環境管理體系文件評審會簽流程(暫行)
依據《環境管理體系職能分配
表》﹐由主導部門編寫相應體系文
件。
文件編寫完畢﹐編制者提出評審
會簽申請﹐由部門主管核准后﹐將
會簽單及文件統一送交到ISO執行
干事處匯總,并將電子檔以郵件傳
送。
執行干事將文件電子檔發至各部
門經理處﹐由各部門內部進行討論
評審﹐評審時間兩天。
各部門評審完畢﹐由執行干事發
出《文件編制/修訂/廢止評審會簽
單》﹐由各部門經理會簽評審意見。
各部門會簽完畢將文件及評審會
簽單呈管理者代表核准評審結果。
說明﹕
1.文件編制者以《文件編制/修訂/廢止評審會簽單》提出評審申請﹐需經部門主管核准。
2.各部門自四方面對文件進行評審﹕
A 可操作性B符合性 C 充分性D協調性
3.為加快評審速度﹐各部門評審同時進行﹐評審完畢再由各部門輪流填寫《文件編制/
修訂/廢止評審會簽單》﹐簽署意見。
4.因環境管理體系定于2020年5月1日開始運行﹐所有體系文件發行及實施日為2020
年5月1日﹐故會簽日期需簽2020年5月1日之前﹐所有簽名以手寫。
核准﹕審核﹕擬定﹕
合同协议书会签管理规 定 文件编号TT-00-PPS-GGB-USP-UYY-0089
某某某公司合同会签管理制度 1 目的 1.1理顺合同管理程序,明确合同管理职责,规范合同内容，防范经营风险，提高管理水平。 1.2依法维护本企业的合法权益和经济利益。 2 适用范围 2.1厂所辖各职能部门代表本厂对外购销、建设工程、加工承揽、运输、供热、财产租赁、借款、财产保险、技术开发、设计、劳务、联合经营及涉及到与对方产生权利义务的经济往来，都必须签订书面合同或协议。 2.2在对外签订各项合同（包括物资采购、燃料采购、大修、基建工程需招投标的合同）时，一律凭法定代表人身份证明及法定代表授权委托书才能签订经济合同，同时实行会签管理，即由厂长授权部门会签审核。 3 合同会签管理规定 3.1合同会签管理实行承办部门负责制与审查会签部门责任制相结合。 3.2 合同承办部门对合同订立、履行和执行的全过程全面负责,合同承办人为直接责任人。 3.3 审查会签部门根据本部门职责及本制度的规定,对合同项目中应当提出相关意见而未提出的,应当承担相应的责任。 2
3.4 合同承办部门和合同归口管理部门应当分别建立合同台帐,实行履约跟踪统计报告责任制。 4 会签程序及要求 4.1立项 4.1.1各职能部门对外签订经济合同时，必须事先到办公室（监察审计室）办理“法人授权委托书。 4.1.2由承办部门填写经济合同会签单，注明立项依据及资金来源。 4.1.3意向接触 确定合作主要条件及运作方式，开展相关合作条件或价格方面的咨询。 4.1.4资信调查，确定合作主体是否符合签约要求、是否具备履行合同的能力，范围包括： 4.1.4.1具有经年检的营业执照及其他证明文件，且真实有效。涉及专营许可的，具备相应的许可证明文件；涉及资质要求的，具备相应的资质（等级）证书。4.1.4.2经营范围能够充分满足合同项目的需要。 4.1.4.3具有履约能力，必要时应索取其经审计的财务报表、资金证明、注册会计师签署的验资报告等相关文件。 4.1.4.4具有履约信用：过去三年重合同、守信用，无严重违约事实；在签署本合同时，未涉及可能影响本合同履行的重大经济纠纷或重大经济犯罪案件。 2
文书管理规定表格格式 Document number：PBGCG-0857-BTDO-0089-PTT1998
文书管理办法 第一章总则 第一条为制度化，规范化文书管理体系，特制定本办法。 第二章文件流传细则 第二条分类 *须登记的文书范围：结合《档案管理规定》的要求 外来文件：公文（命令、指令、决议、指示、通知、通报、报告、请 示、批复、涵、会议纪要）、电报、传真等等 本部制发文件：本公司内部文件和对外业务文件 第三条收文 1.本公司与外界往来的文件，由办公室统一登记、收文。 2.内部制发文件流转，由各部门自行登记、收文、立卷、存档。 第四条发文 1.以公司名义撰写的文件，可由各部门自行拟稿，统一由公司办公室登记 签发。 2.以各部门名义撰写的文件，由各部门自行登记、签发。 第五条分文 1. 外来文件由办公室登记收文后，根据业务性质分送各有关部门处理。 2. 内部制发文件流转时，由发文部门登记签发后，直接送收文部门登记签 收。 第六条会签 1. 需多部门或多人会签处理的文件应附上"收文处理单"。
2. 各部门收到需参与会签的文件时，须本着本部门的职责及时认真处理并 签署意见。 3. 文件收文后，再依"收文处理单"内所指定的会签顺序，转送其他会签部 门或某人，若某部门或某人为最后一个会签单位，则处理后将本文件 转送办公室。 第三章重要文件的审核、执行 第七条审核、批示 涉及公司总体协调或应由公司总经理审核的文件，由办公室汇总签办 意见，呈总经理或交其他被授权者做最终的审核、批示。 第八条执行 经总经理或有关人员的批示后，正本留办公室归档存查，由办公室将 文件复印一份送执行单位处理并督促执行。 第四章撰写文书格式 第九条公司实行按国家标准和公司标准统一的文书规范格式。 第十条对已经统一的文书类（以附件形式下发），要求各部门及员工严格按公司规范格式操作。
