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电子档案管理系统
二○一六年十月
第一章系统简介
第一节研发背景
随着各行业各领域的信息化水平的不断提高以及档案管理工作日益受到重视，档案管理信息化的重要意义和作用越来越被广泛认同。另外，随着档案管理信息化的工作全面深入地开展，人们对档案信息化的认识不断深入和提高。这样，对档案管理信息系统的定位提出了越来越高的要求，同时也面临着许多新的更高的问题。档案管理信息化主要面临着如下新的应用需求和挑战：
档案类型繁多、层出不穷。档案管理信息系统需要管理的档案种类越来越多、越来越复杂，几乎涉及到了各行各业所有的档案信息，包括实体档案和电子档案，这要求档案管理信息系统几乎要包容所有的档案实体类型和电子档案类型，并能管理好。同时，还要适当兼容将来可能出现的档案实体类型和电子档案类型。
信息档案化。各行各业的大多数单位都建立了各种信息系统，但在经过一定的产生和利用后，这些系统中的信息累计得越来越多，这些信息系统内的电子信息的出口却是一个重大问题，需要按档案管理规章制度的要求归档到档案管理系统中。
企业级应用。在较大的集团化行业或单位中，存在着多级单位管理和跨地域单位管理的要求，因而，档案管理信息系统不再是管理某一具体单位的封闭的系统，而应具有跨地域管理全集团、全行业的能力。
开放性应用。档案管理信息系统不再是一个简单的封闭的管理系统，它应是整个信息化平台中的重要应用系统。它需要与几乎所有的信息系统、尤其是业务系统进行一体化联接，实现信息的双向流动和共享。因而，要求档案系统具有良好的开放性和数据兼容能力。
档案管理工作前移，为现实工作服务。档案管理信息系统不再被认为是起到保管过期资料的作用，而被要求深入到各个业务过程中，从信息的产生阶段和现行阶段就介入，以便为现实工作服务。这样就要求档案管理工作前移，与各项工作紧密结合。
新应用要求和新技术集成。随着档案管理应用需求的不断深入，需要集成进入更多的新技术成果。这要求档案管理信息系统具有良好的可扩展性，以便集成新的应用技术。
异构数据海量存储。在档案管理范围不断扩大、应用不断深入的同时，不得不面临日益增长的海量档案数据的存储问题，并且这些档案数据是异构的多种类型的。因而，要求档案管理信息系统具备灵活高效的存储体系结构。
针对上述出现的新的问题和要求，我们在总结17年档案管理软件开发经验和技术储备的基础之上，投入了大量的人力和物力，开发和完善电子档案管理系统档案管理信息平台，并在此基础之上，开发了针对
各个行业的行业版。
知识资源管理是未来企、事业单位信息管理的重要组成部分，也是企业信息管理的基础，是未来的发展趋势和发展方向。档案是一个单位知识资源的核心部分，也是知识资源管理的最基础部分。因此，要实现本单位的知识资源管理，首先要做好电子档案的管理，才能以档案管理为核心和基础，逐步扩大和延伸管理范围，最终实现知识资源的管理。档案管理无论从人才储备、信息分类和组织、管理制度以及方式、检索利用手段和信息收集的模式等方面都是未来知识资源管理所必须的。电子档案管理系统从设计时就考虑了知识资源管理发展趋势，因此在系统中功能更加侧重于文件的收集整理和开发利用、侧重于各种知识管理方式和结构的定制工具的提供，为进行知识资源管理提供了技术手段。
第二节目标应用
电子档案管理系统平台主要面对各行各业的中高端用户，用以解决复杂的档案管理应用。可广泛应用于企业、机关和事业单位。
例如，大型企业集团的统一档案管理，可统一规划和管理总部及其所属二级单位和三级单位的档案，并可实现跨地域的档案管理应用。其特点是数据集中/相对集中、业务分布式处理、实体属地管理。同样，可实现具体行业的全行业的统一档案管理，可统一规划和管理全行业各单位的档案，并可实现跨地域的档案管理应用；对具有多全宗档案管理要求的单位或具有复杂的档案种类管理要求的单位等。
第三节主要特点
系统是一个平台化的产品，一方面，它可作为开发平台，针对各种复杂的大中型应用项目进行二次开发，以满足特定应用的特定需求；另一方面，对于比较成熟的应用，也可作为产品化系统直接应用。电子档案管理系统是一个开放性的档案管理平台，它可与各种流行的应用系统环境进行集成，例如，各种流行的数据库、操作系统、服务器设备、存储设备、门户系统、安全系统等；同时，也可以与各种应用系统进行一体化集成，进行数据交换和数据共享，例如，OA、ERP、各种业务管理系统等。系统是一个适应能力较强的系统，系统提供了强大的、完善的定制工具，可定义各种档案的数据结构、屏幕显示布局、打印格式、数据完整性限制要求、数据正确性限制要求、辅助组卷规则、快速输入辅助信息等。通过这些定制工具，可针对用户的特定需求定制出满足用户实际需要的档案管理信息系统；同时，系统采用结构化思想开发，各项功能采用积木式组合与集成，可针对用户的特定需求，组合出用户需要的管理平台。系统是一个具有较强安全性的档案管理信息平台。它内置了较强的安全控制体系统，同时也可与各种安全系统集成，确保了用户对安全性的要求。系统是一个稳定性较强的成熟的档案管理信息系统。它是基于公司十多年以
来的档案研发成果之上开发出的新一代成果，并经过近两年的完善和实际应用考验，稳定而成熟；系统平台具有良好的兼容性，一方面，它兼容以往的各种版本，使老用户在升级时，数据得以良好的兼容；另一方面，设置了专用的数据导入工具，可兼容用户的其它系统产生的历史数据；系统集成应用了大量的新技术，系统应用集成了在线OCR技术、全文检索技术、双层PDF技术、数据交换技术、图形图像处理技术、流文件浏览技术和与OA、MIS、PDM、PORTAL、CA等其他系统的接口技术；系统支持多种电子文件的浏览和显示，系统提供了200多种图形、图像、文本和电子表格等文件格式的归档管理和显示功能，为高水平的用户提供了更广泛的应用空间。
系统是一个功能强大的、适应能力较强的档案管理信息平台，可适应各行各业的主流档案管理应用需求。
第二章 体系结构
第一节 系统体系结构
系统逻辑结构可以分为以下四个部分：信息采集、档案管理、档案利用、系统设置与维护。其体系结构示意图如下：
数据导入 各种历史数据 离线移交数收集整编 集中整理 分散整理 多级整理移数据一体化接口 OA ERP PDM 工程管理系统 文件管理 编研开发 数据管理 综合管理 档案统计 鉴定销毁 借阅管理 光盘制作 专用检索引擎 信息采集 档案管理 开发利用 权限管理 数据维护 档案设置 数据字典维护 系统参数设置 系统维护 门户系统 C A 系统 O A 系统 安全系统 系统结构示意图 信息服务
信息采集部分，主要完成各种渠道的数据采集工作。通过数据一体化接口，按信息采集流程要求，将各个信息系统中的待归档信息直接采集到档案管理信息系统中或通过通用数据交换平台采集到档案管理信息系统中；通过收集整编流程，可实现分散式、集中式档案整理和移交，对多全宗的单位，可实现逐级整理和移交；通过数据导入功能，可实现离线数据的收集、历史数据的导入以及将数字化加工系统产生的电子档案数据导入到系统中。与电子档案的信息采集过程相对应，往往伴随着实体档案的收集、整理、移交和接收，在处理电子档案的业务流程中，同时处理了实体档案的这些相关工作。
档案管理部分，主要完成日常的档案管理工作。其中，档案数据管理，主要完成档案信息的日常管理和维护工作；综合管理，主要完成与实体保管相关的各项工作；档案统计，主要完成与档案管理工作相关的各种统计工作；鉴定销毁，主要完成档案的鉴定工作和销毁管理工作。
开发利用部分，主要完成档案的研究开发工作，并提供各种方式的档案利用。一方面提供与实体相关的利用，另一方面通过网络提供各种方式的档案检索和利用，包括信息发布、全文检索、分类检索等多种网上信息检索利用方式。专用检索引擎是针对各业务系统对档案信息的特殊需求专门开发，供各业务系统调用，以便为各业务系统提供专用信息服务，使各业务系统能方便地提取档案信息并按业务系统要求展现。
