关于进一步规范监理工程档案资料管理工作的通知
一、监理资料归档的内容
1、工程建设监理合同及与合同相关的资料（含监理招投标文件、监理委托书、派遣函、合同变更的协议文件等）：
2、工程项目监理规划及实施细则：
3、监理月报：
4、监理工作会议纪要：
5、分部工程质量签证资料：
6、质量事故的处理资料：
7、工程造价控制资料，包括：
1）概预算及工程量清单：
2）工程量报审与签认：
3）预付款报审与支付证书：
4）月付款报审与支付证书：
5）月付款汇总表：
6）设计变更、洽商费用报审与签认：
7）工程竣工结算资料：
8、工程验收资料，包括：
1）分部工程验收、阶段验收、中间验收及竣工验收资料：
2）设备安装专项验收资料：
3）竣工验收鉴定书；
4）竣工移交证书；
9、监理通知
10、合同以外的其它管理资料，包括：
1）工程延期报告，审批资料；
2）费用索赔报告、审批资料：
3）合同争议、违约报告、处理资料；
11、监理工作总结：
12、项目监理日志：
13、已经竣工的工程项目监理概况一览表。
二、监理资料立卷的方法和要求
1、所有需要归档的监理资料，立卷之前，立卷人必须对其内容及完整情况进行认真细致的选择和审查，然后先按项目、专题进行分类，再按资料形成的时间先后顺序排列。
2、所有需要归档的监理资料，所用纸张一律采用A4纸（297*210MM）幅面大小，对不符合规范的B5、16开等非标纸，一律用胶水粘贴在A4纸上，以便装订。
3、去掉金属钉，按资料归档的顺序用铅笔进行编号，正面在右下角、背面在左下角位置书写，没有文字的空白页不编号，每卷都从第1号编起，安卷封面、卷内目录、卷内备考表不编号。
4、编制卷内文件目录（用钢笔或计算机均可），卷内目录一式两份（卷内一份，档案室一份）。
5、案卷封面及卷内备考表书写
1）填写“科技档案”封面时，应用钢笔或黑色碳素笔书定，
并要求字迹清楚整洁。
2）填写“卷内备考表”时，除注明此卷的件数、页数以外，还要注明案卷整理时的有关情况，如“本卷材料齐全、完整”或本卷尚缺ⅹⅹⅹⅹ部分资料及存在ⅹⅹ问题等。
3）负责组卷的人员在备考表的“立卷人”处签字：各项目总监在对归档的监理资料进行审核后，在“检查人”处签字。
三、监理资料归档的时间
由总监理工程师负责，在工程竣工验收后一个月内，将整理完毕的未经装订的监理工程档案送达公司技术负责人办公室。
四、监理档案移交的程序
由公司技术负责人审查归档资料的内容是否齐全、完整、是否按照上述要求立卷归档，经审批合格后，与档案人员办理移交手续：总监、技术负责人、档案人员分别在“档案移交登记薄”上签字。