施工图会签管理规定 1．目的 通过对施工图实施会签控制，对有关专业之间的配合关系及互提资料、数据是否准确落实无错漏进行最终审查、确认，从而使出图成果（设计产品）满足本项目及相关规范、标准要求，确保工程设计质量。2．适用范围 本文件适用于本院工程施工图设计阶段的会审质量控制。 3．会签要求 3．1凡含有两个或两个以上专业的设计项目，有配合关系的专业图纸，均应进行会签。 3．2配合关系包括：①、资料提出和接受关系；②、总图关系,指各建(构)筑物、道路、基础等在施工、安装、使用、运行、维护、消防、安全等角度的相互关系；③、管线、管沟综合关系，指专业之间具有共架、共沟、交叉、平行的内容在施工、安装、使用、运行、维护、消防、安全等角度的相互关系。 3．3配合关系①由资料提出方在资料接受方的相关图纸上签字确认，表示接受资料方的设计满足资料提出方的要求并与资料提出方的相关设计协调一致。 3．4配合关系②、③双方在相关图纸上互签确认，表示双方之间的设计无冲突，内容协调一致、满足《建筑设计防火规范》、《城市工程管线综合规划规范》等各类现行有效规范。 4．会签方式 4．1图纸打印出来后集中会签。 4．2在会签中发现有矛盾或不满足设计输入要求，以及有争议或有未明确的遗留问题的项目应填写《设计评审（会签）记录表》。对其他项目，专业互提资料直接相关的图纸由责任人签名，即代表会签记录。 5．会签内容 5．1建筑工程 5.1.1总平面图中设计的建（构）筑物与周围的环境关系是否协调一致；室外
管线与外部管网的衔接是否矛盾；基础平面图、各层平面图、剖面图（立面图）详图等设计内容与相关专业之间是否矛盾。 5.1.2建筑专业图/文： 在本专业自校、核对建筑设计是否满足本专业功能、设计规范和安全卫生的要求的基础上，公用专业检查公用设施的用房、用地，管道井，预留面积，安装、操作、维修空间，安装预留洞，门窗尺寸，隔断标高，屋面、地面、楼面坡度。 结构专业检查梁、柱、板、墙截面尺寸是否在建筑平立剖上得到正确的表示或反映，形状、位置尺寸、标高是否正确，构件和特构是否与门窗相互干涉，门洞和通过尺寸。 5.1.3结构专业图/文： 建筑专业检查结构构件形状尺寸是否满足建筑功能要求，核对是否与建筑平立剖面图协调一致，核对梁、柱、板、墙等构件的截面尺寸与建筑专业有无矛盾，有无柱子立在通道上、楼梯梁碰头、门窗不能开启、柱间支撑与通道干涉、地梁碰地沟等问题，楼梯要求的预留洞，预埋件、坑、沟、井等是否满足要求；公用设备专业检查所用平台、基础、梁、沟坑、预留孔洞、预埋件的位置、形状、标高、尺寸，核对所提资料是否得到正确实现，墙、梁、板、基础的管道路径是否畅通，是否满足本专业设计功能和规范要求。梁、柱、板、墙等构件的截面尺寸，与建筑专业有无矛盾。 5.1.4设备专业图/文： 总图专业检查各种公用管线对外接口位置坐标、尺寸，对内各用户接口位置坐标，管线走向布置，管线与总图范围内建筑物、构筑物、道路、铁路、运输通廊、通道等有无干涉，管线之间相互有无干涉干扰，管线支架与道路和出入口有无干涉等。核对是否与总平面图布置协调一致，是否符合总图设计功能和规范要求。 建筑专业检查各层平面图、标高等是否与本专业协调一致，设计内容
适用于广泛行业的公司 文书管理规定 HEN system office room 【HEN16H-HENS2AHENS8Q8-HENH1688】
□公司文书管理办法 一、文书管理包含收取文件及制发文件两种。 二、外来文件包含公文、电报、传真资料等项。内部制发文件包含本公司内部文件和对外业务文件。 三、收文： 1、外来文件收文由公司总务部收发室承办（直接寄到各部厂的文件由各部厂管理单位收文）。 2、外来文件收文时，由收发室登记入“收发文登记簿” 3、内部制发文件收文时，由各部厂编号及填写“公文会签单”后，送收发室登记入“收发文稿登记簿”。 四、制发： 填写“发文呈批单”，编列文号，并填写“公文会签单”，注明本案应会签部门后送总公司收发室登记处理。 五、分文： 1、收发室收文登记后，根据业务性质分送各有关部厂处理。 2、内部发文呈批单做收文登记后，根据文件内容性质分送有关单位会签处理。 六、会签：
1、各单位收到需参与会签的呈批件时，须本着本单位的职责认真表达对本件草案的意见，并尽量提供相关资料供企划单位参考。 2、公文会签后，再依“公文会签单”内所指定会签顺序，转送其他会签单位，若本单位为最后一个会签单位，则处理后将本呈批件转送秘书室处理。 七、审核： 秘书室根据各单位签办理意见，汇总整理出一个结论（若各部厂意见不一致，需由秘书室居间协调送叫经理核定）。 八、批示： 总经理或其他被授权批示者做最终的肯定、否定等批示，并签字。 九、执行： 1、秘书室根据总经理批示内容将公文影印1份送执行单位办理，公文正本送收发室归档存查。 2、需对外发文时，应由收发室打印、盖章、封装、寄发、，呈批件原件和打印件二份紧档存查。寄发文件前须填写“收发文登记簿。” 十、归档： 1、任何签呈正本需交由总务部（科）归档存查。 2、若执行单位必需使用正本时，可暂时借出使用后归还，若正本必需寄出且无法取回，可存档复印件。 3、存档文件普通件保存三年，机密保存十年，届时列表报准监销。 十一、公文机密等级及处理规定：
