花山区机关档案业务工作
培
训
材
料
花山区档案局（馆）
2018年4月
机关档案作为机关人、财、物、事的真实记录，是国家档案资源体系建设的主体内容之一，在领导决策、机关治理、工作查考和维护单位、职工合法权益等方面发挥着不可替代的重要作用。为便于档案工作者从事机关档案工作操作，花山区档案局参照2015年10月，国家档案局批准档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22—2015），对机关文书档案整理工作进行培训，同时对音像档案、实物档案和专业档案整理方法进行培训。各立档单位2016 年（含2016年）及以后年度形成的作为文书档案保存的文件材料须按《归档文件整理规则》（DA/T22—2015）进行整理。
文书档案整理
文书档案整理参照《归档文件整理规则》（DA/T22—2015）
归档文件整理主要内容
一、概述
二、整理原则
三、整理的一般要求
四、纸质归档文件的修整、装订、编页、装盒和排架
五、归档电子文件的整理要求
一、概述
1、归档文件
立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕、应作为文书档案保存的各种文件材料，包括纸质和电子文件材料。
2、整理
归档文件整理是指将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。
3、件
件是归档文件的整理单位，即进行归档文件整理的基本单位。
4、档号
档号是在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码，以体现归档文件的类
别和排列顺序。
二、整理原则
1、应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。
2、应区分不同价值，便于保管和利用。
3、应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理。
4、应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。
5、归档文件整理流程。
（1）纸质归档文件整理流程：
组件—修整—装订—分类—排列—编号—编页—编目—装盒—排架
（2）电子文件整理流程：
组件—格式转换—元数据收集—分类—排列—编号—编目—归档数据包组织—存储
三、整理的一般要求
(一) 收集要求
凡是本单位工作活动中形成、办理完毕的，对以后工作有查考利用价值的公文、电报、各种记录、单位出版物以及各种图表、册簿等都应齐全完整地收集起来。文件材料收集的基本要求是齐全完整、真实可靠和及时有效。
1、文件材料收集主要来源有四个：
（1）本单位形成的；
（2）上级单位颁发的；
（3）下级单位上报的；
（4）同级单位和不相隶属单位抄送的。
2、文件材料收集过程中要把握好九类文件材料的收集工作：
（1）“红头文件”，如规定、条例、办法、决定、指示、通知、报告、函、批复、批转文件等；
（2）“白头文件”，如会议文件、经验介绍、调查报告、通知等；
（3）公布性文件，如公告、通知、布告等；
（4）内部使用文件，如会议记录、规章制度、计划、总结、登记表、统计表等；
（5）记载性文件，如大事记、工作日记、组织沿革等；
（6）报道性文件；
（7）契约性文件，如协议、合同、意向书等；
（8）证明性文件，如介绍信存根、组织关系存根等；
（9）电子文件，包括与上述文件材料相对应的电子文件以及其他各类电子文件等。
3、文件收集过程中要注意把好三关：
（1）齐全完整关，如正文与附件是否齐全，与纸质相配套的其他载体形式的资料是否齐全；
（2）文件签批关，看文件有没有签批单，签发手续是否完备；
（3）用笔用纸关，公文用纸要规格统一，尺寸一致，用笔要选用碳素墨水等符合存档要求的书写材料，不要用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料；重要的传真件（热敏纸）需要存档的，要复印后将复印件与传真件一同存档。
（二）归档范围审查
归档范围，就是归档文件整理的范围，一个单位在工作活动和使用的文件材料很多，在这些文件中，不是所有的文件都需要归档，而是要正确区分归档与不归档的文件材料的范围，各单位要按照文件材料收集的四个来源，结合本单位制定的《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》，确定文件材料的收集范围和保管期限。在审查工作中要注意两点：一是既要确保归档文件的齐全完整，又要防止“有文必档”；二是不归档的文件材料在单位保存一二年后再按规定审查、鉴定、销毁，处理不归档文件时，要妥善处置防止泄密。
1、机关文件材料归档的范围
（1）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；
（2）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；
（3）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；
（4）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
2、机关文件材料不归档范围
（1）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；
（2）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；
（3）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；
（4）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。
（三）文件材料保管期限的划分
按照国家档案局令第8号，机关文书档案的保管期限划分为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。
1、永久保管的文书档案主要包括：
（1）本机关制定的法规政策性文件材料；
（2）本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；
（3）本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；
（4）本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；
（5）本机关机构演变、人事任免等文件材料；
（6）本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；
（7）上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；
（8）同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。
2、定期保管的文书档案主要包括：
（1）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；
（2）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；
（3）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；
（4）本机关一般性事务管理文件材料；
（5）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；
（6）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；
（7）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；
（8）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；
（9）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。
3、保管期限确定原则
凡是反映本机关中心工作、主要职能活动和基本历史面貌的文件材料均划为永久；凡是反映机关一般工作活动、一定时间内需参考利用的文件材料均划为定期。
（四）整理要求
归档文件整理一般要求是组件、分类、排列、编号、编目。
1、组件
（1）件的构成
件即归档文件的整理单位，一般以每份文件为一件。正文、附件为一件；文件的正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。介绍信及存根可依材料多少按时间顺序自定件数，如一年或半年的作为一件，但跨年度的材料应分别组件。
注意：我们说的“为一件”就是实体装订在一起，编目时也视为一个条目，但不允许将同一事由的若干文件作为其中一份主要文件的附件装订在一起，这样容易引起检索混乱，难以查找。如会议文件，会议预备通知、通知、会议日程、领导
