广东商学院茶文化学会章程
（2011年11月第一次拟定）
目录：
第一章：总则
第二章：组织结构
第三章：会员
第四章：干事
第五章：干部
第六章：会议制度
第七章：财务制度
第八章：物品管理制度
第九章：档案管理制度
第十章：工作制度
第一章总则
第一条、本协会全称广东商学院茶文化学会。
第二条、本协会是在遵守党和国家的政令，法规，学院规章制度和社团联合会的章程的前提下根据《广东商学院学生社团管理规定》而自愿结成的非营利性组织。
第三条、本协会宗旨：
1、丰富校园文化，弘扬广商精神。
2、以道德为中心,通过茶文化知识的学习,营造健康的校园文化,保护学生的健康身心,提高学生的审美情趣。
3、以德为中心，重视学生的群体价值，倡导无私奉献，反对见利忘义和唯利是图。主张义重于利，注重协调人与人之间的相互关系，提倡对人尊敬，重视修生养德，维持学生的心态平衡，解决学生的精神困惑，提高广大广商学子的文化素质；。
4、丰富广商学生的历史与人文知识，传承中国传统茶文化；完善同学们的品德和心理素质，进一步培养和发展大学生的综合技能
5、促进开放，推进对外文化交流。
第四条本协会是广东商学院大学生社团的成员，遵守《广东商学院学生社团管理规定》，接受社团联合会的监督管理。
第二章组织结构
第五条本协会组织按照社联相关要求，根据本协会实际需要进行组建。
本组织设正会长一名，副会长5名，内部设活动茶文化研究部，活动部，文化拓展部，宣策部，后勤部一共五个部门。各部门设正部长一名，副部长一至二名。各部正部长及正副会长组成广东商学院茶学会主席团,是本协会最高权利机关。2011—2012广东商学院茶文化协会组织架构图：主席团
会长
副会长副会长副会长副会长茶文化研究部正部活动部正部文化拓展部正部宣策部正部后勤部正部
副部干事副部副部干事副部干事副部副部干事副部副
部干事副会长
第六条协会主席团享有最高决策权、任免权、监控权、审核权。
（一）协会会长职能：
1、从宏观上制定协会发展战略。
2、指导各部门工作，决定重大事项。
3、负责协会全局工作的决策，做好沟通，协调工作。
4、促进协会干事工作能力的提高，增强协会的凝聚力。
5、联系与沟通学校相关老师，社联，校团委，传达并实施学校和社联的指导方针。
6、对外代表协会形象，联系各兄弟社团，处理好校内社团间的关系。
7、掌握协会内部经费管理及档案管理状况，并加以指导。
（二）协会副会长职能：
1、协调会长做好协会全局工作决策，对部门工作进行协调、指导。
2、分管若干部门，统筹，调查，指导部门具体工作，并及时向会长汇报。
3、收集各方面的意见和建议。
（三）后勤部职能：
1、负责协会的日常文书工作，负责各部门的会议及大小活动记录，并做好考勤。
2、协会内部的财务、物资管理，拨放、核算、分配，监督各部门资金运作，并
3、作好财务登记和物资监管，定期向会长汇报情况。
4、协会内部档案管理，以及物品管理。
5、申请活动场地，设备等。
6、活动、会议通知，以及活动总结。
7、工作物品添置购买。
8、跟进各部门情况，定时和及时向主席团反映情况；
9、发挥协调功能，协调会长，各部门之间的关系，作好信息传达。
（四）宣策部职能：
1、对外宣传协会形象，构建协会文化；
2、通过多种形式（立宣、QQ、微博、刊物、传单、沙龙、讲座、演讲等）向全校师生传递工作信息，促进交流；
3、负责协会内部各类活动的宣传工作和协助活动部做好布置工作；
4、若有商家合作，配合商家和公关部做好宣传工作。
5、组织策划沙龙、讲座等一系列活动，写好策划书并交予主席团审核通过后，配合协会人员执行活动程序。
