第十章采购业务内部控制
一、内控目标
1促进本公司合理采购，满足公司经营需要，规范采购行为，防范采购风险；
2确保采购活动以及供应商的管理方法和程序符合国家法律、法规和本公司内部规章制度的要求；
3保证供应商的资料数据保存完整，记录真实、准确，易于管理，便于追踪，同时合理设置供应商审核程序与审核权限，提高企业的决策效益与效率；
4维护和发展良好的、长期并稳定的供应商合作关系，开发有潜质的供应商，促进企业的长远发展战略；
5确保授权合理，与采购相关的关键岗位、职责相分离，保证采购资料及数据记录的真实、准确、完整；
6加快资金周转，降低采购成本，防止资金占用，提高经营效率。
二、关键风险
1采购计划安排不合理，市场变化趋势预测不准确，造成库存短缺或积压，可能导致公司销售不及时或资源浪费；
2供应商选择不当，采购方式不合理，招投标或定价机制不科学，授权审批不规范，可能导致采购物资质次价高，出现舞弊或遭受欺诈；
3采购验收不规范，付款审核不严，可能导致采购物资、资金损失或信用受损。
三、内控范围
本手册主要描述了上海来伊份股份有限公司（以下简称本公司）关于采购管理的相关控制流程，主要包括供应商管理、食品类商品采购、非食品类物资采购、价格调整、商品生命周期管理等。
(一)购买
1.本公司的采购业务应当集中，避免多头采购或分散采购，以提高采购业务效率，降低采
购成本，堵塞管理漏洞。本公司应当对办理采购业务的人员定期进行岗位轮换。重要和技术性较强的采购业务，应当组织相关专家进行论证，实行集体决策和审批。
本公司除小额零星物资或服务外，不得安排同一部门办理采购业务全过程。
2.本公司应当建立采购申请制度，依据购买物资或接受劳务的类型，确定归口管理部门，
授予相应的请购权，明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购和审批程序。
本公司可以根据实际需要设置专门的请购部门，对需求部门提出的采购需求进行审核，并进行归类汇总，统筹安排本公司的采购计划。
具有请购权的部门对于预算内采购项目，应当严格按照预算执行进度办理请购手续，并根据市场变化提出合理采购申请。对于超预算和预算外采购项目，应先履行预算调整程序，由具备相应审批权限的部门或人员审批后，再行办理请购手续。
3.本公司应当建立科学的供应商评估和准入制度，确定合格供应商清单，与选定的供应商
签订质量保证协议，建立供应商管理信息系统，对供应商提供物资或劳务的质量、价格、交货及时性、供货条件及其资信、经营状况等进行实时管理和综合评价，根据评价结果对供应商进行合理选择和调整。
本公司可委托具有相应资质的中介机构对供应商进行资信调查。
4.本公司应当根据市场情况和采购计划合理选择采购方式。大宗采购应当采用招标方式，
合理确定招投标的范围、标准、实施程序和评标规则；一般物资或劳务等的采购可以采用询价或定向采购的方式并签订合同协议；小额零星物资或劳务等的采购可以采用直接购买等方式。
5.本公司应当建立采购物资定价机制，采取协议采购、招标采购、谈判采购、询比价采购
等多种方式合理确定采购价格，最大限度地减小市场变化对本公司采购价格的影响。
大宗采购等应当采用招投标方式确定采购价格，其他商品或劳务的采购，应当根据市场行情制定最高采购限价，并对最高采购限价适时调整。
6.本公司应当根据确定的供应商、采购方式、采购价格等情况拟订采购合同，准确描述合
同条款，明确双方权利、义务和违约责任，按照规定权限签订采购合同。
本公司应当根据生产建设进度和采购物资特性，选择合理的运输工具和运输方式，办理运输、投保等事宜。
7.本公司应当建立严格的采购验收制度，确定检验方式，由专门的验收机构或验收人员对
采购项目的品种、规格、数量、质量等相关内容进行验收，出具验收证明。涉及大宗和新、特物资采购的，还应进行专业测试。
验收过程中发现的异常情况，负责验收的机构或人员应当立即向本公司有权管理的相关机构报告，相关机构应当查明原因并及时处理。
8.本公司应当加强物资采购供应过程的管理，依据采购合同中确定的主要条款跟踪合同履
行情况，对有可能影响生产或工程进度的异常情况，应出具书面报告并及时提出解决方案。
本公司应当做好采购业务各环节的记录，实行全过程的采购登记制度或信息化管理，确保采购过程的可追溯性。
(二)付款
1.本公司财务核算部及各子公司财务部应当加强采购付款的管理，完善付款流程，明确付
款审核人的责任和权力，严格审核采购预算、合同、相关单据凭证、审批程序等相关内容，审核无误后按照合同规定及时办理付款。
财务核算部及各子公司财务部在付款过程中，应当严格审查采购发票的真实性、合法性和有效性。发现虚假发票的，应查明原因，及时报告处理。
财务核算部及各子公司财务部应当重视采购付款的过程控制和跟踪管理，发现异常情况的，应当拒绝付款，避免出现资金损失和信用受损。
财务核算部及各子公司财务部应当合理选择付款方式，并严格遵循合同规定，防范付款方式不当带来的法律风险，保证资金安全。
1.财务核算部及各子公司财务部应当加强预付账款和定金的管理。涉及大额或长期的预付
款项，应当定期进行追踪核查，综合分析预付账款的期限、占用款项的合理性、不可收回风险等情况，发现有疑问的预付款项，应当及时采取措施。
2.总部采购一部、采购二部、仓储部门、财务核算部及各子公司财务部等应当共同加强对
购买、验收、付款业务的系统控制，详细记录供应商情况、采购申请、采购合同、采购通知、验收证明、入库凭证、商业票据、款项支付等情况，确保会计记录、采购记录与仓储记录核对一致。
本公司应当指定专人通过函证等方式，定期与供应商核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项。
本公司应当建立退货管理制度，对退货条件、退货手续、货物出库、退货货款回收等作出明确规定，并在与供应商的合同中明确退货事宜，及时收回退货货款。涉及符合索赔条件的退货，应在索赔期内及时办理索赔。
四、关键控制点
1.供应商准入标准的制订与审核
2.供应商巡检、评及奖惩的实施
3.供应商清场的审核
4.供应商培训的编制与开展
5.供应商第三方审核的实施
6.食品/非食品月度/年度采购计划的编制、审核与实施
7.食品/非食品采购订单的审核确认
8.食品非常规采购申请的审核确认
9.提前解封申请的审核确认
10.委外加工采购的审核确认
11.退供应商采购的审核确认
12.食品/食品供应商引进计划、标准
13.食品/非食品采购合同的审核与确认
14.服务供应商引进计划、标准的制订、审核与确认
15.服务采购合同的编制、审核、确认与签订
16.服务提供方权力义务的谈判与确认
17.返利的申请、审核与确认