讲话、典型经验、会议总结等多份文件，这些文件都归属于某一次会议这个事由，但不能装订在一起，应单份文件装订，按会议日程或时间先后顺序排列。一般来说，文件正本与定稿为一件，但定稿过厚不易装订的，也可单独作为一件；重要文件（如法律法规）须保留历次修改稿，其正本与历次稿（包括定稿）各为一件。正文与附件为一件，如果附件量太多或者太厚不易装订，也可各为一件，附件是指属于正文之后的其它文件材料，作为正文的补充说明或参考材料，如附带的图表、统计数字等，文件在运转过程中，一般都有文件处理单或者拟办单、发文稿纸，有的还附有领导批示的签批条等，这些表单是归档文件不可分割的重要组成部分，应与文件作为一件。排列时注意批复在前，请示在后；正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；重要规范性文件的历次修改稿依次排列在定稿之后；会议文件、统计报表等“成套性”文件可集中排列，这里的“成套性”是指某些事由形成的文件彼此间联系比较松散，但这些事由间则有着较密切的联系。例如一次会议往往包括许多事由，它们形成的文件在时间上可能跨度很大，但表现出较强的系统性，利用时需要相互参照、查证，集中排列更方便检索。统计报表、内部刊物等在形式上较为特殊，成套利用的情况也较普遍，因此也宜于集中排列。（2）件内文件排列规则
①正文在前，附件在后；
③正本在前，定稿在后；
③转发文在前，被转发文在后；
④原件在前，复制件在后；
⑤不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；
⑥中文本在前，外文本在后；
⑦来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后；
⑧有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后（即收文排列顺序是文件处理单或者拟办单、正文、附件；发文排列顺序是正文、发文标签、底稿）。
（3）除《规则》明确说明的情况外，以下情况多份文件以件整理时应注意：
①会议纪要、会议记录应按照时间先后排序；
②介绍信及存根应按照人员结合时间先后排序；
③新闻报道材料应按照媒体种类结合时间先后排序；
④行政审批、处罚等材料应结论材料在前，其他材料依工作流程顺序排列在后。
2、分类
（1）分类是指全宗内归档文件的分类，即将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的特征，分为若干类别，并将各类别按照层级关系组合为一个有机整体的过程。分类包括选择分类方法、制定分类方案、文件归类等具体内容。同一全宗应保持分类方案的一致性和稳定性。
（2）《规则》选择年度、机构（问题）、保管期限作为基本的、通用的分类方法，采用这三种分类方法能够反映档案管理的规律和要求，便于实现档案的有序管理和有效检索。规模较小或每年形成的文件数量少的机关推荐采用“年度——保管期限”复式分类法进行分类。
①年度——保管期限分类法及其分类方案
即先将归档文件按年度分类，再在年度下按其保管期限进行分类。此时分类方案为：
2011年……永久、30年、10年
2012年……永久、30年、10年
2013年……永久、30年、10年
②按年度分类时需注意几点：
a. 跨年度形成的文件，一般应以文件签发日期为准。
b. 跨年度形成的会议文件归入闭幕年。
c. 跨年度办理的文件归入办结年。
d. 对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期判定所属年度。
e. 当形成年度无法考证时，年度为其归档年度，并在附注项加以说明。
f. 一份文件往往有多个时间特征，包括成文日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、发文和收文日期等等。分年度时，一般来说应以文件签发日期（即落款日期）为准，据以判定文件所属年度。例如 2015 年形成的《2016——2020年工作规划》，应归入2015 年度；2016 年形成的《2015 年机关工作
总结》，应归入 2016 年；2015年制定、2016 年生效的法律法规，应归入2015 年。
g. 正本与定稿、原件与复制件、来文与复文等也可作为一件，这时判定“件”的归档年度，应以装订时排在最前面的文件的签发日期(即落款日期)为准。具体地说，正本与定稿为一件，以正本为准；正文与附件为一件，以正文为准；转发文与被转发文为一件，以转发文为准；来文与复文为一件，以复文为准。
h.文件没有标注日期时,此类情况常见于内部文件(白头文件)，需要分析文件内容、制成材料、格式、字体以及各种标识，通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期，并据以按年度合理归类。当文件的形成年度确实无法考证时，可以将归档时的年度作为其归档年度，并在备注项加以说明。
3、排列
归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由的原则进行排列。所谓事由，可以是指一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较紧密的工作过程等，可以使密切相关的文件从实体上相对集中，方便检索利用。例如，一次请示或报告，批复收到后，就可视为事由办理完毕；一项工程、一次活动或一次会议，可以视为一个事由；按事由排列归档文件，是“遵循文件的形成规律，保持文间的有联系”这一整理原则的体现。按公文办理过程的先后顺序，将同一事由形成的文件排列在一起，可以客观地反映出某一事由的发生、发展、结束的全过程，反映出这些文件之间的客观联系。在实践中，要实现这种排列原则，需要两步，即先按照事由将属于同一事由的文件按时间顺序排列在一起，再按时间顺序对不同事由的文件进行排列。可以从以下几个方面理解归档文件的排列原则：
①同一事由的归档文件应集中排列在一起，事由内归档文件按照文件形成
时间先后顺序排列。
②不同事由的归档文件应按照文件形成的时间先后顺序排列。
③会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
4、编号
编号是指归档文件按照分类方案和排列顺序编制档号。档号是在文件整理过程中赋予的，体现整理规则并包含归档文件类别、排列顺序等要素的一组数字、字符的集合。编制档号是对档案进行规范管理的基本要求，也是对不同类型档案进行统一管理的重要前提。档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、
简单性原则。
(1) 档号的结构宜为：全宗号—档案门类代码·年度—保管期限—件号。如“0009—WS·2016—永久—0001”。
(2) 档号编制方法
a. 全宗号：档案馆给立档单位编制的代号，用 4 位数字或者字母与数字的结合标识。
b. 档案门类代码：归档文件档案门类代码由“文书”2 位汉语拼音首字母大写“WS”标识。
c. 年度：年度为文件形成年度，以 4 位阿拉伯数字标注公元纪年，如“ 2016”。
d. 保管期限：保管期限分为永久、定期两种，定期一般分为 30 年和10 年，分别以代码“永久”、“30年”、“10年”标识。
f. 件号：件号是单件归档文件在一个保管期限下排列的顺序号，应按文件排列顺序从“0001”开始标注，用4位阿拉伯数字标识，不足4 位的，前面用“0”补足，如“0026”。以采用“年度——保管期限”分类为例，件号应在同一年度同一个保管期限内从“0001”开始逐件流水编号。例如2016年形成的永久、30年、10年3个保管期限的归档文件，编号后形成3个流水号，即永久的从“0001”开始编一个流水件号,30年的从“0001”开始编一个流水件号,10年的也从“0001”开始编一个流水件号。
(3) 归档章
归档章是纸质文件材料归档的标志，也是档号在纸质文件材料上的具体体现。归档章应将档号的组成部分，即全宗号、年度、保管期限、件号，以及页数作为必备项，机构（问题）可以作为选择项，只有借助归档章上项目的提示，才能保证归档文件借阅后的正确归位。
①归档章样式：归档章规格为长45mm，宽16mm，分为均匀的6格。
如图：填写示范：
②盖章位置
归档章一般应使用红色印泥，加盖在归档文件首页上端居中的空白位置。如果领导批示或收文章等占用上述位置，可将归档章盖在首页的其他空白位置，以上端为宜。盖章时不要压住文件字迹，也不宜与批示文字或收文章等交叉。如果文件首页确无盖章位置或重要文件须保持原貌的，可以在文件首页前另附纸页加盖归档章。光荣册等光面印刷文件材料，首页无法盖章，也无法在文件首页前另附纸页，可在材料内第一页上端的空白位置加盖归档章。统计报表等横式文件，在文件右侧居中位置加盖归档章。
③归档章填写要求：
a.全宗号：填写档案馆给立档单位编制的代号。
b.年度：填写归档文件的形成年度，采用公元纪年，用4位阿拉伯数字表示。如二O一六年表示为“2016”，不能简化为“16”。
c.保管期限:填写“永久”“30年”“10年”。
d.件号:填写归档文件在分类方案内的排列顺序号。
e.页数:填写该份文件的总页数。
f.机构（问题）项：归档文件未按照机构（问题）分类的不填。
填写归档章项目时应使用符合档案保护要求的字迹材料，如碳素墨水，耐久性好的签字笔等，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料进行填写。
5、编目
编目就是指编制归档文件目录，是归档文件整理工作的重要内容之一，为档案的保管、鉴定、检索、统计和编研等工作的开展提供基本条件。
编目的具体要求：
(1) 归档文件应依据档号顺序编制归档文件目录，编目应准确、详细，便于检索。
(2)编目应以件为单位进行，在归档文件目录中一件只体现为一条条目。如来文与复文作为一件时，对复文的编目应体现来文内容，以方便文件检索。在信息化条件下，归档文件目录不仅仅体现为纸质目录，同时也体现为电子目录两种形式，既方便手工查阅、档案交接，又方便计算机检索。
(3) 归档文件目录设置序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目，目录用Escel表格A4 横向设置（如图）。
