电子邮件使用规范
1、关于邮件主题
主题是接收者了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，使用有意义的主题行，这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。
1.1 一定不要空白标题，这是最失礼的。
1.2 标题要简短，不宜冗长。
1.3 标题要能反映邮件的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题。
1.4 一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理。
1.5 回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要RE（回复）、RE（回复）
一大串。
1.6 可适当用使用大写字母或特殊字符（如“* !”等）来突出标题，引起收件人注
意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。
2、关于称呼与问候
2.1 电子邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是
面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼“大家”。
2.2 如果对方有职务，一般职务尊称对方，如“X总”、“x经理”；如果对外沟通，
必须按照职务尊称对方。
2.3 电子邮件开头结尾最好要有问候语。例如：开头：“你好”、“您好”、“大家
好”、“各位好”…；结尾：“祝您工作顺利”……。
3、有关电子邮件礼仪
3.1 电子邮件正文要简明扼要，行文通顺。
3.1.1 电子邮件正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作
摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。
3.1.2 正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩
难懂的语句。
3.2注意电子邮件的论述语气。
3.2.1 根据收件人与自己的熟络程度、等级关系、邮件是对内还是对外性质的不同，
选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。
3.2.2 尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。
3.2.3 电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。
3.3 电子邮件正文多用1、2、3、4之类的列表，以清晰明确。
3.3.1 如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的
每个段落简短不冗长，避免长篇大论。发送电子邮件一个重要方面就是节省他人时间，只把有价值的信息提供给需要的人。
3.3.2 263邮箱编辑界面有有序列表和无序列表功能，方便使用。
3.4 一次邮件交待完整信息
最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚、说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件。
3.5 尽可能避免拼写错误和错别字。
这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。
3.6 合理提示重要信息。
不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅读。
3.7 合理利用图片，表格等形式来辅助阐述。
对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述，收件人一定会赞扬你的体贴。
4、附件
4.1 如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件；注意提示或处理excel
工作簿中的多张工作表。
4.2 附件文件应按有意义的名字命名，附加文件后应确认文件名是否是乱码，避免发
送BOOK1.exl之类的附件。
4.3 正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时。
4.4 如果附件是特殊格式文件，需在正文中说明打开方式，以免影响使用。
4.5 选择便于阅读的字号和字体。
4.5.1 中文常用宋体或新宋体，英文就用Arial 字型，字号中文用小四号字，英文用
16号字。
4.5.2 不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对商务邮件。
5、结尾签名
每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。
5.1 签名信息不宜过多。
电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。但信息不宜行数过多，你只需将一些必要信息放在上面。
5.2 签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免出现乱码。字号一
般应选择比正文字体小一些。
6、邮件回复
6.1 及时回复电子邮件。
6.1.1 收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是不可少的，这是对
他人的尊重，理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急、重要的邮件。
6.1.2 对每一份邮件都立即处理是很占用时间的，对于一些优先级低的邮件可集中在
特定时间处理，但一般不要超过24小时。
6.1.3 如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说“收到了”，
我们正在处理，一旦有结果就会及时回复。不要让对方苦苦等待，记住：及时做出响应，哪怕只是确认一下电子邮件收到了。
6.2 进行针对性回复。
6.2.1 当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。不要
用简单的回答，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。
6.2.2 不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼。
6.2.2.1 如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不
清楚。此时应采用电话沟通等其它方式进行交流后再做判断。
6.2.2.2 电子邮件有时并不是最好的交流方式。对于较为复杂的问题，多个收件人频
繁回复，发表看法，把邮件越RE越高，这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅
读。此时应及时对之前讨论的结果进行小结，删减瘦身，突出有用信息。
6.3 要区分Reply（单独回复）和Reply All（回复全体）。
6.3.1 如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了。
6.3.2 如果你对发件人提出的要求做出结论响应，应该reply all，让大家都知道；
不要让对方帮你完成这件事情。如果你对发件人的提出的问题不清楚，或有
不同的意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停的RE来RE去，与发件人讨论。你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。
6.3.3 点击“回复全部”前，要三思而行！
7、正确使用发送，抄送，密送
要区分To(收件人)和CC(抄送人)还有BCC（秘送人）
7.1 To的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。
7.2 而CC的人则只是需要知道这回事，CC的人没有义务对邮件予以响应，当然如果CC
的人有建议，当然可以回电子邮件。
7.3 而BCC是秘送，即收信人是不知道你发给了BCC的人了的。这个可能用在非常的场
合。
7.4 TO，CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列；按职位等级从
高到低或从低到高都可以。适当的规则有助于提升你的形象!