18.商品生命周期预估量计划
19.体验评估（食品）结论
20.新品/老品引进计划制订、审核与确认
21.商品分析报告审核与确认
22.质量/非质量商品下市及方案制订、审核与确认
五、相关制度目录
《上海来伊份股份有限公司采购一、采购二部制度汇编》《上海来伊份股份有限公司品质管理部制度汇编》
《上海来伊份股份有限公司库存管理部制度汇编》
六、控制表单
1.供应商准入标准
2.供应商巡检记录
3.供应商评估表
4.供应商奖励/惩罚记录
5.供应商清场清单
6.供应商培训方案、课程
7.供应商第三方审核记录、报告
8.食品月度/年度采购计划书
9.食品采购订单
10.食品非常规采购申请表
11.提前解封申请表
12.委外加工采购订单
13.退供应商采购订单
14.非食品月度/年度采购计划书
15.非食品供应商引进计划、标准
16.非食品采购合同
17.非食品采购订单
18.非食品非常规采购申请表
19.服务供应商引进计划、标准
20.服务采购合同
21.服务确认书
22.返利申请单
23.商品生命周期预估量计划
24.食品试吃记录表
25.体验评估（食品）表
新品/老品引进计划
单位：上海来伊份股份有限公司流程名称：采购业务
编制人：内控部流程编号：LYF-10
业务主管部门：采购一部最后更新时间：2010-10-31业务参与部门：版本：V1.0
1
1.1
1.2
1.3
2
2.1
风险控制文档（RCD）
单位名称：上海来伊份股份有限公司单位编码：LYF
业务流程名称：采购业务业务流程编码：LYF-10
当前子流程名称：食品年度采购计划管理当前子流程编码：LYF-10-1
单位：上海来伊份股份有限公司流程名称：采购业务
编制人：内控部流程编号：LYF-10
业务主管部门：采购一部最后更新时间：2010-10-31 业务参与部门：版本：V1.0
1-2
1.1
2.1
3
3.1
单位名称：上海来伊份股份有限公司单位编码：LYF
业务流程名称：采购管理业务流程编码：LYF-10
当前子流程名称：食品月度采购计划当前子流程编码：LYF-10-2
单位名称：上海来伊份股份有限公司单位编码：LYF
业务流程名称：采购管理业务流程编码：LYF-10
当前子流程名称：食品月度采购计划管理当前子流程编码：LYF-10-2
单位：上海来伊份股份有限公司流程名称：采购业务
编制人：内控部流程编号：LYF-10
业务主管部门：采购一部、采购二部最后更新时间：2010-10-31 业务参与部门：品质管理部版本：V1.0
2 2.1
2.3 2.2
1.2
1.1 1
2.4
2.5
3 3.1
4 4.1
单位名称：上海来伊份股份有限公司单位编码：LYF
业务流程名称：采购业务业务流程编码：LYF-10
当前子流程名称：供应商评估当前子流程编码：LYF-10-3
单位名称：上海来伊份股份有限公司单位编码：LYF-10
业务流程名称：采购管理业务流程编码：LYF-10
当前子流程名称：供应商评估当前子流程编码：LYF-10-3
单位名称：上海来伊份股份有限公司单位编码：LYF-10
业务流程名称：采购管理业务流程编码：LYF-10
单位：上海来伊份股份有限公司 流程名称：采购业务 编制人：内控部
流程编号：LYF-10
业务主管部门：采购一部 最后更新时间：2010-10-31 业务参与部门：
版本：V1.0
1 1 1.1
1.2
2
2
2.1
2.2
3.2
4
4.1
3
4.2
公司采购内控管理制度 1、目的 为加强采购计划管理，规范采购工作，保障公司生产经营活动所需物品的正常持续供应，降低采购成本，提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足工公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制定本制度。 2、适用范围 适用于本公司生产用设备、原材料、辅助材料、生产用耗材等公司生产性物资采购过程，包括出口物资的采购。 3、职责 3.1总经理负责采购管理制度的审批。 3.2采购部负责合格供方的开发和管理，合格供方物资供应能力应涵盖公司所有生产性物资需求；对供方在制过程和生产进度控制；对供方库存的核对与控制；与供方的协调与沟通。 3.2工程部和销售部负责提供详细的物资的图纸或参数、材质、规格、工艺等属性。必要时由工程部出图，并由销售部门经客户确认后以请购单的形式提报给采购部。 3.3销售部负责对物资样品发出后的跟踪和客户反馈的记录。 3.4财务部负责对采购物资预付款和货款的结算和给付。 4、采购岗位职责 4.1寻找物料供应来源,并分析相关市场。 4.2与供货商洽谈,并安排工厂参观、建立供货商之数据。 4.3要求报价与进行议价并做出比价分析。 4.4获取所需之物料。 4.5查证购进物料之数量与质量。 4.6建立采购业务进行顺遂所需要之数据和合格供应商名录。 4.7了解市场趋势,搜集市场供给与需求价格等适时数据加以成本分析。
4.8呆料与废料之预防与处理。 5、物资采购工作程序 5.1采购工作流程图 . 销售部 工程部 采购部 财务部 注：工程部门提报的请购单，则由工程部 直接提交采购部进入采购流程。 5.2新供应商开发评定工作流程图
［优质文档］案例分析—釆购与付款业务循环内部控制1 采购与付款循环业务环节案例分析 B公司主要经营中小型机电类产品的生产和销售，U前主要采用手工会计系统。通过对B公司内部控制的了解，记录了所了解的和购货与付款循环的内部控制程序，部分内容摘录如下： （1）对需要购买的已经列入材料清单基础上的山仓库负责填写请购单，对未列入存货清单基础上的山相关需求部门填写请购单。每张请购单须山对该类采购支出预算负责的主管人员签字批准。 （2）釆购部收到经批准的请购单后，山其职员E进行询价并确定供应商，再由其职员F负责编制和发出预先连续编号的订购单。订购单一式四联，经被授权的采购人员签字后，分别送交供应商、负责验收的部门、提交请购单的部门和负责采购业务结算的应付凭单部门。（3）釆购人员F根据请购单向公司的长期供应商C公司发出订购单，釆购人员F长年以来一直负责向C公司采购材料。 （4）根据仓库部门记录，C公司虽然经常出现交货不及时、数量不符等问题，但山于从C公司采购的材料的价格相对较低，因此财务部门指定C公司为B 公司材料的主要供应商。（5）验收部门根据订购单上的要求对所采购的材料进行验收，完成验收后，将原材料交山仓库人员存入库房，并编制预先未连续编号的验收单交仓库人员签字确认。验收单一式三联，其中两联分送应付凭单部门和仓库，一联留存验收部门。 （6）对于验收部门发现的存在质量问题的材料，B公司要求采购部 门与C公司进行谈判并确定适当的折让金额，并授权财务经理审批折让金
