便利店采购管理体系方案
一、总述
采购部公司社区便利店项目最重要部门之一。它的成功运作将直接决定便利店的商品结构、价格形象和盈利状况。
根据营运部的投资和公司的阶段性目标，而制定了今年的经营指标，采购部的主要任务就是完成公司的经营指标，包括：各商品服务
部/店的销售额、毛利率、库存金额、周转次数、库存天数、新品
引进率、滞销品淘汰率、通道费用等。
围绕着这些经营指标，采购部需要做好服务部 / 店的商品规划、商品功能定位、商品引进与汰换、供应商的谈判与管理、合同的管理、商品的定价与变价、商品的促销、库存的管理。
总公司要做到“五个统一” ，统一品牌、统一采购、统一仓储配送、统一结算、统一培训。根据公司营运管理分层级确定采购管理工作目前在分公司进行统一采购。
二、构建商品结构
1、建立符合公司社区便利店项目发展的具有竞争力的商品结构。
●蔬菜水果
●生活必须品
●养生保健品
●差异化（特殊）商品
3、按照商品大、中、小分类的概念，对商品分类中所有的品牌，
全部地毯式收集、依照分类概念建立商品库。并用高、中、低分档的
方法建档。
3、按照市场份额进行类别排除、类别中的高、中、低分档、分
档后品牌排队。根据品牌品项分档、分档后品项排队。根据商品定位、品类角色、场场面积、确定商品组合。
4、商品组合时要注意以下技术结构：价格结构档次拉开；功能、
体积、包装、花色、质地结构；应季、新品、个性，供应商在商场上
主打的促销、特价、搭赠商品；自有品牌和总代理商品。
5、注意引导市场，形成自有品牌，当地没有的在其它地区实践
已经获得成功的品类或商品侧重考虑引进。
6、构建差异化商品结构和补充型商品结构。
三、商品系统功能定位
1、商品是各级服务部 / 店的灵魂，通过商品结构系统的合理组合
和陈列来体现。公司经营的商品在提升业绩，获取最大化效益目标上发挥的功能是不同的，分为：形象商品，效益商品。
2、功能定位商品的管理参考标准：
●品项占比：形象商品的品项数应不低于5%，销量商品占 45%，效益商品占 50%；
●单品销售额参考值：形象商品单店月销售额不低于 3000 元，销量商品不低于 1000 元，效益商品不低于 300 元；
●毛利控制：形象商品毛利一般不高于3%，销量商品要比竞争
对手低 3%左右，效益商品要实惠较高毛利指标；
●陈列量：形象商品陈列量应很大，库存天数在3－15 天；销量商品陈列量较大，库存天数在3－30 天；效益商品正常陈列量，库存天数在 3－5－天；
●缺货率：形象商品要保证随时有现货，销量商品缺货率低于
0.5%，效益商品缺货率低于3%。
四、确定和修改商品结构规范
1、为确保社区便利店项目的商品结构能最大限度地满足不断变
化的客户需求，最高效率地利用场地空间以有限的商品数量追求无限
的业绩增长，采购部门确定全国商品结构，编制《商品结绳结构汇编
手册》（商品名录）。
2、流程（描述）：
讨论并确定全国商品结构（采购总部）→讨论并确定各小组商品数量（各地区采购部）→报回采购总部备案（各地区采购部）3基本要求：
掌握全国各地商场的发展趋势，商品动态；了解全国名地区商场及商品的差异性；顾客需求最大的商品数量要相应多。
五、商品引进与汰换管理
1、商品的引进是采购部的日常工作，应制订新商品引进率指标，并落实在全年、每月和每个商品类别，这样可以经常为顾客带来新鲜
感，并在新商品中创造较高的利润，新商品引进率一年应达到20%－50%，并分解到每月、每周。
2、按照商品定期引进计划和标准，及时引进适合公司销售的新
商品，淘汰销售差的旧商品，形成合理的商品结构和店铺商品形象，
提升销售业绩。
3、通过对竞争对手的调查引进新商品；通过对市场的考察引进