7.5 只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源。
7.6 转发邮件要突出信息。
8、注意事项
8.1 在你转发消息之前，首先确保所有收件人需要此消息。
8.2 转发敏感或者机密信息要小心谨慎，不要把内部消息转发给外部人员，或者未经
授权的接收人。
8.3 如果有需要还应对转发邮件的内容进行修改和整理，以突出信息。
8.4 不要将RE（回复）了几十层的邮件发给他人，让人摸不着头脑。
8.5 所有的电子邮件应自我后检查确认无误后才发出。
公司电子邮件使用规范 V1.0版 为进一步规范电子邮件的使用，提高沟通效率，进而提高工作效率。现对公司电子邮件的使用作如下规定： 一、邮件文本及格式规范 1.邮件内容 一封完整的电子邮件内容包括：收件人邮件地址（抄送人邮件地址）、邮件主题、收件人称呼、邮件正文、邮件结束语、本人签名。 2.邮件字体 ①全文使用统一字体; ②字体大小在10-12号之间，汉字和数字统一使用宋体，英文使用Arial; ③不使用其它字体效果（如斜体、下划线、删除线等）; ④字体颜色为黑色，需要重点突出的内容可加粗或使用红色标注。 3.邮件信纸 公司目前还未规范统一的信纸模板，建议暂不使用信纸。 4.个人签名 要求统一使用公司的签名模板。 二、邮件内容规范 1.语言表述清晰，简练，没有歧义； 2.规范用语，尽量少用口头用语，不用俚语； 3.段落分明、清晰； 4.各类、各级的请示、回复、传达、公务督办等工作沟通与协调可通过邮件传达； 5.上级对下级的任务指派也可使用邮件传达，但邮件中必须注明具体的任务要求； 6.内部员工不得使用公司邮箱进行问题交流与讨论，浪费公司邮箱资源； 7.员工不得使用公司邮箱发送与工作内容无关的邮件，不得利用企业邮箱上传、展示或传播任 何虚假、骚扰性、中伤他人、辱骂性、恐吓性、庸俗淫秽或其它任何与政治、宗教相关的信息资料。 三、邮件发送规范
1.邮件主题 ①邮件必须写明主题； ②主题要明确清晰，文字简练，让收件人了解邮件的大概内容，不能有歧义。 2.邮件发送 ①邮件内容要注意保密性，明确收件人范围，不遗漏需要发送的人，也不发送给无关人员； ②明确收件人和抄送人，避免两者混淆不分，收件人为必须知悉该邮件内容的当事人（事 件主要责任人），抄送人为有必要了解该邮件内容人员（事件相关知情人）； ③转发邮件时，要注意内容保密性，检查原邮件内容，确定需要引用的内容； ④连续回复、转发邮件，需要重新整理和明确邮件内容，避免沟通有误； ⑤邮件发送前，认真检查，确认无误后再发送。 3.邮件优先级及回执 ①邮件内容确实重要紧急的时候使用优先级； ②对于一些重要邮件，需要跟踪邮件是否及时送达并明确相关收件人是否已查看，可以 适当使用邮件回执功能； ③不要频繁使用邮件优先级和邮件回执功能。 四、其它注意事项 1.员工不得使用弱口令作为邮箱密码，不得将其帐号、密码转让或出借予他人使用，如发现 帐号遭他人非法使用，应立即向网络管理员汇报； 2.员工不得使用公司邮箱作为各类生活娱乐网站、论坛注册时的验证邮箱； 3.为保证邮件的沟通效率，要求员工每天在岗时间内必须开启邮件客户端，并设置成每十五 分钟自动收取，需及时查看新邮件，对于因未及时查看邮件或未及时回复，而导致工作延 误的，将对责任人进行严厉处罚； 4.邮件只是众多沟通方式中的一种，日常的沟通不能完全依赖邮件，尤其是需要及时响应的 工作沟通； 5.为不影响其他人正常使用邮件系统，对于大于20M的文件，不使用邮箱发送。 6.
公司电子邮件使用规范集团文件发布号：（9816-UATWW-MWUB-WUNN-INNUL-DQQTY-
公司电子邮件使用规范 一、邮件文本及格式规范： 1 邮件内容： 一封完整的电子邮件内容包括：收件人邮件地址（抄送邮件地址）、邮件主题、收件人称呼、邮件正文、邮件结束语、本人签名、发件日期，有明显称呼、签名、日期的邮件，能使查阅者一目了然。 2邮件字体： （1）全文统一； （2）字体大小适宜,不宜过大或过小,选用宋体字； （3）字体为正体； （4）字体颜色为黑色，个别重点处可加黑、加大或显着的颜色。 3邮件附件： 如邮件中含有附件及附件数量，应在邮件内容中说明。 4邮件格式：使用公司统一的Logo及信纸格式，如无信纸格式，则不使用信纸。 5个人签名： （1）个人签名档需包括内容：姓名、所在部门/岗位、联系方式、电话分机、传真、 e-mail等； （2）如有工作需要，需和外部联系，还可以增加公司名称、地址、邮政编码、公司网站及个人手机号码，skype号等。 二、邮件语言文字规范： 1语言表述清楚、简练，不能有岐义。
2规范用语，尽量少用口头用语，不用俚语。 3 段落分明、清晰。 4 用语忌言辞激烈及过分表露个人情绪。 三、邮件发送规范： 1邮件主题：邮件必须写明主题。 2邮件发送： （1）邮件内容需注意保密性，要明确收件人的范围，不遗漏需要发送的人，不发给无关人员； （2）涉及企业内部操作的信息，不要发送邮件； （3）敏感信息，需要用隐晦的表达方式； （4）决定性、关键性内容要点应在正文中描述，附件只作为详细分解说明； （5）明确主送人和抄送人，避免两者混淆不分，主送人为必须知悉该邮件内容的当事人，涉及请示、问询等内容的，或需要指示、告知时，主送人一般需要回复邮件，抄送人为有必要了解该邮件内容的人员； （6）慎重考虑邮件发送人员，重要和必须了解的信息，抄送上级领导或横向部门领导； （7）转发邮件时，要注意内容保密性，检查原邮件内容，确定需要 引用的内容； （8）连续回复、转发邮件,要重新整理和明确邮件内容,避免沟通有 误； （9）接受抄送邮件人员，一般不需要回复；
为规范公司邮箱的使用，现就邮件沟通礼仪、内容及签名等作以下规定，请大家仔细阅读、遵照执行。 邮件主题 1) 主题不要为空 . 主题为空会直接被收件人忽略当做垃圾邮件处理。 . 主题为空会让收件人不明所以，浪费时间。 2) 主题要明确 . 便于收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。 3) 每封邮件一个主题 . 便于收件人针对主题回复。 . 便于日后查找。 邮件内容 1) 礼貌的称呼与问候。 在电子邮件中，恰当的称呼收件人，既显得礼貌，也明确提醒某收件人，要求其给出必要的回应。 2) 简明扼要的正文 . 正文要简明扼要，行文通顺，信息要阐述完整。 . 要尽可能避免拼写错误和错别字。 . 需要短时间反复往来沟通的事务可以选择“即时通”（多人参加可以使用“邀请多人呢会话”方式）或电话，邮件不宜当成论坛使用，以免造成邮件堆积，浪费邮箱空间，扰乱收件人。 3) 明确日期与时间 . 日期建议日期的表达方式为：“下周三（2012/03/07）”“下个月（2012年3月）” . 时间标明“下午8:30”或采用24小时表示法：20:30 4) 注意附件 . 在邮件正文里面提示收件人查看附件。如“附件为会议记录，请注意查收。” . 附件名称要有意义 . 附件的数目不宜过多，较多时应打包压缩成一个文件。 5) 附带签名档 .标准签名档：请按行政部提供的格式设置好个人邮箱的签名。 字体：黑体，大字14号，小字10号，黑色。 . 商务函机密文件可以添加以下内容 ----------------------------