系统维护部分，主要完成与系统运行相关的各种数据维护工作。包括各种数据结构设置和维护、权限管理、系统参数设置和维护、日志管理等。系统设置与维护为整个档案管理系统提供了全部后台的支持，是档案管理系统的基础平台。它提供了档案类型、全宗、分类结构的定制，可以使档案系统满足用户的各类档案资源的管理需求，并可以满足系统的扩展需求；同时将归档文件整理的规则形成系统的控制设置，使得整个归档流程规范化、标准化；另外提供了数据日常维护、系统维护的一些必要设置工具，是系统管理员的强大工具包。
第二节存储体系结构
系统对异构数据的组织和存储采取了“目录—文件”存储结构，档案的属性信息以目录数据的形式存储在数据库中，与之相对应的电子档案原文件存放在文件服务器中，数据库中的目录信息与电子原文通过存储路径指针相关联，一条目录信息可对应多个电子原文。通过这种存储体系结构，不同类型的档案信息可存放在不同的存储位置，以灵活的实现分类存储和分布式海量存储。这样，可满足不断增长的档案信息对存储容量的扩充要求。
第三节技术路线
系统采用C/S和B/S混合方式实现不同的功能需求。其中系统维护功能、档案管理功能、文件管理功能、收集整编功能、数据导入功能、编研开发功能、借阅管理功能、光盘制作功能等交互性处理要求较强的部分采用C/S方式实现，采用DELPHI语言开发；面向广大档案利用用户的档案检索功能和利用赋权申请功能采用B/S方式实现，B/S模式通过"WEB/中间件/服务器"的J2EE技术架构实现。
系统以XML作为数据接口标准，以Web Service 标准作为基础服务描述标准和数据接口标准。同时采用成熟的主流技术，这些技术包括：OCR技术，全文检索技术，XML技术，档案管理平台技术，双层PDF 技术、流媒体技术等。
第三章档案管理系统功能介绍
档案管理系统功能模块图
如上图所示，系统功能根据使用者的不同分为以下三个部分：
1.针对普通用户的部分：
针对普通用户的部分主要包括上述模块中的：网站，主要提供档案的信息服务，例如：检索查询、浏览、下载、网上借阅等功能，并且可以嵌入用户的应用系统之中（如OA、MIS或PDM）提供用户网上查询浏览和下载的功能。为方便用户使用和管理员维护，本部分以B/S的方式实现。
2.针对档案管理员的部分：
针对档案管理员的部分主要包括上述模块中的：文件管理、收集整编、档案管理、开发利用四个模块，主要提供档案管理员和部门的兼职档案员对归档文件的录入、收集和整理，同时提供档案管理人员对电子档案的管理、档案实体的辅助管理和对档案信息的开发利用。本部分以C/S方式实现，功能方便实用、简单快捷。
3.针对系统维护人员的部分：
针对系统维护人员的部分主要指系统维护，是提供系统维护人员（可以是信息人员、也可以是档案人员）对整个系统进行定制和维护的工具包。系统维护主要提供了以下工具：系统权限的定制、档案管理架构的定制、档案整理规则的定制和对数据及用户使用的维护和设置工具。本部分只能提供给对系统和档案业务熟悉的管理员使用，用于针对本单位情况建立档案管理系统
的架构、对系统进行日常的维护和备份以及可以针对今后的发展和变化进行适应性修改。本部分以C/S方式实现，功能强大，并可扩充。
总之，系统既可以自成体系，提供用户完整的电子档案管理和网络查询利用，也可以与本单位的OA办公自动化或PDM设计过程管理或MIS信息管理系统相结合，形成更加完善和高效的现代化信息管理网络。
下面将详细描述电子档案管理系统的各项功能。
3.1、系统维护
【系统维护】模块为各行各业的不同档案用户提供了一个功能丰富的自我设计平台，用户可以根据本单位档案管理的规范和需求，对综合档案管理系统进行自由的定义（其中包括各种档案类型，数据库的结构，用户录入的界面，分类方法等），使综合档案管理系统在用户手中变成一套为用户所在单位量身定制的档案管理系统。
当用户开始使用本软件时，首先应进入【系统维护】功能模块，进行档案管理系统的定制，然后才能使用其他功能模块，按照定制好的方式进行档案管理工作。
用户在使用本软件之前，一般需建立以下档案管理的结构：
全宗3
全宗1全宗2全宗N
。。。。
文件库整编库档案库
档案类型1档案
类型2
档案
类型N
收文发文其它。。。
与
档
案
库结构相同项目
案卷
文件
分类表
目录树数
据
字
典
维
护
报
表
维
护
盒
件
档
案
数
据
结
构
文件归档流程
参数设置
如上图所示，纵横两个箭头之间的部分，就是档案系统所需要建立的管理结构，而报表维护和数据字典维护功能，则为档案系统的定制提供服务。比如报表维护可以定义各类档案所需打印的目录和报表，
用于系统使用过程中的打印；数据字典则将常用数据分类存储，可以在系统中随时选用。
我们可以看到上图从左到右的箭头，表明了文件的归档流程，不同单位对归档文件的整理都有不同的规范和制度，比如：档号的组成、文件的排序、归档文件所需要著录的字段等规定，可以通过【参数设置】功能进行定制，这样就可以控制使用系统的单位和部门按照定制好的规范和制度去进行档案的整理和管理。
为了更加形象和直观地展现出档案数据的结构，系统提供了目录树和分类表两种展现数据的方式，即类似WINDOWS资源管理器的方式，这样可以展现出用户档案的目录树或分类表，数据区可以显示出相应节点下的数据条目。目录树和分类表可以是不同的，也可以相同，可以完全根据用户的喜好和需求来进行定义，只要能够形象直观地展现出数据的结构就可以了。
根据手工管理档案业务流程我们知道，从文件到档案存在一个归档的流程：即从文件库→整编库→档案库的过程，因为整编库与档案库的结构相同，因此我们在定制的时候只需要定制好档案库的结构，系统会自动形成与档案库结构完全一致的整编库，而文件库就需要使用文件库设置功能重新进行定制了。
上述过程完成之后，针对这个全宗的档案系统就算定制完成了，用户可以进行基本的操作和使用了。其它全宗的定制方式与此相同。
上述工作可以通过全宗管理、档案库管理、文件库管理、分类表管理、报表维护、数据字典维护等功能模块实现。
全宗管理
本软件可以支持多全宗管理，针对档案馆或大型集团企业，可以用全宗区分馆藏不同单位的档案或下属不同单位的档案。全宗一般由全宗号和全宗名称组成，系统可以用一个数据库管理多个全宗的档案数据，并且全宗之间拥有良好的安全性和权限控制，为档案馆和大型集团用户进行档案的集中管理提供了技术手段。
第一次使用系统，必须先定义全宗，进入【系统维护】－【档案设置】－【全宗管理】，模块，将出现如下界面：
●【增加】：可增加新的全宗号及全宗名称。
●【删除】：可删除任一全宗号及全宗名称，具体操作是：用鼠标选中某一全宗，单击【删除】
按钮即可。
●【修改】：可修改已经存在全宗的全宗名称，具体操作是：用鼠标选中需要修改的全宗，单击
【修改】按钮，在弹出的修改窗口中修改全宗名称，单击【确定】按钮即可，全宗号不能修改。
分类表管理
分类表是指企业档案管理中所遵循的分类规范表。建立分类表是为了对案卷的分类信息即目录信息进行管理及树状检索。用户可以自己定义分类表的层次和内容，具有很高的灵活性。分类表管理就是按照层次结构建立一个分类表。
●增加节点
在分类字维护页面上的分类号和分类名称两个编辑框中分别输入分类号和分类名称，然后点击【增加节点】按钮即可。
●增加子节点
在分类字维护页面上的分类号和分类名称两个编辑框中分别输入分类号和分类名称，然后点击【增加子节点】按钮即可。
●删除节点
在分类表信息文本框内选择要删除的分类，然后点击【删除节点】按钮即可。
●修改节点
在分类表信息文本框内选择要修改的分类，在分类字维护页面就会显示当前分类信息，在分类字页面上修改需要修改的内容，然后点击【修改节点】按钮即可。
●连接符维护
即制定各级分类之间的连接符。例如：1－1－1、1.1.1等。
档案库管理
【档案库管理】功能提供用户针对本单位各全宗的档案管理情况，建立符合本单位档案管理需求的管理架构，例如：档案类型、各类型的管理层次（项目、卷、盒）、各层次的库结构（著录信息）、录入界面和录入方式等。
通过档案库设置，可以根据本单位档案管理实际情况，结合档案管理的制度和规范，形成符合本单位档案管理系统结构。第一次使用系统，必须通过【档案库管理】功能定制本单位的档案管理结构。
●添加档案类型
在【系统维护】—【档案设置】下，选择【档案库管理】项，如下图：
可以增加档案类型，维护档案类型的字段和录入界面。添加档案类型时，可以根据要求选择是否包含项目、案卷、分类表，如下图
