A CFC 第一次发布
版本状态修订编制人审核人批准人批准日期中核动力设备有限公司南京分公司
文件编码
文件名称：
部门文件编制格式及编
码规则管理规定
文件类型文件分类技密级别所属专业
发布单位质量管理部
编制部门部门内部标识码适用范围
质量管理部xxxxxxxx 中核动力设备有限公司南京分公司
版权说明：
此文件内容属中核动力设备有限公司南京分公司所有，未经同意不得引用、复制、借阅、发表。
修改页
版本状态修改章节
目录
1.目的 (5)
2.适用范围 (5)
3.参考文件 (5)
4.程序管理 (5)
5.职责 (5)
5.1质量管理部 (5)
5.2综合管理部 (6)
5.3文件编制部门 (6)
6.详细描述 (6)
6.1文件的编制格式 (6)
6.2文件编码规则 (11)
6.3文件内部标识码编码规则 (11)
7.附录 (12)
1.目的
为了便于文件的管理和控制，统一中核动力设备有限公司南京分公司（以下简称南京分公司）各部门文件格式、标识，规范化、标准化管理生产管理活动中的每份文件，特制定本规定。
2.适用范围
本程序适用于南京分公司各部门产生的所有与生产活动有关的管理性、技术性文件（另有规定文件除外），包括但不限于部门制度、程序、规程、工艺技术文件等。其它文件可参考使用。
3.参考文件
1）Q/SQY·G08-0000-2012/A 《质量手册》
2）QP/SQY.G08－3000－2012/A 《民用核安全机械设备制造质量保证大纲》
3）Q/SQY·G08-401-2012/A 《文件控制管理程序》
4.程序管理
本程序由质量管理部编制、修订和解释，并具有以下签名：
编制：编制人；
审核：质量管理部负责人；
批准：主管经理。
5.职责
5.1质量管理部
1）负责文件编制格式及编码的统一管理；
2）负责文件符合性的审查；
3）负责对文件编码进行准确性检查；
4）负责范围内文件内部标识码流水号的管理。
5.2综合管理部
1）负责文件格式的审查；
2）负责文件的印制、装订、存档。
5.3文件编制部门
1）负责按照本程序规定的要求编制程序；
2）负责本部门职责范围内各类文件编码的管理；
3）负责对文件准确编码。
6.详细描述
6.1文件的编制格式
1）一份完整的文件由封面、文件会签、审查页、修改页、目录、正文、附录组成。其中“文件会签、审查页、修改页、目录”可根据实际情况及相关文件规定需要设置，“正文”内容及标题依据实际情况及相关文件规定进行编制；
2）由综合管理部提供文件编制模板（格式详见附录1），原则上要求所有内部文件的编制都是用该模板来进行编制，只是根据文件类别的不同适当调节文件的具体内容即可，并要求所有需要是用封面的文件均统一使用模板中提供的封面（另有规定文件除外）。
6.1.1页面格式
1）一律采用A4纸张（特殊情况除外）；
2）页边距设置：
上：2.3cm；
下：2.3cm；
左：2.6cm；
右：2.0cm。
3）装订线：0cm；
4）页眉
页眉包括以下内容：公司徽标、程序名称、内部标识码、版次，页眉的左右页边距与
正文相同，上下居中。程序名称为宋体5号字；内部标识码、版次为宋体小5号字，具体格式详见附录1-2。
5）页脚
页脚包括以下内容：文件发布单位名称、第几页总页数；页脚的左右边距与正文相同，上下居中；为宋体小5号字，具体格式详见附录1-2。
6.1.2文件装订顺序
1）封面；
2）文件会签、审查页；
3）修改页；
4）目录；
5）正文；
6）附录。
6.1.3封面格式
文件封面编制格式详见附录1-1。
封面填写说明：
1）项目名称：填写：中核动力设备有限公司南京分公司；
2）文件名称：该程序的名称；
3）文件类型：参照附录2填写，如管理性程序、技术性文件等；
4）技秘级别：根据文件的重要程度分别填写：
N：普通文件，一旦泄露不会对公司的发展及经济利益造成影响；
技密：一旦泄露会对南京分公司经济利益造成影响，保密期限最低为3年；
技密A：一旦泄露会对南京分公司的经济利益造成一定影响，保密期限最低为5年；
技密AA：一旦泄露会对南京分公司的经济利益造成严重影响，保密期限最低为8年；
技密AAA：一旦泄露会对南京分公司的发展及经济利益造成严重影响，保密期限最低为10年。
技术密级划分由文件编制部门根据以上描述确定。技密级文件由专人负责存档，存档方式将按照技术秘密等级采取不同的方式进行。严格控制借阅，防止相关技术秘密的流失。5）文件分类：参照附录2填写，如部门管理制度；
6）所属专业：描述本程序所属专业，针对管理性程序划“/”，技术性文件按文件所属专业填写“机加”、“焊接、热处理”、“无损检验”、“计量、理化试验”、“其它”等，可根据实际情况增加；
7）内部标识码：参照第§7.2.1节规则编制填写；
8）编制部门：文件的编制部门，详见附录3；
9）版本：文件的版本从A版开始，升版的文件分别为B、C、D、……；
10）状态：分别填写PRE（预备状态）、CFC（执行状态）、CAE（竣工状态），另有文件规定除外；
11）修订-评语：分别填写第一次发布、适应性修改等；
12）编制人：文件的编制人员签名；
13）审核人：文件的审核人员签名；
14）批准人：文件的批准人员签名；
15）批准日期：文件的批准日期；
16）版权说明：此文件内容属中核动力设备有限公司所有，未经同意不得引用、复制、借阅、发表。
17）公司徽标：详见附录1-1：文件封面格式；
6.1.4文件会签、审批页
1）文件会签、审查页只有当文件负责人进行格式审查后方可进行后面的工作，管理性程序要进行“质保符合性审核”，不需要使用可在此栏后面标识“N/A”；
2）会签部门由程序编制单位的编制人及审核人根据程序涉及的单位/部门确定，同时在“职务/岗位”栏键入需要会签的部门+职务或者岗位，会签人直接在“签名”和“日期”
两栏签字及签日期即可；
6.1.5修改页
当对程序进行修改时，应将修改程序的版本和修改的章节在此进行明确，修改页编制格式详见附录2。
6.1.6目录
对题目“目录”的要求：宋体加粗，二号字，居中，且中间空两个字，段前段后各12磅；
目录编写要求统一编写到二级标题，二级标题要求缩进，这样让目录正文的一级标题和二级标题比较醒目，格式规范，内容清晰；目录正文行距20磅，段前段后各0.3行；目录正文编制的实现方法：
1）定位光标在需要编制目录的地方；
2）选择WORD菜单栏中“插入”-“域”；
3）在弹出的窗口中的类别栏中选择“索引和目录”；
4）在“域名”选择“TOC”；
5）单击窗口右边域属性的“目录”按钮；
6）在弹出的窗口中常规属性的格式中选择“正式”，“显示级别”选择2；
7）然后单击确定即可完成目录的自动编制工作。
6.1.7正文
格式详见附录1-5。
6.1.