（五）文化拓展部职能：
1、加强与外界的联系，寻找企事页单位配合或从人力，资金，物资上支持协会的活动展开。
2、负责协会对外交流，与外院、校或企事业单位进行交流；
3、做好关系网收集和拓展工作，对与协会有赞助关系的企业进行记录，维持、发展与企业的关系，扩大关系网范围。
4、跟进商家的校内业务，并向商家及时反映情况；
5、不断拓展新文化事项，发扬创新敬业精神，为协会引进更多有益师生和校园
和谐的文化项目。
6、各大活动中对对外嘉宾做好跟进工作。
（六）活动部职能：
1、协助主席团组织社团的各项活动，丰富活动类型，提高活动质量；
2、起协调与沟通各部门等桥梁作用；
3、负责起草修改制定协会工作制度，活动策划书及相关文件、方案；
4、负责各大小活动的具体策划和具体人员分工安排，并负责活动控制；
5、落实活动工作实施，完成活动布置，场地设备安排等工作
6、完成协会内部奖惩工作。
（七）茶文化研究部职能：
1、组织代表队伍代表协会参加各类型的茶文化活动；
2、开展与茶文化研究相关活动，培养干事、干部、会员对茶文化项目的了解和认识；
3、定期组织内部茶文化论坛，收集资料，出版协会茶文化刊物。定期学习研究茶文化及其附属的茶具文化、茶叶文化等
4、塑造协会文化魅力及良好形象；
5、参与协会各大小活动，为协会提供茶文化研究的专业性人才。
第七条各部部长享有提案权、部员审核权、监督权、有限任免权。
第三章会员
第八条申请加入本协会必须具备以下条件：
1、具有广东商学院正式学籍；
2、道德规范，思想积极；
3、承认本协会章程
第九条会员入会程序：
1、提出入会申请；
2、填写会员资料；
3、交纳会员费；
4、有本协会发给会员证。
第十条会员享有以下权利：
1、在本协会竞选成为干事的权利；
2、参与协会优秀会员评比；
3、参加本协会活动的权利；
4、获得本协会服务的优先权；
5、对本协会工作的批评建议权和监督权；
6、入会自愿，退会自由。
第十一条会员履行以下义务：
1、执行本协会的决议；
2、维护本协会的合法权益，和对外健康形象；
3、参与社团活动；
4、按规定交纳会费；
5、配合本协会活动展开。
第十二条会员退会应书面或短信通知本协会，并反还会员证，会员费不予反还。第十三条会员如有严重违反章程的行为，经本协会主席团会议表决通过，予以
除名。
第十四条本协会会员默认期为一年。
第四章干事
第十五条成为本协会干事必须具备以下条件：
1、是本协会的会员；
2、热爱本协会,了解本协会章程；
3、通过本协会的选拔。
第十六条干事选拔程序：
1、申请并加入本协会，成为本协会的会员；
2、通过每学年初的干事招新面试,成为预备干事；
3、或在学年中在相关方面表现突出，成为会员后经主席团表决通过成为预备干事；
4、在试用期内表现良好,成功通过为期1个月的试用期后，正式成为干事；
5、由后勤部登记入案。
第十七条协会干事招新由主席团同一部署,各部门部长及副部长具体开展。第十八条干事享有以下权利：
1、会员享有的一切权利；
2、享有选举权、被选举权和表决权；
3、了解协会内部运作的权利；
4、具体职能范围内的职权。
第十九条干事履行以下义务：
1、会员需要履行的所有义务；
2、参与协会的活动策划，实施义务；
3、对协会及协会活动负责；
4、遵守协会内部的运行制度；
5、执行部长或会长的工作命令；
6、为建设协会的和谐发展而努力。
第二十条协会干事有下列情况之一者，可向部长提出书面申请，经部长及会长批准即可离职：
1、能力不够，开展工作有困难;
2、不能正确处理工作与学习的关系，成绩明显下降的;
3、其他特殊原因的.