重要提示：此邮件及附件具保密性质，包含商业秘密、受法律保护不得泄露。如果您意外收到此邮件，特此提醒您此邮件的机密性，请立即通知我们并从您的系统中删除此邮件及附件。如果您不是此邮件应当的收件人，请注意不可对此邮件及其附件进行复制或向他人透露其内容。 IMPORTANT NOTE:This transmission and any attachments may contain legally privileged and/or confidential information intended for a specific individual and purpose and is protected by law. If you received this transmission in error, notify the sender and delete the original transmission and its attachments without reading or saving in any manner. Any disclosure, copying, distribution, or taking of any action based on this message is strictly prohibited. . 设置方法： 1) 网页邮箱设置签名 . 页面右上角“设置”→基本设置中“签名设置”→添加签名→编辑→确定 2) 闪电邮软件设置签名 . 邮箱→邮箱设置→信纸与签名→管理签名→新建签名→保存并关闭 邮件发送 1) 根据邮件需要谨慎处理抄送 . 不相关的人员不要抄送。 . 部门或系统内部未达成一致或未形成决议的内容不要大面积发送或抄送。 2) 及时回复 . 收到邮件后，应及时回复对方，不要置之不理。 . 注意，一旦点击“全部回复”后发送，将同时也会发往所有抄送者，同时被暗抄者地址信息将被公布于众。 3) 机密文件的发送方法 . 发送加密文件时注意密码与加密文件分别发送。 . 发送客户报价单、合同等资料时最好PDF化后发送。
《电子邮箱的使用》教学设计 一、教材分析 本课是第一章内容中的重点，也是难点。本课主要学习如何利用因特网中的电子邮箱来传递信息，掌握收发电子邮件的一些知识，以及如何管理邮箱。 二、教学目标 1.了解电子邮件传递途径及电子邮件地址的组成； 2.掌握收发邮件的其他方式和技巧； 3.掌握管理邮箱和邮件的方法。 三、教学重点与难点 重点：电子邮件传递途径及电子邮件地址的组成； 难点：收发邮件的其他方式和技巧。 四、教学过程 （一）引入新课 通过打开自己信箱中的一封新年贺卡，让学生看到通过电子邮件原来可以如此方便快捷的得到朋友的祝福。电子邮件为什么可以那么快的传递信息？他是使用什么方法来传递信息？有哪些关于发邮件的新方法？我们怎样保护自己的邮箱呢？ 这节课我们就是要解决这些问题。同学们学完这一课后，一定能够掌握到关于电子邮件的更多知识。 （二）新课
上一节课同学们已经申请了一个属于自己的电子邮箱，下面请同学们以最快的速度打开自己的电子邮箱，已经打开的同学可以举手。（以竞赛的方式让学生熟悉电子邮件打开的方式）同学们都打开了自己的电子邮箱，那么大家能不能完整的说出自己邮箱的地址是什么？（通过学生说出的地址来对电子邮件地址进行讲解） 1.电子邮件地址 组成：<邮箱帐号>@<邮箱服务器域名>
电子邮件的礼仪和企业电子邮件规范 电子邮件的礼仪 Netiquette（网络礼仪）的范围很广，在这里我们只说其中的一部分——email etiquette（electronic mail etiquette，电子邮件的礼仪），它是每一位职业人士都应该遵循的日常商务礼仪规范。 必须回复 电子邮件如同通电话，正如你不应该让电话铃声响太久才接听一样。无论对方来信是提问还是问好，你都必须尽快回复。不过，如果你没有经常查看邮箱的习惯，你应该把这种习惯告诉他人。 必须写主题 这是一种职业行为。通常人们会根据主题判断邮件的重要性，一般来说，没有主题的邮件往往会被忽略，到最后才看。因此，通过主题让他人对邮件的内容一目了然，会加快对方同复邮件的速度。 内容简练 写电子邮件切忌长篇大论，应尽量简单明了地表达。 注意礼貌 发送电子邮件必须注意礼貌，用词要得当，以免引起误解或给收信人留下不好的印象。 注意字体 字体大小要适中，不要选择让人难以阅读的字体。此外，如果写英文邮件，特别注意不要全用大写。 例如，I WILL CALL YOU TOMORROW. 这句话全用了大写，表示喊叫的语气，大声地对收件人说这句话，显得很没礼貌。正确的表达应该是：I will call you tomorrow. 注意编码 有些语言用不同的客户端会出现乱码现象，中文邮件应该选择GB2312的编码。
保持专业 避免利用工作的电子邮箱发送私人邮件。 避免传递无关信件 “Spam”或“Junk mail”（垃圾邮件）是令人厌烦的，所以不要发送对方不感兴趣的邮件。 尊重隐私 有些人并不愿意他们的邮箱地址出现在其他人的邮件中，所以当群发邮件的时候，要考虑对他人隐私的尊重。 小心使用抄送（CC）/ 密送（BCC）功能 抄送（CC）是指发送给收件人的同时，也让其他一人或多人收到该封邮件，并且也让收件人知道这种情况。密送（BCC）的功能也差不多，其区别是收件人并不知道你同时也把该邮件发送给了其他人。 小心使用附件功能 信件内容不多时，应该以正文形式发送邮件。发送图片、影像或文字量较多的文档时可以通过附件发送，并且要考虑文件是否超过收件人能接受的空间。同时发送多个文件或比较大的文件时，可以先压缩后再发送。 小心使用表情字符 适当使用表情字符可以表达幽默，让人感觉轻松与亲切。但在发送前你必须确认收件人能领会字符的含义。以下是常见的表情字符： 表情字符含义 :-) 或 :) 微笑 :-> 露齿笑 :-P 歪嘴笑、吐舌头 ;-) 眨眼 :-( 不高兴 表情字符含义 :-| 不感兴趣 :-/ 困惑 :-e 失望 :-@ 尖叫 :-O 喊叫、惊讶 小心使用缩写