用户也可以根据自己的需要添加字段，方法如下图：
●删除档案类型
选择要删除的档案类型，然后单击鼠标右键，在出现的操作菜单中点击【删除档案类型】即可。
●修改档案类型
选择要修改的档案类型，然后单击鼠标右键，在出现的操作菜单中点击【修改档案类型】即可，其中只能修改名称和备注信息
●字段维护
对已经存在的档案类型的项目库、卷库、件（文件）库结构进行修改。
●添加字段
选择要修改的档案类型和要修改的库，在工具栏上选择【添加字段】按钮，在库结构定义窗口中会出现空白行，然后输入字段名称，类型，长度即可。
●修改字段
在库结构定义窗口中直接单击字段即可在其上直接修改。
●插入字段
操作同添加字段。
●删除字段
单击选中要删除的字段，再选择工具栏上的【删除字段】按钮即可。
●复制库结构
选中要复制的档案类型的库，再选择工具栏上的【复制库结构】按钮即可。
●粘贴库结构
在进行过【复制库结构】后，选中要粘贴的档案类型的库，再选择工具栏上的【粘贴库结构】，即可完成库结构的复制。
●创建库
【创建库】是把添加字段、修改字段、插入字段、删除字段的工作保存到数据库中，所以每次修改了字段信息就要进行【创建库】操作。
●界面定义
在库结构定义完后，应该重新定义录入界面，虽然在创建库结构时已经自动创建了一个界面，但用户可定义具有个人风格的录入界面。该界面主要用于数据的录入以及查询时查看信息内容或通过卡片式查询时使用。注意，在定义录入界面之前，应首先创建相应的数据库。用户可以根据需要在录入界面中定义需要的各种事件，使录入工作更简单、容易，提高录入的速度及准确率。
●导出录入界面
选中要导出录入界面的档案类型的库，再选择工具栏上的【导出录入界面】按钮，在弹出的窗口中输入录入界面的保存名称，点击【保存】即可完成录入界面的导出。
●导入录入界面
选中要导入录入界面的档案类型的库，再选择工具栏上的【导入录入界面】按钮，在弹出的窗口找到录入界面文件的保存文件，点击【打开】，会提示“导入成功”，即可完成录入界面的导入。
文件库设置
与上述档案库设置相同，系统通过【文件管理】子系统提供针对归档文件（收文、发文和其它归档文件）管理的功能，也可以用于其它各类文件的管理和整理，可以实现部门文件的随办随归。
由于文件库的库结构（文件的著录信息）和档案库的不同，因此可以通过【文件库管理】功能实现对文件库的定义和设置，使得【文件管理】子系统符合不同单位对文件管理的要求。
文件库设置所涉及操作与档案库相同，在此不再赘述。需要特别说明的是，文件库的设置支持对库的分类，即在库结构相同的基础上，可以通过分类的方式来按年度等方式建立年度库等。
立卷设置
针对归档文件的整理，国家和各单位都有相关归档文件整理规则，用以规范归档文件的整理并规范档案信息的组织和管理工作。归档文件整理编目，最终形成档案的过程我们可以简称为“立卷”的过程，主要是针对归档文件按照一定的规则进行组织和整理，形成一件/盒或文件/卷为单位的档案，立卷设置就是针对归档文件整理规则，通过系统对归档文件的整理工作进行约束的。用户可以通过立卷设置，将本单位（行业）的归档文件整理规则通过立卷设置定制到软件系统中，以确保档案人员和兼职档案员在进行归档文件整理工作中严格按照规范进行整理和编目，形成规范的档案数据。
系统提供的【文件管理】中的【文件立卷】功能和【收集整编】中的【组卷】功能都会按照【立卷设置】确定的规则去实现归档文件的自动和辅助整理。
因此在立卷之前，应先定义好立卷的一些规则、立卷的对应关系、档案库的对应关系，
●选择档案库，设定卷内页数，选择案卷号的生成规则。
●定义分组字段，设定排序方式
档号设置
档号是案卷和文件的重要标识，不同单位也有不同的规则，【档号设置】功能提供给档案管理人员一个定义不同档案类型档号形成规则的工具。
选择要设置档号规则的档案类型库，在字段列表里选择需要的字段后双击即可，在连接符编辑框中输入连接符点击【添加】按钮，设置完成后点击【保存】完成设置，如下图：
对应字段设置
系统大量的归档文件在文件库和整编库中，其中将整编库中整理好的归档文件归入正式档案库这一过程并不需要对应字段设置，因为我们上文已经介绍过，整编库的数据字段结构与档案库是完全相同的。但由文件库归入到整编库的过程中，由于文件库的著录信息与档案库的著录信息之间的差异，因此需要
先定义好两个库之间的字段对应关系。
【字段对应设置】是定义在软件中文件转入整编库、编研时加入专题、案卷和文件级的跨级次取数等操作时数据的对应关系。
排序设置
系统可以将各个库中的文件按照一定规则自动进行排序，这样可以方便整理。
设置各个库的排序规则（升序或降序）；每个库按什么方式来排序，不同的用户有不同的排序方式，系统排序可完全由用户自己设置，如下图，在【档案业务列表】忠选择要设置的库，所选库的字段会列在字段列表中，选中要设置的排序字段，用鼠标拖拽到排序字段列表中，选择排序状态即可完成排序设置。
权限管理
●角色管理
每一个用户在档案系统中都会有一个相应的角色，管理原有管理员的角色，用户有用户的角色，在综合档案管理系统中，用角色来控制每一个用户的权限。
●用户和组管理
管理员可根据单位的部门来建立组；在每个组下建立属于组的用户，并赋予每个用户相应的角色。
●数据权限
数据权限用来控制档案的实体借阅、条目浏览、电子文件浏览打印和下载等权限。具体又可分为默认权限、规则权限和档案权限。
默认权限用来控制某一档案类型的所有档案的默认权限。
规则权限用来控制用户对某一档案类型的档案按照某一规则享有的权限，要选择权限控制的是归档前还是归档后，选择要给项目、案卷、文件还是电子文件赋权限，通过设置规则将相应的权限赋予用户；规则权限通常和默认权限一起配合使用，可以建立一套完整的用户权限设置方案。
档案权限一般用来进行临时赋权，可以赋予电子文件浏览、打印、下载、原文借阅权限，而且可以按照时间段或者次数赋予用户临时权限。
●网上赋权审批
网上赋权审批用来处理用户通过网页方式进行的赋权申请，如果通过审批，则用户申请的权限将生效，拒绝则不生效。要说明的是，用户在网页上申请的权限为按次数或时间段的临时权限。
数据维护
●日志管理
a)登录日志：这部分可以记载某个用户在什么时间，在哪台机器上登录过档案系统，依据这日志
可以对档案人员进行管理。
b)系统日志：这部分可以记载某个用户在登录到系统后，对档案数据进行了哪些操作，如果系统
出现一些数据丢失或者操作失误的事情，管理员可通过这个日志来查找出问题出现的时间及操作人员。
c)网页查询日志：这部分可以记载某个用户在网上进行的电子文件浏览和下载、档案条目的删除
纪录。
●回收站管理
这个模块是对已经删除的文件进行管理，所有删除的文件都存储在这个模块中，在这里可以对这些数据进行还原、删除等操作，在这里删除数据后，数据便无法恢复。
数据转换
【数据转换】功能可将用户原有的Excel表格、dbf数据等格式的历史数据转入档案系统，并支持通过ODBC等方式链接的其他数据源。
数据字典维护
【数据字典维护】提供对系统常用项的自由定义，如主题词、代码库；同时提供对辅助信息库，如综合信息库、编研库等管理。
【代码库管理】用来管理系统中公用的代码表，如密级、专业、部门等，这些表的内容在系统中多
次使用，而内容的范围有限，特别是在进行数据录入时，需要多次重复性输入，为此把它们设置为代码表，使其内容变为可选项而不必手工录入。
【主题词维护】用来维护系统的主题词库，在进行档案著录时，主题词项可以从“题名”字段忠自动提取。
【综合信息库管理】用来定义系统中相关辅助管理信息库的结构，如库房、设备、其他资料信息库等。
【编研库管理】用来定义编研信息库。
个人设置
一是可以密码修改功能进行用户口令修改，如下图。
二是可以通过其它设置进行系统默认输入法、电子文件挂接路径和数据显示字体的设置，如下图。
网页字段设置
网页字段设置用来控制用户在网页上进行著录和检索时，某些字段是否显示。
网页发布字段设置
用户可以根据需要，选择网页输出字段，选择后，在通过IE浏览时,在网页上进行档案检索时默认只显示用户选择的字段。
服务器配置
用来设置电子文件的存储方式，支持数据库方式和文件服务器方式（FTP）。
3.2、文件管理