新商品；每月新商品引进率应在 5%－10%；新品引进时注意遵循“人无我有，人有我优”的原则，突出特色；注意产品的生命周期。
产品周期产品表现采购策略
产品投放期产品刚刚上市，需要迅速被消全面考察后谨慎决定
费者所认知，需要厂家对市场
的大力培育
产品成长期产品已经形成一定的知名度，根据市场反应积极组
并有相应的顾客群体，销售呈织进货，大量销售
增长趋势，厂家需加大对市场
的推广，扩大产品影响力
产品成熟期产品已拥有稳定的消费群，并控制进货数量，以免
形成一定的市场规模，但市场造成库存积压
渐趋饱和
产品衰退期产品销售日渐下滑，消费者逐迅速淘汰该商品
渐选择更新产品替代
4、对效销售发生率一直较低的商品要予以淘汰，促进超市商品
的良性循环，商品淘汰率应遵循“一进一出”的原则，通过设定最低
销售量和最低销售额来淘汰商品；
5、对于质量不合格或多次遭顾客投诉的商品要坚决淘汰；对淘
汰商品建立档案，以防以后再次进货。
6、商品淘汰时要有严格的程序：列出淘汰商品清单，交采购经理确认、审核、批准；统计出各级服务部、店和配送中心（仓库）所有淘汰商品的库存量及金额；确定商品的淘汰日期，通知店铺清点汇总淘汰商品；淘汰商品的供应商货款抵押；淘汰商品的退场（下货架→统一清数→打包→退场）。
六、商品定价与变价管理
1、根据公司整体发展战略，制订合理的价格政策，在市场竞争
中掌握主动，提高店铺的低价形象，促进店铺销售业绩。
2、在为新引进商品制定售价时，应充分考虑到竞争对手售价，
部门毛利计划和品类商品价格带策略，以便制定合理珠售价和商品组合，并保证公司的利益。
3、商品的定价方法：
●成本加成定价法：单位商品价格＝（商品进价 +商品附加成本）×（ 1＝加价系数）
其中：商品附加成本指超市的固定资产折旧费、员工工资、产品
仓储费用、产品运输费用、 POP促销费用等超市分摊于该商品的费用，
可由财务部提供
●售价加成定价法：单位商品价格＝（商品进价 +商品附加成本）÷（ 1－毛利率）
注：另可用根据商品的统一零售价倒扣方式制订价格和根据顾客
需求制订价格（反向定价）。
4、变价管理：
●变价可分：正常变价、促销变价、特价商品变价、时段价格变更、清仓变价；
●变价前必须做好准确的商品盘点，确保该商品库存的准确；●变
价商品必须有醒目的 POP，价格标志明显，已达到吸引顾客
和超市气氛的目的；
●除清仓降价、季节性降价外，其他的降价方式应在降价结束
后的第一时间内恢复原来价格；
●大多数的降价应与供应商协商，共同分担降价成本。
七、初期阶段采购商品明细
采购什么商品，先进社区和社区居民聊、跟店铺的老板聊，多
聊多看多走动就收集了商品信息。
第一种经营模式容易取得商品信息，店铺卖什么，卖哪个品牌、哪些好卖，我们就采购什么商品。同时我们会咨询店铺的进化渠道和进货价格。当然店铺开始不一定如实告诉我们进货渠道和进货价，大多还是需要我们自己去访市场，得到更多更真实的资料信息。只有掌
握了更多的资料信息，我们才能跟别人去谈，并恰当的选择供应商。
第二种经常模式商品品录确定，先调查了解当地人们的购买习惯，再了解当地商店卖什么商品，然后结合第一种模式。最后结合公司现阶段经营商品（主要是生产资料和生活必需品），就得出了商品名录，以报告形式呈交公司总部审批。
八、采购订货作业流程
九、供应商开发流程：
1、供应商开发流程图
2、与供应商的谈判要点：
●谈判要点：销售分析、利润回顾、促销活动及安排、供货情况、
送货要求、价格分析、付款方式、新货计划、市场信息、季节性销售计划、竞争情况分析、货品种类发展潜质。（详细请见附件）
●与供应商的谈判技巧：谈判前要有充分的准备；谈判时要精神
焕发，有朝气；尽量与有权决定的人谈判；尽量在配送中心办公室内谈判；我方应掌握主动；必要时转移话题；尽量以肯定的语气与对方
