁保管”的原则进行合同资料的实物管理。 第二章合同档案的收集归档 第五条归档范围 所有以公司名义签订的涉及各种协议、合同的资料总和都必须及时归档，个人不能擅自留存。 第六条归档要求 （一）凡属于归档范围的合同，要按规定定期向公司档案主管部门进行归档信息报备，任何部门或个人不得据为已有，更不得随意损坏或转送他人。 （二）归档合同材料要求字迹清楚、耐久、准确，合同文本必须是原件，附件齐全。 （三）归档的合同要保持干净、整齐、无破损。 （四）归档的合同应当同时扫描电子版归档。 第七条归档时间 合同签订方加盖公章生效后，不迟于次季度进行档案归档整理并向公司档案主管部门进行归档信息报备。 第八条归档手续 在OA系统中提交的合同审核的会签单需流转到部门兼职档案员，部门兼职档案员收到合同原件后，按时向公司档案主管部门进行归档信息报备。 通过书面文件报批的合同，报批部门需在审批通过并合同签署完成后，按时向公司档案主管部门进行归档信息报备。 第三章合同档案的整理 第九条合同档案的整理方式
合同档案管理办法 兴进公司管理标准 BP/CB010-2009V1.0-L3 合同档案管理办法 2009-11-16发布 2009-11-16实施——————————————————————————— 兴进公司发布
前言 为规范公司合同管理，明确在合同制定、审批、履行和存档等各环节中相关部门的职责以及工作流程，特制订系列管理规范文件，本文件是为规范合同档案管理的指导性和标准性文件。 本流程由成本管理中心负责制定、解释。 本流程主要起草人：于卉 本流程主要审核人：王敏、韦萍、李华、黄敏、张玲、林海、卢屹、张斌、陈明 俊、曾敬涵、沈淳、曾杰、潘燕杏、霍燕、刘瑛本流程批准人：罗欣 本流程首次发布日期：2009年11月16日 本流程发送部门：公司各部门 更改历史
目录 1 目的 (3) 2 适用范围 (3) 3 职责 (3) 4 合同的保管方法 (3) 5 支持文件 (6) 6 相关记录 (6)
1.目的 作为公司《合同管理规范》的支持性文件，意在对公司的合同档案管理做一般性规定。 2.适用范围 本规范除特别指明外，适用于以桂林市兴进实业有限责任公司、桂林市景森房地产开发有限公司和桂林市兴进物业服务有限责任公司中任何一方为签约主体签订的涉及房地产项目开发和公司经营的所有合同。 3. 职责 3.1 成本管理中心负责本规范的制订、修改、指导、实施和监督。 3.2 公司各部门保管人员和其他相关责任人员负责具体实施。 4、合同的保管方法： 4.1 合同保管应遵循下列原则 4.1.1 及时归档原则； 4.1.2 完整保存原件原则； 4.1.3 便于查找原则。 4.2 合同保管的范围： 4.2.1 合同（包括附件）； 4.2.2 合同审批表； 4.2.3 合同订立与履行过程中的所有书面材料。 上述材料（以下统称“合同”）应妥善完整保存。 4.3 合同保管部门 4.3.1 公司业务部门在职权范围内，对以本公司名义签订的合同原件进行保管。 4.3.2 成本管理中心负责对以本公司名义签订的合同的编号和原件的备份工作，因履行合同进 行的款项结算而发生的单据由财务部负责保管。 4.3.3 成本管理中心以本公司名义对外签订合同时应当一式两份及以上，公司档案室、财务部 应各保留一份合同原件存档，公司成本管理中心、各相关部门成本/工程主管副总各保
_____公司合同档案管理办 _________日发布___）法合档案字___ 1总 1.为加强本公司的合同档案管理，根据公司合同管理办___司合字第号）的规定，制定本办法 1.合同档案的保存期限年，由公司档案处负责保管 1.公司法律顾问室作为公司的合同归口管理部门，也应当存一份完整的合同档案资料 2归 2.合同订立后，主办单位应将合同文本的复印件送档案处法律顾问室各一份 同时应指定专人负责本合同的履行及相关资料的整理 2.合同履行完毕1日内，主办单位应将全部合同资料整成册，按照时间顺序先后编排，装订成册，正本送交档案处，并作副本一份交法律顾问室 2.档案处和法律顾问室接收资料时应当出具收据 3档案借 3.根据工作情况，需要查阅档案的，应当由查阅部门提出请，报经主管总经理批准同意后，到档案处办理借阅手续 3.借阅档案原则上应在档案阅读室查阅，不得带出档案室确有必要借
带出档案室阅读的，应经主管领导批准后，方可带出 4诉讼与仲 4.发生诉讼或者仲裁的合同，其合同档案中应附有诉讼或仲裁的全部资料 4.诉讼或者仲裁文书应独立整理归档。为诉讼或者仲裁的要，法律顾问室借用原件后应1日内归还。如果不能按期还，应说明理由并报经领导阅知 5责 5.主办单位未能按本办法2.2.条规定，办理归档手的，对直接责任人扣个月的奖金 借阅档案人丢失档案的，根据情节可以给予警告、记过5.记大过、开除、解除劳动合同的处理，并给予扣1个月金的处罚 6实 6.本办法经董事会讨论通过后由总经理发布，修改时亦同 6.本办法_________日起施行 附 合同档案管理是合同管理制度的组成部分，也是企业为维护身的合法权益而采取的必要手段。通过对合同的档案管理，可以存与合同有关的相关证据材料，一旦发生纠纷，可以及时运用档记载的内容，依法