文件管理是文档一体化的开端，本功能模块为办公室文书提供了一个简洁规范的收发文件管理界面，将文件的收发管理纳入档案管理的轨道，使文书在收发登记的同时，为日后的查询统计工作提供数据源，实现了“一次输入，反复利用”，在不增加办公室文书工作量的前提下，提高其工作效率，并且大幅度减少档案管理员的工作。
文件管理模块可以实现对文件的分类、登记、修改、删除，以及各种文件报表的打印等功能，文件的原件也可以在此模块中输入或引入系统，参加后续的立卷工作。
●文件管理界面如图
●文件登记
提供编辑、增加、删除和修改等功能，供用户完成文件的登记工作。
●数据检索
生产管理系统解决方案1、生产管理系统解决方案框
2、 生产管理系统是针对制造型企业的生产运营而开发的管理系统。生产管理系统主要包括订单管理、生产计划管理、成本管理、物料需求计划、采购管理、
库存管理、付款管理、质量管理、生产绩效等核心管理系统，实施生产管理系统能够提高了各组织部分管理的准确性，指导原材料定购，及时掌控各方数据信息，优化资金的合理使用，提高生产的效率和节省生产成本。 二、生产管理系统解决方案需求分析
社会的信息化的深入发展，各企业都在加快建设特信息网络平台的步伐。企业在处理采购、生产、成本管理、质量管理等重要环节方面，正在逐步加强 对利用信息化网络平台和计算机的利用。在企业生产管理中，对可视化信息的 需求十分迫切。比如，在安全防卫方面，企业需要再厂区、厂房、仓库以及各 交界处实施全天候视频监控及预警、录像系统；监管人员需要及时掌握各厂房 车间的流水线的生产情况；领导层也有了解各生产环节实时生产情况，现场语 音交流指导和处理突发状况的需求。 此外，制造行业的人力成本不断上升，而且人工处理缓慢，出错率高，因此企业对于生产管理软件开发提出了更高的要求，企业通过实施生产管理系 统解决方案，不仅促进企业生产社会化自动化要求，也是企业发展、减少成本 需要。另一方面，我国正处在粗放式经济增长方式向集约型转变的道路上，利 用生产管理软件来实现车间生产管理的信息化和生产管理的信息化，用生产管 理软件的精确管理控制代替手工的粗放式管理，更好的节约物料资源，降低产 品的成本，创造出最大的经济效益，不断地增强企业的核心竞争力。 三、生产管理系统解决方案 生产流程越来越复杂，使得企业越来越难以控制生产过程，对流程的 管理也随之缺乏灵活性；同时，社会分工越来越细化，生产工人对所从事的生 产的全过程也缺乏了解，因此也缺乏改变已有条件的积极主动性。 现在，企业生产有一种趋势向小型化、自治化的制造和装配单元发展，生产管理系统的生产计划和控制可以只对制造或者其他部门规定某个时间段应 该完成的粗略生产计划；具体的生产调度，如技术、分配、质量管理等功能都 分开控制完成，企业可以采用生产控制方法可以减轻负荷。
电子档案管理系统平台
目录 第一章系统概述 (3) 1.1系统背景 (3) 1.2建设目标 (3) 第二章系统功能 (3) 2.1 功能结构 (3) 2.2 基础设施 (3) 2.2.1档案类别设置 (3) 2.2.2 档案子类设置 (4) 2.2.3 样式设置 (4) 2.3 档案处理系统 (4) 2.3.1 档案扫描 (4) 2.3.2 档案处理 (4) 2.3.3 档案关联 (4) 2.3.4 档案审核 (4) 2.3.5 档案立卷 (4) 2.4 档案管理系统 (4) 2.4.1 档案借阅管理 (5) 2.4.2档案出库管理 (6) 2.4.3档案销毁管理 (6) 2.4.4档案综合管理 (7) 2.5档案资源系统 (7) 2.5.1 专题库管理 (7) 2.5.2 素材库管理 (7) 2.6档案查询系统 (7) 2.6.1 影像文件查询 (7) 2.6.2档案目录查询 (8) 2.6.3档案使用情况查询 (8) 2.6.4档案处理进度查询 (8) 2.7 系统管理 (8) 2.7.1 用户管理 (8) 2.7.2 权限管理 (8) 2.7.3 系统维护 (8)
第一章系统概述 1.1系统背景 影像档案管理系统提供了一个电子化手段，将往来的各类文档及资料进行电子化处理、归档，通过系统建立与各类相关信息的索引，使得办理事务时，可以非常方便的调用各种资料，提高工作效率。1.2建设目标 通过建立档案处理、档案查询、档案管理、档案资料等功能模块，实现档案管理的信息化和电子化管理。 1、规范管理 2、减少重复投入 3、科学管理 4、方便使用 第二章系统功能 2.1 功能结构 长期以来，艺纸张等非数字化介质为载体的档案信息资料只能以实物的形式放入档案室中，这给档案管理、应用带来很多难题：首先，实物档案资料随着档案资料数量的增大，安全存储这些实物档案要耗费大量的人力、物理和财力；其次，档案资料的实物形式限制了流通效率，存档资料复用率低。 2.2 基础设施 2.2.1档案类别设置
通用档案电子化综合管理解决方案 一、前言 随着计算机技术的迅速发展和广泛应用，社会各行业的档案资料从原有单一的纸质档案发展为包括纸张、电子文件、声、像、视频等各种类型的多媒体档案。对档案资料进行数字化综合处理、电子文件网络化归档、文档密级管理、授权管理及网上安全查询利用是档案管理发展的必然趋势。 我公司总结了多年以来在工商、医疗、档案馆等行业的档案管理系统开发经验，不断求实创新，同时深入分析并概括总结了各行业档案管理工作的异同，严格遵循国家档案局档案工作标准，面向社会各界档案管理部门推出了专业完善的《电子档案综合管理解决方案》。 本文将从文档数字化开始，内容涵盖电子档案的存储、归档、检索等方面，为用户提供专业完善的一体化解决方案。 二、文档数字化 2.1纸质档案资料数字化 纸质档案数字化，就是将纸质档案(含照片)资料通过扫描、OCR识别、排序标引转化为基于文字和图像信息的数字档案，并备份到光盘或磁盘设备中，用于长期保存。 ◆文档扫描 采用标准的TWAIN、ISIS编程接口，直接控制各类扫描仪，自动实现图像压缩；支持平板和连续两种扫描方式，能够扫描A3、A4等多种幅面的档案。 支持黑白二值、灰度和彩色等多种图像格式，有盖章、照片的页面采用灰度或彩色图像处理。分辨率可灵活设置，一般为200DPI以上。 ◆图像压缩 每卷档案作为一个图像文件，采用TIFF多页存储格式，能将任意多页的黑白二值、灰度、彩色、各种不同幅面图像压缩到一个图像文件中。 ◆黑白图像采用TIFF CCITT_GROUP4或国际最新标准JBIG格式。灰度、彩色图像采用JPEG（YUV4:4:4）或国际最新标准JPEG2000格式。200DPI，A4幅面，黑白二值图像压缩效果：TIFF。CCITT_GROUP4，平均每页大小为20K左右；JBIG平均每页10K左右。对于灰度和彩色图像，JPEG2000格式的压缩率比JPEG高30%左右。 ◆智能OCR识别 对于较为规范的印刷体及表格类型的原文材料，可通过在排序索引处理过程之前进行自动的OCR标引识别和OCR全文识别。具体特点： 识别字体多：识别宋体、仿宋、楷体、黑体、魏碑、隶书、圆体、行楷、行书等近百种字体。 识别功能强大：支持印刷文稿、纯英文、中英文混排、较工整的手写文稿等多种类型。对印刷材料的识别率达98%以上。 识别速度快：在普通配置的计算机上印刷体汉字达120字/秒以上。
电子档案管理系统 二○一六年十月