7.1文件内容要求
1）目的：对所编制程序的目的应进行简明概述；
2）适用范围：规定本文件所适用的工作范围，即规定由谁应用该程序；
3）参考文件：指编制程序所依据、参阅的文件名称和编码，可分为编制参考和执行参考；4）定义（若需要）：给出便于使用人员理解的术语或缩写的含义。程序中不需给出定义时，该条款可删减。
5）程序管理：明确本程序的编制、修订部门，以及批准和签名要求；
6）职责（若需要）：明确与程序所描述的过程和活动有关的人员和部门的职责和权限；7）先决条件（若需要）：指生产前应具备和满足的条件。该条款仅适用于作业程序。
8）详细描述：
对于管理文件，应描述活动的详细步骤以及各部门/单位之间的接口职责，明确每个环节中的每个步骤由谁做？做什么？何时何地怎么做？应达到什么要求？应产生什么记录等？
对于作业程序，主要指施工所需的特殊工作环境（若需要），工艺操作顺序、材料和设备要求（若需要），人员和工机具要求、性能和公差要求、施工重点及难点等。9）工作流程（若需要）：用流程图的形式给出该程序的操作流程；
10）记录：明确执行该程序时所产生的记录以及这些记录的存档或保管部门，无记录产生时可删除该内容或明确该内容“无”；
11）附录：明确本程序使用图表等的名称，用附录1、2、3……。
61.7.2正文编辑要求
1）一级标题：四号字，宋体，加粗，段前段后各6磅，行距20磅；
2）二级标题：小四号字，宋体，段前段后各6磅，行距20磅；
3）三级标题：小四号字，宋体，段前段后各6磅，行距20磅；
4）正文格式：小四，宋体，首行缩进2个字符，段前段后各0磅，行距20磅，数字部分可保留Times New Roman字体。
6.1.
7.3正文序号的编辑
序号要求如下：
1．一级标题
1．1 二级标题
1．1．1 三级标题
1．1．1．1 四级标题
……
1）一级编号（最低级别）
项目符号
a）末级编号
正文标题原则上控制在四级标题以内，最后一级标题之后的使用编号，在编号下面使用项目符号，之后在必要时使用上述末级编号，同时编号和项目符号统一使用上述形状和规定的格式。
6.2文件编码规则
文件编码为公司信息化管理系统预留，文件编码系统结构及编码规则将根据公司信息化管理系统需要确定。
6.3文件内部标识码编码规则
内部标识码是根据一定规则来进行编码，文件编码更能反映文件的属性，且易管理和归档。
6.3.1内部标识码的组成
NJ①BB②-EE③-CC④DD⑤
单位代码部门代码文件类型代码文件分类代码文件序号
6.3.2内部标识码填写说明
1）单位代码：由两位字母组成，通用类文件用南京分公司拼音简写NJ表示；特定项目专用文件用项目名称2位拼音简写表示（由项目管理部规定）；
2）部门代码：由两位或三位字母和数字组成，如技术部：TM，详见附录3；
3）文件类型代码：由两位字母组成，如MP（管理性程序）、WP（技术性文件），详见附录2；
4）文件分类代码：由2位数字组成，如4（部门级管理制度、标准），详见附录2；
5）文件序号：每类文件按单位、部门、文件类型以及文件分类分别从01开始，依次为
02、03 (99)
7.附录
附录1：文件编制格式
附录2：文件分类及代码表附录3：部门代码表
附录1：文件编制格式：1-1：文件封面格式
A CFC 第一次发布
版本状态修订编制人审核人批准人批准日期中核动力设备有限公司南京分公司
文件编码
文件名称：
xxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxx
文件类型文件分类技密级别所属专业
发布单位
编制部门部门内部标识码适用范围
质量管理部
版权说明：
此文件内容属中核动力设备有限公司南京分公司所有，未经同意不得引用、复制、借阅、发表。
附录1-2：文件会签/审查页格式
文件会签、审查页
签字项
职务/岗位姓名签字日期处理项
文件格式审查文件负责人
符合性审核质保负责人
文
件
会
签
公司审核
附录1-3：文件的修改页格式
修改页
版本状态修改章节
附录1-4：文件目录格式（以本程序中的目录为例）
目录
1.目的 (5)
2.适用范围 (5)
3.参考文件 (5)
4.程序管理 (5)
5.职责 (5)
5.1质量管理部 (5)
5.2综合管理部 (6)
5.3文件编制部门 (6)
6.详细描述 (6)
6.1文件的编制格式 (6)
6.2文件编码规则 (11)
6.3文件内部标识码编码规则 (11)
7.附录 (12)
附录1-5：正文及页眉、页脚格式
1.目的
2.适用范围
3.参考文件
3.1二级题目1
3.2二级题目2
附录2：文件分类及代码表
文件类型文件分类分类代码分发状态
管理性文件（MP）项目级管理大纲10 受控项目级管理程序20 受控部门工作程序、标准30 受控部门管理制度、标准40 受控其它管理性文件50
技术性文件（WP）作业文件10
受控质量管理文件
冷作工艺
焊接、热处理
无损检验、理化试验
其它专业
11
12
13
14
15
工艺技术文件20 受控产品结构工艺
产品焊接工艺
产品加工工艺
产品特殊工艺
产品其它需要的工艺
21
22
23
24
25
受控
作业规程30 受控设备操作规程
检验、试验大纲、规程
工艺规程
其它作业规程
31
32
33
34
受控
采购技术规格书、采购规范30 受控质量计划40 受控
工程档案分类编号规范 为适应公司档案工作发展的需要，实现公司档案分类、排架、检索的标准化和规范化，进一步加强和促进公司档案的科学管理，结合公司实际情况对档案的分类编号作出以下规定。 一、档案编号的原则 档案编号的原则以项目各个单体为编号单位，由总到分，按照不同的文件类别，分类编号。 二、档案编号的方法 档案编号的一般方法：文件的编号由分公司名称、项目单体名称、文件名称、分部工程代码、序号五个部分组成，采用统一的编号格式，具体格式与各类目的对应的关系和说明如下： XX — XX — XX — XX — XX 一级类目—二级类目—三级类目—四级类目—顺序代号 分公司名称—项目单体名称—文件名称—分部工程—顺序代号 1、一级类目 一级类目对应各分公司名称，分公司名称编号采用字母与数字代码（2位）相结合的方式进行编制，字母为该城市名称的拼音首字母缩写形式，数字代码则表示为该城市的第几个项目。 2、二级类目 二级类目为项目单体名称，项目单体名称的编号同样采用单体名称拼音首字母缩写形式来编写。 3、三级类目 三级类目为文件名称，归档文件主要分为A、B、C、D四类文件以及综合类文件。 A类文件为建设单位文件资料，包括：立项文件（A1）、建设规划用地文件（A2）、勘察设计文件（A3）、招投标、合同文件（A4）、工程开工文件（A5）、商务文件（A6）、工程竣工验收及备案文件（A7）、其他文件（A8）。 B类文件为监理单位文件资料，包括：监理管理资料（B1）、监理质量控制资料（B2）、监理进度控制资料（B3）、监理造价控制资料（B4）。 C类文件为施工单位文件资料，包括：施工管理资料（C1）、施工技术资料（C2）、施工物资资料（C3）、施工测量记录（C4）、施工记录（C5）、隐检验收记录（C6）、施工检测资料（C7）、施工质量验收记录（C8）、单位(子单位)工程施工质量竣工验收资料（C9）。 D类文件为建筑安装工程竣工图，包括：综合竣工图（D1）、室外专业竣工图（D2）、专业竣工图（D3）。 综合类文件主要为不包含在ABCD四类文件中的一些特殊文件资料，作为一个应急的文件类别，当各部门存在某些特殊文件无法在资料清单中找到对应的编号时，则可统一归档在综合类文件中。 各类文件的具体分类细目及编号详见附表1《资料清单及编号表》。 4、四级类目 四级类目为分部工程名称，分部工程名称的编号采用统一数字代码编制，详见附表2《分
