项目名称：第九届烟台盆景展销会
项目主题：盆景让生活多姿彩
活动时间：2012.05.01——2012.05.03 活动地点：烟台国际博览中心
一、前期策划
(一)项目背景
随着社会文明的发展，盆景产业的发展越来越得到人们的重视。盆景在经济发达地区，消费量迅猛增长，加上中国已融入世界经济，盆景的外贸出口量也在大幅度增加，供需矛盾日益突出。同时盆景还具有保值性。在此形势下，需要借助具有推广产业经济发展作用的会展作为载体进行项目策划。
（二）项目内容
盆景展会以市场为导向，利用各种宣传和广告手段，营造商业氛围，形成市场声势，并利用各种关系和途径，建立起展会营销网络，进行广泛的市场推广和会展项目招商，吸引目标客户前来，其涉及的内容是多方面的，主要的项目内容包括项目的调查分析、决策与计划、运作与实施以及项目完成的效果评价与测定等。
具体来说，1）项目的调查分析主要根据本区域的经济结构、产业结构、地理位置、；交通状况和展览设施条件等特点，围绕市场进行调查。而市场调查的主要内容包括，会展环境的调查、企业状况、项目状况、市场竞争状况以及参展商状况的调查。2）决策与计划主要要素有市场需要、条件，营销方式，内部条件等，从分析决策的要素入手，确定会展项目的基本目标和管理目标。3）运作与实施主要是根据会展策划的计划和安排进行广告宣传工作、组织招展工作、展会设计及相关活动策划等具体方案。4）效果评价与测定，在会展策划、实施工作结束后，进行及时评估，总结经验，并写出评估测定工作总结报告。
（三）swot分析
（四）确定项目目标
项目名称：第九届烟台盆景展销会
项目主题：盆景让生活多姿彩
活动时间：2012.05.01——2012.05.03
活动地点：烟台国际博览中心
主办方：（1）推动所在区域的经济发展
（2）与客户建立良好的合作关系
（3）赢得媒体曝光和公众关注
（4）获取成本收益
参展商：（1）向市场推出新产品和服务
（2）有效的将时间花在现有的客户上
（3）获取产品和服务的反馈
（4）获取预期收益
二、盆景会展市场分析
（一）行业市场分析
1、盆景会展业的现状
在国内，由于气候与植物材料的局限性，专业的盆景生产企业主要集中于南方地区，盆景展同时集中于南方城市，适合于北方气候条件的盆景具有潜在的发展市场。盆景市场上良莠不齐，盆景质量差。对目标市场没有准确的分析定位，多种因素导致盆景档次不高，具有艺术性的盆景不被人所看好。商品盆景之间的差异是客观存在的，其反映的艺术水平高低不同。从整体上看，其中80%以上的没有艺术性可言，即使作为普通盆景，也缺少生机。
2、会展业的发展趋势
从国内会展城市发展态势和国外会展城市发展的经验来看，中国会展业发展必将呈现出四个发展趋势。
（1）集群发展
（2）组建联盟
（3）市场运作
（4）品牌立本
（二）市场需求分析
中国盆景进入市场还是有很多有利条件的。中国盆景进入市场，具有巨大的优势和潜力：
1、盆景资源丰富。在我国，不论是植物材料还是石料，不仅种类繁多，而
且数量相当可观。
2、有雄厚的生产基础。我国现有众多的盆景园和生产场，有众多的盆景爱好者和大批盆景专业技术人才，具有一定的批量生产能力。一些盆景场，规模较大，技术力量和资本充足，拥有相当大的商品化生产能力。
3、风格各异，流派纷呈。比较日本规则式的、比较单一的帚式造型，中国盆景的造型更加绚丽多姿。中国盆景在长期的发展演变中，逐渐形成了以五大流派为主的各具特色的众多风与流派。特别是近年来新造型、新流派不断出现，树石组合盆景及水旱式、丛林式、风动式盆景，还有果树盆景、文人盆景、砚式盆景等，千姿百态。
4、加入世贸组织带来机遇。我国已经加入世贸组织，盆景出口的制约因素将减少，参与国际竞争的条件将得到极大的改善。另外，浙江、江苏、上海、广东、云南、福建、海南等地出口花卉盆景的经验也可给更多的业内人士提供有益的借鉴。
（三）供求现状与预测