第一章系统简介 第一节研发背景 随着各行业各领域的信息化水平的不断提高以及档案管理工作日益受到重视，档案管理信息化的重要意义和作用越来越被广泛认同。另外，随着档案管理信息化的工作全面深入地开展，人们对档案信息化的认识不断深入和提高。这样，对档案管理信息系统的定位提出了越来越高的要求，同时也面临着许多新的更高的问题。档案管理信息化主要面临着如下新的应用需求和挑战： 档案类型繁多、层出不穷。档案管理信息系统需要管理的档案种类越来越多、越来越复杂，几乎涉及到了各行各业所有的档案信息，包括实体档案和电子档案，这要求档案管理信息系统几乎要包容所有的档案实体类型和电子档案类型，并能管理好。同时，还要适当兼容将来可能出现的档案实体类型和电子档案类型。 信息档案化。各行各业的大多数单位都建立了各种信息系统，但在经过一定的产生和利用后，这些系统中的信息累计得越来越多，这些信息系统的电子信息的出口却是一个重大问题，需要按档案管理规章制度的要求归档到档案管理系统中。 企业级应用。在较大的集团化行业或单位中，存在着多级单位管理和跨地域单位管理的要求，因而，档案管理信息系统不再是管理某一具体单位的封闭的系统，而应具有跨地域管理全集团、全行业的能力。 开放性应用。档案管理信息系统不再是一个简单的封闭的管理系统，它应是整个信息化平台中的重要应用系统。它需要与几乎所有的信息系统、尤其是业务系统进行一体化联接，实现信息的双向流动和共享。因而，要求档案系统具有良好的开放性和数据兼容能力。 档案管理工作前移，为现实工作服务。档案管理信息系统不再被认为是起到保管过期资料的作用，而被要求深入到各个业务过程中，从信息的产生阶段和现行阶段就介入，以便为现实工作服务。这样就要求档案管理工作前移，与各项工作紧密结合。 新应用要求和新技术集成。随着档案管理应用需求的不断深入，需要集成进入更多的新技术成果。这要求档案管理信息系统具有良好的可扩展性，以便集成新的应用技术。 异构数据海量存储。在档案管理围不断扩大、应用不断深入的同时，不得不面临日益增长的海量档案数据的存储问题，并且这些档案数据是异构的多种类型的。因而，要求档案管理信息系统具备灵活高效的存储体系结构。 针对上述出现的新的问题和要求，我们在总结17年档案管理软件开发经验和技术储备的基础之上，投入了大量的人力和物力，开发和完善电子档案管理系统档案管理信息平台，并在此基础之上，开发了针对
企业电子档案管理平台建设方案 大连恒智科技发展有限公司
目录 一、建设背景 (3) 二、建设目标及内容 (3) 三、建设方案 (4) （一）企业电子档案管理系统建设方案 (4) 第一节系统管理 (4) 第二节档案收集 (6) 第三节档案整理 (8) 第四节档案管理 (10) 第五节档案利用 (10) 第六节档案借阅 (11) 第七节审批流管理 (12) （二）企业档案数据资源建设方案 (12) 第一节工作内容 (12) 第二节工作标准 (13) （三）应用及存储体系建设方案 (15)
一、建设背景 什么是档案？档案是人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。随着国家经济的飞速发展，我们已然迎来了大数据时代。随之而来的，人们越来越重视信息，越来越重视档案，越来越重视档案的保存、利用及档案信息化的发展。 我国早在2000年的全国档案工作会议上，就已经提出：“大力加强档案信息化建设”。并在随后的几年里发布了《全国档案信息化建设实施纲要》、《电子公文归档管理办法》、《关于加强档案信息资源开发利用工作的意见》、《数字档案馆建设指南》、《数字档案室建设指南》等一系列文件。 2017年9月国家档案局正式发布了《企业数字档案馆（室）建设指南》。企业档案是企业生产、经营、管理活动的真实记录，是企业有形资产的凭证和无形资产的组成要素。越来越多的企业开始懂得档案的重要性，懂得档案信息化的价值，纷纷加入了建设“企业数字化档案馆（室）”的队伍档案中。 二、建设目标及内容 （一）建设目标 通过企业数字档案馆（室）的建设，实现企业档案工作提质增效与创新发展，全面提升档案管理、开发共享服务能力，促进企业提高管理水平，增强核心竞争力，为企业持续健康发展提供有力支撑。 （二）建设内容 1、建设企业电子档案管理平台系统 企业数字档案馆（室）将档案管理业务流程固化在电子档案管理系统中，实现数字档案资源的自动化管理，档案的收、管、存、用通过信息技术手段来实现。 2、建设企业档案数据资源库 通过对企业各类信息系统中形成的电子文件归档和对纸质等传统载体档案进行数字化加工，以数字形式存储各种档案信息，并应用于电子档案管理系统中。 3、建设应用及存储体系 企业电子档案管理系统的建设需要网络环境、扫描设备、服务器、存储和应
AMBITION-质量追溯管理系统介绍 安必兴质量追溯管理系统（Quality Traceability Management），简称AMBITION-QTM系统。 1. 企业产品质量质量管理面临的挑战 产品生产时存在品种多、批量小的客观情况，一个批次零部件往往用在多个产品型号、不同批次订单生产中。当制造过程或市场质量异常时，当调查出某批次元器件存在问题时，为了锁定问题零部件的具体用在什么订单？哪几个批次？产品条码号明细？需要手工对现有大量的纸面产品流程卡、领料单等信息展开过滤、清查。往往浪费大量人力及时间，造成异常发生后不能快速响应、效率低下，甚至有时候等调查清楚时发现存在潜在风险的产品已经发货，对公司的品牌建设及售后成本都造成很大损失。 随着投入市场的产品不断累积、增加，手工纸面产品追溯效率及准确性问题日益显现产品质量追溯的准确性和效率问题日益凸显，迫切需要建立一套完善的产品质量追溯系统。 2. 安必兴-质量追溯管理解决方案业务模型介绍 安必兴对汽车、电子、食品、军工、电池等行业产品质量追溯需求，结
合多年质量管理信息系统实施经验，对追溯系统展开了系统的业务逻辑及产品功能设计。追溯系统实现的关键是如何采集需要追溯的产品质量信息，并通过什么关联关系实现信息间的逻辑关联和匹配。 系统通过对销售信息、生产过程信息、入厂检验等信息的系统采集、集成，实现从客户订单号到产品生产批次号及装配零部件批号的全面贯通，进而实现产品追溯信息的正反向查询和追溯。进而满足汽车等行业“3分钟”质量追溯的行业管理要求需要。 安必兴质量追溯系统逻辑示意图如下： 3. 安必兴质量追溯系统功能 安必兴条码追溯系统具有条码规则自定义、采集点配置、条码生成/打印、追溯信息采集追溯查询（含正反向查询）、追溯模式维护、追溯件采集工序维
数字化档案管理系统 方案书
专业word可编辑
专业word 可编辑 3.3.2.1档案保管期限鉴定 ........................................... 30 3.3.2.2密级鉴定 .................................................. .3.3 3.3.2.3档案回收站 ................................................. 33. 目录 方案背景 设计目标 7. 设计理念 . 9. 系统特点 .1.0. 四功能介绍 .12 1登陆界面 13 2系统界面布局 13 3功能说明 14 3.1全宗管理 ................................................................ 1.4 .... 3.2档案录入 ................................................................ 1.5 .... 3.2.1立卷归档 ........................................................ 18 .... 3.2.2以件归档 ........................................................ 25 .... 3.3档案整理 ............................................................. 26 ...... 3.3.1档案整理流程 .................................................... 27 3.3.2鉴定及回收站 .................................................... 30 .... 4档案检索 ................................................................ 34 ...... 4.1直接检索 .......................................................... 34 ..... 4.2组合检索 .......................................................... 37 .....