苏州益而益光电有限公司 文件编号 文件名称 编写张小平原材料编码规则 文件版次A/0 审核 文件页数1/20 核准: 会签品保部工程部 修改记录 日期版次页次条文修订内容变更人备注
文件名称原材料编码规则文件版次A/0 文件页次 2 / 29 1目的 为了对原材料统一管理，更方便的实现信息化和系统化，特对公司所有原材料进行分类编码，达到一物一号的管理。 2 适用范围 适用于益而益（集团）光电有限公司所有原材料的编码。 3 职责 1、技术部负责产品的编码； 2、技术部负责物料编码的编制与发放。 4 定义 物料编码是计算机系统对物料的唯一识别代码。它用一组代码来代表一种物料。物料编码必须是唯一的，也就是，一种物料不能有多个物料编码，一个物料编码不能有多种物料； 5内容 1、本物料编码系统基本定位10位； 2、第一位、第二位：为原材料大小类，将原材料分为较细的组别，具体参照《原材料分类表》； 3、第三位到第十位为物料的具体属性规格，请参照相应编码原则； 4、原材料分类表 大类小类 A-原材料1电阻2电容3电感&磁珠&变压器&保险丝4半导体 5 PCB 6 LED C-板金类1五金类 2 压铸类 G-塑料橡胶 1 套管类 E-电子电器1连接器2端子 F-电缆1漆包线2引线 H-包装印刷1纸类2塑料类3标贴类 4 铁皮类 I-辅助材料1胶类2劳保类 3 焊接材料类4化学类 O-工具类 1 电动类2量具类3手动类
文件名称原材料编码规则文件版次A/0 文件页次 3 / 29 A.1、电阻系统结构说明： A 1 X XXXXXXX 电阻规格属性 电阻分类 电阻 原材料 A.1.0、电阻分类说明 0 碳膜电阻（CR） 1 金属皮膜电阻（MF） 2 金属氧化膜电阻(MO) 3 热敏电阻（PTC\NTC） 4 压敏电阻（RV） 5 精密电阻 6 预留 7 预留 8 预留 9 其他电阻 A.1.1、碳膜电阻（CR）&金属皮膜电阻(MF)&金属氧化膜电阻(MO) 1位物料类型 2位 物料名称 3位 电阻种类 4、5、6位 阻值大小 7位 封装 8位 功率大小 9、10位 流水号 A原材料 1 电阻0=碳膜电阻（CR） 1=金属皮膜电阻(MF) 2=金属氧化膜电阻(MO) 阻值所有换算为Ω，所有 阻值都必须换算为XX*10 的N次方;前二位表示电 阻值，后一位表示幂次 方，各种幂次方表示方 法： 0=100 1=1012=102 3=1034=1045=105 6=1067=107 8=10-2 9=10-1 如104代表100KΩ 0=DIP 1=SMD 0402 2=SMD 0603 3=SMD 0805 4=SMD 1206 5=预留 6=预留 7=预留 8=预留 9=预留 0=1/16W 1=1/10W 2=1/8W 3=1/4W 4=1/2W 5=1W 6=2W 7=预留 8=预留 9=预留 厂家 从01开始
(综合管理部)文件 公司文档管理制度 1 目的 为加强公司文件、档案的管理；增强文件、档案安全性和保密性；规范公司文件、档案格式；统一文件、档案程序，特制定公司文件、档案管理办法。 2 格式的规范 公司文件、档案的格式包括：台头、字体、编码，要作到统一、规范，公司对外联系、内部行文按照统一的格式，一律要求计算机打印后送发，不得手写。公司设置专用服务器，将各项文件、档案的格式及要求置于该计算机服务器上，员工随时调用。 3 档案区分 重要文件及电子邮件，须拷贝或发送到办公室。由办公室将公司文件、档案进行分期、分类、分级管理，按不同的文件、档案格式编制编码，编码作到明确、统一，方便使用、存档、调阅，并控制使用和调阅的安全性和保密性。 4 文档分类管理 公司建立各类文档的目的，一是通过文档可了解公司整个发展情况，二是便于查找、使用。根据公司经营范围，文档可分为几类如下： 4.1 行政类 ⑴公司内部管理制度、交流文件、会议纪要、重要函件； ⑵机要文件：股东会/董事会会议纪要、决议等材料；审计报告、商业密件以及不可随意复印的文件或传阅的文件等； ⑶公司的宣传材料、简介、刊物等；
⑷公司人事档案，各项人事记录； ⑸行政产生的各项记录，资产、设备说明书、驱动盘等。 4.2 技术类 ⑴技术文档/开发平台/产品代码/产品研发测试过程文档和记录； ⑵技术资料：与工作有关的开发工具及技术参考和学习资料。 4.3 商务类 ⑴非经营协议：公司之间合作、协作协议； ⑵经营合同： ①用于公司的租赁、通讯以及办公方面的合同、协议； ②商务经营活动合同，包括正式合同、内部合同、采购合同以及合同执行过程记录等； ⑶客户档案：以客户为单位，自与该客户建立联系开始，除基本情况外，记录每一次活动及每一项合同执行情况。 ⑷媒介档案：每一家媒介建立独立档案，除基本情况外，记录每次合作或采购活动情况。 4.4 项目文档 从销售立项到完成全过程的项目正式文件和沟通备忘文件，全部独立存档。 4.5 产品运营资料文档 公司外部托管的服务器上的所有内容均由产品经理每周备份一次，刻录光盘交给办公室保管。 5 文档编号规则 ⑴常规文件编号规则： 公司名称缩写＋文档类别头一个字母＋具体类别+顺序号（3位）。 如：公司总经理办公会纪要一份：CJ-AM-总经理办公会纪要-006 ⑵项目文档编号规则： 项目编号+具体类别+顺序号（3位） 如：XX项目沟通会议纪要一份：20110916-XS-沟通会议纪要-01 ⑶公司运营管控文档编号规则： 公司名称缩写＋文档类别头一个字母＋顺序号（3位）。 如：CJ_AM_RR_04，“CJ”代表公司；“AM”代表所属科目-行政管理；“RR”代表类别-规章制度；“04”代表顺序号 具体科目分配如下：
SMF-A001001-01 文件级别二级文件生效日期2013-08-15 审批及颁发： 部门签名日期起草质量保证部 质量保证部 主审 质量总监 会审生产管理负责人 批准质量管理负责人 颁发质量保证部 分发： Copy-1 Copy-2 Copy-3 Copy-4 Copy-5 质量保证部质量控制部设备部技术部销售部Copy-6 Copy-7 Copy-8 Copy-9 Copy-10 行政人事部财务部安全环保部企管部注册部Copy-11 Copy-12 Copy-13 Copy-14 Copy-15 科技项目部采购部仓储部生产部一车间Copy-16 Copy-17 Copy-18 Copy-19 Copy-20 二车间三车间六车间七车间八车间Copy-21 Copy-22 九车间十车间 文件再审记录： 第几次再审审核情况审核人/日期批准人/日期第次再审 第次再审 第次再审 一、目的
