监理企业档案管理规定 Jenny was compiled in January 2021
监理企业档案管理制度
（内部资料）
XXXXX有限公司
目录
第一章档案管理制度
第一节监理资料的管理制度
依据《建设工程监理规范》（GB/T50319-2013）、建设工程监理文件资料管理规程（DB37/T 5009-2014）、山东省地方标准《建筑工程施工技术资料管理规程》（DBJ）、国家标准《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）制定公司监理资料管理制度。
总监理工程师为项目监理部资料的总负责人，并指定专职或兼职资料员具体管理；
1、监理资料应满足“整理及时、真实齐全、分类有序”的要求；
2、监理资料填写应使用黑色、蓝黑墨水或黑色圆珠笔；
3、各专业工程监理工程师应随着工程项目的进度负责收集、整理本专业的监理资料，并于每月编制月报之后次月5日前将资料交于资料管理员存放保管；
4、资料管理员应按时验收各专业的监理资料，并按分类、各专业建立案卷盒（袋），按规定编号整理，做到存放有序、整齐；
5、对于已归档资料员的监理资料，如果项目监理部人员需要借用，必须办理借用手续，用后及时归还；其他人员借用需经总监同意，办理借用手续，资料员负责收回；
6、在工程竣工时，由总监理工程师组织项目监理人员对监理资料进行整理、装订，监理资料在移交公司档案资料部门前必须由总监理工程师审核签字；
7、监理资料整理合格后，报送公司档案资料部门办理移交、归档手续（包括监理部软盘）；
8、公司档案资料部门对各项目部负有指导、检查的责任。总工程师为公司的监理档案总负责人。
第二节监理文件档案资料收文及登记
记录内容：文件名称、文件摘要信息、文件发放单位（部门）、文件编号、收文人员签字。要求：所有收文应在收文登记表上进行登记；各项内容填写和记录真实完整；用碳素墨水填写。
表-1
第三节监理文件档案资料传阅与登记
项目监理部总监理工程师或其授权的监理工程师确定文件、记录是否传阅，并在传阅纸上认真填写。
表-2
第四节监理文件资料发文与登记
发文由总监理工程师或其授权的监理工程师签名，对盖章工作应进行专项登记。
所有发文按监理信息资料分类和编码要求进行分类编码，并在发文登记表上登记。
发文应留有底稿，资料管理人员应及时将发文原件归相应的资料盒（袋）中，并在目录清单中予以记录。
表-3
第五节记录资料分类存放
资料管理人员应根据本项目部规模规划各资料盒（袋）内容。
文件档案资料应保持清晰，不得随意涂改记录，文件整洁、不破损。
基本内容及编号（暂定）
1、合同文件（A类）
（1）委托监理合同（含招投标文件）
（2）建设工程施工合同
（3）工程分包合同、各类建设单位与第三方签订的涉及监理业务的合同
（4）有关合同变更的协议文件
（5）工程暂停及复工文件
（6）费用索赔处理的文件
（7）工程延期及工程延误处理文件
（8）合同争议调解文件
（9）违约处理文件
2、勘察、设计文件（B类）
（1）可行性研究报告
（2）设计任务书
（3）工程测绘资料、地形图
（4）工程地质、水文勘察报告
（5）测量基础资料
（6）施工图及说明文件
（7）图纸会审有关记录
（8）设计交底有关记录及会议纪要
（9）工程变更文件
3、监理工作指导文件（C类）
（1）工程项目记录大纲
（2）工程项目监理规划
（3）监理实施细则
（4）监理机构编制的其他文件
4、施工工作指导文件（D类）
（1）施工组织设计
（2）分部施工方案
（3）分项施工方案
（4）季节性施工方案（冬季、雨季）5、资质资料（E类）
（1）总包单位资质资料及人员上岗证
（2）分包单位资质资料及人员上岗证
（3）材料、构配件、设备供应单位资质资料
（4）工程实验室资质资料
6、工程进度文件（F类）
（1）工程开工报审文件
（2）工程进度计划报审文件
（3）工程竣工报审文件
（4）其他有关工程进度控制的文件
7、工程质量文件（G类）