第二十一条干事如有严重违反章程的行为，经本协会主席团会议表决通过，予以革职，仅保留会员身份。
第五章干部
第二十二条本协会的会长、副会长、各部门正副部长必须具备下列条件：
1、热心协会工作；
2、学习成绩中等以上；
3、大学期间未收过学校的处分；
4、通过协会干部选拔。
第二十三条干部录用程序:
1、由主席团协商,各部门统一展开干部选拔工作;
2、提出干部竞选申请;
3、接受干部选拔;
4、由主席团核实后确定新一届干部初步名单;
5、进行干部培训并试用,试用期为确定初步名单后的一个月时间;
6、试用期合格后,召开换界大会,由后勤处登记入案.
第二十四条协会干部的产生按照民主集中制的原则，以竞选、推选、自荐、面试等形式为主。在特殊情况下,也可以由组织直接指定、任命或招聘等形式产生。第二十五条协会干部任期为一年，每学年末进行换届选举，产生新一届干部。第二十六条干部享有以下权利：
1、干事享有的一切权利；
2、一定的管理职权；
3、享有相对的提案权、部员审核权、监督权、有限任免权。
第二十七条干部履行以下义务：
1、干事履行的一切义务；
2、参与协会内部建设，人员组建；
3、对协会负责，完成协会基础建设；
4、协调干事关系，对干事选拔、培训、工作展开、竞选等部分负责。
第二十八条协会干部有下列情况之一者，可向主席团提出书面申请，经主席团表决通过即可离职：
1、能力不够，开展工作有困难;
2、不能正确处理工作与学习的关系，成绩明显下
降的;
3、其他特殊原因.
第二十九条干部无故或不通过主席团同意而离职,属于严重违反协会章程。
第三十条干部如有严重违反章程的行为,经主席团商议后向社联和所属学院上交情况,提出通告批评,予以革职,不保留会员身份,由后勤部记录入案。
第六章会议制度
第三十一条为加强协会内部的沟通和协作，加强部门之间的信息传递与交流，提高协会整体战斗力和凝聚力，对会议进行规范化管理，提高各会议的效率与效果，特制订此制度。
第三十二条会议属性：
协会会议包括：全体大会（全体干事、干部参加），主席团会议（主席团成员参加），干部团会议（正副会长及正副部长参加），各部门会议（由部门成员及相关后勤部成员参加），其他会议（根据情况决定参加会议人员）。
会议时间：全体大会每学期最少两次；主席团会议按情况安排例会；各部门最少两星期召开一次例会；其他会议按照工作需要安排。
会议内容包括：成立、表彰等，工作安排，工作总结，活动动员，联谊、庆功等，竞选、换届等，其他。
第三十三条会议通知:
1、全体大会由后勤部通知，主席团会议、干部团会议由后勤部长通知，各部门
会议由部门负责后勤人员协助部长通知。
2、除特殊紧急会议外，协会内任何会议需要提前最少6小时通知到每个需要到会的成员。
3、在召开会议之前要确定好会议内容，会议通知时要一同向参加会议成员说明。
4、会议时长如预计超过90分钟，需要在会议通知里一同说明。
5、在上一次会议中已经确定的下一次会议，不作重复通知，有特殊情况除外。第三十四条会议纪录：
1、协会内部的所有会议都要做好会议记录，重要的会议需要有详细的记录，记录需要用统一规格；
2、协会会议记录由后勤统一部负责：主席团会议，干部团会议会议记录由后勤部部长执行；部门会议由部门后勤负责记录；协会大型会议或全体会议，部门重要会议要求最少两名后勤同时记录；
3、会后会议记录要进行整理筛选。为提高整理工作的质量，使会议记录具有普遍认可的效力，要对会议记录在事后进行整理、补充、校正，过滤挑选出有用信息，扬弃不真实、无意义的信息，将整理好的誊抄在记录本上。
第三十五条会议记录管理：
1、会议记录的全部资料由后勤处一名专门人员统一管理,并进行存档。
2、后勤处内设一本总会议记录本记录每次的汇总记录。
3、后勤部干事做好会议记录整理，每两个星期上交一次，上交的会议记录需要相关部门部长或会长签名。
4、会议记录负责人及时做好检查并汇总记录。
5、后勤处人员和会长可以随时查看会议记录,其他人员如果需要查看须经负责人的同意,并且不可以随便带走或涂该。
第三十六条会议纪律：
1、各大小会议由会议主持人（如会长、部长）协助相关后勤做好考勤记录；