SMF-A001001-01 文件级别二级文件生效日期2013-08-15 依照GMP要求，确立文件分类与编码规则，便于文件管理和追溯。 二、范围 适用于文件分类与编码管理。 三、职责 1 质量保证部负责文件体系的分类及编码规则，对各文件进行赋码。 2 各部门负责按照原则对文件进行分类管理；各部门起草文件时必须严格遵循文件编码的规 定。 四、术语 无 五、内容 1 文件分类 1.1 一级文件:阐明公司内某一体系的方针，描述体系的文件。主要包括：质量方针、质量管理手册、质量责任制、质量目标。 1.2 二级文件：主要描述为实施体系要素所涉及到的各职能部门的活动，或为完成某项活动而规定的方法。包括： a）技术标准：包括工艺规程、质量标准、方案、报告等。 b）管理标准：包括计划、管理制度、清单、目录等，描述公司各主要过程的管理活动。 c）工作标准：包括部门职责、职务说明书。 d）工厂主文件。 1.3 三级文件：标准操作规程（SOP），描述各管理环节的操作要素和工作流程、具体的操作方法和步骤。 1.4 四级文件：记录、表格、合格证、图纸、标签、证书等。 2 文件编码 2.1 文件分类编码应遵循以下原则：
档案名称、编号规则 为规范公司内部档案管理工作并保证档案完整性及统一性，合理有效利用档案资料，结合公司实际情况，特制定本细则。 1.档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性 质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。 2.档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，将所有分类各级 名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。 3.档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要， 应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。 4.档案编号规则 4.1.公司内归档文件的档号结构为“公司名称—一级目录—二级目录—三 级目录加流水号”。具体编码表见附件二（档案分类编码表）。 4.1.1.“公司名称”表示文档归属公司名称,用公司名称的主体部分的 拼音缩写形式表示。各公司名称的缩写见附表一。 4.1.2.“一级目录”表示文档归属类别号。如：行政管理类、经营管理 类、基本建设类等等。 4.1.3.“二级目录”表示类别号下面的细分类别，如三会文件类下面的 股东大会、董事会、监事会。 4.1.4.“三级目录”表示更细分的类别， 4.1. 5.“流水号是在三级目录下，以文件首次发行日期的时间为顺序排 序。 4.2.每一档案盒内首页应设“文件存档目录”，文件归档时依序编号、放 置存档。 4.3.新档案应从“档案分类编号表”查明该档案所属类别、编号顺序（文 书一般以文件时间从前到后排列顺序），以此来编列档号。 4.4.档案如何归属前案，应查明前案的档号并予以同号编列。 4.5.档号以一案一号为原则，遇有一档案件叙述数事或一案归入多类者， 应先确定其主要类别，再编列档号。 5.
合同分类编号规则 1、目的 为加强合同的标准化管理，根据公司合同管理规范的要求，特制定本规则。 2、范围 本规范除特别指明外，适用于任何以格润公司为签约主体签订的涉及公司经营的所有合同和协议。 3、职责 3.1 总经办负责本规则的制订、修改、实施指导和监督。 3.2 公司各部门合同管理人员和总经办档案管理人员负责本规则的具体实施、管理。 4、方法和标准描述 4.1 合同分类编号应遵循下列原则： 4.1.1 适应公司以太阳能组件产品为主营业务的合同管理需要； 4.1.2 与公司管理、项目管理和成本管理相匹配的分类方法； 4.1.3 公司所有合同都应按统一标准进行分类并连续编号。 4.2 合同分类编号 4.2.1 合同共分为三类：采购类合同、销售类合同和综合类合同。各类合同均按级编码进行分类编号。各级编码之间使用“-”进行连接。 4.2.2 合同编号方法：（按四级编码） 4.2.2.1 一级编码：根据公司名称分类，一级编号代码由二个大写字母表示，两个大写字母是公司名称前两个汉字拼音的第一个字母。
4.2.2.2 二级编码：为合同类别分类，二级编号代码由二个大写字母表示，两个大写字母是合同类别名称前两个汉字拼音的第一个字母。 4.2.2.3 三级编码：为合同物品具体分类，三级级编号代码由二个大写字母表示，两个大写字母是合同物品具体类别名称前两个汉字拼音的第一个字母。 4.2.2.4 四级编码：为合同签订年份和月份分类，四级编号代码由年份后两位数和月份两位共同表示，共思维阿拉伯数字。 4.2.2.5 五级编码：根据合同签订先后顺序编流水号，在前四类的最小类范围内进行连续编号，编号代码为三位阿拉伯数字，从001自999。 5、合同/协议编号方法： XX - XX - XX - XX XX XXX 公司缩写合同类别物品具体类别签订年份月份顺序号 （一级）（二级）（三级）（四级）（五级）6、合同具体编写 6.1．公司缩写：代号两位 GR 6.2.合同类别缩写：代号两位采购类CG、销售类XS、综合类ZH 6.3.综合类细分类缩写： 1)、财务类：CW 2)、工程类：GC 3)、人事类：RS
保密级别： 公司内部 传阅范围： 公司内部 文件编号规范 20030311发布20030311实施
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目录 1 目的 (4) 2 使用范围 (4) 3 编号办法 (4) 3.1 公司名称及项目名称约定: (4) 3.2 日期表示 (4) 3.3 文件版本编号 (4) 3.4 技术文件命名 (5) 3.5 其他文件的编号 (6) 3.5.1 公司规章制度和管理文件 (6) 3.5.2 合同协议 (6) 3.5.3 传真 (6) 3.5.4 电子邮件的命名规则 (7) 3.5.5 外来文件 (7) 3.5.6 对外发文 (7) 3.5.7 会议纪要 (7) 3.5.8 其它文件 (8) 3.5.9 文件附件 (8) 4 编号管理 (9)