额，折让金额一经确定，财务部门即应编制贷项凭单，调整应收账款。 （7）应付凭单部门核对供应商发票、验收单和订购单，并编制预先连续编号的付款凭单。在付款凭单经被授权人员批准后，应付凭单部门将付款凭单连同供应商发票及时送交会计部门，并将未付款凭单副联保存在未付款凭单档案中。会计部门收到附供应商发票的付款凭单后即应及时编制有关的记账凭证，并登记原材料和应付账款账簿。（8）应付凭单部门负责确定尚未付款凭单在到期日付款，并将留存的未付款凭单及其附件根据授权审批权限送交审批人审批。审批人审批后，将未付款凭单连同附件交复核人复核，然后交财务出纳人员Jo出纳人员J据此办理支付手续，登记现金和银行存款日记账，并在每月末编制银行存款余额调节表，交会计主管审核。 （9）每月月末，财务经理授权负责付款的出纳人员J负责定期核对供应商的订单，针对发现的任何差异，追查本公司的会计记账是否有误，并与供应商及时联系，调整差异。 试逐一判断上述每一业务环节是否有内控缺陷？ 答案： （1）不存在内控缺陷，因为对于仓库负责对列入清单的货物填写请购单，同时如果没有列入存货清单的话则可以山其他部门根据需要填写。但是每张请购单要山经过该类支付负预算责任的主管人员签字批准。 （2）存在内部控制缺陷，因为对于询价和确定供应商是属于不相容的 两个岗位，而该公司却由一人担任是不正确的。应当建议其由另外一个职员负责确定供应商。 （3）存在内部控制缺陷，因为企业应根据具体惜况对办理采购业务的 人员进行定期轮岗，防范采购人员利用职权和工作便利收受商业贿赂，损害企
政府采购管理处财政业务管理内部控制制度 第一章总则 第一条为防范内部管理风险,确保财政资金安全运行,依据《市级财政预算管理内部控制制度》、《市级财政预算执行管理内部控制制度》和《市级财政监督管理内部控制制度》制定本制度。 第二条本制度的目标是明确政府采购财政管理业务的具体流程，对风险点进行识别、控制和防范，对部门和岗位人员的责任进行确认和追究。 第三条政府采购管理包括政府采购预算、政府采购计划以及政府采购资金专户的管理。 第四条本制度适用于政府采购财政业务的管理与控制。 第二章职责分工 第五条政府采购管理处负责制定政府采购管理规章制度；编制政府采购预算和计划；经市政府授权拟订政府集中采购目录、采购限额标准和公开招标数额标准；审批政府采购方式；对代理政府采购业务的社会中介机构进行备案；考核政府采购代理机构的业绩；负责政府采购信息的统计和发布工作；组织政府采购人员的业务培训；制定政府采购代
理机构从业人员岗位要求；审核进入市级政府采购市场的供应商资格；建立和管理市级政府采购供应商库和专家库；监督检查市级政府采购执行情况；受理市级政府采购投诉事宜并对违法违规问题进行处理。 （一）综合岗位 经市政府授权拟订政府集中采购目录、采购限额标准和公开招标数额标准，负责政府采购专家库管理；政府采购信息发布监管；政府采购信息化及网络管理；市级定点采购和协议供货方案的审核、监管；对代理政府采购业务的社会中介机构进行备案；政府采购业务培训；政府采购文件档案保管整理工作。 （二）资金计划岗位 负责审核政府采购预算和计划；审核政府采购方式变更申请；政府采购信息统计及分析；对政府采购资金专户的管理和监督工作。 （三）监管岗位 负责对全市政府采购监管部门和政府采购代理机构的监督检查及考核；对采购人执行政府采购制度情况的监管；依法受理政府采购投诉及对政府采购中违法行为进行处理；对政府采购代理机构的日常监管工作。 第三章政府采购预算编制控制
企业采购业务内部控制探讨 摘要：企业采购业务表现为企业内和企业外、物资流和货币流、流通和生产的相互影响、相互交织。企业采购业务是企业经营生产重要的组成部分，主要是以支付货币资金或者负债代价的形成来换取生产经营中所需要的活动。怎样进行有效的采购业务内部控制和提升企业的经济效益，是企业面临严峻市场形势下能够持续发展的必然选择。 关键词：采购业务；内部控制；企业采购 企业采购业务内部控制要加强防范采购业务的风险，防止资金的不当使用和闲置，把采购成本和采购付款风险尽可能的降到最低，同时能够供应上企业经营活动所需要的物料使用。目前我国采购业务引发高犯罪率而且呈现逐步上升的趋势，引发犯罪的主要原因是一些企业经济业务的处理程序和内部控制制度存在很大的问题，企业想要很好的对采购业务进行控制，就必须建立和加强以及完善采购业务的处理程序和内部控制制度，落实责任制，不断提高制度执行力，确保物资按质按量按时和经济高效地满足生产经营的需求。 一、采购需求计划的控制 采购业务从计划开始，采购需求计划是向市场采购各种物资或组织订货的依据，需求计划规定着采购的时间、采购的物品、采购的数量、采购的方式等。 需求计划分为以下三点进行阐述：1.要强化需求计划的管理，需求计划通过项目管理来明确方向、落实计划、来源资金、安排资金、
订货要求和时间，确保需求计划物资的准确性。2.企业全面预算管理与需求计划管理共同发展，需求计划要与设计、技术、工程、生产等部门及时进行信息交流和沟通，提高需求计划的准确性。3.要提高计划审核人员和计划提报人员的业务技能，针对计划审核人员和计划提报人员开设业务技能培训班。主要培训计划审核人员和计划提报人员的物资信息分类管理、计划管理和物资计划专业知识，通过培训来确保物资信息分类、提报依据的准确性符合标准要求。 二、采购方式和价格的控制 首先，采购部门应当定期了解、研究大宗通用重要物资的成本构成、市场供应形势、市场价格变动趋势，确定重要物资品种的采购执行价格或参考价格。为了避免信息不准确造成采购成本增加，同时确保采购的价格公平合理，采购人员要时刻盯紧市场的变化，适当的调整采购战略，根据市场价格的波动情况及时对材料采购价格进行调整和控制。其次对于报价管理，价格管理人员要整理收集各种物资的价格信息、成交的历史价格信息、供应商产品报价信息来编制物资采购的价格。最后对于采购方式，采购方式要依据科学经济情况进行具体分析，要打破传统的采购思维模式。在采购的过程中认真的分析什么物品可以通过招标方式采购、什么物品可以通过策略协议方式采购、什么物品可以通过竞标方式采购等。 三、采购合同的控制 企业要建立合同管理制度，构造合同签订的流程，明确相关人员的权利和责任。签订合同前应严格审查对方当事人的主体资格，对