合同档案管理登记表 档案管理流程图 合同档案管理原则 合同档案管理制度是合同管理制度的组成部分，也是单位为维护自身的合法权益而采取的必要手段。通过对合同的档案管理，可以保存与合同有关的相关证据材料，一旦发生纠纷，可以及时运用档案记载的内容，依法维护单位的权益。其主要内容包括档案的期限、档案的管理部门、合同档案的归档与借阅、档案利用、档案管理责任等。 1、合同档案管理实行网络管理体系，由公司合同管理组集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。 2、合同管理组负责统筹、协调、组织、、保管公司所有合同文档，并负责监督指导各业务分公司、各部门的合同管理工作。 3、各业务分公司、各部门应分别建立建全合同文档的形成、积累、、归档工作体系，并确定一名网络人员负责合同文档管理。_合同档案管理登记表。_合同档案管理登记表。 合同文档管理办法
1、合同文档以年代结合项目性质进行分类编号。 2、保存的合同文档每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任。 3、合同管理组要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单。 4、合同管理组应根据实际需要编制合同档案检索工具，以有效地开展合同文档的查询、利用工作。 5、各分公司、各部门员工可在合同档案管理组查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须经分公司、部门主管领导签字同意后，方可在合同管理组办理相关借阅手续，以影印件借出。合同原件无特殊情况不得外借。 6、合同文档的保存条件：防火，防潮。 7、合同文档必须专人负责。 档案管理登记表
试论合同档案管理 摘要：合同档案管理是合同管理制度的组成部分，也是企业为维护 自身的合法权益而采取的必要手段。笔者在此结合实际工作，简要的 阐述和分析了合同档案管理的相关问题。 关键词：项目合同；合同档案；管理 1 前言 合同是平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。规范的合同管理是维护法人单位合法权益的有力保障。围绕合同档案管理，一直存在某些难点问题，如收集归档率低，保管期限划分随意性大，管理模式与利用需求存在冲突，开发利用水平低等，制约着合同档案管理水平的进一步提升。 2 合同档案的有效管理
公司财务档案管理制度 第一条根据财政部、国家档案局关于印发《会计档案管理办法》的通知的规定，为加强公司会计档案管理，保证会计档案妥善保管有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密，特制定本制度。 第二条会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括： 1.会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证和其他会计凭证。 2.会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿和其他会计账簿。 3.财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明和 其他财务报告。 4.其他类：银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算专业资料、会 计档案移交清册、会计档案保管清册和会计档案销毁清册。 第三条每年形成的会计档案，由财务部按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。 1.当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务部保管一年，期满之后，应当 由财务部编制移交清册，移交本单位档案部门统一保管。 2.移交档案部门保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别重要拆封重新整 理的，档案部门应当会同财务部和经办人员共同拆封整理，以分清责任。 第四条财务部和档案部门保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经总经理批准，可以提供查阅或复制，并办理登记手续。查阅或复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。 1.由档案部门建立健全会计档案查阅、复制、登记制度。 2.会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15 年、25年5类。 3.会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。 第五条本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限，各类档案的保管按照本办法附表所列期限执行。 第六条保管期满的会计档案，除本第七条规定的情形外，可以按照以下程序销毁： 1.