1 目的 确保公司重要文件具有唯一编号，便于文件的识别、追溯和控制，保证公司文件体系有效运转。 2 使用范围 适用于公司文件的编号管理和控制： a)技术类文件：是指在公司的设计、生产、销售、服务等各个环节中与技术 有关的各类文件和资料。 b)其他文件：包括公司规章制度、管理文件、合同协议、传真等； c)编号文件包括纸介文件以及电子文件。 3 编号办法 3.1公司名称及项目名称约定: 公司全称为：南非中国制衣集团(北京) 本组织简称：CGMBJ 项目全称：CGM 企业信息管理系统 1.0版 项目简称：CGM v1 3.2日期表示 格式：yyyy-mm-dd 或yyyymmdd yyyy:用四位数字表示公元年份，如2005表示公元2005年。 mm:用两位数字表示月份，不足两位时，第一位用零补齐，如03表示3月。 dd:用两位数字表示日期，不足两位时，第一位用零补齐，如15表示第15号。 例如： 2003-10-27 或20031027 表示（2003年10月27日） 3.3文件版本编号 下面是对文件版本进行编号要遵守的标准： 起草版本的编号为0.1, 0.2, 0.3, ..., 0.10。 版本编号可以根据项目需要延伸到若干层，例如，0.1, 0.1.1, 0.1.1.1. 一旦文件版本得以确认后，版本编号应该始自 1.0。 版本编号不断变化为： 1.0, 1.1, 1.2, ..., 1.10。 项目可以根据需要将版本编号晋升为2.0，2.1, 2.2 等。
审批及颁发： 部门签名日期起草质量保证部 主审 质量保证部 质量总监 会审生产管理负责人 批准质量管理负责人 颁发质量保证部 分发： Copy-1 Copy-2 Copy-3 Copy-4 Copy-5 质量保证部质量控制部设备部技术部销售部Copy-6 Copy-7 Copy-8 Copy-9 Copy-10 行政人事部财务部安全环保部企管部注册部Copy-11 Copy-12 Copy-13 Copy-14 Copy-15 科技项目部采购部仓储部生产部一车间Copy-16 Copy-17 Copy-18 Copy-19 Copy-20 二车间三车间六车间七车间八车间Copy-21 Copy-22 九车间十车间 文件再审记录： 第几次再审审核情况审核人/日期批准人/日期 第次再审 第次再审 第次再审 一、目的 依照GMP要求，确立文件分类与编码规则，便于文件管理和追溯。
二、范围 适用于文件分类与编码管理。 三、职责 1 质量保证部负责文件体系的分类及编码规则，对各文件进行赋码。 2 各部门负责按照原则对文件进行分类管理；各部门起草文件时必须严格遵循文件编码的规 定。 四、术语 无 五、内容 1 文件分类 1.1 一级文件:阐明公司内某一体系的方针，描述体系的文件。主要包括：质量方针、质量管理手册、质量责任制、质量目标。 1.2 二级文件：主要描述为实施体系要素所涉及到的各职能部门的活动，或为完成某项活动而规定的方法。包括： a）技术标准：包括工艺规程、质量标准、方案、报告等。 b）管理标准：包括计划、管理制度、清单、目录等，描述公司各主要过程的管理活动。 c）工作标准：包括部门职责、职务说明书。 d）工厂主文件。 1.3 三级文件：标准操作规程（SOP），描述各管理环节的操作要素和工作流程、具体的操作方法和步骤。 1.4 四级文件：记录、表格、合格证、图纸、标签、证书等。 2 文件编码 2.1 文件分类编码应遵循以下原则： 2.1.1 系统性：统一分类，统一编码。按照文件分类建立编码系统，由质量保证部建立公司管理文件的分类和编码系统。 2.1.2 准确性：文件与编码一一对应，做到一文一码，一旦某文件终止使用，则该文件编码随即作废，不得再次使用。
档案编号规则 (1995年6月12日国家档案局批准,1995年10月1日起实施) 1、主题内容与适用范围 本标准规定了档号的结构、编制原则和编制方法。 本标准适用于档案馆(室)编制档号。 2、术语 2．1 档号 档案馆(室)在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。档号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。 2．2 全宗号 档案馆(室)给定每个全宗的代码。 2．3 案卷目录号 全宗内案卷所属目录的代码。 2．4 类别号 馆(室)藏档案类别的代码。 2．5 项目号 产品、工程、课题、设备等档案的代字或代号。 2．6 案卷号 案卷排列的顺序号。 2．7 件号 案卷内文件的顺序号。 2．8 页(张)号
案卷内文件每页(张)的顺序号。 2．9 代码 一个或一组有序的、易于计算机和人识别与处理的数字、字母、汉字及其它符号。 3、档号编制原则 3．1 唯一性原则 档案馆(室)内档案档号应指代单一。不同编号对象应赋予不同代码，一个代码只表示一个编号对象。 3．2 合理性原则 档号结构必须与馆藏的整理分类体系相适应。 3．3 稳定性原则 档号一经确定，一般不应随意改变。 3．4 扩充性原则 档号必须留有适当的递增容量，以便适应不断扩充档案的需要。 3．5 简单性原则 档号力求简短明了，以便减少代码差错，节省存贮空间，提高处理效率。 4、档号的结构 档号结构分为三种： 4．1 第一种结构为： 全宗号——案卷目录号——案卷号——件、页(张)号。 即：××××……×××××××××
全宗号案卷目录号案卷号件号页(张)号 4．2 第二种结构为：全宗号——类别号——案卷号——件、页(张)号 即：×××××××……n×××××× 全宗号类别号案卷号件号、页(张)号 4．3 第三种结构为：类别号——项目号——案卷号——件、页(张号) 即： ××××…… n ×××… n ×××××× 类别号项目号案卷号件号、页(张)号 4．4 档号中左边为上位代码，右边为下位代码，连写时上、下代码之间用“—”(短横)相隔。 4．5 件号、页(张)号可根据档案保管和使用的需要，选择一项编号。 5、档号的编制方法 5．1 全宗号的编制方法 全宗号用四位代码标识。其中第一位用汉语拼音字母标识全宗属性，后三位用阿拉伯数字标识某一属类全宗的顺序号。 全宗号的格式是： ×××× 全宗属类代码全宗顺序号 5．1．1 全宗属类代码的编制方法
装订线 1.目的 建立文件分类与编码管理规程，便于文件的分类、查阅、存档和使用。 2.范围 适用于公司所有GMP文件。 3.责任 各部门GMP文件起草者、审核者、批准者对本规程的实施负责。 4.内容 4.1.编码原则 书面文件应统一采用以下格式（表格、记录、标签、账、卡除外）。 4.1.1.系统性：统一分类和编码，按照文件系统建立编码系统。 4.1.2.准确性：文件与编码一一对应，做到一文一码，一旦文件撤销，此文件编码也随之作废，不 得再次使用。 4.1.3.可追踪性：制订编码系统时，必须考虑到可随时查询文件的演变历史。 4.1.4.识别性：制订编码系统时，必须考虑到其编码能便于识别文件的文本和类别。 4.1. 5.相关一致性：文件一旦经过修订，必须给予新的版本号。 4.1.6.发展性：制订编码系统规定时，要考虑公司将来的发展及管理手段的改进。 4.2.文件系统的组成与分类 4.2.1.文件系统的组成。 GMP文件按其属性分为标准性文件和记录两大类。