一汽海马汽车有限公司管理文件
编号：Q/HMAC213-012-2012 批准： 林明世
出差与外派工作管理规定
2012-08-31发布 2012-09-01实施
发布
https://www.doczj.com/doc/4015584679.html,/海马VI基础应用模块/logo+英文横组合.jpg
前 言
本规定是一汽海马汽车有限公司管理体系文件之一，根据企业标准化建设要求制定。
本规定由人事行政部提出，由法务与审计部归口。
本规定由人事行政部行政管理科负责起草。
本规定主要起草人：齐飞。
本规定是对《出差与外派工作管理规定》（1.1版）的修订，主要修订内容为：增加了
出差计划与出差报告的提交、“日报告”制度、出差时间及地点变更审批、差旅费用
销时票据规定等条款。
1 目的与适用范围
1.1目的：为了规范一汽海马出差人员的出差、外派纪律及审批程序，明确出差费用等各项报销和补贴
标准，培养员工廉洁、勤勉、守纪、高效的精神，保证出差期间联系畅通，特制定本规定。
1.2适用范围：本规定适用于公司员工的出差、外派审批和费用报销的管理。
2 引用文件
下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的
修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究
是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
2.1 Q/HMAC210-011 《员工奖惩条例》
2.2 Q/HMAC209-029 《日常费用报销及开支审核管理程序》
3 术语和定义
3.1 出差：公司员工由公司指派、委派或批准赴异地进行工作、交流及学习培训等事项中的一项或多项，
并由公司负担其在途中及在异地停留所发生费用的活动。包括境内出差和境外出差。
3.2 外派：包括驻外及借用。
2.2.1驻外：公司派员工前往外地办事处长期工作。
2.2.2借用：公司与关联公司之间因工作需要互借员工，借用期一般不超过6个月。员工在借用期间受
双方公司管理，借用期间发生的工作费用由借用公司承担，薪酬、保险、福利等由借出公司承担。
4 职责与权限
4.1 财务部门
4.1.1公司财务部门是公司出差及外派费用报销的归口主管部门，负责员工出差及外派报销的审批管理
和监督工作。
4.1.1.1审核各类出差、外派报销，核查监督出差、外派事项；
4.1.1.2每半年对所审核的出差、外派报销事项进行统计分析，以
简报的形式呈报公司领导参阅。
4.2各部门
4.2.1 严格依照年度出差、外派费用的预算和本规定对所管辖员工的出差及外派报销进行审批和管理。
4.2.2积极配合财务部门对员工出差、外派报销的审核和监管工作。
5 管理内容及要求
5.1 基本要求
5.1.1公司实行严格的出差及外派报销控制审批制度，并按以下原则对出差及外派报销进行审批：
a）严格控制出差事项，可出差可不出差的事项一律不准出差；
b）出差人员力求精简，可出差可不出差的人员一律不准出差；
c）严格控制出差时间，提高出差期间的工作效率；
d）出差方式、路线、住宿等应兼顾时间与成本，力求工作效率最优，成本最低；
e）所有报销凭公司财务部门认可的票据办理。
5.1.2员工应严格遵守公司以下出差及外派报销纪律：
a）实行出差及报销统一管理与归口负责相结合的原则，并严格执行公司廉政作风建设的规定，力求勤
俭节约，反对铺张浪费；
b）严禁各种利用出差、报销为个人牟取私利的行为；
c）出差及报销应严格按照本规定的标准或要求执行，减少、杜绝超标或不符合规定的行为。
d）除因公务、疾病或意外事故等需经公司主管领导同意延时外，不得借故延长出差期，否则不予报销
差旅费，并按情节轻重给予纪律处分；
e）各类报销必须凭有效合规的票根或发票，票根或发票丢失或不符合规定要求的应说明原因和处理意
见，并报经公司总经理批准同意后方可给予报销；
f）员工应在确保工作效率的前提下，选择价格较低的交通工具，入住与公司签有协议的酒店。车、船、
飞机票原则上在公司指定的购票点购买。