归档文件目录
(4) 归档文件目录填写要求
a. 序号：填写归档文件顺序号，序号用阿拉伯数字填写，从“1”开始逐条编制。
b. 档号：填写全宗号—档案门类代码·年度—保管期限—件号。
c. 文号：文件的发文字号，没有文号的，不用标识。文号中的年度用六角号“〔〕”，不使用方括号“[]”或实心方头括号“【】”
d. 责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。使用全称或通用简称，联合发文时，立档单位是责任者的必须抄录,文号所代表的机关必须著录。个人作为责任者的文件材料，责任者应著录个人，同时在姓名后著录职务、职称或其它职责，并加“（）”
c. 题名：即文件标题。如果没有标题、标题不规范，或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的，应该按照“责任者+事由+文种”全部或部分自拟标题，自拟内容外加方括号“［］”，以与原标题内容相区隔。
d. 日期：文件的形成时间（落款时间），以8位阿拉伯数字标注年、月、日，月、日不足两位的，在左侧补零。如2016年1月7日，标注为20160107 。无具体月、日的用零补足，如20160000。多份文件作为一件的，以第一份文件的日期为准。
e. 密级：文件密级按文件实际标注情况填写。没有密级的，不用标识。
f. 页数：填写一件文件的总页数，用于统计和核对。计算页数时以文件中有图文（指与文件内容相关的文字、图画等）的页面为一页，空白页不计。大张的文件或图表折叠后，扔按未折叠前有图文的页面计算页数。
g. 备注：备注项用于填写归档文件需要补充和说明的情况，包括开放等级、缺损、修改、补充、移出、销毁等等。
（5）归档文件目录推荐由档案管理软件系统生成或使用Excel电子表格进行编制。
（6）归档文件目录除保存电子版本外，还应打印纸质目录装订成册。装订成册的归档文件目录，应编制封面。封面设置全宗号、全宗名称、年度、保管期限、机构（问题），其中全宗名称即立档单位名称，填写时应使用全称或规范化简称。归档文件目录可以按年装订成册，也可每年区分保管期限装订成册。如某单位2016年归档文件按照年度——保管期限进行分类，则该单位2016年归档文件目录应打印3张封面，分别是2016—永久、2016—30年、2016—10年，按年装订成册时，上述3类归档文件目录按照保管期限顺序依次排列装订在一起；每年区分保管期限装订时，按照永久、30年、10年分别装订3册归档文件目录。归档文件目录封面式样采用 A4横向设置(如图)
四、纸质归档文件的修整、装订、编页、装盒、排架
（一）修整
归档文件装订前，应对不符合要求的归档文件材料进行修整。纸质归档文件的修整一般包括对破损文件进行修裱、对字迹模糊或易退变的文件进行复制、去除文件上不合格装订用品等（如易锈蚀、易氧化的铁订书针、曲别针、大头针等金属或塑料装订夹、塑料封等塑料装订用品）。对于幅面过大的文件，应在不影响其日后使用效果的前提下进行折叠。
（二）装订
装订是指采用符合档案保护要求的装订材料，将完成组件的纸质归档文件以件为单位固定在一起。装订是纸质归档文件整理的基础环节，通过装订，从实体上将归档文件整理的基本单位“件”确定下来，为后续工作的开展提供条件。归档文件装订应牢固、安全、简便，做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整，有利于归档文件的保护和管理。装订应尽量减少对归档文件本身影响，原装订方式符合要求的，应维持不变。一般来说，采用左上角装订时，应将左、上对齐；采用左侧装订时，应将左、下对齐。装订的材料不能使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等装订材料进行装订。装订后应对归档文件进行检查，确保装订整齐，不掉页。归档文件页数较少的，使用不锈钢订书针装订，文件较厚的，使用“三孔一线”装订。
归档文件装订顺序：
1．发文装订顺序是正文、发文标签、底稿。
2．本单位形成其他的材料（如计划、总结、报表、名册等）要加盖公章。
3．收文装订顺序是文件传阅单、正文。
需要说明的是：对于装订成册不便拆钉的刊物、书籍等，由于金属装订物已经严密封装在其中，拆钉会严重损害原貌，此时可不再拆钉重装。
（三）编页
编页是指按照件内文件排序依次给每一页文件编上顺序号。编页是纸质归档文件整理的重要步骤，归档文件编页，可以固定件内文件排序；页码与页数相配合，能够对归档文件起到统计监督作用，保证归档文件的完整和安全，方便后期档案管理。
1、编页要求
②归档文件应以件为单位编制页码。页码应连续编制，不能出现漏号、重号。
②归档文件有图文的页面均应编制页码，正反面都有图文的，应一页编一个页码。没有内容的空白页面不编页码。
③文件材料已印制成册并编有页码的，或者拟编制页码与文件原有页码相同的，可以保持原有页码不变。
2、编页方法
①页码宜在文件正面右上角、背面左上角的空白位置进行编制。
②页码采用阿拉伯数字，从“1”开始编制。
③页码使用黑色铅笔标注，字迹工整、清晰。不建议使用打号方式或难以修改的签字笔等进行标注。
（四）装盒
装盒包括将归档文件件号按顺序装入档案盒，放入盒内文件目录、填写备考表、编制档案盒盒脊等工作内容。档案装盒顺序是盒内文件目录、文件材料、备考表。不同年度、不同保管期限的归档文件不能装入同一个档案盒。档案盒在盒脊、底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并设置了机构（问题）选择项。
1.盒内文件目录置于盒内所有文件之前，目录样式同归档文件目录，根据盒内文件材料的多少放入对应的目录。
2.填写档案盒封面、脊背要求
①档案盒封面填写：档案盒的封面应使用全称或规范化简称标明全宗名称（即立档单位名称）。
③档案盒脊背样式及填
盒脊图： 填写范例：
a.全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。
b.年度：填写盒内文件形成的年度。如：2016。
c.保管期限：填写盒内文件所属保管期限，一般以汉字全称表示，如“永久”“30年”“10年”
d.机构（问题）：填写分类方案中相应的机构（问题）的类目名，不按机构“问题”分类的可不填。
e.起止件号：填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，件号间用“—”连接，如“0001—0025”。 档案盒与盒内文件通过件号确定唯一对应关系，不需要再通过其他方式建立关系。
f.盒号：不填写。 3．备考表
备考表置于盒内所有文件之后，用以记录整理、检查情况并对盒内归档文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况进行必要的注释说明。备考表上设置的项目包括盒内文件情况说明、整理人、整理日期、检查人、检查日期。备考表用纸采用A4纵向设置（如图）
备考表
备考表填写说明：
(1) 盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁、数字化等情况。
(2) 整理人：负责整理归档文件的人员签名或签章。
(3) 整理日期：归档文件整理完成日期。
(4) 检查人：负责检查归档文件整理质量的人员签名或签章。
(5) 检查日期：归档文件检查完毕的日期。
档案装盒顺序是盒内文件目录、文件材料、备考表。
（五）排架
1、归档文件整理完毕装盒后，上架排列方法应与本单位归档文件分类方案一致，在具体操作上，排架按照“从上到下，从左到右”的原则。也就是先从左边一列开始，从上到下进行摆架，摆满后再按照从上到下继续摆架。。
2、归档文件按年度——保管期限分类的，库房排架有两种时，对于库房空间较大的，可以对不同的保管期限分别排架，同一保管期限的档案再按年度依次上架。便于档案移交进馆，但每个保管期限应根据本单位档案形成数量估算预留
空架，以备以后每年档案陆续上架，否则需要每年倒架。如：2015年永久、2016年永久┉，2015年30年、2016年30年┉，2015年,10年、2016年10年┉。对于库房空间较小的单位，可以按年度排架，采用此种方法在库房排架时，每年形成的档案按保管期限依次上架，不必预先留空，避免了倒架，库房管理比较方便。如：2015年永久、30年、10年，2016年永久、30年、10年┉
五、归档电子文件的整理要求
1、归档电子文件组件（件的组织）、分类、排列、编号、编目，应符合“一般要求”的规定。
2、归档电子文件的格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等整理要求，参照《数字档案室建设指南》、《电子文件归档与管理规范》、《基于 XML 的电子文件封装规范》、《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》等标准执行。
3、归档电子文件整理，应使用符合《数字档案室建设指南》、《电子文件归档与管理规范》等标准的应用系统。
音像档案整理
（一）定义
音像档案是指机关、个人在社会活动中形成的，有保存价值的，以音响、形象等方式记录信息的特殊载体，并辅以文字说明的历史记录。
（二）分类
音像档案分照片和录音、录像两类。类别号分别用：照片——YX1，录音、录像——YX2表示。
（三）整理方法
1．照片
（1）整理：按年度——专题分类。即一个年度内归档的全部照片按不同专题依次分组排列。
（2）排列：是指照片的排列顺序，排列时要注意先排组，后排张。一组照片是指有密切联系的若干张照片，如一次会议、一项活动形成的若干张照片为一组，组与组的排列是按时间的先后顺序而定。每组的顺序确定后，即可按图像内容结合形成时间顺序，进行组内每张照片的排列。
