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通知常用书面语
篇一：常用书面用语
常用书面用语书信历史悠久，其格式也几经变化。今天，按通行的习惯，书信
格式主要包括五个部分：称呼、正文、结尾、署名和日期。
1．称呼也称“起首语”，是对收信人的称呼。称呼要在信纸第一行顶格写起，后加“：”，冒号后不再写字。称呼和署名要对应，明确自己和收信人的关系。（具体可参见第四编《应酬称谓》）称呼可用姓名、称谓，还可加修饰语或直
接用修饰语作称呼。这里简要说明几条细则：
（1）给长辈的信。若是近亲，就只写称谓，不写名字，如“爸”、“妈”、“哥”、“嫂”等；亲戚关系的，就写关系的称谓，如“姨妈”、“姑妈”等。对非近亲的长辈，可在称谓前加名或姓，如“赵阿姨”、“黄叔叔”等。
（2）给平辈的信。夫妻或恋爱关系，可直接用对方名字，爱称加修饰语或直接用修饰语，如“丽”、“敏华”、“亲爱的”等；同学、同乡、同事、朋友的信，可直接用名字、昵称或加上“同学”、“同志”，如“瑞生”、“老纪”、“小邹”、“三毛”等。
（3）给晚辈的信。一般直接写名字，如“乐毅”、“君平”、“阿明”等；也可在名字后加上辈分称谓，如“李花侄女”等；亦可直接用称谓作称呼，如
“孙女”、“儿子”等。
（4）给师长的信，通常只写其性或其名，再加“老师”二字，如“段老师”、“周师傅”、“宏海老师”等。对于十分熟悉的师长，也可单称“老师”、
“师傅”。假如连名带姓，在信首直称“孙松平老师”、“王达夫师傅”，就
显得不大自然且欠恭敬。对于学有专长、德高望重的师长，往往在姓后加一“老”字，以示尊重，如“戴老”、“周老”，亦可在姓名后加“先生”二字。为郑重起见，也有以职务相称的，如“董教授”、“陈大夫”、“佟工程师”等。
（5）给一个单位或几个人的信，又不指定姓名的，可写“同志们”、“诸位先生”、“XX等同志”等。给机关团体的信，可直接写机关团体名称。如“XX委员会”、“XX公司”。致机关团体领导人的信，可直接用姓名，加上“同志”、“先生”或职务作称呼，亦可直接在机关团体称呼之后加上“领导同志”、
“负责同志”、“总经理”、“厂长”等。如果信是同时写给两个人的，两个称呼应上下并排在一起，也可一前一后，尊长者在前。上述五种场合，有时还可按特殊对象，视情况加上“尊敬的”、“敬爱的”、“亲爱的”等形容词，
以表示敬重或亲密之情。当然，这要用得适宜，如对好友称“尊敬的”，反而
显得见外，对无特殊关系的年轻女性贸然称呼“亲爱的”，那就有失检点了。
2．正文
正文通常以问候语开头。问候是一种文明礼貌行为，也是对收信人的一种礼节，体现写信人对收信人的关心。问候语最常见的是“您好！”“近好！”依时令
节气不同，也常有所变化，如“新年好！”“春节愉快！”问候语写在称呼下
一行，前面空两格，常自成一段问候语之后，常有几句启始语。如“久未见面，别来无恙。”“近来一切可好？”“久未通信，甚念！”之类。问候语要注意
简洁、得体。
接下来便是正文的主要部分——主体文，即写信人要说的话。它可以是禀启、
复答、劝谕、抒怀、辞谢、致贺、请托、慰唁，也可以是叙情说理、辩驳论证等。这一部分，动笔之前，就应该成竹在胸，明白写信的主旨，做到有条有理、层次分明。若是信中同时要谈几件
事，更要注意主次分明，有头有尾，详略得当，最好是一件事一段落，不要混
为一谈。
3．结尾
正文写完后，都要写上表示敬意、祝愿或勉励的话，作为书信的结尾。习惯上，它被称做祝颂语或致敬语，这是对收信人的一种礼貌。祝愿的话可因人、因具
体情况选用适当的词，不要乱用。（可参见下节《常用书信用语》的“祝颂语”。）
结尾的习惯写法有两种：
（1）在正文写完之后，紧接着写“此致”，转一行顶格或空两格写“敬礼”。
（2）不写“此致”，只是另起一行空两格写“敬礼”、“安好”、“健康”、“平安”等词，一定要另起一行空两格，不得尾缀在正文之后。也可以在正文
结尾下另起一行写“祝你”、“敬祝”，再空两格写上“安好”、“健康”等。
4．署名和日期
在书信最后一行，署上写信人的姓名。署名应写在正文结尾后的右方空半行的
地方。如果是写给的亲属、朋友，可加上自己的称呼，如儿、弟、兄、侄等，
后边写名字，不必写姓。如果是写给组织的信，一定要把姓与名全部写上。而
在署名之后，有时还视情加上“恭呈”、“谨上”等，以示尊敬。上述自称，
都要和信首的称谓相互吻合。
日期一项，用以注明写完信的时间，写在署名之后或下边。有时写信人还加上