电子邮件的沟通简单礼仪与规范如下： （一）慎重选择发信对象 确认传送讯息的对象，并将Cc：人数降至最低（Cc全名为CarbonCopy，中文译为「副本转送」） 1、传送电子讯息之前，须确认收信对象是否正确，以免造成不必要的困扰。若要将信函复本同时转送相关人员以供参考时，可善用Cc：的功能，但要将人数降至最低，否则，传送与复本转送的用途将混淆不清，也制造了一大堆不必要的「垃圾」。 掌握“广播”清单2、“广播”功能是电子邮件系统最具威力的功能之一。使用者只须将其问题或意见传送至特定网络广场或群体，不稍几分钟，即可获得许多在线朋友的回复。然而问题在于：一个人的问题或建议是否会成为另一个人的垃圾邮件，甚或无心地触怒他人？因此，当使用者有“广播”需求时，务必在传送出信件前小心地检查其广播的清单。 （二）注意撰写信件内容 1、切记收信对象是一个「人」，而不是一台机器 因为电子讯息的互动是透过计算机网络产生的，使用者经常会不自觉地「忘记」与自己真正互动的是远程的「人」。许多情绪激动的字眼也因此不经意地随手送出，而伤到对方甚至引起冲突。记住写电子邮件，实际上和你写一封信是完全一样的，只是差别在传递的方式不同罢了。 2、电子信件「标题」要明确且具描述性 电子邮件一定要注明标题（Subject），因为有许多网络使用者是以标题来决定是否继续详读信件的内容。此外，邮件标题应尽量写得具描述性，或是与内容相关的主旨大意，让人一望即知，以便对方快速了解与记忆。 3、信件内容应简明扼要 在线沟通讲求时效，经常上网的人多具有不耐等候的特性，所以电子邮件的内容应力求简明扼要，并求沟通效益。一般信件所用的起头语、客套语、祝贺词等，在在线沟通时都可以省略。尽量掌握「一个讯息、一个主题」的原则。 4、考虑他人计算机的容量 上线沟通的网友所拥有的系统与硬件不尽相同，这其中还有人仍在使用传统的终端机和陈旧的电子邮件系统（如系统无法自动断行）。为确保对方能读到自己发出的讯息，撰写邮件时应特别注意传送对象，考虑其是否有系统的限制。以一般的英文信件撰写而言，一行最好维持不要超过80个字母，并以Enter键结束每一行文字。 5、了解传送出去的讯息将潜在会永久留存 尽管信件有一定的邮寄对象，但经过无远弗届的网络，也许邮寄出去的信件将会永久被存于某处私人档案或转印成文件到处流通。因此，在送出电子邮件时应谨慎地评阅所撰写的字句，以免他日落人笑柄。 6、理清建议或意见 若要表达对某一事情的看法，可先简要地描述事情缘起，再陈述自己的意见；若是想引发行动，则应针对事情可能的发展提出看法与建议。有时因讯息太过简短或标明不够清楚，收信对象可能会不清楚发信者陈述的到底是建议或是意见，因而造成不必要的误解或行动。
电子邮件使用规范 1、关于邮件主题 主题是接收者了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，使用有意义的主题行，这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。 1.1 一定不要空白标题，这是最失礼的。 1.2 标题要简短，不宜冗长。 1.3 标题要能反映邮件的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题。 1.4 一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理。 1.5 回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要RE（回复）、RE（回复） 一大串。 1.6 可适当用使用大写字母或特殊字符（如“* !”等）来突出标题，引起收件人注 意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。 2、关于称呼与问候 2.1 电子邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是 面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼“大家”。 2.2 如果对方有职务，一般职务尊称对方，如“X总”、“x经理”；如果对外沟通， 必须按照职务尊称对方。 2.3 电子邮件开头结尾最好要有问候语。例如：开头：“你好”、“您好”、“大家 好”、“各位好”…；结尾：“祝您工作顺利”……。 3、有关电子邮件礼仪 3.1 电子邮件正文要简明扼要，行文通顺。 3.1.1 电子邮件正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作 摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。 3.1.2 正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩 难懂的语句。 3.2注意电子邮件的论述语气。 3.2.1 根据收件人与自己的熟络程度、等级关系、邮件是对内还是对外性质的不同， 选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。
电子邮箱使用指引（内部使用） 2014-07-21张健法悟 1.总则 1.1对了规范团队成员对工作邮箱的使用，在享受电子邮箱带来便利的同时有效规避使用风险，特制订本指引。 1.2本指引所指工作邮箱系律师事务所分配给团队成员用于以本所律师的名义对外发送电子邮件的电子邮箱。 1.3团队成员通过电子邮件的方式与客户、法官、仲裁员进行沟通，或传递文件的应当适用本指引。 1.4团队成员应当养成随时从工作邮箱查询邮件的习惯。 1.5团队成员应当养成对收取的邮件及时处理的习惯。 2.邮箱的确定 2.1团队成员必须使用律师事务所统一配备的工作邮箱作为向客户发送电子邮件的邮箱，未经客户同意且经团队批准，不得使用私人邮箱向客户发送工作邮件。 2.2工作邮箱应当按律师事务所规定的格式设置邮箱签名。