目录 1 目的........................................ 错误!未定义书签。 2 适用范围.................................... 错误!未定义书签。 3 编制依据.................................... 错误!未定义书签。 4 释义........................................ 错误!未定义书签。 5 职责分工.................................... 错误!未定义书签。 6 集中采购管理................................ 错误!未定义书签。 7 自行采购管理................................ 错误!未定义书签。 8 附则........................................ 错误!未定义书签。
采购内控管理细则 1目的 为了加强酒店采购业务的内部控制，规范采购行为，防范采购过程中的差错与风险，保证采购在满足日常运营需要的前提下，最大限度地降低采购成本。 2适用范围 北京市西苑饭店采购部及相关业务参与部门 3编制依据 3.1《企业内部控制基本规范》，2008，财政部，证监会、审计署、银监会、保监会 3.2《企业内部控制应用指引第7号—采购业务》，2010，财政部，证监会、审计署、银监会、保监会 3.3《采购管理制度》，2013，首旅酒店集团 4释义 本制度所称采购是指酒店购进用于经营或提供劳务消耗的各种物资，包括原料及主要材料、辅助材料、修理用备品备件、燃料以及达到固定资产管理标准的各种设备（以下简称“物资与设备”）的行为。 有关固定资产的采购管理除应遵循本细则的有关规定外，还应严格执行酒店《财务内控管理细则》固定资产章节的有关规定。 5职责分工
采购业务内控制度（试行）1 采购业务的内部控制制度（试行） 一、采购业务的授权 公司的采购业务全权集中于物流配送中心，包括公司工程用物资、燃器具的采购、户外管道及户内管线安装材料等。公司办公用品的采购由行政部负责。采购业务分为常备采购（预算内）、非常备采购（预算外）、政策性采购（公司战略需要）。 二、采购计划的制定和审批 公司各单位（分、子公司及各部门）每月25 日向物流配送中心报送下月的物资采购计划，物流配送中心经汇总、综合平衡后向财务部报送当月公司整体采购计划和采购资金预算。该计划应综合考虑各项物资实际库存、工程施工计划和公司资金状况。该计划亦应与各预算单位每月向财务部上报的预算报表口径一致。财务部审核通过后报总经理审批，经审批通过后下发物流配送中心执行，同时转财务部备档作为资金安排的依据。采购计划审批流程（见流程图1）： 三、采购业务的执行 1、供应商的管理 （1）、采购人员应随时调查供应商的动态及产品质量。凡欲与公司建立供应关系而且符合条件者应填具“供应商调查表”（见表1），作为选择供应厂 商的参考。“供应商调查表”呈采购部经理核准后存档。 （2）、物流配送中心应在日常工作中逐步建立系统的供应商档案库，供应 商档案包括：供应商名片、供应商调查表、供应商审批表、供应商资信档案、供应
商所提供的合格证明、价格表及相关资料 （3）、每批材料供货结束后，供应商的实绩转记于“供应商资信档案” （见表2），作为评审供应商业绩的资料。 （4）、采购人员依据“供应商调查表”每半年复查一次，更正原有资料内容。供应商档案由物流配送中心的经理指派专人负责管理，未经采购部经理允许，不得随便查阅。供应商调查表应每月报一份给财务部存档。 （5）、物流配送中心应对供应商的选择建立内控审批制度。在下列情况 下，采购人员应填写“供应商审批表”（见表3），提请主管领导审批：A、原有供应商被撤点；B、开发新产品和新项目投资需引进新的供应商；C、原有供 应商由于种种原因拒绝供货需更换供应商；D、新供应商的物资更适合公司的 需求。 2、商品样品的检验： （1）、对通过初审的供应商所送检的样品，必须经质量检验部门进行各项 指标的检验和检测。 （2）、供应商提供样品同时应附带完整的自检报告及合格证明等资料。 （3）、对通过初审和提供样品检验合格的供应商方可进行供货。如果评审 结果不合格，要求供应商限期作出整改。整改后仍不合格者，取消其入选供应商资格。 3、请购申请单的处理 （1）、审核采购申请单各栏填写是否清楚，审批者是否签字。 （2）、紧急采购申请单应优先办理。
XX人民医院政府采购内部控制管理制度 为进一步规范我单位政府采购活动中内部权力运行，严防廉政风险，强化内部流程控制，促进政府采购提质增效，特制定我单位政府采购内部控制管理制度。 一、实施归口管理 采购科为本单位政府采购的归口管理科室，匡铃霞为本单位采购专员，负责本单位政府采购的执行管理和对外沟通与协调。采购专员发生变化时，应及时向泸县财政局采购股备案。归口管理部门牵头建立本单位政府采购内部控制制度明确本单位内设相关部门（设备科/后勤保障科、审计科、纪检监察科、财务科）在政府采购工作中的职责与分工。 二、完善集体决策机制 本单位在实施采购项目金额单项或批量10万元以上的的采购项目经设备科审核、分管院长审批、医学装备管理委员会讨论通过、院办公会通过的项目编制预算，报县卫计局、财政局审批。根据科室需求提供项目需求、参数，医学装备管理委员会进行采购需求设置和论证，邀请院外专家进行项目实施前参数论证。代理机构选择、合同签订、采购方式变更依流程由财务总监、分管院长、院长等相关领导审核后执行。履约验收必须三人或三人以上的单数组成验收小组，验
收小组包括设备、财务、使用科室等相关工作人员，纪检监察全程监督。政府采购项目决策过程要有完整会议记录，不得单独决策或者擅自改变集体决策。 三、强化政府采购流程控制 1.编制采购预算。 编制采购预算由设备科收集采购需求，报医学装备管理委员会讨论通过后，整理后报财务科和院办公会决定形成年度预算，并报卫计局和财政局审批。 2.委托采购代理机构 政府集中采购目录内的政府采购项目，委托泸县公共资源交易中心采购，其他项目可委托泸县公共资源交易中心或具有相应资质的社会代理机构采购。社会代理机构通过院内询价或比选的方式确定，签订采购代理协议，明确代理采购范围、权限、期限和代理费用及支付方式等。代理协议按医院合同签订流程办理。 3.制定采购需求，确认采购文件。 形成采购预算的项目，申请科室根据需求提供项目需求或参数，医学装备管理委员会进行采购需求设置和论证，邀请院外专家进行项目实施前参数论证。论证过程应符合采购需求的科学合理、符合实际，严禁豪华、重复、无用的采购发生。