本单位档案部门会同财务部提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档 案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时 间等内容。 2.总经理在会计档案销毁清册上签署意见。 3.销毁会计档案时，由档案部门和财务部共同派员监销。 4.监销人在销毁会计档案前，按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计 档案；销毁后，应在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告总经理。 第七条保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在
合同协议书档案管理规 定 文档编制序号：[KK8UY-LL9IO69-TTO6M3-MTOL89-FTT688]
合同档案管理制度 为进一步加强合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。 一、本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的以工程、销售项目为中心的资料总和，其构成包括招标文件、应标文件、技术方案、合同文本、二次设计方案、工程会议记要、竣工资料（清单见附表2）等。 二、合同档案管理原则 1、合同档案实行网络管理体系，由公司合同管理组集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。 2、合同管理组负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档，并负责监督指导各业务分公司、各部门的合同管理工作。 3、各业务分公司、各部门应分别建立建全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系，并确定一名网络人员负责合同文档管理。 三、合同文档的移交 1、各分公司在正式签署合同后须将合同正本原件移交合同管理组。 2、合同关闭后各分公司应由指定的网络管理员将全套合同资料（交接清单参见附表3）向合同管理组移交。
3、合同项目终止后各分公司须将该项目的所有技术资料汇总成册，经分公司业务经理鉴定，具有长久保存价值的技术资料向合同管理组移交。 4、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。 5、合同文档移交时，必须编制档案移交清册并当面清点。以双方签字认可后方为完成交接手续。 四、合同文档的管理办法 1、合同文档以年代结合项目性质进行分类编号。 2、保存的合同文档每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任。 3、合同管理组要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单。 4、合同管理组应根据实际需要编制合同档案检索工具，以有效地开展合同文档的查询、利用工作。 5、各分公司、各部门员工可在合同管理组查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须经分公司、部门主管领导签字同意后，方可在合同管理组办理相关借阅手续，以影印件借出。合同原件无特殊情况不得外借。 6、合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全。
文件编号：Qzh/BJＭH１1 09 ０8 合同档案管理制度 第一章目的 第一条为更好地管理公司各类档案资料,明确档案管理部门的职责和工作流程,理清档案流转过程中的工作手续，规定档案管理中的人员权限和调档权限;同时规范公司员工在工作档案的制作、成形、保存、转档、调用等方面的工作行为,协调档案管理中的问题和矛盾；进一步培养公司员工的工作记录和建档管档意识，特订立本管理制度。 第二章适用范围 第二条适用公司所有档案管理与员工。 第三章档案管理基本规定 第三条档案分类和内容： （一）技术档案:包括产品类、项目类、设备类和资料、工具类,产品类下分：产品企业标准、图纸、软件（电子版）、计算书、用户使用说明书及实物等别,别下分子目，为具体的档案资料（以下相同)；项目类下分:工程项目基本资料、项目投标文件、工程合同协议、图纸、设备(自产、外协及购进)、设计资料软件（电子版）、安装进度资料、用户使用说明书、售后服务资料等别，下设子目;设备类下分:生产设备、交通设备、设计及办公设备(计算机、工控机及其他辅助设备)等别,别下子目;资料、工具类下分：图书工具书、专门资料、产品介绍书、专用工具软件等别,别下子目。所有类、别、子目分成三级管理目录,以L、B、ZM为代码。 （二）销售部档案:包括销售合同、客户资料、员工指标进度、回