2.3原则上不得利用工作邮箱处理私人事务。 2.4原则上不得利用工作邮箱与客户谈论私人事务。 2.5在利用工作邮箱处理与客户间事务时，应当保持用语的专业性，且符合商务礼仪。 2.6在与客户签订法律服务合同时，应当指定一个团队成员的工作邮箱作为日常沟通的电子邮箱。与该客户的所有往来信件均应当通过该指定的工作邮箱进行。不得使用未经指定或客户未确认的电子邮箱向客户发送邮件。 3.收件箱的确定 3.1在与客户签订法律服务合同时，原则上应当要求客户指定一个电子邮箱用于通过电子邮件的方式进行约定事务的沟通与联系。 3.2如果在法律服务合同中，客户未指定电子邮箱的，应当事后告知客户及时指定，或在发送邮件前要求客户指定或确定一个收件箱。 3.3如果持有收件人的有效名片，且名片中记载了有效电子邮箱的，在法律服务合同未指定电子邮箱的情况下，可以将该名片中的电子邮件作为收件箱。 3.4如果不能确认收件人的电子邮箱且其有效性的，不得擅自发送电子邮箱，以免泄露当事人的商业秘密或个人隐私。
公司电子邮件管理规定范文 1．0 总则 公司开通Intemet电子邮件服务，目的是为了更好地促进公司员工工作的内外交流。公司的电子信息网络，无论对内对外均不得传递与本人工作无关的内容，违者视情节轻重给予批评、降薪、降职、辞退处分。 2．0 邮件服务器管理 办公室统一管理公司的电子服务器并负责电子邮件的开户、使用、维护和监督检查工作。 3．0 邮件开户须知 申请电子邮件开户必须首先填写“电子邮件开户申请表”，并在并在保密承诺书一栏中签字，然后交部门经理审核签字后，将申请表交到办公室邮件管理人员处开户，邮件管理员开户完成后填写“电子邮件开户回执”，并通知申请人。回执单上包含配置邮件客户终端软件所需信息和用户使用规则。 4．0 电子邮件使用规程 4．1 用户应当定期检查自己的邮箱，并取走邮件，以保证有户的邮箱只占用合理的磁盘空间。每个用户的邮箱不能大于10M，对于超过10M的邮箱，管理员有权删除邮箱中的两个月以前的旧邮件，以保证用户邮箱在10M以下。由于不遵守此项规定而不能造成的损失由用户自己负责。 4．2 禁止向异地发送大于2M的电子邮件，严禁使用FIDMAIL下载软件和使用电子邮件订阅新闻、杂志、论坛等。技术杂志由公司统一订阅，图书室集中管理，申请订阅者需首先填写“电子杂志订阅申请表”，然后提交图书室订阅，公司驻外机构可由系统主管审批后另行处理。 4．3 在公司内部使用电子邮件只能使用在公司开户的电子邮件地址，不可擅自使用其他任何邮件地址。 4．4 严禁转发有危害社会安全的言论和政治性评论文章的邮件及一切无聊邮件。 4．5 发送保密资料邮件，按资料级别不同分别对待。 4．5．1 秘密级：需由部门经理同意加密发送，由部门对资料的安全负责。 4．5．2 机密级：由部门经理签字同意，将发送的资料交办公室审核、存档，并由办公室负责发送。 4．5．3 绝密级：禁止在网上发送 5．0 监督检查工作 公司员工使用公司电子邮件需要接受办公室的监管，系统会自动将部分用户收发电子邮件
. . 电子邮件书写规范 商务人士在使用电子邮件对外进行联络时，应当遵守一定的礼义规范，正确使用电子邮件，撰写规范的商务Email，顺利的进行对外联络。 撰写邮件有三种方式：写邮件、回复邮件、转发邮件。三种方式各有所长，但在撰写格式方面都一至分为四点：收件人，抄送，主题（标题），内容。 一、收件人 1.确认传送讯息的对象，并将人数降至最低。 2.传送电子讯息之前， 确认收信对象是否正确，以免造成不必要的困扰。 二、抄送 1.在必要和确定的情况下，抄送给相应需要知道进展情况的人员。 2. 一般情况下不要给普通客户抄送。 3.确认抄送讯息的对象，并将人数降至最低，以免造成不必要的困扰。 三、主题电子邮件一定要注明主题，因为有许多网络使用者是以主题来决定是 否继续详读信件的内容。此外，主题要明确、精练与内容相关，表达出对方需要了解的信息，而且可以区分对同一事物的不同信息。让人一望即知，以便对方快速了解与记忆。 四、内容在线沟通讲求时效，所以电子邮件的内容力求简明扼要，并求沟通效 益。一般信件所用的起头语、客套语、祝贺词等，在在线沟通时都可以省略。但称呼，正文，结束，落款/签名四点要尽量完整。 1、称呼1)如果有收件人的姓名的话,可以让对方感觉更加友好。2)若知道对方的性别可以用：**先生、**小姐、**女士3)如果知道对方的身份可以用：**总经理、**经理、**董事长、×总、×董、×经理 2、正文正文做到主题明确，语言流畅，内容简洁。在撰写正文时还应注意以下几点，以示礼貌和尊重，以免造成不必要的困扰。1)在撰写英文信函时,只对一两个词进行大写以示强调,全篇都用大写是不礼貌的。在撰写中文的时候，只对部分以示强调的词采用加粗等方式。2)不要在信件中发泄不满,应面对面的解决。3)回复信件时,有必要加上部分的原文,以方便对方了解回信内容。4)若摘录的原文很长,应先把回复内容放到前面,原文内容在后, 5)在收件人明白其意时,才可使用俚语或缩写。6)如果有附件，应该在正文处说明附件的内容和用途； 3、结束1)如果可提供好的选择,应在结尾处提出。如: 请您考虑，有任何需要咨询，请电话或EMAIL联系我. 2)最好的结尾要着眼未来：如：希望我们能够达成合作3)结尾应显示诚恳：如：感谢您抽空洽谈 4、落款/签名目前，有不少网民时常会因为自己的电子信箱中堆满了无数的无聊的电子邮件，甚至是陌生人的电子邮件而烦心不堪。对其进行处理，不仅会浪费自己的时间和精力，而且还有可能会耽搁自己的正事，鉴于此，在商务邮件中应该有落款/签名，以示身份
信息安全管理办法 （电子邮件的安全使用规范） 第一章总则 第一条电子邮件规范的目的是建立公司电子邮件的使用规则：包括电子邮件的发送，接收，或存放。 第二条该规范适用于以公司企业邮箱发送、接收或者存储电子邮件的，被赋予访问信息资源的所有个人。 第二章规范内容 第三条以下活动是被明确禁止的： -发送威胁或骚扰性的电子邮件； -使用电子邮件做个人业务； -使用电子邮件用于政治游说或竞选； -通过电子邮件复制和发布受版权保护的信息、知识和软件； -冒用他人名义发送电子邮件。不包括作为系统管理支持角色的身份，经他人授权使用的情况； 第四条禁止以下活动，因为其可能妨碍网络通信和电子邮件系统的正常操作： -发送或转发链信件； -发送过大的信件； -发送或者转发可能包含计算机病毒的电子邮件。 第五条个人不能通过“非公司电子邮件帐号”发送，转发或接