5.1.3报销的票据应符合以下规定（境外出差报销的票据除外）：
a）发票必须盖有税务部门发票监制印章，并加盖出票单位的有效印章（如：公章、财务专用章、发票
专用章等，但发票本身没有规定“出票单位盖章有效”内容的除外）；
b）收据必须盖有政府财政部门票据监制印章，并加盖出票单位的有效印章（但票据本身没有规定“出
票单位盖章有效”内容的除外）；
c）国家及相关政府、行业主管部门统一制定、监制或认可的标准格式票据（如飞机、火车、保险等票
据）；
d）其它符合国家报销规定的票据。
5.2审批与管理
5.2.1出差与外派审批权限
序号
类 型
提 出
批 准
备 案
记录表格
1
出差
部门
境内出差：部长级以上人员由总经理批准；
科长级以下人员由所在本部领导批准。
境外出差：由总经理批准。
出差人员所
在
部门/财务部
出差申请单
2
驻外
部门
总经理批准
人事行政部/财
务部
出差申请单
3
借用
借用公司
科长级以下人员：双方公司总经理
部长级以上人员：集团总裁
双方公司人事
部门或集团公
司人事部门
出差申请单
说明
各层级人员出差情况须在临行前告知直属上级。
5.2.2 出差与外派审批流程
a）填写《出差申请单》（附件1）；
b）按照审批权限履行批准、备案登记程序；
c）《出差申请单》是出差与外派借款和报销的凭证，财务部门在预支和报销费用时，应核对并作为凭证
入账。
5.2.3考勤管理
a）外派员工按派驻公司或办事处要求考勤，按本公司规定享受相关假期；
b）员工出差视为由公司批准赴异地工作，任何人不得在出差期间擅自处理私事，否则将按《员工奖惩
条例》有关条款进行处理。因特殊情况需请假的，依据《假期管理规定》办理请假手续，准假期间，按
公司相关规定考勤，不享受出差或外派工作待遇；
c）员工出差，须于出差前向部门提交详细的出差计划，计划中应列明出差时间、地点、路线、交通工
具、工作内容及输出物。出差回公司后3个工作日内向部门提交书面出差报告。其中：8级（含）以上
人员出差，也可以口头方式向直接上级汇报上述内容；出差计划及出差报告将作为重要的依据，在出差
员工报销差旅费时由其所在部门进行审核把关。
d）员工出差2天（含）以上的，实行“日报告”制度，即：每出差日8：00前应以邮件或手机短信方
式向直接上级报告前一出差日的出差地点、路线、工作内容等。其中：各销售大区、试验场、境内外办
事处的长期驻外人员可每周报告上述内容；2人以上共同出差的，由1人提交“日报告”即可；同一部
门多人（超过20人）同时出差且不在同一地点的，可不进行“日报告”，但须每日记录出差情况，出差
回公司后，将“日记录”作为出差报告的附件一并提交部门。
e)员工出差原则上只允许在《出差申请单》或出差计划中注明的出差地点移动，并于出差时限内返回。
特殊情况下需中途改变出差地点和出差时间，必须事前报出差审批人（或其授权代表）批准。
5.2.4境外出差护照管理
a）公司指定专人办理员工出境手续和因公护照；
b）员工出差回国后，在3个工作日内将所持护照交回公司人事行政部；
c）领取护照后因故未出境者，在取消出差的3个工作日内向公司人事行政部交回护照。
5.3交通与费用
5.3.1境内短期出差（一般21日内）交通与费用
5.3.1.1境内
短期出差交通费、食宿费限高标准：
序号
级 别
长途交通
市内交通
食宿费用标准
1
副本部长级以上领导（公司党委
副书记、工会主席执行此标准）
飞机经济舱、火车
软卧、动车组（一
等）、轮船二等舱
出租车
600元/天
2
部长级
飞机经济舱、火车
硬卧、动车组（二
等）、轮船三等舱
出租车
500元/天
3
科长级
飞机经济舱、火车
硬卧、 动车组（二
等）、轮船四等舱
短途出租车
公交车
400元/天
4
其他员工
飞机经济舱、火车
硬卧、 动车组（二
等）、轮船四等舱
短途出租车
公交车
350元/天
备注
1、长途交通费凭票实报实销；市内交通费部长级以上人员实报实销，科长级以下人员
按每人每天不超过100元的标准凭票报销。
2、员工在海南省内出差，各级别食宿费用标准相应减50元。
