郑州市项目档案整理规范及要求
第一部分：总体要求
第二部分：建设工程文件归档范围和保管期限表
第三部分：项目档案分类
第四部分：项目档案整理
第一部分：总体要求
一、国家、省、市关于重点建设项目档案管理的规定
1、郑州市人民政府令第184号：郑州市建设项目竣工验收规定（第五、六、七、十四、十五条）
2、专项验收制度：《重大建设项目档案验收办法》
3、登记制度：《国家重点建设项目档案管理登记办法》
4、通知制度：《关于建立郑州市重点建设项目档案专项验收通知制度的通知》
二、参建各方档案工作职责
1、工程代建（使用）单位应将监理、勘察、设计、施工等各参建单位的工程文件材料的收集、整理和归档纳入合同管理，对工程档案的范围、套数、质量、费用、移交时间等提出要求，明确各单位应承担的整理、归档责任。
2、工程代建（使用）单位要对项目档案工作采取有效措施，制定可行的规章制度，实行领导负责制，确定负责领导、部门及档案工作人员，制定可行的规章制度，对工程档案实行统一管理，对参建各单位档案工作实行有效的监督、指导、检查，确保工程档案工作与工程建设同步进行。
3、工程监理单位负责监督、检查工程建设中文件收集、积累和完整、准确、系统情况，审核签认竣工文件；并将自身履行监理职责工作中形成的文件材料经收集、整理向代建（使用）单位移交。
4、勘察、设计单位应按要求将工程建设中自身形成的档案材料经整理后及时向代建单位移交。
5、施工单位形成的档案材料种类多，数量大，应配备专人，对施工各阶段档案材料进行收集，整理，按合同要求将工程档案数量齐备、整理规范，及时向代建（使用）单位移交。
6、参建各单位在档案向代建（使用）单位移交前，要配备档案库房、装具以及采取防火、防盗、防有害生物和温湿度等控制措施，保证档案实体和档案信息的安全。
三、归档的要求
归档：指文件的形成单位完成工作任务后，将形成的文件整理立卷后，按规定向有关单位移交。如：代建单位向市档案馆移交整个项目档案，参建各方向代建单位移交监理、勘察、设施、施工档案。
1、归档的文件材料要齐全、完整、准确、系统。
齐全：齐全是对整体而言。对工程档案整体而言，齐全是把整个工程项目档案全部收集起来；对工程参建各方来说，齐全即是把各单位在工程建设中形成的全部文件材料收集起来，即把各单位归档范围内的文件材料全部收集起来。
完整：完整是对个体而言，把一份文件的正件与附件，印件与底稿等，不缺件，不少页地收集起来。
准确：指文件材料是实际情况的真实反映，图物相符，文电一致。
系统：是指建设项目从前期（立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等）、施工、竣工验收等各时期、各阶段的文件材料按一定程序和内在联系组合为一体。
2、归档的文件应为原件。确无原件的要归具有凭证作用的文件材料。
3、图纸折叠成A4幅面，图标栏露在外面。
4、所有竣工图均应加盖竣工图章，图章使用红印泥，盖在图标栏上的空白处。
5、归档载体和书写材料要符合耐久性要求。不能用热敏纸等作归档文件的载体，电子文件要以光盘、移动硬盘为载体；书写材料不能用铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等，即不使用易褪色的书写材料，否则必须复印。
6、档案柜架、卷盒、卷皮、目录等装具符合标准要求，采用市档案行政管理部门监制的产品。
四、归档时间
1、工程准备阶段文件：即开工前的立项审批、用地征地拆迁、勘察设计、招投标、开工审批、预算等工作完成后，一次性归档（此项由代建单位负责收集整理）。
2、竣工文件：工程竣工验收后三个月内由代建单位收集整理。
3、设计文件：工作结束后，由设计单位即时向代建单位移交归档。
4、施工、监理文件：建设项目竣工验收后三个月内由施工、监理单位一次性向代建单位移交归档。
5、设备文件：应在设备安装、调试成功，交付使用时归档。设备开条箱文件即时归档。设备文件由代建单位负责收集、整理。
五、归档份数
1、基建档案一般不少于3套，一套（原件）由建设单位保管，一套（原件）移交当地城建档案馆，一套（原件）由施工单位或监理单位或设计单位等相关单位保管。
2、其他档案一般归档1套，较重要的和利用频繁的文件材料可根据实际情况增加归档份数。
六、收集方法
一列入、一同步、一参加、一把关
1、一列入：明确基建、设备、科研等业务管理部门的岗位职责，即把科技档案的收集、积累、移交归档工作列入该科室的职责范围，并责任到人。