文件会签制度 1、目的：为了进一步加强文件管理制度，规范文件审核会签工作，制定本制度。 2、范围：公司所需要会签的文件。 3、文件会签制度是指控制文件时，如文件内容涉及其他部门的职能和业务，由 工程管理部门提出，相关部门就文件相关事宜进行讨论、协商并签署意见的工作制度。 4、起草下列文件时，须进行会签 4.1涉及全局性工作，需要相关部门协助的； 4.2项目审批涉及多部门法律法规和政策的； 4.3总公司文件涉及分公司业务的； 4.4主要领导及分管领导认为有必要会签的； 4.5其他需要会签的文件； 文件可只会签与文件内容相关的部门领导及高层领导。 5、会签审核的内容 5.1文件是否必要和可行； 5.2文件是否符合公司相关制度、规定等； 5.3文件是否符合程序和权限； 5.4文件是否规范、科学、准确、恰当； 6、文件会签程序 6.1各部门负责起草各部门文件并组织会签，需要会签的文稿，经部门负责人审核后，由拟稿人负责送相关部门会签。会签部门要认真研究，及时出具会签意见，由会签部门主要负责人签署意见、姓名和时间，并交接给下一个需要会签的部门。 6.2会签一般应在半个工作日内完成。如需紧急情况须按主办部门领导要求时限完成。如需延长会签时间的，会签部门须及时告知主办部门，会签时间不得超过1个工作日。总经理具有会签文件的最终定夺权，在文件会签表上标注最终意见。 6.3公文会签后，办公室及时通知主办部门。 6.4会签后的文件由起草人根据总经理意见进行整编，因某种原因不能采纳会签意见的，由主办部门负责对提出意见的领导回复未采纳意见的原因。交工程管理部，工程管理部负责文件的编号和签发。 7、附：文件资料会阅会签表
文件会签管理制度 1、目的 为了进一步加强各类文件资料管理，规范重大资料的审核会签工作，制定本制度。 2、范围：公司所有需要会签的文件。 3、文件会签制度是指制发文件时，如文件内容涉及其他部门的职能和业务，由主办部门提出，相关部门就文件相关事宜进行讨论、协商并签署意见的工作制度。 4、起草下列文件时，须进行会签 (1)涉及全局性工作，需要相关部门协助的； (2)项目审批涉及多部门法律法规和政策的； (3)办公室的文件涉及其他职能部门业务的； (4)主要领导及分管领导认为有必要会签的； (5)其他需要会签的文件。 5、文件只会签与文件内容相关的部门领导及高层领导。 6、会签审核的内容 (1)文件是否必要和可行； (2)文件是否符合企业相关制度、规定等； (3)文件是否符合程序和权限； (4)文件是否规范、科学、准确、恰当。 7、文件会签程序 （1）各部门负责起草各部门文件并组织会签，需要会签的文稿，
经部门负责人审核后，由拟稿人负责送达相关部门会签。会签部门要认真研究，及时出具会签意见，由会签部门主要负责人签署意见、姓名和时间，并交接给下一个需要会签的部门。 （2）会签一般应在半个工作日内完成。如需紧急情况须按主管部门领导要求时限完成。会签部门若超过时限未出具意见，则视为同意，会签部门承担相关责任。如确需延长会签时间的，会签部门须及时告知主办部门，会签时间不得超过1个工作日。公司最高领导者具有会签文件的最终定夺权，在文件会签表上标注最终意见。 （3）公文会签后，综合管理部及时通知主办部门。 （4）会签后的文件由起草人根据最高领导者的意见进行整理，因某种原因不能采纳会签意见的，由主办部门负责对提出意见的领导回复未采纳意见的原因。交综合管理部，由综合管理部负责文件的编号和签发。 8、附件《文件会签表》
合同会签及管理制度 第一章总则 第一条为了加强合同管理，规合同行为，预防和控制合同管理的法律风险，维护公司合法权益，根据《中华人民国合同法》以及有关法律、法规的规定，结合公司的实际情况，特制定本办法。 第二条本办法所称合同是指我公司对外签署的关于设立、变更、终止民事权利义务关系的协议或其他同类法律文本。 本办法适用于格式合同和非格式合同的管理。格式合同是指为了重复使用而预先拟定，并在订立合同时未与对协商但已作充分说明的合同。非格式合同是指除格式合同外适用某项业务或管理事项,依据实际情况而由双具体商定容而形成的合同。 第三条本办法中的合同管理包括合同的起草、审查、修改、印制、签署、履行和档案管理等行为和过程。 第四条合同管理应遵循依法管理、预防为主、法律审查与经济效益相结合的原则。 第二章合同管理部门及职责 第五条合同的管理部门包括主办部门、法律审查部门、印章管理部门和档案管理部门。各有关部门按其职能分工分别履行合同管理职责。 第六条主办部门的职责 （一）负责合同项目的提出，进行可行性论证，资信调查； （二）组织合同项目谈判； （三）办理授权委托申请； （四）起草合同文本； （五）办理合同签订手续； （六）负责合同归档管理。格式合同签订后递交行政、财务等相关管理部门备
案； （七）保管合同当事人主体资格和资信证明文件； （八）组织合同的履行。并负责向有关领导报告合同履行中出现的重大问题； （九）对合同履行中的问题提出补救措施并落实； （十）负责合同纠纷的处理。 第七条法律审查部门的职责 （一）负责有关合同管理的法律、法规的宣传、培训，对主办部门进行法律指导； （二）负责制订公司格式合同文本; （三）负责非格式合同的合法性审查并统一编号； （四）参与重大合同、涉外合同的起草或谈判； （五）指导合同的起草、签署、履行、归档等合同管理工作； （六）建立非格式合同台帐，监管、督察合同的履行，提示合同履行时限； （七）负责处理合同发生纠纷后的诉讼事宜。 第八条印章管理部门负责合同签署时的用印事宜。 第九条档案管理部门负责管理各类合同档案。 第三章合同文本的起草 第十条经营管理中经常使用，又相对成熟的合同，法律事务管理部门可以组织制订格式合同文本。 第十一条主办部门起草非格式合同应遵循以下程序： （一）主办部门根据合同的对象、围、用途等草拟合同文本。凡或行业有标准或示文本的，应当优先适用。合同文本的基本条款一般包括：当事人名称或姓名和住所、合同标的、数量和质量、价款或酬金、履行的期限、地点和式、违约责任、解决争议的法； （二）主办部门草拟合同需要协办部门配合的，将需要协助的容和式作出书面要求，协办部门应在其要求的合理时间完成协助工作； （三）主办部门草拟好合同文本后，经各协办部门负责人会签同意，将合同文本