标准性文件可分为：管理规程 (SMP) 、技术标准（STP）和操作规程(SOP)。 4.2.1.1.管理规程(SMP)：是指经批准用于行使生产、计划、指挥控制等管理职能而制订的书面要求， 为一般的管理制度、标准、程序等。 4.2.1.2.技术标准（STP）：包括产品生产工艺，物料（原料、辅料、包装材料）与产品（中间产品、 成品）的质量标准。 4.2.1.3.操作规程(SOP)：是指经批准用以指示操作的通用性文件或管理方法。如按工艺流程制订生 产操作的标准规程，主要设备、检验仪器、检验方法的标准操作规程等。 4.2.1.4.记录（SOR）：括生产操作记录（批生产记录、批包装记录、生产操作记录）、质量管理记 录、物料管理记录、设备管理记录及各种台帐、凭证等。 4.2.2.文件系统的分类 按照《药品生产质量管理规范》(GMP)(2010年修订)的相关规定，将公司文件分为13大类，即：1.文件管理、2.机构与人员、3.厂房与设施、4.设备、5.物料与产品、6.卫生、7.确认与验证、8.生产管理、9.质量管理、10.投诉与不良反应、11.委托生产与检验、12.产品发运与召回、13.自检。 4.3.文件编码系统的组成 文件编码系统由前缀Q/HZYY(“海州药业”的管理文件)；后面由四部分组成： 第一部分文件属性类别代码，由SMP、SOP、STP和SOR四部分组成（详见4.5）。 第二部分文件管理类别代码，含2位汉语拼音字母（详见4.6）。 第三部分文件编号，含4位阿拉伯数字（详见4.7）。 第四部分文件版本号，含2位阿拉伯数字（详见4.8）。
1.目的 确保各类原材料、半成品、成品能被迅速、正确的识别，防止误用、错用，同时留下记录以便品 质事件发生的追溯。 2.范围 适用于本公司各种原材料、半成品、成品有效的标识和有效的管理，并适应文件档案以利品质文 件处理时能彻底追溯鉴别产品。 3.0 定义 3.1成品：可以直接发市场销售(直接销售给乐彩客户)。 3.2组件：需要进行重新组装或加工的料件。 4.0.资历及培训要求 4.1 简单、实用； 4.2 唯一性； 4.3 统一性； 5.0 内容 5.1 料件编码表示法 5.1.1 用数字1-9表示； 5.1.2 用“0-999”表示中类； 5.1.3 用捌位（8位）数字表示 X XXX XXXX 第阶分类用3个字段，表示、部件的流水号。 第一阶分类用2个字段，表示物料的中类别。 第一阶分类用1个字段，表示物料的大类别。 5.2物料的大的编码分类说明： 5.2.1物料的大类别定义为：成品、半成品、原材料、辅料、包装材料、工装/夹具、客供件、设备，共计8大类。 代码中文描述代码中文描述 1 成品 6 工装/夹具 2 半成品7 客供件 3 原材料8 设备 4 辅料9 未定义 5 包装材料0 未定义
5.3 成品第一阶类别表示法： 1 * ** **** 5.3.1 成品第二阶大类的划分 成品编码 1 * ** **** 成品4位流水号 成品（产品行业类） 成品（行业） 成品（大类别） 5.3.1.1 成品的第二阶类别划分如下： 代码中文描述代码中文描述代码中文描述 1 家电行业 6 身体护理类 2 汽车配件行业7 未定义 3 化妆品行业8 未定义 4 灯具类9 未定义 5 电子电器类0 未定义 5.3.2 成品第三阶小类的划分 成品编码 1 1 01 **** 四位流水号 成品（行业类） 成品（大行业类别） 成品（大类别） 5.3.2.1成品的行业类划分如下（家电）： 代码中文描述代码中文描述代码中文描述 01 电水壶07 咖啡机13 未定义 02 电饭煲08 环电厨柜14 未定义 03 电压力锅09 水处理15 未定义 04 料理机10 16 未定义 05 豆浆机11 99 06 多士炉12 5.3.2.2成品的行业类划分如下（汽车配件行业）： 代码中文描述代码中文描述代码中文描述01 汽车内饰件07 13 未定义
公司档案文件编码规则 文件编号 行政类文件的编号，其代号组成： XX1-XX2XX3-XXXX4—XXX5 XX1：企业代号，以大写的公司简体名称拼音表示，本公司以“GY”表示； XX2：文件一级类号，本公司文件类号见下表 XX3：文件二级类号，本公司文件类号见下表 XXXX4：文件年份； XXX5：同类别下文件流水号； 1.1.1.文件编号例： GY-XZ05-2012-001 文件顺序号 年份 文件类别 公司简写 意为共远行政部通知通告类2012年001号文件 一级类目（代码）二级类目 （代码） 归档范围 行政类 XZ 证照 01 各种证照（营业执照正副本，组织机构代码证正副本，税务登记证，生产 许可证，注册证，获奖证，商标证等） 公司战略 02 企业经营战略、决策、发展规划、管理目标等文件材料，董事会决议等 制度 03 公司各项规章制度 合同 04 合同、协议、公证书、意向书、招投标及有关谈判材料 通知通告 05 红头文件，通知，通报等 办公文件 06 通联文件（上级下达的文件，下级上报的文件，平行部门往来文件等） 各职能部门工作总结，报告，计划等文件
会议 07 公司级会议文件（报告，纪要，记录，简报，发言材料等）政府文件 08 公司申请、批复等有关材料（项目文件，产品注册文件等） 活动09 公司印刷、汇编材料、大事记等 公司大型活动的议程，领导讲话，照片、录音、录像等资料 其它 10 其它类型文件 销售类 XS 市场 01 新市场开拓、新项目论证、评价、市场调查、分析、预测等文件材料销售政策 02 产品销售价格及调价政策等有关材料 其它 03 其它销售类文件 技术类 JS 分析报告 01 产品质量分析报告，样品问题反馈报告等项目 02 项目的调研立项报告、请示、批复等 产品设计定型、改型、改进报告、批复其它 03 其它技术相关文件 生产类SC 生产 01 生产统计报告，发货统计报告，库存盘点报告，质量统计报告等其它 02 其它生产相关文件
A CFC 第一次发布 版本状态修订编制人审核人批准人批准日期中核动力设备有限公司南京分公司 文件编码 文件名称： 部门文件编制格式及编 码规则管理规定 文件类型文件分类技密级别所属专业 发布单位质量管理部 编制部门部门内部标识码适用范围 质量管理部xxxxxxxx 中核动力设备有限公司南京分公司
版权说明： 此文件内容属中核动力设备有限公司南京分公司所有，未经同意不得引用、复制、借阅、发表。 修改页 版本状态修改章节
目录 1.目的 (5) 2.适用范围 (5)
3.参考文件 (5) 4.程序管理 (5) 5.职责 (5) 5.1质量管理部 (5) 5.2综合管理部 (6) 5.3文件编制部门 (6) 6.详细描述 (6) 6.1文件的编制格式 (6) 6.2文件编码规则 (11) 6.3文件内部标识码编码规则 (11) 7.附录 (12)