2、如有特殊情况需要请假的要向该会议主持人做好请假（如果是全体会议则向部长请假，并右部长同一告之会长），否则当旷会处理；
3、为提高会议效率，会议过程中参加成员需要配合会议主持人展开会议，全体大会等重要会议由策划部监督会议纪律，如有严重影响会议进程的行为，由后勤部作好记录；
4、对会议迟到、早退严加管理。
第三十七条为体现组织的原则性与灵活性，各部门应大胆创新，实行形式多样，灵活多变的会议方式。
第七章财务制度
第三十八条为规范协会内部财务管理，实现协会财务透明化，促进协会财务支出科学化，降低协会运作过程中的资金浪费，特制定此制度。
第三十九条协会经费来源：
1、会员费。每个会员入会需要交纳10元的会员费。
2、商家赞助；
3、校团委或社联支给；
4、其他。
第四十条协会经费支出：
1、协会经费不作私人用途，任何人包括会长在内不得将协会经费以任何名义擅自挪用或借用他人；
2、经费的支出可以采取两种方式：一是事前预支，事后结帐方式（简称预支）；二是事前借支，事后报销方式（简称报销）；
3、经费的使用应以节俭为原则，按预算计划进行。
第四十一条预支程序：
1、各部门举办活动的经费预算必须在活动举办前两周，由部长向后勤部财务人员提出书面申请，经后勤部财务审批签字后方可预支经费，如预支经费超过30元需要会长签字审批方可预支。
2、预支后，各部门必须在活动举办后一周内凭有效发票（不可凭收据）进行核算，发票背后须注明经手人、证明人、款项用途等到后勤部财务人员办理结算。
3、各部门活动举办前必须认真做好预算，在进行预算时要附上所需的流动资金，一般情况下实际活动开支的浮动幅度应在预算经费的5%左右，若超出此范围，未经会长同意，不给予报销。
第四十二条报销程序：
1、报销分比例报销和全额报销两种，各部须持正式发票向后勤部财务人员进行报销；
2、报销在活动结束后一个星期内由部门部长向后勤部财务人员报销，且每张发票须由经手人、证明人签名，并列好物品名称、数目、金额及总金额。
3、比例报销是事后审核时对使用不合理和不完全合理的款项按比例报销。
4、全额报销是事后审核时对完全合理的款项进行全额报销。
第四十三条财务的登记与管理：
1、协会帐务必须设专门账簿进行管理，帐薄所记账目必须清晰明了、客观准确，接受定期检查；
2、后勤部财务人员必须明确记录好每一笔经费收入及支出；
3、后勤部财务人员需要做好原始票据的保管与分类管理。
第四十四条财务监督：
1、主席团可以随时对协会财务支出进行检查，审核，监督；
2、对长期挂帐、帐本与现实不符、财务支出不合理等不良情况进行分析，查明原因，根据情况追究责任；
3、协会财务管理接受社联的部分监督；
4、每学期末后勤部需要向协会内部汇报一学期的财务状况。
第四十五条协会换届时，由后勤部整理好财务清单，并将财务完全转接到下一届会长，再由新一任会长统一安排。
第八章物品管理制度
第四十六条为实现社团联合会物品管理的规范化，制度化，科学化，特制定本制度。
第四十七条本制度适用于协会内部各部门和各组织、成员之间。
第四十八条本协会物品主要来源：协会继承，会员赠送，因需新添置购买，商家赞助，社联发给，协会或协会部门获奖所得。
第四十九条本协会物品包括：会服，会旗，各大小宣传物品，各类锦旗等荣誉物品、各类书籍、大小办公文具、各类文书档案、记录、报表等。除文书档案、
记录、报表外，所有物品管理均在此管理制度范围内。
第五十条物品存放：
1、物品分类存放：其中宣传物品由宣传部保管；各部门相关书籍由本部门保管；会服、会旗由专门负责人保管；大小文具，道具等其余物品由后勤部保管。
2、物品存放情况需要做好记录，其中包括：存放人，存放地点，物品详细清单等资料，由统一后勤做好记录。
3、物品存放不得随意转移地方，如有特殊原因需要更换存放人，要向后勤部提出申请，获得同意后，方可转换，并做好交接工作，由统一后勤做好记录。
4、每学期由后勤部统一对物品存放情况作实物检查。
5、物品管理者需对所保管物品负责。
第五十二条物品借用：
1、借用协会物品可向统一后勤了解物品存放情况；