我国在进入90年代后，会展业发展突飞猛进，展馆建设出现高速发展势头。2002年是我国会展旅游年，展会数量从2001年的2000个增长到2500个。盆景作为一门高雅的艺术类别，具有真正艺术特色的盆景创作成熟于我国唐代古长安，经过无数盆景艺术家的倾心打造，盆景艺术已成为中华文化艺术百花园中一朵绚丽的奇葩。
（四）风险分析与规避政策
1、风险分析
(1) 资源的配置风险
任何展会的举办都需要耗费大量的有效资源。如何根据现有配置的资源，充分利用、合理分配，减少对环境和社会的压力．特别是在场馆、展位和交通等方面要达到预期设定的目标，其运营风险管理的重要性不言而喻。
(2) 效率及运行机制风险
展会运营的任何一个部门的工作没有到位，都将严重地影响整个工作的绩效。运营机构设立的完整性和合理性将直接影响到组织运行的效率和工作的绩效。如果没有这些保障，展会的运营可以说是风险重重。
(3) 资金运营的风险
展会的成功举办需要大量的资金来支撑。在资金筹集方面，所需资金是否能够及时到位；在资金运用方面，运营成本控制是否合理，收支是否能够基本平衡；资金运用是否透明等，是展会实施财务运营管理，并取得成功的重要保证。(4) 人才风险
会展行业的特殊性及发展阶段的限制，使整个行业都不得不面临专业展会人才缺乏，尤其是高级人才匮乏的窘境。如何使参展商满意，使参观者满意，使所有参与者满意，成为展会活动的一大任务。
2、规避政策
如何更好的规避展会运营的风险，建立好完善的展会运营风险防范体系，需要在运营风险管理方面多下功夫，对具体的风险运营管理方法创新进行探讨。(1)跨区域经营
中国会展企业不应仅关注会展日常事务和纠缠于一些市场问题。而应站在更高的角度，将会展业置于国家宏观经济甚至是世界宏观经济中去分析，这样既可以防范风险，又可以巩固自己，走向世界会展市场。展会运营要走进国际化思维
环境，不断进行有效资源的整合和优化。对同城同题的展览项目等进行多元化有效联合和资源的优化，配置发挥各自的优势，通过市场促进联合。
(2)加强相关规章制度的建设
就中国目前的展会市场而言，行业法规尚未形成，市场混乱，竞争出现一窝蜂的现象。只要有个公司的某个展会取得了成功，立马就有公司跟上来做同样的项目，这也和中国整个的市场环境有很大的关系。当大家蜂拥而至时，为了在混乱的竞争中能占有一席之地，相互之间大打价格战，结果是搞乱了市场，行业展会也急剧缩水。因此，一定要加强相关规章制度的建设。
(3)推广展会赔偿责任保险
我国展会的规模、档次都在迅速提高，但这也对展会的组织能力、保障能力提出了严峻的考验。对经营者或管理者来说，万一事故发生时，为了规避责任范围的扩大以及赔偿金额的增加，建议会展业的经营者或管理者投保公众责任保险来规避风险。展会赔偿责任保险目前在中国还处于起步阶段，前景十分巨大，行业内应当加快与国际接轨的创新之举，充分发挥保险功能和作用，使之服务于社会。
(4)制定好运营风险预案
运营风险防范除了在规章制度、组织机构方面提供保障外，还需要根据展会召开时的具体特征和需要进行风险预案应急管理。为此，应该加强应急救灾抢险网络体系和救灾抢险应急队伍的建设，以确保风险发生后实施快速有效地救助和抢险。
(5)加快专业人才队伍建设
规避人才流失风险就要加快我国展会人才队伍建设，目前的主要措施不外乎两个，即空降和自己培养1．是制定有吸引力的报酬制度。2．是注重人才培训和提拔。
三、成本效益分析
工作分解图：
费用分解表：
预算成本：
成本累计曲线：
净值分析：
项目甘特图：
四、组织管理设计
项目人力资源计划表：
资源名称工作量（天）资源数量（人）任务名称工期
（天）
10000盆景展
11000会展策划7策划人员7010
12000市场推广
12100媒体广告30推广人员30010
12200户外广告30推广人员30010
13000招展
13100发公告15公关人员15010
13200发出邀请15公关人员15010
14000人员配置
14100财务15会计755
14200公关15公关人员45030
14300后勤15礼仪、安保1950130
15000布展
15100展位3工人300100
15200设备3技术工人3010
15300参展方3公司1500500