文件管理办法（会签稿） 版本号：1 页码: 1/11 1. 目的 使公司文件管理规范化、制度化，提高文件管理质量，确保文件的有效性和系统化。 2. 适用范围 本规定适用于公司内部文件的管理。 3. 职责 3.1. 各相关职能部门负责其主要职责范围内管理文件的编写，其他部门提供相关配合。 3.2. 总经理办公室负责组织全公司管理文件的会签、发放、更改控制和管理，并负责电子版本 文件夹的维护。 3.3. 各有关部门负责各自日常工作文件的编写、发放和管理。 3. 4. 文件主导职能部门的负责人对文件负责审核，总经理负责批准。 4. 文件的分类与定义 4.1. 文件分类图： 4.2. 文件分类 文件分为管理文件、日常工作文件两大类。 管理文件指所规定活动或内容涉及全公司或公司内几个相关部门的文件，根据其效力和涉及 范围的不同可分为四类：章程、手册 、程序类文件、作业类文件（含技术标准）。 文 件 会议记录 管理文件 部门发文 个人文件 程序类文件 作业类文件 日常工作文件 对外传真文件 章程 手册 技术标准 作业指导书 签呈 信息交流表
版本号：1 页码:2/11（不含附件和表格）交流表、对外传真文件、会议记录、个人文件等。 4.3.文件定义 管理文件 1）章程---指规定公司经营范围、经营宗旨以及公司基本结构、基本运作方式等事项的文件。如：公司章程 2）手册---指依据公司章程，规定公司某方面整体运作的政策和原则。如：员工手册、质量手册、营销手册等。 该类文件的名称冠以XX手册，以辨别其性质。 3）程序类文件---指依据相关政策，规定公司某方面跨部门工作和活动的运作流程、职责、权限等的管理文件。 该类文件的名称冠以XX程序、XX管理办法，以辨别其性质。 4）作业类文件---指依据相关程序或管理办法，详细描述公司某项工作和活动细节及具体作业方法,或为保证产品符合质量要求，规定产品或操作应遵循的原则和要求的技术性 文件。 该类文件名称冠以XX指导书、XX标准、XX规范、XX细则、XX标准等，以辨别其性质。 日常工作文件 1）签呈：内容涉及两个以上部门，由主导职能部门起草，提出建议或申请，其它相关部门签署意见，决策者核准生效的文件。 2）信息交流表：内容一般涉及两个部门，为了备忘和记录的目的，由主导职能部门起草，提出问题或建议，相关部门给予回复或反馈，普遍适用于某一类事或某一件事。 3）部门发文:由各部门负责人或其授权人签发，其内容代表部门，只涉及该部门职能范围内活动和需要其他部门配合执行的活动。如：通知、计划、部门日常工作文件、建议等。 4）对外传真文件:通过传真向外部（如：合作伙伴、政府等）传送的文件。 5）会议记录:公司各种会议记录经整理后的文件。会议记录不具有规范作用，会议中作出的决策，须由决策者单独发文才能生效。 6）个人文件:以个人名义发文，内容只代表个人。如：部门内下级向上级的请示、个人工作报告、投诉、举报等。
适用于广泛行业的公司 文书管理规定修订版 IBMT standardization office【IBMT5AB-IBMT08-IBMT2C-ZZT18】
□公司文书管理办法 一、文书管理包含收取文件及制发文件两种。 二、外来文件包含公文、电报、传真资料等项。内部制发文件包含本公司内部文件和对外业务文件。 三、收文： 1、外来文件收文由公司总务部收发室承办（直接寄到各部厂的文件由各部厂管理单位收文）。 2、外来文件收文时，由收发室登记入“收发文登记簿” 3、内部制发文件收文时，由各部厂编号及填写“公文会签单”后，送收发室登记入“收发文稿登记簿”。 四、制发： 填写“发文呈批单”，编列文号，并填写“公文会签单”，注明本案应会签部门后送总公司收发室登记处理。 五、分文： 1、收发室收文登记后，根据业务性质分送各有关部厂处理。
2、内部发文呈批单做收文登记后，根据文件内容性质分送有关单位会签处理。 六、会签： 1、各单位收到需参与会签的呈批件时，须本着本单位的职责认真表达对本件草案的意见，并尽量提供相关资料供企划单位参考。 2、公文会签后，再依“公文会签单”内所指定会签顺序，转送其他会签单位，若本单位为最后一个会签单位，则处理后将本呈批件转送秘书室处理。 七、审核： 秘书室根据各单位签办理意见，汇总整理出一个结论（若各部厂意见不一致，需由秘书室居间协调送叫经理核定）。 八、批示： 总经理或其他被授权批示者做最终的肯定、否定等批示，并签字。 九、执行： 1、秘书室根据总经理批示内容将公文影印1份送执行单位办理，公文正本送收发室归档存查。 2、需对外发文时，应由收发室打印、盖章、封装、寄发、，呈批件原件和打印件二份紧档存查。寄发文件前须填写“收发文登记簿。” 十、归档：
文件签发管理制度 1 目的 为公司内部和外部行文的规范性 规范管理 文件签发制度 为规范学校文件签发程序，提高工作效率，根据上级有关规定，结合本校实际，特制订岱山实验学校文件签发制度。 一、以学校或学校党总支名义向上级报送的重要报告、请示以及下发的涉及全局工作的指导性文件、决定、规定，经有关处室(学部)根据校务会议或党总支会讨论决定的结论拟稿，处室(学部)领导审核，由校长或书记签发。 二、以学校名义向上级报送的有关单项性问题的报告和请示，下发的有关单项性工作的指示、规定、通知，经有关处室、学部拟稿，处室、学部主管领导核稿，由分管领导签发。政策性较强的应经校长审阅。 三、以办公室名义上报、下发的文件、材料等，由办公室主任签发。会议通知一般由分管领导审阅同意后以办公室名义下发。 四、文件签发前，一般先由办公室主要负责人核实、校正文字。