2、一同步：科技档案的收集工作与基建、生产、科研、设备管理活动同步进行。
（1）事前介入。在与有关单位签订协议合同时（如勘察、设计、施工、监理等单位），应对科技档案的套数、费用、质量要求、立卷人、移交时间等提出明确要求，作为科技档案接收时的依据。
（2）事中监督。本单位要负责组织、监督和检查有关单位（如勘察、设计、施工、监理等单位）科技档案的形成、积累、整理、移交工作，做到边施工边收集边整理。
3、一参加：档案人员参加基建项目竣工验收会和设备开箱，覆行签字手续，并对现场形成的文件材料和设备开箱后的随机材料进行现场收集。
4、一把关：把好外出人员带回材料的收集关
围绕基建项目、设备选购等活动外出开会、学习培训带回的各种文件要及时向本单位档案室移交。并由档案部门签字后，才能报销差旅等有关费用（此项规定可纳入本单位的规章制度，以把好文件材料的收集关）。
七、归档手续
档案交接时，应编制移交目录，一式两份，交接双方清点、签字、盖章后方可交接。
第二部分建设工程文件归档范围和保管期限表
一、工程准备阶段
二、监理文件
三、施工文件
1、建筑安装工程
（1）土建部分
（2）电气、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气、建筑智能化、电梯工程（3）室外工程
2、市政基础设施工程
四、竣工图
五、竣工验收文件
建设工程文件归档范围和保管期限表
第三部分项目档案分类
常用的分类方法为：工程性质----工程项目分类法。
如：一级：基建档案
二级：综合类生产建筑办公生活建筑辅助生活建筑
三级：综合：基建综合管理房地产权证人防工程天然气工程
生产建筑：一车间二车间三车间
办公生活建筑：办公楼家属楼食堂招待所
第四部分项目档案整理
一、整理程序
1、组卷→
2、卷内文件排列→
3、拟写案卷标题→
4、复查定卷→
5、编页号→
6、填写卷内文件目录→
7、填写卷内备考表→
8、填写案卷封面→
9、案卷装订→10、案卷排列与档号编制→11、填写卷盒、装盒排架→12、编制检索工具
一、组卷
案卷：由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。
案卷构成：卷皮+卷内目录+文件+封底
（一）组卷：就是按照一定的原则和方法，把一组有联系的文件，以卷为单位组合在一起，使它能够表达一个相对独立的概念，以便于保管、保密和利用。
（二）组卷的要求
1、一卷就是一组有密切联系的文件，而不是杂乱无章地随意堆积。
2、每一卷都表达一个相对独立的概念，不要一个概念（案卷标题）多个卷，卷与卷之间应当从题名到内容都是全异的关系。
3、卷厚适度。一般不超过40mm，文字材料为150-200页左右，图纸为50-100页左右。
4、案卷内不应有重份文件。
5、价值（保管期限）大体相同。
（三）组卷方法
基建档案：以单项工程即某一建筑物为单位组卷
（1）问题组卷法：
文字表格类：按问题（专业）组卷。如：立项审批、征地拆迁、勘察设计、招投标、原材料试验、化验单、工程质检、隐蔽工程记录等。
（2）专业组卷法
竣工图类：按专业组卷。即建筑、结构、装修（装饰）、给排水、电气、采暖、通风、燃气等专业。
（3）阶段组卷法
按阶段组卷：即按准备（开工前阶段）、监理、施工、竣工验收这几个阶段组卷。（阶段组卷法）（4）子项组卷法：按单项工程组卷，即1个工程（建筑物）1卷，文字材料在前，图纸在后。
二、卷内文件排列：
（一）概念：卷内文件排列，就是按照文件的形成规律和必然联系，系统的、有规则的进行排放，固定每份文件在卷内的恰当位置。
（二）方法：
1、按阶段（或工序）排列——在组1卷的情况下。
（1）基建档案：按前期文件、工程设计（初设、扩初设计、技设、施工图设计）、工程施工、监理、竣工验收的顺序排列。（竣工图按建筑、结构、水、电、气、暖专业顺序以及竣工图纸图号排列）
2、卷内纯属文字材料时，可参考文书档案排列：
（1）整体上按时间（工作程序进度）。
（2）正文在前、底稿在后。
（3）正文在前、附件在后。
（4）批复在前、请示在后。
（5）原件在前、复印件在后。
3、图纸按图号排列。
4、卷内即有文字材料又有图纸时，文字材料在前、图纸在后。
5、装订成本、印刷成册的材料一般不拆散重新排列。
三、拟写案卷标题
（一）基建档案标题拟写方法：
1、文字材料类：前期文件
“三段式”：责任者关于问题的名称
例：市政府、电业局关于市电业局110千伏碧沙变电站征地