2、向物品存放人借用协会物品；
3、表明借用物品原因，原因合理方可借用；
4、在物品存放者处做好详细登记，包括：借用人资料、借用物品资料、开始借用时间、借用期、借用原因等；
5、物品按照借用期归还，同时做好归还清点、检查，归还登记；
6、借用物品而不按期归还的要说明原因，并由存放人统一记录，如不说明原因或原因不合理而延期归还属于违反本制度的行为，情况或后果严重者要承担个人责任，并作出相应处罚。
7、由于个人原因导致物品遗失或损坏，借用人要作出等价赔偿。
8、物品借用人如将物品转借他人，需要想物品存放人做好登记，否则责任由借用人承担。
9、协会以外的个人或组织借用物品需要得到会长的同意方可外借。
第五十三条物品使用：
1、协会物品一般不做个人用途，如有特殊情况由后勤部同意方可借用；
2、物品要小心使用，消耗性物品需要节省使用，由各部门部长监督，如果浪费情况严重由经受人需作相应赔偿。
第五十四条物品添置：
1、日常工作用品由后勤部统一购买；
2、各部门特殊需要的物品由部门自主购买，购买之前需向后勤部提出申请并获得同意，否则不予以报销，部门物品购买由各部门部长负责，超过30元的必须得到会长的同意；
3、以下情况物品购买可以不向后勤部申请，自主购买后根据情况予以报销：
a.情况紧急
b.宣传部零星用品，价格不高于10元；
c.外出等不能联系到后勤部的情况
d.其他特殊情况
4、活动开展前需要列好物品需要清单，由后勤部或活动财务小组统一处理；
5、为节省开支，后勤部学期初做好日常用品批量购买，宣传部基本用品由宣传部在学期初同购买。
第五十五条后勤部每学期末需要做物品管理总结，并向主席团汇报情况。
第五十六条协会换届时，后勤部应清理物品并做好记录,把物品和记录本统一移交下一届的后勤部。
第九章档案管理制度
第五十七条为了加强我们社团档案管理工作，提高管理水平，使档案管理更系统化，条理化，充分发挥档案在社团活动中的作用特制定此规定。
第五十八条档案存档范围：
1、会议材料，包括（通知，报告，总结，会议简报，会议记录，会议地点，出席情况）等。
2、上级部门发来的通知，指令，规定，计划等文献。
3、反映社团活动的报告，总结。
4、各种工作计划，统计材料以及简报。
5、社团干事档案，会员档案，以及任免情况。
6、有关社团历史延革，大事记录，以及社团文化记录，照片文献。
7、社团财务支出单据，以及财务记录。
8、社团物品记录。
9、社团各种规章制度，条例，以及活动申请的记录。
第五十九条档案的收集：
1、档案的材料要整齐整洁，不能残缺。
2、后勤处干事把个会议记录收集汇总成总的会议记录并存档。
3、一切活动的资料，策划书等都需要作好保管，不得随意丢失。
第六十条档案存放：
1、协会档案存放由后勤部统筹，按档案需要灵活存放。
2、重要的档案文件要存备件，并交由不同的人负责保管。
3、档案存放需要清晰分类，避免重复和纰漏。
4、档案存放者不得随意丢失，删改档案，并对档案负责。
第六十一条档案格式：
1、相同类型的档案需要统一格式。
2、正规文件需要用A4纸打印。
3、协会一些存档需要标名资料的属于哪个学年。
4、电子文档的标题需要清晰表达内容，并包括“XXXX-XXXX学年度”。
第六十二条档案借阅：
1、需要借阅协会资料的干事可以想档案存放人直接借阅。
2、协会资料按重要程度分类，如果是协会内部机密文件，需经过部长或会长同意放可读阅。
3、档案借阅需要做好登记，包括电子文档和文本文档。
4、文本文档正本可以借阅，但一般不予外借，如有需要可以由借阅一方打印副本，特殊情况除外。
5、协会内部资料不许外传。
第六十三条档案管理监督：
1、档案管理者对档案作定期整理与记录，对新的档案要作好登记。
2、每学期档案管理者需要向协会公开档案管理情况。
第十章工作制度
第六十四条协会是一个灵活创新,团结一致,富有纪律的协会,工作中各部门实行分工明确，相互合作，密切配合，共成大事的原则。
第六十五条各项活动开展的前提：有利于实现协会宗旨,体现会员价值,提高干事会员能力,并能丰富广大学生的校园生活,提高校园生活质量.