收机密或敏感的公司信息。“非公司电子邮件帐号”包括但不限于：Hotmail、雅虎邮件、163邮件、新浪邮件和由其它网络服务提供商提供的电子邮件 (ISP) 。 第六条公司企业邮箱由专人负责管理，企业邮箱账户限本人使用，禁止将本人账户转借或借用他人账户。 第七条为保障邮件服务器稳定可靠地运行，所有用户应及时检查自己的邮箱并下载邮件，以防邮箱超过限额影响使用。违者责任自负。 第八条公司提供的电子邮箱仅限工作用途，不得用于私人事务，禁止因非工作用途将邮件账户公开于外部internet网上。 第九条发送带有公司涉密信息的邮件，发件人必须先经部门领导同意（若是绝密级别，需经副总裁以上领导同意），并将涉密信息加密处理后方可发送；否则将视情节予以严肃处理，直至追究法律责任。 第十条个人不能通过非公司检定的移动设备发送，转发、接收和存储公司机密或敏感的信息。移动设备的例子包括但不限于：个人数据助理PDA、移动电话等。 第十一条个人应负责对邮箱内重要邮件做备份。 第三章执行措施 第十二条任何违反上述安全规范的人员和服务单位将会依照
电子邮件的使用教案 泰兴中等专业学校汪毅 一、案例背景信息 1．模块：高中信息技术基础 2．年级：高中一年级 3．所用教材版本： 由华中师范大学出版社出版，武汉市教育科学研究院和华中师范大学组编的《信息技术》第三册 4．学时数： 非上机时间分钟，上机操作时间分钟 5．教学准备： 多媒体教学系统、计算机网络、自制课件 二、教学设计 （一）教学目标 知识目标：了解电子邮件的工作原理 了解E-mail帐号设置的意义 掌握帐号设置的步骤 理解POP3、SMTP服务器的具体含义 熟练掌握E-mail的书写、发送 掌握E-mail的接收及阅读 技能目标：学会outlook express中帐户的设置 熟练使用outlook express收发电子邮件 情感目标：培养学生的观察、自学、团结协作和创新能力 培养学生在使用电子邮件搜集和发布信息时的良好信息素养 （二）内容分析 《用outlook express 收发电子邮件》是华中师范大学出版社出版的高中信息技术教材第三册第四章第二节的内容。电子邮件相对普通信件来讲方便、快捷、便宜而且传递的信息丰富，因此掌握电子邮件的使用对学生在日常生活中进行信息交流有非常重要的作用。用收发邮件的软件outlook express来收发电子邮件比在线收发邮件的线路使用率高，并且更加方便，实用性很强。本课是学生已经学习了通过因特网获取信息、
将计算机接入因特网等基础上安排的新授课，我认为符合学生的认知结构和发展规律。 由于不少学生在初中已经学习过上网发电子邮件，但少数学生还没接触过电子邮件，况且课本中之前并没有“在线收发邮件”作铺垫，因此对电子邮件以及其地址和工作原理的介绍是教学内容的一个重点。初次使用outlook express需要进行帐号的设置，这是输入电子邮件的三要素之一，是本课的第二个教学重点。在outlook express 里面写信与在线写信方法基本一样，但由于电子邮件与普通信件不一样，可以传递图像、声音、计算机程序和文本信息等，而这就是在电子邮件中应用非常多的附件的使用，这对于所有学生来讲都有一定的难度，因此我把确定为本课的又一个重点，同时也是一个难点。本课的学习目的是既要让学生熟练使用outlook express收发邮件，又要遵守信息道德规范，本着“爱国、守法、自律、真实、文明”的原则使用电子邮件收集信息，发布信息，争做文明高尚的信息人。 （三）学生分析 本校高一学生80%来东风教育集团的各个初中，有一点软件使用的基础，对因特网的应用已经有初步的了解，不少学生的家庭已经具备了上网的条件，学会了上网浏览网页和玩游戏。因为各个初中信息技术的教学不一样导致学生的层次参差不齐，经调查，接近50%的学生已经学习过在网上收发电子邮件，而少数学生还没接触过电子邮件，缺乏对电子邮件有关基础知识的了解。但是无论学生的层次如何，大家都对电子邮件传递信息非常感兴趣，渴望学习这方面的知识和技能。 （四）教学设计 1、课堂引入，巧用对比 将同类的事物按照某种特定的规则进行对比分析是一种常用的思维方法。教师在讲授新知识时，结合学生心目中比较熟悉的事物，进行适当的对比，更容易阐述所述对象之间的异同和优缺点，有利于学生对新知识的学习掌握。 在本课的开始，我将电子邮件和普通信件进行多方面的对比：包含的内容、收发的过程、传递的速度等，并且用课件展示，使晦涩难懂工作原理图形化，让学生更容易理解。 2、创设情境，激发兴趣 兴趣是最好的老师，是学生学习的基础，是获得知识的开端，是学习的最大动力。托尔斯泰说过：“成功的教学所需要的不是强制，而是激发学生的兴趣。”在教学中有意识地悬念，能激发学生的学习兴趣，紧紧地吸引住学生。 我是这样设置情境的：有个朋友给我发了封邮件，说要给我一份惊喜和一份快乐，同学们愿意和我一起分享吗？那就看我是怎么收这封邮件的吧！由于学生对老师的邮件有一种好奇心，所以激发了学生的兴趣，使学生能够自主地观察老师的演示。 3、任务驱动
电子邮件的礼仪规范 发送电子邮件的礼仪与规范： （一）慎重选择发信对象 1、传送电子讯息之前，须确认收信对象是否正确，以免造成不必要的困扰。若要将信函副本同时转送相关人员以供参考时，可善用抄送的功能，但要将人数降至最低，否则，传送与复本转送的用途将混淆不清，也制造了一大堆不必要的「垃圾」。 （二）注意撰写信件内容 1.切记收信对象是一个「人」，而不是一台机器 因为电子讯息的互动是透过计算机网络产生的，使用者经常会不自觉地「忘记」与自己真正互动的是远程的「人」。许多情绪激动的字眼也因此不经意地随手送出而伤害到对方甚至引起冲突。记住写电子邮件，实际上和你写一封信是完全一样的，只是差别在传递的方式不同罢了。 2.电子信件「标题」要明确且具描述性 电子邮件一定要注明标题(Subject)，因为有许多网络使用者是以标题来决定是否继续详读信件的内容。此外，邮件标题应尽量写得具描述性，或是与内容相关的主旨大意，让人一望即知，以便对方快速了解与记忆。 3.信件内容应简明扼要 沟通讲求时效，收信较多的人多具有不耐等候的特性，所以电子邮件的内容应力求简明扼要，并求沟通效益。尽量掌握「一个讯息、一个主题」的原则。 4.了解传送出去的讯息将潜在会永久留存 尽管信件有一定的邮寄对象，但经过传递的网络，也许邮寄出去的信件将会永久被存于某处档案或转印成文件到处流通。因此，在送出电子邮件时应谨慎地评阅所撰写的字句，以免出现错别字等落人笑柄。 5.理清建议或意见 若要表达对某一事情的看法，可先简要地描述事情缘起，再陈述自己的意见；若是想引发行动，则应针对事情可能的发展提出看法与建议。有时因讯息太过简短或标明不够清楚，收信对象可能会不清楚发信者陈述的到底是建议或是意见，因而造成不必要的误解或行动。 6.避免使用太多的标点符号 我们经常会看到一些电子信件中夹杂了许多的标点符号，特别是惊叹号的使用 !!!!!若真要强调事情，应该在用词遣字上特别强调，而不应使用太多不必要的标点符号。 7.小心幽默的使用 在缺乏声调的抑扬顿挫、脸部表情与肢体语言的电子邮件中，应特别注意幽默的被误解与扭曲。若想展现幽默或特定情绪，发信者必须写明或使用“情绪符号”(smilies，如：)代表笑脸、高兴)。无论所开的玩笑是多么明显，最好加注以提醒收信者真正的意思。 8.切勿讲一些不会在公众场所对他人讲的话