1.警公务车辆管理系统 覆盖省局及下属各所警公务车辆管理，实时分类查看车辆状态，方便相关科室的车辆档案和驾驶员档案管理工作，便于车辆调动工作，并对车辆保养、驾照年审、年检、保险到期自动提醒，将以前被动工作转为主动性工作，切实提高工作效率，从而实现车辆出入登记、申请和日常维护工作实现信息化管理，系统支持多级别管理功能，即上级单位可实时监督查看下级单位车辆使用情况，从全局掌握车辆动态信息。 1.1.系统特点 先进的J2EE技术架构 系统采用最先进的J2EE架构研发，集成了目前软件业最流行的AJAX技术、Spring技术、Hibernate技术等，支持跨平台和跨数据库应用，采用了B/S架构和多层组件化开发技术，系统可以运行在Internet、VPN、专用网络等网络环境，数据传输和交换完全符合国际XML标准语言。 丰富、快捷的主页功能 系统提供了功能强大的主页功能，可实时查看车辆的状态信息和到期提醒、行车动态等信息，主页上提供方便的快捷右键操作功能，基本可完成日常的车辆调度、车务管理等操作，不用查询菜单，操作简便。 功能完善 系统根据行政事业单位实际需求设计研发，从日常的出车管理到加油管理、规费管理、二维、安全教育等，包含行政事业单位车辆管理的方方面面。
支持多级管理功能 系统引入级别管理理念，不但适用于单个单位的应用，还适用于有级别关系的多单位应用，可实现从上到下的分级管理，有利于管理者从全局管理单位车辆。 1.2.系统功能 1.2.1.系统主页 车辆动态 车辆动态实现对单位用车的情况进行综合展现，内容包括车辆状态、今日车辆动态、本周车辆动态和本月车辆动态。其中包括动态消息、今日动态、本周动态、本月动态的功能。 动态消息 实现对车辆的实时状态监控，提供出车状态时的出车时间、驾驶员、用车申请人、用车部门、目的地、出车事由和预计返回时间。 实现对车辆动态内的车辆按查询条件进行显示，方便对车辆进行分类管理和统计。 实现在车辆动态模块内快速的可对车辆进行相关业务的处理，提供用车申请、派车登记、收车登记、维修登记、维修缺车、车辆加油、车辆交费、车辆保养、车辆违规、车辆事故、车辆年检、车辆保险和车辆档案查看，实现一个模块，全局监控、全局管理。
企业电子档案管理平台建设方案 恒智科技发展
目录 建设背景 (3) 建设目标及容 (3) 建设方案 (4) 一）企业电子档案管理系统建设方案 (4) 第一节系统管理 (4) 第二节档案收集 (7) 第三节档案整理 (10) 第四节档案管理 (12) 第五节档案利用 (13) 第六节档案借阅 (14) 第七节审批流管理 (15) 二）企业档案数据资源建设方案 (15) 第一节工作容 (15) 第二节工作标准 (16) 三）应用及存储体系建设方案 (18)
、建设背景 什么是档案？档案是人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。随着国家经济的飞速发展，我们已然迎来了大数据时代。随之而来的，人们越来越重视信息，越来越重视档案，越来越重视档案的保存、利用及档案信息化的发展。 我国早在2000 年的全国档案工作会议上，就已经提出：“大力加强档案信息化建设”。并在随后的几年里发布了《全国档案信息化建设实施纲要》、《电子公文归档管理办法》、《关于加强档案信息资源开发利用工作的意见》、《数字档案馆建设指南》、《数字档案室建设指南》等一系列文件。 2017 年9 月国家档案局正式发布了《企业数字档案馆（室）建设指南》。企业档案是企业生产、经营、管理活动的真实记录，是企业有形资产的凭证和无形资产的组成要素。越来越多的企业开始懂得档案的重要性，懂得档案信息化的价值，纷纷加入了建设“企业数字化档案馆（室）”的队伍档案中。 二、建设目标及容 （一）建设目标 通过企业数字档案馆（室）的建设，实现企业档案工作提质增效与创新发展，全面提升档案管理、开发共享服务能力，促进企业提高管理水平，增强核心竞争力，为企业持续健康发展提供有力支撑。 （二）建设容 1、建设企业电子档案管理平台系统 企业数字档案馆（室）将档案管理业务流程固化在电子档案管理系统中，实现数字档案资源的自动化管理，档案的收、管、存、用通过信息技术手段来实现。
电子文档信息管理系统 解决方案
山东东昀电子科技有限公司
目录 1. 系统功能模块的划分和各模块的设计 (1) 1.1总体功能设计 (1) 1.2信息管理 (4) 1.2.1 数据录入 (5) 1.2.2 文件上传、下载 (6) 1.3日常管理 (7) 1.3.1 检索查询 (7) 1.3.3 统计报表 (8) 1.4视频资料管理 (10) 1.4.3 媒体文件资料管理 (10) 1.5系统设置 (11) 1.5.1 建立符合用户要求的文档管理结构 (11) 1.5.2 对现有文档管理系统的其他设置 (12) 1.6系统安全 (13) 1.6.1 用户管理 (14) 1.6.2 角色管理 (14) 1.6.3 权限管理 (14) 1.7日志管理 (17) 1.8数据存储和备份 (18) 1.8.1 数据存储 (18) 1.8.2 数据备份 (20)
1. 系统功能模块的划分和各模块的设计1.1总体功能设计 如图所示：
电子文档信息自动化管理系统总体设计如上面的系统逻辑架构，根据文档管理工作的分工不同分为：信息采集、日常管理、信息服务、系统安全、系统设置、软件接口六个部分。 其中信息采集、日常管理和信息服务三部分包括了用户文档信息管理的主要业务内容，实现了文档信息的收集整理、日常管理和利用服务的网络化和电子化。 信息采集主要负责文档信息的整理、编目与电子文件的自动挂接，完成文档信息的收集、录入和数字化工作。 日常管理部分主要完成电子文档的鉴定、销毁、移交、编研、征集等工作，同时可以辅助实体管理、形成文档的目录、进行借阅、利用、统计等管理工作。 信息服务主要通过简单方便的方式，为用户提供快捷的文档信息服务。 系统安全则充分保证了文档系统和数据的安全性，使对电子文档信息的安全管理能够控制到每一具体功能操作和每一具体文件。 系统设置部分为用户搭建符合自身文档信息管理需要的文档管理结构提供了定制工具，可以让用户自己量身定制本单位的文档管理结构，无论是从眼前，还是从长远考虑，都将比
电子文件、电子档案、OA三者的区别 作者：薛馨枫 概念澄清 电子文件和电子档案是电子信息实体，而办公自动化（OA）是信息管理系统，这三个概念不能放到一起比较。 办公自动化系统（OA）, 电子文件管理系统和电子档案管理系统可以放到一起比较，这三个系统边界很清楚。 电子文件与电子档案 （一）电子文件 是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。 《电子文件管理系统通用功能要求》GB/T 29194 《电子文件管理暂行办法》中办国办厅字〔2009〕39号 （二）电子档案 是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件。 《电子档案移交与接收办法》国家档案局档发[2012]7号 办公自动化系统、电子文件管理系统与电子档案管理系统 （一）办公自动化系统（OA） 利用现代通信技术、办公自动化设备和电子计算机系统来实现日常事务处理、信息管理
和决策支持的综合自动化计算机应用系统，英文缩写OA。 （二）电子文件管理系统 是应用于电子文件形成单位的，旨在捕获电子文件并实施维护、利用和处置的专业系统。《电子文件管理系统通用功能要求》GB/T 29194 （三）电子档案管理系统 是一个采用档案电子化、影像数字化、办公无纸化以及信息网络化等先进技术，实现包括档案文件、声音、影像、文本在内的多媒体档案资源的存储和查询检索的计算机应用系统。 电子文件与电子档案的区别 “文件”涵盖从文件产生、流转、到最终永久保存或销毁的文件全生命周期，其中具有保存价值的文件被称为“档案”。电子文件是文件的电子形式，电子文件包含电子档案。 电子文件电子档案 （一）价值的区别 电子文件具有凭证价值，而电子档案除凭证价值外，还具有保存价值。 （二）文件生命阶段涵盖的区别 电子档案特指归档后的文件生命阶段，而电子文件则涵盖整个文件生命周期。 电子文件的归档 “归档”是按照国家规定将具有保存价值的电子文件及其元数据的保管权交给档案部门的过程。 《电子档案管理基本术语》DA/T 58—2014 《电子文件归档与管理规范》GB/T18894-2002对电子文件的归档与管理要求如下：（一）归档要求
电子文档信息管理系统 解决方案 山东东昀电子科技有限公司
目录 1. 系统功能模块的划分和各模块的设计 (1) 1.1总体功能设计 (1) 1.2信息管理 (4) 1.2.1 数据录入 (5) 1.2.2 文件上传、下载 (6) 1.3日常管理 (7) 1.3.1 检索查询 (7) 1.3.3 统计报表 (8) 1.4视频资料管理 (10) 1.4.3 媒体文件资料管理 (10) 1.5系统设置 (11) 1.5.1 建立符合用户要求的文档管理结构 (11) 1.5.2 对现有文档管理系统的其他设置 (12) 1.6系统安全 (13) 1.6.1 用户管理 (14) 1.6.2 角色管理 (14) 1.6.3 权限管理 (14) 1.7日志管理 (17) 1.8数据存储和备份 (18) 1.8.1 数据存储 (18) 1.8.2 数据备份 (20)