责任者问题
的请示、批复、会议纪要
名称
2、表格、图纸材料类：
（1）项目名称+专业（子项或分部）+表格、图纸名称
（2）项目名称+表格、图纸名称
例1：教学楼给排水、电气、门窗、装饰分部工程质量评定表
项目名称子项分部表格名称
例2：教学楼（电气）竣工图
项目名称专业图纸名称
例3：教学楼隐蔽工程记录
项目名称表格名称
（二）设备档案标题拟写方法：
型号+设备仪器名称+文件名称
例：XX型B超仪订货合同、合格证、说明书、开箱单
型号名称文件名称
四、复查定卷
复查定卷就是对所组成的案卷，进行一次全面的审查，对不符合要求之处立即纠正，以确保案卷质量。复查内容：（1）案卷组成是否合理（2）卷内文件是否齐全完整（3）卷内文件排列是否系统科学（4）案卷题名是否恰当。
五、编制卷内文件页号
1、编号范围：
（1）除空白页（卷内文件目录、案卷封面、封底）外，文字与图纸逐一编号。
（2）印刷成册已有页号的文件自成一卷时也可不重新编号。
2、位置：正面——右下角、背面——左下角，同文档相反。
3、编号工具：用铅笔编写阿拉伯数字。
1、序号：即顺序号。序号的给定是以一份文件或一张图纸为单位。
（1）其中打印件与底稿，主件与附件，原件与复印件均为一份文件，给一个顺序号。
（2）请示与批复视为2份文件，各编各的号（若批复不另行文，只在原请示件上批示意见的，仍做为一份文件，编一个号，但需要在题名填写时体现出批示）。
2、文件编号
（1）文件：如：请示、批复，文件编号就是文号。
（2）图纸：填图号，例“建施-1”，“结施01”“水施03”。
（3）许可证：填证号。
3、责任者：
（1）以落款盖章为准，填写文件的直接形成单位；
（2）有两个以上责任者时，尽量都填上，太多时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。
（3）竣工图的责任者填写竣工图章上的施工单位。
（4）责任者可填写规范通用的简称。
4、文件材料题名。
即文件标题或图纸的全称。
5、日期：文件或图纸的形成日期。格式为20020612（8位数）。
6、页号：填每份文件的首尾号。
说明：（1）图纸有图样目录时，仍要编制《卷内文件目录》，原图纸目录要作为卷内一份文件编页号登入目录；若该套图纸需要组成几卷，图纸目录放在第一卷内。
（2）卷内文件目录排在卷内文件首页之前。
七、填写卷内备考表
（一）说明：包括以下内容：
1、标明卷内文件的件数与页数；
2、说明卷内文件残缺破损情况（无者不写）；
3、填写立卷人、检查人姓名及日期，日期为立卷的完成时间。
（二）互见号：填写反映同一内容而载体不同另行保管的档案的档号，该档号后应注明载体形式，并用括号括起。
八、填写案卷封面
1、档号：后面讲。
2、档案馆号：不填。
3、案卷题名：填写已拟写好的案卷题名即可。
4、立卷单位：哪个单位组卷就填哪个单位
5、起止日期：填写卷内文件形成的起止日期，只填年、月。
6、保管期限：①填写划定的永久、长期、短期。
②卷内档案材料有两种以上保管期限时从长划定。
7、密级：根据已划定的密级填、若没有则不填，特殊情况请示有关领
导再填。
九、案卷装订
（一）拆掉金属物。（拆除金属物之前，须先填写卷内文件目录）
（二）科技档案可采用装订和不装订两种形式。
1、装订方法：
（1）用棉线三孔一线（8字装订法）
（2）图纸折叠。
a、要按A4图纸大小折叠成手风琴式；
b、卷内的图纸左侧要留出装订边30mm；
c、折叠图纸时注意正面朝内，图签外露，以保护图纸不受磨损并便于查看利用。
（3）图纸装订要加垫纸板并包脊背。
2、不装订：
（1）卷内文字材料，要以份（件）为单位，用线装订。
（2）卷内图纸要折叠成手风琴式A4大小的统一幅面，不留装订边。
（3
3
边。
十、案卷排列
（一）按照保管期限排列；永久-长期-短期
（二）按照工程进度排列：
准备<立项审批-用地拆迁-勘察设计-招投标-开工审批-财务预算-有关机构名单>、监理、施工、竣工验收阶段
十一、书写卷盒（封面、脊背）
1、可手写或打印粘贴
2、脊背处“案卷题名”栏采用竖排版。
3、一盒一卷。根据案卷厚薄选择1-6mm不同厚度的盒子。
十二、编制检案工具
常用的是《案卷文件目录》
（一）《案卷文件目录》是《案卷目录》与《卷内目录》的组合体。《案卷目录》在前，与之对应的《卷内目录》在后。
“备注”栏：《卷内目录》要从“１“开始编写页码，《案卷目录》“备注”填写与该案卷对应的《卷内目录》的页码。