电子邮件使用规范 一、关于邮件主题 主题是接收者了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，使用有意义的主题行，这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。 1．一定不要空白标题，这是最失礼的。 2．标题要简短，不宜冗长。 3．标题要能反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题。 4．一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理。 5．回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要RE、RE一大串。 二、关于称呼与问候 1．邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应； 在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。 2．Email开头结尾最好要有问候语。 三、有关电子邮件礼仪 1．Email正文要简明扼要，行文通顺 Email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。 正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。 2．注意Email的论述语气 根据收件人与自己的熟络程度、等级关系、邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。 尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。 电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。 3．Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。 如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长，避免长篇大论。发送电子邮件一个重要方面就是节省他人时间，只把有价值的信息提供给需要的人。 4．一次邮件交待完整信息 最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚、说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件。 5．尽可能避免拼写错误和错别字。这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。在邮件发送之前，务必自己仔细阅
公司电子邮件使用规范 一、邮件文本及格式规范： 1 邮件内容： 一封完整的电子邮件内容包括：收件人邮件地址（抄送邮件地址）、邮件主题、收件人称呼、邮件正文、邮件结束语、本人签名、发件日期，有明显称呼、签名、日期的邮件，能使查阅者一目了然。 2邮件字体： （1）全文统一； （2）字体大小适宜,不宜过大或过小,选用宋体字； （3）字体为正体； （4）字体颜色为黑色，个别重点处可加黑、加大或显著的颜色。 3邮件附件： 如邮件中含有附件及附件数量，应在邮件内容中说明。 4邮件格式：使用公司统一的Logo及信纸格式，如无信纸格式，则不使用信纸。 5个人签名： （1）个人签名档需包括内容：姓名、所在部门/岗位、联系方式、电话分机、传真、e-mail等； （2）如有工作需要，需和外部联系，还可以增加公司名称、地址、邮政编码、公司网站及个人手机号码，skype号等。 二、邮件语言文字规范： 1语言表述清楚、简练，不能有岐义。 2规范用语，尽量少用口头用语，不用俚语。 3 段落分明、清晰。 4 用语忌言辞激烈及过分表露个人情绪。 三、邮件发送规范： 1邮件主题：邮件必须写明主题。
2邮件发送： （1）邮件内容需注意保密性，要明确收件人的范围，不遗漏需要发送的人，不发给无关人员； （2）涉及企业内部操作的信息，不要发送邮件； （3）敏感信息，需要用隐晦的表达方式； （4）决定性、关键性内容要点应在正文中描述，附件只作为详细分解说明； （5）明确主送人和抄送人，避免两者混淆不分，主送人为必须知悉该邮件内容的当事人，涉及请示、问询等内容的，或需要指示、告知时，主送人一般需要回复邮件，抄送人为有必要了解该邮件内容的人员； （6）慎重考虑邮件发送人员，重要和必须了解的信息，抄送上级领导或横向部门领导； （7）转发邮件时，要注意内容保密性，检查原邮件内容，确定需要引用的内容； （8）连续回复、转发邮件,要重新整理和明确邮件内容,避免沟通有误； （9）接受抄送邮件人员，一般不需要回复； （10）邮件发送前，检查一遍，确认无误及已添加需要发送的附件后再发送3邮件群发： （1）邮件群发只适合于全员公告、通知等事项,除此类邮件外不群发; （2）回复群发邮件时,只需回复给发件人或少数几人,不要群发回复。 4邮件优先级 (1) 邮件内容确实重要紧急的时候使用高优先级; (2) 不要频繁使用邮件高优先级。 四、其他注意事项: 1不要在公司里发和政治、宗教相关的邮件。 2工作时间勿发与工作内容无关的邮件。 3邮件只是从多沟通方式的一种,日常的沟通不要完全依赖邮件。 4 重要紧急事项，发送邮件后需用电话等方式确认邮件是否收到。 5邮件附件的总容量应尽可能少于5M,如附件较大,应压缩后发送。