1. 系统功能模块的划分和各模块的设计1.1总体功能设计 如图所示：
电子文档信息自动化管理系统总体设计如上面的系统逻辑架构，根据文档管理工作的分工不同分为：信息采集、日常管理、信息服务、系统安全、系统设置、软件接口六个部分。 其中信息采集、日常管理和信息服务三部分包括了用户文档信息管理的主要业务内容，实现了文档信息的收集整理、日常管理和利用服务的网络化和电子化。 信息采集主要负责文档信息的整理、编目与电子文件的自动挂接，完成文档信息的收集、录入和数字化工作。 日常管理部分主要完成电子文档的鉴定、销毁、移交、编研、征集等工作，同时可以辅助实体管理、形成文档的目录、进行借阅、利用、统计等管理工作。 信息服务主要通过简单方便的方式，为用户提供快捷的文档信息服务。 系统安全则充分保证了文档系统和数据的安全性，使对电子文档信息的安全管理能够控制到每一具体功能操作和每一具体文件。 系统设置部分为用户搭建符合自身文档信息管理需要的文档管理结构提供了定制工具，可以让用户自己量身定制本单位的文档管理结构，无论是从眼前，还是从长远考虑，都将比
1.1 档案业务综合管理系统设计 1.1.1 系统设计原则 XX市数字档案馆系统是一个综合的、可扩展的网络应用系统，其功能涵盖了档案的数字化加工和数字档案信息的采集、处理、存储、组织、发布、利用以及系统管理全过程，为了实现项目建设目标，我们确定如下总体设计原则：
1.1.2 应用系统说明 应用系统名称应用说明 档案资源采集系统 实现档案数据著录、上报数据接收、历史数据导入、数字化成果接收等多种方式收集档案信息资源，对不同来源的档案资源进行采集和整理，充实和扩大档案核心资源数据库。建立起包括文书、科技、照片、声像等传统档案和人物、婚姻等专题档案以及政府公开信息、现行文件、各类资料在内的目录数据库和电子文件数据库。并对采集数据进行初步规范化处理。 档案资源管理系统 实现对实体档案文件、电子档案文件、资料及现行文件等的标准化、规范化管理，提高档案馆馆藏数据的质量和管理工作效率，保证档案的安全和电子文件的真实、完整和有效。通过档案整理、保管、鉴定等实现档案的永久保存。 档案资源利用系统 实现对档案馆藏数据的利用管理，为档案管理人员和社会公众提供多样化的检索功能和利用功能，利用范围包括电子档案信息和
1.1.3 档案资源采集系统1.1.3.1 功能模块划分 1.1.3.2 基本功能概述
1.1.3.3 详细功能描述 1.1.3.3.1 档案著录 档案著录主要实现对各门类档案数据的著录功能，包括档案目录著录以及实体档案的数字化加工及文件挂接等。 1.1.3.3.1.1数据著录 系统提供档案目录普通界面著录、网格录入等手工著录模式。 普通界面著录允许档案管理员通过系统维护管理功能进行各个类别档案著录界面自定义，包括设定著录字段的位置、长度、默认值、字体大小、标签颜色
电子档案管理系统有哪些 电子档案管理系统有哪些？现在市面上有很多电子档案系统，那么我们怎么在当中选择适合我们的系统呢？选择电子档案系统首先需要从系统的功能性、系统的实用性、系统的操作性上来选择，下面由小编来介绍百泰科技所研发的“电子档案管理系统” 广东百泰科技有限公司为了干部档案数字化建设，丰富干部档案工作和改进服务手段，为干部提供多样化、高水平的服务。特地研发了百泰电子档案管理系统。 一、系统概述 按照国家干部档案管理规范，实现干部档案电子化管理，系统内置标准化档案目录、档案名册、标签的制作功能，覆盖了档案登记、目录打印、名册输出、查阅借阅、转入转出、收发档案等一系列功能，并提供档案材料欠缺情况，通过网络及信息化技术实现档案材料的电子化管理，避免档案磨损、丢失、恶意修改、信息泄密等问题，加强档案的保护，实现档案无损管理，确保档案材料完整、安全，为领导和档案工作人员提供快速、准确查阅干部资料的途径，提升单位干部档案管理的工作效率和管理水平。 二、功能结构 主要功能包括：接收档案、接收档案材料、目录打印、阅档管理、借档管理、转档管理、名册管理、上报接收资料、工作日志、安全管理、系统管理、与干部信息管理系统无缝连接、接收或生成报上级单位、市委或省委组织部格式目录资料等功能。可生成常用表格、资料，提供档案材料欠缺情况，并提供强大的备份功能，有效保证重要数据不被遗失。
三、系统特点 1.专业的目录打印：专业定制的目录打印，默认为16K纸打印，支持B5纸和A4纸打印，可完成奇数页偶 数页套打印、自动空行，自动生成页码等。 2.完善的数据上报与交换：可以向省委、市委直接汇报数据，可接收下级单位上报的数据，上报数据内容 可以包括档案目录、材料和档案原始图片，可导入旧档的Excel文件。 3.定制的档案查阅：通过授权可以让外单位人员查阅电子档案，缩短查找原始档案的时间，减少原始档案 的磨损，管理员可以设置查阅时间，查阅的内容。本人不可以查阅本人的档案。 4.全面的功能集成：电子档案系统已由单机版全面升级为网络版，功能更丰富，并可以与干部信息管理系 统完美集成。 四、用户评价 由于电子档案管理系统严格按中组部档案管理规范，全面结合人事档案管理工作的实际需求而进行开发，目前已有数百家单位使用，并得到用户一致好评，以下为用户评价摘录： ☆我单位的档案管理评级一直通不过，使用电子档案系统之后，进行了规范化管理，顺利通过了评级。
******人民法院 档案管理信息系统建设方案
目录 、概述 (3) 1.1 建设背景 (3) 1.2 建设目标 (3) 1.3 建设内容 (4) 1.4 建设依据 (4) 2、系统总体设计 (7) 2.1 系统业务架构 (7) 2.2 系统技术架构 (8) 2.3 技术路线选择 (11) 2.4 系统部署架构 (13) 3、系统功能设计 (15) 3.1 档案管理 (16) 3.1.1 档案接收 (16) 3.1.2 档案著录 (18) 3.1.3 影像文件(电子原文)挂接 (22) 3.1.4 回收站管理 (24) 3.1.5 鉴定销毁 (25) 3.1.6 库房管理 (30) 3.1.7 档案查询 (33) 3.1.8 档案统计 (37) 3.1.9 档案备份 (43) 3.2 库存诉讼档案挂接管理 (43) 3.2.1 建立诉讼档案规范 (43) 3.2.2 开发挂接程序 (51) 3.3 本院档案借阅平台 (52) 3.3.1 电子卷借阅 (52) 3.3.2 实体卷借阅 (57) 3.4 对外查阅电子卷平台 (61) 3.5 法院间档案调卷平台 (65) 3.5.1 调卷申请 (66) 3.5.2 调卷审批 (67) 3.5.3 发送请求 (67) 3.5.4 接收请求 (67) 3.5.5 调卷反馈 (68) 3.5.6 调卷浏览 (69) 3.6 其他系统调卷平台设计 (69) 3.6.1 系统概述 (69) 3.6.2 信息交换系统流程 (69) 3.6.3 开发环境说明 (70) 1
3.6.4 影像浏览接口说明 (70) 3.7 系统管理 (72) 3.7.1 机构管理 (72) 3.7.2 用户管理 (73) 3.7.3 角色管理 (74) 3.7.4 权限管理 (74) 3.7.5 分类码表维护 (75) 3.7.6 档案卷目设置 (76) 3.7.7 档案类型设置 (76) 3.7.8 流程定义 (77) 3.7.9 日志管理 (78) 2
XXX技术有限公司二〇〇九年八月档案管理系统 产品白皮书
目录 概要 (4) 一、产品背景 (5) 二、产品特点 (6) 三、产品市场定位 (7) 3.1用户对象定位 (7) 3.2技术定位 (7) 3.3功能定位 (7) 四、系统体系结构 (8) 4.1系统拓扑结构 (8) 4.2软件体系架构 (8) 4.3软件界面截图（C/S版本） (10) 五、系统主要功能 (11) 5.1案卷管理子系统 (11) 5.2编目整理子系统 (12) 5.3检索查询子系统 (12) 5.4借阅管理子系统 (13) 5.5辅助管理子系统 (13) 六安全保护技术 (15) 6.1客户端安全设计 (15) 6.2服务器端安全设计 (15) 6.3传输安全设计 (16) 七、数据库数据安全 (17) 7.1系统的备份策略 (17) 7.2系统的恢复策略 (18) 八运行环境 (19) 8.1服务器环境要求 (19) 应用和数据库服务器，建议运行环境/软硬件配置:.... 错误!未定义书签。
8.2客户端环境要求 (19) 九公司简介 (20) 9.1 基本情况 (20) 9.2 公司文化 (20) 9.3 经营宗旨 (20) 9.4 技术支持服务计划 (20) 专业技术服务内容 (21) 支持服务计划 (21)
概要 本系统是为厂矿企业、高等院校的档案管理的电子化提供信息化的产品，各个企事业单位，档案数量非常巨大，归整复杂，人工查询速度慢，无法产生应有的效益，工作效率低下，并且由于大部分档案信息在保存期间受制于档案保存环境影响，以及档案利用者的重复调用影响，有可能造成原件的受损或破坏，为档案的复查以及重复利用带来极大的困难。 本产品是针对上述背景对现行手工档案管理的信息化支撑方案。本产品采用目前先进的软件开发体系结构、计算机语言和中间件技术体系进行研发，在确保安全的前提下，与现有管理软件相接驳，获得相应的数据支持。提供档案管理的全部功能、和丰富的备份手段，满足企事业单位各级管理部门的需要。 本产品应用范围涉及档案管理部门、各级管理部门、信息化支撑部门。