第六十六条组织管理原则
1、下级服从上级，下级必须按时按质完成上级指派的任务，若有疑难或不满，应事先保留意见，待工作完成后再向上级反映。
2、各施其职，负责到底。各部门应根据自身职责完成本职工作，同时也要协调与其它部门的工作，团结一致。对上级指派的工作，应由专人完成，责任明确。
3、有令必行，有禁必止。凡上级指派的工作必须切实执行，在制定时间内完成，各级干部必须严格遵守协会各项制度，违反者视情况给予处罚。
4、协调，顾大局。各部门必须培养友好相处，培养良好的人际关系，增强内聚力。任何部门必须注重形象，不得做出任何有损协会利益和形象的事情。
5、积极进取，争取创新。干事在工作过程中要采取主动的积极态度，并在各方面争取创新。
第六十七条协会干事应有强烈的时间观念和纪律观念，举办活动要按时到岗，不迟到不早退，开会要遵守时间，有事要事先向组织部请假，不得无故缺席。六十八条工作前：
1、协会工作工作应有计划进行，各项协会范围活动由会长分派相关人员负责，负责干部必须于活前二周将计划书呈报分管会长，由主席团审阅表表决。各部门开展活动，也必须于活动前一周向主席团呈报相应计划书等材料。
2、人员协调。计划一经决定，如须人员调配，各部门或负责干部应及时上报会长，由会长根据实际情况统筹分配。
3、财务预支。各项活动如须经费，各负责部门或负责人应于活动前两周写好经费计划上交主管会长，经主席团审查后同意后，由后勤部统一负责。
4、场地布置。各部门负责人应在活动前组织相关人员对场地进行布置，会长应指派相应的干部到场指导。
5、嘉宾邀请。各项活动如需邀请老师，各部门应在活动的前五天，将具体名单呈交公关部，并由活动策划部部于活动前两天天将请贴发到嘉宾处。
6、宣传工作。活动开始前，宣传部必须通过海报，宣传单，宣传板，广播等渠道进行宣传工作。
第六十九条工作中：
1、接待工作。工作人员必须在活动正式开始前一个小时到达现场，负责嘉宾领导的签到及接待工作，并在活动后负责欢送工作。
2、秩序指挥。活动策划部部在各活动过程中指挥3-5名干事负责现场通道，观众席，嘉宾席等秩序维持工作，保证工作顺利有序进行，确保参加人员的安全。
3、后勤工作。必须有相应的人员负责工作人员的工作餐，饮料的购买等工作，一般交后勤部安排。
4、机动人员。必须有一定数量的工作人员负责现场的应急工作。
第七十条工作后
1、必须组织相应的工作人员进行清场工作。
2、总结工作。活动结束后，各部门负责人员必须做工作总结，做好工作总结报告呈交会长审阅并由后勤部备案，档案管理者需要及时整理，必要时发放网站或Q群共享。