《企业内部控制应用指引第7号—采购业务》解读 《企业内部控制应用指引第7号—采购业务》中所称采购，是指企业购买物资（或接受劳务）及支付款项等相关活动。其中，物资主要包括企业的原材料、商品、工程物资、固定资产等。采购是企业生产经营的起点，既是企业“实物流”的重要组成部分，又与“资金流”密切关联。众所周知，采购物资的质量和价格、供应商的选择、采购合同的订立、物资的运输、验收等供应链状况，在很大程度上决定了企业的生存与可持续发展。采购流程的环节虽不很复杂，但蕴藏的风险却是巨大的。基于以上考虑，《企业内部控制应用指引第7号—采购业务》对采购的主要流程进行了梳理，明确了采购业务的主要风险点，针对性地提出了相应的控制措施。本文就此进行解读。 企业在健全采购业务内部控制时，应当比照健全资金、资产业务内部控制，着力从全面梳理相关流程入手。在此过程中，企业应当对采购业务管理现状进行全面分析与评价，既要对照现有采购管理制度，检查相关管理要求是否落实到位，又要审视相关管理流程是否科学合理、是否能够较好地保证物资和劳务供应顺畅、物资采购是否能够与生产和销售等供应链其他环节紧密衔接。在此基础上，要着力健全各项采购业务管理制度，落实责任制，不断提高制度执行力，确保物资和劳务采购按质按量按时和经济高效地满足生产经营的需求。 一、采购业务流程 采购业务流程主要涉及编制需求计划和采购计划、请购、选择供应商、确定采购价格、订立框架协议或采购合同、管理供应过程、验收、退货、付款、会计控制等环节（如图1所示）。图1列示的采购流程适用于各类企业的一般采购业务，具有通用性。企业在实际开展采购业务时，可以参照此流程，并结合自身情况予以扩充和具体化。 二、各环节的主要风险点及管控措施 （一）编制需求计划和采购计划 采购业务从计划（或预算）开始，包括需求计划和采购计划。企业实务中，需求部门一般根据生产经营需要向采购部门提出物资需求计划，采购部门根据该需求计划归类汇总平衡现有库存物资后，统筹安排采购计划，并按规定的权限和程序审批后执行。该环节的主要风险是：需求或采购计划不合理、不按实际需求安排采购或随意超计划采购，甚至与企业生产经营计划不协调等。
第十章采购业务内部控制 一、内控目标 1促进本公司合理采购，满足公司经营需要，规范采购行为，防范采购风险； 2确保采购活动以及供应商的管理方法和程序符合国家法律、法规和本公司内部规章制度的要求； 3保证供应商的资料数据保存完整，记录真实、准确，易于管理，便于追踪，同时合理设置供应商审核程序与审核权限，提高企业的决策效益与效率； 4维护和发展良好的、长期并稳定的供应商合作关系，开发有潜质的供应商，促进企业的长远发展战略； 5确保授权合理，与采购相关的关键岗位、职责相分离，保证采购资料及数据记录的真实、准确、完整； 6加快资金周转，降低采购成本，防止资金占用，提高经营效率。 二、关键风险 1采购计划安排不合理，市场变化趋势预测不准确，造成库存短缺或积压，可能导致公司销售不及时或资源浪费； 2供应商选择不当，采购方式不合理，招投标或定价机制不科学，授权审批不规范，可能导致采购物资质次价高，出现舞弊或遭受欺诈； 3采购验收不规范，付款审核不严，可能导致采购物资、资金损失或信用受损。
三、内控范围 本手册主要描述了上海来伊份股份有限公司（以下简称本公司）关于采购管理的相关控制流程，主要包括供应商管理、食品类商品采购、非食品类物资采购、价格调整、商品生命周期管理等。 (一)购买 1.本公司的采购业务应当集中，避免多头采购或分散采购，以提高采购业务效率，降低采 购成本，堵塞管理漏洞。本公司应当对办理采购业务的人员定期进行岗位轮换。重要和技术性较强的采购业务，应当组织相关专家进行论证，实行集体决策和审批。 本公司除小额零星物资或服务外，不得安排同一部门办理采购业务全过程。 2.本公司应当建立采购申请制度，依据购买物资或接受劳务的类型，确定归口管理部门， 授予相应的请购权，明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购和审批程序。 本公司可以根据实际需要设置专门的请购部门，对需求部门提出的采购需求进行审核，并进行归类汇总，统筹安排本公司的采购计划。 具有请购权的部门对于预算内采购项目，应当严格按照预算执行进度办理请购手续，并根据市场变化提出合理采购申请。对于超预算和预算外采购项目，应先履行预算调整程序，由具备相应审批权限的部门或人员审批后，再行办理请购手续。 3.本公司应当建立科学的供应商评估和准入制度，确定合格供应商清单，与选定的供应商 签订质量保证协议，建立供应商管理信息系统，对供应商提供物资或劳务的质量、价格、交货及时性、供货条件及其资信、经营状况等进行实时管理和综合评价，根据评价结果对供应商进行合理选择和调整。 本公司可委托具有相应资质的中介机构对供应商进行资信调查。 4.本公司应当根据市场情况和采购计划合理选择采购方式。大宗采购应当采用招标方式， 合理确定招投标的范围、标准、实施程序和评标规则；一般物资或劳务等的采购可以采用询价或定向采购的方式并签订合同协议；小额零星物资或劳务等的采购可以采用直接购买等方式。
政府采购管理制度 第一条为加强学校政府采购的管理，规范采购行为，提高采购效率，促进学校廉政建设，根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国政府采购法实施条例》、《中华人民共和国招标投标法》和财政部《政府采购货物和服务招标投标管理办法》等规定，结合学校实际，制订本制度。 第二条凡使用学校财政性资金采购的货物、服务和工程类项目均适用本制度。 第三条学校政府采购项目必须经过立项、论证、审批等确认程序，并落实经费来源后方可组织实施。 第四条学校政府采购分政府集中采购、分散自行采购等两种类型。政府集中采购是指学校委托市公共资源交易中心组织实施的、属于黑龙江省年度集中采购目录以内、且符合集中采购项目标准的采购活动；分散自行采购是指学校自行组织实施的、属于集中采购目录以内，但采购预算额度在“集中采购限额标准”以下的项目和集中采购目录以外政府采购限额标准以上项目的采购活动。 第五条学校政府采购活动，凡《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国政府采购法实施条例》、《中华人民共和国招标投标法》及政府其他法律法规已有规定的，一律从其规定执行。 第六条学校政府采购领导小组是学校政府采购工作的领导、决策机构，研究决定学校政府采购工作的政策、制度和有关重要事项。领导
小组由校长任组长，由分管采购工作的副校长任副组长，成员由其他校领导等部门负责人组成。其主要职责是： （一）全面负责学校政府采购工作。 （二）审定学校政府采购工作规章制度。 （三）审定学校各部门政府采购预算的申请。 （四）讨论、决定学校政府采购工作中的重大事项。 第七条本制度自发布之日起施行，学校原相关文件规定与本制度不符的，以本制度为准。
