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关于设备采购的管理程序
1．目的
1.1为了规范河北宁强集团公司及各下属各分公司的设备采购程序和流程；明确设备采购监管的节点和重点。
1.2明确设备采购中各环节相关责任部门的责任和权力，做到权责挂钩。
1.3 规范公司与设备供应商往来的文件和记录的留存，减少公司法律风险。
1.4 在设备采购中实现公开透明原则、公平竞争原则和性价比最优原则。
2.概念
2.1 生产设备：指直接用于生产的，单价2000元以上或一次性采购多个同规格产品总价在10000元以上，同时没有列入集团定价采购名录的，用于生产的设备采购的工程车、各种加工设备、检测设备等。
2.2 服务于公司生产运行和生活的设备：如锅炉、桌椅、批量采购的空调等等；同时没有列入集团定价采购名录，用于生产的设备和工具。
3.范围：本制度适用范围为宁强集团公司及所属各成员企业。
4.设备采购管理程序
4.1 设备采购的审批：各分公司（或集团总部）采购各类设备，需由申请部门负责人提出，经分公司总经理或常务副总（总部由执行董事审核）审核，报董事长批准（强盛由主管副董事长批准）。审批时需要详细填写《设备购置申请单》，写明设备技术要求、质量标准、采购量等要求。由相关单位供应部门作为责任部门，将《设备购置申请单》及有关设备详细技术要求复印件一份，交供应监管部备案。
4.2 采购及监管程序：
4.2.1供应商考察选择：以相关分公司为主体进行供应商选择，
有两个原则：首先是生产商优先，经销商为辅的原则；第二是相同价
格以本地为主，区域就近的原则；以确保价格合理，服务及时。供应
监管部将用网络、电话、实地调研等方式同步进行辅助商品的市场调
研和供应商考察，将调研情况作为参考意见通报采购单位。合作商应
为具备法人资格的正式单位，并具备完备合法的各类资质。原来具有
同类设备合作关系的优秀供应商具备优先入选资格。
4.2.2 技术方案论证、考察、招标和采购谈判：
4.2.2.1技术方案论证：采购单位汇总所有资料后，开技术论证会组织相关专业人员进行技术方案论证，确定有明确要求的设备技术方案，如需有关供应商进行方案论证，由供应商代表现场论证并接受质询；此工作需在工作开始前3天将有关资料发供应监管部以方便供应
监管部参予工作。（简单设备有采购技术方案不需论证的，可无此环节）。
4.2.2.2 考察验证：对符合公司技术方案的设备供应商，采购单
位需组织有关技术部门对设备供应商的厂家、资质、生产能力和使用
情况等进行现场考察。并形成考察意见报公司领导作为采购参考。
4.2.2.3 采购招标工作：设备采购中因技术设备复杂或采购金额
较大等原因，需招标采购的，可在前期设备调查的基础上，邀请符合
条件的供应商参与投标，由设备采购单位制作招标文件（含商务标和
技术标部分），招标文件拟制完成，需报集团供应监管部的审核，按供应监管部意见完善后，报分公司领导审核后开展招标工作。
4.2.2.4 开标和采购谈判：设备采购单位按制订的开标、定标程
序和日程，组织有关投标单位开标，要求合格的投标单位必须不少于3家；特殊情况不足3家的，设备采购单位要写书面说明交供应监管部
备案。在开标时需通知集团供应监管部和相关责任部门负责人参予谈判。确定产品质量、工期、性价比、服务等最优的供应商入选。价格
谈判可采用多轮竞价的方式。相关部门责任人最后要在《设备采购询
价表》出具相关意见后签字确认，将有关情况报集团董事会。
不采用招投标方式的设备采购，采用由集团供应监管部参加的谈
判会的方式，由设备采购单位组织相关人员参加，经与入围供应商谈
判，确定各项条款后形成最后意见，相关部门责任人最后要在《设备
采购询价表》出具相关意见后签字确认，将有关情况报集团董事会。
对于市场上标准化的产品和设备，确保价格服务最优的情况下，
可由采购单位与监管部就市场信息沟通后，确定最后采购意见，填写《设备采购询价表》组织包含监管部在内的责任和监督部门会签，将
有关情况上报集团董事会。
本环节如出现与市场情况出现严重偏差的，监管部可要求采购单
位重新组织以上程序。
4.2.3 采购合同草拟和签订：合作方式确定后，由采购单位组织
技术生产部门和采购部门与有关单位签订技术协议和采购合同，以明
确设备和备品备件的详细参数和服务要求；采购单位可根据集团有关
合同签订的管理文件，并参考集团设备采购的合同模板草拟合同，采
购合同草拟完成后，报集团供应监管部审核修改到位后，与合作方签
订采购合同。
4.2.4 设备使用和维修：在设备使用前，应由供方提供设备使用
培训；在使用中产生维修的，需要使用单位主管部门采用传真、电子
邮件等书面方式进行沟通，对于发生纠纷的，联系时需要同期电话录音；以上文件要随手存档，不得遗失。以确保发生法律纠纷时可维护
公司合法权益。对设备纠纷没有书面记录的分公司相关责任人，集团
将追究责任。
4.2.5 设备付款、报销与验收：合同签订后，采购单位的采购部
门按合同有关结点，按公司支付手续办理付款，按付款节点，报销时
需提供入厂验收资料手续的，需同时提供；
如出现质量有问题必须有通知乙方的证据及质量问题未解决证据；必须有对方不坚持维修，维修不成的证据。出现此类纠纷的并具有法
律风险的采购单位必须通知集团供应监管部。
符合支付质保金条件的（尾款），需提供质保期满我方各责任部门出具的最终合格证明文件和支付申请。
每批票据需经供应监管部复核后方可报销。
4.3 设备档案的归档与备案：设备到厂验收完成后，由采购单位供应部门对设备购置申请表、设备考察情况、最后确定的技术方案、技
术协议、采购合同、设备采购询价表、入厂验收文件、最终合作供应商的资质等所有文件归档，并复印一份交供应监管部备案。
在设备使用中产生的维修记录要随手归档，确保全面；质保结束时以验收后支付质保金后资料必须存档并报供应监管部备案。
5.本规定从2014年5月21日开始执行到另有文止。
附表：《设备购置申请表》
《设备采购询价审批表》
2014年5月20日
主题词：设备采购管理
抄报：董事长董事会常委财务总监
抄送：各公司办公室、总经理、常务副总、财务部及相关部门