文件处理办法 为规范学校办文制度，明确职责分工，提高工作效率，现对学校文件处理办法作如下规定： 一、收文处理 收来文件由文书统一签收、启封、登记，并分类处理。 1、传阅文件。供了解、参考的文件，一般作传阅处理。属机密的传阅范围为规定范围，普通文件传阅范围为处室、学部负责人以上干部，由办公室负责送阅；其他干部自行到文书处阅读。处室、学部负责人以上干部阅文后应在文件处理单阅文签名栏签名。 为加快文件传阅速度，送阅文件一般应在当天阅读完毕。传阅文件送阅完毕，由文书统一归档。 2、承办文件。来文要求承办、答复的作承办文件处理。 (l)涉及重大事项或几个处室、学部协作承办的文件，由办公室送校主要领导阅示后，按领导批示处理；属处室、学部职能范围的直接交处室、学部阅办。 (2)要求办理时限在二日以内的，作承办急件处理。如遇主要领导外出的，由办公室直接交处室、学部负责人阅办。 (3)处室、学部办文完毕，需在文件处理单上填写办理结果，并交办公室转作传阅文件。 借阅收来文件，需填写借阅单，并按时归还办公室。 二、内部文件处理 党总支会议、校务会议、校长办公会议、行政会议、教职工代表大会和有关专项会议的记录及全校各种工作计划、总结、月工作行事历等，均为内部文件处理，记录文件在年终统一交办室归档。 各处室、学部的学期（学年）工作计划在每学期（学年）开学前交办公室，处室、学部的学期（学年）工作小结（总结）应在学期（学年）结束前10天内交办公室汇总，由办公室综合整理后，作为学校学期（学年）工作计划、总结、行事历的附件归档。各处室（学部）的有关文件材料（一式三份）应抄报办公室。 三、外发文件处理
关于公司转发、制发管理制度文件 登记、审核、会签实施细则 为进一步加强公司规章制度管理工作，提高公司管理制度文件质量，完善公司管理制 度的跟踪动态管理，保证公司规章制度体系的规范化和科学化，根据《公司规章制度 管理办法》规定，制定本实施细则。 一、登记、审核、会签管理制度文件的范围 凡公司各职能部门转发、制发的管理制度文件均要履行登记、审核和会签程序。 二、登记、审核、会签管理制度文件的部门 根据《公司规章制度管理办法》规定，公司企业管理部负责公司转发、制发的管理 制度文件登记、审核、会签工作。 三、登记、审核、会签管理制度文件的程序 1、各职能部门要将需转发、制发的管理制度文件送公司企业管理部登记、 审核、会
签。 2、公司企业管理部按审核标准提出具体审核意见和履行登记手续，会签后 报公司办 公室。 3、各职能部门报送制发管理制度文件时，按以下三种情况办理： （1）对各职能部门承接上级文件制定的管理制度文件，文件起草部门要将上级文件 与新制定文件一并送公司企业管理部。 （2）对各职能部门依据本专业工作需要自行制定的管理制度文件，文件起草部门（起 草人）要与公司企业管理部沟通，介绍文件制定依据、主要思路和所要达到的目的。 （3）对各职能部门根据实际情况修改的管理制度文件，文件起草部门要将原文件与 修改后文件一并送公司企业管理部。 四、对制发管理制度文件审核的内容和标准 1、主题明确； 2、适用文种要准确，格式符合公文规定；
3、适用范围和对象准确； 4、符合生产经营实际情况； 5、规章制度的管理目标明确，标准高，要求严； 6、内容完整、严密，覆盖到位； 7、职责分工明确，责任落实到位，讲清应该怎么做，由谁来做，做到什么 程度； 8、工作程序和流程完整，环节清晰，交叉衔接紧密，不留空白； 9、措施、方法、步骤具有可操作性； 10、符合国家有关法律法规和上级政策规定； 11、需要定性的内容描述要规范、准确，需要量化的指标要具体； 12、需要呈报和审批的，要规定履行程序； 13、对存在潜在危害和不可预见因素的，要制定应急办法和减少损失的措施； 14、需要监督考核的，要规定检查办法、考核标准和明确检查考核部门，对 领导和直接管理者要有责任追究办法； 15、引用的标准、法律法规和政策条文要准确无误； 16、语言简练，用词准确，层次分明，条理清晰，无错别字。 五、对管理制度文件管理的几点要求 1、各职能部门对转发、制发的管理制度文件，要建立登记制度； 2、公司企业管理部每半年与公司办公室进行一次核对，保证登记内容的全 面和准确； 3、凡各职能部门接到上级文件、转发上级文件和本部门制（修）订的的管 理制度 文件，一律抄送公司企业管理部一份（或复印件）备案。 六、本实施细则由公司企业管理部负责解释。 七、
公文管理办法(试行) 文件编号： 版本号： 发布日期:二○○九年七月 日 实施日期：二○○九年七月
日 文件会签履历页 编制/修订原因说明： 为使股份公司及所属经营单位公文制订、接收、发放及文件控制管理工作程序化、制度化、规范化，特制定本办法。 文件名称公文管理办法（试行） 文件编号 文件适用对象股份公司各职能部门，股份公司所属各单位等效采用或转化采用。 制修订流程总裁办公室制修订→相关职能部门会签→副总裁会签、审核→总裁审批→下发 原章节号现章节号修订（内容）说明修订人/时间全部全部新制文件：《公文管理办法》（试行） 本部门/单位审核意见： 相关部门/单位会审意见： 体系文件管理职能审核意见： 审批意见：
