关于正确使用O A系统
的注意事项
Document number【AA80KGB-AA98YT-AAT8CB-2A6UT-A18GG】
关于正确使用OA系统的注意事项
各车间、科室：
正确使用OA系统是确保办公自动化顺利进行的重要组成部分，它对于提高办公效率、规范文件起到积极的作用。为了保障 OA系统的正常运行，根据OA系统的功能和用途，结合用户使用中出现的问题，现将有关正确使用OA系统的注意事项规定如下，望各部门遵照执行。
一、邮件的使用
电子邮箱——实现各类信息在系统内之间快速、高效的传递，收发文、审批等系统的公文都会以邮件的形式发送到您的邮箱里。电子邮件是办公自动化系统中最基本和最常用的的功能。在使用时应注意以下几点：
1、如果邮件是发给所有人的，一律在电子公告栏发布，不要
在邮箱中传送。
2、如果邮件是发给部门的，应选择相应的部门发放。
3、属于厂内形成正式文件，应在发文管理中发放，不得个人
随意发放。
4、邮件内容通过“附加”、“引入”、“创建对象”按钮创
建，一般不使用WPS2000。
5、正确对附件进行查看、启动、拆离。
功能说明：
查看按钮——查看附件的内容。选择“文件\关闭”或者按Esc来关闭附件内容的查看。
启动按钮——用创建该附件的应用程序阅读该附件。
拆离按钮——即将附件的另外保存到硬盘等其他存储介质上。方法是：在“保存附件”对话框中，选择保存该附件的位置，点击“拆离”按钮即可。）
6、由于邮箱的空间有限（仅50M），故不得传送大容量的文件，各用户必须定期删除邮件（先存入垃圾箱，再删除），确保OA的正常运行。
二、文件发放
属于公文类型的正式文件必须在发文管理进行，只能由文印室的人员根据发文范围发放给相应的部门；不必发送给不相关部门，以确保文件的保密性；在邮箱中属于公文类的邮件，查看后即可删除，需查看可在发文管理中的公文资料库中进行。
三、电子公告
电子公告——模拟单位公告板与布告栏的功能，可以准确及时了解企业动态，国际国内新闻等信息。属于向全厂发布企业动态、重要事件等（没有形成正式文件的内容）只在电子公告栏公布，不得使用邮件的形式发送。发布电子公告须经部门领导审阅同意，以保持严肃性、真实性。电子公告栏的内容必须填写截至日期，否则一个月自动清除，如要保存的，用户应保存在自己的文挡中。
四、电子论坛
是全厂职工一个自由讨论的舆论阵地，各抒己见，共同研讨大家关心的问题，并通过网络交流学习到新知识。但应注意内容、主题要符合企业发展和时代的要求，格调高雅，积极向上。切忌发布一些低级趣味的东西。