文秘档案工作管理
办法
驻马店市烟草商业公文处理实施办法
（征求意见稿）
第一章总则
第一条为促进全市烟草商业公文处理的制度化、规范化、科学化，加强公文处理工作的管理，依据《国家行政机关公文处理办法》和《河南省烟草行业公文处理实施办法》，特制订本管理办法。
第二条公文处理包括公文起草、签发、编号、印发和外来公文的收受、传阅、处理等工作。
第三条本办法适用于驻马店市局（公司）机关和各直属单位。
第二章公文种类
第四条全市烟草行业常见的公文种类主要有：
（一）决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。
（二）通告适用于在一定范围内公布社会有关方面应当遵守或者周知的事项。
（三）通知适用于批转下级单位的公文，转发上级机关和不相隶属单位的公文，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任
免人员。
（四）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
（五）报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
（六）请示适用于向上级机关请求指示、批准。
（七）批复适用于答复下级单位的请示事项。
（八）意见适用于对重要问题提出看法和处理办法。可用于上行文、下行文和平行文。作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理，上级机关应当对下级单位报送的意见作出处理或给予答复。作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级单位应遵照执行；无明确要求的，下级单位可参照执行。作为平行文，提出的意见供对方参考。
（九）函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。函与其它主要文种同样具有由制发机关权限决定的法定效力。
（十）会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项，要求与会单位和有关部门共同遵守和执行。
第三章公文格式
第五条公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
（一）涉及国家和行业秘密的公文应当标明密级和保密期限，二者并排，之间用“★”隔开,其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。凡未标明或者未通知保密期限的秘密事项,其保密期限按照绝密级事项30年,机密级事项20年,秘密级事项认定。
（二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
（三）发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称；与同级的行政机关联合行文，主办单位排列在前。（四）发文字号应当包括单位代字、年份、序号。发文字号中的年份,序号用阿拉伯数字标识,年份应标全称,用六角号括入. 与同级的行政机关联合行文联合行文，只标明主办单位发文字号。
（五）上行文应当在发文字号右侧注明签发人、会签人姓名。联合上报的公文,主办单位签发人姓名排列在前,其它机关签发人姓名在主办机关签发人之下按发文机关顺序依次排列。“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
（六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
（七）主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。
（八）公文如有附件，应当在正文之后,成文日期之前,注明附件顺序和名称。附件序号使用阿拉伯数字,附件名称不加标点符号.转发,印发,批转,发布的公文,不作为附件标注. （九）公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办单位加盖印章；联合下发的公文，发文单位都应当加盖印章。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应当调整行距,字距,务使印章与正文同出一面,不得采取标识“此页无正文的”的方法。
（十）成文日期以单位负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。成文日期以汉字标明完整的年,月,日,其中的零应写为“○”。
（十一）公文如有附注（需要说明的其它事项），应当加圆括号标注。附注的位置在成文日期和印章的下一行,版记之上。
（十二）公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。一个文件标引的主题词不得超过5个词组。
（十三）抄送单位指除主送机关外需要执行或知晓公文的其它单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。