代理商会议全程策划方案 This model paper was revised by the Standardization Office on December 10, 2020
天下齐心合聚成金
——****品牌3周年庆典暨王丽坤明星见面会
策
划
方
案
2017.03.25
会议时间:
2017年7月7 日—7月9日
会议地点:
希尔顿大酒店
会议主题:（备选）
天下瞳行合聚成金
盛世瞳堂扬帆起航
聚势瞳行谋远共赢
会议人数: 300人
参会人员:
各级领导、特邀嘉宾、代理商、经销商、供应商、公司员工、演员、媒体等
会议目的:
展示品牌3周年发展历程，提升品牌形象、知名度
展示品牌全新市场解决方案，解决代理商销售困境
成功经验分享，突破代理商眼界思维，坚定代理商信心
明星代言人及品牌2017年新品全新亮相
签订2017年下半年代理合同，落实2017年公司市场回款目标会议主办方：***********************有限公司
会议协办方：***********************广告公司
目录
一、会议主要内容
二、会议操作流程（细化）
三、会议组织、筹备、分工
四、会议经费预算
五、会议注意事项
六、会务通讯录
附件1：***明星见面会活动内容（草案）附件2：会场突发事件处理办法
附件3：会议酒店备选（供参考）
一、会议主要内容
第一部分：会前准备
1、组建会议筹备委员会
2、场地准备
3、物品准备（宣传物料部分、产品展示部分、客户礼品部分）
4、会场布置
5、客户邀约、嘉宾邀约
第二部分：会中部分
第三部分：会后部分
一、客户服务管理（已签约客户和意向客户后续跟进服务）
1、现场未下订单的客户：业务经理三天内回访，进一步探求客户的顾虑并做相关解释，深入沟通，力争促成下单。
2、现场下单客户：业务经理一周内回访产品销售情况，一月后再次回访，了解产品销售动态，同时征求客户意见，不断完善后续服务。
二、会后总结
1、统计邀约客户数量、实际参会客户数量、最终签单客户数量；
2、通报本次会议销量，各销售团队签单业绩、签单冠军；
3、总结本次会议的经验和不足。
二、会议操作流程（细化）
三、会议组织、筹备、分工
一、会议筹备委员会成员
会议总指挥：欧阳爽
会议副总指挥：胡启华
组长：祝好
副组长：张绍东、上官晴晴、刘强
1、邀约组（8人）：欧阳爽、张绍东、马相华、各大区经理
2、会务组（4人）：杨简、石岚、商量量、
3、接待组（20人）：高良玉、高如雪、全体市场人员
4、后勤组（4人）：杨玉、江楠、张剑玲
5、物资组（4人）：明晴晴、乐计、梁月、周师傅
6、财务组（10人）：张敏、杜岚月、黄明、柳文文
7、外联组（3人）：胡启华、
（注：有下划线为本组执行负责人，各组人员有待增援）
四、会议经费预估
五、会议注意事项
一、会议须知
（一）工作人员要求
1.所有工作人员须统一工作服装（男性：白色衬衫，深色西裤，打领带，女性：统一正装），统一配带工作牌，女性画淡妆，精神饱满。
2.在7月7日由后勤组统一派车送至大酒店，并开始准备工作，接待组工作人员注意素质和形象（包括司机等），服务水准要优质。
3.所有代理商客户在7月7 日报到入住酒店，代理商客户到达时间，接待组工作人员要提前与代理商客户沟通，有接送要求时，由后勤组负责安排车辆接送工作，接待车辆统一贴上本次会议专用车贴。
4.会务组于7月7日检查会场布置情况，发现问题及时补救，包括音响、灯光、投影等气氛类工作的再度调试；
5.会议结束后，会务组、接待组、后勤组、物资组共同完成会后善后工作。（二）报到及登记
2017年7月7日与会者请到大酒店大堂接待处报到，由接待组办理参会登记手续，办理入住登记，来宾在接待处领取房卡及会议资料（请携带本人身份证，如两人入住需一人一证）。
（三）入住及用餐
1.请与规定时间入住大酒店，若有不明或其他问题，请及时与接待组人
员联系，我们将第一时间为您服务。
2.会议期间，由接待组统一安排用餐，请按照日程安排时间在指定用餐地点
就餐。
（四）会议及活动要求
1.在会议期间请务必带好参会证，以便您参与公共活动及正常用餐；
2.如有遗失参会证，请及时与接待组联系，以免耽误您参加会议活动；
3.在会议期间请您将手机关机或调成振动，以免影响会议正常进行；
4.观看产品时，从展架上取出样品，观看后请务必返回原处，以便其他人继
续观看；
5.会务期间请自觉遵守各项纪律规定，保证良好的会议环境；
6.请务必保管好自己的随身物品；
7.请与会人员准时参加本次会议安排的各项活动；
8.会议期间请爱惜酒店公共设施，保持会场干净；
9.具体事务可与接待组直接联系。
（五）费用及退房手续
1.公司免费提供会议期间的住宿、用餐。
2.会议期间其他私人费用自理。
3.7月9日，代理商客户返程离开酒店前，请将房卡统一交予接待组工作人
员，接待组工作人员将统一安排退房，如您有特殊情况需要延期，请提前于 7月8日晚与接待组工作人员联系。
六、会务通讯录
王丽坤明星见面会
活动方案
5月30日前我方与王丽坤经纪人进行沟通，确定此次活动行程，安排好机票与住宿工作，明星需提前一天（7月7日）抵达武汉。
如果表演节目有时间拖延或者其他突发状况，及时应变，调整当天的活动流程
先检查自己区域内的电源是否松脱了
如是场地停电，即通知负责人并配合解决（现场将设有应急灯）
如出现漏电情况，即通知负责人并配合解决
通知场地方立即解决
使用的区域不正确，声量太大
看场地方警告的内容，如属于我们有不恰当的地方，立即改正，并配合场地方的要求
如属无理要求，请负责人向场地方协商，争取合理的权益，
前期做足安全准备，以免事故的发生(后台将设有灭火器)
即通知负责人并配合解决
小事故及意外进行即时的处理及解决
通知活动现场的灾害处理中心
通知相关的部门，火警119 急救120
由于场面较大，较容易出现骚动问题，若出现骚动
（1）马上与保安人员取得联系，控制场面
（2）通知负责人合并解决
（3）若出现较大的骚动，中止演出（如有必要），待骚动平息后再继续演出
如现场有人刻意捣乱，或者是同行派来“间谍”的故意行为，首先将闹事人迅速带离活动现场，维持好现场的秩序，以尽量不扩大影响效果为前提
只要现场发生的任何事件，无论情况影响的大小，都必须第一时间通知现场总控，并告知其解决办法和处理结果
如遇到政府部门的干涉行为，应该第一时间通知总控并暂停活动，避免与对方发生任何正面的冲突，务必以和平解决问题为大前提
现场有消费者咨询产品情况，对于自己没有信心回答的问题且不可信口雌黄，胡乱作答
如果现场出现物品丢失情况，工作人员应立刻向领导报告