（3）编制档号：档号编制的方法是按照片的分组排列顺序，在该组照片命名中编制档号和照片内容总说明。照片档号格式为：全宗号—类别号—年度—组号—张号。组内每张照片排列顺序是按照片形成时间排列，同时在每张照片下方的命名中编写该张照片的档号和内容说明，张号顺序从001开始编制。
（4）填写照片说明：照片的文字说明，是照片档案的重要组成部分，有总说明和分说明两种。总说明是指一组照片的说明，分说明是指每张照片的说明。总说明的编写，要有时间、地点、人物、事由等要素，编写时要概括地揭示该组照片反映的全部信息，文字要简洁、通顺；分说明的内容填写要突出该张照片的主要要素。使用相册存放纸质照片时，总说明填写在每组照片第一张的上方空白处；分说明填写在每张照片侧面的相关栏内。电子照片使用文件夹存放，一组照片放一个小文件夹，组照片内容的总说明填写在小文件夹下面的命名中，每张照片的分说明填写在小文件夹内该张照片下面的命名中，每年形成的若干个小文件夹再
放入一个大文件夹，在大文件夹的命名中注明年度。每年形成的若干组照片（即大文件夹）附上组目录刻成光盘存档。
花山区档案馆2016年活动照片(大文件夹)
2、录音、录像按件整理
一张光盘或一盒录像带为一件，分别编制目录。录音、录像档号格式为：全宗号—类别号—年度—件号。
（四）音像档案目录格式
填写说明：
档号：填写每组照片的档号。
文件材料归档范围及保管期限划分方法（文书档案） 一、永久保管期限 （一）本单位文件材料 1、总结类（记录反映单位一年工作情况历史凭证）： ⑴年度工作总结（每年县委办政府办及上级主管部门都要求报）。 ⑵党（委、组、总）支部工作总结（每年都报组织部、机关党委）。 ⑶本单位几个主要业务工作的方案和总结汇报（每开展活动后上级主管部门都要求汇报）。 ⑷年鉴（每年都报县志办）。 ⑸单位大事记、历史沿革（每年县委办和档案局都要求撰写）。 ⑹领导班子及成员述职述廉报告（每年组织部和纪委都要求报）。 ⑺年度统计报表（业务主管部门每年都要求报送）。 2、花名册类（涉及人的历史身份证明之用）： ⑴干部职工花名册（每年都报县人事局和组织部）， ⑵党团员工会花名册（每年都报机关党委、团县委）。 ⑶干部任免审批表（每年都报组织部）。 3、重要会议材料类： ⑴会议纪录、会议纪要（反映单位是否开展思想政治业务学习教育、是否执行民主集中制度问题，每年绩效考评都检查的项目）。 ⑵单位主要会议及县委县政府召开属于主管业务的领导讲话稿、会议方案、议程日程安排、会议总结等会议材料。 4、重要活动材料。年内开展几个重要活动方案、总结。 5、本单位下发重要红头文件（部署主要业务、领导工作分工、任免下级干部等）。 6、向县委县政府及上级主管部门报送的主要业务请示及批复。 7、对下级重要问题请示的批复。 8、与外单位鉴定重要协议（合同）书。 9、与下级签订业务责任书。 - 1 -
10、给相关单位出具相关证明及意见等重要问题的复函。 （二）平级单位文件材料 1、年度考核结果文件（县委组织部和人事局每年都下发，涉及优秀称职不称职档次人员的增资权益问题）。 2、年度预算通知文件（县财政局每年都下发）。 3、新录用、调入干部职工的调令，党团组织关系转移介绍信（涉及人的身份资格权益问题）。 4、县发改局、住建局、国土局、环保、审计等部门关于项目立项、土地、规划、验收、审计等相关材料。 （三）上级单位文件材料 1、县委（办）县政府（办）县纪委及上级业务主管部门下发编制、任免、表彰、处分本单位和个人的通知文件、通报（为日后查证单位人员的职务职级等身份证明需要）。 2、上级党委政府和业务主管部门部署工作重要文件，下达项目通知文件，下达任务指标文件。 3、以县委县政府名义下发属于主管业务的文件。 二、30年保管期限 本单位文件材料 1、半年工作总结汇报。 2、股室年度工作总结、报表。 3、编发简报。 4、单位一般行政审批、行政执法、案件查处等行政管理业务材料。 5、作为协办单位下发文件。如工会、妇联、团委、科协等单位联合下发文件，排在第二位以后就是协办单位。 6、年度考核干部职工上报的相关材料。 7、重要问题调研报告。 8、向上级报送的一般业务问题请示及批复。 9、答复人大代表议案和政协委员提案。 10、给相关单位出具相关证明及意见等一般问题的复函。 - 2 -
机关事业单位文书档案的整理与数字化 文书档案的整理流程 1、与甲方文书档案的交接 2、分年度：将所有文件材料按年度分开，同一年度放在一起； 3、分类：按年度分收文（本单位收到的文件）和发文（本单位自行印发的文件）。
4、收文排序：按责任者排序，同一责任者的文件，先按文号排序、没文号的，跟在该同一责任者材料后面，排序时剔除重复件。 5、发文：按文号分开，并由小到大的顺序排序，带文号发文不得缺号，如有缺号文号，填写记录单交与用户补充。发文原则上正式发文（红头有盖章）、领导签发稿、定稿三者齐全、完整，确实没有必须保证正式发文和领导签发稿均有。发文排放顺序，正文－领导签发－定稿。 6、档案保定期限鉴定：对所有文件按照用户方档案分类方案进行分类鉴定，划分档案保管期限和类别。 7、编写码：对2016年以后（包括2016年）的文书档案，在每份文件的右上角编写页码（背面为左上角），有效页均需编写页码，一份文件一个流水页号，都从1开始编写。 8、加盖档案章：对归档的文件按照用户方档号章格式在文件右上角加盖档号章，并填写档案章内容，包括全宗号、年度、保管期限、件号、页号； 9、档案编号：按年度、保管期限编排档案流水号，一个年度一个保管期限编排一个流水档案号，一份文件为一号，从“0001”开始编。 10、填写文件档号章信息 11、文书扫描
12、图像处理 13、图像质检 14、著录 15、著录质检 16、装订（永久、30年保管期限为不锈钢订、10年可用普通订） 17、装盒 18、填盖档案盒信息内容。 19、生成档案目录，并装订成册 20、与用户交接归还上架，上架时，面对档案柜（或密集架），由上到下、从左到右的顺序，按年度、保管期限排列上架。 备注：如不需扫描，仅做整理，只需按：1—9、14——20工序整理即可。文书档案的整理方法
国家档案局令第8号 《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》已经2006年9月19日国家档案局局务会议审议通过，现予公布，自公布之日起施行。 局长杨冬权 二○○六年十二月十八日 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定 第一条为便于各级党政机关和人民团体（以下统称机关）正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映机关主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》，制定本规定。 第二条本规定中的机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。 第三条机关文件材料归档范围是： （一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料； （二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料； （三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料； （四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。 第四条机关文件材料不归档范围是： （一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等； （二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料； （三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料； （四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。 第五条凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。 第六条机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。 第七条永久保管的文书档案主要包括： (一)本机关制定的法规政策性文件材料； (二)本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料； (三)本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；