档案管理系统方案(2)1 领航档案管理系统方案建议书 一、应用背景 随着信息化的发展，现在各行各业的原有纸质文档管理逐步向电子文档管理过渡。作为客户的档案，除客户的办理需要外，还得按国家规定还要对各类单据进行分类归档管理，以备日后业务查询。 建立档案电子化管理，可以有效对旧有档案进行稽核检查，便于档案管理。 二、系统概述 根据实际情况我们将以高起点、高标准为目标，追求效益最大化，追求一流的质量。项目在规划和实施过程中，需要体现“统一规划、分步实施、资源共享、确保安全”的原则，立足“资源服务和业务管理”的宗旨，即按各门类档案的管理规则，运用计算机技术方便、高效、可靠地管理档案资源,建立一整套完整的电子档案库。提供快速稳定的查询方式和数据共享接口。 档案管理系统的建设还需要体现如下特征： 统一性，建立形成一套统一的档案管理规范，并可以以此为基础实现上下级之间的信息共享和交互。 权威性，在确保安全的基础上，通过规范的操作方式，保证数据的一致、完整。 高效性，提供快速高效准确的智能检索功能和管理手段。 安全性，从技术和管理上确保网络和涉密档案资源信息的高度安全性。
可靠性，提供7 天×24 小时不间断服务。 综上所述，领航档案管理系统建设方案：建立一套规范的、准确的、先进的电子档案管理系统，提供一套相应的解决方法和数字化建设的（硬件、软件）系统工程，具备档案电子化、档案管理、权限控制、WEB 查询检索。 要建立一个完整的电子档案管理系统对现在存在的大量历史档案是启动该系统的必须完成的前期准备工作。成功处理用户所有的历史库存档案，并完成每天新增业务档案的处理，实现档案管理新模式。目标实现以后,原来所有纸质档案的大量日常查询调阅工作将被电子化的档案及其全新的查阅形式所取代，纸质档案将被长期封存，档案库房内部人员进入的频率也大幅度下降，库房内部环境的自动监测和控制的要求则显得日益重要。因此。档案电子化后，档案库房的数 字化综合管理和数字化档案中的客户挖掘将是我们今后长期的目标。 三、文档管理系统解决方案 1、方案简介 领航文件档案管理系统是一套基于b/s结构的文档管理系统,用于集团内部对重要文件的共享、管理、保存。实现集团内部文件的共享、授权访问。其尤其适用于政府、集团公司的相关单位。其核心是文件资料的加密保存、自动备份、授权访问、全文检索。文件资料是加密保存在服务器上的，当非法用户绕过系统直接登录到服务器上时，即使得到了文件也不能查看文件的内容。 2、系统业务流程 3、基本功能 A、档案管理
芜湖市信息化项目建设方案 （一类） 项目名称：芜湖市档案信息管理系统申报单位（盖章）：芜湖市档案局 项目起止日期：2012年1月至2012年12月 芜湖市档案局（馆）编制 年月日
第一章项目概述 1、项目名称 芜湖市档案局档案信息管理系统 2、项目建设单位和负责人、项目责任人 芜湖市档案局（馆） 3、项目建设方案编制依据 主要依据： 1)《中华人民共和国档案法》要求各级各类档案馆应采 用先进技术，实现档案管理的现代化。安徽省档案局、 芜湖市档案局“十二五规划”明确提出要加强档案档 案工作信息化建设。《全国档案信息化实施纲要》对档 案信息化工作有明确要求。 2)贯彻落实科学发展观，践行“以人为本，执政为民” 理念，充分发挥档案局现有信息系统作用，提高工作 效率和工作水平，更好地为群众服务，需要建设档案 信息管理系统。 3)充分挖掘档案资源的潜在价值。通过采用先进技术手 段对档案资料进行收集、整理和管理，实现档案资料 价值的增值，为经济社会发展提供全方位的服务。 综上所述，根据芜湖市财政局财行《关于申报2012年度信息化建设项目的通知》（…2011?258号）要求，特编制本方案。 4、项目概况
档案信息管理系统作为数字档案馆系统的核心部分，在对现有的目录系统进行升级改的基础上，使之与全文数字化系统、多媒体档案管理系统、电子文件中心系统对接，实现对各类档案资源的全面统一的管理与利用。 第二章项目建设单位概况 1、项目建设单位和机构职能 芜湖市档案局（馆）是市委、市政府直属事业单位，行使档案行政管理和保管利用两个职能，既主管全市的档案事业，对辖区内机关、团体、企事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导，又负责接收、收集、整理、保管和提供利用全市范围内的档案。内设办公室、指导科、法宣科、管理科、编研科五个职能科室，公务员编制20人，其中信息化专职人员1人，兼职1人。 2、项目实施机构与职责 项目实施机构由芜湖市档案局自行组织实施，主要职责为：制定项目建设计划，组织相关采购，负责项目建设期间的沟通协调、项目完成后验收和完善、最终系统的使用和日常维护等。 第三章项目建设的必要性 1、项目提出的背景和依据 运用现代信息技术改造传统工作模式，是提高工作效率、提升工作水平的必由之路，也是满足人民群众日益增长
实用文档 电子档案管理系统 二○一六年十月
第一章系统简介 第一节研发背景 随着各行业各领域的信息化水平的不断提高以及档案管理工作日益受到重视，档案管理信息化的重要意义和作用越来越被广泛认同。另外，随着档案管理信息化的工作全面深入地开展，人们对档案信息化的认识不断深入和提高。这样，对档案管理信息系统的定位提出了越来越高的要求，同时也面临着许多新的更高的问题。档案管理信息化主要面临着如下新的应用需求和挑战： 档案类型繁多、层出不穷。档案管理信息系统需要管理的档案种类越来越多、越来越复杂，几乎涉及到了各行各业所有的档案信息，包括实体档案和电子档案，这要求档案管理信息系统几乎要包容所有的档案实体类型和电子档案类型，并能管理好。同时，还要适当兼容将来可能出现的档案实体类型和电子档案类型。 信息档案化。各行各业的大多数单位都建立了各种信息系统，但在经过一定的产生和利用后，这些系统中的信息累计得越来越多，这些信息系统内的电子信息的出口却是一个重大问题，需要按档案管理规章制度的要求归档到档案管理系统中。 企业级应用。在较大的集团化行业或单位中，存在着多级单位管理和跨地域单位管理的要求，因而，档案管理信息系统不再是管理某一具体单位的封闭的系统，而应具有跨地域管理全集团、全行业的能力。 开放性应用。档案管理信息系统不再是一个简单的封闭的管理系统，它应是整个信息化平台中的重要应用系统。它需要与几乎所有的信息系统、尤其是业务系统进行一体化联接，实现信息的双向流动和共享。因而，要求档案系统具有良好的开放性和数据兼容能力。 档案管理工作前移，为现实工作服务。档案管理信息系统不再被认为是起到保管过期资料的作用，而被要求深入到各个业务过程中，从信息的产生阶段和现行阶段就介入，以便为现实工作服务。这样就要求档案管理工作前移，与各项工作紧密结合。 新应用要求和新技术集成。随着档案管理应用需求的不断深入，需要集成进入更多的新技术成果。这要求档案管理信息系统具有良好的可扩展性，以便集成新的应用技术。 异构数据海量存储。在档案管理范围不断扩大、应用不断深入的同时，不得不面临日益增长的海量档案数据的存储问题，并且这些档案数据是异构的多种类型的。因而，要求档案管理信息系统具备灵活高效的存储体系结构。 针对上述出现的新的问题和要求，我们在总结17年档案管理软件开发经验和技术储备的基础之上，投入了大量的人力和物力，开发和完善电子档案管理系统档案管理信息平台，并在此基础之上，开发了针对
电子档案管理系统解决 方案 标准化管理处编码[BBX968T-XBB8968-NNJ668-MM9N]
电子文档信息管理系统 解决方案 山东东昀电子科技有限公司
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1. 系统功能模块的划分和各模块的设计 总体功能设计 如图所示： 电子文档信息自动化管理系统总体设计如上面的系统逻辑架构，根据文档管理工作的分工不同分为：信息采集、日常管理、信息服务、系统安全、系统设置、软件接口六个部分。 其中信息采集、日常管理和信息服务三部分包括了用户文档信息管理的主要业务内容，实现了文档信息的收集整理、日常管理和利用服务的网络化和电子化。 信息采集主要负责文档信息的整理、编目与电子文件的自动挂接，完成文档信息的收集、录入和数字化工作。 日常管理部分主要完成电子文档的鉴定、销毁、移交、编研、征集等工作，同时可以辅助实体管理、形成文档的目录、进行借阅、利用、统计等管理工作。
信息服务主要通过简单方便的方式，为用户提供快捷的文档信息服务。 系统安全则充分保证了文档系统和数据的安全性，使对电子文档信息的安全管理能够控制到每一具体功能操作和每一具体文件。 系统设置部分为用户搭建符合自身文档信息管理需要的文档管理结构提供了定制工具，可以让用户自己量身定制本单位的文档管理结构，无论是从眼前，还是从长远考虑，都将比其他任何系统更加能够适应用户自身不断变化和不断增长的功能需求。 电子文档管理系统是一个平台化的文档管理软件，完全满足上述系统基本设计原则中的各项要求。同时具有如下优势特点： 1.电子文档管理平台技术 文档类型可以自由定制 文档管理的层次可以自由定制 文档录入的信息（数据库结构）可以自由定制 用户的录入及检索界面可以自由定制 录入方式可以自由定制 文档的分类表可以自由定制 文档的统计报表可以自由定制