采购业务的内部控制制度（试行） 一、采购业务的授权 公司的采购业务全权集中于物流配送中心，包括公司工程用物资、燃器具的采购、户外管道及户内管线安装材料等。公司办公用品的采购由行政部负责。采购业务分为常备采购（预算内）、非常备采购（预算外）、政策性采购（公司战略需要）。 二、采购计划的制定和审批 公司各单位（分、子公司及各部门）每月25日向物流配送中心报送下月的物资采购计划，物流配送中心经汇总、综合平衡后向财务部报送当月公司整体采购计划和采购资金预算。该计划应综合考虑各项物资实际库存、工程施工计划和公司资金状况。该计划亦应与各预算单位每月向财务部上报的预算报表口径一致。财务部审核通过后报总经理审批，经审批通过后下发物流配送中心执行，同时转财务部备档作为资金安排的依据。采购计划审批流程（见流程图1）： 三、采购业务的执行 1、供应商的管理 （1）、采购人员应随时调查供应商的动态及产品质量。凡欲与公司建立供应关系而且符合条件者应填具“供应商调查表”（见表1），作为选择供应厂商的参考。“供应商调查表”呈采购部经理核准后存档。 （2）、物流配送中心应在日常工作中逐步建立系统的供应商档案库，供应商档案包括：供应商名片、供应商调查表、供应商审批表、供应商资信档案、供应商所提供的合格证明、价格表及相关资料 （3）、每批材料供货结束后，供应商的实绩转记于“供应商资信档案”（见表2），作为评审供应商业绩的资料。 （4）、采购人员依据“供应商调查表”每半年复查一次，更正原有资料内容。供应商档案由物流配送中心的经理指派专人负责管理，未经采购部经理
允许，不得随便查阅。供应商调查表应每月报一份给财务部存档。 （5）、物流配送中心应对供应商的选择建立内控审批制度。在下列情况下，采购人员应填写“供应商审批表”（见表3），提请主管领导审批：A、原有供应商被撤点；B、开发新产品和新项目投资需引进新的供应商；C、原有供应商由于种种原因拒绝供货需更换供应商；D、新供应商的物资更适合公司的需求。 2、商品样品的检验： （1）、对通过初审的供应商所送检的样品，必须经质量检验部门进行各项指标的检验和检测。 （2）、供应商提供样品同时应附带完整的自检报告及合格证明等资料。 （3）、对通过初审和提供样品检验合格的供应商方可进行供货。如果评审结果不合格，要求供应商限期作出整改。整改后仍不合格者，取消其入选供应商资格。 3、请购申请单的处理 （1）、审核采购申请单各栏填写是否清楚，审批者是否签字。 （2）、紧急采购申请单应优先办理。 （3）、无法于需用日办妥的采购申请单，须及时通知申购单位。 （4）、接到撤销通知的采购申请单，应先处理，并在采购计划中删除。 4、询价及洽谈： （1）充分了解所购物资的品名、规格、质量要求及其他特别要求。 （2）向供应商详细说明品名、规格、质量要求、数量、交货期、交货地点、验货方式、付款方式。 （3）同规格产品的供应商至少对比三家（注明供应商的地址电话，填写采购询价表（见表4），执行询价程序。 （4）寻求其他更适合的替代品。 （5）有没有价格上涨、下跌因素，经成本分析后，设定议价目标。 （6）询价单应注明与供应商议定的成交条件。
采购与付款内部控制制度 1.目的 为了规范集团及下属企业的采购与付款活动的内部控制管理，明确该部分内部控制的要点，特制定本制度. 2.适用范围 2.1集团总部 2.2各二级集团、控股子公司根据本制度精神，参照各自的业务情况另行制订具体制度，报集团财务管理中心审批后执行。 3.采购与付款内部控制目标 3.1保证与其他业务活动的要求一致。采购与付款活动包括定货要求的提出与审批、供应商的选择与报价、商品的运输与验收、款项的支付等，必须按照单位实际业务需要进行。 3.2保证会计核算资料的合法性、真实性、完整性和及时性。 3.3保证支付款项获得相应的商品和劳务 3.4保证账款按期归还，维护单位对外信誉。 4.采购与付款控制的主要凭证和记录 4.1单位应在采购与付款环节设置相关记录、填制相应凭证、建立完整的采购登记制度，加强请购手续、采购定单或合同、验收证明、入库凭证、采购发票等凭证和记录的相互核对工作。 4.2凭证和记录的设计和编制要求： 4.2.1特定的凭证必须由特定岗位的特定人员编制、其他人员不可替代。 4.2.2有效的凭证至少需要经过两人、或两人以上的部门和人员履行必要手续。 4.2.3凭证的填制与相应的业务操作应该结合起来，但应与业务的授权严格分离。 4.3.3凭证的传递可以通过套写多联的方式进行。
4.3.4凡有条件编号的凭证必须编号。 4.4采购与付款业务所涉及的有效的凭证主要有以下几种： 4.4.1请购单：是由使用部门或领用部有关人员填写并部门负责人签字和单位相关领导核准后送交采购部门订货、催办、直到收到货物为止的业务核准通知凭证。不便编号。 4.4.2订购单或采购合同：是由采购部门填写，购销双方应该共同遵守的一种契约。应预先编号并经被授权人员签字。副本应送达验收、财务部和仓储部门，作为接收货物并与发票核对的依据。 4.4.3验收单：是验收部门对商品到达或劳务完成时进行验收、检验所编制反映验收意见和收货部门或接受劳务部门接收责任的连续编号的凭证。验收单副联应送达采购部门、财务部门和接收部门。 4.4.4入库单：是仓库部门编制反映入库保管责任的连续编号的凭证。副联送财务部门。（可与验收单合并使用） 4.4.5卖方发票。 4.4.6付款申请单。 4.4.7业务台账。 4.4.8财务帐证：转帐凭证、付款凭证、材料采购明细帐、应付账款明细帐、现金银行存款日记帐。 4.4.9卖方对账单。 5.采购与付款控制的不相容职务 5.1请购与审批 采购申请必须由业务、行政、仓库等部门提出，批准请购单的人员不得兼任请购业务，具体采购工作由采购部门完成。 5.2询价与确定供应商 采购询价人员没有对供应商选择的决定权 5.3采购合同的订立和审计 采购合同的拟订、谈判和订立应当与合同的审批、审计相分离 5.4采购与验收 采购人员不能同时兼任采购物品或劳务的验收工作。
采购业务内部控制规范 一、采购控制的范围采购控制是指单位在使用资金进行货物、服务和工程的采购事项过程中的相关控制。包括采购前的预算指标及采购指标控制、采购过程管理及采购后的采购合同签订及资金支出控制。采购控制的范围包括以下两种采购类型：（1）政府采购。是指单位使用财政性资金采购依法制定的集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、服务和工程的行为，属于政府采购行为。政府采购实行集中采购和分散采购相结合。实行集中采购的政府采购项目，由集中采购目录确定。政府集中采购目录和限额标准以当年《颍上县政府集中采购目录及标准》为依据。集中采购目录以外且在采购限额标准以上的采购项目，实行分散采购。 政府集中采购控制内容包括采购需求的提出与代理机构的选择、供应商的选择、采购验收与付款等。 （2）单位自行采购。是指单位在购买集中采购目录以外的，同时又在政府采购限额范围以内，为自身业务发展而使用财政性资金购买的货物、服务和工程的行为，是单位内部管理制度，也是单位的自身行为。这些小额采购尽管金额较小，但累计金额较高，因此，也应当参照政府采购的控制程序，确定内部采购需求，并内部组织评审和招标工作。