附件1 企业文件材料归档范围和档案保管期限规定 第一条为便于企业正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，促进企业依法经营和规范管理，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》，制定本规定。 第二条本规定所指的企业文件材料是指企业在研发、生产、服务、经营和管理等活动过程中形成的各种门类和载体的记录。 第三条各级档案行政管理部门依照企业资产关系分别负责对企业文件材料归档范围和档案保管期限表编制工作进行业务指导和监督。 第四条企业文件材料归档范围是： （一）反映本企业在研发、生产、服务、经营、管理等各项活动和基本历史面貌的，对本企业各项活动、国家建设、社会发展和历史研究具有利用价值的文件材料； （二）本企业在各项活动中形成的对维护国家、企业和职工权益具有凭证价值的文件材料； （三）本企业需要贯彻执行的有关机关和上级单位的文件材料，非隶属关系单位发来的需要执行或查考的文件材料；社会中介机构出具的与本企业有关的文件材料；所属和控股企业报送的重要文件材料； （四）有关法律法规规定应归档保存的文件材料和其他对本企业各项活动具有查考价值的文件材料。 第五条企业下列文件材料可不归档： （一）有关机关和上级主管单位制发的普发性不需本企业办理的文件材料，任免、奖惩非本企业工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等； （二）本企业文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，未经会议讨论、未经领导审阅和签发的文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性来信、来电记录，企业内部互相抄送的文件材料，本企业负责人兼任外单位职务形成的与本企业无关的文件材料，有关工作参考的文件材料； （三）非隶属关系单位发来的不需贯彻执行和无参考价值的文件材料； （四）所属和控股企业报送的供参阅的一般性简报、情况反映，其他社会组织抄送不需本企业办理的文件材料； （五）其他不需归档的文件材料。 第六条凡属企业归档范围的文件材料，必须按有关规定向本企业档案部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。 第七条企业档案的保管期限定为永久、定期两种，定期一般分为30年、10年。第八条永久保管的企业管理类档案主要包括： （一）本企业设立、合并、分立、改制、上市、解散、破产或其他变动过程中形成的文件材料，本企业董事会、监事会、股东会的构成、变更、召开会议、
机关文书档案的整理归档方法和要求 （2008年4月2日） 一、什么是文件材料的归档整理？ 是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 二、上述定义包括以下几层含义： 1、办理完毕的； 2、文书材料； 3、基本整理单位是“件”； 4、整理的基本环节是：装订、分类、排列、编号、装盒等。 三、归档文件整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 四、工作要求： 强化收集、简化整理、细化检索、深化利用 五、文件材料整理归档的具体操作方法和要求 （一）收集 收集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的工作过程。 要求：材料齐全完整、内容真实准确 如何才能做到齐全完整？ 1、档案人员要熟悉掌握本单位的工作职能、主要工作内容。 2、制订本单位的归档制度。 归档制度包括归档范围、归档时间和归档要求三部分内容。
（1）明确归档范围 凡是反映本单位各种职能活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。各单位应依据《新规定》，结合本单位职能及其内设职能部门工作实际，加强对工作中形成文件材料的研究，详尽编制本机关的文件材料归档范围。 各单位制定的归档范围，报送档案管理部门审批同意后，应作为本单位的一项业务标准加以公布施行。 （2）归档时间 归档工作要求在次年的五月底之前完成。 确保按时完成一般运用三种形式结合收集： A、随办随归； B、定期收集； C、年终集中收集。 （3）归档要求 A、归档的文件材料应齐全完整、内容准确。制成材料要耐久规范。字迹材料一律使用碳素墨水或蓝黑墨水。 B、收集工作应立足本单位，注意业务部门形成的反映专业职能活动的文件材料的收集；重大活动事件材料的收集。 C、文电合一。 D、底稿随印件一起收集。若底稿是直接在计算机上起草的打印件，则一般只要收集发文稿纸与印件，其中发文稿纸上除了领导签发外还需加盖单位公章以示效力。若计算机打印的底稿上有领导的重要修改或批示，应收集与印件一并归档。 E、有重要领导批示的办文单应随正文一起收集归档。 F、附件随正件收集归档。 G、关于同一问题的请示和批复应一起归档。
机关文件材料归档范围和文书档案 保管期限规定 （2006年12月18日国家档案局令第8号发布）第一条为便于各级党政机关和人民团体（以下统称机关）正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映机关主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》，制定本规定。 第二条本规定中的机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。 第三条机关文件材料归档范围是： （一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料； （二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料； （三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料； （四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。 第四条机关文件材料不归档范围是： （一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等； （二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料； （三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料； （四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报
的文件材料。 第五条凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。 第六条机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。 第七条永久保管的文书档案主要包括： （一）本机关制定的法规政策性文件材料； （二）本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料； （三）本机关职能活动中形成的重要业务文件材料； （四）本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等； （五）本机关机构演变、人事任免等文件材料； （六）本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料； （七）上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料； （八）同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。 第八条定期保管的文书档案主要包括： （一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料； （二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料； （三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料； （四）本机关一般性事务管理文件材料； （五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等； （六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料； （七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料； （八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；
乡镇机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表 一、党政办 1.上级机关的文件材料 1.1党和国家、省、市领导人，人民代表视察、检查工作中形成的讲话，批示、题词和主要的照片、录音带、录像带各种文件材料 1.1.1省部（含）以上的（永久） 1.1.2省部以下的（30年） 1.2上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要材料（30年） 1.3上级机关制发的文件材料 1.3.1针对本机关的（永久） 1.3.2非针对本机关需要本机关贯彻执行的文件材料（10年） 1.4报刊登载的本乡镇各种材料 1.4.1重要的（永久） 1.4.2一般的（10年） 2.本机关的文件材料 2.1党员代表大会文件材料 2.1.1请示、批复、会议通知、代表名额构成比例分配、代表名单、主席团名单、主席团会议记录、日程表、开幕词、上级领导讲话、工作报告、决议、选举方案、选举结果、闭幕词、会议的主要照片、录音带各种文件材料（永久） 2.1.2代表登记表、代表发言材料、大会的预备会议材料、会务材料（永久） 2.1.3重要的贺信、贺电，筹备工作、选举过程中形成的文件，小组会议记录，会议服务机构的计划、总结等文件材料（30年）