自己的所在的地点，尤其是在旅途中写的信，更应如此。
一）公文写作的语言特点来源：
1．经常运用介宾短语。如标题中常用的“关于”；文中涉及表述对象或范围时常用的“对、对于、将、除了”；表述时间、地点时常用的“于、自、在”；
表述目的原因时常用的“为、为了、由于”；表述来源根据方式时常用的“由、遵照、根据、依据、通过、在、随着”等等。这些短语多被用来充当定语、状语，起限制和修饰作用。
2．经常使用一些比较简洁、庄重、严谨的专用词语和文言句式。有已成为公文
中的专用词语，如：“贵、该、鉴于、至于、兹、兹因、悉、值此、如下、举凡、当即、拟请、经由、业经、并经、亟应、末、而、则、审核、遵办、理应、势在、希、尚望、准予、定予、不胜、为此、特此、此致、此布、凡??者、是
否得当、是否可行、为要以及“为此，特??”等等。
3．经常使用所在部门的专业术语，以反映所在单位的业务特点。如经济部门的“产品、市场、销售、合同”；司法部门的“传讯、诉讼、勘验、拘传”；军
事部门的“训练、装备、动员、指挥”；外事部门的“阁下、荣幸地、谅解、
顺致敬意”；科技部门的“选题、成果、网络、检索”等等。
4．经常使用无主句、陈述句、祈使句。公文有专用格式，在条例、章程、规定、细则、守则等法规性文件中，由于这些法规的执行人员、施行对象，是广泛而
清楚明白的，经常使用
无主句，写上反而显得啰嗦。常用的陈述句有，带助词“了”的表示完成时态
的句式、表示否定的陈述句式、不带判断词“是”的表示肯定的陈述句、带判
断词“是”的表示肯定的句式。常用的祈使句有，带命令语气的表示肯定的句式、带有请求语气的表示肯定的句式、带有禁止语气的表示否定的句式。
5．经常使用联合短语充当各种句子成分。在各种公文中，联合短语经常被用来
充当主语、谓语、定语、状语、补语，这样可以省略句子成分中的一些重复部分，因而起到了简洁的作用。
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（二）公文写作中的常用术语来源：
在公文写作中，除了上文提到的眉首、主体、版记三部分里的已经讲到的一些
常用术语外，还常遇到的有以下这些：
行文单位间以通报情况、请示问题、商洽事务等为目的的文字往来过程称为行文。各单位的行文关系应当根据各自的隶属关系和职权范围来确定。党政机关
的行文分为三种：上行文，平行文，下行文。行文应注意的问题是：
①本着精简文件的原则，严格控制发文数量和范围，可发可不发的不发；
②除特殊情况外，一般不越级行文；
③不相隶属的机关，不应以隶属关系行文；
④不要重复行文；
⑤行文应有主次，注意分清主送与抄送机关；
⑥联合行文的机关应是同级机关。
⑦在报刊上公布的文件可作正式公文，不另行文。
上行文指下级向主管上级报送的公文，使用的文种主要有请示、报告。
平行文指平行单位或不相隶属的单位之间的发文，如函。
下行文指上级对所属下级单位的发文，使用的文种主要有通知、指示、通报、决定、决议、命令、批复等。
制文程序一般专指对公文的制作流程。
制作公文的程序是：(1)拟稿，即撰写公文，是制文的基础和首要程序。重要的公文应由领导人亲自动笔或主持撰写，一般日常公文则由秘书部门或业务部门
拟稿，通常是“谁主管的事，谁拟稿”。拟稿的步骤：①首要的是明确使用的
文种、发送对象、主题及行文的目的要求；②收集有关材料，进行调查研究；
③安排结构，拟写提纲；④落笔起草，反复检查，使其成文。(2)核稿，即公文起草成形送交领导人签发之前，对公文的观点、文字、内容、体式所作的全面
检查与修正工作，主要由各单位的办公室秘书或主任负责，一般叫“把口”或“把关”，就是保证公文的质量。核稿的着跟点是：是否需要制发文件，是否
符合国家法制要求，是否体现了党和国家的方针、政策和上级的要求，措施、
办法是否行之有效，结论是否正确，结构、用语是否符合公文的特点要求，公
文的体式是否规范等。(3)签发，是形成公文的最后一个关键环节。公文经过领导人核准签发即成定稿。会议讨论通过的文稿，可由办公室主任代行签发，涉
及本单位带全局性的公文，应由主要负责人签发，一般公文可由分管副职签发。
(4)缮印、校对与用印。缮印指依据定稿誊抄、打印或排印成正式文本，校对
指根据定稿校正缮印中的差错，用印指加盖印章，公文盖印一般应加盖在成文
日期处。
稿本是指同一公文在撰写、审核、印制过程中形成的在形式、内容、作用上有所不同的文稿、文本。包括草稿、定稿、正本、副本、存本、试行本及各种文
字本。