公文管理办法（试行） 1、目的 1.1为使股份公司及所属经营单位公文制订、接收、发放及文件控制管理工作程序化、制度化、规范化，特制定本标准。 1.2使员工能够通过可靠的方式和途径获得有效的文件和记录。 2、适用范围 2.1本办法适应于股份公司所有行政公文文件的管理。 2.2 股份公司所属各子公司可等效采用本管理办法,也可在保持与本办法原则性要求一致的前提下，结合自身管理需要进行修订或补充完善。 3、定义 3.1文件归口管理部门： 指负责公司层面公文、程序文件管理、编号与内容审查、文件发放与归档管理的部门，一般由各单位综合管理部门或总裁（总经理）办公室负责文件归口管理。 3.2 公文文件： 指用于企业内部行政性、临时性管理事项的文件的总称，主要包括通知、通报、决定、公告、请示、报告等类型，主要侧重于事务性、临时性、任务性事务的行政管理。具体包括： （1）外来公文：指政府部门、行业协会等非本单位以外单位下（转）发股份有限公司及其下属子公司、经营单位的公文； （2）请示、报告：指向主管领导、主管部门、上级公司和集团请示报告工作、反映问题所用的公文，包括以股份有限公司名义向股份公司以外单位的请示、报告和股份公司下属各职能部门、子公司等向股份公司领导或主管部门的请示、报告； （3）内部公文：指在股份公司及下属子公司内部使用的公文，包括股份公司下发的或下属各公司、单位下发的会议纪要、通知、通告、通报、任命、决定和阶段性规定等。 4、职责 4.1 总裁办公室为股份公司公文的归口管理部门，负责接收和处理各种外来文件以及各子公司对股份公司领导的请示、报告等文件，负责
设计图纸会签控制标准 目录 1 目的和适用范围 (4) 2 参考文件 (4) 3 职责 (4) 4 图纸会签的基本要求 (4) 5 形成的文件和记录 (5) 6 附录 (5) 附录1：光伏发电项目设计图纸会签项目表 (6)
1 目的和适用范围 本标准规定了公司工程设计项目各有关专业在设计图纸上进行专业会签的基本要求，适用于工程的基本设计、初步设计和施工图设计阶段的图纸会签。 2 参考文件 《设计/咨询过程控制标准》公司管理标准《设计成品校审标准》公司管理标准《电力设计图纸会签制度》 DLGJ 3 职责 项目设计经理是设计过程图纸会签的总协调人和责任人。 专业主设人是专业间图纸会签的本专业责任人。 4 图纸会签的基本要求 设计专业送交会签的图纸，应在对设计成品进行本专业校审后，由设计人加上会签图标，填写应会签的专业名称后连同“设计成品校审单”送相关专业会签。 会签专业对会签的设计成品应按下列要求认真核对： 设计成品内容应与会签专业所提资料的内容一致，并与会签专业的设计意图相符合。 专业之间在设计成品内容上衔接协调。 会签中发现的问题，会签专业应将修改意见填写在“设计成品校审单（附页）” 上，供设计专业进行修改，待修改完成并复核无误后再在会签图标中签署。 设计专业对会签图纸的质量负责。如其他专业提供的资料没有反映在图纸上或设计不符原提资料的要求，则资料的遗漏或设计不符原提资料之事，应由设计专 业负责。 设计成品会签后，若发现仍有不符合原提供资料要求的差错，除接受资料的设计专业应负主要责任外，提供资料的会签专业应负次要的、校对不周的责任。 为了使会签工作真正起到验证设计成品的作用，在安排设计进度时应留有必需的会签时间。 凡需要会签的设计成品，设计专业主设人负责确认应会签的专业会签齐全后再送审或送印出版。 在本制度所附设计图纸会签项目表中，设计专业用符号“√”表示，会签专
法律性文件审核管理办法 一、定义： 1、所谓【法律性文件】，指集团公司各职能部门及各区域公司对外所签署的设定有权利义务关系的文件，包括但不限于各类合同、协议、表单、通知、函件等；公司内部的各种重要之规章制度、流程规范等，由制定该规章或规范的部门上级主管确定是否属法律性文件的范畴。 2、为方便起见，以上法律性文件概括称之为【合同】。 二、合同审核权限及会签： 1、初审：合同的初审应由该文件的经办人负责。经办人应对文件中的基本内容，如：合同中的当事人主体信息是否准确，数量、质量、价款等条款是否按约定填列准确，等；以确保合同中内容的填列与实际状况相符。 2、复审：由该文件经办人员的分管领导负责。分管领导重点应把握合同中大的方向与原则，以确保该合同不会与公司的正常经营相抵触或与签订该合同的初衷相违背。 3、法律审核：由业控中心法务部负责。法务部重点审核合同中的权利义务关系部分，并对合同的整体内容进行全面性审核，以确保该合同在法律上的合法性、可操作性及对公司利益的保障性。 4、其他审核：特殊合同的审核权限依实际状况而定。 5、会签：合同审核依上述流程各相关人员在审核完毕后依次在《合同会签单》上签字。 三、合同审核相关事项： 1、时限：合同审核时限，自经办人填写《合同会签单》至最后审定，原则上应控制在1-3个工作日内；特殊复杂的合同应在5个工作日内审核完毕。 2、用印：合同用印必须在审核流程全部完毕，并且相关人员在《合同会签单》上签字后方可进行。未经业控中心法务部审核会签之合同，不得用印。 3、合同审核流程中相关审核权限人员不在岗，应通过内部系统、电子邮件或电话等方式进行审核，或委托有能力审核之代理人员进行审核；审核完毕若无法自行在《会签单》上签字，则委托他人签字，代签人员需写明缘由并由审核人员事后补签。 四、合同的保管 1、合同的签订原则上至少一式三份原件，确保公司至少留存二份原件。一份由经办部门自行保管，另一份交由业控中心法务部保管。 2、业控中心法务部及经办部门应建立专门档案，对公司各种法律性文件予以存档保管，并方便公司高层及各部门相关人员查阅。 3、经办部门应设置专人负责本部门法律性文件的保管工作，业控中心会对各部门的法律性文件档案进行不定期检查，若档案保管不当或者遗失，公司将追究个人责任。 五、本办法自公布之日起实施。本办法的解释及修订由业控中心负责。