单位内部集中采购控制内容包括采购目录的制定与更新、合格供应商库建立、采购执行、验收与付款等。 单位零星采购控制内容包括采购需求的提出、供应商的选择、采购验收与付款等。 二、采购控制的目标（1）加强对政府财政资金的管理，保证采购资金按预算目标使用；（2）降低采购成本，提高政府财政资金使用效益，防止财政资金浪费；（3）规范政府采购行为，提高采购活动的透明度，防范舞弊和腐败行；（4）明确政府采购流程，确立采购环节标准，确保政府采购行为合规合法；（5）鼓励供应商积极参与政府采购活动，给予供应商平等待遇，促进公平竞争。 三、采购业务工作流程政府采购工作主要分为采购需求编审、采购执行、中标管理、合同签订与备案、组织验收和采购支付等工作环节。 计划申报流程业务部门A 业务部门分管领采购主管部门C 财务部门D 财务部门E 导B 开始是否纳入政府采购目录或者超过采购限额标准汇总编制自行年度工作计划审批评估业务部门现采购预算有资产配置情况汇总编制政府采购预算编制采购预算单位自行采购预算单位政府采购预算审批编制采购预算部门采购预算部门年度采购单位年度采购预算汇总、批复单位年度采购预算预算编制采购计划审批审批部门采购计划制定单位年度采购计划批复各部门采购计划单位年度采
项目工程采购内控管理现况 一、制定材料采购计划 1、项目部及成本预算部根据标后预算，合同价款结合工程实际需要进场一周后、两周内编制该项目总体采购计划。 2、项目部按照总采购计划结合现场施工进度，详细、全面分解“月计划”以及10天一个周“询计划”。 3、零星采购计划要总体控制，月度不超5次，特殊情况除外。 4、项目部要提前10天送交采购计划表到采购部。 二、执行材料采购 1、采购部接到采购计划后应认真审核采购数量、品牌、质量标准、到货日期，并考虑库存情况，着手在已建立供方名录中选择供应商进行询价、比价。如采购计划有不可执行性项目，应以书面形式反馈项目部，以便及时调整计划。 2、采购人员将可执行的采购计划报分管总经理审核后，确定供应商，拟定采购合同，合同中应明确施工项目名称对应的供货商、厂家、规格、型号、数量、质量标准和到货日期等。如货期不能满足需注明新的约定时间，同时积极联系第二供应商，确保及时到货。 3、采购金额达1千元以上，需对公转帐（及时提供发票及清单冲帐）或签订采购合同（特殊情况除外），经合同会签盖章后视为有效合同，可执行合同，并负责跟进，督促供应商按期到货。 4、采购部签订合同后，编制资金申请计划，报总经理审核，董事长审批；财务部按照资金申请计划提供资金，采购部进行材料采购（现
款现货）。 三、采购决算规定： 1、各供应商结算材料款时必须开具发票，提供公司仓库开具的入库单，作为结算凭证。 2、月结材料款的结算期截止到25日/月，财务部在26日-27日/月对各供应商的进场材料汇总，并打印月结材料清单交采购部与供应商核对，无误后采购部填写资金申请，报总经理审批，经董事长批准，财务部付款。 四、材料入库程序： 1、采购人员组织材料进场需首先办理入库手续，库管根据收货清单逐一核对材料数量、规格、型号、品牌。 2、由项目经理或指定的质检员，按照采购计划质量要求对入库进行质量验收，并对供应商提供的合格证，检测报告，等资料统一保管。 3、经库管、质检员检查核实无误后填写入库单并需2人共同签字方为有效结算凭证，其中一联交财务、一联回单、一联留存。 4、不合格材料，严禁办理入库手续,一经发现严重处理及相应罚款。 5、财务部会同项目部、库管要保证仓库帐物相符，帐帐相等，一月一盘点。 五、材料的质量、领用、退换货及废旧物资处理 1、采购人员对进场不合格材料，达不到采购计划质量的或发错货的，应及时与供应商联系，组织退换货，查明原因，对供应商故意行为，要停止其后一切经营往来，列入黑名单。
【最新资料,Word版，可自由编辑！】 集团采购内部控制 采购 现在一些大型的集团公司都实现了材料的集团统一集中采购，如何实现科学的集团采购内部控制，笔者所在的集团公司作出了探讨和努力，取得了良好的效果。下面是集团的具体做法，与大家一块分享： 一、首先建立具有控制职能的组织体系 我们集团是一个以房地产和工程建筑安装为主业的大型集团公司，集团统一采购，是有集团设立的贸易公司来完成的。 设立招标委员会和价格审定委员会 1、价格审定委员会：一般由总经理、各副总、质量技术经理，财务、审计经理、价格信息经理、招标办主任共同组成。每月对贸易公司集中招标采购价格、分公司（项目部）零星采购购、定点采购材料价格进行审定，对由于市场变化材料价格调价物资进行审定。价格审定委员会设立 价格信息管理部，负责日常工作。 2、采购招标委员会：一般由总经理、采购副总、财务审计部长、价格信息部部长、招标办主任、质量技术部、办事处采购等人员共同组成。采购招标管理委员会的主要职责：对集团大宗材料进行招标，对各分公司（项目部）自主招标项目进行管控，对分公司（项目部）零用物资定点定价采购进行管控。招标委员会下设办公室，负责日常工作 其他各部门的主要职责： （一）价格信息部： 1、负责价格信息的搜集、整理、分类和处理； 2、负责招标、谈判等材料价格方案的制定、调整； 3、负责材料价格的比对监督； 4、负责采购和供应价格的预警、报告； 5、供应商价格因素的评审。 （二）技术质量部
1、负责材料样品的取得，质量标准的制定； 2、负责质量信息的搜集整理和反馈； 3、负责重、大、新、特材料的质量检验和鉴定； 4、负责材料分类标准的制定和材料的分类； 5、材料技术标准的制定、判断、评价； 6、负责质量监督； 7、负责质量问题的协调、谈判、报告和处置； 8、供应商技术、质量项目的考察、评审。 （三）计划调度部 1、负责采购计划的收集； 2、负责采购计划的下达； 3、负责供应商供应配额的分配方案的制定； 4、负责内部调拨计划的制定。 （四）招标办 招标委员会的常设机构，负责 1、供应商信息的搜集、分类、整理、初步遴选； 2、招标工作的准备、组织、安排、协调； 3、负责招投标文件的制作、准备、发放、管理； 4、负责合同的管理； 5、供应商考评的组织、综合考评结果的报告； （五）审计监督部门 1、对采购人员廉政建设进行审计； 2、对采购各项规定、流程的执行情况进行监督； 3、对价格、质量、结算、供应商选择、供应配额分配的执行情况进行审 计； 4、受理各种举报、投诉，并负责查处； 5、供应商经营管理资质的评审。 （六）财务部 1、合同和票据的审查； 2、付款率的控制； 3、财务结算，资金的支付。