谈话；尽量成为一个倾听者；尽量站在对方的角度，为对方着想；必
要时以退为进；不要草率做出决定；
3、供应商档案的建立
●供应商的档案应包括以下内容：供应商登记表；供应商产品价格登记表；供应商企业资料；供应商采购合同；供应商洽谈登记表；
供应商顾客投诉登记表；供应商顾客服务登记表；供应商销售业绩分析表；优秀供应商综合评估加权评分表。
●供应商的档案应该及时登记、整理；供应商的档案应由专人负责整理、保管，并录入电脑系统保存资料，一段时间整理给综管部。
4、供应商的替换
①经常对供应商的销售情况进行检核，与供应商共同分析销售差的原因；
②先删除销售差的单品；
③对总体销售差的供应商在双方协商后仍无改进的要及时删除；
④对只提供一种商品的供应商在销售较差时要尽可能删除；
⑤对销售额大，单品品种多的供应商要关注，避免其控制超市品种、价格。
十、积压和滞销商品处理
1、积压商品形成原因：店铺未按采购部单品终止要求及时办理退货或进行折价处理；采购部的工作失误；供应商未按要求及时取走退货；其他原因。
2、积压商品：是指在电脑系统中处于停止购进（停止购进超过
一个月）或淘汰状态的商品。
3、积压商品其处理方法：
●商品仍可销售：
已无合作供应商：店铺建议折后售价，预估折损金额，并上报采购部，由采购部最终确定商品销售价格及处理时间。
供应商仍在合作中：店铺上报积压商品库存数量，由采购员协调退货或换货。
●商品无法销售：按商品报废处理作业流程进行处理。商品报废造成的损失计入店铺损耗。
4、滞销商品：是指在电脑系统中处于正常状态下的商品，在一
定时限内未动销的商品（百货60 天，食品 30 天）。
5、滞销商品具体处理程序：店铺和采购部核实商品实际到货日
期和是否有恰当的陈列，并确认实际销售的天数。
核实无误后，应采取以下步骤：降低进/ 售价，如无改善→寻求供应商支持促销，仍无改善→协调店铺办理退货，寻求新品替换。
6、积压和滞销商品及时正确处理，以降低损耗；分析商品积压
的原因，分清责任，并对责任人进行处罚。
十一、商品质量管理
1、采购部认真执行公司的各项商品质量管理制度、标准和规定，加强检查，对配送中心商品质量负责。认真学习、宣传和执行国家有
关商品标准化、计量、质量方面的法律、法规和规定及地方政府的有
关规定，严格按照公司要求进行商品引进。
2、采购员在签订合同前，要求供应上认真、如实地填写“供应商法规自查备忘录”，并提供合法、有效的法规文件，对商品标识和标志进行审查确认。对采购合同和有关商品协议进行审查确认。
3、采购负责处理配送中心商品质量的日常事务，配合公司职能部门处理商品质量问题。定期向质检部报告配送中心商品质量情况。
4、对配送中心商品进行检查，发现有关质量问题，立即封存、知会物价质检部妥善处理并负责调查有关当事人的责任。
5、商品不合格处理参照相关制度文件，如《不合格商品的处理办法》等。
十二、采购部门架构、程序文件
1、采购部组织架构：
配送中心
采购部经理
采购专员 2 人采购跟单1人
2、采购管理系统程序文件：
①采购管理总则和运作流程；
②采购计划与预算管理；
③采购价格管理；
④采购交期管理；
⑤采购品质管理；
⑥采购作业管理控制程序；
⑦供应商调查表；
⑧样品标签及样品确认书；
⑨廉政承诺书；
⑩月度采购计划及资金计划等管理制度组成；
注：以上十个程序文件管理制度视实际运作需要增减。
3、人员培训与考核
采购人员应当具有相关职业素质和专业技能，符合公司规定的专业岗位任职要求。采购部与综管部定期对采购员进行教育和培训；对采购人员的专业水平、工作实绩和职业道德状况定期进行考核。采购人员经考核不合格的，不得继续任职。