体系文件编写指导书
1 目的
规范公司质量管理体系文件编写格式。
2 范围
适用于公司质量管理体系文件的编制和编码标识。
3 引用标准
GB/T 1.1标准化工作导则第1部分:标准的结构和编写规则
GB/T 19000质量管理体系基础和术语
4 职责
4.1技术质量部负责组织本企业质量管理体系文件的编写及格式的管理。
4.2 各单位根据本指导书编写本单位体系文件并进行编码标识。
5 管理内容及要求
5.1 文件格式
5.1.1 通则
统一采用Word文档编辑，A4纸纵向，特殊情况下可用A4横向或A3横向；页边距上、下、左、右均为2.5cm，幅面允许偏差±0.3cm；页眉1.5cm，页脚1.75cm；正文行距25磅±3磅；附录、正文中的表、正文中的注，行距20磅±2磅；章，段前段后0.5行；条、段，段前段后0行。
5.1.2 封面
文件封面以文件框形式设计，上方正中间要有公司名称、文件层次、左上角有管理部门、受控状态、打印份数、右上角有编码、版次、发放编号、上分隔线、发放范围、中分隔线、文件名称、编制、审核、批准、标准化审查、下分隔线、发布日期、实施日期。具体要求见表1。
表1 封面编写要求
5.1.3 正文
5.1.3.1 文件层次划分为：章、条、段、列项和附录。
5.1.3.2 章是正文内容划分的基本单元，在正文层次中是基本组成部分，每一章均要有标题。
5.1.3.3条是章的细分，同一层次中有两个以上(含两个)的条时才可设条。条的设置是多层次的，需要时可分到第五层。在某一章或条中，同一层次的条，有无标题要统一。
5.1.3.4段是章或条的细分，段不编号。
5.1.3.5列项是段中的子层次，可以在章或条中的任意段里出现。列项要由引语引出，引语末尾加冒号。
5.1.3.6附录是正文层次的表现形式之一。附录必须有标题，并要在正文中明确地提及。附录中的章、条、图、表和数学公式的编号前均要加上识别该附录的字母，字母后跟下脚点，如：B.1、图B.1、表B.1。
5.1.3.7 正文一般包括页眉、页脚、标题、目的、范围、引用标准、术语、职责、管理内容及要求、检查与考核、相关文件、附录和终结线。正文编写要求见表2。
表2 正文编写要求
5.2 文件编码标识
5.2.1 编码原则
5.2.1.1为使文件具有溯源性和延续性，体系文件采用原编码方法；
5.2.1.2质量手册和程序文件编码第一个字母用Q表示，并统一在字母Q 前加企业代码XKY，作业文件和质量计划编码前两个字母用OD表示，记录编码第一个字母用R表示，外来文件编码前两个字母用WW表示。
5.2.2 编码标识
5.2.2.1 质量手册
版次
5.2.2.2 程序文件
A）
A）
质量程序
5.2.2.3 作业文件（质量计划）
作业文件顺序号
A）
B）
C）
5.2.2.4 外来文件
外来文件经识别后，按以下方法编码：
文件顺序号
C）
5.2.2.5法律法规、标准、图纸的编码按其原有编码进行管理。
5.2.2.6 公文按其文号为编码进行管理。
5.2.2.7 记录表式：
a) 程序文件产生的记录
程序文件号（见附录A）
标准中章序号（见附录A）
记录
b) 作业文件产生的记录
记录顺序号
作业文件号
A）
B）
C）
5.2.3 文件编码标识说明
5.2.3.1各单位按以上要求对本单位质量管理体系文件进行编码标识。单位代码有变动的单位在制订、修订文件时要使用新单位代码进行文件编码，继续有效的原文件其编码可暂时保持未变。
5.2.3.2文件编码标识位置定为页面的右上方，记录表式的编码标识位置原则上定为记录名称与表式之间的左方，确有理由的，可视情况而定。
5.2.3.3计量体系认证及实验室认可中形成的文件按其自行规定执行。5.2.3.4企业内控标准及内控标准产生的记录编码按如下方法标识：
标准批准年代号
标准顺序号
技术标准(原材料标准)
企业标准代号
记录顺序号
技术标准顺序号
/原材料标准
5.3 文件发放编号
□□—
发放顺序号
单位代码
5.4 文件更改单编号
□□——
顺序号
单位代码
5.5 非质量管理体系文件的编写
非质量管理体系文件的编写可参照本指导书执行。单位代码见附录C。
6 检查与考核
技术质量部抽查文件执行情况，同时通过内部审核和外部审核，对各单位进行检查，如发现不符合按经济责任制专业管理考核细则进行考核。
7 本过程形成的附录
附录A 标准中章序号及程序文件号
附录B 文件性质代码
附录C 单位代码
8 附则
通知、报告、决议等公文的编写要求执行《文件资料运行管理办法》。
附录A
标准中章序号及程序文件号
附录B
文件性质代码
附录C
单位代码