总公司文件会签管理规定 为了进一步加强文件管理，规范文件审核会签工作，提高文件质量和行政效能，制定本规定。 第一条文件会签的原则是指办公会闭会期间，需要紧急处理的事项或其他涉及相关部门共同承办的重大事件。办公会已有决定的，无需会签，按办公会决议执行。 第二条会签文件需满足以下条件 1、业务涉及其他相关处室的； 2、涉及全局性工作，需要相关处室协助的； 3、文件或项目审批涉及职能处室的业务和相关规定的； 4、主要领导及分管领导认为有必要会签的； 5、其他需要会签的文件。 第三条会签审核的内容和要求 会签审核的内容： 1、文件是否必要和可行； 2、文件是否符合国家法律法规、总公司的相关制度、规定等； 3、文件是否符合法定程序和权限； 会签审核的要求： 会签处室审核后，若认为符合有关法律和规定，应及时签署同意意见；若认为有明显不当的，要提出修改意见；若认为违反法律法规和政策的，不得会签，要及时将存在的问题或意见反馈给主办处室，经协商
达到一致意见的，可以会签；协商后仍不能达成一致意见的，应签署保留意见报总公司领导审定。 第四条内部文件会签程序 1、处室需要会签的文件，经主管领导审核后，由主办处室负责送相关处室或领导会签。会签处室或领导要认真研究，及时出具会签意见、姓名和时间，并退回主办处室归档，并报办公室备案。 2、由总经理批示要求会签的文件，由办公室负责送相关领导或处室审阅会签。会签完毕后，由办公室归档。 3、会签一般应在1个工作日内完成。涉及技术问题和紧急文件须按总公司领导要求时限完成。确需延长会签时间的，须及时告知主办处室，会签时间不得超过3个工作日。 4、文件会签后，主办处室文件送主管领导审核签发，总公司会签文件由总经理签发。 二〇一〇年八月
文件会签管理办法 第一章总则 第一条为规范公司文件会签审批，提高文件会签效率及文件质量，促进工作规范化、制度化，制定本办法。 第二条文件会签管理办法适用于公司在行使管理职能过程中所形成的具有特定效力和规范体式的面向公司内部发文的公务文书。 第三条文件会签应坚持实事求是、精简、高效的原则，确保行文准确、安全，发文及时，保障一系列工作环节相互关联、衔接，工作得以顺利、高效开展。 第二章文件会签程序 第四条主办方根据需要，拟定文件涉及内容、范围、要求及制定文件要达到的目的、效力，确定会签部门并附《山东xx 有限公司文件会签单》（附件1 ）；特别重要的文件无法确定具体会签部门的提交综合部确定具体会签部门。 第五条会签方需在3 个工作日内会签完毕，并交至下一个会签部门。特殊情况不能按时修改完毕的，需在3 个工作时之内及时向主办部门说明并申请延时。 第六条各部门会签时，应准确标明意见，不得使用模糊语言，不得只签署姓名不留意见。 第七条会签部门负责人因出差、请假等原因不能及时会签的，应授权部门相关人员代为会签。代为会签人员在会签时应将不确定事项及时与负责人进行沟通。 第八条主办方将各部门会签意见汇总后反馈给各会签方，统一意见后进行修改。通过再次会签，直至达到公司要求和预定目标。同一文件的会签不得超过三
次。 第九条文件成稿后，由主办方填写《山东xx 有限公司文件呈阅单》（附件2）由主办方负责人签字后，将文件一并报综合部负责人及分管领导审批确定发文。 第十条涉及全面性及重大事件文件，应在各方会签修改完毕并形成正式样稿后呈报总经理审批，由总经理签发，或会议讨论后通过后，由主要领导人签发；普通一般性事务安排文件，由分管领导签发。 第三章文件会签原则 第十一条及时性原则。相关会签人员收到待签文件后，应及时审核、修改或者签发。若有意见或不明之处，应询问并处理，不得随意拖延。 第十二条严肃性原则。签发文件使用习惯签名，保证签名的有效性，同时要具有一定的仿伪功能。 第十三条高效性原则。会签方需详尽提出所有意见，主办方需积极与意见提出方沟通，确保会签高效。 第十四条审批权限原则。严格遵循文件审批权限，不得随意代签，随意签发。 第四章附则 第十五条本办法由综合部制定并负责解释。 第十六条本办法自正式发布之日起施行。 附件：1、山东xx 有限公司文件会签单 2、山东xx 有限公司文件呈阅单
产品图样技术文件管理制度 1. 主题内容与适用范围 本标准规定了产品图样及技术文件的版本及文件编制、会签、归档、保存、发放、更改、收回等管理要求。 目的是对文件和资料进行有效的控制。 本标准适用于本公司产品研制、生产过程中产品图样、技术文件和资料的版本、形成、归档、保管、使用和借阅。 2. 引用文件 SJ/T 207.1～3－1999 《设计文件的管理制度第1～3部分》 SJ/T 207.4－1999 《设计文件管理制度第4部分：设计文件的分类编号》 QB/YT KF 7.7.9-2009 《更改控制程序》 QB/YT KF 7.03-2009 《项目（设计/开发）控制程序》 GB/T 19017-2008 质量管理体系技术状态管理指南 Q/YTD 1002-2011 《企业档案分类编号及标识》 3. 