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规范会议流程提高会议实效性
作者：张小红
来源：《企业文化·下旬刊》2015年第02期
摘要：会务管理是办公室日常事务性工作的重要内容，高效的会议可以帮助我们迅速解
决实际工作中的困难和问题，尽快传达重大、重要信息，落实决策和目标。因此，加强会议管理，提高会议实效性，对企业来说至关重要。
关键词：提高;会议;实效性
会务管理是办公室日常事务性工作的重要内容，办会水准直接反映了公司的形象，也是办公室对内对外展示服务水平的窗口。更为重要的是高效的会议可以帮助我们迅速解决实际工作中的困难和问题，传达重大、重要信息，落实决策和目标。
燃气公司结合新形势，围绕“规范流程、提高实效、降低成本”的目标，分析梳理会议管理流程，加大管理力度，找出存在问题和漏洞，完善了会议管理制度和流程，建立了相关台账，制定了具体措施。通过近两年的不断实践和完善，目前会议管理更趋规范化、标准化，达到了会前准备充分，会中有效控制，会后监督落实的目的，会议实效有所提升。
一、会前充分准备，是提高会议实效的基本保证
一次成功的会议关键在于会前的充分准备。从会议申请、通知、参会人及会议议题确定、重要内容提前交流审议、会场布置等等，一环扣一环，任何一个环节都不容忽视。
燃气公司过去内部会议仅是通过电话沟通安排，没有经过会前统筹安排，存在诸多问题，如会议时间及会议室冲突、会议要求不明确、会议通知对象有遗漏等现象，严重影响了工作质量。
1. 提申请明要求。为避免会议冲突及盲目性开会，杜绝无效会议，做好会议计划性，燃气公司内部会议及外单位到本单位调研检查等会议，相关部门要提前申请会议（各科室每周一填报本周的会议计划），填报申请单，不仅仅是明确会议时间、内容、主持人、参会人和会议议程，更为重要的是会议组织部门必须对会议提出明确要求。
2. 建台账常提醒。无论市、油田公司会议通知还是燃气公司内部会议通知，通知方式是多种形式，如电话、OA平台、网页、QQ（市政府）。每天无论是外部会议还是公司内部会议都比较多，因此会议通知到每位参会人，看似简单，实则费时又繁琐。办公室就曾出现过这种情况：通知某个科室负责人去上级部门开会，由于通知时间提前了两三天，造成参会人当天忘记开会的现象。