1.目的 为了便于文件的管理和控制，统一中核动力设备有限公司南京分公司（以下简称南京分公司）各部门文件格式、标识，规范化、标准化管理生产管理活动中的每份文件，特制定本规定。 2.适用范围 本程序适用于南京分公司各部门产生的所有与生产活动有关的管理性、技术性文件（另有规定文件除外），包括但不限于部门制度、程序、规程、工艺技术文件等。其它文件可参考使用。 3.参考文件 1）Q/SQY·G08-0000-2012/A 《质量手册》 2）QP/SQY.G08－3000－2012/A 《民用核安全机械设备制造质量保证大纲》 3）Q/SQY·G08-401-2012/A 《文件控制管理程序》 4.程序管理 本程序由质量管理部编制、修订和解释，并具有以下签名： 编制：编制人； 审核：质量管理部负责人； 批准：主管经理。 5.职责 5.1质量管理部 1）负责文件编制格式及编码的统一管理； 2）负责文件符合性的审查； 3）负责对文件编码进行准确性检查； 4）负责范围内文件内部标识码流水号的管理。
公司文件的分类 A、一级分类：按照各部门所产生的不同性质的文件分为十个部门，以各部门的字母来代表（公司编号表） 企管部：QGB 总经理办公室： 人力资源部： 市场管理部： 项目发展部： 证券投资部： 法律事务部： 信息资源管理中心： 审计部： 发展策划部： 招标管理部： 党工部： 采购部： 科技管理部： 财务部： 保卫部： 管理方法： 1、按照公司领导分管部门，将各部门所产生的报告、请示等文件，均递交至总经办，总经办也将采取专人负责各高管，对口将各部门文件产生文件，统一进行编号、登记、传递，以此方式达到工作对口负责、专人检查落实的目的。 B、二级分类：按照文件类型划分: 一级类目：公司所有资产证据类（A表示） A1：合同、协议 A2：公司章程、验资报告、账号、授权书、许可证、资产移交等 二级类目：公文类( B) B1：令、决定、议案：适用于对重要事项或者重大行动作出安排，如：各级人民政府的下发的强制性行政措施、本公司董事会决议、股东会会议纪要等 B2：公告；通告；通报：使用与宣布或公布重要事项或应当遵守获证周知的事项，如：上级机构下发的法定事项、社会公告、表彰先进、批评错误、规章制度等 B3：请示、皮肤：适用于向上级机关请示指示、批准，答复下级机关的请示事项B4：报告、意见：适用于想上级机关汇报工作，，对重要问题提出见解和处理办
法 B5：通知、函：适用于批转下级的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，不相隶属的单位之间商洽工作、询问和问题，如：任免人员等 B6：会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项 三级类目：普通文件类（C），其他一般性文件 四级类目：非文本载体的文件（D），如照片、软盘及其他声像资料等 按照文件受控类型主要分为受控文档与非受控文档，各类资产证据、秘密文件的原件原则上均属于受控文档，复印件原则上均属于非受控文档，在受控文件的编号前加K表示，不加均默认为非受控证件 C、三级分类：按照文件年度划分，以年月的数字代号表示，如0310代表2003年10月 D、四级分类：文件的原件Manuscript、复印件Copy分别以英文的第一个字母代表，如原件用M表示、复印件用C表示 以上为一般情况，有项目文件存在的情况下，项目文件单独存放，若项目多，种类也多，则按照项目分类。
审批及颁发： 分发： 文件再审记录: 一、目得 依照GＭP要求,确立文件分类与编码规则，便于文件管理与追溯。 二、范围 适用于文件分类与编码管理. 三、职责 １质量保证部负责文件体系得分类及编码规则,对各文件进行赋码. 2 各部门负责按照原则对文件进行分类管理；各部门起草文件时必须严格遵循文件编码得规
定。 四、术语 无 五、内容 1 文件分类 1、1 一级文件:阐明公司内某一体系得方针，描述体系得文件。主要包括：质量方针、质量管理手册、质量责任制、质量目标. 1、2 二级文件：主要描述为实施体系要素所涉及到得各职能部门得活动,或为完成某项活动而规定得方法。包括: ａ)技术标准：包括工艺规程、质量标准、方案、报告等。 ｂ）管理标准:包括计划、管理制度、清单、目录等，描述公司各主要过程得管理活动。 c)工作标准:包括部门职责、职务说明书. ｄ）工厂主文件. 1、3 三级文件:标准操作规程（SOP）,描述各管理环节得操作要素与工作流程、具体得操作方法与步骤。 1、4 四级文件:记录、表格、合格证、图纸、标签、证书等。 2 文件编码 ２、1 文件分类编码应遵循以下原则: 2、1、1 系统性：统一分类，统一编码.按照文件分类建立编码系统，由质量保证部建立公司管理文件得分类与编码系统。 ２、1、2 准确性：文件与编码一一对应,做到一文一码，一旦某文件终止使用，则该文件编码随即作废,不得再次使用。 2、1、3 可追踪性：可查询文件得演变历史。 2、1、４识别性：文件得编码可反映出文件得文本与类别。 ２、1、5 稳定性:任何人不得随意变动文件,若需变动,应经批准,并随之变更相关文件得编码。 2、1、6 相关一致性:文件一旦经过修订，必须给新得修订号，同时对其相关文件中出现得该文件编码进行修订。 2、1、7 发展性：考虑将来得发展及管理手段得改进. 2、２全部文件均按编码管理，完整得公司文件编码系统格式如下: + 顺序号 + 版本号
河北XXXX贸易集团有限公司 X办【201X】001号 签发人：关于印发公司文件档案和编码要求管理制度的通知 第一章总则 为规范公司的档案管理工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地利用及保护档案，特制定本制度。 第二章文件编码 文件编码分类主要分两类：即大字头文件和小字头文件。 大字头文件是指：以“河北XXXX贸易有限公司”为文件头制发的各类文件。主要用于：以公司名义出台的重大方针政策、重要决策，以及公司长期有效的各类战略性、全局性、综合性和规范性的工作文件，如：发展规划、年度计划、年度总结、重要的决定、规定、报告等。该类文件的编号统一为：公司代字X（董）字加年号【201X】加序号的形式。以年度为周期，按顺序编号，如：“X（董）字【2016】001 号”、“X（董）字【2016】002号”、“X（董）字【2016】003号”等。
小字头文件是指：以“河北百XXXX贸易有限公司（xx）”为文件头制发的各类文件。主要用于公司经营管理中涉及各相关部门的单项的、阶段性、零时性的工作文件，如：通知、请示、函件、纪要、批复、批示等。该类文件的编号统一为以公司代字与部门代字组合“X办”加年号【201X】加序号001号的形式。以年度为周期，按顺序编号；如：办公室“X（办）字【2016】001 号”、财务部“X （财）字【2016】002号”、人事部“X（人）字【2016】003号”等等（详见各部门文件代字编码表）。 各部门文件代字编码表： 二、编码要求 各部门文件编码由公司办公室统一编码，待批准后实施。 三、文件格式 （一）文件由眉首、主体和版记三部分组成。眉首又称文头或版头，由秘密等级、紧急程度、发文单位、发文字号和签发人组成； （二）文件主体又称行文部分，主要包括标题、主送单位、正文、附件、印章、成文日期和附注。 （三）文件字体和字号 1、以公司红头文件发放的，标头字体为一号华文中宋，发文