15400后勤3服务人员600200
16000展会执行
16100开幕式0.5主持、礼仪50100
16200现场服务3工作人员330110
16300应急3工作人员6020
17000展后
17100善后2工作人员10050
五、会展策划
（一）市场推广
基于展会的主题定位和展会目标的不同，需要宣传和推广的展会内容也有所不同，此次盆景展的宣传和推广在以下几个方面：
1. 推广内容
（1）基础资讯的宣传和推广，介绍展会的一切基础资讯，如展会时间、地点、住宿、参展状况及参展要求等。
（2）展会相关活动的宣传和推广，展会中相关活动的举办能够增加整个展会的魅力，吸引更多的参展群众。
（3）展会品牌的宣传和推广，就是将展会培育成品牌，并通过展会品牌来加强本次展会与参展商和观众的关系，借以提高影响力和市场占有率。
2. 市场推广的手段
本次会展的推广手段有人员推广、广告宣传、新闻媒体宣传、公共活动推广等方式
（二）招展
会展招展方案是在会展策划的基础上，为展位营销而制定的具体执行方案，其内容涉及会展招展工作的各个元素，结构纷繁复杂，会展招展方案包括以下内容：
1．展览主题、地点、时间。
2．展区和展位划分。
3．招展价格。
4．招展函的编制与发送。预定邀请参展的企业、厂商、政府单位。
5．招展分工。
6．招展代理。
7．招展宣传推广。
8．展位营销办法。
9．招展预算。预计宣传对象，协助参展厂商，让他们了解看展的客户群，也使参展商了解宣传预算。
（三）布展
展览活动即将开始，参展展位也已安排，这是布展规划的开端，其内容主要包括以下几个方面：
（1）制定进场计划。依据展场的规定，依照展架搭建、水电装配、展品入场、展品测试、总体监测以及布展安全检验及相关的程序完成整体布展工作，并参照进场计划表执行。
（2）布展人员的管理。参展商进场施工时需要一定的管制措施，在人员进场时，必须有门禁管制，配合身份确认及工作区域限制，佩戴相关的工作证件。
（3）相关展览器材的限定。注意各种安全防护指标，如地板承载力、空调性能、器材进出的限制等。
（四）展出
展出即项目执行阶段，主要包括展会项目控制和调整两个工作环节。
1、展会项目控制，主要是通过信息收集，判断和监督项目执行，其目的是规范项目运行，保证项目计划按照既定的目标和预算执行，一般而言，展会项目控制包括两方面，其一，项目任务监控，及时发现问题，寻找差距，始终保持项
目执行的正确方向；其二，项目成本控制，经常及时的进行成本分析，把实际已完成的工作任务和花费相同数量成本计划完成的工作任务相比较，这是一个持续过程。
2、展会项目调整。由于展会项目总是处于一个变化环境，通过项目控制会发现项目的实际执行过程与计划任务之间存在偏差，主要包括人员和预算的调整，人员调整一是与主观上及沟通，二是同参展商沟通，三是同，项目团队人员交流；另一方面是预算调整，应从人、财、物三方面展开；还有就是目标的调整，注意同客户积极的沟通，及时把握新的需求动向，充分考虑项目成本预算。
五、展后
项目执行阶段的结束，并不意味着展会项目管理活动的终结，还需经历一个项目结束的过程，这一过程主要是对展会项目进行执行后的评估，主要包括三方面：
1、展会结束总结
在项目执行工作完成后，展览公司即组织者需要作出项目执行情况报告，评估项目团队人员的绩效，以及项目成功的关键或失败的原因分析，以便于不断总结经验，吸取教训，为以后的项目管理工作提供借鉴和参考。
2、展会效益评估
展会效益包括直接和间接经济效益和社会效益。直接的经济效益是指展会中成交的金额；间接的经济效益是指会展带来的门票收入、广告收入、餐饮、交通、旅店收入等；社会效益是指展会双方以及展会所在地的社会影响力和示范效应。
3、展会信息反馈
展会现场的活动结束后，仍有一个重要环节，就是与参展商进行信息的双向交流。通常，组织者需要请专业人士对参展的观众情况进行分析，并将由专业信息处理公司计算出的有关数据以及效益评估效果及时传达给各参展商，同时收集反馈意见与建议，以便于进一步提高项目管理的质量。