产品图样及技术文件的编制要求 3.1 产品图样及技术文件所包含的信息构成了产品技术状态基线。必须以产品为单位，提出明确的产品技术状态信 息。它包括产品的定义和使用信息，即:要求/规范（技术指标）、设计图样、零件清单、软件清单、模型、试验规范、维护和操作手册及文件版本号。 3.2 在产品实现过程中的关键件、重要件，应在文件中进行标识，确保关键件、重要件的可追溯性。对静电敏感器 件、湿度敏感器件等，应予以标识，以便加强防护。 3.3产品图样及技术文件应以产品或整件为单位成套，归档图样文件需会签完整。其编制要求和填写格式及十进分 类编号、名称必须符合SJ 207的规定。产品成套设计文件、工艺文件资料的编制明细要求见附录A。 3.4 产品定型鉴定文件的编制要求（见附录B）。 4. 各部门职责 技术开发部：负责产品研制过程中的产品实现策划，设计、工艺图纸文件及定型文件、资料的拟制、审核、齐套、会签及更改，并对产品图样的正确性、现行有效性负责。对应用软件工具，研发过程中的电 子文件及其修改状态、文件的版本、流转进行掌控，对电子文件的质量负责。 生产管理部及车间：负责产品在试制、生产过程中形成的文件、记录、资料的收集、整理，对所领用的产品图样完整、安全和回收负责； 质量控制部：负责产品在试制、生产过程中形成的有关质量文件、记录资料的收集、整理。 销售服务部：负责收集、整理、提供有关产品销售合同、技术协议、来自顾客的产品图样和技术文件。 技术管理部：负责收集、整理有关产品研制合同、技术协议、设计任务书、设计评审、验证、确认、定型鉴定文件。负责产品图样、技术文件资料的归档、分类保管和借阅、发放、登记、控制。
文件会签制度 为了进一步加强公文管理，规范公文审核会签工作，提高公文质量和依法行政水平，制定本制度。 第一条文件会签制度是指制发文件时，如文件内容涉及其他科室的职能和业务，由主办科室提出，相关科室就公文相关事宜进行讨论、协商并签署意见的工作制度。 第二条起草下列文件时，须进行会签： （一）文件内容涉及多部门法律法规和政策的； （二）业务涉及其他相关科室的 （三）涉及全局性工作，需要相关科室协助的 （四）综合科室的文件涉及职能科室业务的 （五）主要领导及分管领导认为有必要会签的 第三条会签审核的内容和要求 （一）会签审核的内容 1、文件是否必要，观点是否正确、符合实际； 2、文件是否符合国家现行的方针、政策、法律、法规；与市委、市政府和管委已经发布、仍在执行的政策、规定有无矛盾；是否符合现行财政政策和局相关制度、规定等； 3、文件是否符合法定程序和权限； 4、文件是否规范、科学，条理是否清晰、简明扼要、合乎逻辑；遣词造句是否符合语法、准确精炼；标点符合、
数字计量、人名地名、专业术语等是否正确、规范。主送单位、抄送单位、密级、急缓程度，是否符合规定。 （二）会签审核的要求 1会签科室审核后，若认为符合有关法律和规定，应及时签署同意意见；若认为有明显不当的，要提出修改意见；若认为违法法律法规和政策的，不得会签；协商后仍不能达成一致意见的，应签署保留意见报局领导审定。 第四条局内文件会签程序 （一）需要会签的文稿，经主办科室负责人审核后，由拟稿人负责送相关科室会签。会签科室要认真研究，及时出具会签意见，由会签科室主要负责人签署意见、姓名和时间，并退回主办科室。 （二）会签一般在1个工作日内完成。涉及技术问题和紧急公文须按局领导要求时限完成。确需延长会签时间的，会签科室须及时告知主办科室或公文审核科室，会签时间不得超过3个工作日。 （三）由主办科室送分管领导审核签发。 第五条文件审核签发程序 以局名义制发的文件，由主办科室分管领导签发；分管领导如认为必要或牵涉其他领导分管业务的，须请相关领导会签，会签一般应在1个工作日内完成，如分管领导外出且办文较紧急，则由局长或主持工作的局领导签发。
各单位： 依据管理制度管理办法要求，为保证文件的完整性、合法性及科学性，现将修订完毕的《设备管理与考核办法》传阅至各单位，各单位主管领导组织部门相关人员对文件进行评审，若有修订意见及建议，以书面形式阐明交我分厂，且在文件传阅单上部门第一负责人简述修订意见并签阅。要求每单位每份文件会签时间为半天，节假日顺延，会签完毕后会签文件移交下一部门负责人。必要时由我分厂组织会议进行评审。 特此说明。 冷轧设备分厂 2008年8月22日 管理办法文件传阅单 （说明：上述表格可根据需要，增减会签单位）
各单位： 依据管理制度管理办法要求，为保证文件的完整性、合法性及科学性，现将修订完毕的《机组停电与送电管理规定》传阅至各单位，各单位主管领导组织部门相关人员对文件进行评审，若有修订意见及建议，以书面形式阐明交我分厂，且在文件传阅单上部门第一负责人简述修订意见并签阅。要求每单位每份文件会签时间为半天，节假日顺延，会签完毕后会签文件移交下一部门负责人。必要时由我分厂组织会议进行评审。 特此说明。 冷轧设备分厂 2008年8月22日 管理办法文件传阅单
各单位： 依据管理制度管理办法要求，为保证文件的完整性、合法性及科学性，现将修订完毕的《计量仪器仪表校验管理办法》传阅至各单位，各单位主管领导组织部门相关人员对文件进行评审，若有修订意见及建议，以书面形式阐明交我分厂，且在文件传阅单上部门第一负责人简述修订意见并签阅。要求每单位每份文件会签时间为半天，节假日顺延，会签完毕后会签文件移交下一部门负责人。必要时由我分厂组织会议进行评审。 特此说明。 冷轧设备分厂 2008年8月22日 管理办法文件传阅单