体系文件编号规则SUP-GM-R01
1. 目的： 对公司体系文件和记录的编号作出明确规定，规统一体系文件的编号，便于文件及记录的识别和检索。 2. 适用围： 适用于公司与质量管理体系有关的所有文件及实施记录的编号。 3. 参考文件或标准： 无 4. 术语和定义： 无 5. 责任部门及职责： 综合管理部：负责制定统一的文件编号规则并监督执行。 其他相关部门：按照规则执行 6. 流程图 无 7. 控制要求： 7.1 质量管理体系文件的编号 7.1.1质量手册（一级文件）编号； SUP/QM 7.1.2 程序文件（二级文件）； 例如：SUP1.1-GM《文件和记录控制程序》 7.1.3 支持性文件（包括操作指导书、检验规、操作规程、部标准、规章制度等，三 级文 件）；
SUP - 公司名称代号 例如：SUP-GM-R01 表示综合管理部负责实施和控制的有关制度规定类文件。 7.2文件记录的编号和流水号 7.2.1 文件记录的编号 例如：编号ESPBB1.1-QM的文件产生的第一个记录为“F01/ ESPBB1.1-QM”。 7.2.2文件记录的流水号 一般文件记录的流水号，按年份加3位阿拉伯数字流水号的形式编制。如：No.2014001, 表示2014年第一份记录。如记录表格较多，各部门可按年、月、日及字母缩写等形式编制流水号。 7.3 外来文件的编号 7.3.1 外来文件（国际标准、国家标准、行业标准、法律法规、客户要求等） 外来文件一律使用原文件编号 备注：部门代号采用英文名称的缩写字母表示，具体如下： 综合管理部:GM 采购部:PU 销售部:SD 客服部: CS 市场部:MK
E R P系统存货分类及存 货编码维护规则 公司内部编号：（GOOD-TMMT-MMUT-UUPTY-UUYY-DTTI-
ERP系统存货分类及存货档案维护规则 为统一ERP中存货基础信息，对存货进行分类管理，以便于对业务数据的统计和分析，特制定本规则： 一、存货分类： 1．存货分类编码规则为：** ** ** ** 2．存货一级大类分为：原料（01）、辅助材料（02）、半成品（03）、低值易耗品（04）、产成品(05)、模具（06）大类。 原料（01）二级分类为：塑胶原料（0101）、钣金原料（0102）、模具原料（0103）、喷油丝印原料（0104）等三类。 2.1.1 塑胶原料（0101）三级分类为：按材质分类。色母、ABS、PP、PE、 PS、PC等及再生料 2.1.2 钣金原料（0102）三级分类为：按材质分类。冷轧、电锌、热锌、热 轧、镀铝锌、不锈钢、其他等； 2.1.2.1 钣金原料（010201）四级分类为：按厚度分类。 2.1.3 模具原料（0103）按材质分类：45＃、CR12、合金铜等 2.1.4 喷油丝印原料（0104）三级分类：不再分类 辅助材料（02）二级分类：轴类、海棉胶带类、包装类、塑料膜类、工模辅料、丝印辅料； 2.2.1 轴类三级分类：螺钉螺母、其他； 2.2.2 海棉胶带类三级分类：衬垫类、海棉胶带泡沫类； 2.2.3 包装类三级分类：纸箱类、印刷品类、容器类、
2.2.4 塑料膜类三级分类：保护膜、拉伸膜、EPE膜； 2.2.5 工模辅料三级分类：弹簧、螺丝、导柱导套、顶针冲头、边钉、胶棒等； 2.2.6丝印辅料三级分类：不再分类。 半成品（03）：二级分类：海尔塑胶（0301）、海尔钣金（0302）、外单钣金（0303）、外单塑胶（0304）、塑工（0305）、五工 （0306）； 2.3.1 海尔塑胶三级分类：塑胶半成品（030101）、喷油半成品 （030102）、丝印半成品（030103） 2.3.2 海尔钣金以下不分类 2.3.3 外单钣金、外单塑胶三级分类：按客户分类 2.3.4 塑工、五工以下不分类 低值易耗器二级分类：工具量具、刀具、钻头、丝攻丝锥、生产性用油、非生产性用油、电工配件、设备配件、叉车配件、行车配件、打磨 用品、IT耗材、办公用品、劳保用品； 产成品二级分类：海尔部分、营销部分 2.5.1 海尔部分三级分类：海尔钣金、海尔塑胶、海尔模具 2.5.1.1 海尔钣金四级分类：按事业部分类 2.5.1.2 海尔塑胶四级分类：按事业部分类 2.5.1.3 海尔模具四级分类：海尔工模、海尔塑模； 2.5.2 营销部分三级分类：钣金产品、塑胶产品、模具产品 2.5.2.1 钣金产品四级分类：按客户分类
文件分类及编码管理制度 部门签字/日期 Department Signature/Date 起草人： Prepared by 审核人： Reviewed by 审核人： Reviewed by 审核人：N/A N/A Reviewed by 审核人：N/A N/A Reviewed by 审核人：N/A N/A Reviewed by 批准人： Approved by 颁发部门Issued by 全环保部 执行日期 Effective Date 替换文件Replaced For N/A 复审日期 Review Date 分发部门Distributed to
1. 目的 规范公司EHS管理体系的各类文件编码规则。 2. 适用范围 适用于公司EHS管理体系的各类文件编码。 3. 术语或定义 SMP（Standard Management Procedure）标准管理程序 是用于指导安全管理工作的文件 SOP（Standard Operating Procedure）标准操作规程 经批准用来指导安全操作、维护与清洁、环境控制等，安全生产活动的通用性文件E（Environment）环境 H（Health）健康 S（Safety）安全 DO（Documentation and Records）文件管理 PO（Policy and objectives）方针与目标 OR（Organization and Responsibilities）组织机构与职责 RM（Risk Management）风险管理 LI（Laws and Institutions）法律与制度 ET（Education and Training）教育培训 FPS（Facilities and Process Safety）生产设施及工艺安全 JS（Job Security）作业安全 DH（Dangerous chemicals and Hazard informed）危险化学品与危害告知 HG（Hidden dangers and Governance）隐患排查与治理 OI（Occupational health and labor protection）职业卫生与劳动防护 AM（Accident Management）事故管理 EM（Emergency Management）应急管理 PA（Performance Appraisal）绩效考核