3、两人以上共同出差到非一线城市（北京、上海、广州、深圳）的，各级别食宿费用
标准相应减50元。
4、国内短期出差的食宿费报销限高额度计算方法为：实际住宿天数×本级别食宿费用
标准+100元（未住宿日餐费）。
5.3.1.2科长级以下人员乘飞机只限从海口进出，内地城市之间多处移动原则上只能乘火车、汽车、轮
船（随同部长以上领导出差除外）。如需连续乘飞机，机票票价在不超出火车、汽车、轮船票价的30%
内实报实销，否则只能凭机票按相对应交通工具票价的130%报销。
5.3.1.3员工出差，进出海口机场可乘一般交通工具、出租车或自驾私家车。一般交通工具凭票实报实
销，乘坐出租车按单程60元、往返一次120元标准凭票报销；多人共同出差时，应按2-4人/车和最经
济的路线进行乘车组合，按单程70元/车、往返一次140元/车的标准凭票报销；如选择自驾私家车，
按单程50元、往返一次100元的标准给予补贴，凭票报销。
5.3.1.4员工出差无需住宿的，省内按60元／人·天、省外按100元／人·天的标准给予餐费补助。
交通费凭票报销。
5.3.1.5出差人员参加会议或培训，由会议单位（或接待单位）统一安排食宿的，按会议标准报销。没
有安排食宿的，按食宿包干标准凭票报销。报销时应附经领导审批后的有效的邀请文件。
5.3.1.6员工在郑州、上海等相关海马基地出差时，应当按照成本优先原则入住出差所在地区海马基地
招待所，具体食宿结算方式按海马各基地规定执行。
5.3.2境外短期出差（含港、澳、台，一般21日内）交通与费用
5.3.2.1食宿费报销标准：
序号
级别
报销标准
Ⅰ类地区
人均GDP≥20000美
元（如
美国、日本、
西欧等）
Ⅱ类地区
10000美元≤人均
GDP＜20000美元
（如俄罗斯、巴西、
韩国、台湾等）
人均GDP＜10000美
元（如泰国、越南等）
1
副本部长级以上领导（公
司党委副书记、工会主席
执行此标准）
1500元/人·天
1200元/人·天
2
部长级以下人员
Ⅲ类地区
1800元/人·天
1500元/人·天
1200元/人·天
1000元/人·天
5.3.2.2其它费用
a）通讯费及网络费：员工境外出差发生的长途通讯费及目的地国家本地号码通讯费、网络费按缴费单
据实报实销；
b）交通费：员工境外出差的市内交通可根据具体情况自主选择交通工具，凭票实报实销；长途交通凭
票实报实销；
c）员工境外出差需购买的境外意外伤害保险，由人事行政部统一购买报销；
d） 员工境外出差，由接待方统一安排费用（如研修、培训、考察等）的，经审批后统一支付，个人不
再享受差旅费报销。
e）境外出差天数以出入境票据日期为核算依据，即：入境日期－出境日期=境外出差天数。员工出境前
及入境后在外工作或因公停留时间按境内出差费用标准报销。
5.3.3长期驻外交通与费用
5.3.3.1员工境内、外长期出差，目的地有我公司租购的固定住房或合作单位按合同约定提供的住房且
在同一地区连续停留21日以上，视为“长期驻外”。
5.3.3.2员工长期驻外除填写《出差申请单》外，还应附长期驻外申请报告，由部门领导初审，分管领
导审核，公司总经理批准。
5.3.3.3对于长期驻外的员工，公司给予一定的生活补贴，补贴标准如下：
地区类别
Ⅱ类
Ⅲ类
参考标准
10000美元≤人均GDP＜
20000美元（如俄罗斯、巴
西、韩国、台湾等）
人均GDP＜10000美元（如
中国、泰国、越南等）
补贴标准
250元/人·天
50元/人·天
Ⅰ类
人均GDP≥20000美元（如
美国、日本、西欧等）
300元/人·天
备 注
员工长期驻外由合作单位给予补贴的，不再享受我公司生活补贴。但补贴额度如低
于我公司标准，则由我公司按上述标准补齐。
5.3.3.4员工长期驻外所需购买的大宗生活用品及办公用品须经总经理同意后购买，凭票实报实销。如属
境外出差，应根据费用最低原则在国内采购并通过自带、邮寄、托运等方式进行解决（确实不能在国内
采购或国内采购总成本高于境外当地水平的除外）。驻外任务结束回到公司后应尽快将此类物品交至公
司资产主管部门按有关规定进行处理。