款进度、具体业务专门档案、员工效率手册、工作联系、汇报和考核记录等类,每类下设若干别和子目，内容少的可直接设子目。其中:按片区划分和按员工划分构成销售部档案的横向体系，按年度划分构成纵向体系;客户资料按片区分，必须具备企业基本资料、人物基本信息、业务基本信息、开发业务进度等要素；具体业务专门档案是由业务技术档案、商务档案和售后服务档案构成的一体化过程性档案，由有关部门转存，档案保管人(销售内勤）分类添加而成的累积性档案；地区办事处以销售档案为主,按公司档案管理制度建立档案体系,受销售部和公司档案管理员双重管理。 （三)行政档案包括：各类收发文件、商务函件（传真、邮件、电子邮件）、会议记录、商务洽谈记录、各类意向书、法律文书、行政合作协议合同文件、公司大事记、网站发布的各类信息、员工效率手册等类,每类下设若干别和子目,内容少的可直接设子目。 (四）人事档案包括：员工个人档案、个人历史档案和缴费档案、劳动合同、员工培训档案、公司招录辞退记录等类,每类下设若干别和子目,内容少的可直接设子目。 (五)财务档案包括：各类财务报表、固定资产财务档案、统计档案、各类投资档案和其他等类,每类下设若干别和子目，内容少的可直接设子目。 （六)公司电子档案和机密档案是公司特殊档案,纳入档案管理,但必须执行特殊政策。电子档案是所有相关文件和程序的电子版,由机房支持工程师负责拷贝制作成光盘保存,光盘按原档案的归属类别编码，并注明成档日期和版本号,加密档案注明密级，加上密码；机密档案是所有加密档案的总称,由公司各级具有涉密权限的保管人员
合同档案管理制度 第一章总则 一、为了规范公司合同档案管理，有效地收集合同签订和履行过程中的有 价值材料，维护公司的经济利益，降低经营风险，特制定本管理制度。 二、公司合同档案由签订和履行合同过程中形成的协议、单证、函电及与此 相关的具有保存价值的材料形成。 第二章合同分类 一、采购合同：指为生产产品采购原器件、外协部件、商品、礼品、固定资 产等而签订的合同或框架协议。 二、销售合同：指销售公司产品而签订的合同或框架协议。 三、技术服务合同：指提供技术服务、产品维修、技术咨询、技术转让等签 订的合同。 四、产品合作合同：指公司购买或转让技术、合作开发技术或产品、合作或 委托生产产品、外协加工以及商务合作等签订的合同。 五、测试协议：指用公司产品、商品、部件等用于外部测试的协议。 六、联盟协议：指为拓展销售渠道而签订的分销商或代理商协议。 七、市场营销合同：指为市场运作、品牌推广等签订的广告、宣传等市场活 动合同。 八、财务合同：指与相关金融机构签订的借款、还款、债券、保险等合同。 九、企发合同：指为企业发展与相关机构、部门、行业组织签订的合同。 十、综合合同：区别于上述类别的其他合同或协议。 第三章档案管理的责任分配 一、合同档案管理的归口部门为经营管理部。经营管理部合同管理专员负责 所有文件编号归档；非采购、非销售类合同的盖章和合同编号分配；合同相关档案资料的收集、整理；所负责文件合同档案的借阅、保存和销
毁。
二、各部门设档案管理员予以协助管理。各部门负责本部门合同或协议的编 号 分配、档案资料的收集整理。 第四章文件合同归档要求 一、文件合同编号规则 合同号是合同档案唯一的保管单位。销售合同号14位，其余均为12 位。文件合同号由公司号、年度号、分类号、顺序号、部门代码组 成。 基本模式： ST - 2004 － XS － 0001 － HT 公司号年度号分类号顺序号部门代码 1．年度号：年度号由四位阿拉伯数字组成，指文件材料形成的年度。 2．分类号：分类号是档案号的主体, 分别依照合同类别拼音首字母给予 识别代码。 3．顺序号：顺序号4位，用阿拉伯数字表示：0001、0002 ……，表示 公司当年某一类合同的序号。 4．部门代码: 部门代码仅限销售合同，为各部门的汉语拼音简称； 二、合同签订人在合同上签字后，由签订人或经办人办理合同评审手续；经 领导审批后，到档案管理员处编号并登记，到印鉴管理员处登记并盖 章。合同在双方均盖章生效后须将原件一份送到档案管理员处存档。 三、合同签订人或经办人负责将合同相关档案资料及时提交给档案管理员，并 按月将合同的所有档案资料提交完整。 四、所有档案资料整理完整后，每月月初部门档案管理员办理档案移交，填写 《档案移交单》，双方签字认可，管理专员归档。 五、所有以公司名义签订的有效合同（订单）原件一律要求在公司归档，各部 门及平台只留复印件备查。
档案管理制度 一、总则 1、为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。 2、公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。公司档案分为受控档案和非受控档案。 3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。 二、文件材料的收集管理 1、公司指定专人负责文件材料的管理。 2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。 3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集。 三、归档范围 1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。 