（1）建筑材料、构配件、设备报审文件
（2）施工测量放线报审文件
（3）施工试验报审文件
（4）有见证取样送检试验报审文件
（5）分项工程质量报审文件
（6）分部、单位工程质量报审文件
（7）工程质量问题处理记录及质量事故处理报告（8）其他有关工程质量控制的文件
8、工程造价审批文件（H类）
（1）工程施工概预算报验资料
（2）工程量申报及报批资料
（3）工程预付款报批文件
（4）工程款报批文件
（5）工程变更费用报批文件
（6）工程竣工结算报批文件
（7）其他有关工程造价控制的资料
9、会议纪要（I类）
（1）第一次工地会议纪要
（2）监理例会会议纪要
（3）专题工地会议纪要
（4）其他会议纪要文件
10、监理报告（J类）
（1）监理周报
（2）监理月报
（3）监理专题报告
11、监理工作函件（K类）
（1）监理工程师通知单、回复单
（2）监理工作联系单
12、工程验收文件（L类）
（1）工程基础、主体结构等中间验收文件
（2）单位工程验收记录
（3）工程竣工预验收报验表
（4）工程质量评估报告
（5）工程竣工验收备案表及竣工移交证书13、监理日记（M类）
（1）项目监理日志
（2）监理人员监理日记
14、监理工作总监（N类）
（1）阶段工作小结
（2）监理工作总结
15、监理工作记录文件（O类）
（1）监理巡视记录
（2）旁站检查记录
（3）监理抽检记录
（4）监理测量资料
16、工程管理往来函件（P类）
建设、设计、施工等单位部门文件
17、监理内部文件（Q类）
技术性、法规性、管理性文件
第六节监理文件档案资料归档
一、监理档案的组卷应执行山东省城市建设档案馆的统一规定。
二、监理档案待验收、移交和管理：
1、总监理工程师组织监理资料的归档整理工作，负责审核并签字验收；
2、工程竣工验收后1月内总监理工程师负责将监理档案送公司总工程师审阅，并于监理单位档案管理人员办理移交手续。
3、存档的监理档案需要借阅时应办理借阅和归档手续。
4、一般工程建设档案保存期至少为工程保修期结束后一年，超过保存期的监理档案，应经公司总经理批准后销毁，但应有记录。
5、临沂市城市建设档案馆有要求时，应按有关规定执行。
三、文件保存
1、建设单位保存文件
（1）监理规划
（2）监理实施细则
（3）监理总控制计划文件
（4）监理月报中的有关质量问题文件
（5）监理会议纪要中的有关质量问题文件
（6）工程开工、复工审批表
（7）工程开工、复工暂停令
（8）不合格项目通知
（9）质量事故报告及处理意见
（10）工程竣工结算审核意见书
（11）有关进度、质量、造价控制的监理通知
（12）工程延期报告及审批
（13）费用索赔报告及审批
（14合同争议、违约报告及处理意见
（15）合同变更材料
（16）监理专题总结
（17）监理月报总结
（18）工程竣工总结
（19）质量评估报告
2、监理单位保存文件
（1）短期保存文件
监理规划、监理实施细则、监理部总控制规划、监理专题总结、月报总结
（2）长期保存文件
监理月报中的有关质量问题：工程开工、复工审批表；工程开工、复工暂停令；不合格项目通知；质量事故报告及处理意见；有关进度、质量、投资控制的监理通知；工程延期报告及审批；费用索赔报告及审批；合同争议、违约报告及处理意见；合同变更材料；工程竣工总结；质量评估报告。
3、送档案馆文件
（1）监理规划、监理实施细则
（2）监理月报中的有关质量问题文件；监理会议纪要中的有关质量问题文件
（3）工程开工、复工审批表；工程开工、复工暂停令
（4）不合格项目；质量事故报告及处理意见
（5）工程延期报告及审批文件；合同争议、违约报告及处理意见；合同变更材料
（6）工程竣工总结；质量评估报告
第七节监理文件档案资料借阅、更改与作废
项目监理部存放的文件和档案原则上不得外借，如有需要，应经过总监理工程师同意，并办理借阅手续。
监理文件的更改，应由原制定部门相应责任人执行；文件档案换发新版时，应由信息管理部门负责将原版本收回作废。