5.3.3.5驻外办事处所需支付的注册费、境外落地签费用、房租费、水电费、燃油费、取暖和清
洁费等需
在驻外申请报告中明列，由公司支付，由驻外员工所在部门办理用款手续。
5.3.3.6长期驻外员工在赴目的地途中中转发生的食宿费用，按境内、外短期出差食宿费标准报销。
5.3.3.7长期驻外员工在驻外期间因公发生的其它费用（如交通费、通讯费、网络费、交际费、应酬费、
意外保险费等）按境内、外短期出差相关规定报销。
5.3.3.8常驻琼海试验场的我公司试车人员按150元/人·天的标准报销食宿费。在各地试验场内进行可
靠性试车、高速路段试车及五指山区路段试车，按0.11元/公里给予里程补贴。外聘试车人员按照50
元/人·天的标准报销食宿费。
5.3.4其他事项
5.3.4.1员工出差机票原则上由公司指定的部门或单位统一购买，并由经办人在票面上签字方可报销。
员工出差需在内地城市之间多处移动，机票以外的订票手续费，可凭票实报实销。
5.3.4.2航空保险由个人出差前申请，公司人事行政部统一购买。个人在机场购买的保险原则上不予报
销。
5.3.4.3员工因出差向公司进行借贷的，需填写《用款审批报销单》，并凭《出差申请单》按公司用款
审批程序办理用款事项。出差回到公司后，应在15个工作日内报销出差费用。如未按规定时限进行报
销或报销后存在差额且15个工作日仍未归还的，公司可计收利息。
5.3.4.4员工报销出差费用时，应填写《出差审批报销单》（附件二），并凭《出差申请单》或长期驻外
申请报告，按公司用款审批的规定进行报销。
5.3.4.5员工因公出差，如果食宿费、交通费超标准需实报实销的，应报经分管领导初审同意，公司总
经理在票据上签字方可报销，但已在《出差申请单》或报告中列明并经批准同意的除外。
5.3.4.6员工出差期间因公所需发生的差旅费之外的其它费用如交际费、应酬费、邮寄费、行李打包费
等，须由公司总经理或授权代表批准，按各自归口费用分别报销。
5.3.4.7出差员工在报销差旅费时，应提供实际发生的符合报销规定的票据。如提供的票据中有出发地
及出差地点以外的票据，无正当理由一律不予报销；如为谋取私利故意提供虚假票据，经查实将按财务
规定处理。
5.4专门报销规定
5.4.1 应届大学毕业生第一次来公司报到，原则上一次性给予不低于2000元/人的安家费, 包含途中交
通费、包裹邮寄费等。如需要根据市场变化做出调整，须事前报总经理批准。
5.4.2公司要求应届大学毕业生提前来公司实习工作的，按出差标准对其实习报到及实习期间返校办理
毕业手续的交通费用予以报销。
5.4.3公司紧缺型管理、技术人才来公司
面试，可凭机票或火车票报销单程交通费用。
5.4.4本规定所涉及各项费用的补助或报销，除试车人员公里数补贴，境内、外长期驻外人员的生活补
贴，员工出差无需住宿的餐费补贴和应届大学生安家费外，一律凭票报销。如将报销票据丢失，不论乘
坐何种交通工具，经核实后一律按火车（普快）直线车硬座、轮船四等舱的标准给予补助，其他费用不
予再报销。
6 记录与表格
6.1 附件一 213009-001 出差申请单
6.2 附件二 213009-002 出差审批报销单
7 附则
7.1本规定所称“以上”、“以下”均含本数。
7.2本规定未尽事宜，由出差员工参照《员工奖惩条例》相关条款执行。各本部可根据本规定及单位实
际制定相应的执行细则。
附件一
出 差 申 请 单
出差人员
出差期限
年 月 日 ---------- 年 月 日
出差事由
出差地点
至
至
至
至
交通方式
年 月 日
至
备注
部门： 审核： 批准：
007
附件二
出差审批报销单
年 月 日
出差人员
出差事由
交通方式
出差地点
出差期限
报销方式
申请报销
天数
车船费
食宿费
市 内
交通费
小写合计（单据 张）
报销人：
职能部门
审核
审核人：
金额合计
其他费用
（大写）
（币种： ） 拾 万 千 佰 拾 元
部门: 审核: 审定: 批准:
附件：
出差目的地
天数
车船费
食宿费
市 内
交通费
小写合计
（币种： ）
时 间
地 点
-
-
-
-
-
其他费用
报销说明：
审核说明：
无标题