电子邮件安全规范 1 目的 电子邮件安全是信息安全的几大组成部分之一，规范电子邮件使用过程的操作,合理利用信息资源,避免在使用过程中泄露信息风险，保障电子邮件系统安全、可靠运行。为了规范的电子邮件安全防范和管理工作，特制订本规范。 2 适用范围 本规范适用于总部、板块及下属成员企业。 3 职责/责任 3.1数据网络中心 1）数据网络中心是电子邮件系统的主管部门，负责电子邮件安全责任体系、管理规范的制定和落实。 2）负责协同板块和企业共同调查疑似电子邮件泄密的信息安全事件。 3.2板块信息部/企业信息部 板块信息部/各企业信息部负责落实体系规定，协助数据网络中心保障邮件安全运行。 3.3业务部门 遵循信息安全责任体系，并负责电子邮件本身安全。 4内容 4.1各单位/部门管理者 1）遵循电子邮件安全责任体系、管理规范的相关要求； 2）负责本部门员工电子邮件使用合规； 3）针对违规事件的处理、落实。 4.2 用户 负责本人电子邮件的使用合规: 4.2.1配置有效： 1）邮件配置密码执行统一认证，AD要增加密码策略； 2）特殊原因需要单独设邮件密码,必须遵循密码设置的要求； 3）个人的邮件存储如何管理,按照邮件文档规定存放和使用。 4.2.2使用有效： 1）邮件内容必须遵循国家法律法规的约束要求； 2）遵循公司和职能的信息保密要求，不发送敏感信息； 3）在使用中间邮件账号不能借给他人使用，也不能非法窥视和使用他人邮件工具。 4.2.3应急响应： 1）邮件账号和账户发生异常应及时通知本单位信息部； 2）发生敏感信息内容和不合规等情况报告本单位信息部；
3）电子邮件出现使用异常时，及时联系本单位信息部解决； 4）协助调查疑似事件和安全事件的处理。 4.3 IT人员: 4.3.1IT 1)执行及落实的电子邮件安全管理体系、技术安全体系和责任体系; 2)负责总部及协助板块、企业调查电子邮件安全事件; 3)根据体系实际运行情况，负责电子邮件安全管理体系的不断改进和调优。 4.3.2板块IT 1)遵循电子邮件安全管理体系、技术安全体系和责任体系,并在板块内执行和落实； 2)协助数据网络中心调查及处理由电子邮件泄密引起的信息安全事件。 4.3.3 企业IT 1)负责本企业电子邮件安全体系应用及用户安全服务响应、客户端安全响应; 2)协助数据网络中心调查及处理由电子邮件泄密引起的信息安全事件。 5附则 本规定由数据网络中心负责制订、修改和解释，如有更改，按变更后的新发布文件执行。 本规定自公布之日起施行。 6 附件 无
电子邮件沟通的礼仪与规范 电子邮件的沟通简单礼仪与规范如下： （一）慎重选择发信对象 确认传送讯息的对象，并将Cc：人数降至最低（Cc全名为CarbonCopy，中文译为「副本转送」） 1、传送电子讯息之前，须确认收信对象是否正确，以免造成不必要的困扰。若要将信函复本同时转送相关人员以供参考时，可善用Cc：的功能，但要将人数降至最低，否则，传送与复本转送的用途将混淆不清，也制造了一大堆不必要的「垃圾」。 掌握“广播”清单2、“广播”功能是电子邮件系统最具威力的功能之一。使用者只须将其问题或意见传送至特定网络广场或群体，不稍几分钟，即可获得许多在线朋友的回复。然而问题在于：一个人的问题或建议是否会成为另一个人的垃圾邮件，甚或无心地触怒他人？因此，当使用者有“广播”需求时，务必在传送出信件前小心地检查其广播的清单。 （二）注意撰写信件内容 1、切记收信对象是一个「人」，而不是一台机器 因为电子讯息的互动是透过计算机网络产生的，使用者经常会不自觉地「忘记」与自己真正互动的是远程的「人」。许多情绪激动的字眼也因此不经意地随手送出，而伤到对方甚至引起冲突。记住写电子邮件，实际上和你写一封信是完全一样的，只是差别在传递的方式不同罢了。 2、电子信件「标题」要明确且具描述性 电子邮件一定要注明标题（Subject），因为有许多网络使用者是以标题来决定是否继续详读信件的内容。此外，邮件标题应尽量写得具描述性，或是与内容相关的主旨大意，让人一望即知，以便对方快速了解与记忆。 3、信件内容应简明扼要 在线沟通讲求时效，经常上网的人多具有不耐等候的特性，所以电子邮件的内容应力求简明扼要，并求沟通效益。一般信件所用的起头语、客套语、祝贺词等，在在线沟通时都可以省略。尽量掌握「一个讯息、一个主题」的原则。 4、考虑他人计算机的容量
公司电子邮件使用管理制度 第一条总则 公司开通Internet电子邮件服务，目的是为了更好地促进公司员工工作的内外交流。公司的电子信息网络，无论是对内，还是对外，均不允许传递与本人工作无关的内容，违者视情节轻重给以批评、降薪、降职、辞退处分。 第二条邮件服务器管理 管理工程部统一管理公司的电子邮件服务器并负责电子邮件的开户、使用、维护和监督检查。 第三条邮件开户须知 申请电子邮件开户首先必须填写“电子邮件开户申请表”并在保密承诺书一栏中签字，然后交部门经理审核签字后，将申请表交到管理工程部邮件管理员处开户。邮件管理员开户完成后填写“电子邮件开户回执“并通知申请人。回执单上包含配置邮件客户终端软件所需信息和用户使用规则。 第四条电子邮件使用规定 1.用户应定期检查自己的邮箱并取走邮件，以保证用户的邮箱只占用合理的磁盘空间。每个用户的邮箱不能大于10M，对于超过10M 的邮箱，管理员可以删除邮箱中两个月以前的旧邮件，以保证用户邮箱在10M以下。由于不遵守此项规定而可能造成的损失由用户自己负责。
2.禁止向异地发送大于2M的电子邮件，严禁使用FTPMAIL（一种将软件分成小块通过邮件发送给用户的服务）下载软件和使用电子邮件订阅新闻、杂志、论坛等。技术杂志由公司统一订阅，图书室集中管理。申请订阅者需填写“电子杂志订阅申请表”，并提交图书室订阅。公司驻外机构等可由系统主管审批后另行处理。 3.在公司内部使用电子邮件，只能使用在公司开户的电子邮件地址，不能擅自使用其他任何邮件地址。 4.严禁转发有危害社会安全言论和政治性评论文章的邮件及一些无聊邮件。 5.发送保密资料邮件，按资料级别不同分别对待： （1）秘密级：需由部门经理同意，加密发送，由部门对资料的安全性负责。 （2）机密级：由部门经理签字同意，将发送资料交知识产权室审核、存档，由知识产权室负责发送。 （3）绝密级：禁止在网上发送。 第五条监督检查工作 公司员工使用公司电子邮件要接受知识产权室和管理工作部的监管，系统会自动将部分用户收发电子邮件的副本保存，以便监督检查和备案。公司知识产权室有权对收发的电子邮件的内容进行检查。 第六条违规处罚 1.对于异地发送超过2M的大邮件，使用FTPMAIL下载软件，或未经批准用邮件订阅报刊、新闻、论坛的员工，视情节严重程度，处