2.1.4讨论未通过的文件（10年） 2.2人代会文件材料 2.2.1请示、批复、会议通知、代表名额构成比例分配表、代表名单、代表资格审查委员名单、代表资格审查报告、主席团名单、日程表、开幕词、上级领导讲话材料、政府工作报告、大会决议、选举方案、选举结果报告、议案审查委员名单、议案审查报告、闭幕词（永久） 2.2.2代表发言材料、大会代表议案及处理意见（永久） 2.2.3人代会分组讨论记录、会务材料（出席证、代表笺等）（30年） 2.2.4关于成立选举委员会、启用印章、人选的请示、批复、报告、决定、通知、通告（永久）2.2.5代表普选工作总结、报告（永久） 2.2.6选民资格审查呈报表（30年） 2.2.7选区划分及领导小组表（30年） 2.2.8讨论未通过的文件（10年） 2.3.党委（扩大）会、镇长办公会议记录、纪要和民主生活的记录（永久） 2.4党委、政府召开工作会议、专题会议的文件材料 2.4.1请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要（永久）2.4.2典型材料、代表发言材料、交流材料、简报（30年） 2.5党委、政府成员上级会议上的发言材料和汇报材料（永久） 2.6党委、政府制定的方针政策性、法规性、普发性文件，中长期规划、纲要等文件材料（永久） 2.7党委、政府工作的计划、总结、报告 2.7.1年度或全过程的（永久） 2.7.2非年度或阶段性的（10年）
国有企业文件材料归档范围 一、党群工作形成的文件材料 （一）党务综合性工作、党员代表大会或党组织其他有关会议。 （二）党组织建设、党员和党员干部管理、党纪监察工作、重要政治活动或事件。 （三）宣传及思想政治工作、企业文化和精神文明建设、统战工作。 （四）职工代表大会、工会工作、共青团工作、女工工作。 （五）专业学会、协会工作，群众团体活动。 二、行政管理工作形成的文件材料 （一）企业筹备期的可行性研究、申请、批准，企业章程。 （二）企业领导班子（包括董事会、股东会、监事会和经理层，下同）构成及变更，企业内部机构及变更。 （三）企业领导班子活动。 （四）综合性行政事务，企业事务公开，文秘、机要、保密、信访工作，印鉴的管理。 （五）法律事务，纪检监察，公证工作。 （六）审计工作。 （七）职工人事管理，劳动合同管理，劳动工资和社会保险，职务任免，职称评聘。 （八）职工教育与培训工作。
（九）医疗卫生工作。 （十）后勤福利，住房管理。 （十一）公安保卫，综合治理，防范自然灾害。 （十二）外事工作。 三、经营管理工作形成的文件材料 （一）企业改革，经营战略决策。 （二）计划管理，责任制管理，各种统计报表，企业综合性统计分析。 （三）资产管理，房地产管理，资本运作，对外投资，股权管理，多种经营管理，产权变动、清产核资。 （四）属企业所有的知识产权和商业秘密及其管理。 （五）企业信用管理，形象宣传。 （六）商务合同正本及与合同有关的补充材料，有关的资信调查等。 （七）财务管理，资金管理，成本价格管理，会计管理。 （八）物资采购、保存、供应和流通。 （九）经营业务管理，服务质量管理。 （十）境外项目管理。 （十一）招投标项目管理。 四、生产技术管理工作形成的文件材料 （一）生产准备、生产组织、调度工作。 （二）质量管理，质量检测和质量控制工作。
归档文件整理 归档文件整理是将办理完毕的公文，有选择地收集起来，分门别类地整理集中，以备向档案部门移交的归档的工作。国家档案局2000年12月6日发布，2001年1月1日起实施中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》，以我国从20世纪50年代开始的立卷制度进行改革，取消案卷，推行文件级整理，山东省档案局从2002年起在全省推行了这一规则。 归档文件：是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 归档文件整理，是将文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 1、收集文件。收集文件一般按年度进行收集，不同年度的文件一般不得放在一起整理(但跨年度的请示与批复，放在复文年整理；没有复文的，放在请示年整理；跨年度的规划放在针对的第一年整理；跨年度的总结放在针对的最后一年整理；跨年度的会议放在会议开幕年整理；非诉讼案件放在结案年整理)。 做好平时收集工作，必须建立健全归档制度。归档制度的主要内容包括归档范围、归档时间、归档要求。 “归档范围”是指一个机关形成的全部文件中哪些应该归档，哪些不应该归档。凡是本机关工作活动中形成的、办理完毕的具有查考利用价值的文件材料，均属归档范围。 归档时间：是指文书处理部门或业务部门需要归档的文件
材料整理完后向档案室移交的时间。第二年的上半年（6月30日前）。 归档质量要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 归档文件的整理是文书处理的最后环节，归档文件收集齐全、完整也是文书处理的一项基本要求。 平时收集文件时，要收集及时，数量上齐全完整、质量上要准确系统。齐全：就是机关和各内部组织机构的文件材料都要齐全，各种门类载体的文件材料都要齐全。完整：就是归档的文件数量充分，能在时间上反映出本单位完整的工作活动面貌。准确系统：即归档的文件材料要遵循文件的自然形成规律，保持文件之间的历史联系，区分保管期限，科学分类，较好地反映机关的活动的基本面貌。 从档案的形成来看，档案是由文件材料转化而来的，文件转化成档案是通过归档来实现的。因此，在档案室内收集文件要保证齐全完整、准确系统。 平时收集，要做好零散文件、“帐外”文件、专门文件（如特殊载体）等的文件的收集。（1）按照收文登记薄收集（2）按发文登记薄收集，有文件编号的文件和本单位编写信息、简报不能缺少底稿，不能重号、漏号。（3）“帐外”文件：如会议记录、大事记、调查报告、规章制度、合同契约、人员花名册、调资花名册、党员花名册、党、团组织介绍信存根，各种统计表、重大事件、重大活动形成的材料等。（4）加强对电子文件的收集。电子文件的收集范围应当是反映单位主要职能活动，包括文书和业务工作在内的电子文件，以及相
档案员培训班讲义 第一讲：归档文件整理规则 一、概述： 《归档案文件整理规则》是经全国档案工作标准化技术委员会第八次年会审查通过，正式批准为国家档案局推荐性行业标准。《归档文件整理规则》规定了以“件”为单位整理归档文件的方法。因此，实行了几十年的案卷级整理方法，完成了它的历史使命。归档文件的整理单位由“卷”改为“件”，档案界称为“文书立卷改革”。 下面，我们来了解一下几个基本定义： 二、基本定义： 1、归档文件：立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕的，应当作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 同学们要注意，这个定义是由三个要素组成：（1）本单位职能活动中形成的；（2）已办理完毕的；（3）应当作为文书档案保存的。同时还要注意：是指纸质文件材料。 2、归档文件整理：将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 3、件：归档文件的整理单位。一般以一份文件为一件。 但是还要注意几种情况：正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原稿与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件；来文与复文可为一件。这几种情况是由几份文件组成，也是作为一件对待。 三、整理原则：P111 1、遵循文件的形成规律。 2、保持文件之间的有机联系。 3、区分不同价值。 4、便于保管利用。 四、质量要求： 1、归档文件应齐全完整。 2、破损的文件应予以修整。 3、字迹模糊或易褪变的文件应予以复制。 4、书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。 前面的内容我们只要作个大概的了解一下就行了。下面，我们重点来学习“归档文件的整理方法”。 五、整理方法、步骤： 整理方法、步骤我们分10步来讲。 1、分清文件材料的年度（在几个年度的文件材料一次整理的情况下才有的一步。按照档案法的规定，档案是一年一整理，但是在实际工作当中，）。 2、清除不须归档的文件材料 主要有以下四种情况： （1）上级机关文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄送件等 （2）重份文件。是指同一字号、内容的双份或多份文件。 （3）同级机关文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送件（如：局与局之间的不需贯彻执行、不需办理文件材料），。 （4）下级机关文件材料中，供参阅的简报、情况反映、抄报件。