采购业务的部控制 一、采购业务概述 采购，是指单位为了满足物品（原材料、固定资产、办公用品等）或劳务（技术、服务等）等需要进行的各项经济业务活动。在社会化大生产的环境下， 任何单位要维持正常的生产或经营，都必须进行采购经济业务活动，可以说，采购是各单位经济活动中最频繁的、最常见的表现形式之一。采购与付款业务是企业经营活动的首要环节，它与生产、销售计划密切联系，业务发生频繁,工作量大，运行环节多，直接导致货币资金的支出或对外负债的增加，容易产生管理漏洞。建立完善的采购业务部控制制度，可以保证采购付款业务循环有效运行，确保采购事项的真实性、合理性、合法性，发现并纠正错误，防止欺诈和舞弊行为，及时准确提供采购业务的会计信息，使企业在采购、付款环节获得最大经济效益。设计采购业务的部控制制度，就是依据企业的生产经营特点，针对采购业务的工作特性，设计出规整个业务流程和每个关键控制点的规定、方法、措施等，并规 执行，严格监督。 二、采购业务部控制的目标 采购是存货管理的第一环节，它与生产和销售计划联系密切，它直接导致货 币资金的支出或对外负债的增加，容易产生管理漏洞。对于生产企业来说，采购是生产的准备阶段，为了生产适销对路的盈利产品，必须采购生产适用、价格公道、质量合格的原材料。对于流通企业来说，要使企业获得尽可能多的销售收入，必须采购适销对路且价格公道的商品。 1、存货的采购要与生产、销售业务的要求保持一致；
2、货币资金的支付或负债的增加必须以获得品质优良存货为前提,保持货款支付或负债增加的真实性与合理性； 3、合理揭示企业应享有的购货折扣与折让； 4、防止采购环节中违法乱纪、侵吞企业利益等不法行为的发生； 5、保证采购业务在、外部各环节的运行通畅和高效率； 6、及时、准确提供存货采购的会计信息。 三、采购业务部控制应遵循的原则 设计采购业务部控制制度最基本的原则是实事，“因企制宜”，灵活兼顾。 1、相互牵制原则。一项完整的采购业务，如果是经过两个以上的有相互制 约环节对其进行监督和核查，其发生错弊现象的可能性就很小。就具体控措施来说，相互牵制必须考虑横向控制和纵向控制两个方面的制约关系。从横向关系来讲，完成某个环节的工作需有来自彼此独立的两个部门或人员协调运作、相互监督、相互制约、相互证明；从纵向关系来讲，完成某个工作需经过互不隶属的两 个或两个以上的岗位和环节，以使下级受上级监督，上级受下级牵制。例如，在 材料采购控制系统中，采购部门只有凭领导审批后的采购单或合同（纵向牵制） 进行采购，而采购的材料必需经过验收（横向牵制）后，才能办理有关手续。 因而只有经过横向关系和纵向关系的核查和制约，才使发生的错弊减少到最低程度，或者即使发生问题，也易尽早发现，及时纠正。 2、成本效益原则。企业最关心的是经济效益，如果单纯从控制的角度来考虑，参与控制的人员和环节越多，控制措施越严密，控制的效果就越好，其发生
采购与付款的内部控制 企业内部采购与付款的控制与管理，确实很重要，它可以保证采购的及时和资金的安全，同时可以降低采购成本。采购活动至少涉及二方：采购方和供应商。因此，采购管理既有程序问题，又有对供应商的往来以及相关资料的管理问题。 采购与付款的内部控制要注意以下几个方面： 一、采购与付款业务的职务分离 在采购业务中需进行职务分离的有： l、采购申请必须由生产经营部门提出，具体采购业务由采购部门完成。 2、货物的采购人不能同时担任货物的验收工作，以防止采购人员收受客户贿赂，购买伪质材料影响生产经营乃至企业整体利益。 3、付款审批人和付款执行人不能同时办理寻求供应商和索价业务。 付款的审批通常经过验货或验单后执行（预付款业务除外），以保证货物的价格、质量、规格等符合标准，是采购业务的最后一关，不能让其与目标审查人——供应商直接接触。 4、确定供应商和询价人员应分离； 5、货物的采购、储存和使用人不能担任账务的记录工作，防止绕过验单，减少或误记货物数量金额的可能。 6、接受各种劳务的部门或主管这些业务的人员应适当的同账簿记录人员分离； 7、付款的审核人应同付款执行人职务相分离。 8、记录应付账款人不能同时担任付款职务。 二、采购计划的内部控制 （1）采购业务必须经过请购、批准、订货（或采购）、验收、货款结算等环节。 （2）计划部门应该根据生产经营的需要，依据公司的一般授权（制度授权）与特别授权，向采购部门发出请购通知单。请购通知单要求注明购入材料用途（包括哪个部门、项目使用，何时要用）。请购通知单同时应报送财务部门作为将来付款的依据。 （3）采购部门根据请购通知单，填制订购单，订购单应正确填写所需物品的名称、规格、数量、价格、时间、厂商名称和地址等，预先予以编号，并经被授权的采购员签字。订
政府采购管理内部控制制度 （一）岗位责任与授权批准制度 1、采购岗位责任制度 第1 章总则 第1 条目的 为明确采购业务管理的相关部门和岗位的职责权限，确保办理采购业务的不相容岗位相互分离、制约和监督，特制定本制度。 第2 条采购业务的不相容岗位至少应当包括以下五个方面。 1．请购与审批。 2．供应商的选择与审批。 3．采购合同的拟订、审核与审批。 4．采购、验收与相关记录。 5．付款的申请、审批与执行。 第2 章采购业务管理岗位责任 第3 条校长岗位责任
1．审批采购部门的各项规章制度。2．审批年度采购预算和采购计划。3．审议批准合格供应商名单。 4．审批预算及计划外采购项目。 5．审批采购订单和重要采购合同。 第4 条财务负责人岗位责任 1．审核采购规章制度。 2．审核年度采购预算和采购计划。3．审核预算及计划外采购项目。 4．根据权限审批采购订单和采购合同。第5 条采购员岗位责任 1．进行市场调查，填写询价比价单。2．负责起草采购合同和编制采购订单。3．提出采购付款申请。
4．实施采购，办理退换货事宜。 5．建立、更新与维护供应商档案。 6．参与对供应商质量、交货情况等的评价工作。 第6 条出纳岗位责任 根据采购凭证和原始票据，支付货款。 第3 章附则 第7 条本制度由财务室解释。 第8条本制度自2017 年7 月1 日起开始实施。采购业务程序 第5 条请购 根据采购预算、实际需要等提出采购申请，经校长签字后，及时向采购部门提出采购申请。 第6 条审批 根据规定的职责权限和程序对采购申请进行审核审批。 1．采购预算内采购金额在5000 元以内的，各单位自行采购；采购金额在5000 以上元的，主管局长审核，报请局党委审批。