2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。 3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。 4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。 5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。 6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。 四、归档要求 1、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。 2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。 4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。 5、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。 6、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。 五、档案管理人员职责 1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。 2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。 3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。 六、档案的利用 1、公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写《借阅单》，报主管人员批准后，方可借阅，其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准，受控文档的借阅要由总经理签字批准。 2、档案借阅的最长期限为两周；对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理。 3、必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。 4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。 5、必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。 6、不准转借，必须专人专用。 7、用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。 七、本制度即日起开始执行。
合同档案管理实施细则 第一章总则 第一条为保护合同当事人的合法权益，规范和完善公司各类经济合同，减少合同纠纷，防范和控制合同风险，维护公司经济秩序，提高经济效益，根据国家法律、法规和集团公司《合同管理办法》的 规定，制定本实施细则。 第二条本细则所称合同是指公司及其被授权人与自然人、法人、其他组织之间签署的民事权利义务关系的协议，适用于施工承包合同、合作联营协议、单项工程分包合同、劳务合作合同、材料采购 合同、设备采购及租赁合同、加工承揽合同等经济合同。 第三条公司及其被授权人订立、履行、变更及终止合同时， 应遵守《中华人民共和国合同法》等法律、法规、集团公司《合同管 理办法》及本细则的规定，遵循自愿、公平公正、诚实信用的原则。 第四条公司和下属项目以其名义对外签署的经济合同应符 合本细则的规定。 第二章一般规定 第五条公司经理部是公司合同管理、协调部门，具体职责为： 1、制定、贯彻公司合同管理相关制度，建立合同管理体系； 2、办理集团公司法定代表人以集团公司名义对外签订施工承 包合同的授权委托，并可根据集团公司法定代表人的授权签订施工承 包合同； 3、制定、推行公司统一、规范的合同文本；
4、参与公司重大合同的认证、起草、谈判和签订工作，负责 公司合同管理的日常工作； 5、对项目经理部上报的各类重大合同的合法性、可行性、合 理性进行审查，并向公司领导提出审查意见；监督检查项目经理部的合同履行、变更和解除等情况； 6、参与、协调各项目经理部经济合同纠纷的处理工作； 7、考核项目经理部的合同管理工作，提出奖惩意见；协助查 处利用合同进行违法、违纪行为的案件； 8、管理公司合同专用章，建立合同专用章使用制度； 9、督促各项目经理部建立合同管理部门和配备专职人员，并 负责组织合同管理人员的业务培训工作； 10、负责公司施工承包合同的保管和归档工作。 第六条项目经理部应设立合同管理部门，业务上接受公司经理部的指导，具体负责： 1、贯彻、落实公司《合同管理实施细则》和各项规章制度； 2、负责授权范围内合同的起草、谈判、签订工作； 3、负责项目的工程计划、计量、变更、索赔、结算等工作； 4、严格按规定程序完成合同的审批手续，及时与公司经理部 取得业务联系； 5、负责合同履行的日常工作，及时解决合同履行中出现的问题； 6、发生合同变更、纠纷、解除等重大事项，及时上报项目相