今年月份，省档案局主办了一次培训班，主要是学习年月国家档案局颁发地号令《机关文件材料归档范围与保管期限规定》精神(以下简称《规定》).当前我们执行地还是年国家档案局《关于机关档案保管期限地规定》、《机关文件材料归档和不归档地范围》两个文件.随着改革开放地不断深入，档案工作理论与实践地发展，办公自动化地日益普及，年前制定地文件难以完全适应新形势地需要，给档案地鉴定和移交进馆等工作带来了一系列影响.因此省委、省档案局非常重视国家档案局号令贯彻执行，做了一系列地工作布置.还以省委、省档案局两个单位做了试点.省委办公厅、省档案局成功地编制《机关文件材料归档范围与文书档案保管期限》，并向我们做了经验推广介绍. 国家档案局第号令地《规定》中出现了一个档案专业地新名词“机关文件材料”，其中“机关”是指各级党政机关和人民团体，各级人大、政协、法院、检院等，都属于《规定》地执行范围，“文件材料”是指机关在其工作过程中形成地各门类和载体地历史记录.军队系统、民主党派、企事业单位参照执行此《规定》.所以，省里组织地这次培训班地培训对象，不仅有各县、区级机关档案业务主干，还有各大专院校、大型企业等参照执行地部门也来了人学习，学习人数达左右.可见省里对贯彻国家档案局号令工作地重视. 省档案局胡振荣副局长，关于贯彻号令施实地作用和意义作了重要地讲话，概括如下点：、贯彻实施新《规定》是加强国家档案资源建设地重要举措，有利于档案工作更好地为社会经济发展服务. 、贯彻实施新《规定》是依法治档地重要依据，有利于档案工作地社会地位地提高. 、贯彻实施新《规定》是推动机关档案基础业务建设地重要手段.有利于档案科学流转；有利于国家综合档案馆档案结构优化；有利于提高档案人员地工作效率和档案工作地延续性. 这次我们档案局派代表从省里学习回来后，局长魏力辉同志立即组织全局人员学习.并先从自己出发，做好试点工作.在今年工作紧任务重地情况下，以最短地时间成功地编制了《芦淞区档案局文件材料归档范围和文书档案保管期限》.得到市档案局地高度评价. 今天在座地，有三年以上档案工作经验地，更多地是新上岗地，今天我们学习地目地，既要贯彻施实国家档案局地号令《规定》，又要让新上岗地年轻人迅速熟悉档案业务知识.可以说今天大家地任务都很重.如何达到这两个目地，关键还是认真学习国家档案局号令《决定》，回去后认真编制本机关地机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表，只有把这个工作做好了，不管是对老档案员，还是新档案员来说，后面地归档工作是不难地.为了提高我们档案人员地工作效率和档案工作地延续性，在此恳请各单位负责人给予机关文件材料归档范围和文书档案保管期限地制订与审核工作地极大支持. 国家档案局第号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》是于年月日发布地，它与当前执行地年国家档案局《关于机关档案保管期限地规定》、《机关文件材料归档和不归档地范围》两个文件进行相比较，有以下六个特点： 一是新《规定》将年两个业务文件合并成一个文件，并定为部门行政规章.新《规定》不是内容与形式地简单相加.归档范围是纲，保管期限表是目，保管期限表是归档范围地具体化.从形式上相比较新《规定》更加简明扼要. 二是新《规定》改革了文书档案保管期限地划分方法，将原有地“永久”、“长期”、“短期”保管期限划分方法修改为“永久”、“定期”.“定期”中再实行标时制，一般分为“年”、“年”.期满后进行鉴定，或是销毁或是延期，缩短了除永久之外地归档文件地保管期限，改以往长期(年)为年，短期(年)为年，以便将更多地人力、物力、财力用于那些具有永久保存价值地档案地保管及利用； 三是新《规定》突出立档单位地主体地位，尽量解决文件材料重复归档和档案重复进馆问题.相比较新《规定》是“以我为主”地原则，以与本机关地关联度和重要性分类，从内容上看，应归档范围相对缩小，主要是上级机关、同级机关、下级机关文件材料归档范围缩小，
机关文件管理制度 为加强局机关公文管理，提高工作效率和质量，实现机关公文发文处理工作的科学化、制度化、规范化，特制定本制度。 一、发文处理 （一）发文审批程序。 1.使用XX报、XX专报、XX党组等文号的公文和报送市领导的简报材料，处室（支队）草拟——办公室初审和复审——分管领导审签——局长签发——机要室编号——处室（支队）印发。 2.使用XX发、XX办、成明电、XX函等文号的公文和XX工作简报，处室（支队）草拟——办公室审核——分管领导审签（分管领导根据情况确定是否呈局长签发）——机要室编号——处室（支队）印发。 3.使用XX机委、XX审、XX团等文号的文件，相关处室草拟——分管领导审签——相关处室编号——相关处室印发。 4.业务性报表、资料、不编文号的文字材料以及拟以市级协调机构名义印发的文件，处室（支队）草拟——分管领导审签——处室（支队）印发。 5.政务信息，处室（支队）草拟——办公室审核——分管领导审签（分管领导根据情况确定是否呈局长签发）——办公室报送。
6.空白资料、表格、文书等印刷，处室（支队）草拟——分管领导审签——处室（支队）印发。 （二）发文审核职责分工。 1.公文起草处室（支队）负责把好公文法律法规政策关、程序关和内容关。 （1）严格审核办文要素。一是审核办文依据是否充分，是否与当前法律法规和上级政策规定保持一致。二是审核公文结构是否合理，表述是否严谨，逻辑关系是否自相矛盾。三是审核文件引用是否规范，引用文件标题、文号等要素应准确无误，且不得引用失效文件，主动公开文件中不得引用会议纪要、内部管理规定等非公开文件，非涉密文件不得引用涉密文件。四是审核公文是否需要按照规定履行征求公众意见、专家论证、公示等程序，是否按要求落实了。 （2）加强公文的保密审查。严格执行定密管理制度，按照承办——审核——批准三个环节定密，各处室具体承办人拟定密级、保密期限，确定印送范围和数量，处长（支队长）严格审核，分管局领导进行定密审批。 （3）准确把握信息公开属性。各处室根据公文的内容，对照有关法律法规和规章及保密审查要求，确定公开属性。属于不予公开、依申请公开的公文应写明理由，表述充分。 2.办公室负责把好规范性文件审查关、文风关、语言文字关和体
文书档案（归档文件）整理方法 一、整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、具有保存价值的、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 归档文件整理就是以归档案文件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 件是归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，会议记录、会议纪要、刊物等成套性材料一次（期）为一件，来文与复文（请示与批复、函与复函）视具体情况为一件或两件，即当年有批复的，与请示并为一件；否则当年请示作一件，次年有批复作一件，要在请示、批复归档文件目录备注栏中分别注明。 ※“为一件”是指在实体上装订在一起，编目时也只体现为一条条目的文件，但过厚不易装订一起的，也可单独作为一件，另外编目。 ※正文与文件处理单（包括文件处理单、拟办单、发文拟稿纸、签批条）应作为一件，放在文件前面，与文件装订
一起。 二、质量要求 1、归档文件应齐全完整。已破损的文件应予托裱、修复，字迹模糊或易退变的文件应予复制。 2、整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。 3、归档文件整理应分类清晰、编号准确。 三、整理方法 1、对归档文件的技术处理。包括拆钉、装订、修裱、折叠等工作。 （1）拆钉。文件上的金属钉、曲别针、大头针等要拆下来，对文件重新进行装订，对于短期保管文件可以不拆订。 （2）文件修整。为保证档案能长期保存和有效提供利用，装订前必须对不符合要求的归档文件进行必要的修整。主要包括以下内容： 第一，修裱破损文件。使用粘合剂和修裱用纸对破损文件进行“修补”和“托裱”。无需移交进馆的档案一般保持原貌就可以了。 第二，复制字迹模糊或易退色的文件。包括对以纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔、印台油、铅笔等字迹材料制成的文件材料以及传真等。目前常见的复制方法是复印，字迹不宜太深，最好采用单面复印。
企业文件材料归档范围和档案保管期限规定 国家档案局令第10号 《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》已经国家档案局局务会议审议通过，现予公布，自2013年2月1日起施行。 局长杨冬权 2012年12月17日 企业文件材料归档范围和档案保管期限规定 第一条为便于企业正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，促进企业依法经营和规范管理，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》，制定本规定。 第二条本规定所指的企业文件材料是指企业在研发、生产、服务、经营和管理等活动过程中形成的各种门类和载体的记录。 第三条各级档案行政管理部门依照企业资产关系分别负责对企业文件材料归档范围和档案保管期限表编制工作进行业务指导和监督。 第四条企业文件材料归档范围是：
（一）反映本企业在研发、生产、服务、经营、管理等各项活动和基本历史面貌的，对本企业各项活动、国家建设、社会发展和历史研究具有利用价值的文件材料； （二）本企业在各项活动中形成的对维护国家、企业和职工权益具有凭证价值的文件材料； （三）本企业需要贯彻执行的有关机关和上级单位的文件材料，非隶属关系单位发来的需要执行或查考的文件材料；社会中介机构出具的与本企业有关的文件材料；所属和控股企业报送的重要文件材料； （四）有关法律法规规定应归档保存的文件材料和其他对本企业各项活动具有查考价值的文件材料。 第五条企业下列文件材料可不归档： （一）有关机关和上级主管单位制发的普发性不需本企业办理的文件材料，任免、奖惩非本企业工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等； （二）本企业文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，未经会议讨论、未经领导审阅和签发的文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性来信、来电记录，企业内部互相抄送的文件材料，本企业负责人兼任外单位职务形成的与本企业无关的文件材料，有关工作参考的文件材料； （三）非隶属关系单位发来的不需贯彻执行和无参考价值的文件
归档文件整理十步骤 2010-04-22 17:36:08| 分类：默认分类| 标签：|字号大中小订阅 （适用于纸质文书档案） 第一步：确定归档和不归档范围 为完整、系统地保存本机关在工作活动中形成的、有保存价值的各种文件材料、帐册、图表以及电子文件等各种门类和载体的档案，提高归档文件的质量，应按国家档案局2006年12月18日发布的第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》确定归档的范围。 第二步：分年度 严格按照归档文件形成时间即落款时间分年度。文件不跨年、不跨月。但有三种特殊情况：一是跨年度召开的会议文件材料归入会议结束年；二是跨年度形成的案件文件材料归入案件办结的年度；三是在整理归档时已收到的跨年度的复文一般应与来文或去文一道归入复文的年度。 第三步：确定分类法 第一步骤可视机关的大小决定档案的分类方法。机关大，内设机构多的可采用保管期限——年度——机构（问题）分类法，如区国税局、区教育局、区卫生局等。机关小，内设机构少的可采用保管期限——年度分类法，如区档案局、区 总工会、区妇联等。 第四步：划分保管期限 这是归档文件整理的核心，正确区分文件价值，划定保管期限是归档文件整理工作质量优劣的关键所在。我们应该认真学习国家档案局2006年发布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，准确划定本单位文书档案的永 久、定期（30年、10年）保管期限。 第五步：归档文件的排列 归档文件应按照“事由原则”排列。所谓事由原则排列就是将同一事由、同一保管期限的相关文件排列在一起。如：请示——批复、转发文——被转发文、一次会议、一次活动等。同一保管期限，不同事由的文件，可按时间的先后顺序，也可按问题的重要程度，责任者级别的高低进行排列。从档案利用和管理方便出 发，不宜按收发文顺序排列归档文件。 第六步：盖归档章及填写其项目 归档章的标准格式为长45mm，宽16mm，分为均匀的6格，其内容从上到下，从左到右分别是全宗号、年度、室编件号、机构问题（为选择项）、保管期限、馆编件号。各机关单位还可根据各自的情况和需要在归档章上增加其他选 择项目，如：页数、盒号等。 盖归档章和填写其项目应用耐久字迹材料，如碳素墨水、黑色印油等。全宗号由档案馆给定；年度填写归档文件形成的年度，用4位阿拉伯数字填写，不能简化。保管期限应填为“永久、30年、10年”。室编件号即归档文件的顺序号，
关于整理档案的请示 一、2009年至2010年文件立卷建档 （一）立卷工作量 立卷分两个部分。一是文件、资料立卷。文件两年大约2500件，50余卷；资料500余件，30余卷。二是财政监督资料立卷。大约300余卷。 （二）工作人员 工作人员4人，其中文件归类1人；装订2人；计算机目录输入1人。 （三）工作时间 按每年立卷工作量20个工作日计算，预计2个月时间。 （四）立卷归类规则 根据我办工作性质和范围，立卷分八类。分别为：党群类、行政类、人事类、财政收入类、财政支出类、基建监督类、会计监督类类、金融监督类类. （五）归档范围和保管期限规则 从《中华人民共和国档案法》规定。 1、机关文件材料归档范围是： （1）反映主要职能活动,具有利用价值的文件材料； （2）上级机关、同级机关的文件材料；企业报送的重要文件材料；
（3）其他具有查考价值的文件材料。 2、机关文件材料不归档范围是： （1）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等； （2）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料； （3）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料； （4）企业的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。 3、机关文书档案的保管期限 机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。 （1）永久保管的文书档案。主要包括： ①本机关制定的法规政策性文件材料； ②本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；
归档文件整理的基本方法 一、装订 1、件的区分 件是指归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，定件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文为一件；一次会议或活动的文件可为一件或两件；会议记录、简报、信息均可为一件或两件；介绍信、存根经白纸托裱各满30张为一件。“为一件”是指在实体上装订在一起，编目时也只体现为一条条目。 2、装订方法 每“件”文件材料的具体排列顺序如下：正文在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复件在后；转文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后。 每件的装订主要采取的左上角装订法，具体操作将文件的左、上侧对齐，并在左上角按包角纸大小四面涂上浆糊，用包角纸套在左上侧，压紧即可；文件超过40页以上，采用左侧三孔一线装订法。 二、分类 1、分类方法 根据实际情况，我们选择以下分类方法
保管期限－年度分类法 这种方法适用于内部机构虽有变化但不复杂的立档单位。主要是设置简单的基层单位或小机关，或每年形成的文件数量少的机关。如：长久：2001年、2002年、2003年…… 定期：2001年、2002年、2003年…… 2、编制分类方案 分类方案一般有引言、类别序号、类目名称组成，必要时可对类目所指的范围和归类方法等加以说明。 （1）引言，提示分类方法。如按保管期限－年度，还是按其它分类方法。 （2）类别序号，是最低一级类目（机构或问题）的序号 （3）类目名称，按机构分类的，机关内部第一层机构名称就是类名，如，办公室、业务处；按问题分类的加“类”字，如党务类、综合类等。 采用两级分类的也应编制分类方案，以相对固定一个单位归档文件的排列顺序。 3、文件按照其自身的内容、形式、时间、来源等方面，根据编制分类方案，分门别类地组放在一起，使所有文件构成一个有机整体。 三、归档文件排列
档案归档整理方法和步骤 对机关文书档案归档整理方法和步骤进行了比较系统的归纳总结，这是对档案业务指导工作方法的一种新的尝试，主要是为了促进国家档案局8号令的贯彻落实。同时，我们相信，对提高我市机关档案归档整理水平也会发挥很大的作用。 一般情况下，归档文件整理大致需要收集文件、区分归档范围、分年度、分类别、分级别、分保管期限、修整文件、装订、排列文件、文件编号、编制归档文件目录、装盒等程序。 一、收集文件 收集文件，就是根据党和国家的有关规定，通过一定的方式和手续，把散存在机关内部和个人手中的文件材料，加以清交、聚集的工作，是确保整理工作质量的前提条件和物质基础。收集齐全完整为其基本原则。 二、区分归档和不归档材料的范围 （一）归档文件材料的范围 凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。 1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料。 2、机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料。 3、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料。 4、其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。 （二）不归档文件材料的范围 1、上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等。 2、本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料。 3、同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料。 4、下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。 （三）机关之间分工归档的范围 为避免各机关档案移交档案馆后文件材料的重复或遗漏，各单位之间必须明确的归档范围。 1、上级业务主管机关（部、厅、局）发来的文件，由隶属下级机关归档，党委、政府办公室和非隶属机关一般不归档。但对一些需要执行的政策性、法规性文件应归档。如干部管理条例、劳动工资规定、生活待遇标准等文件。 2、上级业务主管机关召开的专业会议文件，由各隶属下级机关归档，党委、政府办公室一般不归档。如党委或政府领导参加了这类会议，并有重要发言，其印件和定稿（指领导发言稿）由党委或政府办公室归档。 3、机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档，其他